Gebruiksplan kerkgebouw
Gemeente: Protestantse Gemeente te Drachten Gebouw: de Oase
Versie: 08
Datum: 20 januari 2022
Wij volgen de richtlijnen voor erediensten en andere kerkelijke bijeenkomsten, zoals
gepubliceerd door de Protestantse Kerk in Nederland. Dit gebruiksplan is een uitwerking van de meest recente richtlijnen van 18 januari 2022. Daarnaast wordt het advies
gevolgd, dat door het Interkerkelijk contact in Overheidszaken (CIO) op 18 januari 2022 is uitgebracht.
De regelgeving is sterk aan verandering onderhevig. Het gebruiksplan versie 08 vervangt versie 07 van 27 november 2021. Versie 08 is van kracht vanaf 20 januari 2022 en wordt bijgesteld zodra hier aanleiding voor is. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie 06 zijn middels tekstmarkering aangegeven.
versie 3.0 (17 juli 2020)
2
1 Inhoud
2 Doel en functie van dit gebruiksplan 4
2.1 Doelstelling in het algemeen 4
2.2 Functies van dit gebruiksplan 4
2.3 Aantal bezoekers 4
2.4 Algemene afspraken 4
3 Gebruik van het kerkgebouw 5
3.1 Meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag 5
3.1.1 Aanvangstijden voor verschillende diensten 5
3.2 Gebruik kerkzalen 5
3.2.1 Plaatsing in de kerkzaal 5
3.2.2 Capaciteit in een anderhalvemeter-situatie 5
3.2.3 Zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit 5
4 Concrete uitwerking 6
4.1 Gerelateerd aan het gebouw 6
4.1.1 Routing 6
4.1.2 Gebruik van kerkplein en ontvangsthal 6
4.1.3 Garderobe 6
4.1.4 Parkeren 6
4.1.5 Toiletgebruik 6
4.1.6 Reinigen en ventileren 6
4.2 Gerelateerd aan de samenkomst 6
4.2.1 Gebruik van de sacramenten 6
4.2.2 Zang en muziek 7
4.2.3 Collecteren 7
4.2.4 Koffiedrinken en ontmoeting 7
4.2.5 Kinderoppas en kinderwerk 7
4.3 Uitnodigingsbeleid 8
4.3.1 Ouderen en kwetsbare mensen 8
4.4 Taakomschrijvingen 8
4.4.1 Coördinatoren 8
4.4.2 Kerkenraad, diaconie en voorganger 8
4.4.3 Techniek 8
4.4.4 Muzikanten 8
4.5 Tijdschema 9
5 Besluitvorming en communicatie 10
3
5.1 Besluitvorming 10
5.2 Communicatie 10
6 Overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk 11
6.1 Overige bijeenkomsten en vergaderingen 11
6.2 Bezoekwerk 11
7 Bijlagen 11
4
2 Doel en functie van dit gebruiksplan
2.1 Doelstelling in het algemeen Met dit gebruiksplan willen we:
● Bijdragen aan het terugdringen van de verspreiding van het coronavirus. Als kerk willen we daarin onze verantwoordelijkheid nemen;
● Bijdragen aan het beschermen van de meest kwetsbaren. We zien het maken van goed doordachte keuzes als een vorm van naastenliefde;
● Volop kerk zijn vanuit ons (kerk)gebouw en vanuit onze huizen. We willen
verbinding blijven zoeken met God, zijn Woord en met elkaar om toegerust in de wereld te staan.
2.2 Functies van dit gebruiksplan
1. We beschrijven hierin de inrichting, organisatie en procedures tijdens de zogenoemde controlefase van de coronacrisis;
2. De mensen die meewerken aan het voorbereiden en organiseren van samenkomsten zullen we op basis hiervan instrueren;
3. Op basis van dit plan zetten we de communicatie op naar alle betrokkenen binnen en buiten onze gemeente;
4. Dit plan is online te vinden op de website en op papier in ons kerkgebouw aanwezig. We zijn hiermee aanspreekbaar voor bijvoorbeeld de
veiligheidsregio.
2.3 Aantal bezoekers
● Het moderamen per mandaat van de kleine kerkenraad van de PGD heeft op 20 januari 2022 besloten, dat er vanaf zondag 23 januari 2022 weer 50 bezoekers (inclusief kinderen, exclusief medewerkers) aanwezig mogen zijn bij de kerkdiensten.
2.4 Algemene afspraken
Wij vinden ontmoeting, gesprek en nabijheid belangrijk. Toch willen we in het kader van onze doelstelling:
● Anderhalve meter afstand houden tussen mensen die niet tot hetzelfde
huishouden behoren. Dit geldt ook voor de zangers en musici op het podium / liturgisch centrum. Dit betekent 3 stoelen tussen de gemeenteleden die niet tot één huishouden behoren. Mondkapjesplicht tijdens verplaatsingen. Als men eenmaal zit, mag het mondkapje af.
● Mensen die ziek of verkouden zijn dringend verzoeken om thuis te blijven, samen met anderen uit hun huishouden;
● De samenkomsten zo inrichten dat we op het gebied van organisatie, routing en hygiëne voldoen aan de richtlijnen en voorschriften van de overheid / het RIVM en de vanuit het landelijk kerkverband aangereikte richtlijnen;
● Op de hoogte blijven van ontwikkelingen en aanwijzingen. We leren, evalueren en stellen bij vanuit de praktijk. Dat betekent dat we dit gebruiksplan regelmatig actualiseren.
5
3 Gebruik van het kerkgebouw
3.1 Meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag
De Protestantse Gemeente te Drachten (PGD) beschikt over een aantal (kerk)gebouwen waar kerkdiensten kunnen worden gehouden: De Zuiderkerk, de Grote Kerk, de Oase en de Schakel.
De kerkdiensten vanuit de Oase wordt middels beeld en geluid uitgezonden via de kerkomroep en YouTube. Het streven is om op termijn twee ochtenddiensten in de Oase te houden, aanvang 09.30 uur en aanvang 11.30 uur.
Er moet nog worden onderzocht of er tussen de beide diensten voldoende tijd beschikbaar is om alles te reinigen en zo goed mogelijk te ventileren.
Voorlopig worden er in de Oase om 11.30 uur geen zogenoemde “derde vierplek”
diensten gehouden.
3.1.1 Aanvangstijden voor verschillende diensten De aanvangstijd is 09.30 uur.
3.2 Gebruik kerkzalen 3.2.1 Plaatsing in de kerkzaal
De kerkzaal wordt gebruikt, maar de ontmoetingsruimte niet. Deze is middels
schuifdeuren gescheiden van de kerkzaal. In de kerkzaal bevinden zich losse, flexibel op te stellen stoelen. De Oase beschikt niet over een galerij.
3.2.2 Capaciteit in een anderhalvemeter-situatie Stappen:
1. De capaciteit van het gebouw in een anderhalve meter-opstelling bedraagt 100 kerkgangers. Dit aantal is exclusief de medewerkers aan een dienst:
voorganger(s), ouderling van dienst, twee diakenen, organist, technici voor de online kerkdiensten, musici, coördinatoren, kindernevendienst, oppas;
2. Alle kerkgangers worden uitgenodigd via een reserveringssysteem.
3.2.3 Zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit
Zaal Normaal gebruik Aangepast gebruik Kerkzaal 01 kerkdiensten en
gemeentevergaderingen 500 zitplaatsen
200 zitplaatsen op 1,5 meter onderlinge afstand, deze bieden plaats aan 100 kerkgangers Zaal 03 en 04 kinderoppas 0-4 jaar,
ca. 10 kinderen en 2 leiding
kinderoppas 0-4 jaar, van tevoren aanmelden, 2 leiding
Zaal 1.1 kerkenraad voor de dienst, vergaderzaal 12 zitplaatsen
voorganger(s), ouderling van dienst en twee diakenen, 5 plaatsen
Overige zalen Op aanvraag verstrekt door de koster
In overleg met de koster
6
4 Concrete uitwerking
Vanaf zondag 23 januari 2022 mogen er 50 bezoekers bij de kerkdienst aanwezig zijn.
4.1 Gerelateerd aan het gebouw 4.1.1 Routing
De deur bij de fontein is afgesloten. Toegang naar de Oase alleen vanaf het parkeerterrein.
Binnenkomst van kerk en kerkzaal
● De deuren zijn geopend, zodat mensen geen deurklinken of klapdeuren hoeven aan te raken;
● Jassen en andere spullen dienen te worden meegenomen naar de zitplaatsen;
● De kerkgangers worden opgevangen door coördinatoren (regisseurs) Verlaten van de kerk
● De mensen verlaten de kerkzaal op aanwijzingen van de coördinatoren;
4.1.2 Gebruik van kerkplein en ontvangsthal
De kerkgangers worden in de ontvangsthal verwelkomd door een regisseur. Er wordt niet gevraagd naar een QR-code.
4.1.3 Garderobe
De garderobe wordt niet gebruikt. De kerkgangers worden hierop gewezen door de regisseur in de ontvangsthal.
4.1.4 Parkeren
De Oase beschikt over een eigen groot parkeerterrein voor zo’n 100 auto’s.
Verkeersregelaars zijn niet nodig
4.1.5 Toiletgebruik
Toiletbezoek wordt ontraden en/of dient tot een minimum te worden beperkt. Voor het toilet staat een paal met desinfecterend middel. In de toiletten staat nog een fles desinfecterend middel voor het reinigen van de toiletbril. Naast desinfecterende handzeep en desinfecterende gel zijn ook papieren handdoekjes beschikbaar. Een reinigingsplan voor de toiletten is aanwezig, inclusief een aftekenlijst wanneer deze door de koster zijn schoongemaakt
4.1.6 Reinigen en ventileren
De kerkzaal wordt voortdurend geventileerd, ook tijdens de kerkdiensten. De
mechanische ventilatie heeft een zodanige capaciteit dat de kerkzaal elk half uur wordt ververst. Per te gebruiken ruimte is een reinigingsplan gemaakt voor het schoonmaken, inclusief een aftekenlijst.
4.2 Gerelateerd aan de samenkomst 4.2.1 Gebruik van de sacramenten
Voor adviezen van het moderamen van de generale synode met betrekking tot de sacramenten van doop en avondmaal zie: www.protestantsekerk.nl
7 Avondmaal
Het team van pastores maakt afspraken wanneer en op welke wijze het avondmaal zal worden gevierd. Eerstvolgende Avondmaal staat gepland voor zondag 30 januari 2022
Doop
Het team van pastores maakt in overleg met de preekroostermaker afspraken over het houden van een doopdienst. De voorganger kan bepaalde liturgische handelingen verrichten zonder de afstand van 1,5 m te handhaven.
4.2.2 Zang en muziek
Op basis van de RIVM-maatregelen, het protocol kerkdiensten en andere kerkelijke bijeenkomsten en het advies van het CIO heeft de commissie exit lockdown op 19 januari 2022 advies uitgebracht aan de kleine kerkenraad. Op 20 januari 2022 heeft het moderamen per mandaat van de kleine kerkenraad het volgende besloten:
• Ingetogen zingen mag weer. Er mogen geen koren zingen maar wel groepjes zangers/muzikanten. Aantal mensen naar hoeveel er op het podium kunnen met een onderlinge afstand van 1,5 meter. Men moet er rekening mee houden dat de predikant ook op het podium staat.
Een belangrijk punt van aandacht voor het zingen is en blijft de ventilatie:
De kerkzaal wordt geventileerd middels twee grote ventilatoren met een capaciteit van 10000 m3/uur die 24/7 in bedrijf zijn. Dit betekent dat de kerkzaal elk half uur wordt ververst.
Met een oppervlak van 558 m2 en een inhoud van 5260 m3 valt de kerkzaal van de Oase onder de categorie van een grote kerk. Het risico op besmetting in een grote kerk is in verhouding kleiner dan in een middelgrote of een kleine kerk.
Zowel het corona protocol van de PKN van 18 januari 2022 als het advies van de CIO van 18 januari 2022 verwijzen voor de gemeentezang naar de risicotaxatie EHBV:
Eerste Hulp bij Ventilatie.
Op 21 januari 2022 zijn de relevante gegevens van de vier kerkgebouwen van de PGD naar de leden van het moderamen en de werkgroep exit lockdown gestuurd. Voor het kerkgebouw van de Oase geldt dat bij een kerkdienst van 1,5 uur en een
vaccinatiegraad van 50 % er maximaal 29,6 minuten mag worden gezongen.
Het besmettingsrisico en het reproductiegetal blijven onder de genoemde omstandigheden beide binnen de veilige grens van 1 %.
4.2.3 Collecteren
Op de beamer worden de mogelijkheden getoond om geld over te maken naar de diverse doelen. Bij de twee uitgangen staan collecteschalen. Bij elke uitgang staan drie schalen voor de drie verschillende doelen. De twee diakenen doen het geld in drie gelabelde blauwe zakken die vervolgens in een verzegelde groene zak in de kluis wordt geplaatst. Het geld wordt met enige regelmaat geteld door een telcommissie.
4.2.4 Koffiedrinken en ontmoeting
Vooralsnog wordt er geen koffie gedronken na afloop van de dienst omdat de ontmoetingsruimte geen goede mogelijkheid biedt om de afstand van 1,5 m te handhaven.
4.2.5 Kinderoppas en kinderwerk
Via de registratie kan worden aangegeven of er kinderoppas nodig is. De kinderen worden direct bij de ingang opgevangen.
8
4.3 Uitnodigingsbeleid
De kerkgangers kunnen zich aanmelden via een registratiesysteem. Ze ontvangen per mail een bevestiging. In de kerk is ter controle een lijst aanwezig van de kerkgangers die zich hebben aangemeld. Aanmelden kan ook via een contactadres aangegeven op de PGD-website en in de digitale nieuwsbrieven. Indien kerkgangers zich niet hebben aangemeld, beslist de koster, na controle van het aantal beschikbare plaatsen, over toelating en worden de namen en adressen alsnog toegevoegd aan de lijst.
4.3.1 Ouderen en kwetsbare mensen
Alle kerkgangers worden van tevoren duidelijk geïnformeerd over de maatregelen voor het kunnen bezoeken van de kerkdienst. De ouderen en kwetsbare mensen bepalen zelf, uiteraard op basis van hun eigen gezondheidstoestand en, op basis van de aangegeven veiligheidsmaatregelen, of ze een kerkdienst willen bezoeken.
4.4 Taakomschrijvingen 4.4.1 Coördinatoren
De coördinatoren zijn herkenbaar aan een oranje hesje en dragen een mondkapje
➢ Een bij de ingang om de mensen op te vangen, vragen te stellen over de gezondheid, te wijzen op de 1,5 m, te wijzen op het desinfecteren van de handen, de garderobe, het toiletgebruik, de routing en de doorstroming;
➢ Een bij de ingang van de ontmoetingsruimte voor de registratie;
➢ Twee in de kerkzaal om de mensen een plaats te wijzen, huisgenoten mogen bij elkaar zitten. Bij gemeentezang wordt een zigzag opstelling aanbevolen.
Ruim voor de aanvang van de dienst (zie 4.5 tijdschema) instrueert de koster van de Oase de vier coördinatoren en bepaalt de koster de plaatsen van de coördinatoren.
4.4.2 Kerkenraad, diaconie en voorganger
● Namens de kerkenraad zijn een ouderling van dienst en twee diakenen aanwezig;
● Consistoriegebed in zaal 1.1;
● Een hoofdknik of een hand op het hart in plaats van een handdruk.
4.4.3 Techniek
● In de regieruimte is de anderhalve meter afstand niet altijd te waarborgen.
Voor de medewerkers zijn desinfecterende gel en mondkapjes aanwezig;
● Voor aanvang van de werkzaamheden wordt de apparatuur schoongemaakt;
● Door de dienstdoende technici wordt aan het eind van de samenkomst de technische apparatuur ontsmet: mengpaneel, microfoons en standaards, laptops.
4.4.4 Muzikanten
De muzikanten nemen altijd plaats op het liturgisch centrum. Onderlinge afstand minimaal 1,5 meter. Deze maatregel is door het besluit van het moderamen van 20 januari 2022 opnieuw bevestigd.
9 4.5 Tijdschema
wanneer wat wie
gedurende de gehele week, dag en nacht
kerkzaal wordt 24/7 geventileerd via het mechanische ventilatiesysteem:
elk half uur wordt de ruimte van de kerkzaal ververst
koster
zondag zondag 8.30
uur
deuren van het gebouw open ventilatie nog steeds in werking
koster
toiletten en deurklinken reinigen
8.45 uur coördinatoren aanwezig coördinatoren
8.45 uur techniek aanwezig 8.30 uur muziekteam aanwezig 9.00 uur kerkgangers zijn welkom 9.30 uur aanvang dienst
10.45 uur afsluiting dienst
ventilatie nog steeds in werking
reinigen kerkzaal conform protocol koster reinigen toiletten, deurklinken,
stoelen conform protocol
koster
reinigen mengtafel, microfoons, laptop
techniekteam
11.30 uur kerk afsluiten koster
10
5 Besluitvorming en communicatie
5.1 Besluitvorming
Het moderamen van de kleine kerkenraad van de PGD heeft over het advies van de werkgroep exit lockdown van 19 januari 2022 op 20 januari 2022 per mandaat een besluit genomen. In deze versie 08 van 20 januari 2022 zijn die besluiten verwerkt.
5.2 Communicatie
Het gebruiksplan is in geprinte versie, inclusief eventuele bijlagen, aanwezig in het kerkgebouw en wordt ook op de website van de PGD geplaatst. Middels informatie in de Geandewei en via de digitale nieuwsbrieven hebben de kerkgangers hiervan kennis kunnen nemen. De belangrijkste voorschriften zijn op schrift gesteld en hangen zichtbaar voor de ramen bij de ingang van de Oase.
Communicatiematrix:
voor wie
communicatiemiddel gemeenteleden kerkenraad gebruiksplan
website, papier
x x
uitnodigingen | info e-mail, website, geandewei, weekbrief, social media
x
centraal contactadres voor vragen per e-mail, telefoon,
en aanmelden dienst
x x
flyer | affiches | welkomstbord ingang wat en hoe diensten
x
informatiebronnen kerkverband
www.protestantsekerk.nl/
corona / wekelijkse nieuwsbrief Protestantse Kerk etc.
x
11
6 Overige bijeenkomsten,
vergaderingen en bezoekwerk
6.1 Overige bijeenkomsten en vergaderingen
Bij het vergaderen in het kerkgebouw is het aantal deelnemers afhankelijk van de vergaderruimte en de in acht te nemen voorschriften van de overheid en het RIVM.
Verhuur aan derden is ook weer mogelijk.
De bijeenkomsten in de Oase worden gepland in overleg met de koster.
6.2 Bezoekwerk
Open kerk en koffieochtenden: Deze bijeenkomsten zijn weer toegestaan.
7 Bijlagen
Bij deze versie 08 van 20 januari 2022 zijn geen bijlagen opgenomen.
