Op weg naar een beter inkoopproces 1
Bijlage 1: Holdi n gst ructuur V o lhardi ng Shipyards
51,08% 25,54%23,38% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 2% 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% V.S. = Volharding Shipyards SW = ScheepswerfMarfoxArkoma NOM V.S. B.V.V.S. Finance B.V.
V.S. Manage- ment Team B.V.
V.S. Foxhol B.V.
V.S. Eems- haven B.V.
V.S. Frisian Expl. mij. B.V.
V.S. Frisian B.V.
Scheeps- werf Pattje B.V.
NNS B.V.
V.S. Holding B.V. V.S. Beheer B.V. Fac. bedr. Harlin- gen B.V.
B.V. SW Frisian B.B.V. SW Frisian T.B.V. SW Frisian N.
SW Harlin- gen B.V.
MSH B.V. MSNoord B.V. Indusup- port B.V. Impas B.V.
Op weg naar een beter inkoopproces 2
Bijlage 2: Orga nogra m Volha rding S h ipy a rds
Afdeling Sales Bouw buitenlandManaging Director Financial Director Harlingen Repair Director Design & Calculations Director ProductionDirector Engineering & Projects Financial Accounting LogisticsQuality
Guarantee Inbedrijf- stelling
Management Assistant ICT
Quality, Safety & Environmental Coordination
P&O Salary Accounting Damen Okean Deaw
oo Mangalia Foxhol newbuilding
Eemshaven
Harlingen Project teams
Manager Tankers & Special projects Design
Bijlage 3: Lijst met geïnterviewde functionarissen
Naam Functie Plaats
Balkema, Marga Medewerker Administratie Westerbroek Beuker, Sandra Medewerker Inkoop Harlingen Boomstra, Ynse Manager Operations Harlingen Boon, Alie Medewerker Inkoop Harlingen Boon, Henk Magazijnmedewerker Eemshaven Boonstra, Arnold Magazijnmedewerker Harlingen Boorsma, Willem Databasemanager Harlingen Bruin, Marcel de Databasemanager Eemshaven Burrie, Esther Project Assistant Harlingen Dijkstra, Bianca Medewerker Administratie Harlingen Graaf, Paul van der Directeur Production Westerbroek Greven, Monique Management Assistant Eemshaven Gritter, Harry Magazijnmedewerker Foxhol Groen, Age Administrateur Harlingen Haag, Hellen van der Management Assistant Harlingen Hamminga, Martin Magazijnmedewerker Foxhol Hoeve, Michael ten Magazijnmedewerker Harlingen Hofman, Geert Magazijnmedewerker Eemshaven Hoogerhuis, Johan Project Engineer Harlingen Hoogeveen, Feico Projectmanager Harlingen Huberts, Geert Administrateur Westerbroek Janssen, Minke Medewerker P&O Harlingen Kooistra, Ronald Magazijnmedewerker Harlingen Krimpen, Gerard van Assistent Bedrijfsbureau Harlingen
Lelyveld, Carlis van Project Engineer Westerbroek Oosterhof, Marcella Medewerker P&O Westerbroek Scheffer, Piet Projectmanager Eemshaven Seinen, Frank Manager Shiprepair Harlingen Smit, Hebbo Manager Operations Harlingen Suurmeijer, Hans Directeur Engineering & Projects Westerbroek Torenbosch, Otto Financieel Directeur Westerbroek Veer, Berend van der Magazijnmedewerker Harlingen
Veldman, Bernard Systeembeheerder Westerbroek Visscher, Daan Inkoper Harlingen
Wit, Erik de Projectmanager Westerbroek Woltman, Harry Manager Operations Eemshaven
Bijlage 4: Inkoopprocedure Volharding Shipyards
Inkoopprocedure Volharding ShipyardsDe inkoop van componenten en engineering is in vijf gedeelten te verdelen:
- Eerste aanvraag offerte - Keuze uit leveranciers
- Onderhandelingen met de leverancier(s) - Order confirmation
- Ontvangst goederen
Voor bepaalde componenten zijn jaarcontracten met leveranciers afgesloten. Voor deze componenten geldt dat er een vaste prijs is afgesproken en dat ze bij de betreffende
leverancier besteld moeten worden. Voor het opstellen van deze jaarcontracten is de logistiek manager verantwoordelijk.
Eerste offerteaanvraag
Voor de inkoop van componenten en engineering binnen Volharding gelden een aantal voorwaarden, deze voorwaarden dienen met de eerste offerte aanvraag meegestuurd worden.
Deze inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK.
De offertes dienen bij meerdere leveranciers aangevraagd te worden.
Het pakket dat bij de offerte aanvraag wordt opgestuurd omvat ondermeer het volgende:
- Productspecificaties en hoeveelheden - Levertijd
- Opmaak van de prijs, standaard opmaak van Volharding - Algemene inkoopvoorwaarden Volharding
De aanvraag van offertes kan op twee verschillende manieren plaatsvinden. Manier 1: de offerte aanvraag wordt gedaan door de afdeling design & calculation. Als zij de offertes hebben aangevraagd gebruiken ze de verkregen bedragen voor de kostprijscalculatie. De onderhandelingen zijn altijd voor de projectmanager die de definitieve inkoop doet. Behalve de onderhandelingen van de zaken die alleen voor de ontwerpafdeling van toepassing zijn (bv uitbesteden van algemeen plan aan derden) en tijdens het project niet van invloed zijn.
Manier 2: de offerte wordt aangevraagd door de projectleider. Hij zal het volledige inkooptraject van het betreffende begeleiden en er verantwoordelijk voor zijn.
Er is een standaard voorblad van de offerteaanvraag waarop een inhoudsopgave staat met wat er is bijgevoegd bij de aanvraag.
Bij de productspecificaties voor te leveren componenten worden naast de technische specificaties de volgende specificaties genoemd:
- klasse notatie en vereiste certificaten - specificatie- en leveringsoverzicht - eventueel electrical standards
- eventueel ook de spare parts / loose equipment genoemd.
- Etc.
Er is een standaardlijst opgenomen.
Keuze uit leveranciers
De offertes worden bekeken. De uiteindelijke leverancier wordt gekozen op basis van: de prijs en de levertijd. Er wordt ook gedacht aan het recente verleden met de leverancier. Mochten er meerdere leveranciers mogelijk zijn dan wordt met meerdere leveranciers de
onderhandelingen ingestapt.
Onderhandelingen met de leverancier(s)
Vervolgens zal met de gekozen leverancier(s) de onderhandelingen worden ingestapt. De onderhandelingen gaan niet alleen over de prijs maar ook over de betalingstermijnen leverdata aanvullende voorwaarden ed. Bij de prijsonderhandelingen zijn beantwoorde offertes van de niet gekozen leveranciers van belang. Omdat ze hun prijs opgebouwd hebben uit de standaard prijsopmaak van Volharding, is inzichtelijk op welke posten de prijs van de leverancier eventueel verlaagd kan worden. Men kan hier nu gefundeerd om prijsverlagingen vragen bij de leveranciers omdat bekend is op welke posten andere leveranciers goedkoper kunnen leveren.
Wijzigingen in leverdata en/of specificaties ed. ten opzichte van de eerste offerteaanvraag dienen ook met de leverancier besproken te worden. Als men over alle punten
overeenstemming bereikt heeft volgt het volgende gedeelte: de orderconfirmation.
Bij de onderhandelingen dient ook de inhoud van de orderconfirmation besproken te worden.
Dit voorkomt discussies achteraf. Hiervoor kan een checklist gebruikt worden bv aan de hand van de lijst van Remarks (deze wordt als inhoudsopgaven bij de orderconfirmnation gebruikt.
Orderconfirmation
Wanneer er overeenstemming met de leverancier bereikt wordt, wordt er een
orderconfirmation verstuurd naar de betreffende leverancier. Deze orderconfirmations dienen:
- gearchiveerd te worden binnen het project in de opdrachtbevestigingen map - een kopie dient vertuurt te worden naar de administratie in Westerbroek - de leverancier dient een kopie met de rekening mee te sturen
Elke inkoop- opdrachtbevestiging dient van een nummer voorzien te worden dat gerelateerd is aan het bouwnummer en het begrotingspostnummer van de voorcalculatie.
De opdrachtbevestigingen map kan op de volgende manieren opgebouwd zijn:
- ingedeeld op begrotingsnummer van de betreffende opdracht - sortering op firmanaam, met behulp van tabbladen
Op de orderconfirmation dienen minimaal vermeld te worden:
- Het bouw- en boeknummer - Naam van de besteller (referentie)
- Naam van de desbetreffende projectengineer tbv technische ondersteuning - Een verwijzing naar de offerte of ander soort aanbieding van de leverancier - Het overeengekomen bedrag en termijn betalingen
- Inkoopvoorwaarden van Volharding
- Vermelding dat de factuur niet wordt betaald als een kopie van de opdrachtbevestiging en leveringsdocumentatie (door Volharding ondertekende pakbon of urenbriefje) bij de factuur ontbreekt
- Factuuradres - Leveradres
Tussen het versturen van de orderconfirmation en de levering worden stickers verstuurd met daarop bouwnummer, componentnummer aangegeven. Ook wordt dan de definitieve
leveringsdatum vastgesteld.
Het volgende wordt dan meegestuurd met de stickers:
Note: the final detailed list of components will be send by the buyer, after the list with identificated components has been received from the seller.
This list will overrule the general impression delivery weeks etc. as stated above.
Ontvangst goederen / Diensten
Goederen
De goederen dienen op de afgesproken tijdstippen geleverd te zijn. De componenten die geleverd dienen voorzien te zijn van stickers die door de verantwoordelijke van het projectteam zijn uitgedraaid en verstuurd naar de betreffende leverancier. De
magazijnbeheerder (van Volharding) controleert aan de hand van de projectdatabase, of het geleverde er mee overeenstemt. Mocht dit zo zijn dan ondertekend hij voor ontvangst van de goederen en vult ze als geleverd in, in het deel van de projectdatabase. Mocht hij problemen en/of onduidelijkheden tegenkomen bij de levering dan zal hij iemand van het betreffende projectteam ophalen die het verder af zal handelen.
Engineering
Voor ingekochte engineering geldt dat deze gekeurd wordt door de verantwoordelijke binnen het projectteam en met eventuele opmerkingen retour stuurt naar de leverancier die aanpast.
Hierna stuurt de leverancier het pakket weer retour naar Volharding waarna weer een controle plaatsvindt. Volharding is verantwoordelijk voor het eventueel doorsturen naar de
buitenlandse bouwlocatie.
Inleenuren
Voor inleenuren (bijvoorbeeld schoonmaken) geldt dat deze uren gecontroleerd moeten worden door de afbouwcoördinator. Er dient van te voren overleg plaats gevonden te hebben tussen de projectmanager en de manager operations wie de betreffende dienst inhuurt, of dat Volharding personeel het zelf doet.
Betalingscontrole
De betalingen dienen plaats vinden volgens de afgesproken betalingstermijnen.
Binnenkomende facturen worden betaald door de administratie, de orderconfirmation die erheen verstuurd is, is de controle. Dit gebeurd doorgaans periodiek met een aantal facturen in een ordner. De laatste betalingstermijn dient altijd geparafeerd te zijn door de projectmanager alvorens er tot betaling wordt overgegaan door de administratie afdeling.
Budgetbewaking
De voorcalculatie met bijbehorende nummerstructuur is bevroren bij het tekenen van de opdracht.
Bij het verstrekken van een opdracht dient de aangegane verplichting direct onder het juiste nummer (wat ook op de opdracht) staat geboekt te worden in het “kosten prognose
bouwnummer” programma. Dit is een uitbreiding op het boekhoudprogramma “Grote Beer”.
Hiermee kan op elk moment de financiële status van het project bekeken worden. In paragraaf 2.14 wordt hierop verder ingegaan.
Verwijzing naar paragraaf 2.14
Bijlage 5: Lay-out beknopte offerteaanvraag
To :
Attn. : Faxnr./E-mail :
Date : <datum niet automatisch!>
Tender required by :
Yardno. :
From :
Pages : (incl. this one)
Subject :
Our Ref. :
Your Ref. :
Account no.
c.c. :
Enquiry ………. vessel Dear ……,
We herewith would like you to send us in accordance with the terms and conditions as mentioned in this enquiry, ultimate on the above “Tender required By” date, your new or revised offer in English for the following equipment:
___________________________________________________________________________
Pos. Mark Specification
Sys Nr. Delivery Time Quantity
General:
This enquiry to be valid for a series of … ( ) vessels and … ( ) options to be built according following building,-locations and schedule:
Yardno. Hullno. Building location hull Building location superstructure
Outfitting location Complete vessel
Key events:
Yardno. Hullno. Steelcutting Launching Delivery hull Delivery vessel
P.O. Box 70 9600 AB Hoogezand Scheepswervenweg 1 9608 PD Westerbroek The Netherlands
Phone: +31 (0) 50 404 69 00 Telefax: +31 (0) 50 404 69 99 E-mail: ……….@volharding.nl Website : www.volharding.nl
Conditions
Requirements for yardnumbers ….
Conditions concerning general information for sellers
These conditions shall be applicable to all our applications and agreements Warranty
The warranty period will be 12 months after handing over the vessel to the Owner.
The warranty period for equipment and parts repaired or replaced will be 12 months after repairing or replacement up to a maximum of twentyfour (24) months from the date of handing over the ship to the owner.
Your offer has to include:
- Our enquiry nr.
- Price per position,
- Deviations (if any) from our Enquiry,
- All other relevant information s.a. drawings/specifications etc.
With kind regards,
VOLHARDING SHIPYARDS,
<Name>
<Title> yardnrs.
Direct Phone : Mobile :
Fax :
E-mail :
- General Information for Sellers - Terms and Time of Delivery - Yard building specifications
- Drawings
Bijlage 6: Lay-out normale offerteaanvraag
To :
Attn. : Faxnr./E-mail :
Date : <datum niet automatisch!>
Tender required by :
Yardno. :
From :
Pages : (incl. this one)
Subject :
Our Ref. :
Your Ref. :
Account no.
c.c. :
Enquiry ………. vessel Dear ……,
We herewith would like you to send us in accordance with the terms and conditions as mentioned in this enquiry, ultimate on the above “Tender required By” date, your new or revised offer in English for the following equipment:
___________________________________________________________________________
Pos. Mark Specification
Sys Nr. Delivery Time Quantity
This enquiry to be valid for a series of … ( ) vessels and … ( ) options to be built according following building,-locations and schedule:
Yardno. Hullno. Building location hull Building location superstructure
Outfitting location Complete vessel
Key events:
Yardno. Hullno. Steelcutting Launching Delivery hull Delivery vessel
P.O. Box 70 9600 AB Hoogezand Scheepswervenweg 1 9608 PD Westerbroek The Netherlands
Phone: +31 (0) 50 404 69 00 Telefax: +31 (0) 50 404 69 99 E-mail: ……….@volharding.nl Website : www.volharding.nl
All quotations are free of obligation. For as far as not otherwise specified in writing, all of our quotations and order confirmations are subject to our General Conditions as filed by the CEBOSINE at the Office of the District Court in Rotterdam on 2 March 1987, including any amendments or replacements in force at the time the order is given
Your quotation to be based on the following documents as enclosed herewith:
Remarks Applicable
1 General description of the vessel and the regulations to which the vessel should comply with
2 General information for sellers (GIS).
3 Database sheet for listing all physical parts and components delivered to the yard by the supplier including quantities, kind of material, etc.
4 Break down of materials and prices for the change orders to be carried out by ……… as per enclosed list; text of change orders to be corrected by you in such a way that it will be clear enough for all parties involved.
5 Description as per specification of the specific equipment.
6 Hydraulic standards as far as applicable.
7 Electrical standards as far as applicable.
8 List of optionals as far as applicable see enclosed list.
9 Delivery
10 Acceptance test if applicable 11 List of remarks.
12 Spare parts and tools to be indicated on the above mentioned datasheet 13 Full technical documentation set with drawings, etc including clear
dimension sketch for all components. Drawings to be delivered as per ISO standards.
14 Special instructions as far as applicable for installation of the supplied components.
15 Warranty 16 Commissioning
17 Breakdown of materials for group of vessels to be built as a hull at …. in
…. The superstructure at … in … and outfitting of vessel at location … 18 Breakdown of the price for group of vessels on the Volharding Shipyards
standard
19 Payment terms
20 Etc…
Warranty period shall be …. months upon delivery of vessel.
Prices to be firm up to … 20…
We would appreciate to receive your offer latest …. 200..
With kind regards,
VOLHARDING SHIPYARDS,
<Name>
<Title> yardnrs.
Direct Phone : Mobile :
Fax :
E-mail :
Bijlage 7 : Standaard Orderconfirmation
Bijlage 8: Verantwoordelijkheid begroting
description Responsible Definition Remark
General
Class PM Purchase
additional approval main constr.etc
Flag state PM Purchase
US coast guard PM Purchase
Model PM Purchase
Photo's, video, etc. PM Purchase
Design & Engineering
Design D&C/FinMan Overhead coverage Project team
Arrangement lay-out D&C Hours D&C Model testing D&C Purchase
Management FinMan Overhead coverage
Main construction drawings D&C Hours D&C/ Purchase Sectional drawings PM Purchase
Piping drw. Incl isomatrics PM Purchase Outfitting drawing PM Purchase Engineering engineroom PM Purchase Engineering electrical installation PM Purchase Engineering HVAC and San
installation PM Purchase
Engineering accomodation PM Purchase Engineering steelcutting info PM Purchase
Soud/vibration measurements PM Purchase
Copying etc. PM Purchase
Representation-lunch etc
Representation PM Purchase
Lunch costs PM Purchase
Expenses / travelling expenses PM Purchase Custom/clearance costs PM Purchase Misc. general costs PM Purchase
Docking-transport-testing etc
Material tests Rtd PM Purchase
Docking PM Purchase
Towage to outfitting location DirProd/PM Purchase
Test/trials Volh and subcontractors PM Purchase
Trials costs PM Purchase
Auxiliary services - Transport
Freight costs - general ManOp Purchase Several Section transport - crane PM Purchase
Transport costs Romania/Ukrain LM/FinMan Overhead coverage Reining Handling costs components LM/FinMan Overhead coverage Reining
Launching
Launching costs PM Purchase
Launching-catering etc. PM/Sales Purchase
Cleaning costs
Removal of materials - containers ManOp Purchase Cleaning tanks ManOp Hours/Purchase Cleaning complete vessel ManOp Hours/Purchase Cleaning accomodation PM Purchase
Insurance
Construction insurance DirEng/FinMan Overhead coverage Guarantee insurance DirEng/FinMan Overhead coverage Loss of hire insurance DirEng/FinMan Overhead coverage Transport insurance DirEng/FinMan Overhead coverage War risc etc. DirEng/FinMan Overhead coverage
Renting materials and buildings
Rented materials ManOp Purchase
Void
Financing during construction
Financing FinMan Overhead coverage
Bank costs / guarantees FinMan Overhead coverage
Lc costs FinMan Overhead coverage
Consultancy costs FinMan Overhead coverage
Lawyer FinMan Overhead coverage
Construction and conservation
Hull - work preparation DirProd Purchase/Hours Superstructure - work perparation PM Purchase/Hours Funnel - work preparation PM Purchase/Hours Fairing linesplan D&C Purchase/Hours Steel plate hull (Romania/Ukrain) DirProd Purchase Steel plate hull (Foxhol) PM Purchase
Bijlage 9: Interne bestelbon
Bijlage 10: Bevestiging inkoopopdracht
Bijlage 11: Lay-out offerteaanvraag
Name Adres Code city
Date : 8 maart 2005
Your ref. : Our ref : P505
INQUIRY 300.000cbft Reefer
We herewith would like you to send us your offer in English language for the following equipment:
•
This inquiry to be valid for a series of 8 vessels to be built according following building,-locations and schedule:
Yardno. Building location hull Building location superstructure
Outfitting location Complete vessel 1-8 Harlingen Harlingen Holland Harlingen Holland
Key events : delivery of vessels from 4th quarter 2006 with interval of 4/5 months.
Warranty period shall be 12 months upon delivery of vessel.
Tenderer is required to hold all information, pertaining to this tender, confidential and to limit the dissemination of information within you organisation and/or suppliers/subcontractors on a need-to- know basis.
We would appreciate to receive your offer latest March 24th 2005.
Information regarding electrical equipment (power, voltage etc.) to be send before March 21st 2005
Regards,
J.G.J.A. Suurmeijer VOLHARDING SHIPYARDS
DESIGN &CALCULATIONS
Enclosures:
Outline Specification Rev. A
General Arrangement DC0010-P505
Bijlage 12: Opdrachtbevestiging Foxhol
Bijlage 13: Bestelformulier Eemshaven
Bijlage 14: Orderconfirmation Manager Operations
Bijlage 15: Bestelbonformulier Harlingen
Bijlage 16: Betalingsspecificatie
Bijlage 17: Betalingsoverzicht
Bijlage 18: Overzicht verwerkt
Bijlage 19: Afgiftebonnen
