F U N C T I E P R O F I E L
I. I D E N T I F I C A T I E G E G E V E N S
Functiebenaming Projectmedewerker Marketing en Communicatie
Weddeschaal B1-B3
Graad stafmedewerker B
Directie - dep - dienst Algemene directie – Dienst Marketing en Communicatie Functiefamilie staf niet-leidinggevend
I I . D O E L V A N D E F U N C T I E
Mee implementeren en uitdragen van een operationeel marketing- en communicatiebeleid betreft de uitstraling en projecten van Motena om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de
organisatiedoelstellingen kunnen verwezenlijkt worden.
I I I . P L A A T S I N D E O R G A N I S A T I E
Rapporteert aan: Algemeen directeur Geeft leiding aan: Geen
Visuele weergave: zie intranet
Vastgesteld bij besluit van de directeur HR op 30 oktober 2020.
I V . R E S U L T A A T S G E B I E D E N
1. Coördineren van kleinere projecten m.b.t. communicatie opdat de organisatie zich verder ontwikkelt en de organisatiedoelstellingen kan verwezenlijken.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- Omzetten projectontwikkeling naar een projectcoördinatie in samenwerking met de projectsponsor.
- Opzetten van acties en trajecten rond specifieke thema’s bv. beheren communicatiekanalen, mediamix, communicatieactiviteiten tussen Motena en de (toekomstige) klanten, schrijven van persteksten, ontwikkelen van documenten, promotionele en commerciële activiteiten…
- Opmaak of verder uitwerken van een projectplan, voortgangsbewaking, regelmatige rapportage aan de projectsponsor.
- Projectvoorbereiding, projectuitvoering en opvolging.
- Op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden.
- …
2. Ondersteunen en adviseren in het verder professionaliseren van de werking van de eigen dienst om ertoe bij te dragen dat de dienst en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt worden.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- In kaart brengen content binnen de organisatie om verder te benutten in concrete acties.
- Uitvoeren van behoefteanalyses.
- Uitbouwen van dienstverlening via de diverse kanalen binnen Motena: internet, intranet, Magazine…
- Ontwikkelen of aankopen van werkinstrumenten.
- Stroomlijnen van werkingsprocessen.
- Borgen van de kwaliteit van de gevoerde communicatie.
- Deelnemen aan projecten.
- Alert zijn voor nieuwe kansen tot productontwikkeling en optimalisatie.
- …
3. Instaan voor een optimale communicatie met diverse klanten met het oog op een klantgerichte dienstverlening.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- Communiceren met medewerkers, families, mantelzorgers of andere niet-professionele hulpverleners.
- Zorgen voor een gepaste schrijfstijl die de (toekomstige) klant laat kennis maken en (verder) overtuigen van de diensten.
- Bedenken en ontwerpen van grafische concepten die de klant aanspreken.
- Diensten bij de juiste kanalen op een adequate manier in de kijker zetten.
- …
4. Voorbereiden, opstellen en nazien van complexe documenten ter ondersteuning van een persoon of dienst, zodat deze zich kan concentreren op zijn centrale taken.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- Administratief opvolgen van content en projecten.
- Opstellen van uniforme communicatie, verslagen; rapporten, statistieken, memo’s, dienstroosters, attesten, bestelbonnen, besluiten, facturen, flyers…
- Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en projectplan.
- Opmaken van lay-out van typedocumenten.
- Publiceren van informatie op diverse kanalen (bv. website, intranet…).
- Synthese maken van rapporten, afleveren van standaardrapporten en resultaten
5. Informeren, sensibiliseren en maximale toeleiding van (potentiële) klanten m.b.t. de diensten van Motena. Uitbouwen van sterk merken en op basis van de eigen expertise een zo laagdrempelig mogelijke toegang tot de kwaliteitsvolle en duurzame zorg voor de klant bekomen.
- Ondersteunen bij het organiseren van prospectie en toeleiding om zowel de huidige klant als de potentiële klanten te werven voor (extra) dienstverlening van Motena.
- Uitvoeren behoefteanalyse en marktonderzoek bij zowel potentiële als bestaande klanten.
- Klantenwerving administratief opvolgen.
- Commerciële acties uitvoeren tijdens evenementen van Motena.
- Een bijdrage leveren aan de commerciële en marketingstrategie van de onderneming.
- Public-relations functie: meewerken aan beeldvorming van de organisatie.
- Evalueren en bijsturen van de interne/externe dienstverlening op vlak van klantgerichte communicatie
- Signaleren van noden, behoeften en tekorten in de hulpverlening aan de leidinggevende, vastgesteld tijdens de dagelijkse werking.
- Het aanbod vermarkten opdat nieuwe klantenstromen worden gecreëerd.
- Creëren van een gewenste klantenbeleving aan de hand van originele ontwerpen en materialen.
- …
6. Realiseren van een optimale informatiedoorstroming en communicatie zodat de leidinggevende en medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement.
- Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren.
- Actief participeren in de stafvergadering o.m. voeden en voorbereiden van agenda, opvolgen en uitvoeren van beslissingen…
- Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten.
- Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bv. werkoverleg en diensthoofdenoverleg).
- Afstemmen van de planning van de eigen dienst met de andere diensten en de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten.
- …
7. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties om de dienstverlening en/of de werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen.
Dit omvat onder meer volgende taken:
- Onderhouden van goede contacten met collegae van andere organisatie; formeel
(samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies…) die betrekking hebben op de eigen projecten.
- Deelnemen aan symposia, werkgroepen, congressen…
- Delen van kennis en expertise.
- Fungeren als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties.
- …
V . E X P E R T I S E
Inwerktijd in de context 6 maand
V I . C O M P E T E N T I E P R O F I E L
GEDRAGSCOMPETENTIES
Waardegebonden competenties:
Samenwerking Niveau II: Helpt anderen en pleegt overleg.
Professionaliteit Niveau II: Neemt de rol van neutraal en onafhankelijk expert op, ontwikkelt zich en zoekt naar verbetering.
Integriteit Niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
Engagement Niveau II: Voelt zich betrokken en onderneemt actie om de zaken aan te pakken.
Klantgerichtheid
Niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen.
Functie-specifieke competenties:
Schriftelijke uitdrukkings- vaardigheid
Niveau II: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek.
Probleemanalyse Niveau II: Legt verbanden en ziet oorzaken.
Visie (conceptueel
denken) Niveau I: Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context.
Creativiteit Niveau III: Is vernieuwend en origineel in zijn aanpak
Initiatief Niveau II: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takenpakket op te lossen (reactief en structureel).
Resultaatgerichtheid Niveau II: Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken.
Organiseren Niveau II: Coördineert acties, tijd en middelen.
VAKTECHNISCHE COMPETENTIES
Niveau + omschrijving indien nodig Werking en werkmiddelen:
Werking van de organisatie 2
Werkmiddelen en -methodieken 2: kennis communicatiewetenschappen en communicatielandschap
Procedures en procesbeheer 3: kennis communicatieprocedures Projectmatig werken 2
Wetgeving en regelgeving:
M.b.t. de organisatie 2: Motena wetgeving M.b.t. de functie 2
Computer-vaardigheden:
Algemene computervaardigheden 2 Tekstverwerking 2 Rekenbladen 2
Presentaties 2 Mailtoepassingen 2 Software eigen aan de functie 2
Databanken 2 Niveaus:
1. Basis: het personeelslid kent de basisprincipes en kan ze toepassen.
2. Professioneel: meer gedetailleerde kennis van principes in het specifieke domein, waardoor het personeelslid deze maximaal kan toepassen.
3. Expert: als expert aanzien worden in het eigen vakgebied, nieuwe toepassingen kunnen ontwikkelen.
