Samenwerking tussen twee of meer partners is een proces, waarbij acties van de ene partij leiden tot reacties van de wederpartij. Doz (1996) beschrijft dit proces als een cyclus van leren, evalueren en aanpassen. Vanuit een soortgelijk basisprincipe wordt in deze paragraaf antwoord gegeven op deelvraag 1.1.3.:
Wat is wederzijdse beïnvloeding en op welke wijze oefent wederzijdse beïnvloeding tussen partners invloed uit op het samenwerkingsverband?
Het antwoord op deze vraag omvat een beschrijving van wederzijdse beïnvloeding en de mechanismen die daarachter schuil gaan. Het is van belang om beide te beschrijven, omdat hierdoor duidelijk wordt welk proces plaatsvindt (wederzijdse beïnvloeding) én hoe dat proces beïnvloedt kan worden (de achterliggende mechanismen).
De wederzijdse beïnvloeding tussen DataB en NIC vindt plaats doormiddel van interactie en de daaruit volgende kenniscreatie. Kenniscreatie vindt plaats, doordat de informatie die de partners uitwisselen tijdens verschillende interacties binnen de taakuitvoering omgezet wordt in nieuwe kennis van de taak en van elkaar, of doordat kennis rechtstreeks overgedragen wordt tussen de partners.. Deze kennis wordt door beide partners toegepast bij de taakuitvoering. Specifiek voor de samenwerking betekent dit dat interacties tussen beide gebaseerd zijn op een steeds uitgebreidere kennis van elkaar en de omgeving. Figuur 5-1 laat de kringloop van wederzijdse beïnvloeding zien. Aan de hand hiervan zal in de volgende subparagrafen beschreven worden hoe de wederzijdse beïnvloeding plaatsvindt. Hierbij zal eerst ingegaan worden op de processen taakuitvoering, interactie en leren, waarna de elementen informatie en kennis en de organisaties waarbinnen dit plaatsvindt worden beschreven.
RESULTATEN
5.4.1 Taakuitvoering en interactie
De taakuitvoering omvat de activiteiten die door individuen uitgevoerd moeten worden om een gewenst resultaat te bereiken. In dit geval is het gewenste resultaat een gezamenlijk ontwikkeld product en een succesvol gezamenlijk ontwikkeltraject. Binnen de taakuitvoering vinden allerlei activiteiten plaats, waaronder gezamenlijke activiteiten. Deze gezamenlijke activiteiten zijn vanuit het onderzoek naar samenwerking tussen DataB en NIC van belang vanwege de interacties die hiermee gepaard gaan.
Interactie wordt hier gedefinieerd als alle communicatie die plaatsvindt tussen partners om het gewenste resultaat te bereiken. Zonder interactie tussen managers en medewerkers van DataB en NIC kan de samenwerkingsorganisatie niet worden opgericht en eenmaal opgericht zou de organisatie zonder interactie geen enkel resultaat kunnen boeken (Paul et al., 1996). De interactie tussen DataB en NIC begon met het wederzijds kenbaar maken van samenwerkingsintenties. De wederzijdse reacties daarop en het vervolg van de samenwerking bestaat uit activiteiten om gezamenlijke en individuele doelen te bereiken. Hieronder vallen onder andere coördinatie, ontwikkelactiviteiten en transacties tussen partners (Bossink, 2002). In dit rapport wordt communicatie beschouwt als informatie en kennisoverdracht tussen DataB en NIC.
5.4.2 Data, Informatie en kennis
De termen data, informatie en kennis zijn volgens Jorna, Van Engelen & Hadders (2004) door hiërarchische verhoudingen met elkaar verbonden. Data geldt hierbij als niet-geïnterpreteerde feiten in de werkelijkheid, informatie bestaat uit data die expliciet geïnterpreteerd wordt door de gebruiker van de data. Nieuwe kennis wordt tenslotte gevormd door de interpretaties van informatie op basis van bestaande kennis. Aangezien data zonder interpretatie bij overdracht geen waarde heeft, wordt in het vervolg uitgegaan van informatieoverdracht (Jorna et al., 2004).
Figuur 5-1: de kringloop van wederzijdse beïnvloeding en kenniscreatie
DataB NIC
Kennis Informatie Kennis
leren leren
Informatie
Taakuitvoering Interactie
RESULTATEN
waarde van de overgedragen informatie verschilt op twee dimensies, namelijk de relevantie voor gebruik en het risico van overdracht. Relevante informatie is van belang voor het uitvoeren van de benodigde activiteiten. Binnen de samenwerking heeft relevante informatie betrekking op vijf dimensies (Doz, 1996), namelijk:
1. De omgevingsdimensie: Dit is de meso-omgeving van het samenwerkingsverband, bestaande uit klanten, leveranciers, concurrenten en niet-concurrerende branchegenoten (Thomas, 1974).
2. De taakdimensie: Een taak is de kleinst mogelijke eenheid van werkzaamheden die aan een individu of organisatie kan worden toegewezen (www.oxfordreference.com). Binnen een samenwerkingsverband betreffen dit de door de samenwerkende organisaties gezamenlijk en individueel uit te voeren taken.
3. De procesdimensie heeft betrekking op de wijze waarop organisaties door de inzet van mensen en middelen de toegewezen taken uitvoeren.
4. Vaardigheden zijn de capaciteiten van een organisatie om door kennis en ervaring specifieke activiteiten uit te voeren (www.neiu.edu).
5. Doelen hebben betrekking op hetgeen de partners individueel willen bereiken met de samenwerking.
Door informatieoverdracht kunnen partners van elkaar leren, maar ontstaan ook risico’s. Het risico bij informatieoverdracht tussen partners ligt in de overdracht van informatie waarin de unieke kerncompetenties van een organisatie ligt opgesloten. De overdracht hiervan kan leiden tot opportunistisch gedrag van de partner en dientengevolge het verlies van de unieke competenties (Kale et al., 2000). Het overdragen van informatie alleen is echter onvoldoende om wederzijdse beïnvloeding tot stand te brengen. Om invloed uit te oefenen is het van belang dat de partners van de informatieoverdracht leren. Niet alle informatie is even geschikt om van te leren, Argyris (1996) onderscheidt cognitieve kenmerken van informatie die de kans op leren vergroten, namelijk: concrete, duidelijke, samenhangende, congruente (gelijkvormige) en toegankelijke informatie.
Kennis.Tijdens het leerproces wordt informatie overgedragen en door de partner geïnterpreteerd en
toegepast bij de taakuitvoering. Er is dan sprake van kenniscreatie, hetgeen zich uit in de uitbreiding of verandering van bestaande kennis. De verworven kennis kan volgens Jorna et al. (2004) onderscheiden worden naar inhoud en naar type. Inhoudelijke kennis omvat een antwoord op wat en hoe vragen, zoals kennis over de werking van een apparaat (hoe werkt het?) of de effecten van een bepaalde handeling (wat gebeurt er als…?) Typen kennis omvatten de verschillende verschijningsvormen van inhoudelijke kennis. Binnen het samenwerkingsverband tussen DataB en NIC heeft inhoudelijke kennis betrekking op de partner, de samenwerking, het proces en product van productontwikkeling. De relevante inhoudelijke kennis omvat volgens Doz (1996) kennis van de omgeving, taak, processen, vaardigheden en doelen van de samenwerking. Dit zijn dezelfde dimensies die ook in de sectie over informatie aan de orde gekomen zijn, echter aangevuld met de interpretatie die lerende individuen binnen de organisatie daaraan gegeven hebben op basis van gedragingen van partners en de eigen kennis (Doz, 1996). Dit geeft tevens aan dat kennis subjectief is (Leonard & Sensiper, 1998). Kennis wordt door Jorna et al. (2004) ingedeeld in drie complementaire typen, namelijk:
RESULTATEN
1. Sensorische kennis, waarbij de kennis gerepresenteerd wordt door een concrete gebeurtenis die analogie vertoond met een ander beeld. Bijvoorbeeld het herkennen van personen.
2. Gecodeerde kennis, waarbij een concrete gebeurtenis weergegeven wordt door een code, bijvoorbeeld door een woord of gebaar. Gecodeerde en ongecodeerde kennis zijn geen strikt gescheiden begrippen, maar bevinden zich op een continuüm, waarbinnen ook tussenvormen mogelijk zijn (Jorna et al., 2004; Leonard en Sensiper, 1998). Bovendien is codering relatief, want wat voor de ene persoon zwaar gecodeerd is, wordt door een ander eenvoudig begrepen.
3. Theoretische kennis, waarbij met behulp van door symbolen weergegeven structuren, systemen of patronen relaties gelegd worden die overeenkomen met de werkelijke relaties van bepaalde gebeurtenissen. Een voorbeeld hiervan zijn wetenschappelijke modellen op het gebied van economie, mechanica of psychologie, die doormiddel van figuren of tekst de relaties tussen elementen in de werkelijkheid weergeven.
5.4.3 Individueel en organisationeel leren
Binnen de wederzijdse beïnvloeding tussen partners neemt het leerproces een belangrijke rol in, omdat hiermee de basis gelegd wordt voor de manier waarop taken binnen de samenwerking in het vervolg worden uitgevoerd. Leren vindt plaats doordat individuen inhoudelijke kennis vergroten en veranderen. (Jorna, et al., 2004). Op organisatieniveau kunnen DataB en NIC leren, doordat de individuen die binnen de organisaties werkzaam zijn leren. De organisatie fungeert in dat geval als een soort depot voor collectieve kennis. Daarnaast kan de organisatie leren door het vastleggen van routines, procedures, normen en cultuur en door historische socialisatie van kennis (Ancori et al., 2000; Leroy & Ramanantsoa, 1997).
Het vergroten en veranderen van kennis door individuen vindt plaats door cognitief leren en/of gedragsleren. In navolging van Doz (1996) wordt er in dit onderzoek vanuit gegaan dat beide vormen van leren naast elkaar bestaan. Cognitief leren is het vastleggen van informatie middels complexe denkpatronen (Doz, 1996; Leroy & Ramanantsoa, 1997; Lieberman, 1992). Gedragsleren vindt echter plaats middels een stimulus – respons (S-R) structuur, waarbij naar aanleiding van bepaalde informatie een reactie plaats vindt en het beeld van de partner veranderd (Doz, 1996; Lieberman, 1992).
Organisationeel leren heeft betrekking op de regels, inzichten en principes binnen de organisatie en vindt plaats op drie niveaus, namelijk (Argyris, 1996; Paul et al., 1996):
1. Enkelslags leren, dit vindt plaats wanneer een organisatie kennis neemt van nieuwe of veranderde regels ten aanzien van de taakuitvoering en dit leidt tot een betere taakuitvoering. Een voorbeeld hiervan is het formuleren van een nieuwe procedure ten aanzien van de financiële administratie. De medewerkers weten misschien niet waarom de regels veranderd zijn, maar wel dat de regels toegepast moeten worden en op welke manier dit moet gebeuren.
2. Dubbelslags leren, dit vindt plaats wanneer een organisatie nieuwe inzichten verkrijgt met betrekking tot zaken in en rond de organisatie. Een voorbeeld hiervan is het inzicht dat een
RESULTATEN
veranderen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer een organisatie een geheel nieuwe markt creëert.
Organisationeel leren wordt gestimuleerd door effectieve communicatie, openheid en reflectie en een leergerichte organisationele context. Organisationeel leren wordt juist belemmerd door scherpe afbakening van taken en verantwoordelijkheden, bestraffen van falen en gebrekkige interactie tussen de medewerkers (Paul et al., 1996).
5.4.4 De invloed van wederzijdse beïnvloeding binnen een samenwerkingsverband
Wederzijdse beïnvloeding is eerder gedefinieerd als het leren door middel van samenwerking en het handelen naar het geleerde (§4.1). Dit betekent dat het beeld, de houding en de acties van de partners ten opzichte van elkaar in de tijd veranderen op basis van tijdens de samenwerking verworven informatie en kennis (Doz, 1996). Uiteindelijk beïnvloeden deze vernieuwde informatie en kennis de initiële condities en daardoor de wijze van samenwerken tussen partners op een positieve óf op een negatieve manier, hetgeen zich uiteraard vertaald in het succes van het samenwerkingsverband. Partners dienen daarom tijdens de samenwerking na te denken over de consequenties van hun activiteiten. Omdat interactie leidt tot nieuwe kennis is het verstandig om tijdens de interacties open te staan voor leerprocessen en actief kennis en informatie te vergaren, deze te beoordelen en op een gunstige wijze toe te passen. Dit kan leiden tot zowel individuele als gezamenlijke voordelen.