Waarde DraaiboekOnline.nl voor
vrijwilligersorganisaties
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Bedrijfskunde Technische Bedrijfswetenschappen Groningen, 27 augustus 2007 Auteur J.J.B. Jaspers Studentnummer 1169785 Begeleiders Prof. Dr. R.J.J.M. Jorna Dr. J.L. MiedemaSamenvatting
DraaiboekOnline.nl is een online hulpmiddel voor vrijwilligersorganisaties die periodiek één of meerdere evenementen organiseren. DraaiboekOnline.nl wordt op dit moment door vijf verschillende organisaties gebruikt. Het gebruik per organisatie en per vrijwilliger verschilt enorm. Voor een vrijwilligersorganisatie is het systeem pas van waarde als het gebruikt wordt. Hiervoor is de volgende centrale vraagstelling geformuleerd:
Onder welke voorwaarden is een softwarepakket als DraaiboekOnline.nl voor medewerkers in vrijwilligersorganisaties van toegevoegde waarde?
Aan de hand van literatuur over vrijwilligersorganisaties, factoren met betrekking tot menselijke prestaties en gebruikersacceptatie van ICT-systemen is een conceptueel model opgesteld. Uit dit conceptueel model volgen tien hypotheses. Gebruikers van DraaiboekOnline.nl hebben een vragenlijst ingevuld en met deze data zijn de hypotheses door middel van regressie-analyse getoetst. Bij de volgende zes hypotheses zijn de verwachtingen bevestigd:
1) Hoge aantrekkelijkheid en hoog gebruikersgemak hebben een positief effect op de gebruikerstevredenheid.
2) Gebruikers met hoge computercompetenties hebben een hoog gebruik.
3) Gebruikers die gestimuleerd zijn tot het gebruik van DraaiboekOnline.nl hebben een hoog gebruik.
4) Gebruikers die DraaiboekOnline.nl nuttig vinden, hebben een hoog gebruik.
5) Gebruikers met een hoge toewijding voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog gebruik.
6) Gebruikers met een hoge betrokkenheid voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog gebruik.
De vier andere hypotheses tonen geen significant effect aan:
1) Gebruikers met een hoge gebruikerstevredenheid hebben een hoog DraaiboekOnline.nl gebruik.
2) Hoge mate van ondersteuning heeft een positief effect op de gebruikerstevredenheid. 3) Gebruikers met hoge computercompetenties hebben een hoge gebruikerstevredenheid 4) Gebruikers met een hoge motivatie voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog
gebruik.
Voor de factoren met een positieve invloed op het gebruik zijn aanbevelingen gedaan om deze zo goed mogelijk te benutten, zodat de waarde van DraaiboekOnline.nl voor vrijwilligersorganisaties omhoog gaat.
Voorwoord
Voor u ligt de eindscriptie die ik heb geschreven in het kader van mijn studie Technische Bedrijfswetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen. Hiervoor heb ik een zelfstandig onderzoek uitgevoerd naar factoren die van invloed zijn op het gebruik van een website, DraaiboekOnline.nl, welke ik voor een groot gedeelte zelf heb ontwikkeld. Toen ik enkele jaren geleden aan mijn studie begon had ik een vermoeden dat afstuderen een flinke klus is. Deze persoonlijke hypothese heb ik meer dan bevestigd. Ik heb nu aan den lijve ondervonden dat afstuderen écht heel veel werk is en veel frustratie kan opleveren. Het is een leerzame tijd geweest en het afronden van de studie geeft een goed gevoel.
Hierbij wil ik mijn eerste begeleider dhr. Jorna bedanken voor zijn kritische opmerkingen en advies die hebben bijgedragen aan dit onderzoek. Daarnaast wil ik graag dank uitspreken naar dhr. Miedema, mijn tweede begeleider, voor zijn bijdrage aan dit onderzoek.
Tot slot wens ik u veel leesplezier toe.
Jeroen Jaspers
Inhoudsopgave
Samenvatting... 2
Voorwoord ... 4
Inhoudsopgave ... 5
Hoofdstuk 1... 7
Aanleiding & Probleemstelling... 7
1.1 Inleiding ... 7 1.2 Aanleiding... 7 1.3 Probleemstelling ... 11 Hoofdstuk 2... 14 Vrijwilligersorganisaties ... 14 2.1 Inleiding ... 14
2.2 Algemene kenmerken vrijwilligersorganisaties... 14
2.3 Wat is vrijwilligerswerk... 16
2.4 Structuur en soorten vrijwilligersorganisaties ... 17
2.5 Verschillen met commerciële organisaties ... 18
2.6 ICT in vrijwilligersorganisaties ... 20
Hoofdstuk 3... 22
DraaiBoekOnline.nl ... 22
3.1 Inleiding ... 22
3.2 Wat zijn draaiboeken ... 22
3.3 Ontstaansgeschiedenis DraaiboekOnline.nl... 23
3.4 Kenmerken DraaiboekOnline.nl ... 25
3.5 Taken in draaiboeken ... 28
3.6 Functionaliteiten DraaiboekOnline.nl... 30
3.7 Techniek DraaiboekOnline.nl ... 31
3.8 DraaboekOnline.nl weergegeven in een organisatie... 35
3.9 Doelgroep DraaiboekOnline.nl ... 36 3.10 Testorganisaties... 37 Hoofdstuk 4... 39 Conceptueel model... 39 4.1 Inleiding ... 39 4.2 Theoretische achtergrond... 39 4.3 Conceptueel model... 41 4.4 Hypotheses ... 43 Hoofdstuk 5... 46 Methode ... 46 5.1 Inleiding ... 46 5.2 Internet enquête... 46 5.3 Dataverzamelingsmethode... 47 5.4 Onderzoekspopulatie... 48 5.5 Respons ... 48 Hoofdstuk 6... 51 Resultaten... 51
6.1 Inleiding ... 51
6.2 Algemeen beeld van de respondent ... 51
6.3 Consistentie van de vragen ... 55
6.4 Toetsing hypotheses... 57 6.5 Overzicht resultaten ... 69 6.6 Opmerkingen respondenten ... 69 Hoofdstuk 7... 71 Aanbevelingen ... 71 7.1 Inleiding ... 71
7.2 Aanbevelingen voor DraaiboekOnline.nl ... 71
7.3 Aanbevelingen voor vrijwilligersorganisaties ... 72
Hoofdstuk 8... 74
Conclusie... 74
Hoofdstuk 1
Aanleiding & Probleemstelling
1.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt in paragraaf 1.2 de aanleiding van het onderzoek besproken. Daarna zal in de derde paragraaf de kern van het onderzoek aan bod komen: de doel- en vraagstelling met de bijbehorende deelvragen.
1.2 Aanleiding
DraaiboekOnline.nl is een online applicatie gericht op vrijwilligersorganisaties die periodiek één of meerdere evenementen organiseren. Het systeem biedt de mogelijkheid om via het internet draaiboeken van de betreffende organisatie te beheren. Op elke plek ter wereld is het met behulp van een computer met internetaansluiting mogelijk in te loggen op het beveiligde gedeelte van de website. Medewerkers krijgen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord en kunnen hiermee inloggen op het systeem en taken en bijlagen uit draaiboeken raadplegen, toevoegen en wijzigen. Allerlei informatie is op deze manier online bereikbaar en kan op eenvoudige wijze worden gedeeld.
Medewerkers van een vijftal vrijwilligersorganisaties hebben een account op DraaiboekOnline.nl gekregen om online hun draaiboeken bij te gaan houden. Deze vrijwilligersorganisaties zijn het Kerst Volleybal Toernooi uit Assen (KVT), de Wintertriathlon Groningen (WTG), de Zwemmarathon Smilde (ZMS), de Activiteiten Commissie Sudosa uit Assen en de Stichting Sportstimulering Smilde (SSS). Er zijn grote verschillen in het gebruik van DraaiboekOnline.nl per vrijwilligersorganisatie. In Tabel 1.1 zijn per organisatie de statistieken over het gebruik weergegeven. Dit is gedaan door het aantal toegevoegde items (draaiboeken, taken, bijlagen en relaties) weer te geven.
Organisatie Gebruikt DBO Aantal draaiboeken Aantal taken Aantal bijlagen Aantal relaties Totaal aantal items KVT 30 maanden 15 388 535 66 1004 ZMS 20 maanden 7 16 53 10 86 WTG 15 maanden 15 133 69 46 263 ACS 9 maanden 7 52 34 8 101 SSS 9 maanden 6 6 0 1 13
Tabel 1.1 – Statistieken toegevoegde items per vrijwilligersorganisatie
Per taak uit een draaiboek kunnen bijlagen (bijvoorbeeld een Excel sheet of PDF document) worden toegevoegd; het aantal bijlagen is weergegeven in de vijfde kolom. In het systeem is het mogelijk personen en bedrijven (relaties) toe te voegen die worden genoemd in een taak. Het aantal relaties die zijn toegevoegd staat in de een na laatste kolom. Bij het gebruiken van de gegevens uit de tabel en figuur moeten een aantal kanttekeningen worden geplaatst. Ten eerste zijn de gegevens allemaal kwantitatief van aard. Dat wil zeggen dat deze cijfers niks zeggen over de inhoud van bijvoorbeeld een taak. De beschrijving van een taak zou kunnen bestaan uit één enkele zin, maar kan ook bestaan uit een zeer gedetailleerde omschrijving van wat de taak precies inhoudt. Daarnaast zijn de vijf organisaties zeer verschillend. De organisaties hebben wel als doel om één of meerdere evenementen te organiseren, maar deze evenementen zijn niet met elkaar te vergelijken. Zo duurt het grootste evenement bij het KVT vier volle dagen en bij de ACS maar vijf uur. Dit heeft natuurlijk ook zijn impact op de (grootte van de) organisatie en het aantal taken dat moet worden uitgevoerd om het evenement te organiseren. Daarnaast is het aantal maanden dat de organisaties gebruik maken van DraaiboekOnline.nl verschillend. Hoe langer een organisatie gebruik maakt van DraaiboekOnline.nl, des te langer er de tijd is geweest om de draaiboeken te vullen met relevante informatie. Zo zijn er bij de ACS tien keer meer items toegevoegd of gewijzigd dan bij de SSS en zijn bij het KVT juist tien keer meer items toegevoegd of gewijzigd dan bij de ACS. Er zijn dus grote verschillen te vinden in de gegevens uit Tabel 1.1 en dit blijkt helemaal als deze gegevens grafisch in een staafdiagram worden weergegeven.
0 100 200 300 400 500 600
Aantal draaiboeken Aantal taken Aantal bijlagen Aantal relaties
KVT WTG ZMS ACS SSS
Figuur 1.1 – Statistieken toegevoegde items per vrijwilligersorganisatie
In Figuur 1.1 is in één oogopslag duidelijk dat er grote verschillen zijn in het gebruik. De organisatie KVT heeft veel meer informatie (taken, bijlage en relaties) aan het systeem toegevoegd dan de andere organisaties. ZMS en SSS hebben negen maanden toegang tot het systeem maar bij beide organisaties zijn de draaiboeken praktisch leeg; slechts een enkele taak en/of bijlage is toegevoegd.
Naast het gebruik op organisatieniveau, is het ook mogelijk om te kijken naar de vrijwilligers in de organisatie en in hoeverre deze individuele personen DraaiboekOnline.nl gebruiken. In Tabel 1.2 en Figuur 1.2 zijn het aantal actieve en inactieve gebruikers weergegeven, ook weer per vrijwilligersorganisatie. Ondanks dat de scheiding actief / inactief niet eenvoudig te maken is, is er toch een regel opgesteld die bepaalt of een gebruiker actief danwel inactief is: Een gebruiker is een actieve gebruiker
als hij de afgelopen negen maanden minimaal vijftien keer heeft ingelogd, danwel meer als vijf taken en/of bijlagen heeft toegevoegd.
Organisatie Totaal aantal gebruikers Aantal actieve gebruikers Aantal inactieve gebruikers KVT 13 13 0 ZMS 8 4 4 WTG 9 8 1 ACS 7 3 4 SSS 9 2 7
Tabel 1.2 – Aantal actieve en inactieve gebruikers per vrijwilligersorganisatie
0 2 4 6 8 10 12 14 KVT ZMS WTG ACS SSS
Aantal inactieve gebruikers Aantal actieve gebruikers
Figuur 1.2 – Aantal actieve en inactieve gebruikers per vrijwilligersorganisatie
Ook bij het individuele gebruik zijn duidelijk verschillen te zien tussen de organisaties. Bij het KVT zijn er alleen maar actieve gebruikers en bij de WTG is één persoon niet actief. Bij de drie andere organisaties is het duidelijk dat het grootste deel van de gebruikers niet actief bezig is met DraaiboekOnline.nl.
Het minimale gebruik van DraaiboekOnline.nl in de organisaties ZMS, ACS en SSS is de aanleiding tot dit onderzoek. Want een applicatie als DraaiboekOnline.nl heeft alleen waarde voor een vrijwilligersorganisatie als het ook daadwerkelijk gebruikt wordt. In dit onderzoek wordt ingegaan op de factoren die van invloed zijn op het gebruik van
DraaiboekOnline.nl en er wordt bekeken hoe deze factoren beïnvloed kunnen worden om het gebruik te verhogen. De probleemstelling en deelvragen die hierop aansluiten worden in de volgende paragraaf besproken.
1.3 Probleemstelling
De probleemstelling is de werkelijke kern van het onderzoek. Hierin wordt beschreven welk probleem wordt onderzocht en wat het doel van het onderzoek is. Daarnaast wordt aan de hand van deelvragen duidelijk gemaakt hoe de doelstelling bereikt zal worden.
Doelstelling:
Onderzoeken hoe de toegevoegde waarde van DraaiboekOnline.nl voor vrijwilligersorganisaties kan worden verhoogd.
Vraagstelling:
Onder welke voorwaarden is een softwarepakket als DraaiboekOnline.nl voor medewerkers in vrijwilligersorganisaties van toegevoegde waarde?
Deelvragen:
1. Wat is vrijwilligerswerk en wat zijn de kenmerken van vrijwilligersorganisaties? 2. Wat zijn de kenmerken en functionaliteiten van DraaiboekOnline.nl?
3. Welke factoren zijn van invloed op het gebruik van DraaiboekOnline.nl? 4. Welke veranderingen kunnen worden aangebracht zodat de factoren met een
positieve invloed op het gebruik van DraaiboekOnline.nl kunnen worden vergroot?
AD1
DraaiboekOnline.nl is primair gericht op vrijwilligersorganisaties. Het is dan ook belangrijk om een beter beeld te krijgen van wat vrijwilligerswerk inhoudt en welke kenmerken vrijwilligersorganisaties hebben.
AD2
Aan de hand van de tweede deelvraag moet duidelijk worden wat DraaiboekOnline.nl voor applicatie is en welke kenmerken en functionaliteiten de applicatie heeft.
AD3
De derde deelvraag zal duidelijk moeten maken welke factoren van invloed zijn op het gebruik van DraaiboekOnline.nl. Door middel van een enquête onder de huidige gebruikers van DraaiboekOnline.nl zullen de veronderstellingen die in het conceptuele model zijn gemaakt worden getoetst.
AD4
Aan de hand van de gevonden factoren die een positieve bijdrage leveren aan het gebruik van DraaiboekOnline.nl, zullen aanbevelingen worden gedaan hoe deze factoren het beste kunnen worden vergroot.
Wanneer bovenstaande deelvragen beantwoord zijn is het ook mogelijk om de vraagstelling te beantwoorden.
Randvoorwaarden
De huidige applicatie DraaiboekOnline.nl dient als gegeven. Maar de wereld om ons heen verandert snel en dus ook de ICT-systemen. Daarom wordt de mogelijkheid open gehouden om de applicatie op bepaalde, kleine punten aan te passen. Eventuele opmerkingen hierover kunnen en zullen worden meegenomen in dit onderzoek. De eventuele (technische) veranderingen zijn echter geen onderdeel van het onderzoek. DraaiboekOnline.nl is in eerste instantie ontwikkeld voor een vrijwilligersorganisatie, maar zou ook voor commerciële bedrijven of overheidsinstanties gebruikt kunnen
worden. De huidige vijf organisaties die gebruik maken van DraaiboekOnline.nl zijn vrijwilligersorganisaties en in dit onderzoek zal ook alleen gekeken worden naar de relatie tussen DraaiboekOnline.nl en vrijwilligersorganisaties.
Hoofdstuk 2
Vrijwilligersorganisaties
2.1 Inleiding
In dit hoofdstuk komt de eerste deelvraag aan bod: Wat is vrijwilligerswerk en wat zijn de
kenmerken van vrijwilligersorganisaties? In paragraaf 2 van dit hoofdstuk wordt ingegaan op de algemene kenmerken van vrijwilligersorganisaties. In de volgende paragraaf wordt besproken wat vrijwilligerswerk inhoudt. In de vierde paragraaf komt kort de structuur aan bod en wordt ingegaan op verschillende soorten vrijwilligersorganisaties. Omdat vrijwilligersorganisaties sterk verschillen van ‘normale’ commerciële organisaties, worden in paragraaf 2.5 vrijwilligersorganisaties vergeleken met commerciële organisaties. Tenslotte wordt in paragraaf 2.6 gekeken naar het ICT-gebruik in vrijwilligersorganisaties.
2.2 Algemene kenmerken vrijwilligersorganisaties
In Nederland zijn er, juridisch gezien, twee soorten vrijwilligersorganisaties: de stichting en de vereniging. Nederland telt in totaal 272.807 verenigingen en stichtingen1. Dat wil niet zeggen dat deze verenigingen en stichtingen allemaal vrijwilligersorganisaties zijn, denk bijvoorbeeld aan stichtingen voor het beheer van derdengelden voor advocatenkantoren. Bovendien is het ook zo dat niet alle verenigingen staan ingeschreven in het handelsregister en verder kunnen vrijwilligersorganisaties voor een andere rechtsvorm hebben gekozen.
Een vereniging is een samenwerkingsvorm tussen twee of meer personen (leden), die volgens bepaalde regels een bepaald doel willen bereiken2. Het maken van winst, om deze onder de leden te verdelen, mag geen doel zijn. De eventuele winst moet ten goede komen aan het gemeenschappelijke doel. De hoogste macht ligt bij de Algemene
1
http://www.kamervankoophandel.nl 2
Ledenvergadering, waar alle leden één stem hebben, tenzij anders bepaald in de statuten. De ledenvergadering benoemt het bestuur en het bestuur heeft de leiding over de dagelijkse gang van zaken. Een stichting daarentegen kent geen leden en is opgericht om een doel te realiseren3. In de statuten staat vermeldt welk doel dat is. Een stichting mag wel winst maken, maar er zijn beperkingen bij de uitkering van de winst. Zo moeten de uitkeringen een ideële of sociale strekking hebben. Een stichting wordt meestal opgericht bij een ideëel of sociaal doel.
De meeste vrijwilligersorganisaties zijn te vinden in de sectoren cultuur, sport en vrijetijdsbesteding, direct gevolgd door maatschappelijke hulpverlening en zorg4. Zoals uit onderstaande figuur blijkt, zijn vrijwilligersorganisaties met betrekking tot cultuur, sport, hobby het populairst qua vrijwillige inzet, direct gevolgd door kinderen/jeugd en buren/bejaarden hulp.
Figuur 2.1 Sectoren vrijwilligersorganisaties
3
http://www.kvk.nl/artikel/artikel.asp?artikelID=39408 4
De hoogte van de economische output van vrijwilligersorganisaties in 2005 lag volgens het Instituut Vrijwillige Inzet (CIVIQ) rond de 10 miljard euro5. Volgens het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS) is de hoogte van het Bruto binnenlands product, in 2005, 505 miljard Euro6. Ruim 5 miljoen Nederlanders verrichten op de een of andere manier vrijwilligerswerk voor een vrijwilligersorganisatie, dit is 32% van de Nederlandse bevolking7. Dit geeft aan dat vrijwilligersorganisaties in Nederland niet onbelangrijk zijn.
2.3 Wat is vrijwilligerswerk
Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft in 1980 de volgende definitie opgesteld van vrijwilligerswerk: Werk dat onbetaald en onverplicht verricht
wordt ten behoeve van anderen of van (de kwaliteit van) de samenleving in het algemeen en in enig georganiseerd verband. Deze definitie bevat vier belangrijke componenten: ‘onbetaald’, ‘onverplicht’, ‘ten behoeve van anderen in de samenleving’ en ‘in enig georganiseerd verband’8. Onbetaald verwijst letterlijk naar niet-met-geld beloond. Vrijwilligerswerk kent wel andere vormen van beloning, zoals het opdoen van sociale contacten of werkervaring, een toename van kennis en vaardigheden of een plezierige tijdsbesteding. Voor vrijwilligerswerk kan in Nederland wettelijk gezien alleen sprake zijn van een onkostenvergoeding. In sommige vrijwilligersorganisaties zijn beroepskrachten werkzaam en deze krijgen wel betaald. Deze mensen worden ook aangeduid als vrijwilligers en ontvangen meestal minder salaris dan ze voor een vergelijkbare functie in een commerciële organisatie zouden krijgen. Onverplicht geeft aan dat er sprake moet zijn van een ongedwongen activiteit waarvoor bewust en vrij gekozen is. Hierdoor is een aantal vormen van onbetaalde arbeid buitengesloten, zoals slavenarbeid, dienstplicht en werken met behoud van uitkering. Ten behoeve van anderen
en de samenleving zorgt voor het onderscheid tussen vrijwilligerswerk en onbetaalde arbeid in het eigen huishouden. Vrijwilligerswerk is niet gericht op het eigen huishouden of de directe familiekring, maar op iets of iemand daarbuiten. Georganiseerd verband geeft aan dat er sprake moet zijn van een zekere organisatie en structurering van 5 http://www.civiq.nl 6 http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/publicaties/ 7 http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/publicaties/ 8
werkzaamheden. Om vrijwilligerswerk te onderscheiden van mantelzorg en spontane activiteiten is in de definitie van vrijwilligerswerk het criterium van ‘georganiseerd verband’ toegevoegd. Niet iedere activiteit die vrijwillig plaatsvindt, is direct vrijwilligerswerk.
2.4 Structuur en soorten vrijwilligersorganisaties
Een vereniging of stichting bestaat standaard uit een bestuur met daarin een voorzitter, penningmeester en secretaris. Sommige besturen worden uitgebreid met functies als acquisitie, huisvesting en promotie. In dit geval wordt het bestuur groter, maar het is natuurlijk ook mogelijk om de organisatie meer hiërarchisch te structureren door onder het bestuur commissies aan te stellen. In bijlage I is de organisatiestructuur weergegeven van de volleybalvereniging Sudosa. In deze organisatie is het bestuur uitgebreid met een aantal functies waaronder weer verschillende commissies vallen.
Charles Handy heeft een indeling van vrijwilligersorganisaties gemaakt die is gebaseerd op de doelstelling van de organisatie9. Handy onderscheid ‘mutual support’, ‘service delivery’ en ‘campaigning’ organisaties. Veel vrijwilligersorganisaties starten als een ‘mutual support’ organisatie. Dit is een organisatie die ontstaat wanneer een groep mensen een gezamenlijk probleem / enthousiasme heeft en daar structureel wat meer mee wil gaan doen. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn: een groep ouders met aan drugs verslaafde kinderen die daar maandelijks in groepen over praten. Iedereen is welkom tijdens deze bijeenkomsten. Volgens Handy is voor een ‘mutual support’ organisatie een minimum aan organisatie nodig om de leden tot dienst te zijn, om redenen te vinden om bij elkaar te komen, om vergaderingen te organiseren en om relevante betrokkenen van de organisatie op de hoogte te brengen. Voor deze organisaties geldt: Als je voldoet aan de “description of the organization”, kan je lid worden. Er is weinig behoefte aan management, op zijn hoogst wordt de organisatie ondersteund door een secretaris of een coördinator. Bij ‘service delivery’ organisaties draait het juist om het organiseren. De
9
Handy, C.,1988. Understanding voluntary organizations, how to make them function effectively from the
organisatie moet professioneel en effectief zijn tegen zo laag mogelijk kosten. Er worden eisen gesteld aan de vrijwilligers die zich aanmelden. Vrijwilligers die niet voldoen kunnen berispingen krijgen of zelfs worden weggestuurd. Alleen het eens zijn met de doelstelling is dus niet genoeg (zoals bij ‘mutual support’ organisaties). Het management in deze organisaties wordt vaak geheel door beroepskrachten ingevuld. Voorbeelden van ‘service delivery’ organisaties zijn De Nationale Vereniging De Zonnebloem (in deze organisatie bezoeken vrijwilligers op regelmatige basis langdurige zieken en ouderen) en Het Nederlandse Rode Kruis. Bij ‘campaigning’ organisaties moeten de leden vooral in de doelstelling van de organisatie geloven. Deze organisaties worden dan ook niet echt gemanaged, maar meer geleid. Vergaderingen, de administratie en procedures moeten wel geregeld en/of gedaan worden maar dit is ondergeschikt aan het doel en vrijwel onzichtbaar voor buitenstaanders. Voorbeelden zijn politieke partijen zoals het CDA en de VVD.
In de praktijk zal het nooit voorkomen dat een vrijwilligersorganisatie één vorm heeft. De meeste organisaties zullen mengvormen hebben van de drie typen. Ook zal vaak het type in de loop van de tijd langzamerhand wijzigen als de organisatie professioneler gaat werken; het type verandert dan van ‘mutual support’ naar ‘service delivery’.
2.5 Verschillen met commerciële organisaties
Er is weinig literatuur over verschillen tussen commerciële organisaties en vrijwilligersorganisaties. Wel is er het een en ander geschreven over verschillen tussen de non-profit-sector en commerciële bedrijven. Vrijwilligersorganisaties zijn non-profit organisaties, en dus is de literatuur over non-profit organisatie ook op vrijwilligersorganisaties van toepassing. Volgens Hasenfeld10 hebben bij non-profit organisaties normen, waarden, ideologieën en overheidsbeleid een grote invloed op het besluitvormingsproces. Daarentegen laten commerciële organisaties zich meer leiden door het gedrag op de markt waarin zij opereren en het streven naar winst. Commerciële organisaties hebben een winstoogmerk, terwijl non-profit organisaties, zoals de naam al
10
aangeeft, geen winst mogen maken. Non-profit organisaties worden veelal vanuit een veelheid van (externe) bronnen gefinancierd. Commerciële organisaties kunnen ook gefinancierd worden door externe bronnen, maar deze externe financiers verwachten het geïnvesteerde geld terug te verdienen met een extra percentage hier bovenop. Een commerciële organisatie zal producten en/of diensten moeten leveren en met de opbrengst hiervan kan de organisatie voortbestaan, bij een non-profit organisatie (en vrijwilligersorganisatie) is dit niet noodzakelijk.
Volgens Etzioni 11 kunnen drie soorten organisaties worden onderscheiden: De ‘dwangorganisatie’, de ‘utilitaire organisatie’ en de ‘normatieve organisatie’. In de dwangorganisatie is er sprake van feitelijk fysieke dwang of de dreiging daarvan. Werknemers of leden hebben een negatieve affectie ten opzichte van de organisatie. In de utilitaire organisatie staat het beloningsprincipe centraal. Er wordt van de werknemers verwacht dat zijn een inspanning leveren en voor deze inspanning mogen de werknemers een beloning verwachten. In de normatieve organisatie hebben de werknemers of leden een morele binding met de organisatie. In deze organisaties wordt meer gebruik gemaakt van symbolische beloningen dan bij utilitaire organisaties. In vrijwilligersorganisaties is er geen sprake van dwang en/of materiële beloningen. Vrijwilligers zetten zich in vanwege een morele binding met de organisatie en/of de doelen van de organisatie. Vrijwilligersorganisaties zijn dan ook overwegend normatieve organisaties.
Uit onderzoek van Kipnis12 onder 360 managers uit de Verenigde Staten, Australië en Groot-Brittannië is gebleken dat managers in commerciële organisaties zeven manieren gebruiken om hun medewerkers te beïnvloeden: ‘reason’, ‘friendliness’, ‘coalition’, ‘bargaining’, ‘assertiveness’, ‘higher authority’ en ‘sanctions’. Deze zeven manieren zul je niet zo snel terugzien in vrijwilligersorganisaties. In de ‘campaigning’ en ‘mutual support’ organisaties is praktisch iedereen welkom en dus zullen er geen sancties worden opgelegd als je een bepaalde taak niet kan of wilt uitvoeren. Ook is er vaak minder sprake
11
Etzioni, A.,1975. A comparative analysis of complex organizations; on power, involvement and their
corrolates. New York 12
Kipnis, D., 1984. Patterns of managerial influence: Shotgun managers, tacticians, and bystanders.
van hiërarchie in de organisatie en zullen er niet zo snel orders gegeven worden om bepaalde dingen uit te voeren. In ‘mutual support’ organisaties zijn de vrijwilligers bij elkaar gekomen omdat ze bijvoorbeeld een gezamenlijke passie hebben. De voornaamste methode van elkaar beïnvloeden is met elkaar discussiëren. In ‘service delivery’ organisaties is dit weer heel anders aangezien er veel meer sprake is van hiërarchische relaties tussen personen. Soms werken er beroepskrachten en deze hebben vaak meer invloed dan vrijwilligers. Omdat deze beroepskrachten wel betaald krijgen, kunnen er ook eisen worden gesteld aan de hoeveelheid werk dat zij doen en de kwaliteit daarvan. Zoals al eerder is genoemd kunnen er in ‘service-delivery’ organisaties berispingen en sancties voorkomen. Voor de werkzaamheden in een vrijwilligersorganisatie moeten vrijwilligers vrije tijd opofferen, dit in tegenstelling tot een commerciële organisatie waar werknemers een dienstverband hebben. Het hoofd van een afdeling in een commerciële organisatie kan van een werknemer eisen dat hij bepaalde taken doet. Maar een voorzitter in een vrijwilligersorganisatie kan een vrijwilliger niet verplichten bepaalde werkzaamheden uit te voeren, want de vrijwilliger zet zich in uit vrije wil.
Het laatste grote verschil met een commerciële organisatie is dat veel vrijwilligersorganisaties geen vast kantoor hebben. Bij de Kamer van Koophandel moet wel een vestigingsplaats worden opgegeven, maar dit betekent niet dat de organisatie hier ook daadwerkelijk bij elkaar komt en haar werkzaamheden hier uitvoert. Vergaderingen van het bestuur of van commissies worden vaak bij een bestuurs- of commissielid thuis gehouden en documenten en archieven worden bij de mensen thuis bewaard.
2.6 ICT in vrijwilligersorganisaties
De meeste vrijwilligersorganisaties hebben een lage begroting en er is weinig geld voor ICT-projecten. De vrijwilligersorganisatie is daarom vaak afhankelijk van de eigen vrijwilligers. Als er vrijwilligers zijn met affiniteit voor ICT die vrije tijd willen steken in het ontwikkelen van een softwareapplicatie dan is dit mooi meegenomen. Veel vrijwilligersorganisaties hebben tegenwoordig een eigen website en dit is een goedkope manier om met leden, sponsoren, deelnemers, enzovoorts contacten te leggen of te
onderhouden. Het CIVIQ (Instituut voor vrijwillige inzet) biedt speciaal voor vrijwilligersorganisaties een websitegenerator aan. Hiermee is het mogelijk om op eenvoudige wijze een eigen website te bouwen en op internet te publiceren. Ook andere tools die speciaal voor vrijwilligersorganisaties zijn gemaakt komen steeds meer online beschikbaar. Een voorbeeld is het plannen en bekijken van barroosters voor in de kantine en het ondersteunen van de ledenadministratie. Ook DraaiboekOnline.nl kan voor vrijwilligersorganisaties als hulpmiddel dienen en het systeem wordt in het volgende hoofdstuk uitgebreid besproken.
Hoofdstuk 3
DraaiBoekOnline.nl
3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de tweede deelvraag behandeld: Wat zijn de kenmerken en
functionaliteiten van DraaiboekOnline.nl? In paragraaf 3.2 wordt uitgelegd wat draaiboeken zijn. Daarna wordt de ontstaansgeschiedenis van DraaiboekOnline.nl beschreven en in paragraaf 3.4 komen de belangrijkste kenmerken van DraaiboekOnline.nl aan bod. In de daaropvolgende paragraaf worden taken in DraaiboekOnline.nl behandeld. In paragraaf 3.6 zullen een aantal belangrijke functionaliteiten van het systeem worden besproken. In paragraaf 3.7 wordt de achterliggende techniek van DraaiboekOnline.nl nader bekeken en daarna wordt ingegaan op de plaats van DraaiboekOnline.nl in een vrijwilligersorganisatie. In paragraaf 3.9 worden een drietal kenmerken besproken van de doelgroep van DraaiboekOnline.nl en tenslotte worden de testorganisaties die op dit moment gebruik maken van het systeem behandeld.
3.2 Wat zijn draaiboeken
Zoals de naam DraaiboekOnline.nl al zegt kunnen met het systeem draaiboeken worden bijgehouden. De van Dale13 geeft voor het woord draaiboek de volgende definitie:
Schema van de inhoud en de volgorde van de activiteiten in een film, toneelstuk, show enz.
Een draaiboek is meestal een geschreven medium, met daarin de geplande activiteiten die plaats zullen vinden. Dit is in principe de simpelste vorm van een draaiboek. In een uitgebreider draaiboek zal meer informatie staan, zoals een gedetailleerde beschrijving van de activiteit, de middelen die nodig zijn, wanneer deze activiteit moet worden uitgevoerd en welke persoon / personen de taak heeft / hebben om deze activiteit uit te
13
voeren. Er zijn twee soorten draaiboeken te onderscheiden. De eerste vorm van een draaiboek wordt gebruikt bij een evenement wat gepland staat, bijvoorbeeld een rockfestival, een voetbaltoernooi of een filmscript. Een ander soort draaiboek is een draaiboek dat alleen gebruikt wordt wanneer een bepaalde gebeurtenis zich onverhoopt voordoet. Zo liggen er bij de overheid draaiboeken klaar die gebruikt worden wanneer er een terroristische aanslag gepleegd wordt, zodat diverse instanties snel en effectief kunnen reageren. DraaiboekOnline.nl is bedoeld voor de eerste vorm, ondersteuning van organisaties die draaiboeken gebruiken bij het organiseren van evenementen.
3.3 Ontstaansgeschiedenis DraaiboekOnline.nl
DraaiboekOnline.nl is ontstaan in september 2004. Destijds waren Frank de Rink en Jeroen Jaspers organisatielid (respectievelijk penningmeester en voorzitter) bij de vereniging Kerst Volleybal Toernooi te Assen. Het Kerst Volleybal Toernooi werd door een aantal enthousiaste mensen voor het eerst in 1949 georganiseerd. Van een toernooi was toen eigenlijk nog geen sprake, er werd maar één wedstrijd gespeeld. In de loop der jaren groeide het evenement jaarlijks en er werd vanwege juridische aansprakelijkheid in 1976 een vereniging opgericht. Op dit moment heeft het toernooi drie wedstrijddagen, er wordt gespeeld in vier sporthallen en er doen bijna 100 teams (rond de 800 sporters) uit binnen- en buitenland mee. Tijdens de toernooidagen zijn tussen de 200 en 250 vrijwilligers actief om alles in goede banen te leiden.
Wat door een stel enthousiaste vrienden is begonnen leidde uiteindelijk tot een groots evenement dat afgelopen jaren georganiseerd werd door een 15-tal vrijwilligers, het organisatiecomité. Soms was deze groep vrijwilligersorganisatieleden heel hecht en bleef men lang (soms wel tien jaar) in de vrijwilligersorganisatie bijeen. In andere gevallen deden vrijwilligers één jaar mee en waren het jaar daarop weer vertrokken. Dit verloop van vrijwilligers werd meestal goed opgevangen. Toch was de laatste jaren steeds meer de tendens dat mensen maximaal twee, drie jaar in de organisatie zaten en daarna stopten. Kennis van zaken die deze mensen in hun bestuursperiode hadden opgedaan gingen verloren voor de organisatie. Op veel vragen (Welke taken voerden deze mensen precies
uit? Waarom en hoe werden deze taken gedaan?) kon alleen de persoon in kwestie een goed antwoord geven. Maar deze zat niet meer in de vrijwilligersorganisatie. Om deze problemen op te vangen werden wel draaiboeken bijgehouden, met daarin de taken die de leden van de organisatie moesten uitvoeren. Deze draaiboeken werden gemaakt en bijgehouden in MS Word en waren zeer beperkt wat betreft de inhoud. Bijvoorbeeld voor de commissie “PR & Sponsoring” stond als taak in het draaiboek vermeld:
* T-shirts regelen die we verkopen.
Voor een organisatielid die twee of meer jaar in de commissie zit zal het duidelijk zijn wat er moet gebeuren. Maar iemand die nieuw in de organisatie is, zal een groot aantal vragen hebben, waar hij niet direct een antwoord op weet:
− Hoeveel T-shirts moet ik bestellen?
− Welke maten en hoeveel van elke maat moet ik bestellen? − Bij welk bedrijf kan ik deze shirts laten maken?
− Wat is een ‘normale’ inkoopprijs?
− Wat moet op de T-shirts komen te staan (logo, teksten)? − Wanneer moeten deze T-shirts klaar zijn?
− Hoeveel weken duurt dit hele proces, dus wanneer moet ik hiermee gaan beginnen?
De taak die hierboven is geschetst lijkt in eerste instantie eenvoudig. Toch komen bij het goed overdenken van de taak veel onduidelijkheden naar voren. Op veel van deze onduidelijkheden is waarschijnlijk wel een antwoord te vinden. Bijvoorbeeld door met andere bestuursleden te gaan praten die meer ervaring hebben, door oude notulen van vergaderingen in te kijken, de administratie van de betreffende commissie te doorzoeken of natuurlijk het eigen gezonde verstand te gebruiken. Maar waarom werd in het draaiboek bij de taak T-shirts regelen die we verkopen niet wat meer informatie over de betreffende taak gezet?
Dat het uitvoeren van bepaalde taken wat meer moeite kost voor een vrijwilliger (in het geval van de T-shirts) was natuurlijk niet wenselijk maar het was geen groot probleem. Maar door summier omschreven taken (of het ontbreken van essentiële taken in draaiboeken) kwam het voor dat de vrijwilligersorganisatie in de problemen kwam. Dit blijkt al uit een simpel voorbeeld: bij een groot bedrijf werd om de twee jaar een subsidie aangevraagd en deze aanvraag werd altijd gehonoreerd met een bedrag tussen de 500 en 1000 Euro. De net nieuwe penningmeester had niet door dat dit om de twee jaar diende te gebeuren en vroeg de subsidie aan terwijl dit het jaar ervoor ook al was gebeurd. Deze subsidieaanvraag werd afgewezen met de mededeling dat tussen aanvragen van subsidies minimaal één jaar moet zitten. De medewerker van het bedrijf die de subsidieaanvragen beoordeeld zou het idee kunnen krijgen dat de vrijwilligersorganisatie ‘hebberig’ is of ‘slecht georganiseerd’ omdat ze opnieuw een subsidie aanvragen. Het jaar daarop was de subsidie niet hoger dan 250 Euro. Of dit te maken heeft gehad met de extra aanvraag is niet te zeggen, maar kan zeker niet uitgesloten worden.
Het was duidelijk dat het grote voordelen zou opleveren als de vrijwilligers de draaiboeken beter zouden bijhouden, dit is dan ook vaak in vergaderingen ter sprake gekomen. Maar ondanks dat alle organisatieleden het eens waren dat up-to-date draaiboeken zeer belangrijk voor het Kerst Volleybal Toernooi waren, is dit nooit van de grond gekomen. Er moest iets gaan veranderen en dit is destijds gedaan door een hulpmiddel te ontwikkelen om draaiboeken te beheren: DraaiboekOnline.nl.
3.4 Kenmerken DraaiboekOnline.nl
Om te zorgen dat draaiboeken en taken wel bijgehouden zouden worden is er een systeem gemaakt waarmee taken gemakkelijk aan draaiboeken konden worden toegevoegd. Het uitgangspunt was om draaiboeken zo compleet mogelijk te maken. Draaiboeken zullen nooit volledig compleet zijn; de omgeving verandert en dus zal de vrijwilligersorganisatie, haar werknemers en dus draaiboeken en taken altijd mee moeten veranderen. Toch is het goed om te streven naar zo compleet mogelijke draaiboeken en taken om op deze manier zoveel mogelijk informatie en kennis in de
vrijwilligersorganisatie te houden. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een online draaiboek systeem. In de hieronder volgende opsomming worden de belangrijkste kenmerken van het systeem in het kort besproken.
Toegankelijkheid
Vanaf elke computer ter wereld met een aansluiting op het internet en een internetbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Firefox) is het mogelijk om in te loggen op het systeem. Niet alleen eigen draaiboeken kunnen worden ingezien, maar het is ook mogelijk om draaiboeken van andere commissies te bekijken.
Persoonlijk gebruikersaccount
Elke werknemer krijgt een persoonlijk gebruikersaccount waarmee hij, met behulp van een gebruikersnaam en wachtwoord, in kan loggen. Het grote voordeel van persoonlijke accounts is de mogelijkheid om gebruikers afzonderlijk schrijf- of leesrechten te geven voor draaiboeken. Bovendien wordt van elke taak die toegevoegd of gewijzigd wordt bijgehouden welke gebruiker op welk tijdstip dat gedaan heeft. Dit is vooral handig wanneer iemand op een later tijdstip wil nagaan wie, wanneer, welke informatie over een taak heeft toegevoegd (zie ook het kopje ‘Geschiedenis van taken’).
Eén versie per draaiboek
Draaiboeken aanpassen op een website op het internet heeft als grote voordeel dat er één versie is. Er wordt niet meer gewerkt met bijvoorbeeld losse Word documenten die iemand lokaal op zijn computer heeft opgeslagen. Iedereen heeft direct toegang tot de juiste (en enige) versie van het draaiboek.
Taken
Draaiboeken bestaan uit verschillende taken. Omdat taken in DraaiboekOnline.nl zeer belangrijk zijn wordt hier in paragraaf 3.5 dieper op taken ingegaan.
Tijdsindeling
Taken in draaiboeken dienen vaak in een bepaalde volgorde en voor een bepaalde datum afgerond te worden. Elke taak dient dus een deadline te hebben en de taken worden volgens die tijdsvolgorde in draaiboeken getoond.
Status van taken
Elke taak heeft een status: ‘Open’, ‘Mee bezig’ of ‘Afgerond’. Hierdoor is het eenvoudig om een overzicht te genereren van de voortgang van een commissie. Bovendien kan je in één oogopslag zien (door middel van een rode kleur) welke taken ‘te laat’ zijn en naar aanleiding daarvan kan bepaald worden of er extra actie en/of inzet nodig is.
Verantwoordelijkheden
Sommige draaiboeken worden door meerdere personen (in een commissie) gebruikt. De commissieleden zijn niet altijd allemaal verantwoordelijk voor elke taak in het draaiboek. Het is daarom mogelijk om taken naar persoon uit te splitsen en die persoon de verantwoordelijkheid te geven voor de betreffende taak.
Backup
Van alle draaiboeken met de daarbij horende taken en bijlagen wordt elke dag een backup gemaakt. De vrijwilligersorganisatie is dus niet afhankelijk van computersystemen van een vrijwilliger en hoe deze omgaat met bijvoorbeeld virusscanners, de beveiliging en een crash van de harde schijf.
De bovengenoemde lijst met kenmerken is niet uitputtend maar geeft wel de belangrijkste aspecten van DraaiboekOnline.nl weer. In de volgende twee paragrafen zal verder in worden gegaan op de mogelijkheden van het systeem.
3.5 Taken in draaiboeken
De draaiboeken in DraaiboekOnline.nl bestaan uit taken. Voor elke activiteit in een organisatie kunnen de gebruikers één of meerdere taken opstellen. In onderstaand Figuur 3.1 is een taak uit een draaiboek weergegeven.
Figuur 3.1 – Een taak in een draaiboek
1. Naam van de taak: Billboards vergunning aanvragen
De naam van de taak moet zo goed mogelijk de taak beschrijven zodat de gebruiker in één oogopslag weet waar de taak over gaat.
2. Deadline: 15-02-2006
De taak moet uiterlijk op afgerond zijn op de dag van de deadline. Wanneer dit niet zo is (zoals in bovenstaande taak) kleurt de achtergrond van het vakje waar de deadline in staat rood.
3. Status: Niet klaar
Elke taak heeft een status: Klaar, Niet klaar of Mee bezig. 4. Verantwoordelijke mensen: joost, tessa
Diegene die de taak moeten uitvoeren, of verantwoordelijk zijn voor de taak staan aan de linkerkant van de taak vermeld.
5. Commentaar: Com (5)
die niet direct geschikt is om in de inhoud van de taak mee te nemen, kan hiermee worden toegevoegd. Bij deze taak is vijf keer commentaar toegevoegd.
6. Selecteer actie:
Wanneer de gebruiker op de knop ‘selecteer actie’ klikt, krijgt de gebruiker de volgende mogelijkheden:
- De taak te wijzigen
- Een nieuwe taak toe te voegen - Een bijlage toe te voegen aan de taak
- De taak te verplaatsen naar een ander draaiboek - De taak te verwijderen uit het draaiboek
- De taak geschiedenis te bekijken 7. Inhoud van de taak:
In het grote vak staat de daadwerkelijke inhoud van de taak. In dit geval is dat een beschrijving van de taak die de gebruiker uit moet voeren, de externe instellingen en personen die bij de taak betrokken zijn en enige achtergrond informatie over de taak. In de inhoud van de taak zijn de woorden “Gemeente” en “Bremer” blauw gekleurd. Dit komt omdat deze woorden voorkomen in de externe contacten lijst. Wanneer er op Bremer geklikt wordt verschijnt er meer informatie, zoals
weergeven in onderstaand Figuur 3.2.
Figuur 3.2 – Een externe relatie weergegeven in DraaiboekOnline.nl
De functionaliteit met betrekking tot externe contacten wordt in de volgende paragraaf nader beschreven.
8. Bijlage(s): billboard vergunning aanvraagform 2005.doc
Deze taak heeft een Word-document als bijlage. De gebruiker kan de bijlage openen door er op te klikken. De gebruiker kan de bijlage lokaal opslaan en bewerken.
3.6 Functionaliteiten DraaiboekOnline.nl
DraaiboekOnline.nl heeft een aantal handige functionaliteiten die niet beschikbaar zijn in een draaiboek gemaakt met bijvoorbeeld Excel of Word.
Geschiedenis van taken
De inhoud van de taken zal in de loop der tijd zeer waarschijnlijk veranderen. Er wordt meer informatie bekend over een taak, of bepaalde taken wijzigen omdat de vrijwilligersorganisatie zelf wijzigt, danwel de omgeving om de vrijwilligersorganisatie heen wijzigt. Toch kan het voorkomen dat een gebruiker terug wil kijken in de historie van een taak om te zien hoe deze taak vroeger werd gedaan en in de loop der jaren is veranderd. Daarom wordt van elke wijziging van een taak de inhoud, de wijzigingsdatum en de persoon die de taak wijzigt opgeslagen, zodat dit later nog kan worden geraadpleegd.
Bijlagen
Om taken te verduidelijken kan het erg handig zijn om een bijlage (bijvoorbeeld een plaatje of Excel bestand) aan een taak toe te voegen. Het toevoegen van een bijlage heeft als grote voordeel dat alle informatie van een taak (beschrijving van de taak en eventuele extra documenten) logisch opgeslagen worden en gemakkelijk terug gevonden kunnen worden.
Externe contacten en hun relatie met taken
Elke vrijwilligersorganisatie heeft te maken met personen en bedrijven buiten de vrijwilligersorganisatie. In het systeem is een adresboek opgenomen waarin alle personen en bedrijven kunnen worden opgenomen, zodat de contactgegevens van een persoon niet
in de taak hoeft te worden opgenomen. Het systeem legt automatisch een relatie (link) tussen taken waarin een persoon of bedrijf voorkomt en de contactgegevens van de betreffende persoon of het bedrijf. En andersom is bij een persoon of bedrijf een overzicht van alle taken waarin de persoon of het bedrijf in voorkomt.
Zoeken
Het is mogelijk om per draaiboek, of in alle draaiboeken, te zoeken naar taken met daarin bepaalde woorden en/of zinnen. De taken met de hoogste relevantie worden als eerste in het zoekscherm getoond.
Emailalerts
Elke taak heeft een deadline. Wanneer op de dag van de deadline de status van de taak ´Niet klaar´ of ´Mee bezig´ is, worden de verantwoordelijke gebruikers per email herinnerd dat de betreffende taak nog niet afgerond is.
3.7 Techniek DraaiboekOnline.nl
DraaiboekOnline.nl is een internetapplicatie en kan worden gebruikt op elke computer met een internetaansluiting en een webbrowser zoals Internet Explorer van Microsoft, Firefox van Mozilla en Safari van Apple. De meest gangbare programmeertaal op het internet is HTML, dit staat voor HyperText Markup Language14. In de meest basale vorm wordt HTML gebruikt voor indeling van tekst in paragrafen met kopjes en stukjes tekst die nadruk moeten krijgen. DraaiboekOnline.nl maakt ook gebruik van HTML om de pagina’s in de webbrowser van de gebruiker weer te geven. Tevens wordt er Javascriptgebruikt; JavaScript is een scripttaal met objectgeoriënteerde mogelijkheden en wordt vaak gebruikt voor webapplicaties15. Zowel HTML als JavaScript worden client-side uitgevoerd. Dit betekent dat de HTML- en Javascriptcode op de computer van de gebruiker door de internetbrowser worden geïnterpreteerd om de pagina weer te geven. Naast HTML en Javascript wordt er een derde scripttaal gebruikt, namelijk PHP. PHP is
14
www.w3.org 15
oorspronkelijk de afkorting voor Personal Home Page16. Sinds versie 3.0 staat PHP voor “PHP: Hypertext Preprocessor”. Deze naam geeft aan waar de taal meestal voor gebruikt wordt: informatie verwerken tot hypertext (meestal HTML of XHTML). In het geval van DraaiboekOnline.nl verwerkt PHP informatie uit de database tot HTML en vice versa. De database van DraaiboekOnline.nl is van het type MySQL, een relationele database. SQL is de afkorting voor Structured Query Language17. PHP en MySQL worden server-side uitgevoerd. Met behulp van server-side programmatuur is het mogelijk om dynamische content (HTML-pagina’s) te genereren. De complete website zelf draait op het operating system Linux Fedora met Apache server software. In Figuur 3.3 zijn alle scripttalen weergegeven. 16 http://www.php.net 17 http://www.mysql.com
Figuur 3.3 – Achterliggende techniek DraaiboekOnline.nl
De MySQL-database is een relationele database en een eenvoudige structuur van de database is in Figuur 3.4 weergegeven. Taak staat in het midden en deze instantie is met alle andere instanties verbonden.
3.8 DraaboekOnline.nl weergegeven in een organisatie
In onderstaand Figuur 3.5 is weergegeven wat de plaats van het systeem is in een organisatie. Taken Doel Leiden tot Organisatie X Streeft na Medewerkers Bestaat uit DO DO organisatie Voeren uit
Heeft een licentie
Beheert Gebruiken
Beschrijft
Figuur 3.5 – Plaats DraaiboekOnline.nl in de vrijwilligersorganisatie
Rechtsonder staat het bedrijf DraaiboekOnline.nl. Deze beheert en ontwikkelt DraaiboekOnline.nl. Organisatie X is een generieke organisatie, hoofdwaarschijnlijk een vrijwilligersorganisatie. Deze organisatie heeft een licentie bij het bedrijf DraaiboekOnline.nl voor het gebruik van DraaiboekOnline.nl. De organisatie X bestaat uit medewerkers (vrijwilligers) en deze voeren taken uit. Uitvoeren van deze taken moet uiteindelijk leiden tot het doel wat de organisatie nastreeft. De medewerkers gebruiken DraaiboekOnline.nl door informatie aan het systeem toe te voegen en informatie uit het systeem te halen. Met behulp van deze informatie kunnen taken uitgevoerd worden.
3.9 Doelgroep DraaiboekOnline.nl
DraaiboekOnline.nl is in eerste instantie ontwikkeld voor de vereniging Kerst Volleybal Toernooi. Maar ook andere (vrijwilligers)organisaties kunnen voordeel hebben bij het systeem. Hieronder volgen drie belangrijke kenmerken van organisaties voor wie het systeem een belangrijk en handig hulpmiddel zou zijn.
Organisaties met periodieke activiteiten
Wanneer een organisatie periodieke activiteiten organiseert zal de kennis die tijdens deze activiteiten wordt opgedaan hergebruikt kunnen worden. Dit verondersteld dus dat alle taken goed worden bijgehouden en worden genoteerd. Wanneer een organisatie eenmalig een activiteit organiseert zal DraaiboekOnline.nl minder geschikt zijn. Het heeft namelijk geen zin om ervaringen die zijn opgedaan met een taak die is afgerond te noteren, want er wordt waarschijnlijk toch nooit meer naar gekeken.
Organisaties met een hoog personeelsverloop
Als werknemers / vrijwilligers voor korte duur hun diensten (kunnen) aanbieden, zullen zij in die tijd voornamelijk moeten leren en ervaring opdoen. Wat ze geleerd hebben en de ervaring die ze hebben opgedaan kunnen ze vanwege de korte tijd dat ze werkzaam zijn in de organisatie niet weer inbrengen in de organisatie. Bijvoorbeeld: een vrijwilliger werkt voor een organisatie die jaarlijks een evenement organiseert. De vrijwilliger helpt voor één jaar. Wat deze medewerker geleerd heeft zal hij niet in praktijk brengen voor de volgende keer dat het evenement wordt georganiseerd; dan is hij er niet meer bij betrokken. DraaiboekOnline.nl biedt de mogelijkheid om de ervaringen bij taken die hij of zij heeft uitgevoerd te noteren en dus in de organisatie te houden.
Organisaties zonder vaste vestigingsplaats
Wanneer een organisatie geen vaste plaats heeft waar de leden bijeenkomen is DraaiboekOnline.nl zeer geschikt. In dit geval zijn er namelijk geen gemeenschappelijke computers of een centraal archief met belangrijke documenten. Deze zullen naar alle
waarschijnlijkheid bij de vrijwilligers thuis worden bewaard. Een centrale plaats kan dan uitkomst bieden. Want iedereen kan er vanaf elke plek met een internetaansluiting bijkomen.
Organisaties die aan bovenstaande drie kernmerken voldoen zullen veelal vrijwilligersorganisaties zijn. Bij het Kerst Volleybal Toernooi zijn de bovengenoemde kernmerken duidelijk aanwezig. De activiteit waar de gehele organisatie om draait is een volleybaltoernooi van drie dagen rond de kerstdagen. De organisatieleden zitten tussen de één en drie jaar in de organisatie. De organisatie heeft wel een centraal punt waar vergaderd wordt en waar het mogelijk is een archief te bewaren, maar hoofdzakelijk worden de taken thuis in de eigen vrije tijd uitgevoerd.
3.10 Testorganisaties
Er zijn op dit moment vijf vrijwilligersorganisaties die een account hebben op DraaiboekOnline.nl. Ze worden hieronder kort besproken.
Vereniging Kerst Volleybal Toernooi (KVT)
DraaiboekOnline.nl is oorspronkelijk ontwikkeld ter ondersteuning voor de Vereniging Kerst Volleybal Toernooi. Dit is dan ook gelijk de eerste testorganisatie en is in dit hoofdstuk al uitvoerig besproken.
Stichting Zwemmarathon Smilde (ZMS)
De tweede testorganisatie is de Stichting Zwemmarathon Smilde. Deze organisatie is anderhalf jaar geleden gestart en organiseert één keer per jaar een 24-uurs-zwammarathon. Deze marathon werd tot 2000 jaarlijks georganiseerd, maar de oude organisatie is ermee gestopt. De nieuwe stichting heeft de zwemmarathon in 2005 weer nieuw leven ingeblazen. De organisatie heeft geen eigen kantoor; er wordt vergaderd bij de bestuursleden thuis. ZMS heeft sinds januari 2006 toegang tot DraaiboekOnline.nl.
Sinds 2004 wordt jaarlijks de Wintertriathlon Groningen georganiseerd. De stichting is ontstaan uit de studenten schaats vereniging G.S.S.V. Tjas, studenten thriathlon vereniging G.V.A.V. Rapiditas en de triathlon vereniging Groningen. Deze stichting heeft sinds mei 2006 een account op DraaiboekOnline.nl. De stichting heeft geen eigen kantoorruimte en er wordt bij de bestuursleden thuis vergaderd.
Stichting Sportstimulering Smilde (SSS)
Deze stichting organiseert jaarlijks een voetvolley- en beachvolleybaltoernooi. De organisatie bestaat sinds 2001 en heeft in oktober 2006 een account voor DraaiboekOnline.nl gekregen.
Activiteiten commissie Sudosa – Assen (AC)
De activiteiten commissie Sudosa organiseert voor de volleybalvereniging diverse activiteiten (bijvoorbeeld toernooien, borrels en feesten) voor alle leden van de vereniging. De commissie heeft sinds oktober 2006 toegang tot DraaiboekOnline.nl. De commissie kan vergaderen in de kantine van de sporthal.
Hoofdstuk 4
Conceptueel model
4.1 Inleiding
In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk worden twee modellen besproken die van invloed zijn geweest op het conceptueel model. Het conceptueel model wordt in paragraaf 4.3 toegelicht. Aan de hand van het conceptueel model zijn tien hypotheses opgesteld, deze worden in paragraaf 4.4 besproken.
4.2 Theoretische achtergrond
Voor het opstellen van het conceptueel model zijn twee bestaande modellen gebruikt, namelijk het Technology Acceptance Model van Davis (1989) 18 en het Human Performance model van Robinson & Robinson (1995)19. Het Technology Acceptance Model (TAM) is een beknopt maar krachtig model dat al in vele situaties is toegepast voor het onderzoeken van gebruikersacceptatie van diverse ICT-systemen en daarom uitermate geschikt om ook voor dit onderzoek te gebruiken. Het TAM veronderstelt dat iemands intentie om een informatiesysteem te gebruiken afhankelijk is van de (door de gebruiker) waargenomen bruikbaarheid en het waargenomen gebruiksgemak van het systeem. Deze zijn op hun beurt weer afhankelijk van meerdere externe variabelen. In figuur 4.1 is het Technology Acceptance Model weergegeven.
18
Davis, F. D. 1989. Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319-340.
19
Figuur 4.1 Technology Acceptance Model (Davis, 1989)
Het tweede model dat gebruikt wordt is het Human Performance Model (weergeven in figuur 4.2). In het eerste hoofdstuk is duidelijk geworden dat er tussen organisaties grote verschillen zijn in het gebruik, maar dat er ook grote verschillen zijn tussen individuele medewerkers binnen een vrijwilligersorganisatie. Het Human Performance Model gaat in op de menselijke prestatie en een viertal factoren die van invloed zijn op deze prestatie. Resources zijn de middelen die beschikbaar zijn om bepaalde taken uit te (helpen) voeren. De hoogte van de prestatie wordt mede beïnvloed door de eigen motivatie en de competenties van de persoon. En als vierde factor is de omgeving van belang.
Figuur 4.2 Human performance model (Robinson & Robinson, 1995)
Het conceptueel model dat gebruikt wordt voor dit onderzoek is een combinatie van het Technology Acceptance Model en het Human Performance Model. Uit beide modellen zijn factoren gebruikt die van invloed zijn op het gebruik / de prestatie.
4.3 Conceptueel model
In het conceptueel model worden de kernbegrippen die van belang zijn in dit onderzoek schematisch weergegeven. Met behulp van pijlen worden relaties tussen deze kernbegrippen aangeduid. Een belangrijke aanname die wordt gemaakt is dat de waarde van DraaiboekOnline.nl voor vrijwilligersorganisaties omhoog gaat wanneer er door de vrijwilligers uit de organisatie meer gebruik van het systeem wordt gemaakt. De waarde voor de vrijwilligersorganisatie en haar vrijwilligers is dat deze vrijwilligers online draaiboeken en allerlei andere informatie kunnen raadplegen en aan de hand daarvan activiteiten uitvoeren. Deze informatie zal wel eerst toegevoegd moeten worden aan het systeem voordat andere gebruikers er profijt van kunnen hebben. DraaiboekOnline.nl moet dus een bepaalde tijd gebruikt worden voordat het systeem waarde krijgt. De afhankelijke variabele, ook wel de te verklaren variabele genoemd, is Gebruik DraaiboekOnline.nl door medewerkers. Het complete conceptueel model is weergegeven in Figuur 4.3.
Figuur 4.3 – Conceptueel model
Gebruikerstevredenheid is een interveniërende variabele, dat betekent dat deze variabele zowel afhankelijk als onafhankelijk is, dit verschilt per hypothese waar de variabele gebruikerstevredenheid in voor komt. Gebruikerstevredenheid is de mate waarin een gebruiker tevreden is over de DraaiboekOnline.nl. Het gaat erom op welke manier de gebruiker het systeem ervaart. Een vereiste om deze variabele te meten is dat de gebruiker ooit heeft ingelogd op DraaiboekOnline.nl en ermee heeft gewerkt.
Alle variabelen die aan de linkerkant van het model staan zijn onafhankelijke variabelen. De eerste onafhankelijke variabele is Aantrekkelijkheid, gebruikersgemak. Deze variabele is afgeleid uit het Technology Acceptance Model waarin het staat als de variabele ‘Perceived ease of use’. De tweede onafhankelijk variabele is Ondersteuning en deze komt ook uit het model van Robinson & Robinson. Met ondersteuning kan gedacht worden aan menselijke hulp bij het gebruik van het systeem, documentatie over
DraaiboekOnline.nl of een online helpfunctie die beschikbaar is bij eventuele problemen. De variabele ‘compentences’ uit het tweede model is voor dit onderzoek toegespitst op een ICT-applicatie en is daarom gericht op de vaardigheden die een vrijwilliger heeft met computers. In het conceptueel model heet deze variabele Computercompetenties. De factor omgeving uit het Human Performance model is ook in het conceptueel model gebruikt, alleen dan als Stimulering. Met stimulering wordt een stimulerende omgeving bedoeld, dus de mate waarin de vrijwilliger door andere mensen in de organisatie wordt gestimuleerd om DraaiboekOnline.nl te gebruiken. In het Technology Acceptance Model wordt de Perceived Usefulness gebruikt, naar het Nederlands vertaald is dit het waargenomen nut. Dit aspect is ook in het conceptueel model opgenomen als variabele Nuttigheid. De Van Dale20 geeft voor nut als definitie: omstandigheid of eigenschap
waardoor iets tot een doel kan dienen of voordeel kan opleveren => baat, functionaliteit, utiliteit, zin. De door de vrijwilliger ervaren nuttigheid van DraaiboekOnline.nl is dus of het gebruiken van DraaiboekOnline.nl voor zijn doel(en) een voordeel kan opleveren. De factor motivatie uit het model van Robinson & Robinson is opgedeeld in een drietal variabelen, namelijk Motivatie, Toewijding en Betrokkenheid. In het hoofdstuk over vrijwilligersorganisaties is besproken dat vrijwilligers (meestal) geen salaris ontvangen en dat ze vaak een morele binding met de organisatie hebben. Daarom zijn in het conceptueel model twee extra variabelen opgenomen: betrokkenheid en toewijding. Betrokkenheid is de mate waarin een persoon zich verbonden voelt met de organisatie. Toewijding is een sterke innerlijke motivatie om je voor bepaalde doelen in te zetten. Toewijding bepaalt of je bereid bent om bepaalde zaken opzij te zetten en je te richten je werk voor de organisatie. De drie factoren gaan niet in op de motivatie, betrokkenheid en toewijding voor DraaiboekOnline.nl te gebruiken, maar op de motivatie, betrokkenheid en toewijding voor de vrijwilligersorganisatie waar de vrijwilliger zich voor inzet.
4.4 Hypotheses
In het conceptueel model wordt een aantal hypotheses verondersteld. Dit zijn verwachte relaties tussen twee variabelen. In totaal zijn er 10 hypotheses opgesteld.
20
Hypothese 1: Gebruikers met een hoge gebruikerstevredenheid hebben een hoog DraaiboekOnline.nl gebruik.
De verwachting is dat een hoge gebruikerstevredenheid een positief effect heeft op het gebruik van Draaiboeknline.nl.
Hypothese 2: Hoge aantrekkelijkheid en hoog gebruikersgemak hebben een positief effect op de gebruikerstevredenheid.
De verwachting is dat gebruikers die met DraaiboekOnline.nl werken en een hoge aantrekkelijkheid en hoog gebruikersgemak ervaren, een hoge gebruikerstevredenheid hebben.
Hypothese 3: Hoge mate van ondersteuning heeft een positief effect op de gebruikerstevredenheid.
De verwachting is dat gebruikers die genoeg ondersteuning ervaren een hoge gebruikerstevredenheid hebben.
Hypothese 4: Gebruikers met hoge computercompetenties hebben een hoge gebruikerstevredenheid.
De verwachting is dat vrijwilligers die goed met een computer overweg kunnen ook hoog scoren op de gebruikerstevredenheid. Aangezien DraaiboekOnline.nl alleen maar via het internet te bereiken is, zal de vrijwilliger met een computer met internet moeten werken om het systeem te gebruiken.
Hypothese 5: Gebruikers met hoge computercompetenties hebben een hoog gebruik.
De verwachting is dat vrijwilligers die goed met een computer overweg kunnen ook hoog scoren op het gebruik. Aangezien DraaiboekOnline.nl alleen maar via het internet te bereiken is, zal de vrijwilliger met een computer met internet moeten werken om het systeem te gebruiken.
Hypothese 6: Gebruikers die gestimuleerd zijn tot het gebruik van DraaiboekOnline.nl hebben een hoog gebruik.
De verwachting is dat vrijwilligers die door andere mensen worden gestimuleerd om DraaiboekOnline.nl te gaan gebruiken dit eerder zullen gaan doen dan vrijwilligers die niet gestimuleerd worden.
Hypothese 7: Gebruikers die DraaiboekOnline.nl nuttig vinden, hebben een hoog gebruik.
De verwachting is dat vrijwilligers die het nut van DraaiboekOnline.nl inzien voor zichzelf, danwel voor de vrijwilligersorganisatie, het systeem veel zullen gebruiken. Vrijwilligers die het systeem alleen maar verspilling van hun tijd vinden en niet inzien wat voor zin het heeft, zullen het systeem niet veel gebruiken.
Hypothese 8: Gebruikers met een hoge motivatie voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog gebruik.
Een werknemer moet een bepaalde drijfveer hebben om DraaiboekOnline.nl te gaan gebruiken. Deze hypothese gaat niet over de motivatie om DraaiboekOnline.nl te gebruiken, maar over de motivatie voor de vrijwilligersorganisatie en of deze invloed heeft op het gebruik.
Hypothese 9: Gebruikers met een hoge toewijding voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog gebruik.
De verwachting is dat vrijwilligers met een hoge toewijding voor de
vrijwilligersorganisatie een hoog gebruik voor DraaiboekOnline.nl laten zien.
Hypothese 10: Gebruikers met een hoge betrokkenheid voor de vrijwilligersorganisatie hebben een hoog gebruik. De verwachting is dat een hoge betrokkenheid van de vrijwilliger bij de
Hoofdstuk 5
Methode
5.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de methode met betrekking tot de dataverzameling besproken. In paragraaf 5.2 wordt ingegaan op internet enquêtes. Daarna komt de dataverzamelings-methode aan bod en in paragraaf 5.4 zal kort naar de onderzoekspopulatie worden gekeken. Tenslotte zal in paragraaf 5.5 de respons op de enquête worden behandeld.
5.2 Internet enquête
De variabelen uit het conceptuele model zijn het beste te meten door de gebruikers van DraaiboekOnline.nl te ondervragen. Omdat er tussen de 30 en 40 personen zijn die geënquêteerd moeten worden, is besloten om dit door middel van een vragenlijst te doen, want het persoonlijk afnemen van interviews zou teveel tijd in beslag nemen. Er is voor gekozen de enquête via het internet te verspreiden, omdat dit een aantal voordelen met zich meebrengt in vergelijking met een traditionele papieren enquête (Dominelli, 2003)21. Ten eerste hebben alle gebruikers van DraaiboekOnline.nl toegang tot internet en hierdoor kunnen zij snel en eenvoudig bereikt worden. Een ander voordeel van enquêtes via het internet is dat ze dynamisch zijn, zonder dat de geënquêteerde dit merkt. Er kunnen bepaalde vragen worden weggelaten of juist worden toegevoegd wanneer de respondent een bepaald antwoord geeft. Dit is ook mogelijk bij een traditionele papieren enquête, maar dit kan leiden tot onduidelijkheid en verwarring. Het laatste grote voordeel is dat de antwoorden direct digitaal beschikbaar zijn. De gegevens hoeven niet meer handmatig in een database of een statistisch programma als SPSS ingevoerd te worden. Dit levert tijdwinst op en ten tweede neemt dit het risico op het verkeerd invoeren weg. Naast bovenstaande voordelen zijn er een aantal nadelen aan het online enquêteren (Dominelli, 2003). Het eerste nadeel is dat er een vertekend beeld kan ontstaan omdat
21
Dominelli, A., 2003. Web surveys – Benefits and considerations. Clinical research and
