Zorg voor meer duidelijkheid op operationeel niveau

Uit de resultaten en conclusies is gebleken dat de medewerkers van TRUMPF Nederland veel onduidelijkheid ervaren op operationeel niveau. Dit komt voornamelijk door het ontbreken van een introductieprogramma en het ontbreken of onvolledig zijn van de functiebeschrijvingen.

Op het gebied van een introductieprogramma

Uit onderzoek is gebleken dat jonge baanzoekers veelvuldig aangeven dat zij moeten groeien in verantwoordelijkheden, taken en rollen en dat zij onzeker zijn in het werk (Corporaal, 2014). Om deze groei te stimuleren en verder te helpen is het belangrijk dat een jonge baanzoeker in het vroegste stadium helder en actief begeleid wordt in zijn rol. Uit de interviews met de medewerkers van TRUMPF is er naar voren gekomen dat veel medewerkers te weinig of onvolledig zijn begeleid in de eerste weken na indiensttreding. Dit resulteerde vaak in het alleen moeten leren en oplossen van werkzaamheden, gebrek aan helderheid omtrent taakinhoud en alleen de weg moeten vinden in de organisatie. De jongere vindt het belangrijk dat er duidelijkheid wordt geboden over de verwachting van het werk (Corporaal, 2014). Voor jongeren geldt dat de periode van studie naar werk een

onzekere periode kan zijn (Katz, 1985). Het is daardoor wenselijk dat de jongeren in de eerste weken, zo niet maanden, een goede inwerkperiode ontvangen. Een goede introductie is een systematische

33

inpassing van een nieuwe medewerker in de organisatie, iets dat voor zowel de organisatie als medewerker van belang is (Noomen, 2004). Het resultaat is dat de nieuwe medewerker zich sneller identificeert met zijn nieuwe werkgever en dat dit uiteindelijk verloop en ziekteverzuim kan voorkomen (A+O Fonds, 2006). Ook stelt diezelfde Corporaal (2014) dat het bevorderlijk is voor het inwerken van een jongere dat er een aantal specifieke werkzaamheden ontwikkeld moeten worden om de

organisatie en collega’s te verkennen.

Mijn advies is om ervoor te zorgen dat er een kant-en-klaar introductieprogramma klaar ligt met daarin een specifiek en afgebakend schema, dat ervoor zorgt dat de jongeren makkelijker en geleidelijker in hun functie stromen. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer snel een beeld krijgt van de processen rondom besluitvorming, ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. Daarnaast moet de jongere begeleiding krijgen van één vaste medewerker. Er kan niet verwacht worden dat de nieuwe werknemer binnen één week alle taken overneemt. Aan de hand van het programma kan de medewerker zich de taken eigen maken. In het introductieprogramma moeten een aantal dingen geregeld zijn, zoals het duidelijk omschrijven van de taken die de nieuwe medewerker moet gaan uitvoeren. De jonge baanzoeker wil duidelijkheid in de verwachting van het werk. Dit betekent dat hij wil weten wat hem te doen staat. De taken moeten duidelijk omschreven zijn zodat de nieuwe

werknemer weet wat hij moet doen, bij welke persoon hij moet zijn en vanaf welk tijdstip de taak moet worden uitgevoerd. Uit onderzoek van Corporaal (2014) is naar voren gekomen dat ter bevordering van de duidelijkheid, structuur en de inhoud van het werk, de jongere bijgestaan moet worden door een ervaren medewerker die hem stuurt en inspireert in het doen van de werkzaamheden. De jonge baanzoeker moet een vaste begeleider krijgen in de eerste weken van het dienstverband. Deze begeleider moet als vraagbaak en ondersteuning dienen om de nieuwe werknemer een prettige inwerkperiode te geven.

Tevens is het van belang dat de medewerker een helder scholingsplan krijgt. De medewerkers ervoeren dat zij in de eerste weken of maanden vaak te lang op scholing waren of te veel op de werkplek zaten. Dit werd als onprettig ervaren. Jongeren spreken de voorkeur uit om tijdens werktijd verschillende opleidingen en cursussen te kunnen volgen die aansluiten bij het werk dat zij doen (Corporaal, 2014). De mix tussen het uitvoeren van operationele taken en het volgen van een scholingsplan wordt door de huidige medewerkers ervaren als het meest ideale

introductieprogramma. Zodoende kan er gewerkt worden aan de binding met de medewerkers op het hoofdkantoor en kan er gewerkt worden aan vakinhoudelijke ontwikkeling.

Dit betekent voor de leidinggevende van de nieuwe medewerker dat het introductieprogramma een ideale mix tussen scholing en het uitvoeren van operationele taken moet bevatten. Daarnaast moeten praktische zaken vooraf geregeld worden door de leidinggevende, zoals het informeren van de resterende collega’s dat er een nieuwe medewerker aangesteld is, de benodigde sleutels, pasjes, inlogcodes, enzovoort. In een introductiepakket kunnen verschillende documenten zitten, zoals een personeelshandboek, functieomschrijving, arbeidsvoorwaarden, procedures en processen. Dit helpt de medewerker om makkelijker zijn functie te bekleden. Dit versoepelt de inwerkperiode, zodat de nieuwe medewerker het gevoel krijgt dat er moeite is gedaan om hem in te werken. Het advies is dat de HR-medewerker een introductieprogramma opstelt waarin een stappenplan omschreven staat. Dit plan kunnen de leidinggevenden gebruiken als een handvat zodra er een nieuwe medewerker in dienst treedt. In dit stappenplan staat per stap wat er gedaan moet worden, wie wat moet doen en wat er nodig is. Het is noodzakelijk dat de nieuwe HR-medewerker duidelijk communiceert over de

intentie en het doel van een introductieprogramma. Doe dit vooraf en tijdens het uitvoeren van de aanbeveling. Dit creëert draagvlak en gevoel van begrip.

34 Op het gebied van functiebeschrijvingen

In de interviews geven medewerkers aan dat er onduidelijkheid heerst op het gebied van

functieomschrijvingen. De beschrijvingen zijn niet volledig en er zijn zelfs een aantal medewerkers die niet weten of zij een functiebeschrijving hebben. Wanneer de directie of de leidinggevende de

werknemers duidelijkheid verschaffen op het gebied van taken, zorgt dit voor meer draagvlak en minder onzekerheid onder de werknemers (Kernan & Hanges, 2002). De medewerkers ervaren dat zij meer taken uitvoeren dan die bij hun functie horen. Dit schept onduidelijkheid, omdat de

medewerkers onderling niet weten wie verantwoordelijk is voor deze taken en hoe de taken efficiënt en concreet moeten worden afgehandeld. Jonge baanzoekers geven veelvuldig aan dat zij moeten groeien in verantwoordelijkheden, taken en rollen en dat zij onzeker zijn in het werk (Corporaal, 2014). Doordat dit onduidelijkheid oplevert, ontstaat er geen zekerheid voor de jongeren. Volledigheid en transparantie omtrent functiebeschrijving kan deze onzekerheid en onduidelijkheid wegnemen. Tevens vergroot dit de inzichtelijkheid en bestuurbaarheid van de afdeling doordat het helder wordt wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is.

De functiebeschrijvingen moeten inhoudelijk volledig zijn en daadwerkelijk overeenkomen met de taken die de medewerker uitvoert. Dit kan bereikt worden doordat elke afdeling alle taken gaat inventariseren. Daarnaast is het belangrijk dat elke taak een verantwoordelijke krijgt. Het advies is om dit samen met de medewerkers te doen. Zodoende hebben de medewerkers zelf ook in de hand hoe de taken verdeeld worden en levert dit ook meer draagvlak. Tevens schept het duidelijkheid en geeft het de grenzen van de taken aan. De nieuwe HR-medewerker kan hierbij het voortouw nemen. Hij gaat in gesprek met de leidinggevenden om dit in gang te zetten en geeft aan hoe elke

leidinggevende dit kan oppakken met zijn medewerkers. Zodra de taken door de medewerkers zijn geïnventariseerd en verdeeld, kunnen de functiebeschrijvingen worden aangepast en opnieuw overhandigd. Als deze verspreid worden is het verstandig om de medewerker te laten ondertekenen voor ontvangst. Dit heeft de organisatie in het verleden ook gedaan. Zodoende is er zekerheid dat de medewerkers een exemplaar hebben ontvangen. Het advies is om standaard bij indiensttreding de functiebeschrijving te overhandigen, gezamenlijk met de arbeidsovereenkomst. Zorg ervoor dat elke medewerker een nieuwe functiebeschrijving heeft ontvangen. De nieuwe HR-medewerker moet tevens vooraf en tijdens de actie duidelijk communiceren over de intentie en het doel. Medewerkers hebben behoefte aan deze duidelijkheid.