De visitatie begint op het moment dat de eerste contacten plaatsvinden. Vanaf dat moment worden indrukken en informatie verzameld die mede een rol spelen bij de beoordeling van de corporatie.
Cognitum start met het vullen van de prestatiemonitoren op alle prestatievelden (opgaven, ambities, vermogen en governance), inclusief de checklist op het terrein van governance van de VTW. Eventueel vindt hier tussentijds overleg over plaats. De corporatie reflecteert zelf ook op de afgelopen 4 jaar door middel van een position paper. Tegelijkertijd worden door de corporatie de documenten verzameld die voor de visitatiecommissie relevant kunnen zijn bij hun beoordeling van de verschillende prestatie-velden.
Met de corporatie wordt het veld van belanghebbenden door gesproken en wordt afgesproken welke belanghebbenden uitgenodigd worden voor een interview. De interviews van de visitatiecommissie kunnen individueel zijn (face tot face) of collectief (aan de hand van thema’s). Ook kunnen er
schriftelijke enquêtes worden uitgevoerd. Cognitum BV hecht er belang aan de belanghebbenden in een individueel interview te spreken en daar ruim tijd voor te nemen. Dit levert voor beide partijen
meerwaarde op. Waar nodig of wenselijk vinden groepsgesprekken plaats. Het beoordelen van de prestaties van de corporatie door middel van cijfers vindt gedurende het interview plaats (hetzij mondeling of schriftelijk).
Door deze werkwijze worden niet alle belanghebbenden in beeld gebracht. Door de intensieve bevraging van een beperkt aantal relevante belanghebbenden wordt meer diepgang gebracht in het gesprek over het presteren van de corporatie en de relatie tussen de corporatie en de desbetreffende belanghebbende. Dat levert voor zowel de belanghebbende als voor de corporatie de meeste
toegevoegde waarde op. Dit beeld wordt verbreed door het uitgeven van schriftelijke enquêtes.
De visitatiecommissie spreekt bij elke visitatie in ieder geval met de directeur/bestuurder, de raad van commissarissen (of toezicht), het managementteam en de ondernemingsraad (indien aanwezig) van de corporatie. Vanuit de belanghebbenden wordt in ieder geval gesproken met vertegenwoordigers van de huurdersbelangenvereniging(en), gemeente(n) en zorg- en welzijnsinstellingen die in hun werkgebied actief zijn.
Voor de beoordeling van de prestaties van de corporatie maakt de visitatiecommissie gebruik van documenten (zowel van de corporatie zelf als van belangrijke belanghebbenden), de
prestatiemonitoren, de formele visitatiegesprekken en de indrukken en informatie uit de contacten rondom de visitatie (zoals de intake, tussentijdse voorbereidende gesprekken en dergelijke).
De interviews vinden niet eerder plaats dan nadat de visitatiecommissie alle relevante documenten en informatie heeft ontvangen. Een overzicht van de schriftelijke bronnen van de visitatiecommissie, de prestatiemonitoren en de position paper zijn als bijlagen bij het rapport gevoegd.
Na de interviews stelt de visitatiecommissie haar rapport op. Het concept rapport wordt met de corporatie besproken (in ieder geval met de directeur/bestuurder en de voorzitter van de raad van commissarissen (of toezicht)). Deze bespreking kan leiden tot aanpassingen in het rapport als de aangedragen argumenten daartoe aanleiding geven. Tegelijkertijd vindt er bij Cognitum BV een interne
kwaliteitstoets plaats. Dit kan eventueel ook nog tot aanpassingen / verduidelijkingen leiden. Het aldus verkregen eindrapport wordt ter publicatie aangeboden aan de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland.
De publicatie vindt plaats nadat de corporatie haar schriftelijke bestuurlijke reactie op de visitatie heeft gegeven.
Bronnenoverzicht
De visitatiecommissie heeft gebruik gemaakt van de hierna opgesomde documenten.
Governance
• Statuten Woningstichting Leusden, 2016
• Bestuursvisie woningstichting Leusden, 2016
• Bestuursreglement Woningstichting Leusden, 2016
• Toezichtvisie raad van toezicht, 2016
• Reglement raad van toezicht Woningstichting Leusden, 2016 (inclusief profielschets)
• Agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de raad van toezicht, 2013 t/m 2016
• Agenda’s van de zelfevaluaties van de raad van toezicht in 2013 t/m 2016
• Verslagen van de zelfevaluaties van de raad van toezicht 2013, 2015 en 2016
• Reglement Financieel Beleid en Beheer Woningstichting Leusden, 2017
• Visie op de inzet van vermogen, 2016
• Treasurystatuut, 2016
• Investeringsstatuut 2013 en 2017
• Verbindingenstatuut, 2016
• Visitatierapport Woningstichting Leusden 2009-2012
• Rapport Governance Toezicht, Aw, 8 september 2016
• Reglement Geschillencommissie Woningcorporaties Valleigebied, september 2009
Opgaven en Ambities
• Jaarverslagen 2013 t/m 2016 Opgaven
• Prestatieafspraken gemeente Leusden – Woningstichting Leusden 2010-2014
• Uitvoeringsafspraken 2014 gemeente Leusden – Woningstichting Leusden
• Bod 2015 en 2016 van Woningstichting Leusden aan de gemeente Leusden
• Prestatieafspraken 2017-2021, gemeente Leusden, Woningstichting Leusden, de Alliantie en Huurders Leusden voor Elkaar
• Notulen uitvoeringsoverleg HLVE-WSL-gemeente Leusden, oktober 2016
• Wonen met karakter – herijking van de Woonvisie 2012-2022, 2016
• Onderbouwing voor de herijking van de Woonvisie 2012-2022, 2015
• Woonvisie 2012-2014 – Leusden: dorps, ruim en groen
• Woningmarktmonitor regio Amersfoort 2015 en 2016
• Onderzoek onder woningzoekenden t.b.v. Gemeente Leusden en Woningstichting Leusden, 2012
• Ontwikkeling van de doelgroep in de regio Amersfoort, periode 2013-2020, gemeente Amersfoort, 2014
• Verkenning woningbouwprogrammering regio Amersfoort – lange termijn verwachtingen en beleidsacties woningbouw 2013-2040, mei 2014
• Woningmarkt in regionaal perspectief, regio Amersfoort, september 2012
• Ontwikkeling sociale huur in de regio Amersfoort, 2015
• Energie-akkoord Leusden – voor een duurzame ontwikkeling van Leusden, 2013
• Samenwerkingsovereenkomst gemeente Leusden / Woningstichting Leusden inzake de realisatie en exploitatie van multifunctionele centra (MFC’s), 2006
• Overeenkomst Materiele Instandhouding MFC’s te Leusden
• Convenant Energiebesparing Huursector, 2012
• Convenant Woonruimteverdeling regio Amersfoort, 2014
• Convenant Voorkomen huurschuld en huisuitzetting, 2016
• Convenant Meldpunt Bijzondere Zorg & Overlast & casusoverleg OGGZ, zonder datum
• Convenant stichting Buurtbemiddeling Leusden, Woningstichting Leusden en de Politie, 2013
Ambities
• Focus 2013 – strategie, sturing en operationele maatregelen
• Jaarplannen 2014 t/m 2016
• Koerswijzer 2014
• Ondernemingsplan 2015-2018
• Rapport Strategische vastgoedsturing, 2012
• Strategisch Voorraadbeleid 2016
• Herijking wensportefeuille 2015
• Rode vlaggenbeleid, 2013 (verkoop huurwoningen)
• Verkoopbeleid 2016
• Onderhoudsbeleid 2016
• Notitie Vrije sector huur (niet – DAEB), 2015
• Energie-efficiency milieubeleidsplan, 2014
• Eindrapport audit onderhoudstoestand woningbezit, Inspectrum, 2017
• Beleidsvoorstel doorstroming senioren, 2015
• Beleid maximum aantal koopgarantwoningen WSL, 2013
Belanghebbenden
• Diverse adviezen HLVE en themagroepen, 2013 t/m 2016
• Samenwerkingsovereenkomst HLVE en Woningstichting Leusden, 2016
• Notulen overleggen en bijeenkomsten van HLVE en themagroepen, 2013 t/m 2016
• Agenda’s en notulen bestuurlijk overleg met gemeente Leusden, 2013 t/m 2016
• Notulen en besluitenlijsten van de ondernemingsraad, 2013 t/m 2016
Vermogen
• Jaarverslagen en –rekeningen 2013 t/m 2016
• Accountantsverslagen 2013 t/m 2016
• Managementletters 2013 t/m 2016
• (Meerjaren)begrotingen 2013 /m 2016
• Periodieke rapportages 2013 t/m 2016, inclusief balanced scorecard
• Beleid risicomanagement, 2016
• Verslagen risicoklankbord BLNW 2015 en 2016
• Risicoscore WSW, 2015
• Corporatie in Perspectief / Aedes Benchmark, 2013 t/m 2015
• Toezichtbrieven CFV / Aw 2013 t/m 2016
• Reactie Woningstichting Leusden op Toezichtbrief 2013
• Reactie CFV op reactie Woningstichting Leusden op Toezichtbrief 2013
Prestatiemonitor
Voor het onderdeel Opgaven en Ambities is een prestatiemonitor opgesteld. Deze geeft per
beoordelingsonderdeel van de visitatiemethodiek inzicht in de geleverde prestaties van de corporatie.