K.J. Poppe Interne Nota 496
LEIDEND IN DE INFORMATIEVOORZIENING
Mid-Term Review LEI-Boekhouding 2000
Juli 1998
Landbouw-Economisch Instituut (LEI-DLO)
Burgemeester Patijnlaan 19
Postbus 29703
2502 LS Den Haag
') ! i>,
INHOUD
WOORD VOORAF
Blz.
1. HET PROJECT 7
1.1 Aanleiding voor het project 7
1.2 Doel van het Quick Scan onderzoek 7
1.3 De opdracht voor de Quick Scan 7
1.4 Relatie Quick Scan en Interne Nota 410 8
2. NOODZAAK TOT VERNIEUWING VAN HET LEI-BOEKHOUDNET 9
2.1 Doel en inhoud van de boekhouding 9
2.2 Ontwikkelingen bij LEI-DLO 10
2.2.1 Financieel-economische ontwikkelingen 10
2.2.2 Juridische ontwikkelingen 11
2.2.3 Marktontwikkelingen 11
2.2.4 Interne ontwikkelingen 11
2.3 Gebruikers over het boekhoudnet 11
2.4 Kansen en bedreigingen 14
2.5 Noodzaak tot aanpassing van het boekhoudnet 14
3. BEDRIJVEN-INFORMATIENET VAN LEI-DLO: SCHETS VAN DE NIEUWE
WERKWIJZE 17
3.1 Doel 17
3.2 Besturingsfilosofie 19
3.3 Vastleggen gegevens 20
3.4 Rapporteren 22
3.5 Bedienen klanten 23
3.6 Strategisch management 24
3.7 Bedrijfskeuze en werving 25
3.8 Vaktechnisch management: planning, beheer en database 26
3.9 Applicatiebeheer 27
3.10 Capaciteitsbeheer 27
3.11 Slotopmerkingen 28
3.12 Conclusies 28
4. GEGEVENSMODEL 31
4.1 Gegevensmodel 31
4.2 Onderliggende deelsystemen 31
4.3 Harmonisatie 32
5. SYSTEEMARCHITECTUUR 33
5.1 Onderkende informatiegebieden en noodzakelijke vernieuwingen 33
5.2 Informatiesystemen 37
5.3 Specifieke systemen voor het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO 38
5.3.1 Gegevensstroom 38
5.3.2 Planning, beheer en database 39
5.3.3 Gegevensvastlegging 39
5.3.4 Informatieproductie 40
5.3.5 Relatiebeheer 40
5.3.6 Bedrijfskeuze en werving 40
Biz.
6. TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR 41
7. PLAN VAN AANPAK 43 7.1 Doel vervolgplan 43 7.2 Typen activiteiten 44 7.3 Methodische aanpak 45 7.4 Activiteiten/projecten 45 7.5 Uitgangspunten en randvoorwaarden 46 7.6 Kostenschatting 47 7.7 Projectkalender 49 7.8 Deelprojecten t w e e d e stap 50
7.9 Deelprojecten derde en vierde stap 57
7.10 Organisatie 59 8. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 61
8.1 De noodzaak t o t vernieuwing volgens de Quick Scan 61
8.2 Aandachtsgebieden voor vernieuwing 61 8.3 V e r n i e u w i n g van de producten van het Bedrijven-lnformatienet
van LEI-DLO 62 8.4 Aanbevelingen aan de directeur 63
8.5 Aandachtspunten voor het management 63 8.6 Tijdens de Quick Scan op korte t e r m i j n te nemen maatregelen 64
8.7 Ter afsluiting van de Quick Scan 65
BIJLAGEN 67 1. Contextdiagram en belangenanalyse 68
2. Overzicht van projecten in de nieuwe situatie - 71
3. Functiedecompositie 72
4. Objectmodel 78 5. CU-matrix 81 6. Kostenschatting Quick Scan 84
7. Overzicht van deelprojecten volgens Quick Scan 86 8. Overzicht van verschenen publicaties met resultaten van het project
Boekhouding 2000 88 9. Overzicht van in b o e k h o u d i n g 2000 ingezette medewerkers 89
WOORD VOORAF
In j u l i 1995, nu bijna drie jaar geleden, verscheen de Quick Scan van het project Boekhouding 2000 "Leidend in de informatievoorziening" (Interne Nota 441). Inmiddels is de eerste fase van het project afgesloten. In die eerste fase zijn er een aantal onder-delen u i t g e w e r k t , waarbij de g e n o m e n beslissingen behoorlijke gevolgen hebben voor de in de Quick Scan neergelegde systeemvisie. Die beslissingen zijn met name ingegeven geweest door de door klanten (onderzoekers en vooral het Ministerie van LNV) gewenste periodieke innovatie ("10% vernieuwing per j a a r " ) , het ISO-certificeringstraject als w e l nieuwe inzichten op het terrein van database o n t w e r p . Deze aanpassingen maken het nodig de Quick Scan te herschrijven, zodat ook het vervolg van het project goed beheers-baar blijft. Vandaar deze M i d Term Review.
Ten opzichte van de Quick Scan zijn de volgende belangrijke w i j z i g i n g e n doorge-voerd:
hoofdstuk 1 - o n g e w i j z i g d ;
hoofdstuk 2 - paragraaf 2.3 tekst toegevoegd over wensen deelnemers (resultaten S11) en wensen accountantskantoren (resultaten S2);
hoofdstuk 3 - aangepast (resultaten S4, S5); hoofdstuk 4 - sterk aangepast (resultaten S4, S5);
hoofdstuk 5 - sterk aangepast met nieuwe informatiegebieden (resultaten S5); hoofdstuk 6 - sterk aangepast (resultaten S4, S5);
hoofdstuk 7 - tekst bijgesteld; activiteitenplan bijgewerkt en herzien; deel van de oude tekst verplaatst naar een nieuwe bijlage 7 en tekst van para-graaf 7.6 verschoven naar bijlage 6; deelprojecten Tweede Stap voorzover mogelijk nader
uitgewerkt-hoofdstuk 8 - aangepast, met name aan feit dat w e per 1 -1 -1999 in willen voeren (QS: 1998).
Onoverkomelijk heeft het r a p p o r t nu een beetje een hybride karakter gekregen, met enerzijds overwegingen o m het hele project (en de Quick Scan) uit t e voeren, en an-derzijds de laatste inzichten. Het voordeel daarvan is wel dat alles in "1 b a n d " (ook voor externe begeleiders en consultants) beschikbaar blijft. De tekst is afgesloten in februari
1. HET PROJECT
1.1 Aanleiding voor het project
Bij de start van het project Boekhouding 2000 wenste de directeur van LEI-DLO
dui-delijkheid over de omvang, kosten en benodigde doorlooptijd en menskracht van de
ver-nieuwing van het Boekhoudsysteem. Aanleiding voor deze wens is het feit dat de
bestaande systematiek nog maar moeilijk aanpasbaar is, terwijl onderzoekers en klanten
wel veel eisen en wensen voor verbetering hebben (zie Interne Nota 410).
Enkele gebruikende afdelingen beschouwen de verbetering vooral als een
technolo-gische vernieuwing in plaats van als een aanpassing van de bestaande werkwijze.
Hierd-oor lijkt men de benodigde menskracht te onderschatten en lijkt men weinig stil te staan
bij de mogelijkheden en wensen voor verbetering. Daarnaast lopen mede daardoor de
meningen uiteen over de financiële en technologische consequenties van de gewenste
veranderingen.
1.2 Doel van het Quick Scan onderzoek
De Quick Scan moet inzicht geven in de daadwerkelijk gewenste verandering van
de werkwijze van de boekhouding(en) en de consequenties daarvan op structuur, inhoud
en functionaliteit van het boekhoudsysteem. Daarbij dient het projectteam rekening te
houden met de effecten op de boekhouding van de beoogde verzelfstandiging, van de
nadrukkelijker oriëntatie op (potentiële) cliënten en van het toenemend aantal
concurre-rende informatieleveranciers.
Bij het beschrijven van de gewenste maatregelen en vervolgactiviteiten diende het
projectteam rekening te houden met:
de voor succesvol vervolg benodigde inhoudelijke LEI-betrokkenheid;
de mate waarin die inzet ook daadwerkelijk geleverd kan worden;
de consequenties van die schatting voor de te hanteren aanpak, voor de prijs en
voor de doorlooptijd van het ontwikkeltraject.
1.3 De opdracht voor de Quick Scan
De opdracht aan de projectgroep is het opstellen van een Quick-Scanrapport waarin
aandacht wordt besteed aan:
de huidige situatie van de informatievoorziening, de organisatie van de
informatie-voorziening en het informatiesysteem dat gebruikt wordt voor het LEI-boekhoudnet;
de doelstellingen, kritische succesfactoren en strategische prioriteiten die van belang
zijn voor het LEI-boekhoudnet;
de eisen en wensen van het management en de belangrijkste gebruikersgroepen;
randvoorwaarden en knelpunten voor de realisatie van de gewenste verbeteringen;
volgorde van prioriteit in de gewenste veranderingen;
de mogelijkheden van nieuwe methoden en technologie;
de prioriteit, omvang, samenhang, kosten en baten van mogelijke deelprojecten.
Verder dient daarbij aandacht besteed te worden aan de consequenties van
verzelf-standiging, de aard en omvang van de concurrentie op middellange termijn en de
nood-zaak van marktconform werken.
Bij het uitvoeren van haar werkzaamheden dient het projectteam de resultaten uit
Interne Nota 410 als uitgangspunt te nemen. Van de bestaande systemen en
gegevensbe-standen behoren de boekhoudsystemen van de afdelingen Landbouw, Tuinbouw,
Bos-bouw, Visserij alsmede de relevante deeladministraties en BDLtot het onderzoeksgebied.
Niet tot het onderzoeksgebied behoren onder meer de wijze waarop onderzoek wordt
uitgevoerd en de werkwijze van Cl VA.
1.4 Relatie Quick Scan en Interne Nota 410
In voorgaande fase van het project Boekhouding 2000 (Interne Nota 410) is een
mo-del gemaakt dat zo goed mogelijk een beeld geeft van de huidige systemen. Daarbij zijn
de proces- en datamodellen geüniformeerd, zodat enigszins van een ideaalbeeld sprake
is. In de Quick Scan wordt zo goed mogelijk op basis van bestaande kennis een plan van
aanpak ontworpen om te komen tot een beeld van de gewenste toekomstige situatie en
de wijze om op basis van dat beeld weersystemen te maken. Figuur 1.1 geeft de
samen-hang tussen deze modellen en systemen weer.
kernmodel, inhoud, conceptueel fysiek, gemaakt product, conceptueel model van huidige werkwijze en systemen i v huidige werkwijze en systemen
eisen en wensen conceptueel
model van nieuwe werkwijze en systemen (Quick Scan) i ' nieuwe werkwijze en systemen
2. NOODZAAK TOT VERNIEUWING VAN
HETLEI-BOEKHOUDNET
2.1 Doel en inhoud van de boekhouding
Volgens de L a n d b o u w t e l l i n g (Meitelling) zijn er in Nederland circa 125.000 agrari-sche bedrijven. Van deze bedrijven w e r f t LEI-DLO een gedeelte middels een steekproef die representatief moet zijn voor de Nederlandse agrarische productie. Het LEI-boekhoud-net is een belangrijke bron van gegevens voor de Europese Unie, de Nederlandse over-heid, het georganiseerd bedrijfsleven en onderzoekers, agrarische adviseurs, voorlichtings-en accountantsbureaus voorlichtings-en studvoorlichtings-entvoorlichtings-en. LEI-DLO heeft t o t doel agrarische gegevvoorlichtings-ens voor deze gebruikers vast te leggen, te verwerken en te verstrekken. De paragrafen hierna specificeren per gebruikersgroep de doelstellingen van LEI-DLO.
Informatie voorde Europese Unie
Het LEIboekhoudnet maakt onderdeel uit van het EUboekhoudnet l a n d b o u w b e -drijven (RICA). Sinds eind jaren zestig heeft LEI-DLO de verplichting b o e k h o u d i n g e n van agrarische bedrijven in de land- en t u i n b o u w bij te houden. De EU gebruikt de informatie die de boekhoudnetten van verschillende landen aanleveren o m inkomensontwikkelingen in de landbouwsector waar te nemen en landbouwbeleid te voeren. Voor deze t w e e doe-leinden vraagt de EU informatie over de agrarische activiteiten, het economisch verkeer en de financiële grootheden van landbouwondernemingen. Hierbij stelt de EU algemene eisen aan de betrouwbaarheid van de informatie, en eist dat LEI-DLO minimaal 1.500 en maximaal 1.800 bedrijven in zijn b o e k h o u d n e t opneemt. De bedrijven die LEI-DLO op-neemt hebben een minimumomvang en zijn representatief voor het waarnemingsgebied.
Informatie voor de Nederlandse overheid en bedrijfsleven
Ten behoeve van het nationaal beleid informeert LEIDLO de overheid over t u i n -bouw, land-bouw, visserij en bosbouw. In deze sectoren w i l de overheid inzicht in het ni-veau en de o n t w i k k e l i n g van de rentabiliteit, de inkomensvorming, het financieringsge-drag en de vermogenspositie en relevante technische gegevens in de belangrijkste takken van tuin-, land-, en bosbouw alsmede de visserij. LEI-DLO voorziet in deze informatiebe-hoefte middels Periodieke Rapportages over groepen bedrijven.
Deze rapportages beschrijven bedrijfseconomische, financiële en (milieu) technische kengetallen meer in detail dan voor het EU-boekhoudnet. LEI-DLO besteedt hierbij met name aandacht aan rentabiliteit, productiviteit, inkomensvorming en -spreiding, markt-ontwikkelingen en financieringsaspecten. Hierbij vindt specificatie plaats per bedrijfstype, zoals gespecialiseerde melkveebedrijven, grotere akkerbouwbedrijven en gemengde land-bouwbedrijven. Naast de Periodieke Rapportages met definitieve cijfers presenteert LEI-DLO ramingen van actuele o n t w i k k e l i n g e n voor verschillende bedrijfstakken.
Jaarlijks presenteert LEI-DLO een sectorrekening voor de gehele land- en t u i n b o u w , waarin zij de totale sector zowel vanuit de invalshoek van deelsectoren, zoals akkerbouw, rundveehouderij en intensieve veehouderij beschrijft. Om aan deze verplichtingen te kun-nen voldoen is een goede verdeling van de steekproefbedrijven over de gehele populatie van g r o o t belang.
Informatie voor onderzoek
Het LEI-boekhoudnet dient als basis voor bedrijfseconomisch, micro-economisch en sector-economisch onderzoek. Veel typen onderzoek nemen meerdere boekjaren tegelijk in beschouwing, zodat het noodzakelijk is dat LEI-DLO-gegevens over bedrijven meerdere jaren vasthoudt. Evenals voor documentatiedoeleinden is het voor onderzoeksdoeleinden
noodzakelijk te beschikken over steekproeven van voldoende omvang, waarbij het geen doelstelling is van LEI-DLO o m door middel van het EU-boekhoudnet voldoende bedrijven
in allerlei groepen te genereren. Daartoe w o r d e n desgewenst studiebedrijven b i j g e h o u -den.
Het k o m t voor dat onderzoekers meer informatie nodig hebben, dan het boekhoud-net kan leveren. In deze gevallen probeert LEI-DLO met behulp van andere d a t a b r o n n e n de gevraagde informatie toch te leveren.
Beschikbare gegevens
Het boekhoudnet registreert naast de bedrijfseconomische jaarrekening en een aan-tal daaruit afgeleide macro-economische kengeaan-tallen ook andere informatie. LEI-DLO legt bijvoorbeeld van de kosten en opbrengsten niet alleen het bedrag, maar ook de hoeveel-heid vast zodat prijsberekeningen mogelijk zijn. Dit betekent dat van productiemiddelen de verbruikte hoeveelheden (zoals kubieke meters gas en kilogrammen voer) bekend zijn. Ditzelfde geldt voor opbrengst-beïnvloedende factoren als eiwit- en vetgehalte van afge-leverde melk. Naast prijzen en volumes legt LEI-DLO ook technische gegevens vast zoals de omvang van de veestapel, de arbeidsinzet, de samenstelling van g e b o u w e n en het machinepark. Een bijzonder groep van technische gegevens zijn de milieugegevens. Over verschillende milieuthema's zoals energie, nutriënten, bestrijdingsmiddelen en verdroging verstrekken de deelnemende bedrijveninformatie die LEI-DLO in het b o e k h o u d n e t vast-legt. Naast gegevens op bedrijfsniveau worden er ook gegevens per kostenplaats (gewas, bedrijfstak, schip, kas, koppel) vastgelegd.
2.2 O n t w i k k e l i n g e n bij LEI-DLO
Het Economisch Instituut (LEI-DLO) is onderdeel van de Dienst Landbouw-k u n d i g OnderzoeLandbouw-k (DLO). Een belangrijLandbouw-ke taaLandbouw-k van LEI-DLO is het verschaffen van be-t r o u w b a r e en represenbe-tabe-tieve informabe-tie over de bedrijfsmabe-tige posibe-tie van hebe-t agrarisch bedrijfsleven en de beroepsvisserij.
Zij levert deze informatie aan tal van geïnteresseerden, waaronder beleidsfunctiona-rissen van het Ministerie van LNV en het Landbouwschap, aan de EU, aan enkele Pro-duktschappen, aan een grootbank en natuurlijk aan de individuele bedrijfsvoerders, die deelnemen aan LEI-onderzoek.
2.2.1 Financieel-economische o n t w i k k e l i n g e n
LEI-DLO verricht haar taak al een g r o o t aantal jaren. Het Ministerie v e r g o e d t voor een deel de apparaatskosten. De kosten van het LEI-boekhoudnet w o r d e n g e d e k t d o o r vergoedingen voor W e t t e l i j k e en Dienstverlenende Taken (WDT) van het Ministerie van LNV. De kosten van het onderzoek w o r d e n voor het overgrote deel gedekt d o o r i n k o m -sten, die zij w e r f t door het uitvoeren van onderzoek aan derden. Deze inkomsten bedra-gen circa 9 miljoen gulden (waarvan 2,4 miljoen vanuit het Ministerie van LNV) op een begroting van 25 miljoen. De vergoedingen voor het b o e k h o u d n e t in het kader van de WDT bedragen 11,2 miljoen in 1995.
In het algemeen is de tendens dat de m a r k t voor l a n d b o u w k u n d i g onderzoek krimpt. Zo heeft het Rijk minder geld beschikbaar. Overigens w o r d t daarbij w e l getracht het economisch onderzoek te versterken. Ook neemt de concurrentie toe, onder andere van andere instituten (inclusief proefstations en IKC) en universiteiten die zich meer op de markt richten dan voorheen. Ten slotte, cliënten w o r d e n in zijn algemeenheid veelei-sender (tijdigheid!), terwijl zij voor dit betere product minder willen betalen. O m d a t LEI-DLO steeds minder monopolist is, zullen deze o n t w i k k e l i n g e n moeten leiden t o t onder meer een goedkopere manier van gegevensverzameling, -verwerking en -opslag.
LEI-DLO ondervindt in toenemende mate concurrentie van onderzoeksinstituten van universiteiten, van accountants- en administratiekantoren, van het CBS en van particuliere onderzoeksbureaus. Het politiek belang van de agrarische sector neemt af. Niet alleen door een andere politieke constellatie, maar ook door het afnemend aandeel van de ag-rarische sector in het BNP.
Deze ontwikkelingen leggen een druk op de prijs, die LEI-DLO voor haar producten kan vragen. Tevens moet de tijdigheid/actualiteit, inzichtelijkheid/leesbaarheid van de in-formatie w o r d e n verbeterd en moet de inin-formatie sneller op specifieke behoeftes en is-sues t o e te snijden zijn.
2.2.2 Juridische o n t w i k k e l i n g e n
DLO w i l een instituut binnen het verzelfstandigde DLO zijn. Dit betekent dat LEI-DLO meer w i l gaan sturen op meetbare prestaties, op geplande en benodigde capaciteit en op geplande en gerealiseerde kosten.
Als gevolg van de verzelfstandiging zal ook LEI-DLO naar verwachting a u t o n o m e r moeten kunnen functioneren. De slagkracht zal daarbij moeten w o r d e n verhoogd. Moge-lijkheden voor beperking van de overhead en van overtollige controles, m o g e l i j k h e d e n voor efficiënter functioneren van afdelingen en mogelijkheden voor een betere inhoude-lijke afstemming van werkzaamheden zullen bij elke passende gelegenheid aandacht dienen t e krijgen. De vernieuwing van het Boekhoudnet is zo'n aanpassing.
2.2.3 M a r k t o n t w i k k e l i n g e n
De markt van het Landbouw-Economisch Instituut begint langzamerhand een ander aanzien t e krijgen: kernministerie van LNV als belangrijke afnemer is kritisch op het ni-veau van de kosten van documentatie en onderzoek; de meeste klanten (zoals Rabobank, Landbouwschap en Produktschappen) willen geen op kostprijs gebaseerde tarieven beta-len, maar verwachten dat LEI-DLO de boekhoudnetgegevens als grondstof gratis mee-b r e n g t mee-bij het uitvoeren van onderzoeksprojecten.
Bovenstaande o n t w i k k e l i n g e n leiden er t o e dat LEI-DLO beter dan in het verleden aan veranderende gebruikerswensen tegemoet moet komen en desondanks de kostprijs laag m o e t h o u d e n .
2.2.4 Interne o n t w i k k e l i n g e n
Door het beschikbaar komen van voor alle onderzoekers in principe toegankelijke databanken, is het gebruik van de boekhoudnetgegevens de afgelopen jaren t o e g e n o -men. Onderzoek met boekhoudnetgegegevens ondervindt ook minder concurrentie dan ander onderzoek. Dit heeft ook een categorie gebruikers doen ontstaan die van huis uit minder v e r t r o u w d zijn met de bedrijfseconomische en b o e k h o u d k u n d i g e m e t h o d o l o g i e . Bovendien is hun plaats in de organisatie vaak minder dicht bij de gegevens-verzamelende secties dan de t r a d i t i o n e l e gebruikers. Vaak gaat het om een beperkt aantal gegevens, waarvoor een afsluiting van de b o e k h o u d i n g op jaarbasis niet noodzakelijk is.
Onderzoekers hebben steeds vaker behoefte aan gegevens van l a n d b o u w en t u i n -bouwbedrijven gezamenlijk, mede d o o r d a t sommige vragen niet meer per bedrijfstype maar bijvoorbeeld per sector, per milieuthema of per provincie w o r d e n gesteld.
Onderzoekers w o r d e n op ander vlak (bijvoorbeeld statistische software) g e c o n f r o n -t e e r d m e -t veel gebruikersvriendelijke sys-temen dan de door he-t b o e k h o u d n e -t
beschik-baar gestelde software. Dit leidt t o t wensen vanuit de onderzoekers over de door het b o e k h o u d n e t ter beschikking gestelde databanken en software.
Nieuwere software voor accountantskantoren en invoering van elektronische data-communicatie leiden t o t wensen van de in de regio werkzame Technisch Administratieve Medewerkers (TAM's) o m dergelijke software ook binnen het LEI-boekhoudnet in te voe-ren, teneinde de gebruikersvriendelijkheid, innovativiteit en productiviteit t e verhogen.
2.3 Gebruikers o v e r h e t b o e k h o u d n e t
Het LEI-boekhoudnet heeft zowel externe als interne klanten. Voorbeelden van klan-ten uit de eerste groep zijn het Ministerie van LNV, de Europese Commissie, banken, ande-re opdrachtgevers en de Landbouw Universiteit Wageningen. De t w e e d e k l a n t g r o e p
beStaat uit medewerkers van LEIDLO die het boekhoudnet gebruiken bij uitvoeren van o n -derzoeken. In deze paragraaf w o r d t nader ingegaan op de wensen van klanten. Daartoe is een enquête uitgevoerd, waarvan de resultaten ook apart in een notitie zijn vastgelegd. Bijlage 1 bevat een, mede op basis van deze paragraaf samengestelde, analyse van be-langhebbenden bij het b o e k h o u d n e t en de aard van hun belang (zogenaamd stake-holders-analyse). Naast de klanten zijn ook de deelnemende boeren en tuinders een be-langrijke categorie gebruikers.
Gebruiksgemak
Ruim de helft van de gebruikers maakt wekelijks gebruik van het boekhoudnet. Het merendeel van de externe klanten maakt alleen gebruik van de publicaties. Slechts een gedeelte maakt o o k direct gebruik van de gegevens in het boekhoudnet. Externe klanten maken relatief meer gebruik van andere i n f o r m a t i e b r o n n e n dan interne klanten. Het is opvallend dat voor de meeste klanten de gegevens in het b o e k h o u d n e t onmisbaar zijn.
Het gebruiksgemak van het boekhoudnet is laag; slechts een klein gedeelte van de gebruikers is tevreden. Bovendien is de handleiding van het boekhoudnet niet goed o m -dat deze een slecht overzicht geeft van de beschikbare gegevens. M e t name de medewer-kers in de buitendienst, die geen begeleiding hebben, oordelen negatief over de ge-bruiksvriendelijkheid. Het f e i t dat een de deel van gebruikers benodigde gegevens niet zelf uit de databank haalt, maar dit aan andere medewerkers overlaat, pleit ook niet vóór het gebruiksgemak. Het slechte gebruiksgemak uit zich in onvoldoende gebruik van gege-vens en o n b e k e n d h e i d van de i n h o u d van de databank.
Gebruikers van LEI-DLO-publicaties kunnen over het algemeen goed met publicaties o v e r w e g . De publicaties zijn echter niet goed toegankelijk voor nieuwe gebruikers en w o r d e n zelfs ongeschikt geacht voor het grote publiek. De groep gebruikers bestaat voor-namelijk uit onderzoekers; beleidsmedewerkers vinden de publicaties minder geschikt. Het feit dat er geen gemeenschappelijke publicatie van landbouw en t u i n b o u w is, ervaart men als een gemis.
Waardering van de inhoud
In het algemeen zijn de gebruikers niet of met moeite in staat gegevens van bedrij-ven uit het LEI-boekhoudnet met hetzelfde bedrijfstype te vergelijken met een andere b r o n . De gegevens van de verschillende afdelingen van LEI-DLO zijn ook niet optimaal vergelijkbaar. Met name het verschil in het afsluiten van het boekjaar zien gebruikers als een probleem.
Het merendeel van de externe gebruikers is tevreden over de verdeling van de steek-proef over bedrijfstypen en het aantal waarnemingen er bedrijfstype. Van de interne ge-bruikers v i n d t echter het merendeel dat LEI-DLO de verdeling zou moeten verbeteren door bijvoorbeeld het opnemen van studiebedrijven over actuele onderwerpen, gemeng-de bedrijven en kleine bedrijven. Interne klanten hebben tevens behoefte aan meer waar-nemingen per bedrijfstype. Gegeven de capaciteit is een heldere besluitvorming over de te maken keuzes dus gewenst.
Het merendeel van de gebruikers is niet tevreden over de actualiteit van de gege-vens en vindt dat de actualiteit moet verbeteren. Gebruikers willen zich een beeld kunnen vormen van de situatie van ondernemingen in het volgende jaar; een soort barometer voor de agrarische sector.
Contacten met boekhoudmedewerkers
Over het algemeen hebben gebruikers zelden of nooit contact met medewerkers van de boekhoudsecties. Als contact toch nodig is, oordelen externe klanten positiever over de serviceverlening dan de interne medewerkers.
Verschillende afdelingen stellen de gegevens samen die in het boekhoudnet aanwe-zig zijn. Een betere afstemming tussen de verschillende afdelingen is een wens van een deel van de klanten.
LEI-DLO zou kosten in rekening kunnen brengen voor het gebruik van het boek-houdnet. Externe klanten hebben hier bezwaar tegen en zouden in de t o e k o m s t andere gegevensbronnen willen raadplegen die goedkoper o f gratis zijn. Het is echter de vraag
of de gegevens die LEI-DLO kan leveren ook bij andere "dataleveranciers" kunnen
wor-den verkregen.
Werkwijze van LEI-medewerkers
De inventarisatie van veranderingswensen die is beschreven in het rapport Het
LEI-boekhoudsysteem en gewenste veranderingen (Interne Nota 410) d.d. mei 1993 geeft
wensen van de projectieden en TAM's weer over verandering van werkwijze en
werkple-kondersteuning. Het rapport beschrijft vier categorieën van behoeften waarmee in
toe-komst rekening moet worden gehouden: verbetering van werkplekautomatisering TAM,
verbetering van de communicatie tussen regio-kantoor en hoofdkantoor, decentralisatie
en verbetering van werkplekautomatisering medewerker hoofdkantoor. De
boekhoudsec-ties en onderzoekers onderstrepen hiernaast het belang van een zo groot mogelijke
uni-formiteit in coderingen en instructies bij de boekhoudingen van deelnemers uit
land-bouw, tuinbouw en bosbouw. Een belangrijk aandachtspunt is de verzameling van
gege-vens middels EDI.
Wensen van deelnemers
De bedrijfseconomische verslaggeving wordt door boeren en tuinders nog altijd
goed gewaardeerd: 90% van de ondernemers zou een goede collega desgevraagd
advise-ren om ook mee te doen aan het Bedrijven- Informatienet van LEI-DLO. Ruim 70% van de
geënquêteerde deelnemers van het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO maakt
daadwer-kelijk gebruik van de informatie in hun bedrijfsvoering. Vooral kosteninformatie en
be-drijfsvergelijking worden als relevant ervaren. In inkomen en vermogen is men minder
geïnteresseerd. Deze resultaten komen naar voren uit een enquête over de
bedrijfsecono-mische verslaggeving die LEI-DLO met het oog op vernieuwing van het
Bedrijven-lnforma-tienet van LEI-DLO onder zijn deelnemers heeft gehouden.
Ongeveer 1 op de tien respondenten neemt geen kennis van de door LEI-DLO
ver-strekte rapportage, veelal omdat men andere informatiebronnen heeft. Vooral in de
in-tensieve veehouderij (technisch economische administraties, eigen PC's) en in de
glastuin-bouw is dit het geval. Het overgrote deel van de ondernemers die kennis neemt van de
rapportage, maakt er ook daadwerkelijk gebruik van; ook zij die dat niet doen waarderen
het rapport in meerderheid toch hoog. Van de gebruikers geeft 81 % een rapportcijfer 7
of hoger.
Hoewel slechts een beperkt deel van de respondenten de rapportage te moeilijk
vindt, is er toch een kwart dat moeite heeft met de grote hoeveelheid en de aard van de
gegevens. Wensen op dit vlak blijken wel erg uiteen te lopen. De gepresenteerde
bedrijfs-resultaten geven volgens 83% van de ondernemers een goed beeld van de werkelijkheid.
De rest vindt het beeld te rooskleurig (inkomen buiten bedrijf) o f t e negatief (berekende
kosten).
LEI-DLO is voornemens om binnen enkele jaren voor het gehele Bedrijven-lnfor-
ma-tienet van LEI-DLO om te schakelen naar een uniform kalenderjaar, in plaats van het
ge-broken mei-mei boekjaar voor landbouwbedrijven en het kalenderjaar voor de tuinbouw.
Vandaar dat op dit punt de mening van de deelnemers is gepolst. In de intensieve
vee-houderij wordt deze overgang als wenselijk beoordeeld. Ook bij de graasdierbedrijven
vindt een ruime meerderheid dit gewenst, doch een kwart heeft duidelijke bezwaren. In
de akkerbouw heeft zelfs 43% bezwaren. Deze lijken vooral ingegeven doordat men
bang is dat de cijfers (zoals saldiberekeningen) per teelt per groeiseizoen verdwijnen. Via
geavanceerde software zal dit probleem overigens ondervangen worden.
Twee derde tot driekwart van de ondernemers vindt dat de LEI-DLO-rapportage in
zijn huidige vorm meerwaarde heeft boven de rapportages uit de fiscale boekhouding of
het eigen management systeem. Bij de hokdierbedrijven is dit overigens minder het geval
en in de tuinbouw geldt het vooral voor het bedrijfsvergelijkend overzicht.
Gevraagd naar mogelijke vernieuwingen geven veel ondernemers hun voorkeur aan drie
nieuwe producten: een vergelijking met de beste 20% van de bedrijven, vergelijking in
de tijd (trend-analyse) en adviesrapporten. Op dat laatste punt heeft LEI-DLO positieve
ervaringen met expertsystemen zoals Milieu-detector. Opvallend is dat een internationale
bedrijfsvergelijking minder t o t de verbeelding spreekt. Dat geldt ook voor milieugege-vens, perceelsgegevens en kwartaalgegevens (bijvoorbeeld op kasstroombasis).
Gevraagd naar een aanvaardbare oplevertermijn geeft bijna 70% van de responden-t e n aan d a responden-t men oplevering laresponden-ter dan 4 maanden na afloop van heresponden-t boekjaar nieresponden-t aan-vaardbaar acht.
Hoewel veel ondernemers de bestaande lay-out van de LEI-verslaggeving p r e t t i g vinden, heeft een flinke minderheid toch suggesties voor verbeteringen. Die liggen vooral op het vlak van figuren en grafieken. Elektronische communicatie speelt nog w e i n i g . Wel w i l 17% het rapport (ook) wel in elektronische vorm ontvangen. Slechts 4 % is gechar-meerd van elektronisch aanleveren van data uit de eigen PC.
Wensen van accountantskantoren
Uit een aantal gesprekken met accountantskantoren dat men op zich tevreden is m e t de w e r k w i j z e van LEI-DLO en open staat voor een hogere frequentie van de gege-vensverzameling. Wel valt op dat men over het algemeen w e i n i g bekend is met LEI-DLO en daar ook w e i n i g van hoort. Bij sommigen liggen ook ideeën over gegevensuitwisseling, zowel van ruwe data als van uitgewerkte bedrijven, bijvoorbeeld voor p o o l i n g van gege-vens voor bedrijfsvergelijking of gebruik van de door LEI-DLO verwerkte gegegege-vens voor de fiscale b o e k h o u d i n g . In zijn algemeenheid kan gesteld w o r d e n dat vooral het relatie-m a n a g e relatie-m e n t richting de accountantskantoren verbetering behoeft.
2.4 Kansen e n b e d r e i g i n g e n
Het opnemen van technische gegevens is een belangrijke kans voor LEI-DLO. Onder technische gegevens verstaat LEI-DLO bijvoorbeeld gegevens over gewasbescherming, plattelandsontwikkeling, neveninkomsten, arbeid, milieukosten, gemeentelijke heffingen, gezondheid en welzijn en sociale zekerheid. Verder is meer gegevensverzameling op het terrein van natuurbeheer en recreatie voorzien. In de toekomst zal LEI-DLO ook meer kwalitatieve gegevens kunnen opnemen zodat zij beter in kan spelen op de verwachtin-gen van ondernemers en beter inzicht krijgt in de manier van bedrijfsvoering. Een koppe-ling van extern al beschikbare bedrijfsgegevens (met instanties als NRS, Veikoppe-lingen, DUR, PD) zou een verbetering zijn. Afstemming van gegevensverzameling met bijvoorbeeld IKC (bijvoorbeeld prijzen vaste activa, saldi) en CBS (bijvoorbeeld gewasbeschermingsmiddelen en energie) zou voor alle b e t r o k k e n partijen ook een verbetering kunnen zijn.
Externe klanten vragen o m een verbetering van de publicaties. LEI-DLO kan m e t verbetering van de publicaties de afzet vergroten en de klanttevredenheid verhogen. Klanten hebben bovendien behoefte aan vergelijkingsgegevens uit het Europese boek-houdsysteem in een publicatie van LEI-DLO.
Teruglopende deelname van boeren en tuinders (onder andere onder invloed van verdergaande bedrijfsautomatisering) is een bedreiging voor het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO. Daarop moet w o r d e n geanticipeerd door de deelnemers informatie te leve-ren die beter voorziet in hun behoefte.
Verder is het opvallend dat externe klanten concurrentie als belangrijkste bedreiging zien. Zij verkeren dus in de veronderstelling dat zij de informatie elders ook kunnen ver-krijgen. Door LEI-DLO zal de informatievoorziening aan klanten moeten w o r d e n verbe-t e r d en zal daarover meer meverbe-t de gebruikers moeverbe-ten w o r d e n gecommuniceerd.
2.5 N o o d z a a k t o t aanpassing v a n h e t b o e k h o u d n e t
De ondersteuning van de LEI-boekhouding met een geautomatiseerd systeem is de a f g e l o p e n decennia gebleken geen geringe opgave te zijn. Gezien de lange historie (ponsconcepten voor het mainframe zijn nog herkenbaar t e r u g te vinden in de huidige administratieve organisatie) heeft het systeem zich de afgelopen jaren zeer onderhouds-gevoelig g e t o o n d . Vandaar dat in de zomer van 1991 is geconstateerd dat het verstandig zou zijn o m na te denken over een nieuwe opzet. In een intern onderzoek van LEI-DLO
(Interne Nota 410: Het LEI-boekhoudsysteem en gewenste veranderingen) is geconclu-deerd dat een (gemeenschappelijke) vernieuwing van de huidige werkwijzen en software noodzakelijk is.
De Quick Scan bevestigt o p n i e u w dat het evident is dat de software van het boek-h o u d n e t aan een grondige revisie toe is: boek-het systeem voldoet niet meer aan de tboek-hans te stellen eisen. Bij zo'n grondige revisie is het (zeker voor de financier) van belang o m na te gaan of het b o e k h o u d n e t ook de komende jaren zijn huidige plaats verdient t e n op-zichte van alternatieve gegevensbronnen.
Het a n t w o o r d hierop is volmondig positief. In het bijzonder voor alle gegevens die middels het boekhoudnet w o r d e n verzameld voor het Nederlandse beleid, onderzoek en voorlichting (met name milieu-en technische gegevens, saldi per gewas, continuïteitsken-getallen), noodzaken t o t de huidige situatie van het verzamelen van het basismateriaal binnen één onderzoeksinstituut. In de EU zijn er maar drie landen (de grote landen Duits-land, Frankrijk en Spanje) die de verplichte gegevens voor het EU-boekhoudnet van com-merciële accountantskantoren aankopen. Onderzoek en voorlichting voorzien zichzelf in die landen op een alternatieve en meer incidentele wijze van gegevens. Alle andere lidsta-ten hebben deze taak opgedragen aan een onderzoeksinstituut (of vergelijkbare instel-ling) o f d o e n d i t binnen het Ministerie van Landbouw.
Het aankopen van data van accountantskantoren gaat gepaard met een fors verlies aan flexibiliteit (bijvoorbeeld gegevens over gewasbeschermingsmiddelen w o r d e n d o o r die kantoren nog steeds niet verzameld), representativiteit, betrouwbaarheid (verschillen in begrippenapparaat en boekjaren tussen regio's) en t i j d i g e beschikbaarheid (fiscale in-komensberekening behoeven pas later beschikbaar te zijn en wegens gebrek aan data zijn prognoses en ramingen dan niet meer t e maken). In de Nederlandse situatie is een steekproef die tegen een concurrerende prijs met ongeveer dezelfde nauwkeurigheid en f l e x i b i l i t e i t hetzelfde product voor beleid en onderzoek levert als het LEI-boekhoudnet niet realiseerbaar.
Uit de in voorgaande paragrafen gerapporteerde analyse van o n t w i k k e l i n g e n bin-nen en buiten LEI-DLO kan w o r d e n geconcludeerd dat een belangrijk winstpunt van nieu-we software is dat de flexibiliteit groter w o r d t . Daardoor kan niet alleen beter ingespeeld w o r d e n op vragen vanuit beleid en onderzoek, maar ook kan dan mogelijk w o r d e n ge-profiteerd van toepassing van EDI en wellicht een minder frequente verzameling van som-mige soorten gegevens. De winst daarvan moet vooral in een beter aansluiten op wensen van klanten w o r d e n gevonden, w a n t in termen van kosten is hiervan een vrij gering effect te verwachten. Niet alleen hebben de voorgaande bezuinigingsoperaties (en het f e i t dat de normale productiviteitsverbetering verdwijnt in de regelmatig terugkerende bezuini-gingsrondes zoals GEO en TUBA respectievelijk in het verzamelen van nieuwe gegevens over bijvoorbeeld inkomenstoeslagen) hier reeds hun werk gedaan, maar bovendien blijkt steeds weer bij inventarisaties dat gebruikers eerder aanvullende wensen hebben dan i n p e r k i n g e n op de gegevensset willen aanvaarden. Uit de bij 2 gebruikers uitgevoerde enquête blijkt o p n i e u w dat er behoefte is aan meer en niet aan minder publicaties met meer actualiteit en voor groepen bedrijven waarvoor nu cijfers o n t b r e k e n .
Daarbij k o m t dat een b o e k h o u d n e t gekenmerkt w o r d t door een bijzonder econo-misch fenomeen: veel vaste kosten en zeer lage marginale kosten per te verzamelen gege-ven; als een gegeven beschikbaar is door middel van een factuur of een vraag bij het jaar-lijkse bedrijfsbezoek (waarvan de frequentie niet verder t e r u g g e d r o n g e n kan w o r d e n , gezien ook de eisen van actualiteit en flexibiliteit) dan zijn de additionele verzamelkosten op een bedrijf dat toch al in administratie is zeer gering.
Inperking van het aantal gegevens levert in termen van kostenreductie dan ook zeer weinig op en bezuinigingsoperaties komen snel neer op het verlagen van het aantal be-drijven in de steekproef. Overigens leidt ook dat niet t o t besparingen op software.
Vooruitlopend op eventueel nadere afstemming tussen bijvoorbeeld oogstramingen. Meitellingen, prijzenstatistiek en dergelijke (waarvan de uitvoering nu deels bij CBS, Pro-duktschappen en IKC plaatsvindt) mag dan ook aangenomen w o r d e n dat overwegingen van kosten enerzijds en de behoeftes van gebruikers anderzijds (aan bijvoorbeeld trends, meer diepgang, koppeling van gegevens, onderzoeken van causale relaties) t o t het inzicht zal leiden dat eerder concentratie dan deconcentratie van gegevensverzameling m o e t
plaatsvinden. Een boekhoudnet met flexibele werkwijzen en software is dan een voor de
hand liggende keuze en de te ontwerpen software houdt daar rekening mee. Door het
uit het vervolgtraject ter beschikking komend materiaal (onder andere data-definities)
beschikbaar te stellen aan derden, kan het project ook een bijdrage leveren aan de
verde-re standaardisatie en efficiency-verbetering en daarmee een vermindering van
administra-tieve lasten in agrarisch Nederland.
Concluderend kan worden gesteld dat ook voor de komende jaren het
Bedrijven-Informatienet van LEI-DLO een essentiële rol zal moeten en kunnen spelen in het (aan
relatief belang winnend) beleidsondersteunend en economisch onderzoek. De
uitdagin-gen waarvoor beleid en onderzoek staan noodzaken tot een nog meer op de klant
toege-sneden instrument.
Daar in de overheidssfeer de investeringen in activa (uiteenlopend van gebouwen
en laboratoria tot instrumenten en computers respectievelijk immateriële activa als
soft-ware) niet door middel van de normale jaarlijkse begrotingen worden gefinancierd maar
door middel van specifieke afspraken in de kapitaalrekening, ligt het voor de hand om
ook de hier voorgestelde investering in het boekhoudnet op deze wijze te financieren.
3. BEDRIJVEN-INFORMATIENETVAN LEI-DLO:
SCHETS VAN DE NIEUWE WERKWIJZE
3.1 Doel
Dit hoofdstuk van het eindrapport geeft een schets van de werkwijze die in het
Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO na invoering van de resultaten van LEI-Boekhouding
2000 (dus bijvoorbeeld met ingang van boekjaar 1999) gangbaar zal zijn. De schets is
be-doeld om het beschouwingsgebied en de bijbehorende besturingsfilosofie wat meer tot
leven te brengen.
In de paragraaf "besturingsfilosofie" worden een aantal algemene punten
behan-deld. Vervolgens komen de onderkende activiteiten één voor één aan de orde. Daarbij
wordt aangevangen met de activiteit "Vastleggen gegevens" omdat dit het meest
centra-le operationecentra-le proces is, dat door de andere wordt bestuurd en ondersteund. In
hoofd-stuk 5 zijn de activiteiten uit het beschouwingsgebied opgedeeld in zeven functies. Dit
procesmodel met functies is schematisch weergegeven in bijlage 3 figuur B.3.1. Bijlage 4
bevat de procesbeschrijvingen.
Bij de beschrijving van de werkwijze wordt gebruikgemaakt van de in ontwikkeling
zijnde software van het vernieuwde BIN. Figuur 3.1 geeft een overzicht van deze software.
OVERZICHT DEELSYSTEMEN in het nieuwe BIN
OVERZICHT DEELSYSTEMEN in het nieuwe BIN Naam Software GIRAF ELAND VIS VINK Betekenis
om gegevens vast te leggen
Geautomatiseerd Informatiesysteem voor de Registratie van Agrarische Feiten
ELectronische Afhandeling van Nieuwe Databerichten Vergarings-Inrichting-Systeem Verificatie van de Informatie middels Kontrolepunten
Software om uit feiten informatie te produceren
[namen nog niet bekend]
Software ARTIS BEER PAUW WESP ENGINE MIER ARA
om centraal gegevens- en procesbeheer
Agricultural-economics Research Tool for Information-induced Software
Beheer van Eenheden En Representaties
Procedures Aanmaken ter Uit-voering van het Werk
WErkStroom Programmatuur
"de oppasser"
Giraf-Monitor
Management Informatie En Rapportage
Aanvragen en Registreren van Authorisaties
Doel van de software
Programma dat schermen op de PC van de TAM zet waarin gegevens kunnen worden vastgelegd.
Programma dat EDI en ERI-berichten verwerkt
Programma waarin berichtensoorten en machtigingen worden geadministreerd Programma om middels cijferanalyse en vragenbrieven de gegevens te controle-ren en aan te vullen
Software om verslag deelnemer en stan-daard tabellen voor onderzoek te maken.
uit te voeren
Programma voor gegevens-beheer in de databank: de gegevensbeheerder kan hierin de informatie- modellen en
referentietabellen beheren; de onder-zoeker kan gegevens opvragen en herdefiniëren
Programma voor gegevensbeheer om meet-eenheden en conversies te beheren Programma voor procesbeheer om procedures (instructies) te maken, met bijbehorende schermen voor GIRAF Programma om de werklast (de zaken die gedaan moeten worden) toe te wijzen aan bepaalde TAM's
Programma dat bewaakt of -gezien de tijd of de ingevoerde gegevens- nieuwe gegevens moeten worden vastgelegd Programma dat schermen voor de TAM opbouwt en daarbij bewaakt of gege-vens voldoen aan de gestelde integri-teitseisen
Programma dat aan het management rapporteert hoe het staat met gegevens en procedurebeheer
Programma dat middels passwords bewaakt dat niet iedereen alles met de systemen kan doen
3.2 Besturingsfilosofie
Centraal in de besturingsfilosofie staat dat er in een verzelfstandigde organisatie bedrijfsmatig g e w e r k t w o r d t . Dat k o m t enerzijds t o t uiting in klantgerichtheid (doorverta-len klantenwensen naar producten en operationele processen), externe gerichtheid (niet alleen LEI-DLO-onderzoek als klant, maar ook periodieke rapportages, tabellensets, info-bulletins), en anderzijds in periodieke evaluaties, prestatie-indicatoren (waaronder tijdve-r a n t w o o tijdve-r d i n g en kostendekkend wetijdve-rken), ptijdve-rojectmatig w e tijdve-r k e n en duidelijke afsptijdve-raken over producten en beschikbare middelen ("management contract met balanced score card").
Het bedrijfsmatig w e r k e n impliceert dat de organisatie zo mogelijk minder log en bureaucratisch moet w o r d e n , en zeker niet meer. In organisaties van professionals (zoals LEI-DLO) kan de motivatie het best w o r d e n bevorderd door een structuur met zoveel mo-gelijk taakverrijking en a u t o n o m i e en een cultuur w a a r i n aan medewerkers veel zorg w o r d t besteed ( " p u t t i n g people first"). De benodigde flexibiliteit en innovaties vragen o m een platte organisatie, aangevuld met interdisciplinaire projecten en een ondernemende, risiconemende cultuur 1).
De hierna te bespreken integratie van software en coderingschema's voor de afde-lingen Land- en T u i n b o u w en mogelijk Bosbouw (ingegeven door efficiency en de d o o r de markt gewenste verdere harmonisatie) heeft het risico in zich dat een deel van de hui-dige innovatie (aangestuurd per afdeling) w o r d t verloren. Om verlies aan slagkracht en innovatie t e v o o r k o m e n , behouden de betrokken boekhoudsecties vooralsnog hun huidi-ge plaats in de organisatiestructuur, hun aansturing vanuit de afdeling (bijvoorbeeld o m in projectvorm extra gegevens van (extra) groepen bedrijven te verzamelen) en de daarbij behorende resultaatverantwoordelijkheid per sectie binnen het afdelingsverband.
De rol van de prestatie-indicatoren is niet dat er zeer f r e q u e n t werkoverleg over allerlei staatjes met cijfers plaatsvindt. Er w o r d t alleen aandacht aan besteed als er a f w i j -kingen te melden zijn t e n opzichte van de eerder afgesproken planningen. Dit analoog aan de huidige wijze bij Landbouw (en mogelijk ook elders): in het begin van het jaar w o r d t een afspraak gemaakt over de uit te werken bedrijven voor de voorlopige u i t k o m -sten, en vervolgens is dat p u n t van overleg wanneer de planning niet w o r d t gehaald. Lijkt dat wel het geval dan w o r d t slechts melding gemaakt (bijvoorbeeld in het afdelingssectie-hoofdenoverleg) d a t "alles o p schema z i t " .
Deze bedrijfsmatige aanpak w e r k t ook door in de operationele besturing: procedu-reel werken expliciete aandacht voor kosten-batenafwegingen, kwaliteitscontrole, dele-geren van besluiten, minder ad hoc en meer doorzichtige besluitvorming, systematische w e r k w i j z e n , " h a r d e " planningen en een "afspraak is afspraak"- cultuur.
Daar waar mogelijk vindt decentralisatie van activiteiten (ook naarTAM's) plaats.Ter verbetering van de productkwaliteit en met het o o g op de kosten/batenafweging w o r -den vaktechniek (procesbeheer) en software-applicaties geharmoniseerd (efficiency en eenduidigheid naar klanten), hetgeen niet inhoudt dat van alle bedrijven dezelfde gege-vens w o r d e n vastgelegd. Voorzover zinvol w o r d e n commerciële (waaronder financiering), bedrijfsmatige (waaronder capaciteitsbeheer, efficiency-bewaking) en wetenschappelijke (vaktechniek) taken onderscheiden en toegewezen aan de boekhoudsecties respectievelijk het programmamanagement. Daarbij w o r d t uitgegaan van de bestaande organisatiestruc-tuur.
Daar waar in deze notitie sprake is van een " project" w o r d t aangesloten bij de be-staande LEI-terminologie: een project is een activiteit met een projectcode, een product, resultaatverantwoordelijkheid en een projectleider. Dat is dus een andere dan in sommige literatuur gebruikelijk is, waar een project gekoppeld is aan projectorganisatie w a a r b i j eenmalig een activiteit w o r d t uitgevoerd met inzet uit verschillende organisatie-onder-delen, buiten de normale hiërarchieke lijn o m . Daar waar deze gecompliceerde projecten in de nieuwe werkwijze aan de orde komen zal daarop uitdrukkelijk ("multi-afdelingspro-ject") w o r d e n gewezen.
3.3 V a s t l e g g e n g e g e v e n s
Omschrijving activiteit: het interpretatievrij en boekjaar-onafhankelijk vastleggen van feiten die volgens gemaakte afspraken geleverd w o r d e n door deelnemers of andere, door deelnemers gemachtigde, berichtgevers.
Het vastleggen van feiten per bedrijf is - in tijd en geld gemeten - de omvangrijkste functie in het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO. Centraal bij de uitvoering staan een zeer hoge mate van efficiency en een optimale ondersteuning van het locaal functioneren van de T A M . Daartoe verdwijnt het dataverkeer van bedrijfsgegevens tussen h o o f d k a n -toor en de regionale vestigingen (door 1 netwerk te creëren) en daarmee van zijn vertra-gend karakter ontdaan (door elektronisch te communiceren). Controle van kwaliteitsas-pecten zoals juistheid, waarschijnlijkheid en volledigheid m o e t e n uit efficiency-overwe-gingen in een zo vroeg mogelijk stadium plaatsvinden.
De TAM's w o r d e n on-line verbonden met de centrale databank voor gegevensin-voer. Daartoe gekwalificeerde TAM's kunnen na het afsluiten van een periode (bijvoorbeeld boekjaar) zelf een controleprogramma draaien (en c o n t r o l e p u n t e n eventueel o p -heffen) en het individuele bedrijfsverslag samenstellen.
De gegevens en activiteiten die t o t het informatie-gebied vastleggen gegevens be-horen, zijn geanalyseerd in het rapport Informatieanalyse Gegevensvastlegging (Interne Nota 472) en w o r d e n beheerd door het gegevensbeheer.
Deelactiviteit: organiseren gegevensvergaring
Het organiseren van de gegevensvergaring omvat alle activiteiten gericht op het organiseren en vormgeven van de manieren waarop de voor het BIN noodzakelijke agrari-sche f e i t e n verzameld kunnen w o r d e n . Bij het organiseren van de gegevensvergaring w o r d t er per deelnemend bedrijf een inventarisatie gemaakt van de manieren w a a r o p de feiten verzameld kunnen w o r d e n . Na deze inventarisatie w o r d t voor het betreffende be-drijf een keus gemaakt uit deze manieren. Daarbij w o r d t gebruikgemaakt van het vergaringsinrichtingssysteem VIS, waarin de afspraken met gemachtigden en deelnemers w o r -den vastgelegd. In grote lijnen verandert er dus w e i n i g t e n opzichte van w a t er nu ge-beurt.
Deelactiviteit: vergaren gegevens
De vergaring van gegevens omvat alle activiteiten die gericht zijn op het daadwerke-lijk verzamelen van historisch feitenmateriaal met betrekking t o t de Nederlandse agrari-sche sector, met als doel deze volledig te vergaren en om te zetten in uniforme hoekstuk-ken. Voor het verkrijgen van informatie van data-leveranciers w o r d t een contract ge-maakt met condities waaronder de gegevensleverancier de gegevens ter beschikking stelt. Het omzetten in uniforme hoekstukken van gegevensberichten die elektronisch w o r d e n aangeleverd, w o r d t ondersteund door het systeem ELAND. Bij het (elektronisch) verwer-ven van data vindt acceptatie van de gegeverwer-vens plaats (gebleken geschiktheid) en w o r d t bijgehouden welke gegevensdragers weer moeten w o r d e n geretourneerd. Bijgehouden w o r d t of gegevensleveranciers hun afspraken nakomen en w a t daarbij de ervaringen zijn.
Deelactiviteit: vastleggen en journaliseren gegevens
Het vastleggen en journaliseren van gegevens omvat alle activiteiten gericht op het vastleggen van de vergaarde bedrijfsfeiten en hun bedrijfseconomische interpretatie in de BIN-database, conform de gegevensstructuur van deze database. Deze structuur d w i n g t af dat de vastlegging uniform en op de voor LEI-DLO relevante wijze gebeurt. De vastlegging w o r d t ondersteund door het GIRAF-systeem.
In g r o t e lijnen ziet het verwerkingsproces er als volgt uit 1): gegevens uit ELAND staan ter beschikking, waarna deze gegevens al zoveel mogelijk automatisch w o r d e n voorgecodeerd (in de verdere toekomst is toepassing van een kennisintensief systeem hierbij denkbaar). Middels VIS is bekend of voor het betrokken bedrijf gebruik w o r d t ge-maakt van (elektronische) periode-overzichten (bijvoorbeeld veiling-afrekening, NRS-vee-lijst, melkoverzicht, MIAR-overzicht, jaarafrekening pootaardappelen). De betalingen wor-den los van de factuurgegevens verwerkt. Betalingen/ontvangsten w o r d e n op een soort tussenrekening (courant verhouding) gezet die via koppeling van betalingen en facturen o f aan het eind van de periode op basis van het periode overzicht w o r d t leeggeboekt.
Op basis van het vertaalde ERI/EDI-bestand en aan de hand van de facturen en ande-re berichten ontstaat het verloop van de courantverhouding. Via alloceande-ren is het mogelijk o m inputs en outputs t e alloceren aan duurzame goederen, productie-eenheden, arbeids-verhoudingen en huishoudingen. Dit kan men direct bij die boeking vastleggen, maar ook om dat op een later m o m e n t (eventueel collectief over een aantal aankopen), c.q. aan het eind van een periode. Daarbij w o r d t er niet g e w e r k t met normatieve verdeelsleutels: al-leen werkelijke, objectieve feiten w o r d e n vastgelegd.
Betalingen w o r d e n vastgelegd in betalingstransacties. Bij aan- en verkopen w o r d t via een menu de transactie soort (bijvoorbeeld productverhandeling) gekozen waarbij de aan- of verkoop behoort. Verdere specificatie vindt plaats d o o r d a t de T A M een keuze moet maken uit een aantal (via een afrolmenu aangeboden) opties die via referentieta-bellen centraal zijn ingebracht.
Bij boeking op een voorkomen uit een referentietabel waarvan aanvullende details moeten w o r d e n vastgelegd (bijvoorbeeld capaciteiten, meerdere volumes, kwaliteitsgege-vens en dergelijke) w o r d t automatisch een scherm dialoog geopend dat o m de informatie vraagt (vergelijk huidige vastlegging bestrijdingsmiddelen).
N e t t o betaalde arbeidskosten w o r d e n verwerkt als transactie " a r b e i d s b e l o n i n g " . Afdrachten op basis van inhoudingen van het brutoloon zijn beschikkingen (voortvloeiend uit regelingen) die w o r d e n gealloceerd aan arbeidsverhoudingen. Een apart loonscherm w o r d t dus o v e r b o d i g .
Naast het bankboek, zijn er aparte berichtsoorten voor onder andere kas (in de verd-ere t o e k o m s t kunnen kasstaten en andverd-ere geschreven informatie mogelijk via scanning als een soort ERI-bestand in het systeem worden ingelezen), privé-gebruik, intern verkeer van tussen-producten, voorraden en dergelijke.
Gegevens kunnen per periode (afhankelijk van bedrijfstype: maand, kwartaal of eventueel halfjaar) w o r d e n vastgelegd en via een liquiditeitsverslag en eventueel een winst- en verliesrekening aan de deelnemer w o r d e n gerapporteerd binnen een redelijke termijn. De vastgelegde feiten komen direct beschikbaar voor het onderzoek. Er zijn mo-gelijkheden o m in commentaarvelden alfanumerieke informatie t o e te voegen en aan het onderzoek door te gegeven (toelichtingen als "oogst mislukt door wateroverlast, abortus b l a u w " ) , in het bijzonder als controlepunten w o r d e n opgeheven.
Het is mogelijk o m in meerdere perioden/boekjaren t e w e r k e n : bij iedere transactie w o r d t een begin- en einddatum opgegeven, waaruit kan w o r d e n afgeleid op welke perio-de perio-de transactie betrekking heeft. Voor perio-de semi-permanente gegevens (bijvoorbeeld op-pervlakte c u l t u u r g r o n d , leeftijd ondernemer, ondernemingsvorm) g e l d t d a t deze onaf-hankelijk van het boekjaar maar 1 keer worden vastgelegd, voorzien van een d a t u m . Vast te leggen f e i t e n waarbij waarderingsnormen (privé-gebruik, voorraden, intern verkeer enzovoort) w o r d e n toegepast, vragen alleen o m invoer van de betrokken hoeveelheden. Waarderingsnormen zijn een vorm van informatie productie. Boekingen voor Afschrijving, Herwaardering, Berekende rente en Berekende arbeid w o r d e n eveneens bij informatie-productie automatisch t o e g e v o e g d .
1) Deze beschrijving is geïnspireerd door de huidige werkwijze bij LB en TB, de discussies in BKH 2000 (IN 410), het onderzoek voorde Mineralenboekhouding (Breembroek, Van Burg-steden, Koole, e.a.), het daaraan aangepaste GRAS en de discussie in de informatieanalyse van gegevensvastlegging. De beschouwing loopt vooruit op het vormgeven van de werk-stroom in het ontwerpen en realiseren van GIRAF.
De technische gegevens w o r d e n vastgelegd via de transacties en de geïnventariseer-de capaciteiten. Van een ongeïnventariseer-derscheid tussen "technische sub-administraties" en een finan-ciële administratie is geen sprake.
Deelactiviteit: verifiëren gegevens
Controles vinden zo vroeg mogelijk plaats. Dat kan betekenen dat al bij de invoer van boekingen op waarschijnlijkheid w o r d t gecontroleerd. Hoe eerder controles plaats vinden, hoe efficiënter dit is, en hoe hoger de frequentie van oplevering van de gegevens kan liggen. Vervolgens vinden bij de afsluiting van een periode tal van geautomatiseerde controles plaats; daarvoor is het systeem VINK beschikbaar. Cijferanalyses en controles over bedrijven heen vinden plaats door andere medewerkers dan de TAM's (bijvoorbeeld hoofdkantoor) nadat van de betrokken periode een flink aantal bedrijven zijn uitgewerkt. Bij elektronische communicatie kan d i t snel gaan en kan het onderscheid tussen het ver-strekken van een "voorlopig verslag" en een "definitief verslag" (dat de controle over be-drijven heen heeft doorlopen) voor het gros van de bebe-drijven vervallen. In de verdere toekomst kan deze controleslag met moderne programmatuur (waarschijnlijkheids-toet-sen, expert-regels) w o r d e n ondersteund.
Processen: gegevens- en procesbeheer, werkplanning
Het administratieproces w o r d t ondersteund door het beschikbaar zijn van vaktechni-sche instructies die zo goed mogelijk met de software zijn geïntegreerd: bij een vaktechni-scherm moet dus de betekenis van een veld kunnen w o r d e n opgevraagd. De gegevensdefinities en de vaktechnische werkinstructies w o r d e n o p g e n o m e n in de centrale databank.
W a t betreft de software w o r d e n de in IN 410 opgesomde wensen (uniforme scher-men, Nederlandse taal, betere responstijden, kladblok per grootboekcode) gehonoreerd. Communicatie met het hoofdkantoor vindt elektronisch plaats. Gegevens van het h o o f d -kantoor (incl. normen) w o r d e n automatisch ingevoerd.
Het beheren van de informatie (gegevensdragers, stand van de u i t w e r k i n g ) w o r d t geautomatiseerd ondersteund. Het is mogelijk om "dossiers" bij bijvoorbeeld ziekte of uitloop van werkzaamheden aan collega's over te dragen. Reacties van de deelnemers op de verslaggeving w o r d e n vastgelegd.
Er w o r d t t i j d geschreven, ook per bedrijf en eventueel op bijzondere activiteiten (enquêtes, energie-monitoring en dergelijke) per bedrijf. Voor studiebedrijven (bijvoorbeeld de Marke) en betaalde opdrachten die een accountantsverklaring eisen is dat n o o d zakelijk. Ook voor de interne onderbouwing van offertes/onderhandelingen over de o m -vang van het WDT-contract kan dit zinvol zijn.
Ook de status per bedrijf w o r d t zo veel mogelijk automatisch vastgelegd. Deze t i j d -schrijving is input voor het vaststellen van prestatie-indicatoren, zowel per T A M (aantal uitgewerkte bedrijven) als voor de secties Informatienet. Afspraken tussen sectiehoofd en TAM's over aantal uit te werken bedrijven w o r d e n ondersteund met een indeling van de bedrijven naar de normatief benodigde tijd gezien de aard van de bedrijven ("eenheids-bedrijven").
3.4 R a p p o r t e r e n 1)
Omschrijving activiteit: Produceren van de uit het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO te verstrekken rapportages.
De in deze paragraaf geschetste werkwijze zal in sterke mate worden aangepast op basis van de inzichten die in 1998 bij de nog uit te voeren projecten worden ontwikkeld.
Deelactiviteit: beschikbaar stellen gegevens
Door de boekhoudsecties w o r d t de status van de gegevens richting de onderzoekers aangegeven. Daarbij kan het gaan om voorlopige of tussentijdse gegevens van een bedrijf en om een beperkt aantal bedrijven. Ook w o r d e n gegevens uit andere EU-landen verwor-ven en toegankelijk gemaakt. Er w o r d t vastgelegd (voor privacy-beveiliging en ook voor het strategisch management) w i e w a a r o m van w e l k e data gebruik maakt.
In tegenstelling t o t de huidige situatie, waarin er op het h o o f d k a n t o o r veel extra activiteiten nodig zijn o m de gegevens van de TAM's o m te vormen t o t een onderzoeks-databank, is het aantal activiteiten in dit proces beperkt. De huidige activiteiten bestaan uit een aantal berekeningen die w o r d e n gedecentraliseerd of die voortvloeien uit het feit dat er g e w e r k t w o r d t met diverse codestelsels en diverse databanken (voor-databank, BDL).
In de nieuwe databank ARTIS w o r d t er in principe vanuit gegaan dat alle afgeleide kengetallen per bedrijf op bedrijfsniveau w o r d e n berekend, of - zoals nu deels ook al gebeurt - in de databank via rekenregels uit de primaire data w o r d e n afgeleid. Er behoe-ven in dit proces dus geen nieuwe fysieke gegebehoe-vens te w o r d e n vastgelegd, met uitzonde-ring van diverse normen en, op basis van de bedrijfskeuze en w e g i n g , het stratum van het bedrijf voor w e g i n g en aggregatie.
Deelactiviteiten: opstellen individueel verslag;
opstellen bedrijfsvergelijkende overzichten; verstrekken verslagen aan deelnemers;
maken PR.
De klantgerichtheid van de rapportage aan de deelnemers w o r d t verbeterd. Alle kengetallen die per bedrijf berekend worden voor het onderzoek, zijn in principe ook op TAM-niveau per bedrijf beschikbaar. Dat geeft mogelijkheden voor controle en v o o r k o m t dat er later op het h o o f d k a n t o o r alsnog extra berekeningen moeten w o r d e n uitgevoerd. Het maakt het ook makkelijker om kengetallen toe te voegen aan de verslaggeving. W e n -sen van de deelnemer (aangetekend versturen, aantal exemplaren, wel/geen milieu-ver-slaggeving) w o r d e n vastgelegd bij het deelnemerbeheer (VIS). De presentatie w o r d t (op nog nader te bepalen wijze) aantrekkelijker gemaakt en in ieder geval met een liquidi-teitsverslag per kwartaal/halfjaar versneld.
Voor het maken van de Periodieke Rapportage (Internet, Agri-Monitor) w o r d t zoveel mogelijk van software gebruikgemaakt, die ook aan LEI-onderzoekers beschikbaar w o r d t gesteld.
Deelactiviteiten: opstellen bedrijfstypering; opstellen normen.
Het opstellen van normen leent zich goed voor een (multi-afdelings) projectmatige aanpak, w a t ook grotendeels al het geval is. Onderscheid w o r d t gemaakt tussen de nor-men voor bed rijfsgrootte en bedrijfstype (sbe, bss en nge) en de nornor-men voor waardering en kostentoerekening.
Ten aanzien van het verstrekken van rekeningschema's en waarderingsnormen aan derden is nader overleg gewenst met de VLB als beheerder en exploitant van het GRAS.
3.5 B e d i e n e n k l a n t e n 1)
Omschrijving activiteit: onderhouden van de contacten met klanten en verkopen van producten van het boekhoudnet.
1) De in deze paragraaf geschetste werkwijze zal in sterke mate worden aangepast op basis van de inzichten die in 1998 bij de nog u i t t e voeren projecten worden ontwikkeld.
Deelactiviteiten: uitleveren gegevens, modellen en normen; factureren;
afhandelen fouten en klachten; beheren klantgegevens.
Naast vooraf gedefinieerde PR w o r d t er ad hoc informatie aan interne en externe klanten verstrekt. Deze informatie betreft zowel (geaggregeerde) uitkomsten als informa-tie over proces- en datamodel (inclusief rekeningschema en dergelijke) en (voor LEI-onder-zoekers) software o m data op te kunnen vragen in de centrale databank. De handleiding van die databank is onderdeel van het gegevensbeheer, en het gegevensbeheer onder-steund de onderzoekers in het gebruik van de databank.
Meer dan nu w o r d e n gegevens in tabellen gepresenteerd en manipuleerbaar ge-maakt. Tabellen sluiten aan bij tabellen voor de Internetsite (voorheen: de PR) en bijbeho-rende specificatietabellen zoals gewasbeschermingsmiddelen, voerkosten, mineralen et cetera Snellere en actuelere informatie-voorziening is daarbij een p u n t van aandacht (bij-voorbeeld via A g r i - M o n i t o r , een voor relaties u i t t e brengen - betaalde - nieuwsbrief).
Voor onderzoekers zijn de instructies/het gegevensmodel gemakkelijk t o e g a n k e l i j k in de databank zelf. Ook w o r d t een E-mail discussielijst (intranet) o n d e r h o u d e n , die o o k in de buitendienst toegankelijk is. Dat maakt het mogelijk o m communicatie op gang te brengen tussen onderzoekers en TAM's, waardoor enerzijds wederzijds hulp geboden kan w o r d e n bij interpretatieproblemen, en anderzijds sneller dan nu actuele informatie in-g e w o n n e n kan w o r d e n over bijvoorbeeld de actuele situatie in de l a n d b o u w .
Het klantenbeheer w o r d t ondersteund door het op LEI-DLO ingevoerde pakket IxDi-rect.
3.6 Strategisch m a n a g e m e n t
Omschrijving activiteit: Beheren van doelstellingen en definiëren van producten van het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO en daaraan te stellen k w a l i t e i t e n .
In het nieuwe Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO w o r d t het strategisch manage-ment en het vaktechnisch managemanage-ment versterkt. Dit om de klantgerichtheid en het lang-ere termijn proces van commercieel marktonderzoek (morgen gaan verzamelen is over 2 jaar leveren) en investeren in software en mensen te versterken. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling de bestaande innovatiekracht (aangestuurd op basis van de resultaatverant-woordelijkheid van de secties op korte en lange termijn binnen hun afdeling) te verliezen of voor de voeten te lopen. Het gaat hier vooral o m een explicietere rol voor de huidige activiteiten rond de strategienota van LEI-DLO en die van RABECO en de daarmee samen-hangende Strategische Expertise O n t w i k k e l i n g .
Deelactiviteiten: analyseren ontwikkelingen; inventariseren productwensen; specificeren nieuwe producten; opstellen bedrijfskeuzeplan.
Eén keer per jaar w o r d e n (analoog aan w a t bij onderzoek gebruikelijk is) de voor het Bedrijven-lnformatienet van LEI-DLO relevante o n t w i k k e l i n g e n in kaart gebracht. Daarnaast w o r d e n met interne en externe cliënten/opdrachtgevers de wensen/opdrachten doorgesproken. Het betreft hier met name de WDT-wensen en vermeende wensen in de markt waar voor eigen rekening op ingespeeld w o r d t . Direct van opdrachtgevers verkre-gen opdrachten o m gegevens te registreren w o r d e n via de afdelinverkre-gen afgehandeld en k u n n e n direct leiden t o t het specificeren van de details rond de onderzoeksbehoefte. Evaluaties van afgesloten onderzoeksprojecten en enquêtes zijn daarbij i n f o r m a t i e b r o n -nen. Ook de wensen van deelnemers (op basis van indrukken van TAM's) w o r d e n in deze activiteit meegenomen. Dit leidt t o t een advies van het (multi-afdelings)programmateam aan de directie met specificaties voor nieuwe producten (en belangrijke modificaties van
bestaande producten). Deze specificaties bevatten ook eisen met betrekking t o t oplever-d a t u m en kwaliteitseisen.
Het relatiemanagement met LNV (als grootste financier en de opdrachtgever van WDT) heeft niet alleen de aandacht van het p r o g r a m m a m a n a g e m e n t maar ook van de directie. Het strategisch management w o r d t ondersteund door een adviesraad van f i n a n -ciers (onder andere LNV, LTO, EU, RABO) en andere cliënten die bijvoorbeeld één keer per jaar vergadert; de samenstelling van deze raad kan per keer wisselen (afhankelijk van het o n d e r w e r p ) , en de vergaderingen hebben een explorerend karakter. Terzijde w o r d t er aan herinnerd dat ook de visitatiecommissie t o t de instelling van een dergelijke raad heeft geadviseerd en dat er o p m e r k i n g e n in die richting bij de programmaevaluatie zijn ge-maakt. Deze adviesraad vormt ook het volgens de EG-verordeningen verplichte streekco mité dat het bedrijfskeuzeplan goedkeurt.
Deelactiviteiten: evalueren consequenties; bepalen tarieven voor producten;
beslissen over productnormen, kwaliteitseisen en wijzen van aan-passen;
onderhouden deelnemersverslag; specificeren onderzoeksbehoeften.
Door de informatienetsecties w o r d t nagegaan welke consequenties de voorstellen voor nieuwe producten hebben voor de productieprocessen en welke kosten er aan ver-bonden zouden zijn. Op basis van de gewenste productspecificaties en de consequenties brengt het programmateam een advies (bijvoorbeeld in de vorm van een bijgesteld pro-jectplan) uit over in het komend jaar uit te voeren veranderingen in het productenpakket, waarover de directie besluit. Daarbij w o r d e n tarieven voor de producten vastgesteld, en eventueel de "normatieve werklast" w a a r o p de verdeling van de werkzaamheden over de TAM's bij de w e r k p l a n n i n g w o r d t gestuurd.
Het specificeren van de opzet van de PR/Internet-site g e b e u r t in de t o e k o m s t even-eens voor land- en t u i n b o u w geïntegreerd (multi-afdelingsproject/programmamanage-ment). Hetzelfde geldt voor het specificeren van de details onderzoeksbehoefte (BDL-vari-abelen, inclusief EG-formulier). Mede naar aanleiding van reacties van klanten, w o r d t nog eens bezien of er wijzigingen in de methode van publicatie (sneller, actueler) gewenst zijn. Al deze processen kunnen onder verantwoordelijkheid van het programmamanage-ment w o r d e n uitgevoerd, met eventueel enige decentralisatie naar de afdelingen visserij en SO (bosbouw).
Op projectbasis en naar aanleiding van (exit-)interviews met deelnemers en registra-tie van hun wensen commentaar vindt er op projectbasis bijstelling plaats van de product-normen ( i n h o u d , levertijd, kwaliteit) voor het deelnemersverslag.
Bij het strategisch management w o r d t tevens de ISO-certificering van het BIN be-waakt.
3.7 Bedrijfskeuze en w e r v i n g 1)
Deelactiviteiten: verwerven meitellingsgegevens; bedrijfskeuze;
werven deelnemers;
opstellen verslag bedrijfskeuze.
Het opstellen van het bedrijfskeuzeplan is een bestaand proces, dat voor visserij en eventueel bosbouw op afdelingsniveau kan w o r d e n uitgevoerd. Voor land- en t u i n b o u w gebeurt dat (nu al) geïntegreerd en in een multi-afdelingsproject.
1) De in deze paragraaf geschetste werkwijze zal in sterke mate worden aangepast op basis van de inzichten die in 1998 bij de nog uit te voeren projecten worden ontwikkeld.
