Wat (inhoudelijk) wil de doelgroep dat P&O communiceert?
AFDELING/GELEDING AANTAL WERKNEMERS Strategie en Control 15
7. UITWERKINGEN INTERNE GESPREKKEN VOORONDERZOEK
De ontvanger centraal – Een wisselwerking in communicatie
65
7. UITWERKINGEN INTERNE GESPREKKEN VOORONDERZOEK
Tijdens het vooronderzoek zijn er met een aantal medewerkers van de afdeling P&O gesprekken gevoerd.
Het doel van deze gesprekken was om het probleem helder te krijgen en de achterliggende problematiek.
Daarnaast ook om informatie te vergaren hoe ze tegen communicatie aankijken en hoe ze het zelf zien. De gesprekken zijn met verschillende medewerkers in verschillende functies uitgevoerd. Wegens
vertrouwensredenen worden geen namen genoemd.
Medewerker 1
Probleem in ogen van de medewerker
De medewerker geeft aan dat P&O een hardwerkende afdeling is, maar dat ze erg naar binnen toe gericht zijn. Ze zijn voornamelijk bezig met hun eigen werkzaamheden. Wat er echt speelt in de organisatie en bij de werknemers zijn ze niet van op de hoogte. P&O wil naar buiten toe duidelijk maken wie ze zijn en wat ze doen. Ze wil toegankelijker worden naar de medewerkers en andere afdelingen. Het doel hiervan is om de medewerkers en afdelingen te faciliteren en ondersteunen. Er moet een gezamenlijk belang zijn naar buiten toe. Elke medewerker van P&O moet dit uitstralen.
Profileren als oplossing
De afdeling P&O wil zich op een andere en betere manier profileren binnen de organisatie. De medewerker geeft aan dat de afdeling een gezicht moet krijgen binnen de organisatie. Dat medewerkers weten dat ze er zijn en dat ze er terecht kunnen.
Afdeling Communicatie
De medewerker geeft aan dat er meer samengewerkt moet worden met de afdeling Communicatie. De afdelingen moeten in gesprek gaan met elkaar. Dit gebeurt veel te weinig volgens de medewerker. Daarbij is de afdeling Communicatie een afdeling die bepaalde regels e.d. op touw heeft gezet en dat daar moeilijk van af te wijken valt. Als iemand van P&O aan de bel trekt en zelf een idee heeft om iets op een bepaalde manier te doen wordt dit meestal afgekeurd. De medewerker ziet de afdeling Communicatie vaak als een afdeling die het altijd beter weet. Er is weinig ruimte voor overleg en om ideeën uit te wisselen.
Stafafdelingen van de gemeente Heerlen
De meeste stafafdelingen zijn naar binnen gericht. Iedereen moet programmagericht werken en gezamenlijk hierover communiceren en praten, maar dat gebeurt (te) weinig.
Medewerker over eigen afdeling
De afdeling P&O wil zelf goed werk afleveren en de rol die ze hebben ook nakomen. Dit gebeurd volgens de werknemer op dit moment niet. Vaak worden bepaalde zaken onder aan de stapel gelegd en worden de werkzaamheden bepaald door de waan van de dag. Er zijn veel zaken die allemaal op orde gebracht moeten worden. Dit zal uiteindelijk ten goede komen om meer zichtbaar te kunnen zijn in de organisatie.
Iedere werknemer van de afdeling P&O is specialist op zijn eigen gebied, met eigen taken en werkzaamhe-den. Hierdoor hebben sommige medewerkers van de afdeling nauwelijks contact met elkaar. Ieder doet zijn ding, wat volgens de medewerker ook een probleem is. Binnen de afdeling zelf moet er ook meer overeenstemming komen en gecommuniceerd worden. Daarnaast zijn er eigenlijk te weinig p-adviseurs voor het aantal mensen dat werkzaam zijn bij de gemeente.
Medewerker over uiteindelijk doel
De medewerker geeft aan dat P&O naar de medewerkers (afdelingen en organisatie) duidelijk wil maken wie ze zijn en wat ze doen. De afdeling wil toegankelijker worden naar de medewerkers toe. Ook wil de afdeling meer gebruik maken van moderne technische hulpmiddelen. De medewerker geeft aan dat het merendeel van de werknemers van P&O boven de veertig is en dat de meeste zijn verzonken in bestaande rituelen. Het is moeilijk om deze mensen om te buigen. En zo is het eigenlijk een beetje in de gehele gemeente. Tevens geeft de medewerker aan dat de afdeling P&O meer communicatie over en weer moet creëren met de medewerkers.
De ontvanger centraal – Een wisselwerking in communicatie
66
Social Media
Social Media wordt ook door de gemeente Heerlen gebruikt. Volgens de medewerker gebeurt dit helaas veel te weinig en niet o de goede manier. Sinds 2010 is Yammer geïntroduceerd in de gemeente Heerlen.
Echt introduceren kun je het niet noemen, want er is alleen een mail rondgestuurd dat elke medewerker zich kon aanmelden op Yammer. Tot op heden weten veel medewerkers niet goed hoe ze het kunnen gebruiken en zien er niet de meerwaarde van in. Ook speelt privacy en vertrouwen een rol denkt de medewerker.
De medewerker geeft aan dat P&O eigenlijk veel actiever moet zijn op Yammer en juist op deze manier medewerkers kan betrekken bij ontwikkelingen of andere zaken. Toch gebeurt dit niet.
Medewerker 2
Probleem in ogen van de medewerker
Volgens de medewerker praat de afdeling P&O te veel in eigen vakjargon en zijn ze niet bezig met wat de doelgroep nu eigenlijk wil. Op dit moment is P&O vooral bezig met eigen taken uit te voeren en houden ze zich niet bezig met de medewerker. De medewerker geeft aan dat ze heel erg naar binnen toe gericht zijn en dat dit de rol van ondersteunende afdeling niet ten goede komt. Ook denkt de medewerker dat de afdeling P&O een negatief imago heeft. Er heerst binnen de gemeente Heerlen een cultuur probleem, dat bij de afdeling P&O sterk aanwezig is.
Afdeling P&O
P&O heeft veel verschillende diensten. De medewerker vindt dat het voor de medewerkers onduidelijk is wat ze allemaal doen en wie ze ervoor moeten hebben. Ook het stukje opleidingen is heel belangrijk, maar daar wordt veel te weinig mee gedaan. Daarnaast komen er elke dag telefoontjes en vragen binnen van medewerkers waar ze bepaalde informatie kunnen terugvinden.
De medewerker geeft aan dat de basis er is, maar dat ze hulp nodig hebben hoe ze bepaalde dingen moeten invullen en op welke wijze ze dan het beste kunnen communiceren (met welke instrumenten).
Medewerker over uiteindelijk doel
De medewerker geeft aan te willen weten wat de medewerkers van hun verwachten. Meer vanuit de doelgroep gaan handelen en werken. Daarnaast wil de medewerker persoonlijker worden in het contact met de medewerkers en organisatie.
Medewerker 3
Probleem in ogen van de medewerker
Een gemeente is een heel complex wezen. De afdeling P&O zelf heeft veel verschillende taakgebieden. De sfeer is in principe heel goed op de afdeling en zaken worden goed opgepakt. Doordat P&O een
stafafdeling is en te maken heeft met veel regels en procedures die van bovenaf worden besproken maakt het lastig om aan alle eisen van medewerkers te voldoen. Daarnaast zou P&O meer een overkoepelende afdeling moeten zijn voor de medewerkers maar dat is nu niet het geval. Daarnaast vindt de medewerker dat aan veel zaken niet toegekomen wordt omdat er veel hectiek is en je nooit weet wat er op een dag gebeurd. De werkzaamheden worden dan ook vaak bepaald door de waan van de dag.
Afdeling P&O/Taken P&O
P&O heeft veel verschillende taakgebieden die door de jaren heen zijn veranderd. Mede door de technologische ontwikkelingen. Veel dingen gaan automatisch en worden computers voor ingezet. De afdeling heeft te maken met een bestuur en directie waarvan ze bepaalde doelen gesteld krijgen. Er zijn veel spelregels waar ze verantwoordelijk voor zijn. Daarnaast is aan P&O de taak om beleid actueel te houden. Bepaalde procedures en werkzaamheden nemen veel tijd in beslag. Veel medewerkers hebben geen idee wat P&O allemaal doet en dat bepaalde zaken veel tijd kosten. Daarnaast geeft de medewerker aan is P&O bij bepaalde processen ook weer afhankelijk van derden.
Verantwoordelijkheid zo laag mogelijk
De medewerker geeft aan dat er veel tijd verspild wordt doordat er bij de gemeente bepaalde zaken door zoveel stromingen heen moet. De verantwoordelijkheid moet lager komen te liggen en werknemers
De ontvanger centraal – Een wisselwerking in communicatie
67
moeten meer vertrouwd worden in hun kunnen. Toch denkt de medewerker dat je er niet aan ontkomt binnen een gemeente dat er bepaalde regels en procedures zijn. Bureaucratisering krijg je toch wel binnen zo een grote organisatie.
Oplossing
De medewerker geeft aan dat de afdeling meer moet samenwerken en meer betrokkenheid van medewerkers moet creëerden. Dat er een gedragsverandering van de medewerkers binnen de afdeling moet komen.
Medewerker 4
Probleem in ogen van de medewerker
Het probleem volgens de medewerker is dat P&O teveel bezig is met wat ze zelf willen i.p.v. wat de klant wil. Ook zijn ze te weinig bezig met wat het oplevert. Daarnaast zijn er veel ontwikkelingen gaande in de maatschappij maar ook binnen bedrijven die belangrijk zijn. P&O speelt hier tot op heden nauwelijks op in en houdt zich hier niet echt mee bezig. P&O heeft zoveel te bieden aan de werknemers, maar ze laten dit te weinig zien en doen er te weinig mee.
Velden binnen P&O
Als medewerker heb je meestal met bepaalde aspecten van de afdeling P&O te maken. Vaak heeft een medewerker een negatieve of minder leuke ervaring gehad met een bepaalde medewerker, waardoor deze persoon meteen een negatief beeld heeft over de afdeling. De medewerker vindt het belangrijk om te weten waar vooral die problemen liggen en of het te maken heeft met de hele afdeling P&O of een bepaald deelgebied.
Daarnaast zijn alle velden binnen P&O er voor een ding en dat is het personeel en de organisatie. Waarvoor je werkt is hetzelfde. Dit schept een gemeenschappelijke band, alleen de werkzaamheden binnen de afdeling zijn anders.
Loopbaanwinkel
De medewerker geeft aan dat de loopbaanwinkel een belangrijk onderdeel van de afdeling P&O is. De loopbaanwinkel is er namelijk om medewerkers op weg te helpen wanneer ze graag een andere functie willen of andere zaken. Een aantal jaren geleden hebben de medewerkers van de loopbaanwinkel een klanttevredenheidsonderzoek gestart. Dit om te weten te komen hoe de medewerkers die gebruik hebben gemaakt van de ‘winkel’ nu eigenlijk het proces ervaren hebben en of ze het wel goed doen. De
medewerker geeft aan dat het belangrijk is om dit ook te doen voor de gehele afdeling P&O en de andere onderdelen. Op deze wijze krijg je feedback op je eigen handelen en daar kun je uiteindelijk alleen maar beter van worden.
Medewerker over uiteindelijk doel
De afdeling P&O moet meer klant- en resultaatgericht gaan werken. Er moet continu een proces spelen waarin gevraagd wordt wat wil de klant en wat levert het de klant op. Daarnaast moet de afdeling
openheid creëren en doorzichtig zijn, zodat de drempel laag wordt om bij P&O aan te kloppen. Soms heerst er bij bepaalde medewerkers nog steeds een taboe op, dit moet doorbroken worden.
De ontvanger centraal – Een wisselwerking in communicatie