De zeven randvoorwaarden voor een succesvol holistisch commoditymanagement

Natuurlijk wil iedere onderneming een verbetering in de brutomarge realiseren. De weg hiernaartoe is echter complex en vereist de volledige aandacht van het management. Met een commoditymanagementraamwerk kan de onderneming haar commoditymanagement succesvol uitvoeren en beheersen. Hieronder beschrijven we zeven randvoorwaarden die nodig zijn voor het opzetten van een succesvol holistisch commoditymanagementbeleid.

• Randvoorwaarde 1. Stel het type onderneming vast Afhankelijk van het soort hedging of trading dat de onderneming uitvoert, vindt een ander soort commoditymanagement plaats. Zo zullen handelaren in fysieke grondstoffen veel beheersingsmaatregelen treffen rond het logistieke proces. Bij speculatieve handelaren en de handelaren die aan arbitrage doen zal de aandacht uitgaan naar meer

risicomanagementverslaggeving met betrekking tot prijsrisico’s. Kortom, het risicomanagementbeleid is sterk afhankelijk van de activiteiten die binnen de onderneming plaatsvinden.

• Randvoorwaarde 2. Bepaal de grondstofpositie De onderneming beschrijft hoe zij haar risicoposities bepaalt. In sommige gevallen kan dit geautomatiseerd middels een commoditytradingriskmanagementsysteem (een vorm van ERP-systeem). In andere gevallen is dit een meer handmatige en tijdrovende exercitie. Op termijn

Figuur 3 De structuur van holistisch commoditymanagementbeleid

Strategie

Interne beheersing Richtlijnen &

Beleid

IT-systemen Accounting &

Regelgeving

IT, Processen en Accounting Implementatie in doorlopende processen en IT-systemen;

overdracht van data naar accounting

Commodity Trading &

Risk Management Kern van de analyse.

Sturing, beheersing en rapportage van risico’s Strategie

Coördinatie tussen businessdoelstellingen, risicobereidheid en de toewijzing van rollen

zal dit moeten worden geautomatiseerd ten behoeve van efficiency en gevoeligheid voor fouten.

• Randvoorwaarde 3. Stel het risicomanagementbeleid vast

In het commoditymanagementbeleid legt de onderneming vast wie in welke producten mag handelen, met welke tegenpartijen en hoe men anticipeert op de ontstane risico’s en marktomstandigheden. Zij besteedt hierbij aandacht aan de in functiescheiding tot stand gekomen papieren transacties en confirmaties met de tegenpartij.

Ongeacht of partijen hedging toepassen, valt het aan te bevelen om een commoditymanagementbeleid en risicomanagementbeleid op te stellen.

• Randvoorwaarde 4. Anticipeer op veranderende marktomstandigheden

Omdat de marktomstandigheden kunnen veranderen, neemt de organisatie verschillende inkoop- en verkoopscenario’s op in haar beleidsplan. Het is belangrijk dat het management regelmatig overleg heeft over de veranderende marktomstandigheden zodat tijdig het beleid hierop aangepast kan worden.

Het hoofd inkoop of verkoop is verantwoordelijk om het gewijzigde beleid te bepalen en goed te keuren.

• Randvoorwaarde 5. Monitor de risicoposities De risicoposities (volumes) worden op frequente basis gemonitord en hierover wordt gerapporteerd aan de financieel directeur en eventueel de algemeen directeur van de onderneming. Sommige bedrijven rapporteren op dagelijkse basis hun risicopositie en hun dagelijkse winst-en-verliesrekening op basis van de huidige marktprijzen.

• Randvoorwaarde 6. Stel de logistieke afhandeling veilig

De logistieke afhandeling is een onderdeel waar bedrijven die actief zijn in grondstoffenhandel veelal veel expertise in hebben. Het uitvoeren van een risicomanagementstrategie mag geen invloed hebben op de logistieke afhandeling. Dit is namelijk van levensbelang voor commodity-intensieve

ondernemingen aangezien dit ingrijpt op hun productie- of handelsproces. Een voorbeeld is een situatie waarin (spot)prijzen blijven dalen en de onderneming daarom de omvang van de voorraad en de inkopen op termijn (tegen vaste prijzen) sterk beperkt. De vraag van klanten neemt echter niet af en door een kleine tegenvaller in het logistieke proces is de onderneming niet in staat uit te leveren. Het commoditymanagementbeleid dient expliciet kenbaar te maken met welke (minimum) drempelwaarden gewerkt moet worden om deze situatie te vermijden. Daarnaast dienen procedures ingesteld te worden die ervoor zorgen dat vracht altijd aanwezig is op het juiste moment, op de juiste plaats, met voldoende capaciteit en het juiste vervoersmiddel.

• Randvoorwaarde 7. Kies de juiste rapportage-structuur

De laatste stap omvat het bepalen van de structuur van externe verslaggeving en managementrapportages.

De frequentie en soort van managementrapportages hangt af van het type onderneming. Bij een

handelsonderneming wil het management dagelijks op de hoogte zijn van de reële waarde van het totaal aan voorraad en inkoop- en verkooptransacties. De totale positie wordt ook wel aangeduid als open positie. Een ander waardevol rapport is het ‘value at risk’-rapport.

Dit rapport toont op basis van de historische volatiliteit over een bepaalde periode in het verleden wat het theoretische bedrag is dat maximaal kan worden verloren. In een productie- of logistiek-gedreven organisatie zal informatie over omloopsnelheden van inkopen, voorraden en verkopen van belang zijn.

Ook bij externe financiële verslaggeving is het type onderneming van belang. Zullen stakeholders bijvoorbeeld voornamelijk geïnteresseerd zijn in het nettohandelsresultaat, of zal er worden gekeken naar omzetcijfers en balansposities? Het management dient daarnaast voldoende aandacht te schenken aan toelichtingen over financiële risico’s. Hierbij kan worden gedacht aan sensitiviteitsanalyses, reëlewaardetoelichtingen en cijfers over risicoposities.

5. Conclusie

Door volatiliteit in grondstofprijzen zullen prijsontwikkelingen uiterst moeilijk te voorspellen blijven. Ondernemingen kunnen zich wapenen tegen dit feit en zelfs concurrentievoordeel behalen. De blijvende volatiliteit op grondstofmarkten vraagt van een onderneming dat zij een beter inzicht heeft in posities in grondstoffen, en dat zij de risico’s op deze posities beter beheerst en mitigeert. De onderneming doet er goed aan een holistisch commoditymanagementbeleid op te stellen of het bestaande beleid te verbeteren, en een commoditymanagementraamwerk op te stellen.

Dit maakt risico’s beter beheersbaar en kan uiteindelijk leiden tot mogelijkheden om de brutomarge te verbeteren.