H. Uitwerking Werkplaats #3 – Expertise zonder Afstand
I. Verslagen bijeenkomsten – Expertise zonder Afstand (anoniem)
Verslag Startbijeenkomst Expertise zonder afstand
Organisatie: Organisatie 7 Locatie: Locatie 7
Datum: maandag 16 september 2019 Tijd: 11.00 - 12.30
Contactpersoon organisatie:
Vanuit Vilans: ########
Wie zit er aan tafel?
Naam Organisatie Functie Extra opmerkingen/
interessante quotes tijdens overleg
######## 1 Minuut
######## 1 Minuut Projectleider
######## Organisatie 8 Innovatie adviseur
######## Organisatie 7 verpleegkundig
teamleider afd.
revalidatie
######## Organisatie 7 verpleegkundig
teamleider afd. NAH
######## Organisatie 7 Verpleegkundige afd.
Revalidatie
######## Organisatie 7 Locatiemanager
######## Organisatie 7 Locatiemanager a.i.
######## Organisatie 7 specialist
ouderengeneeskunde afd. revalidatie
######## Organisatie 7 Management
secretaris intramuraal Organisatie 7 ICT
Wat/hoe zijn de reacties over deze technologie op het eerste gezicht?
Welke vragen worden er gesteld?
* Praktisch: Is de bril zwaar en heel kwetsbaar (i.v.m. onbegrepen/agressief gedrag)
* Onderling wordt gevraagd wat men er van denkt:
######## is enthousiast. Verder even stil.
Wat zijn de reacties tijdens/na het testen van de bril?
Verpleegkundige enthousiaster na proberen van de bril, wel sceptisch als het gaat om planning en het
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 21 zoeken van juiste en enthousiaste medewerkers die mee willen doen
Waar zijn nog twijfels over?
* Op zoek gaan naar of uitzoeken van enthousiaste medewerkers/kartrekkers
* Praktische haalbaarheid i.v.m. andere projecten die lopen en starten
Welke voorkeur wordt uitgesproken qua testcase? Welke overwegingen worden gemaakt?
Wondzorg – onbegrepen gedrag – medical scribe - ongeplande zorg
Er is van tevoren al een keuze gemaakt voor de afdeling waar ze het in willen zetten: Revalidatie Nog zoekende naar de precieze use casses, men dacht aan: wondzorg, onbegrepen gedrag, overleg arts, VMT (??) of advies.
Welke afspraken worden er gemaakt? Wat is de eerstvolgende stap?
Start: november- december (voor verpleegkundige ook fijn i.v.m. andere lopende projecten)
Welke (extra) ideeën worden er gegeven vanuit de organisatie?
Medewerkers zien kansen om deze pilot te combineren met andere projecten die lopen
Vanuit Vilans, 1) Hoe is de sfeer tijdens de bijeenkomst? 2) Wat zien we voor opvallendheden die van belang kunnen zijn?
1.
2. * Voor het meten en ophalen van resultaten kan er gekeken worden of de
SO minder vaak (onnodig) op en neer hoeft te reizen.* 1 minuut zegt dat cliënten vaak geen problemen ervaren wanneer medewerkers de bril inzetten. Is dat ook écht zo?
Verslag Startbijeenkomst Expertise zonder afstand
Organisatie: Organisatie 5 Locatie: Locatie 5
Datum: dinsdag 24 september 2019
Tijd: 11.00 - 12.30Contactpersoon organisatie: ########
Vanuit Vilans: ########
Wie zit er aan tafel?
Naam Organisatie Functie Extra opmerkingen/
interessante quotes tijdens overleg
######## 1 Minuut Projectleider
######## 1 Minuut
######## Organisatie 5 Secretaresse
########
######## Organisatie 5 Teamleider
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 22
######## Organisatie 5 Communicatieadviseur
######## Organisatie 5 Verpleegkundige
Revalidatie afdeling
######## Organisatie 5 Team coördinator zorg
(??)
######## Organisatie 5 Klustermanager
kortdurende zorg
######## Organisatie 5 ICT en systeembeheer
######## Organisatie 5 ICT en systeembeheer
######## Organisatie 8 Projectleider
Wat/hoe zijn de reacties over deze technologie op het eerste gezicht?
-Welke vragen worden er gesteld?
Er worden veel en kritische vragen gesteld en opmerkingen gemaakt vanuit ICT en Systeembeheer.
* Is het mogelijk dit op meerdere locaties te doen, met meerdere mensen? En hoe zit het met 4G.
Vraagt zich daarna af of een telefoon niet te klein is om er voldoende op te kunnen zien.
Behandelaren hebben bijvoorbeeld geen tablet maar alleen een telefoon tot hun beschikking.
* Daarnaast kaart men ook aan dat het heel belangrijk is twee trainingen te geven voor zowel de medewerker die de bril gaat gebruiken als de expert die mee gaat kijken.
* De belasting qua uren wordt aangekaart, aangezien er meer projecten lopen en meer van hen gevraagd wordt. Ze hebben ‘zorgen’ over hoeveel tijd het voor hen in gaat nemen.
Na het tonen van het filmpje dat 1 minuut in haar presentatie heeft verwerkt, worden er een aantal vragen gesteld:
* in het filmpje worden dagelijkse handelingen gedaan, die niet als vervelend worden ervaren zoals een wandelingetje maken.
* een reactie met een achterliggende vraag: de cliënt denkt vast ‘tegen wie heb je het nou’ en wat zeggen zij ervan?
Antwoord vanuit 1 minuut: het is vooral wennen en overleggen met de cliënt
Wat zijn de reacties tijdens/na het testen van de bril?
######## test bril en doet scherm tijdens uitleg even omhoog: “anders is het zo irritant als dat schermpje de hele tijd in beeld zit”.
“ Het is wennen, ik wil de hele tijd één oog dicht doen.”
Waar zijn nog twijfels over?
-Welke voorkeur wordt uitgesproken qua testcase? -Welke overwegingen worden gemaakt?
Wondzorg – onbegrepen gedrag –medical scribe - ongeplande zorg
* Wanneer er wordt gevraagd of men al een gevoel heeft bij een usercase:
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 23 Het blijft eerst lang stil. En later wordt om meer duidelijkheid gevraagd over Medical Scribe
######## denkt dat wondzorg (wordt door 1 minuut aangedragen) interessant kan zijn.
Maar denkt ook aan uitdagend gedrag of de PG- afdeling voor een later moment willen bijdragen.
Er zijn ook ideeën om de bril in te zetten voor scholing. ######## “Ik draag de bril en 5 studenten kijken met me mee”.
--> Zeker zijn ze nog niet, maar de voorkeur gaat nu uit naar wondzorg en scholing als het gaat om de usecases die ze mogen kiezen.
Welke afspraken worden er gemaakt? Wat is de eerstvolgende stap?
Het streven is nu om in november of december te willen en kunnen starten.
Welke (extra) ideeën worden er gegeven vanuit de organisatie?
Er zijn vanuit Organisatie 5 zelf al werkgroepen gedefinieerd. Maar zij willen daar nog behandelaren bij betrekken, dat is nu nog niet het geval.
Vanuit Vilans, 1) Hoe is de sfeer tijdens de bijeenkomst? 2) Wat zien we voor opvallendheden die van belang kunnen zijn?
* ######## was erg enthousiast over de werkplaats. En haalde vaak voorbeelden aan hierover tijdens de bijeenkomst.
* Er lijkt al een keuze te zijn gemaakt, door medewerkers vanuit de Revalidatie afdeling aan te laten sluiten. Deze lijkt vooral gemaakt te zijn op basis van ‘er gebeurd daar niks, dus er is ruimte hiervoor’.
Verslag Startbijeenkomst Expertise zonder afstand
Organisatie: Organisatie 2 Locatie: Locatie 2
Datum: woensdag 25 september 2019
Tijd: 09.00 - 10.30Contactpersoon organisatie: ################
Vanuit Vilans: ########
Wie zit er aan tafel?
Naam Organisatie Functie Extra opmerkingen/
interessante quotes tijdens overleg
######## 1 Minuut projectleider
######## 1 Minuut
######## Organisatie 2 wondverpleegkundige
######## Organisatie 2 kwaliteitsverpleegkundige
######## Organisatie 2 kwaliteitsverpleegkundige
######## Organisatie 2 Beleidsmedewerker zorg ######## is ziek en daarom tijdelijk
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 24 afwezig. ########
pakt het nu op.
######## Organisatie 8 projectleider
Wat/hoe zijn de reacties over deze technologie op het eerste gezicht?
* ######## geeft aan het begin van de bijeenkomst aan dat zij heel benieuwd is naar dit project. Dat zij zelf ook al veel met foto’s werken. Maar dat ze het nog lastig vindt om er nu al bepaald beeld bij te vormen over hoe dat straks in de praktijk gaat zijn. Ze heeft ook al ‘gecheckt’ bij collega’s van
Organisatie 8 wat zij er van vonden. Ze is benieuwd: ze ziet voor- en nadelen.
* Organisatie 2 is ook al gestart met slimme inco. Er wordt over gesproken hoe enthousiast de medewerkers zijn en hoe zij als een goed voorbeeld fungeren als het gaat om ‘enthousiaste medewerkers’ betrekken.
Welke vragen worden er gesteld?
Wat zijn de reacties van de cliënten? Hoe reageren zij hierop?
Hoe zit het met avg? Hoe werkt dat?
Wat als er iets gebeurt met de bril? Af stoten door onbegrepen gedrag bijvoorbeeld? Wie is waar verantwoordelijk voor?
Wat zijn de reacties tijdens/na het testen van de bril?
Waar zijn nog twijfels over?
Potentiele usecases worden besproken en er wordt vooral gedacht aan wondzorg en scholing. Maar ook wordt er na gedacht hoe de bril in te zetten voor het zetten van pompen en het doen van triages.
Omdat het vaak twijfelachtig is of dat ze nu wel of niet zouden moeten komen. Ook wordt er aangegeven rekening te houden met het tijdsbestek vanwege meerdere projecten die lopen.
Welke voorkeur wordt uitgesproken qua testcase? Welke overwegingen worden gemaakt?
Wondzorg – onbegrepen gedrag – meeschrijven/registreren (??) - ongeplande zorg
Er wordt nog geen duidelijke voorkeur uitgesproken. Revalidatie wordt als mogelijke optie genoemd en dat er op bepaalde locaties vaak last is van decubitus.
Welke afspraken worden er gemaakt? Wat is de eerstvolgende stap?
Er zijn nog maar weinig keuzes gemaakt. Er wordt eerst intern gekeken naar welke locaties en afdelingen er geschikt zijn als het gaat om 4G netwerk, lopende projecten en enthousiaste medewerkers (o.a. verpleegkundig specialist) om hen mee te krijgen voor het project.
Daarnaast wil Organisatie 2 intern meerdere mensen betrekken bij dit project: managers die nu afwezig waren en ICT. Ook kan er dan verder gekeken worden naar de usecases.
Er is nog geen exacte planning. Hier wordt verder naar gekeken wanneer er meer duidelijkheid is over bovenstaande.
Welke (extra) ideeën worden er gegeven vanuit de organisatie?
Vanuit Vilans, 1) Hoe is de sfeer tijdens de bijeenkomst? 2) Wat zien we voor opvallendheden die van belang kunnen zijn?
1. -
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 25 2. Deze organisatie lijkt in vergelijking tot andere startbijeenkomsten waar ik tot nu toe ben geweest het verst ‘achter te lopen’ met vraagstukken als: wat wordt de pilotlocatie, welke medewerkers willen wij daar bij betrekken en wat wordt de usecase?
Tussenevaluatie Expertise zonder Afstand
Organisatie: Organisatie 6 Locatie: Locatie 6
Datum: 07-10-2019
Contactpersoon organisatie: ########
Aanwezig vanuit Vilans: ########
Wie zit er aan tafel?
Naam Organisatie Functie Extra opmerkingen/
interessante quotes tijdens overleg
######## 1 Minuut projectleider
######## 1 Minuut
######## Organisatie 6 Adviseur leren en
ontwikkelen
######## Organisatie 6
######## Organisatie 6
Casus: wondzorg & onbegrepen gedrag/leerlingen Hoe gaat dit in z’n werk?
1 minuut stelt na elke week/training on the job een evaluatie op hoe het is gegaan. En in de officiële
‘tussenevaluatie’ wordt een samenvatting en wordt door 1 minuut opgesteld.
Evaluatie:
De bril is ingezet voor de casus wondzorg en onbegrepen gedrag. Onbegrepen gedrag is nog verder doorgetrokken naar scholen van leerlingen. Waarbij de leerlingen de bril op hebben en begeleiders meekijken.
Reacties:
* “Soms is het gedoe.” Met opladen of alleen een foto willen maken.
Wondzorg
* De vraag rondom de bril en de bijbehorende app ontstaat. In hoeverre is de bril echt nodig? Of is de app vooral functioneel om foto’s te kunnen maken en veilig naar elkaar door te kunnen sturen.
Het voorbeeld wordt al gegeven door Surplus dat huisartsenposten al werken met zo’n app en foto’s doorsturen.
Het is fijn dat je op een veilige en makkelijke manier beelden kunnen delen met andere collega’s. En de vraag is dan of de bril daarbij wel of niet nog extra hulp/gemak dient. Medewerkers vragen dan
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 26 vooral om scherper en het makkelijker in beeld te krijgen door middel van het maken van foto’s.
Een ongemakkelijk voorbeeld wordt gegeven met het dragen van de bril:
De meekijker vraagt: “Kun je wat dichterbij?” Met het gevolg dat medewerkers met hun hoofd ‘in de wond’ zitten. De vraag die tijdens de evaluatie wordt gesteld: “Kan het niet makkelijker met iets wat toch al in je broekzak zit? “
De volgende conclusie wordt al snel genomen: wondcontrole zou op afstand moeten kunnen. Maar levert niet op wat we zouden willen. Gemak, gebruiksvriendelijkheid en nauwkeurigheid, brengt nog niet wat we er van vroegen. Wel het idee; op afstand werken is positief. Ze staan wel open voor het idee en zien er toekomst in. Of dat een bril of een apparaat moet zijn, hebben ze nog hun vraagtekens bij.
* Hierdoor wordt ook meteen de volgende vraag gesteld vanuit Organisatie 6:
Ga je de technologie doorpushen? Heb je echt die bril nodig? Of ligt er een andere wens/behoefte en gaat het vooral om ‘foto kunnen maken van een wond’. De bril is nog onvoldoende om het probleem voor de wondzorg op te lossen. Er wordt ook even overwogen om met deze casus te stoppen en te focussen op dat wat al beter gaat: met leerlingen werken aan onbegrepen gedrag.
- ######## stelt de vraag of dat ze niet kunnen kijken naar de verdere doorscholing en beter te kijken naar hoe er beter gecoacht kan worden zodat een wond beter beoordeeld kan worden. (########
had vandaag afspraak om hier beter op te gaan focussen, maar is niet doorgegaan)
- ######## voegt daaraan toe dat werken met de bril even wennen is. En dat de bril een aanvulling kan zijn op de foto die wordt gemaakt. En vraagt zich af of dat je met een foto wel genoeg diepte laat zien.
--> Er is daarom wel gekozen om deze casus verder helemaal af te ronden.
1 Minuut willen ######## langssturen voor het stellen van extra vragen en de behoefte te peilen bij medewerkers.
* 1 minuut geeft aan daar nog geen ‘negatieve reacties’ over te hebben gehad vanuit Organisatie 8. Er werd juist verteld dat er veel positieve reacties waren.
--> goed om dit misschien nog te checken? Wat de bevindingen zijn bij Organisatie 8?
Onbegrepen gedrag/ leerlingen
* afgelopen zaterdag (5 okt.) examens afgenomen met de bril, maar nog geen reactie.
* Over het algemeen enthousiaste reacties: Mensen kunnen er redelijk snel en goed mee omgaan.
Alleen soms nog wel een beetje gewenning: hoe snel je eigenlijk de bril in zou kunnen zetten, maar nog niet worden gedaan, of net het moment nog niet kunnen pakken.
* Men komt tot de conclusie tijdens de evaluatie dat bij wondzorg het detail belangrijker is en bij leerlingen (CEO’s) opleidingen het geluid. Vraag is of het geluid goed is en of het mogelijk is om het geluid op te nemen van de situatie i.p.v. dat je alleen de brildrager hoort.
* Organisatie 6 vraagt zich af of de doelgroep bepalend is voor het verschil in voortgang?
Jong en dus makkelijker en enthousiaster? Wordt het bij een leergemeenschap ‘makkelijker’? Zitten in de modus van leren en ontwikkelen? Helpt hun doel te bereiken?
Wat is de intrinsieke motivatie van verpleegkundige bij wondzorg? Wordt gedacht dat zij daar niet mee bezig zijn.
* Voor de meekijkers vragen ze zich nog af in hoeverre het voor hen anders werken is.
Bewoners
Vraag ######## aan ########: wat zijn de reacties van bewoners?
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 27
######## geeft aan dat het vaak lastige situaties zijn waarin zorgmedewerkers en cliënten zich verkeren, ze te maken hebben met zorgweigeraars of soms lastige posities in moeten nemen.
Het is volgens hem lastig te vragen en in te schatten. En merkt op dat deze situaties zowel met als zonder bril vervelend zijn.
Volgens ######## zijn er ook bewoners die het niet door hebben of enthousiast reageren.
Nog 1 bril inzetten
Er kan nog een bril in worden gezet. Hier wordt ook nog over nagedacht.
De Locatie 6 is al enthousiast, kunnen we toetsen of dat dan hier op deze locatie ook is? Maar wordt er geconcludeerd dat daar ‘geen makkelijke leergemeenschap’ is. De opmerking vanuit Organisatie 6:
“Je wilt dat de pilot succesvol is, hier is geen goede leergemeenschap. Je wilt de zorg
beter/makkelijker maken d.m.v. technologie. En de vraag of dat er eventuele potentie is voor afname?”.
Organisatie 6 gaat polsen waar eventueel nog een goede plek kan zijn om nog een bril in te kunnen zetten.
Wifi/4G
Samen wordt er geconcludeerd dat ze een ‘Valse start’ hebben gemaakt door wifi. Er zijn aannames gedaan rondom wifi – waardoor er veel gedoe was met wifi en een 4G netwerk. Hier hebben ze beide van geleerd en ook 1 minuut heeft hierdoor hun kaders verder aangescherpt. V
Overig:
Eindevaluatie datum:
ma 11 nov. 15.00 Locatie 6
*21 oktober opnamedag- Locatie 6
* 8 oktober, 15 oktober, 22 oktober, 29 oktober is ######## op locatie om zelfstandige
‘draag/oefenmomenten’ te evalueren. ######## gaat in gesprek en haalt het volgende op: Wat hebben jullie gedaan? Bevallen? Kwaliteit? Problemen? Wat vonden ze er van? Hadden ze er iets aan?
* ######## gaat ook nog trainingen on the job geven bij Organisatie 9. Heeft een planning gestuurd.
Willen we hier ook bij aansluiten?
* Er is een symposium geweest waar zowel 1 minuut als Abena bij betrokken waren om een workshop te geven.
Casus: Onbegrepen gedrag - 24/7 medische dienst Contactpersoon organisatie: ########
Vanuit Vilans: ########
Wie zit er aan tafel?
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 28
Naam Organisatie Functie Extra opmerkingen/
interessante quotes tijdens overleg
######## 1 Minuut Projectleider
######## 1 Minuut Consultant
######## Organisatie 1 Programma
Coördinator
######## Organisatie 1 SOG
######## Organisatie 1 Psycholoog
######## Organisatie 1 Manager Zorgeenheid
######## Organisatie 1 Manager
Behandeldienst
######## Organisatie 1 ICT
######## Organisatie 1 Manager onderzoek
en innovatie
Evaluatie:
Onbegrepen gedrag & 24/7 medische dienst
Volgens ######## is het geluid heel slecht en is beeldkwaliteit niet altijd even goed: “Verbaal zie ik wel wat gebeuren, maar je hoort niet wat mensen zeggen. Beeldkwaliteit wisselt: soms is het duidelijk, soms wazig of staat het stil.”
Volgens ######## vinden de medewerkers het wennen. En vragen ze zich af wanneer ze de bril het beste in kunnen zetten. Een vraag die het oproep is: “Voor wat voor gedrag kan/mag ik bellen?”
Er wordt nagedacht of er bereikbaarheidsdiensten ingesteld moeten worden bijvoorbeeld. Omdat er soms wordt gebeld, maar de experts niet altijd in de gelegenheid zijn om op te nemen.
Het is lastig omdat “Gedrag niet planbaar is”.
######## en ######## gaan daarom afspraken maken voor het inplannen van de brilmomenten.
Ervaringen cliënten en zorgmedewerkers (brildragers)
######## - Cliënten: lijken het soms niet door te hebben (######## stemt daar in mee)
######## – medewerkers: over het algemeen vinden medewerkers het wennen. Alleen ########
vind ze nog lastig om duidelijk te krijgen wat zij er van vindt. Ze pakken het allemaal ook verschillend op, de een sneller dan de ander.
Eén medewerker heeft een opmerking of het een ‘opvallend’ hoesje oid kan zijn. Het is nogal
verwarrend met alle telefoons die op dezelfde plek aan de lader hangen. (volgens ######## een niet hele belangrijke opmerking, maar wilde deze kleine opmerking wel benoemen)
Ervaringen experts:
TUSSENRAPPORTAGE - BIJLAGEN 29
######## “vrijdagochtend was even chaotisch”
######## benadrukt het belang om extra berichten te sturen naar artsen en psychologen om hen te betrekken bij de vrije periode van het gebruik van de Smart Glass.
########:
Bij het eerste opstartmoment was er niemand en de andere keer waren er maar weinig medewerkers die de training hadden. Volgens ######## is er daardoor bijvoorbeeld niet op de woongroepen geoefend en alleen op de zorgappartementen.
######## - ICT:
Blij dat het best goed loopt. Weinig vragen gehoord. “Het is wel belangrijk dat iedereen het door krijgt en je straks niet 1 iemand in de lead hebt.”
--> ######## krijgt wel het compliment mee voor hem en zijn team voor de flexibele en snelle inzet vanuit ICT.
Meerdere medewerkers betrekken
Tijdens de evaluatie wordt gezegd dat medewerkers elkaar ook aansteken door het vertellen waar ze mee bezig zijn. Of andere medewerkers zich afvragen waar zij precies mee bezig zijn. Dit maakt dat er (enthousiaste) reuring wordt gemaakt onder andere medewerkers buiten de pilot om.
De vraag wordt besproken hoe ver medewerkers daarin mogen gaan om bepaalde dingen uit te leggen.
######## vraagt zich hierdoor af:
Ben bang dat als we alle medewerkers erbij betrekken en heel enthousiast maken. En stel dat we veel enthousiaste medewerkers hebben, maar hebben ook nog andere lagen en mensen die daarover mee beslissen. Wat als we daardoor medewerkers moeten teleurstellen?
######## denkt niet dat dit het geval is en is daar niet bang voor. Zij zullen niet heel moeilijk doen over waarom wel of niet. Misschien een enkeling.
Volgens ######## is er ook met de medewerkers besproken dat als ze daar de tijd en de ruimte voor voelen, ze er dieper op in kunnen gaan en wat uit kunnen leggen. Maar anders is het niet de
bedoeling.
######## vraagt aan het einde van de evaluatie: “wat is jullie gevoel?”
######## vraagt aan het einde van de evaluatie: “wat is jullie gevoel?”