Maart 2013 jaargang 2, nr. 1
Organisatie nog in opbouw
Weetjes over de nieuwe organisatie
De projectgroep en de werkgroepen werken hard aan de opbouw van de nieuwe organisatie. Dat betekent dat op dit moment nog niet duidelijk is hoe deze er op 1 januari 2014 precies uit gaat zien. Een aantal punten, waaronder de zogenoemde hoofdstructuur, staat echter al wel vast. Allerlei interessante weetjes over de nieuwe organisatie lees je hieronder.
Over de personele omvang (formatie):
Uitgangspunt voor personele omvang van de nieuwe organisatie is het aantal medewerkers op 1 januari 2012. De plaatsing op de functies in de nieuwe organisatie gebeurt volgens het principe ‘mens volgt werk’. De ondersteunende taken die nu versnipperd zijn over de 12 gemeenten en de HVD, worden binnen de nieuwe organisatie ingebed. Ook is het mogelijk dat sommige ondersteunende taken worden ingekocht bij één of meer gemeenten.
Over de organisatieopbouw:
Het Algemeen Bestuur heeft gekozen voor het handhaven van de drie huidige districten in Drenthe, die worden aangestuurd door een districtscommandant.
Ieder district wordt op dezelfde wijze opgebouwd en verdeeld in drie clusters:
Op het kantoor in Assen vind je de volgende organisatieonderdelen:
Bureau Brandweer Drenthe, bestaande uit de drie clusters
· Multidisciplinaire Veiligheid
· Middelen
· Een (kleine) staf van dedirecteur/commandant Brandweer Tot slot maakt de Meldkamer Noord-Nederland in
Drachten ook deel uit van de nieuwe organisatie.
Over het management:
Het managementteam (MT) van de nieuwe organisatie is samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling en
uitvoering van het beleid van de totale organisatie.
De directeur/commandant Brandweer is eindverantwoordelijk voor de besluiten van het MT. Op dit moment loopt de interne werving voor de nieuwe directeur. Naar verwachting is eind maart duidelijk wie deze functie gaat invullen.
Het MT bestaat naast de directeur/commandant Brandweer uit de drie districtscommandanten, het hoofd Bureau
Brandweer, het hoofd Multidisciplinaire Veiligheid en het hoofd Middelen. De concerncontroller is adviserend lid van het MT.
De MT leden kunnen naast taken als Risicobeheersing, Operationele Voorbereiding en Incidentbestrijding ook
organisatiebrede onderwerpen en projecten toegewezen krijgen.
Over de lokale verbondenheid:
Het koesteren van de lokale verbondenheid is een belangrijk punt voor de nieuwe organisatie. De rol van de raad, de burgemeester en de gemeentesecretaris staat onder meer beschreven in de missie en visie. De burgemeester blijft ook in de nieuwe situatie nauw betrokken bij de lokale
brandweerzorg.
De lokale verbondenheid blijkt ook uit de organisatiestructuur:
doordat de districtscommandant integraal leiding geeft, kunnen alle (uitvoerende) taken van de basis brandweerzorg binnen één district worden georganiseerd.
De lokale verbondenheid komt ook terug in de organisatie van de ondersteunende taken. Binnen de districten komen
‘herkenbare’ en ‘aanspreekbare’ medewerkers te werken, die administratieve-, facilitaire- en secretariële ondersteuning bieden aan de posten en back-offices. De meer algemene ondersteuning is centraal georganiseerd. Posten en ploegen kunnen zowel via de lijn als via de ondersteunende staf voorstellen doen, besluiten vragen of informatie ontvangen.
Bijzondere Ondernemingsraad in het hart van het proces
In 2012 kwam vanuit de projectgroep de vraag of de
ondernemingsraden zich wilden verenigen in een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). Deze BOR zou zich bezig houden met alle aan de regionalisering verbonden onderwerpen. Alle betrokken partijen hebben hier mee ingestemd.
De vorming van een BOR gaat niet over één nacht ijs. Voordat de handtekeningen zijn gezet, moet er een aantal documenten worden geschreven, zoals het convenant tussen de
ondernemingsraden (waarin de bevoegdheden worden afgesproken) en de WOR-bestuurders. Ook moeten
(natuurlijk) mensen gevonden worden die in de BOR zitting nemen; voor iedere organisatie één en een vervanger.
Momenteel worden door de ondernemingsraden en
WOR-bestuurders de laatste handtekeningen gezet onder het Convenant BOR.
BOR in selectiecommissie
De BOR in oprichting heeft intussen al een aantal
adviesaanvragen gekregen en hierop gereageerd. Zoals het plan van aanpak, de missie, visie en besturingsconcept, de hoofdstructuur, het profiel en de werving- en selectieprocedure van de directeur/commandant en de daarna te benoemen sleutelfunctionarissen (districtscommandanten en andere leden van het MT) en de uitwerking van de hoofdstructuur in nieuwe functies. Daarnaast is de BOR vertegenwoordigd in de selectiecommissies voor directeur/commandant en de sleutelfuncties. Grote onderwerpen die belangrijk zijn voor alle betrokken medewerkers van de gemeenten en HVD Drenthe.
Leden van de BOR
Informatie
De BOR wordt ondersteund door een onafhankelijk
voorzitter vanuit de OR van HVD Drenthe, die alleen het proces stuurt, maar geen stemrecht heeft. Daarnaast is er secretariële ondersteuning geregeld en wanneer nodig een extern bureau dat de BOR van inhoudelijk advies kan voorzien. Informatie over de BOR of over de adviesaanvragen is te krijgen via BOR@HVD-Drenthe.nl of bij de voorzitter, Jacco Rodermond (06-11919787).
Sociaal Statuut
Op dit moment is er een concept Sociaal Statuut gereed. Een Sociaal Statuut wordt opgesteld door de werkgever als een reorganisatie gaat spelen. Met het Sociaal Statuut geeft de werkgever aan op welke wijze de sociale en financiële gevolgen van de reorganisatie voor de medewerkers worden opgevangen.
Dit concept Sociaal Statuut wordt eerst besproken in het Technisch Beraad (dit is een overleg tussen de vakorganisaties en de ambtelijke vertegenwoordigers van de Veiligheidsregio) en het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). Er wordt op dit moment nog druk onderhandeld om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen.
Hierbij wordt ook de afstemming gezocht met de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD). Afgesproken is om gelijk op te trekken. De RUD wacht tot de afspraken rond
arbeidsvoorwaarden voor de veiligheidsregio bekend zijn. In het verlengde daarvan wordt dan het Sociaal Statuut RUD
besproken. Gemeenten willen voorkomen dat de ene groep medewerkers die naar een regionale organisatie gaat, andere arbeidsvoorwaarden krijgt dan een andere min of meer vergelijkbare groep. Het streven was om in januari 2013 een onderhandelaars-akkoord te bereiken. Dit is echter niet gelukt.
Wel is er inmiddels overeenstemming over de procedure- regeling functiewaardering en het reglement BGO.
De gesprekken worden voortgezet.
Bezuinigingen staan los van regionalisering
“Bezuinigingen zijn binnen een aantal gemeenten onvermijdelijk”
trajecten zijn, vallen ze qua planning in de praktijk samen.
“Een lastige situatie”, zo legt projectleider Sharon Blair uit.
“Medewerkers en andere betrokkenen hebben het gevoel dat het een voortvloeit uit het ander en dat begrijp ik ook wel. Toch ligt het feitelijk anders”.
Ze vervolgt: “We weten allemaal dat in deze tijd ook veel gemeenten niet ontkomen aan bezuinigingen. Een deel van deze bezuinigen treft ook de brandweer. Natuurlijk zoeken we in eerste instantie naar financieel voordeel dat door
samenwerking ontstaat (synergie). Maar dat voordeel is maar beperkt haalbaar, omdat een groot deel al bij de
districtsvorming in de afgelopen jaren is behaald.
Veel creatieve en innovatieve ideeën in workshops
Wat betekent regionalisering voor onze werkprocessen?
In het kader van de regionalisering kijken we ook naar ‘de werkprocessen’. Met een werkproces wordt bedoeld: de stappen en activiteiten die je neemt bij de uitvoering van je taak. Ineke Vroling en Ivette Bakker (beide HVD Drenthe) begeleiden dit onderdeel. Zij zorgen er voor dat inhoudelijk deskundige brandweermensen uit de districten en
Hulpververleningsdienst Drenthe worden samengebracht. Per thema/werkgebied denken deze mensen na over de vraag:
“Hoe gaan we vanaf 1 januari 2014 met elkaar
(samen)werken?”. Niet alle werkprocessen zijn opgepakt. Het gaat nu met name om die werkprocessen die van belang zijn voor de toekomstige samenwerking.
In de zomer van 2012 zijn medewerkers geïnterviewd over de werkprocessen waarbij zij actief betrokken zijn. Daarnaast zijn er dit jaar en in 2013 per thema/vakgebied workshops
georganiseerd met groepen medewerkers. Hierin informeren medewerkers elkaar hoe zij de huidige werkzaamheden uitvoeren. Daarna wordt besproken welke aspecten in het werkproces sterk zijn, en dus behouden moeten worden, én welke onderdelen kwetsbaar of zwak zijn.
De regionalisering van de brandweer in Drenthe staat los van recent
gerealiseerde, lopende en geplande bezuinigingen /taakstellingen van een aantal gemeenten.
Hoewel regionaliseren en bezuinigen op zich losse
Leden van het BGO
Het resultaat van de workshops
De uitkomsten van de interviews en de workshops worden gebruikt om de gewenste manier van werken vanaf 2014 af te spreken. De deelnemers aan de workshops benoemen actiepunten, waarmee zij zelf aan de slag willen of kunnen.
Daarnaast komen ook punten aan de orde die van belang zijn voor de werkgroepen van de Projectgroep regionalisering brandweer. Ivette en Ineke dragen er zorg voor dat de
actiepunten bij de juiste mensen terecht komen. De deelnemers aan de workshops ontvangen een verslag van de workshops en de actiepunten. Ook zijn alle applicaties (softwarepakketen), die bij deze werkprocessen gebruikt worden, in beeld gebracht.
Die inventarisatie gebruikt de werkgroep Informatisering en Automatisering (I&A) om na 2014 de gekozen werkwijze met de juiste applicaties te kunnen ondersteunen.
Na de workshops
Ineke: “We zien in de workshops betrokken en enthousiaste medewerkers met innovatieve en creatieve ideeën. We willen er graag voor zorgen dat deze positieve energie behouden blijft.
Daarom zullen we de direct betrokkenen blijven informeren over de voortgang van de actiepunten uit de workshops.” Ivette vervolgt: “Naarmate de regionalisatie vordert, kunnen sommige punten afgetikt worden, maar komen mogelijk ook weer andere zaken naar boven. De uiteindelijke besluitvorming ligt bij de projectgroep en het Regionaal Management Team (RMT)”.
Mocht je nog vragen, tips en aanvullingen hebben, dan kun je contact opnemen met Ineke Vroling
(ineke.vroling-prins@hvd-drenthe.nl) of Ivette Bakker (ivette.bakker@hvd-drenthe.nl).
Uniformering sluit goed aan bij regionalisering
Gelijke rechtspositie voor vrijwilligers
Alle brandweerorganisaties in Drenthe werken aan het gelijk maken van de rechtspositie van alle brandweervrijwilligers in Drenthe. Het doel is dat iedereen dezelfde (uniforme)
vergoedingen krijgt. Dat is nu nog niet overal het geval. Landelijk is in 2009 besloten tot een collectieve arbeidsvoorwaarden- regeling en uitwerkingsovereenkomst (CAR-UWO). Om die bij de brandweer in Drenthe in te voeren, is een regionale werkgroep gevormd met inhoudelijk deskundigen uit elk district. De regionale werkgroep staat onder leiding van de commandant van Coevorden, Folkert Sinnema. Deze uniformering sluit goed aan bij de voorgenomen regionalisering van de brandweer.
“Medio 2012 zijn we op verzoek van het Regionaal Management Team (RMT) begonnen met een inventarisatie van alle
vergoedingsregelingen voor brandweervrijwilligers binnen de 12 gemeenten”, vertelt Folkert Sinnema. “Op zich was dit een hele klus gelet op de grote verscheidenheid aan regelingen die door de afgelopen jaren heen zijn ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan regelingen die betrekking hebben op onderhoud van kleding, onderhoud ademlucht, brandkranen controle, promotiewerk zaamheden, brandweerrally, brandweerwedstrijden, oefenen, uitrukvergoeding, etc. We hadden hierbij het geluk dat in 2011 in ZuidWest de gelijktrekking van regelingen al had
plaatsgevonden”.
“Als ik terug kijk naar de achterliggende periode kan ik niet anders concluderen dan dat het een boeiend proces is geweest.
Alle werkgroepleden met hun specifieke vak
inhoudelijke kennis hebben op een constructieve wijze hun bijdrage geleverd. Dit met gevoel voor de realiteit waarbij op basis van de landelijke CAR-UWO een voorstel moest worden ontwikkeld dat recht doet aan alle inspanningen van onze vrijwilligers bij de brandweer in Drenthe.”
Besluit RMT
In ZuidWest is in 2011 al uniformiteit aangebracht in de vergoedingen, met betrokkenheid van de vakbonden. Hierbij is destijds afgesproken dat een afbouwregeling wordt toegepast voor wie invoering van de CAR-UWO negatieve financiële consequenties heeft. Dit heeft als voorbeeld gediend voor het voorstel waar het RMT mee heeft ingestemd en wat per 1 juli 2013 ook geldt voor de vrijwilligers in NoordMidden en ZuidOost.
De individuele betrokken gemeenten besluiten dit voorjaar over het voorstel, allereerst de colleges van B&W en dan de georganiseerde overleggen. Overleg met het betrokken personeel is uiteraard onderdeel van die besluitvorming. Wil je er meer over weten, neem dan contact op met je (districts)commandant of hoofd Repressie om de wijzigingen toe te laten lichten.
Nieuw communicatiemiddel voor nieuwe organisatie
MIEN: MIjnExtraNet(MIEN) - vanaf 6 maart 2013 gedeeltelijk live
of raadplegen. Een plek waar we met elkaar kunnen samenwerken, waar we elkaar kunnen vinden en waar we kunnen zien wat er in de organisatie speelt. Zo kun je het gebruiken voor je overleggen, je projecten, je documenten en je foto’s. Je kunt discussies starten, kennis delen, halen en nog veel meer. Ook vind je allerlei informatie over het werken, de
regionalisering en andere belangrijke zaken.
Dit extranet is op 6 maart 2013 gedeeltelijk live gegaan. Waarom gedeeltelijk? Om het systeem met een beperkte groep te kunnen starten en bijschaven. Hiervoor hebben de medewerkers van de Hulpverleningsdienst Drenthe en het district NoordMidden (ca.
100 personen) toegang gekregen.
Tegelijkertijd werken we aan de toegang voor iedereen zonder HVD-account, zoals de vrijwilligers en veiligheidspartners.
Stapsgewijs krijgt zo iedereen in de eerste helft van 2013 toegang tot dit geweldige platform.
Overal toegang
Deze toegang bestaat uit het inloggen via een naam/wachtwoord combinatie. Na het inloggen kom je op je eigen homepagina die de poort is naar een informatie omgeving die nu nog gevuld moet worden. Op termijn start het extranet automatisch op wanneer je ingelogd bent op je HVD-account én overal toegankelijk zijn via een internetlink. Het huidige systeem kent veel mogelijkheden, maar het kan zijn dat onze wensen verder gaan. In de komende maanden gaan we dit met elkaar verder vormgeven.
Voor dit project is een team samengesteld uit de drie districten die met elkaar afstemmen over een gelijke wijze van invoer. Als jouw groep op MIEN toegang krijgt, wordt uitleg gegeven over de wijze waarop je jouw informatie kunt brengen en halen.
Projectorganisatie en contactpersonen HVD: Hans de Haas
District NoordMidden: Froukje de Boer / Jeannette jonk Techniek: Jeroen Kuper
Communicatie: Linda van der Heide
De projectgroep en de werkgroepen wensen i
Vanaf 1 januari 2014 gaat de brandweer als één brandweer Drenthe voor en samen met alle Drentse gemeenten werken aan een veilige leefomgeving. Het nieuwe korps wil een betrokken partner van alle Drentse gemeenten zijn. Deze nieuwsbrief is van de projectleider en bedoeld om toekomstige medewerkers en belangstellenden teinformeren over de aanloop naar
één Brandweer Drenthe.
Teksten: Werkgroep Communicatie Grafische vormgeving: gemeente Assen
Het extranet MIEN is hét communicatiemiddel waarmee alle medewerkers en partners van de Veiligheidsregio digitaal met elkaar (gaan) communiceren.
MIEN is een besloten deel op het ‘internet’
waar we allerlei informatie met elkaar kunnen delen en
Nieuwe organisatie heet straks Veiligheidsregio Drenthe
Fred Heerink benoemd tot toekomstig directeur / commandant brandweer
gemeentelijke brandweerkorpsen en de Hulpverleningsdienst Drenthe samen komen. Met ingang van 1 januari 2014 gaat deze nieuwe organisatie van start. De benoeming gaat in per 1 januari 2014. Fred Heerink is op dit moment directeur van de Hulpverleningsdienst Drenthe en regionaal commandant.
Vanaf 1 januari is het: Veiligheidsregio Drenthe
Op 1 januari 2014 verandert de organisatie als gevolg van de wijziging van Wet veiligheidsregio’s. De wijzing betekent onder andere dat de – tot nu toe gemeentelijke - brandweer volledig wordt geregionaliseerd. Deze taken worden samengevoegd met die van de huidige HVD Drenthe en ondergebracht bij de Veiligheidsregio Drenthe. De brandweer Drenthe neemt een herkenbare plek in binnen deze organisatie. Het Algemeen Bestuur heeft 27 maart ook ingestemd met de naam voor deze nieuwe organisatie: Veiligheidsregio Drenthe.
In Nederland gebruikt bijna geen enkele regio de naam
hulpverleningsdienst . Voor een uniforme (landelijke) uitstraling verdient het daarom de voorkeur om de naam ‘Veiligheidsregio Drenthe’ voor de nieuwe organisatie te gebruiken. Vanuit communicatie-oogpunt heeft het ook de voorkeur om met één naam - Veiligheidsregio Drenthe - naar buiten te treden. De nieuwe naam wordt ingevoerd bij de start van de nieuwe organisatie op 1 januari 2014.
In juni bericht over plaatsing overige functies
Sleutelfuncties worden nu intern opengesteld
Na de benoeming van de algemeen commandant/directeur kunnen ook de overige sleutelfuncties worden opengesteld.
Het gaat daarbij om de volgende functies:
- drie districtscommandanten - het hoofd bureau brandweer - het hoofd middelen
- de controller - de HRM adviseur
In verband met de planning van de selectiecommissies zijn de functies van de districtscommandanten als eerste binnen de brandweerorganisatie in Drenthe opengesteld. De overige functies volgen kort daarna. Iedereen die voor 50% of meer werkzaam is voor de brandweer in Drenthe en nog in dienst is op 1 januari 2014 kan reageren op de vacatures voor de sleutelfuncties.
Overige functies
Er wordt momenteel nog gewerkt aan het samenstellen van functieboek II. In dit functieboek staan alle overige functies van de nieuwe organisatie. De invulling van deze functies gebeurt via plaatsing. Uiterlijk in juni ontvangen medewerkers hierover bericht.
Informatiebijeenkomsten HR21
In april worden informatiebijeenkomsten georganiseerd waarin uitleg wordt gegeven over HR21. HR21 is het systeem dat gebruikt wordt in de nieuwe organisatie om alle functies te beschrijven en waarderen. In elk district wordt een bijeen- komst gehouden. Kun je niet aanwezig zijn bij de bijeenkomst in je eigen district, dan is het mogelijk om aan te schuiven bij een van de bijeenkomsten in de andere districten.
Fred Heerink is woensdag 27 maart door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Drenthe benoemd tot directeur /commandant brandweer van de nieuwe organisatie, waarin de
