VisitBrabant Convention Bureau is het instrument voor de presentatie van de regio als congresdestinatie en de belangrijke motor achter de congreswerving. Meer evenementen kunnen worden gegenereerd als Brabant zich op collectieve basis presenteert als één van de hotspots voor (inter)nationale zakelijke evenementen binnen de (top)sectoren en sleuteltechnologieën waar zij sterk in is. De economische visie van de provincie is nog in ontwikkeling. VisitBrabant zal deze ontwikkeling nauwlettend volgen net zoals de ambities van steden of andere subregio’s en op basis van de daarin geformuleerde thema’s toepassen in de focus voor de congresmarktbewerking.
De afgelopen jaren is de doorstart van het voormalige Convention Bureau Brabant vormgegeven door VisitBrabant. Er is hard aan de weg getimmerd en met behulp van publieke partners waaronder Provincie Noord-Brabant is het gelukt activiteiten te intensiveren. De inzet van pers, media, internationale beurzen en site inspections hebben afgelopen jaren een basis gelegd.
Het mag duidelijk zijn dat Brabant de MICE-markt bijzonder veel te bieden heeft echter dit is voor velen nog onbekend. Brabant schitterde tot voor kort op de (inter)nationale podia door afwezigheid. Er is een grote inhaalslag in een zeer competitieve markt te maken. Die inhaalslag kan worden vormgegeven met betrokken partners, zowel overheden als ondernemers, die het belang van het collectief onderkennen en bereid zijn daarin gezamenlijk te investeren
.
Het werkelijk binnenhalen van zakelijke evenementen is voor een belangrijk deel te beïnvloeden. Dit slaagt door:
• Het aanbod in kaart te brengen en dit als collectief aanbod van accommodaties en nevenactiviteiten te presenteren via online en offline middelen en campagnes.
• Het potentieel in kaart brengen voor Brabant door middel van gestructureerd leadgenererend onderzoek. De sterke of
onderscheidende punten van de regio en aanwezige kenniscentra dienen als uitgangspunt voor de te benoemen speerpunten in de acquisitie.
• Brabant actief onder de aandacht te brengen bij meetingplanners via het actief benaderen van de inkoper, doelgerichte campagnes, organiseren van famtrips, site-inspecties en studiedagen, maken van bidbooks, en meer.
• Een service-toolkit te ontwikkelen waarmee planners gestimuleerd worden om gebruik te maken van het Brabantse aanbod. Zoals een handboek voor zakelijke evenementen specifiek gericht op de wetenschapper, het instellen van een budget waaruit o.a.
bidboeken worden betaald.
• Ondersteunen van de organisator via delegate boosting; bijvoorbeeld door het verstrekken van kosteloos promotiemateriaal voor alle deelnemers van het congres, het congres te promoten in de eigen netwerken en kanalen.
• Het ondersteunen van partners uit het lokale bedrijfsleven in de regio door het fungeren als neutraal serviceloket. o.a. door:
- Een coördinerende rol te vervullen bij aanvragen van planners of bij grotere evenementen.
- Ondersteuning aan de partners bieden in de vorm van een offerteformat.
22 - Het representeren van Brabant op nationale en internationale beurzen, bij voorkeur in samenwerking met het Brabants
bedrijfsleven. Naast een proactieve rol heeft VisitBrabant Convention Bureau hierin ook een coördinerende rol; doelend op het verzorgen van collectieve uitnodiging en follow up.
• Het zijn van een kenniscentrum, bijdrage aan onderzoeken (CVO en andere). Bijhouden van de jaarlijkse congresstatistieken.
Succes voor Brabant ontstaat zodra zij focus aanbrengt in haar boodschap, gericht op een zorgvuldig uitgekozen doelgroep met middelen die herkenbaar van Brabant zijn.
Gezien de kennisinfrastructuur in Brabant, de potentie van de markt en stappen die VisitBrabant Convention Bureau reeds heeft gezet is het raadzaam om op korte termijn met een volwaardig programma te gaan inzetten op de bewerking van de wetenschappelijke
evenementenmarkt. Een eerste verkenning dit jaar naar deze markt heeft reeds het laaghangende fruit in beeld gebracht; 8
internationale congressen maken de komende jaren een goede kans om naar Brabant te komen. Verdere lobby-inzet is hierop nodig om deze kansen ook daadwerkelijk te gaan verzilveren.
Voor wat betreft de corporate markt is het advies om nog nadrukkelijk samen te blijven werken met het lokale (zakelijk) toeristische bedrijfsleven. VisitBrabant Convention Bureau kan haar partners faciliteren en ondersteunen door het bieden van de juiste tools waardoor Brabant sneller gevonden wordt en samen op te gaan trekken met de specifieke sales- en marketingmedewerkers van de diverse hotels en evenementenlocaties door een specifieke inzet van hun te vragen bij promotionele acties waarbij het collectief centraal staat. Denk hierbij aan een gezamenlijke salesblitz, beurzen, leads-en contactendeling.
Gezien de aard en leadtijd van de associatiemarkt (de wetenschappelijke evenementenmarkt) zijn de Brabantse hotels- en
congreslocaties minder goed in staat deze markt te bewerken. Hier kan VisitBrabant Convention Bureau enorme toegevoegde waarde bieden. Door in de acquisitie te focussen op de speerpunten van de regio worden deze ‘geladen’. Congressen die plaatsvinden in de regio geïnitieerd vanuit de diverse kennisinstellingen of specifieke bedrijven zetten zo de innovaties die in Brabant plaatsvinden in de etalage.
Daarnaast biedt deze markt ook toegevoegde waarde op het toeristische gebied vanwege de mogelijkheden die deze markt biedt om site-programs op te tuigen waarmee het toeristische aanbod van Brabant en/of haar subregio’s zichtbaar gemaakt wordt en daarmee ook de zachte kant van het vestigingsklimaat inhoud krijgt.
Het is van belang dat het VisitBrabant Convention Bureau snel zichtbaar wordt binnen de diverse kennisinstellingen en relevante organisaties. Naast de research die vanuit VisitBrabant Convention Bureau wordt gedaan is het succes verhogend indien de diverse organisaties hun netwerk actief openstellen voor VisitBrabant Convention Bureau en wanneer relevant voor de juiste introductie zorgen.
Er zal door VisitBrabant Convention Bureau veel energie in het activeren van het netwerk gestoken moeten worden, het netwerk is van belang om de slagkracht en slagingskansen te vergroten. De meeste organisaties binnen het netwerk (zoals TUe, BOM, Brainport Development, JADS, e.a.) willen hier graag inzet op plegen om het loket snel te positioneren en zichtbaar te maken, zo blijkt uit alle gesprekken. Potentiele initiatiefnemers van hun organisaties die geactiveerd en ondersteund door VisitBrabant Convention Bureau een congres organiseren dragen daarmee ook zorg voor de versterking van de reputatie van de betrokken instelling of organisatie.
23 VisitBrabant Convention Bureau promoot Brabant als zakelijke evenementenbestemming en koppelt vraag en aanbod aan elkaar.
Daarnaast is er de acquisitietaak; de organisatie moet zich actief en dedicated inzetten om nieuwe zakelijke evenementen in de destinatie te laten plaatsvinden, door het enthousiasmeren en optimaal servicen van potentiële meetingplanners. MICE-bewerking is een vak.
24