____________________
Software licentievormen
en de mogelijkheden
voor interne verrekening
Een benadering vanuit softwaredoorbelasting bij Heijmans NV
____________________
Software licentievormen
en de mogelijkheden
voor interne verrekening
Een benadering vanuit softwaredoorbelasting bij Heijmans NV
Auteur: Kees Heinen, 1062905
Studierichting: Technische Bedrijfswetenschappen Afstudeerrichting: Informatie Technologie
Begeleiders Rijksuniversiteit Groningen Eerste begeleider: Prof. Dr. G. B. Huitema Tweede begeleider: Prof. Dr. E. W. Berghout Begeleiders Heijmans NV
Eerste begeleider: L. Heijmans Tweede begeleider: J. Jochems, RI
Groningen, oktober 2004
Voorwoord
Deze scriptie is geschreven in het kader van mijn afstudeeropdracht aan de faculteit Technische Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen. De opdracht vond plaats op het hoofdkantoor van Heijmans NV te Rosmalen.
Alvorens ik dit voorwoord schreef las ik het artikel ‘Pay-as-you-go-licenties vinden nog weinig ingang’. Voor mij het zoveelste artikel dat dit onderwerp behandeld. Ook binnen een organisatie is het mogelijk het gebruik van software op een vergelijkbare wijze te verrekenen.
Dit was ondermeer aanleiding voor mijn onderzoek. Hierin zijn deze mogelijkheden binnen Heijmans nader onderzocht, er is daarbij gekeken naar de applicatie AutoCAD.
Vooraf wil ik mijn begeleiders vanuit Heijmans, Lambert Heijmans, Jan Jochems en Henk Kraa, bedanken voor de mogelijkheid om binnen Heijmans af te studeren en hun begeleiding gedurende mijn afstudeertraject.
Ik wil mijn begeleiders vanuit de universiteit, G.B. Huitema en E.W. Berghout, bedanken voor de interessante gesprekken en hun deskundige feedback. Dankzij deze gesprekken ben ik op het goede spoor gekomen en gebleven om dit onderzoek tot een succes te brengen.
Ten slotte wil ik mijn vriendin, Marlies, bedanken voor de steun die zij mij gegeven heeft en voor het aanhoren van de vele verhalen over mijn scriptie. En mijn ouders wil ik bedanken voor ondermeer de financiële steun gedurende mijn studieperiode en voor het doorlezen van mijn scriptie.
Kees Heinen
Samenvatting
Enkele jaren geleden is Heijmans gestart met het centraliseren van de ICT-activiteiten.
Daartoe wordt een groot deel van de ICT-producten en -diensten met bijbehorende kosten centraal in beheer genomen. In de nieuwe opzet worden de klanten van ICT over het Heijmansnetwerk van software voorzien. Deze klanten kunnen intern software bestellen;
Heijmans ICT verzorgt de software en per kwartaal worden de kosten verbonden aan het gebruik van de applicaties verrekend. Echter, niet alle softwareproducten zijn zondermeer geschikt om over een netwerk te distribueren. Ook is het niet altijd evident op welke wijze deze kosten doorberekend moeten worden. Voor Heijmans vormt de applicatie AutoCAD een van deze probleemgevallen.
Het doel van dit onderzoek is gericht op het uitbrengen van een advies over de wijze waarop AutoCAD ingezet moet worden en hoe de kosten hiervan toegerekend moeten worden binnen Heijmans opdat de kosten van AutoCAD voor heel Heijmans minimaal zijn.
De centrale vraag luidt:
Op welke wijze moet AutoCAD ingezet worden opdat de totale kosten van AutoCAD voor Heijmans minimaal zijn en op welke wijze moeten de kosten die hieraan verbonden zijn toegerekend worden aan de AutoCAD-gebruiker?
Door middel van deelvragen is een antwoord gezocht op de centrale vraag. Er is onderzocht welke vormen van kostentoerekening er zijn en hoe de situatie binnen Heijmans is.
Vervolgens is onderzoek gedaan naar de ontwikkelingen op het gebied van softwarelicenties.
Tot slot is onderzocht hoe prijzen tot stand komen en welke verrekeningsmethoden er mogelijk zijn.
De inzichten die zijn opgedaan met de deelvragen zijn verwerkt in interviews die gehouden zijn met de belanghebbenden van Heijmans. Op basis van deze interviews is een lijst met randvoorwaarden opgesteld. Deze lijst is gebruikt bij het opzetten en beoordelen van de verschillende oplossingsmogelijkheden waarbij AutoCAD ingezet en verrekend wordt. Het advies aan Heijmans is gebaseerd op de uitkomsten hiervan.
Het toerekenen van kosten binnen de ICT
De afdeling Heijmans ICT heeft een kostencentrum als organisatievorm. De kosten voor producten en diensten worden doorberekend aan de eindgebruikers. Daarbij wordt gebruikgemaakt van de kostenplaatsmethode. Deze kosten worden op basis van de applicaties waar de gebruikers over beschikken, doorberekend.
De ontwikkelingen op het gebied van softwarelicenties
De functie van een softwarelicentie gaat verder dan alleen het beschermen van intellectuele
eigendomsrechten. Het is tevens een middel dat ingezet wordt als concurrentiewapen. De
nieuw vormen van softwarelicenties hebben nieuwe mogelijkheden binnen de ondernemingen
die de software gebruiken tot gevolg. Ook AutoCAD gaat mee met enkele van deze
ontwikkelingen. In hun productenassortiment biedt AutoCAD een licentievorm aan die
geschikt is om over een netwerk geïnstalleerd te worden. Verder kan subscription worden
gekocht bij licenties. Dit betekent dat het upgraden van software nu deel uit maakt van de
licentie.
Prijzen en de methoden van verrekening
De prijzen van ICT-producten en -diensten worden binnen Heijmans op basis van de kostengeoriënteerde prijsbenadering vastgesteld. Ook uit de literatuur blijkt dit een geschikte oplossing te zijn. Als methode van verrekening komen twee modellen naar voren die binnen Heijmans geschikt zijn. Deze zijn het per-user model, een vast bedrag per gebruiker, en het per-use model waarbij het bedrag afhankelijk is van het gebruik. Het per-user model wordt binnen Heijmans reeds gebruikt.
De randvoorwaarden van de belanghebbenden
De belanghebbenden van Heijmans zijn in drie groepen verdeeld, de AutoCAD-gebruikers, de informatiemanagers en de managers van de afdeling Heijmans ICT. Van iedere groep zijn interviews afgenomen. De eisen en wensen van deze personen zijn gekwantificeerd en in een tabel opgenomen.
Het inzetten en verrekenen van AutoCAD
Op basis van de resultaten uit de bovenstaande deelvragen is gebleken dat er zes verschillende combinaties van AutoCAD-licenties binnen Heijmans mogelijk zijn. Deze combinaties zijn met behulp van financiële en niet-financiële randvoorwaarden geëvalueerd. Hieruit is één optie naar voren gekomen die op basis van de randvoorwaarden de voorkeur heeft en als advies wordt uitgebracht.
Ook de verschillende methoden om AutoCAD te verrekenen zijn met behulp van de randvoorwaarden van de belanghebbenden beoordeeld. Uit het onderzoek blijkt de voorkeur uit te gaan naar het per-user model waarbij er twee tarieven gehanteerd worden.
Het Advies
Uit het onderzoek blijkt dat het uitsluitend gebruikmaken van de één licentievorm, namelijk AutoCAD NLM voor heel Heijmans de voorkeur heeft. De voordelen van deze optie zijn dat AutoCAD voor alle gebruikers over het netwerk geïnstalleerd kan worden. Deze methode sluit volledig aan op de distributiewensen van Heijmans. Tevens worden met deze optie alle licenties centraal beheerd.
Voor het verrekenen van AutoCAD heeft het per-user model de voorkeur. Daarbij wordt een
onderscheid gemaakt tussen twee groepen. De eerste groep betreft de AutoCAD Full-
gebruikers, de tweede groep de AutoCAD LT-gebruikers. Voor elke groep wordt een vast
tarief in rekening gebracht.
Inhoudsopgave
VOORWOORD ...2
SAMENVATTING ...3
1 DE ORGANISATIE HEIJMANS NV ...7
1.1 HEIJMANS TOT 2004 ...7
1.2 HEIJMANS NV VANAF 2004...7
1.3 DE ORGANISATIE VAN HEIJMANS ICT ...9
2 PROBLEEMBESCHRIJVING VAN HET ONDERZOEK...11
2.1 AANLEIDING VAN DE OPDRACHT...11
2.2 DE OPDRACHTANALYSE...12
2.3 DE PROBLEEMDEFINITIE...16
2.4 METHODOLOGIE VAN HET ONDERZOEK...17
2.5 LEESWIJZER...18
3 HET TOEREKENEN VAN KOSTEN BINNEN DE ICT ...19
3.1 HET TOEREKENEN VAN DE KOSTEN VAN ONDERSTEUNENDE AFDELINGEN...19
3.2 HET TOEREKENEN VAN DE KOSTEN VAN ICT ...22
3.3 HET TOEREKENEN VAN DE KOSTEN VAN ICT BINNEN HEIJMANS...29
3.4 CONCLUSIE...32
4 DE ONTWIKKELINGEN OP HET GEBIED VAN SOFTWARELICENTIES ...34
4.1 SOFTWARE EN SOFTWARELICENTIES...34
4.2 HUIDIGE VARIANTEN VAN SOFTWARELICENTIES...35
4.3 DE VORMEN VAN SOFTWARELICENTIES DIE IN DE TOEKOMST VERWACHT KUNNEN WORDEN...41
4.4 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET KOPEN VAN SOFTWARE...44
4.5 HET LICENTIEBELEID VAN AUTODESK...46
4.6 HET SOFTWAREBELEID VAN HEIJMANS...48
4.7 CONCLUSIE...49
5 PRIJZEN EN METHODEN VAN VERREKENING...50
5.1 EEN PRIJS EN DE WIJZE WAAROP DEZE TOT STAND KOMT...50
5.2 TARIEVEN BINNEN DOORBELASTING VAN ICT ...51
5.3 VERREKENINGSMETHODEN DIE INTERESSANT ZIJN VOOR HET ONDERZOEK...52
5.4 DE WIJZE WAAROP DE PRIJZEN BINNEN HEIJMANS ICT TOT STAND KOMEN...55
5.5 CONCLUSIE...56
6 DE RANDVOORWAARDEN VAN DE BELANGHEBBENDEN...57
6.1 DE AUTOCAD-GEBRUIKERS...57
6.2 DE RANDVOORWAARDEN VAN DE INFORMATIEMANAGERS...61
6.3 DE RANDVOORWAARDEN VAN HET CDICT-MANAGEMENT...63
6.4 DE RANDVOORWAARDEN SAMENGEVOEGD...67
7 HET INZETTEN EN VERREKENEN VAN AUTOCAD ...69
7.1 HET INVESTEREN IN AUTOCAD ...69
7.2 HET VERREKENEN VAN AUTOCAD ...76
7.3 DE AAN TE DRAGEN OPLOSSING...81
8 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ...84
8.1 CONCLUSIES VAN DE DEELVRAGEN...84
8.2 AANBEVELINGEN...88
LITERATUURLIJST ...90
LIJST MET FIGUREN...92
LIJST MET TABELLEN ...93
LIJST MET TREFWOORDEN ...94
1 De organisatie Heijmans NV
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wie Heijmans is, wat Heijmans doet en hoe Heijmans is georganiseerd. Paragraaf 1.2 zal in het kort de geschiedenis van Heijmans beschrijven. In paragraaf 1.3 wordt ingegaan op de huidige situatie, welke activiteiten Heijmans onderneemt en hoe de organisatie is opgebouwd. Paragraaf 1.4 licht de ICT afdeling van Heijmans toe; dit is de afdeling waar het onderzoek plaatsvindt.
1.1 Heijmans tot 2004
In 1923 werd Heijmans opgericht door de Heer Jan Heijmans. Jan Heijmans was stratenmaker van beroep. Een van zijn eerste opdrachten was het opnieuw betegelen van het centraal station te ’s-Hertogenbosch. De verdienste van deze klus bedroeg 400 gulden, een redelijke som voor die tijd. Deze taak voerde Jan Heijmans alleen uit. In de loop der jaren kreeg Jan Heijmans alsmaar meer werk; het uitvoeren van enkele van deze werkzaamheden werd ook vaker uitbesteed aan zijn broers en zo werd Heijmans een familiebedrijf. In de jaren van wederopbouw vlak na de Tweede Wereldoorlog ging het goed met Heijmans. In diezelfde periode werd het Koninklijke van Duren overgenomen. Hiermee veroverde Heijmans een plaats binnen de grote bouwondernemingen van Nederland.
In september 1993 werd door de directie van Heijmans besloten de beurs op te gaan. De reden hiervoor was om over meer financiële middelen te kunnen beschikken en daardoor een verdere groei van Heijmans mogelijk te maken. Sinds de beursgang is Heijmans sterk gegroeid. De omzet is in de afgelopen tien jaar met 500% gestegen en het aantal medewerkers is van 2.805 naar meer dan 10.000 gegroeid. Deze groei is voor een groot deel gerealiseerd door acquisities van kleine tot middelgrote bouwondernemingen.
1.2 Heijmans NV vanaf 2004
Deze paragraaf bespreekt de onderneming Heijmans NV. Het profiel van Heijmans wordt in paragraaf 1.2.1 besproken. Paragraaf 1.2.2 gaat verder in op de doelstelling van Heijmans NV.
In paragraaf 1.2.3 wordt de organisatie van Heijmans NV uitgelegd.
1.2.1 Het profiel van Heijmans NV
Op dit moment bestaat Heijmans uit ongeveer 240 vestigingen in binnen- en buitenland. Deze ondernemingen zijn actief in de bouw, vastgoedontwikkeling, infrastructuur en industrie én productiesectoren. Heijmans is naast de thuismarkten Nederland en België ook actief in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Ongeveer 16% van de inkomsten van Heijmans wordt in het buitenland gerealiseerd.
1.2.2 De Doelstellingen van Heijmans NV De doelstellingen van Heijmans zijn erop gericht:
‘De continuïteit van de onderneming te waarborgen door middel van het optimaliseren van de
waarde van het concern voor haar aandeelhouders, het excelleren in de levering van
producten en diensten aan de opdrachtgevers en het bieden van een plezierige en uitdagende
werkomgeving voor de werknemers’.
Heijmans wil zich in de toekomst meer gaan richten op het begin en einde van de waardeketen. Waar voorheen de verhoudingen aan opbrengsten uit het voor-, uitvoerende en natraject op respectievelijk 25% - 70% - 5% zaten, beoogt men in 2008 de verhoudingen 35%
- 20% - 45% te hebben bereikt.
1.2.3 De Organisatie van Heijmans NV
De organisatiestructuur van Heijmans heeft de volgende vorm:
Figuur 1: De organisatiestructuur van Heijmans NV 2004
Heijmans NV is verdeeld in de divisies Heijmans Nederland en Heijmans Internationaal.
Heijmans Nederland is verdeeld op basis van een markt-(functionele)indeling. Heijmans Internationaal is verdeeld op basis van een regionale indeling.
Naast deze divisies kent Heijmans een viertal concerndiensten, dit zijn stafdiensten die de divisies ondersteunen. De concerndiensten zijn Financiën, Personeel & Opleidingen, IT en het Facilitair Bedrijf. Heijmans ICT, CDICT, is onderdeel van Heijmans Facilitair Bedrijf. Dit is de afdeling waar het onderzoek plaatsvindt.
Heijmans kent twee bedrijfsonderdelen die IT-aanverwante activiteiten uitvoeren. Deze zijn de concerndienst IT, CDIT, en de afdeling CDICT. CDIT heeft als hoofdfunctie het beheren van specialistische applicaties. CDIT heeft daarvoor de afdeling Applicatie Competentie Centrum, ACC, deze afdeling richt zich uitsluitend op bedrijfsafhankelijke applicaties.
CDICT daarentegen is verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur en bijbehorende hardware. Alle te standaardiseren ICT-producten en -diensten binnen Heijmans worden eigendom gemaakt van CDICT. Met deze organisatievorm is het de bedoeling gestandaardiseerde en gespecialiseerde ICT-producten en -diensten gescheiden te houden. De businessspecifieke wensen kunnen zo beter gewaarborgd blijven terwijl er toch schaalvoordelen behaald kunnen worden.
Heijmans Concerndiensten
Heijmans Concerndiensten
De afdeling CDICT wordt geleid door het hoofd ICT. Het hoofd ICT moet verantwoording afleggen aan de directeur van CDIT en de directeur van het Facilitair Bedrijf. De directeur van CDIT richt zich daarbij hoofdzakelijk op de strategie van ICT-producten en -diensten binnen Heijmans. De directeur van het Facilitair Bedrijf daarentegen, is meer gericht op de organisatie van ICT binnen Heijmans.
1.3 De organisatie van Heijmans ICT
Zoals hierboven aangegeven is de afdeling CDICT verantwoordelijk voor het onderhoud van de ICT-infrastructuur en hardware. De grote hoeveelheid acquisities heeft ertoe geleid dat Heijmans vele verschillende computernetwerken en -systemen heeft overgenomen. De ICT- infrastructuur en -applicaties, contracten en licentieovereenkomsten van de overgenomen vestigingen zijn allemaal onderdeel van Heijmans gemaakt. Dit is ondermeer de reden waarom er meerdere ERP-systemen operationeel zijn binnen Heijmans. Een aanpassing aan de ICT-organisatie was nodig om dit kostenefficiënt te kunnen beheren en de gebruikers maximaal te kunnen ondersteunen.
1.3.1 Het Betika project
In 1995 is besloten alle ICT-gerelateerde diensten en kennis binnen Heijmans te centraliseren en alle ICT-gerelateerde producten te standaardiseren. Onder de projectnaam “Betika” is Heijmans begonnen dit centrale beleid te implementeren. Het resultaat was een standaardisering van alle besturingssystemen en kantoorapplicaties (Microsoft Office). De installatie en configuratie van deze computers werd allemaal handmatig op locatie uitgevoerd.
Er waren ruim dertig regiobeheerders nodig om dit te realiseren. Deze regiobeheerders werden vanuit Rosmalen aangestuurd.
Binnen Betika hadden de vestigingen zelf de vrijheid aanvullende applicaties te kopen die zij voor hun werkzaamheden nodig achtten. Aanvullende applicaties zijn applicaties die een ander functionaliteit bieden dan de standaard kantoorapplicaties; AutoCAD is een voorbeeld van een aanvullende applicatie. Het aanschaffen en beheren van deze applicaties werd dus niet centraal beheerd.
Het Betika project heeft veel verbeterd op ICT-gebied binnen Heijmans. Er zijn echter ook verscheidene problemen als gevolg van het Betika project ontstaan. Een van de problemen was de grote hoeveelheid applicaties die ontstond als gevolg van het decentraal selecteren en aanschaffen van de aanvullende applicaties door de verschillende divisies. Dit aantal liep op tot duizend verschillende applicaties, welke allemaal beheerd en ondersteund moesten worden door de Heijmans IT. Het feit dat er binnen die applicaties ook verschillende versies aanwezig waren maakte de situatie nog complexer. Licenties van de verschillende applicaties werden ook niet centraal geregistreerd. Software werd geïnstalleerd door de regiobeheerders; maar, omdat de regiobeheerders soms enkele dagen op zich lieten wachten, werden installaties door de gebruikers zelf uitgevoerd. Heijmans raakte langzaam het overzicht van de geïnstalleerde software en de gebruikte licenties kwijt en was genoodzaakt hier een structurele oplossing voor te vinden.
1.3.2 Het Betika2 project
De hierboven genoemde problemen in combinatie met de functionaliteit van nieuwe software,
heeft Heijmans ertoe aangezet over te gaan naar een andere omgeving, een gebaseerd op
Windows XP. Dit overgangsproject werd Betika2 genoemd en verkeert op dit moment in de
slotfase. In deze huidige Windows XP omgeving zijn bijna alle installatie- en configuratierechten aan de gebruiker ontnomen.
Binnen de omgeving van Officenet (dit is de naam van de omgeving die het resultaat is van het Betika2 project) wordt het merendeel van de applicaties centraal opgeslagen en beheerd.
Het centraal beheren van software moet leiden tot schaalvoordelen en een gecontroleerd beheer. Dit laatste wordt mogelijk gemaakt door de active directory, AD. In de AD zijn alle computergebruikers binnen Heijmans terug te vinden en is te zien over welke applicaties zij beschikken. De gebruikers zijn daarbij onderverdeeld in de vestigingen waar zij werkzaam zijn, de vestingen zijn weer onderverdeeld in de divisies waar zij onderdeel van uitmaken.
De werking van het nieuwe systeem is als volgt:
Wanneer een gebruiker inlogt op een computer die aangesloten is op het Heijmansnetwerk, wordt er een controle uitgevoerd waarbij de server de aanwezige applicaties op de computer vergelijkt met het profiel van de gebruiker. In het profiel is te zien op welke applicaties de gebruiker recht heeft. Wanneer er applicaties op de computer aanwezig zijn waar de gebruiker geen recht op heeft, kan hij die niet gebruiken. Andersom, wanneer er applicaties op de computer ontbreken waar de gebruiker wel recht op heeft, dan worden deze gedownload van de dichtstbijzijnde server (mits de verbinding snel genoeg is) en gebruiksklaar gemaakt.
Wanneer de gebruiker opnieuw inlogt op dezelfde pc, houdt de gebruiker de beschikking over deze applicaties. De gebruiker hoeft dan niet meer aan het netwerk verbonden te zijn.
Om de hoeveelheid applicaties binnen Heijmans terug te dringen, zijn in overleg met de divisiehoofden, alle applicaties in grote lijnen gezamenlijk vastgelegd. Dit heeft geresulteerd in een basisset applicaties waar iedere Heijmans-gebruiker over beschikt. Deze basisset bestaat uit het Office XP pakket, Winzip, een virusscanner enz. Echter, sommige gebruikers hebben door hun functie recht op aanvullende applicaties, deze worden de businesssets of overige applicaties genoemd. Het recht op deze applicaties wordt ook opgenomen in het profiel. Met behulp van de AD kunnen applicaties toegewezen worden aan de desbetreffende gebruikers. Binnen de AD is het dus mogelijk de applicatierechten van gebruikers op een gestructureerde wijze te beheren. Het aantal applicaties is hierdoor teruggebracht tot ongeveer driehonderd pakketten.
Het centraliseren van alle applicaties binnen Heijmans heeft er ook toe geleid dat alle aanverwante kosten door de afdeling gedragen worden. De kosten gerelateerd aan het aanschaffen en beheren van software worden in eerste instantie betaald door CDICT. De applicaties die overgenomen worden van de divisies, worden door CDICT gekocht.
Vervolgens worden de gemaakte kosten voor de software, bestaande uit nieuwe licenties, het
afschrijven van licenties en beheerkosten, toegerekend aan de desbetreffende divisie. Deze
kosten worden per kwartaal op basis van een vast tarief per applicatie aan de divisies
doorbelast.
2 Probleembeschrijving van het onderzoek
In dit hoofdstuk wordt de opdracht van Heijmans vertaald in een doel- en vraagstelling en bijbehorende deelvragen. In paragraaf 2.2 zal de aanleiding van de opdracht voorgelegd worden. In paragraaf 2.3 wordt, voor de vertaalslag naar het voorgelegde onderzoeksvraagstuk, de opdracht nader geanalyseerd. De doel- en vraagstelling met bijbehorende deelvragen wordt in paragraaf 2.4 behandeld. In paragraaf 2.5 wordt de methodologie van het onderzoek besproken. De probleembeschrijving wordt in paragraaf 2.6 afgesloten met een leeswijzer.
2.1 Aanleiding van de opdracht
Het Betika2 project stelt de computergebruiker van Heijmans in staat iedere willekeurige computer, die aan het Heijmansnetwerk is aangesloten, te gebruiken. De applicaties die de gebruiker voor zijn functie nodig heeft, worden dan automatisch geïnstalleerd.
Echter, niet alle software is hiervoor geschikt. Er zijn applicaties op de markt die van de gebruiker eisen dat deze een serienummer en /of licentienummer tijdens de installatie invoert.
De applicatie wordt daarbij niet alleen gekoppeld aan de gebruiker maar ook aan de desbetreffende machine waar de applicatie op geïnstalleerd wordt. Dergelijke applicaties kunnen dus niet over een netwerk geïnstalleerd worden en zijn niet in te zetten op een wijze die binnen het Betika2 project wenselijk is. Voor die applicaties moeten er andere oplossingen gezocht worden.
De grotere softwarebedrijven zijn bekend met deze problematiek binnen bedrijfsnetwerken en bieden zelf oplossingen. Zo zijn er softwarepakketten waarbij er geen serie- of licentienummer ingevoerd hoeft te worden, het te betalen bedrag wordt dan gebaseerd op het aantal gebruikers. Andere pakketten bieden dezelfde functionaliteit, echter deze koppeling vindt niet plaats op basis van het aantal gebruikers maar op basis van het aantal machines. Het verschuldigde bedrag wordt dan gebaseerd op het aantal machines waar de applicatie op draait.
Een andere techniek maakt gebruik van een zogenaamde licentiepool. Deze licentiepool is aanwezig op een server of een groep van servers en bestaat uit een verzameling licenties.
Licenties zijn in de vorm van bestanden aanwezig. De computer waar de applicatie op draait moet verbonden zijn aan het netwerk, wil de applicatie die gebruik maakt van de licentiepool kunnen werken. De applicatie vraagt daarbij een licentie aan bij de server. Wanneer er een zogenaamde floating license aanwezig is, haalt de applicatie deze weg bij de server en is de applicatie gebruiksklaar. Zonder licentie is de applicatie niet te gebruiken. Wanneer de gebruiker de applicatie sluit, wordt de licentie teruggeplaatst in de pool. Deze manier van software utilisatie biedt het bedrijfsleven nieuwe mogelijkheden en is de aanleiding voor de opdracht.
De opdracht van Heijmans is tweedelig. De hoofdvraag is de mogelijkheden te onderzoeken
om AutoCAD tegen zo laag mogelijke kosten binnen Heijmans in te zetten. De eerste
deelopdracht is het bepalen van de wijze waarop AutoCAD ingezet moet worden binnen
Heijmans. AutoCAD is te verkrijgen in twee hoofdvarianten, namelijk AutoCAD Full (de
softwareproducent Autodesk van AutoCAD verwijst zelf niet op deze wijze naar AutoCAD
Full, voor de leesbaarheid van het onderzoek is hier echter wel voor gekozen) en AutoCAD
LT. AutoCAD Full kan gebruikmaken van de licentiepool. AutoCAD LT daarentegen kan geen gebruik maken van een netwerklicentie maar draait alleen in een zogenaamde standalone modus. De licentie wordt daarbij gekoppeld aan de betreffende machine. AutoCAD Full is echter vele malen duurder dan AutoCAD LT en heeft enkele functies die voor LT-gebruikers niet interessant zijn. De eerste opgave was het maken van een keuze om tot een verantwoorde combinatie van AutoCAD-licenties te komen. De tweede opgave betrof het doorrekenen van de kosten van het gebruik van AutoCAD aan de gebruikers. Afhankelijk van de gevonden oplossingen moesten de aanschaf- en beheerkosten van AutoCAD doorgerekend worden aan de gebruikers met nadruk op de manier van verrekening. Het onderstaande model geeft de opdracht visueel weer.
Figuur 2: Een model van het probleem op basis van de probleemomschrijving
2.2 De opdrachtanalyse
Om meer grip te krijgen op de opdracht en deze te vertalen naar een concreet onderzoek met deelvragen is een analyse van de opdracht noodzakelijk. Het doel is de vertaalslag naar de te onderzoeken doel- en vraagstelling met bijbehorende deelvragen helder te maken.
Onderstaande analyse moet duidelijk maken welke aspecten relevant zijn voor het onderzoek en nader onderzocht dienen te worden.
De aanleiding van de opdracht beschrijft een probleem binnen een ICT-omgeving waarin kosten moeten worden toegerekend aan gebruikers. Appelgate (1999) omschrijft het ontwerpen van een soortgelijk systeem als een complexe taak wat afstemming vereist tussen vele dimensies
1. Deze dimensies vertonen raakvlakken met de aspecten: mensen, techniek en financiën. Wat deze drie aspecten definieert en hoe deze zich ten opzichte van elkaar verhouden, zal in grote mate bepalen welke oplossing geschikt is. Een nadere uitwerking van deze aspecten moet dit duidelijk maken. Allereerst zullen de mensen, of belanghebbenden, en
1 Appelgate, L.M., McFarlan, F.W., McKenney, J.L., (1999), Corporate Information Systems Management, McGraw-Hill Book company, Singapore, 5de druk
Heijmans Autodesk
AutoCAD- producten
Heijmans ICT
Heijmans AutoCAD-gebruikers
Eerste opgave: Het kiezen van de juiste AutoCAD-productvormen om
binnen Heijmans in te zetten
Tweede opgave: Het doorrekenen van de kosten van het gebruik van
AutoCAD
Heijmans Autodesk
AutoCAD- producten
Heijmans ICT
Heijmans AutoCAD-gebruikers
Eerste opgave: Het kiezen van de juiste AutoCAD-productvormen om
binnen Heijmans in te zetten
Tweede opgave: Het doorrekenen van de kosten van het gebruik van
AutoCAD
hun relatie ten opzichte van het probleem nader bekeken worden. Vervolgens worden de technische elementen besproken, die voor het onderzoek relevant zijn. Tot slot zal het financiële aspect aan bod komen.
2.2.1 Belanghebbenden bij de opdracht
Er zijn meerdere groepen mensen die belang hebben bij de inzetting en doorbelasting van AutoCAD binnen Heijmans. Deze groepen zijn werkzaam in verschillende vestigingen en hebben individuele doelen. Het is noodzakelijk de verschillende wensen van de belanghebbenden zoveel mogelijk mee te nemen in het onderzoek. De belangrijkste persoon voor het onderzoek is “de probleemhebber”, die derhalve als eerste besproken wordt. De tweede groep belanghebbenden bestaat uit enkele leden van CDICT. De derde groep betreft de informatiemanagers van de verschillende divisies. Binnen Heijmans vertegenwoordigen deze mensen de verschillende divisies op het gebied van ICT en daarmee dus diegenen die het te factureren bedrag moeten betalen. De vierde en laatste groep belanghebbenden bestaat uit de eindgebruikers, de groep AutoCAD-gebruikers binnen Heijmans.
De probleemhebber is een persoon die ‘zich ongerust maakt over hoe hij denkt dat een deel van de wereld is en hoe hij vindt dat het moet zijn
2’. Binnen Heijmans kan diegene die verantwoordelijk is voor de wijze waarop de kosten, die CDICT maakt toegerekend worden aan de divisies, beschouwd worden als de probleemhebber. Dit is degene die er op wordt aangesproken wanneer de oplossing als onvoldoende wordt ervaren. De probleemhebber is de persoon die de leiding geeft over de afdeling CDICT, het Hoofd ICT. Het is zijn verantwoordelijkheid om de kosten die CDICT maakt voor de business door te belasten aan divisies.
Binnen CDICT zijn er meerdere personen die belang hebben bij het overgangsproces van de huidige manier van AutoCAD-gebruik naar het nieuwe systeem. Zij hebben ieder een eigen belang bij de uiteindelijke oplossing. Dit zijn het Hoofd bedrijfsbureau, de Hoofdinkoper en de beheerder van het toekomstige systeem. Het Hoofd bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van facturen van CDICT voor de business. Zijn belang ten aanzien van AutoCAD betreft de administratieve afhandeling van de oplossing. De Hoofdinkoper is degene, die alle bestellingen van licenties afhandelt en zorgdraagt dat het inkopen zo efficiënt en vooral tegen de laagste kosten gebeurt. De beheerder(s) tenslotte zijn diegenen die het functioneren van het systeem moeten waarborgen. De technische kant van de oplossing zal in overleg met deze mensen moeten gebeuren.
De derde groep belanghebbenden betreft de informatiemanagers. Deze personen dienen als intermediair tussen CDICT en de business. Zij maken zich niet direct zorgen om het probleem maar worden direct bij de oplossing betrokken en kunnen deze afkeuren door er simpelweg niet mee akkoord te gaan. Het is noodzakelijk dat de oplossing de goedkeuring van deze mensen krijgt.
De vierde en laatste groep belanghebbenden betreft de gebruikers van AutoCAD. De gekozen oplossing kan mogelijk grote gevolgen hebben voor deze groep. Kennis over de gebruikers van AutoCAD, met welke doeleinde ze AutoCAD gebruiken en welke vorm en intensiteit het gebruik heeft, moet het mogelijk maken de verschillende AutoCAD-gebruikers binnen Heijmans te definiëren. De hoeveelheid in te kopen softwarepakketten zal ondermeer
2 Leeuw, A.C.J. de (2001), Bedrijfskundige methodologie, Koninklijke Van Gorcum BV, Assen, 4de druk
afhangen van het aantal mensen dat het pakket gaat gebruiken en de intensiteit van hun gebruik.
2.2.2 De opdracht vanuit een technologisch perspectief
Autodesk biedt het product AutoCAD in twee hoofdvarianten aan. Beide producten ondersteunen functies die het bekijken en bewerken van technische tekeningen mogelijk maken, echter het ene product biedt meer functies dan het andere en daar moet natuurlijk voor betaald worden. De keuze welk pakket de business moet ondersteunen zal deels afhangen van de functionele eisen van de gebruikers.
Naast de genoemde AutoCAD-varianten biedt de leverancier het product in verschillende licentievormen aan. De licentievormen verschillen in prijs en functionaliteit. De kosten en inzetbaarheid van de verschillende vormen van licenties zijn van invloed op de eindoplossing.
De voorkeur gaat uit naar een oplossing die binnen het Heijmansnetwerk ingezet kan worden.
Een gewenste eigenschap van de te kiezen oplossing is dat de software gepackaged en via het AD gedistribueerd kan worden. Het packagen van software is het zodanig structureren van de applicatie dat het over een Netwerk geïnstalleerd kan worden. Ook dit wordt grotendeels bepaald door de wijze van licentiëring.
Om de kosten op basis van het gebruik aan de gebruikers toe te rekenen is het nodig het gebruik te registreren. Dit wordt mogelijk gemaakt door software die meegeleverd wordt bij een AutoCAD Full NLM-licentie, FlexLM. De geregistreerde gegevens moeten voor de verrekening verwerkt worden. In welke mate dit technisch administratief haalbaar dan wel gewenst is, hangt af van de administratieve organisatie.
2.2.3 De opdracht vanuit een financieel perspectief
Het onderzoek moet uitwijzen hoe de kosten van AutoCAD, binnen de gestelde eisen en technische mogelijkheden, aan de gebruikers kunnen worden toegerekend. Het toerekenen van kosten kan op meerdere manieren gedaan worden, de verschillende methoden kunnen verschillende doelen dienen en effecten bereiken. Binnen het onderzoek zal bepaald moeten worden welke vorm van kostentoerekening Heijmans gebruikt en welke mogelijkheden dit biedt. Een literatuuronderzoek naar de verschillende methoden van kostentoekenning is hiervoor noodzakelijk.
Vanzelfsprekend zijn de kosten behorende bij de verschillende AutoCAD-producttypen en licentievormen een belangrijke factor binnen de vorming van het model. AutoCAD Full is duurder dan de AutoCAD LT-variant. Echter AutoCAD Full kan op basis van concurrent gebruik ingezet worden, hierbij wordt gekeken naar het aantal licenties dat in gebruik is. De invloed van dit kostenverschil en de verschillende investeringsbenodigdheden moeten nader bekeken en afgewogen worden.
Ten slotte is het de bedoeling een prijs te berekenen die de kosten van het gebruik van AutoCAD koppelt aan de gebruiker. De gekozen oplossing, nu ook weer rekening houdend met de technische mogelijkheden, moet administratief te verwerken zijn en aan de gestelde eisen / wensen van de belanghebbenden voldoen. Het opstellen van een geschikt prijsmodel behoort tevens tot de eindproducten van dit onderzoek.
2.2.4 De raakvlakken samengevoegd
In de voorgaande paragrafen zijn verschillende aspecten die van belang zijn bij het onderzoek
naar voren gekomen. Het is duidelijk dat deze aspecten niet op zichzelf staan, maar sterk met
elkaar verbonden en wederzijds afhankelijk zijn. In het onderzoek moet hier rekening mee worden houden. Figuur 3 geeft de bevindingen van de analyse grafisch weer.
Zoals gezegd, maakt het prijsmodel, dat de kosten van AutoCAD binnen Heijmans doorbelast aan de gebruiker, onderdeel uit van het eindproduct. Het nader onderzoeken van doorbelasting binnen de ICT moet helder maken waarop gelet dient te worden bij het opstellen van dit model. Het doorbelasten van ICT-kosten wordt uitgewerkt in een deelvraag.
Figuur 3: Een model van het probleem op basis van de opdrachtanalyse
De mogelijkheid om de kosten door te belasten wordt beïnvloed door de in te zetten licentievorm. Licenties zijn er in vele verschillende smaken. Vanuit een langer termijn perspectief is het noodzakelijk de ontwikkelingen op het gebied van licenties nader te onderzoeken. Licenties en de ontwikkeling hiervan zullen derhalve ook in een deelvraag opgenomen worden.
De uitkomst van het onderzoek zal uitwijzen hoe de kosten van AutoCAD doorbelast kunnen worden aan de gebruiker. De methode van verrekening en te hanteren prijs kunnen op verschillende wijze opgezet worden. Welke methodiek hier aan ten grondslag ligt zal, mede door onderzoek op dit terrein vastgesteld worden. Prijsmodellen worden in de vorm van een deelvraag onderzocht.
Na het uitwerken van de eerste drie deelvragen zal duidelijk worden waar de knelpunten liggen bij het doorbelasten van de kosten van ICT. Dan moet blijken welke punten van belang zijn bij het aanschaffen van licenties en wat mogelijk in te zetten prijsmodellen zijn. Echter de uiteindelijke oplossing die eruit voortvloeit, moet voldoen aan de behoeften van alle belanghebbenden.
Heijmans Autodesk
AutoCAD Full
Heijmans ICT
Heijmans AutoCAD-gebruikers
AutoCAD LT
Een combinatie van AutoCAD- licenties moet aangeschaft worden die voldoet aan de randvoorwaarden
van de belanghebbenden
AutoCAD moet verrekend worden op een manier die voldoet aan de
randvoorwaarden van de belanghebbenden
Op basis van de randvoorwaarden van de gebruikers kan bepaald worden welke combinaties van AutoCAD-licenties mogelijk zijn
Meer Licentievormen?
Welke vormen van licenties zijn nu beschikbaar en welke licentievormen kunnen in de toekomst verwacht worden?
Op welke wijze worden de kosten van ICT binnen Heijmans
toegerekend?
Heijmans Autodesk
AutoCAD Full
Heijmans ICT
Heijmans AutoCAD-gebruikers
AutoCAD LT
Een combinatie van AutoCAD- licenties moet aangeschaft worden die voldoet aan de randvoorwaarden
van de belanghebbenden
AutoCAD moet verrekend worden op een manier die voldoet aan de
randvoorwaarden van de belanghebbenden
Op basis van de randvoorwaarden van de gebruikers kan bepaald worden welke combinaties van AutoCAD-licenties mogelijk zijn
Meer Licentievormen?
Welke vormen van licenties zijn nu beschikbaar en welke licentievormen kunnen in de toekomst verwacht worden?
Op welke wijze worden de kosten van ICT binnen Heijmans
toegerekend?
De partijen die daarbij naar voren komen en onderzocht moeten worden zijn ondermeer de AutoCAD-gebruikers. De oplossing zal mogelijk invloed kunnen hebben op de werkzaamheden van deze groep en zal mede afhangen van hun gebruikseigenschappen;
immers de wijze waarop zij de applicatie gebruiken beïnvloedt de vormen en hoeveelheden in te zetten licenties. De tweede groep waar aandacht aan besteed moet worden is die van de informatiemanagers. Zij fungeren als intermediair tussen CDICT en de vestigingen. Hun goedkeuring voor het project betekent de goedkeuring van de vestigingen. Om de uiteindelijke oplossing te realiseren en faciliteren zullen er meerdere partijen uit CDICT ingezet worden. De eisen en wensen van deze personen moet eveneens onderzocht worden.
De randvoorwaarden van de belanghebbenden zullen worden opgenomen in een tabel en gebruikt bij het beoordelen van de verschillende oplossingsmogelijkheden.
Tot slot moet er een oplossing komen die voldoet aan alle bovenstaande eisen. Dit is de laatste deelvraag.
2.3 De probleemdefinitie
In de voorgaande paragraaf is het probleem geanalyseerd. Hier zijn de verschillende aspecten die relevant zijn voor het onderzoek naar voren gekomen. Wat de centrale vraag in het onderzoek is, kan als volgt geformuleerd worden:
Doelstelling
Een advies uitbrengen over de wijze waarop AutoCAD ingezet en de kosten hiervan toegerekend moeten worden binnen Heijmans opdat de kosten voor heel Heijmans minimaal zijn.
Vraagstelling
Op welke wijze moet AutoCAD ingezet worden opdat de totale kosten van AutoCAD voor Heijmans minimaal zijn en op welke wijze moeten de kosten die hieraan verbonden zijn toegerekend worden aan de AutoCAD-gebruiker?
Deelvragen
1. Wat zegt de literatuur over het toerekenen van kosten binnen de ICT en hoe is de situatie binnen Heijmans?
a. Wat zegt de theorie over het toerekenen van kosten bij ondersteunende diensten?
b. Wat zegt de theorie over het toerekenen van kosten binnen de ICT?
c. Hoe worden de kosten van ICT-producten en -diensten binnen Heijmans toegerekend en waar bevindt Heijmans zich binnen de theorie?
2. Wat zijn de ontwikkelingen op het gebied van softwarelicenties en welke invloed hebben die op het onderzoek?
a. Welke vormen van softwarelicenties kennen wij nu?
b. Wat zijn de huidige ontwikkelingen op het gebied van softwarelicentiëring?
c. Wat zijn de ontwikkelingen van Autodesk?
d. Wat is het softwarebeleid van Heijmans?
3. Op welke wijze kan AutoCAD verrekend worden en hoe moet de prijs tot stand komen?
a. Op welke manier komt een prijs tot stand?
b. Wat zegt de literatuur over prijzen bij interne doorbelasting?
c. Welke verrekeningsmethoden zijn er en welke zijn interessant voor het onderzoek?
d. Hoe komen de prijzen binnen Heijmans ICT tot stand?
4. Welke randvoorwaarden ten aanzien van oplossing stellen de verschillende belanghebbenden van Heijmans?
a. Welke randvoorwaarden stellen de AutoCAD-gebruikers binnen Heijmans?
b. Welke randvoorwaarden stellen de informatiemanagers?
c. Welke randvoorwaarden stelt het CDICT-management?
5. Welke oplossing om AutoCAD in te zetten en door te belasten dient binnen Heijmans de voorkeur te krijgen?
a. Hoe moet AutoCAD ingezet worden?
b. Hoe moet het gebruik van AutoCAD verrekend worden?
Randvoorwaarden van het onderzoek:
• Het onderzoek zal tussen 16 februari en 16 september 2004 plaatsvinden.
• Alleen het pakket AutoCAD zal overwogen worden.
Conceptuele model
In de volgende paragraaf wordt duidelijk dat de deelvragen de rode draad van het onderzoek vormen. Het volgende model geeft dit visueel weer.
Figuur 4: Het conceptuele model van het onderzoek
2.4 Methodologie van het onderzoek
Het onderzoek is een praktijkonderzoek. Het op te leveren eindproduct moet voldoen aan een specifieke klantgebonden behoefte aan kennis (Leeuw, 2001). Het eindproduct is een advies over de centrale vraag binnen het onderzoek. Op basis van dit advies wordt als bijproduct een prijsmodel geleverd.
Wat zijn de ontwikkelingen op het gebied van softwarelicenties?
Wat is de invloed van deze ontwikkelingen op
het onderzoek?
Hoe worden de kosten van ICT binnen Heijmans toegerekend?
Wat zegt de literatuur over toerekenen van kosten binnen de ICT?
Prijzen en verrekeningsmethoden
Heijmans Het verrekenen van
AutoCAD en het prijsmodel
Randvoorwaarden van de AutoCAD belanghebbenden
- AutoCAD-gebruikers - Informatiemanagers - CDICT-management
Het inzetten van AutoCAD binnen
Heijmans Algemeen
Het verrekenen van AutoCAD binnen Heijmans Wat zijn de ontwikkelingen
op het gebied van softwarelicenties?
Wat is de invloed van deze ontwikkelingen op
het onderzoek?
Hoe worden de kosten van ICT binnen Heijmans toegerekend?
Wat zegt de literatuur over toerekenen van kosten binnen de ICT?
Prijzen en verrekeningsmethoden
Heijmans Het verrekenen van
AutoCAD en het prijsmodel
Randvoorwaarden van de AutoCAD belanghebbenden
- AutoCAD-gebruikers - Informatiemanagers - CDICT-management
Het inzetten van AutoCAD binnen
Heijmans Algemeen
Het verrekenen van AutoCAD binnen Heijmans
Om tot het advies te komen wordt de centrale vraag binnen het onderzoek gedefinieerd door middel van een probleemstelling. De probleemstelling wordt beantwoord middels deelvragen.
Aan de hand van de deelvragen wordt de volgorde, of rode draad, van het onderzoek bepaald.
In de deelvragen 1, 2 en 3 wordt vanuit verschillende raakvlakken kennis verzameld over de mogelijkheden van de oplossing. In deelvraag 4 worden deze kennisproducten gebruikt om de randvoorwaarden van de belanghebbenden ten aanzien van de oplossing binnen Heijmans op te stellen. In deelvraag 5 wordt met behulp van de kennisproducten uit de voorgaande deelvragen de nodige modellen opgezet en beoordeeld. Het prijsmodel wordt hier gegeven.
Het advies en tevens beantwoording op de hoofdvraag wordt opgenomen in de eindconclusie.
2.5 Leeswijzer
Aan iedere deelvraag wordt een hoofdstuk gewijd. De vragen binnen de deelvraag bepalen de opbouw van de hoofdstukken. Aan ieder van deze vragen wordt een paragraaf gewijd.
De eerste deelvraag wordt in hoofdstuk 3 behandeld en bespreekt welke vormen van kostentoerekening er zijn en hoe de kosten binnen Heijmans worden toegerekend. De tweede deelvraag wordt in hoofdstuk 4 behandeld en geeft inzicht in de ontwikkelingen op het gebied van softwarelicenties. De derde deelvraag moet mogelijke verrekeningsmethoden aanreiken;
het op te zetten prijsmodel moet hier op gebaseerd worden. Dit wordt in hoofdstuk 5 uitgewerkt.
In hoofdstuk 6 worden de randvoorwaarden van belanghebbenden binnen Heijmans in kaart gebracht. Hier komt een tabel uit voort, die in hoofdstuk 7 gebruikt wordt om de eindoplossing te bepalen. In hoofdstuk 7 wordt voorgelegd hoe AutoCAD binnen Heijmans ingezet moet worden. Het bijbehorende prijsmodel wordt hier ook gepresenteerd.
Hoofdstuk 8 geeft in het eerste deel een resumé van de deelvragen waarin de gevonden resultaten en conclusies kort worden besproken. Verder wordt bij elke deelvraag de discussie ten aanzien van het onderzoek en de beantwoording hiervan gevoerd. Het eerste deel wordt met het uiteindelijke advies voor Heijmans afgesloten. Hier wordt tevens het definitieve prijsmodel voorgelegd. Het hoofdstuk wordt in het tweede deel besloten met aanbevelingen voor vervolgonderzoek.
Aan het einde van het document zijn de literatuurlijst, een lijst met figuren, een lijst met
tabellen en een lijst met trefwoorden. De bijlagen zijn in een apart document opgenomen.
3 Het toerekenen van kosten binnen de ICT
In dit hoofdstuk wordt een antwoord gegeven op deelvraag 1. Daarbij worden de resultaten van een literatuurstudie over het toerekenen van kosten binnen ICT besproken. Het hoofdstuk begint in paragraaf 3.1 met het bespreken van het toerekenen van kosten van ondersteunende afdelingen in het algemeen. De focus is op deze afdelingen gericht omdat de ICT-afdeling van Heijmans een ondersteunende rol heeft binnen Heijmans. In paragraaf 3.2 wordt het toerekenen van kosten binnen ICT-afdelingen behandeld. Het moet dan duidelijk zijn wat het toerekenen van kosten inhoudt en waarom dit gedaan wordt. Bovendien moet helder zijn of er bijzonderheden zijn voor het toerekenen van kosten op het gebied van ICT. Paragraaf 3.3 beschrijft de wijze waarop de kosten van ICT binnen Heijmans worden toerekenen. Hier vindt een terugkoppeling plaats met de eerdere bevindingen. De bedoeling is vast te stellen waar Heijmans zich binnen de theorie bevindt en wat de mogelijke gevolgen hiervan zijn voor het onderzoek. Het hoofdstuk wordt in paragraaf 3.4 afgesloten met de conclusie van dit hoofdstuk.
3.1 Het toerekenen van de kosten van ondersteunende afdelingen
Deze paragraaf moet uitwijzen wat het toerekenen van kosten van ondersteunende afdelingen is en waarom deze kosten worden toegerekend. Tevens wordt ingegaan op de factoren die de keuze van toerekening kunnen beïnvloeden. Ten slotte worden verschillende methoden van toerekening besproken.
3.1.1 Wat is het toerekenen van kosten?
Voor alle duidelijkheid, de te verdelen kosten die hier ter sprake komen betreffen niet de operationele kosten of kosten van kernactiviteiten. Het betreft de indirecte kosten of kosten van niet-kern activiteiten die de voortgang van de primaire processen mogelijk maken. Het betreft hier de toerekening van de kosten van de ondersteunende processen
3. Deze kosten worden gemaakt door de ondersteunende businesssegmenten. Het onderstaande schema geeft dit grafisch weer.
Figuur 5: Een simpele weergave van het toerekenen van de kosten van ondersteunende afdelingen
3 Paul, J.C.L., Gils, M.R. van, Karsten, L., Offenbeek, M.A.G. van, Vries, J. de (1996), Organisatie en gedrag, Kluwer Bedrijfsinformatie, Deventer, 1e druk
Productie afdeling
Productie afdeling
Producten Ondersteunende
afdeling
Ondersteunende
afdeling Kosten ter ondersteuning
van kernactiviteiten
Direct aanwijsbare
kosten
De literatuur kent vele benamingen voor het toerekenen van kosten. In hoofdlijnen komen alle vormen op hetzelfde neer namelijk het toewijzen van kosten aan de kostenobjecten
4. Kostenobjecten betreffen alle objecten waar kostengegevens over gewenst zijn.
Kostenobjecten zijn niet alleen producten of diensten maar ook klanten, productielijnen, afdelingen enz. In de financiële literatuur wordt de term doorbelasten gebruikt wanneer de kosten van een object met behulp van een verdeelsleutel doorbelast (toegerekend) worden aan kostenplaatsen
5. Wanneer er geen sprake is van een verdeelsleutel wordt er in de financiële literatuur ook niet over doorbelasten gesproken.
3.1.2 Waarom worden de kosten van ondersteunende afdelingen toegerekend?
Het toerekenen van de kosten van ondersteunende afdelingen aan kostenobjecten wordt volgens Kaplan (1998) gedaan om de volgende vier redenen
6.
1. Kosten worden toegerekend om de dienst te waarderen. Wanneer de kosten niet toegerekend zouden worden zou de vraag naar de dienst geen beperkingen hoeven te kennen, de geleverde dienst is immers gratis. Door het toekennen van een prijs aan de dienst wordt het voor de afnemers duidelijk dat de dienst niet gratis is.
2. Het toerekenen van kosten maakt het mogelijk de efficiëntie van een afdeling te beoordelen. De mate waarin de afdeling binnen het budget is gebleven geeft het management een indicatie in hoeverre men kostenefficiënt is geweest. Dit is geen absolute maatstaf aangezien er uitgaven of opbrengsten gegenereerd kunnen worden die geen relatie hebben met de efficiëntie, echter het kan een redelijke indicatie geven.
3. Door het toerekenen van kosten kan de keuze of de dienst intern voortgezet moet worden of dat men de dienst uit moet besteden onderbouwd worden. De kosten van de geleverde dienst kunnen vergeleken worden met de prijs die externen voor hetzelfde vragen.
4. Managers krijgen door het toerekenen van kosten inzicht in de te leveren en te eisen service van de ondersteunende dienst. Er moet namelijk een prestatie tegenover het betaalde bedrag staan. Een hogere mate van service zal meer kosten met zich meebrengen. Het doorberekenen van kosten maakt het mogelijk het geleverde serviceniveau aan de afnemer te communiceren.
3.1.3 Welke factoren zijn van invloed op het toerekenen van kosten?
Een belangrijke factor die de keuze van het toerekenen van kosten beïnvloedt is de wijze waarop een onderneming is georganiseerd. Bij een decentraal georganiseerde onderneming kiest de onderneming ervoor de verantwoordelijkheden binnen de onderneming neer te leggen bij de betreffende afdeling of divisie. Het is gebruikelijk dat een decentraal georganiseerde onderneming zijn businesssegmenten in één of een hybride van de drie volgende typen centra categoriseert. Kaplan (1998) behandelt nog twee vormen. Echter, deze vertonen gelijkenissen met de drie die hieronder nader toegelichte vormen. Daarom beperkt deze uitwerking zich tot de drie onderstaande centra:
4 Garrison R.H., Noreen, E.W., Seal, W. (2003), Management Accounting, European edition, McGraw-Hill, London
5 Summeren, M.H.A.F. van, Beckman, H., Rijswijk, E. (2000), Voortgezette studie in het boekhouden I, Educatieve partners Nederland BV, Houten, 3de druk
6 Kaplan, R.S., Atkinson, A.A. (1998), Advanced Management Accounting, Prentice Hall, New Jersy, 3de druk
• Unallocated cost centre
Bij een unallocated cost centre worden de kosten van de ICT-afdeling gefinancierd door middel van de algemene middelen van een organisatie. ICT-kosten worden dan tot de overhead gerekend. De dienst is kosteloos voor de afnemers.
• Allocated Cost centre
De manager van een cost centre heeft alleen controle over de kosten die het businesssegment maakt. Het doel is de kosten zo laag mogelijk te houden, vaak moeten deze kosten binnen een gesteld budget blijven.
• Profit Centre
De manager van een profit centre heeft niet alleen controle over de kosten van een businesssegment, maar ook over de opbrengsten. Wanneer deze rol wordt aangenomen binnen een onderneming hebben de interne klanten vaak het recht buiten de onderneming dezelfde producten of diensten in te kopen. Dit dwingt het profit centre om zijn prijzen competitief te houden.
Een organisatie kan voor elke vorm of combinatie van vormen kiezen. Welke organisatievorm de voorkeur heeft is afhankelijk van meerdere factoren. Enkele van die factoren zijn gerelateerd aan de doelstellingen van de onderneming en de aard van de producten of diensten van het businesssegment. Duidelijk moet zijn dat het type business van invloed is op de manier waarop de business met zijn kosten om gaat en hoe de prijzen van de geleverde producten of diensten tot stand komen. Centraal georganiseerde ondernemingen hebben, naast de eerder genoemde redenen waarom kosten worden toegerekend (3.1.2), geen aanvullende argumenten om de kosten toe te rekenen.
Een tweede factor die van invloed is op het toerekenen van kosten is de meetbaarheid van het gebruik (Kaplan, 1998). Waar mogelijk moeten de kosten doorgerekend worden aan de objecten die verantwoordelijk zijn voor het ontstaan dan deze kosten. Echter, in veel gevallen is het niet mogelijk om een directe relatie te leggen tussen de gemaakte kosten en het kostenobject. De meeste methoden om kosten te verrekenen zijn dan ook gericht op deze situaties. In sommige gevallen is het technisch mogelijk de relatie tussen de gemaakte kosten en het kostenobject vast te leggen, maar men moet zich afvragen of het zinvol is dit meetbaar te maken.
3.1.4 Methoden om de kosten toe te rekenen
De meest gebruikte methoden om kosten toe te rekenen zijn de volgende
7: 1. De Absorption Costing methode
Bij deze methode worden zowel de variabele als de vaste kosten gedeeld door de normale productieomvang.
2. De Direct Costing methode
Bij deze methode worden de vaste kosten in één keer ten laste van het resultaat gebracht. Vaste kosten worden niet over de producten verdeeld.
3. De equivalentiecijfermethode
De indirecte kosten worden na verhouding toegekend aan de producteenheden.
7 Heezen, A.W.W. (1999), Basisstudie bedrijfseconomie, Stenfert Kroese, Houten, 1ste druk
4. De opslagmethode
Bij de opslagmethode worden de indirecte kosten aan de producten toegerekend door een gedeelte van de directe kosten met een bepaald opslagpercentage te verhogen.
5. De kostenplaatsmethode
Deze methode kent de kosten, kostensoorten, direct dan wel indirect via kostenplaatsen toe aan kostendragers, deze termen worden in paragraaf 3.2.3 toegelicht.
6. Activity-Based Costing (ABC-methode)
De ABC-methode maakt gebruik van activiteiten om de kosten toe te rekenen. Deze methode wordt in paragraaf 3.2.3 nader toegelicht.
Het is nu duidelijk waarom de kosten van ondersteunende afdelingen worden toegerekend.
Ook zijn er enkele methoden besproken om deze kosten toe te rekenen aan de kostenobjecten.
In de volgende paragraaf wordt hetzelfde besproken, echter in het bijzonder toegespitst op de kosten van ICT.
3.2 Het toerekenen van de kosten van ICT
In deze paragraaf wordt binnen de ICT-literatuur gekeken naar het toerekenen van kosten van ICT. Eerst wordt ingegaan op de reden waarom de kosten van ICT worden toegerekend. In hoofdstuk 3.2.2 ligt de nadruk op factoren die de keuze van toerekening kunnen beïnvloeden.
In Hoofdstuk 3.2.3 worden verschillende methoden van toerekening behandeld. De paragraaf wordt afgesloten met enkele belangrijke factoren waar men bij het toerekenen van de kosten van ICT rekening mee moet houden.
3.2.1 Waarom worden de kosten van ICT toegerekend?
De basis van het toerekenen van ICT-kosten is volgens Thiadens (1999) het verkrijgen van inzicht in de kosten van ICT. Transparantie van ICT-kosten maakt duidelijk waar het geld vandaan komt en waar het heen gaat
8. Ook Looijen (1989) geeft aan dat het toerekenen van de kosten van ICT ‘de automatiseringskosten van ICT zichtbaar maakt aan de gebruiker’
9. Thiadens (2000) voegt hieraan toe, dat het toerekenen van kosten belangrijk is voor een drietal andere punten
10:
1. Het beheersen van het totale proces, dit is bij integraal management noodzakelijk.
2. Het dienen als een verdelingsinstrument bij schaarste.
3. Het voorkomen van een onnodige groei in het gebruik van en dus de vraag naar ICT- voorzieningen.
Appelgate (1999) gaat minder expliciet in op de reden waarom ICT-kosten worden toegerekend en beschrijft het toerekenen van ICT-kosten vanuit een bredere context, die van een managementcontrolesysteem. Zij geeft aan dat het succesvol inzetten van een
8 Thiadens, T. (1999), Beheer van ICT-voorzieningen, Academic Service informatica, Schoonhoven, 3de druk
9 Looijen, M (1989), Management en organisatie van automatiseringsmiddelen, Kluwer Bedrijfswetenschappen, Deventer, 1ste druk
10 Thiadens, T. (2000), Beheerst Beheren, Stichting Het Expertise Centrum, Den Haag, 1ste druk
managementcontrolesysteem voor ICT het mogelijk maakt ICT op een kostenefficiënte en betrouwbare wijze te managen. De doeleinden van het systeem zijn:
• Communicatie tussen de gebruiker en leverancier van de ICT-diensten te ondersteunen, gebruikers en ICT moeten in het belang van de organisatie werken.
• Het aanzetten van het efficiënt gebruikmaken van ICT-middelen.
• Het efficiënt beheren van de ICT-middelen.
Volgens Starreveld (2002) wordt het toerekenen van ICT-kosten om de volgende 3 redenen gedaan:
1. Het dienen als een financieel besturingsinstrument dat ervoor zorgt dat de juiste economische signalen aan de managers worden gegeven opdat deze correcte beslissingen kunnen nemen.
2. Het verschaffen van de juiste informatie die bruikbaar is voor resultaatverantwoordelijke eenheden en hun managers.
3. Het mogelijk maken om de resultaten van het ene deel van de organisatie naar het andere te kunnen overhevelen. Dit mogelijk om fiscale redenen
11.
Binnen IT Infrastructure Library (ITIL), richt het toerekenen van de kosten van ICT zich meer op de verstandhouding tussen ICT en de klanten van ICT
12. Het grote voordeel van kosten toerekenen is, dat het een methode is om de gestalte en kwaliteit van ICT-diensten in balans te brengen met de behoeften en middelen van de ICT-klanten. Omdat de klanten van ICT voor de geleverde diensten betalen hebben zij het recht invloed uit te oefenen op de door ICT gemaakte beslissingen.
3.2.2 Welke factoren zijn van invloed op het toerekenen van ICT kosten?
Het toerekenen van de kosten van ICT wordt in de literatuur volgens een groot deel van de schrijvers, onder andere Thiadens (1999) en Appelgate (1999), beïnvloed door de positie van de ICT-organisatie ten opzichte van haar klanten. De auteurs behandelen de ICT-afdeling als een van de volgende drie mogelijke organisatievormen: het dienstencentrum, het kostencentrum en het winstencentrum. De verschillende vormen en hun effect op het doorbelasten is als volgt (er wordt hierbij uitgegaan van de theorieën van Thiadens (1999) en Appelgate (1999)):
• Het dienstencentrum
Bij een dienstencentrum worden de kosten van de ICT-afdeling gefinancierd door middel van de algemene middelen van een organisatie. ICT-kosten worden dan tot de overhead gerekend. De voordelen die beide schrijvers noemen zijn:
o Stimuleren van innovatie.
o Geen administratieve kosten.
Appelgate (1999) voegt hieraan toe:
o Gebruikersverzoeken worden gestimuleerd.
o ICT-afdeling kan gemakkelijker diensten verkopen.
11 Starreveld, R.W., Leeuwen, O.C. van, Nimwegen, H. van, Joëls, E.J. (2002), Bestuurlijke Informatieverzorging Deel 1, Stenfert Kroese, Groningen, 5de druk
12 ITIL (2001), Best practice for service delivery, ITIL the key to managing IT services, Crown Copyright
De nadelen die beide schrijvers aangeven zijn:
o De juiste afwegingen worden vaak niet gemaakt omdat er geen inzicht is in de gemaakte kosten.
o Er kan een interne strijd ontstaan om meer prioriteit voor inzet van ICT te krijgen.
Appelgate (1999) voegt hieraan toe:
o Omdat de dienst als gratis wordt beschouwd wordt deze vaak verkeerd gebruikt.
o Slechte aansluiting met andere organisatiedelen.
• Het kostencentrum
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van een kostencentrum worden de kosten van ICT- producten en -diensten toegerekend aan de gebruikers. Deze kosten hoeven echter niet noodzakelijkerwijs te worden betaald, men spreekt dan over ‘doorberekening in Monopolygeld’ (Thiadens, 2000). Inzicht in het gebruik wordt op deze manier verschaft zonder daadwerkelijk geld heen-en-weer te schuiven. Doorberekening gebeurt volgens Thiadens doorgaans op twee manieren. Volgens de eerste manier worden de door te berekenen kosten vanuit organisatiedoelstellingen bepaald. Bij de tweede manier is er een direct verband tussen de gemaakte kosten en de geleverde diensten. Het voordeel dat bovengenoemde schrijvers noemen is:
o Businesssegmenten gebruiken de diensten op een verantwoorde wijze omdat er nu voor betaald moet worden.
Thiadens (1999) voegt hieraan toe:
o Businesssegmenten krijgen inzicht in de in rekening gebrachte kosten.
Thiadens (1999) ziet ook enige nadelen, deze zijn:
o De prijzen die doorbelast worden kunnen sterk afwijken van de marktprijzen.
• Het winstencentrum
Bij gebruikmaking van een winstencentrum wordt er een winstmarge bovenop de kostprijs van de geleverde ICT-producten en -diensten in rekening gebracht. De schrijvers noemen op deze punten andere voordelen. De voordelen volgens Thiadens (1999) hier zijn:
o Geen budgetronde.
o Geen limiet aan ICT-inzet, gebruiker betaalt immers.
De voordelen volgens Appelgate (1999) zijn:
o De ICT-afdeling moet concurreren tegen externe leveranciers wat de prijzen aanscherpt.
o Er zal meer druk zijn om gebruikers te helpen.
o Er is meestal minder overbodige capaciteit.
Wat de nadelen betreft zijn de schrijvers meer eensgezind. Ze noemen de volgende op:
o Externe klanten zijn vaak interessanter dan de eigen organisatie
o Andere businesssegmenten ervaren het als onjuist wanneer de ICT-afdeling, welke een ondersteunende dienst is, winst maakt
o Vaak is er een kostbare aanloopperiode
De verschillende organisatievormen zijn door Earl (1989) verder uitgewerkt in het zogenoemde contingent framework
13; dit model is weergegeven in figuur 6. Hier worden de reeds besproken organisatievormen uitgezet tegen drie assen. De eerste as omvat de ervaring die de ICT-afdeling heeft in het managen van ICT, deze wordt in vier fasen beschreven. De fasen 1 en 4 zijn de twee uitersten. Fase 1 is van toepassing op de organisatie die nog onervaren is met ICT. Fase 4 betreft de organisatie waarin ICT in het meest gevorderde stadium aanwezig is. De tweede as betreft de mate van verantwoordelijkheid van de afdeling.
Deze wordt onderverdeeld in organisatievormen met een centraal of decentraal beleid. De laatste as verwijst naar de strategische belangen van ICT voor de onderneming. Deze zogehete strategic grid-theorie is afkomstig van McFarlan en Mckenney en verwijst naar de strategische belangen van ICT binnen de huidige en toekomstige organisatie.
Figuur 6: Het contingent framework van Earl (1989)
Uit figuur 6 blijkt welke organisatievorm de voorkeur heeft binnen een bepaalde combinatie van omgevingsomstandigheden. Earl (1989) reikt een zesstappenplan aan dat doorlopen moet worden om tot dit inzicht te komen. Deze stappen zijn:
1. Bepaal de stage of assimilation voor ieder technologie.
2. Plaats de onderneming binnen de strategic grid.
3. Controleer het karakter van het management controle systeem.
4. Controleer of accounting vereisten voldaan kunnen worden.
5. Bepaal of de benadering het gewenste gedrag zal aanmoedigen.
6. Zorg ervoor dat alle partijen de benadering begrijpen en ermee akkoord gaan.
Een tweede factor die volgens Thiadens (1999) van invloed is op het toerekenen van kosten is de status van het assetmanagement voor objecten van ICT-infrastructuur, -applicatie en organisatie. De inspanningen voor assetmanagement moet passen bij de cultuur van de organisatie. Bovendien moeten deze inspanningen aansluiten op het doel dat men met het doorberekenen van kosten wil bereiken. Wanneer de ICT-infrastructuren en -applicaties
13 Earl, M.J. (1989), Management strategies for information technology, Prentice Hall International, London, 1e druk
Centralized Decentralized
Cost centre
Profit centre
Hybrid centre
Service centre 3
4
3, 4
1, 2 Technology
assimulation stage
Strategic grid positioning
Turnaround Factory Strategic Support
Organisational control
Centralized Decentralized
Cost centre
Profit centre
Hybrid centre
Service centre 3
4
3, 4
1, 2 Technology
assimulation stage
Strategic grid positioning
Turnaround Factory Strategic Support
Organisational control
gestandaardiseerd zijn, wordt er een andere doorberekening gehanteerd dan wanneer deze objecten niet gestandaardiseerd zijn. Standaardisatie van ICT-infrastructuren en -applicaties leidt vaak tot arbitraire toerekening van kosten, echter de stuurbaarheid van deze processen wordt er door bevorderd.
Een derde en laatste factor die Thiadens (1999) noemt betreft de architectuur van de ICT- infrastructuur, -applicatie en -organisatie. Wanneer de ontwikkelde en beheerde architectuur moeilijk schaalbaar is, kan men als klant slechts op de lange termijn sturen. Op korte termijn zit men dan vast aan eerder genomen investeringsbeslissingen. Het doorberekenen van kosten is ten slotte eenvoudiger als een product of dienst aan één enkele klant kan worden belast.
Het gebruikmaken van ITIL is ook van invloed op het doorbelasten van kosten. Het toepassen van ITIL binnen de IT-omgeving heeft gevolgen voor de wijze waarop de IT-omgeving wordt opgezet. Naast organisatorische factoren bespreekt ITIL de volgende twee punten die het doorbelasten van kosten beïnvloeden. Het eerste punt betreft de hoogte van de terug te verdienen ICT-uitgaven. Wanneer het systeem het volledig terugverdienen van alle uitgaven beoogt, zal het noodzakelijk zijn kosten nauwkeurig te kunnen voorspellen en er zal een methode van doorbelasting ingevoerd moeten worden die begrijpelijk en precies is. De organisatie moet ook beslissingen nemen ten aanzien van de invloed die zij met het doorbelastingsysteem wil uitoefenen op het gedrag en gebruik van de ICT-afnemers.
Voor Renkema (1999) is het doorbelasten van ICT-kosten een managementvraagstuk waarbij men ‘de mogelijkheid de algehele informatievoorziening te coördineren dient af te wegen tegen de kosten en opbrengsten van het doorbelasten’
14. Dit vult Thiadens (1999) aan door aan te geven dat een systeem van doorbelasting extra inspanningen vergt. Naast de extra programmatuur die aangeschaft moet worden zal er menskracht nodig zijn om rekeningen op te maken, boekingen te verrichten, overzichten te maken enz. Renkema (1999) geeft ook aan dat wanneer er ICT-diensten van buiten de organisatie aangenomen kunnen worden, de ICT- afdeling marktconforme tarieven moet kunnen hanteren. De afdeling moet dan ook de gelegenheid krijgen zijn diensten op de buitenmarkt te verkopen.
3.2.3 Methoden om de kosten van ICT toe te rekenen
In de ICT-literatuur zijn weinig methoden terug te vinden om de kosten van ICT door te belasten. Slechts twee methoden worden behandeld, deze worden in dit hoofdstuk besproken.
Het betreft de kostenplaatsmethode en het ABC-methode. Wanneer kosten worden doorbelast worden er ook prijzen vereist. Hoe prijzen tot stand komen en welke aandachtspunten van belang zijn wordt in hoofdstuk 5 behandeld.
Kostenplaatsmethode
Thiadens (1999) reikt de kostenplaatsmethode aan om de kosten van ICT door te belasten. Bij de kostenplaatsmethode komen de begrippen kostensoorten, kostendragers en kostenplaatsen ter sprake. Deze worden door hem als volgt gedefinieerd:
Kostensoorten: Arbeid, productiemiddelen als machines (en applicaties), grondstoffen en noodzakelijke diensten. Veelal beperkt men zich tot de hoofdgroepen personeelskosten, apparatuur- en programmatuurkosten, datacommunicatiekosten en overige kosten.
14 Renkema, T.J.W., Berghout, E. (1999), Investeringsbeoordeling van IT-projecten, Information Management Institute B.V., Rotterdam, 1ste druk
