De tekst van de casus is (met een aantal kleine wijzigingen) overgenomen uit eerder onderzoek naar oordeelsvorming bij auditors (Hummel & Saraber, 2009).
Introductietekst bij online survey tool
Beste auditor,U hebt een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan deze survey. Ik waardeer het enorm dat u bereid bent deze in te vullen! U draagt daarmee bij aan wetenschappelijk onderzoek, én helpt mij met afstuderen.
Een korte toelichting: het survey is onderdeel van mijn afstudeeronderzoek voor de opleiding
'Internal Audit & Advisory' aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Het doel van het onderzoek is om te bepalen hoe auditors zich een oordeel vormen over een facturatieproces en welke factoren daarbij meespelen. U krijgt een beschrijving van een facturatieproces te zien, met daarna een aantal vragen.
Overige informatie:
• Het invullen kost 10 minuten.
• Er zijn geen goede of foute antwoorden.
• U kunt deelnemen tot 31 oktober 2018.
• Rond het survey in één keer af, uw reactie telt pas mee nadat alle vragen beantwoord zijn.
• Het survey is anoniem. Uw antwoorden zijn niet te herleiden naar u als persoon of naar uw organisatie.
Mocht u vragen hebben over de survey, of problemen ervaren bij het invullen ervan, kunt u natuurlijk contact met mij opnemen.
Nogmaals hartelijk dank voor uw deelname.
Lieke Franken
E-mail: 462282lp@student.eur.nl
Casus
U krijgt nu een beschrijving van een facturatieproces te zien. Lees dit aandachtig door. Vervolgens worden 10 vragen gesteld over hoe u aankijkt tegen dit proces. Tijdens het beantwoorden van de vragen is het mogelijk om terug te gaan naar de casus, zodat u deze nogmaals kunt lezen.
Beschrijving casus: Het facturatieproces bij Zorg Werkt Organisatie
De organisatie Zorg Werkt levert verschillende diensten op het gebied van arbodienstverlening, zoals fysiotherapie, keuringen, re-integratie begeleiding en advies over preventie. De organisatie heeft circa 50 medewerkers in dienst en bedient een aantal regionale organisaties.
Facturatieproces
De organisatie declareert de geleverde diensten maandelijks bij de regionale organisaties, op basis van daadwerkelijk geleverde uren. Fysiotherapeuten, artsen en adviseurs registreren hun uren in een tijdschrijfsysteem. Los van het tijdschrijfsysteem worden facturen opgesteld met behulp van een financieel systeem. Beide systemen zijn van een gerenommeerde software-leverancier en zijn enkele
49 jaren geleden ook door de leverancier zelf geïmplementeerd. Sindsdien functioneren de systemen naar behoren. Het technisch beheer is uitbesteed aan een externe partij.
Vraag vanuit directie
Er bestaat bij de directie twijfel over de volledigheid van de opbrengsten. Daarom voert u een audit uit naar de getroffen beheersmaatregelen in het facturatieproces.
Beheersmaatregelen
Uit uw audit naar het facturatieproces is reeds gebleken dat:
• De tarieven jaarlijks door het management worden vastgesteld en in het systeem worden verwerkt door de directeur;
• De uren die gefactureerd zijn, worden als zodanig gemarkeerd in de urenregistratie;
• De uren worden door de managers van de vier afdelingen goedgekeurd;
• Jaarlijks laat de directie een externe geregistreerde IT auditor de geautomatiseerde systemen beoordelen op betrouwbaarheid, integriteit en exclusiviteit. Hier is altijd een positief oordeel over ontvangen.
Interview
Omdat u nog geen volledig beeld heeft over de aansluiting tussen de geschreven uren met de
gefactureerde uren, heeft u een interview met mw. Carla de Jong [in alternatieve casus: dhr. Henk de Jong], het hoofd stafbureau dat hiervoor verantwoordelijk is. Hieronder staat een fragment uit het interviewtranscript.
Mw. Carla de Jong [alternatieve casus: Dhr. Henk de Jong], hoofd stafbureau (transcript interview):
“Alle specialisten, dat zijn alle medewerkers die in de dienstverlening werken, registreren elke week hun uren in een tijdschrijfsysteem. Regelmatig draai ik rapportages uit om te zien of iedereen bij is.
We zijn een kleine organisatie met hoog opgeleid personeel, dus ik wil bij een achterstand niet optreden als politieagent. Alleen als het de spuigaten uitloopt, spreek ik iemand hier als het uitkomt op aan. De administratief medewerker stelt halverwege elke maand de facturen op die betrekking hebben op de maand ervoor. Als basis hiervoor gebruikt deze medewerker een uitdraai van het tijdschrijfsysteem die tot het einde van de vorige maand zijn geschreven en nog niet zijn gefactureerd.
Er kunnen door achterstand in het tijdschrijven dus ook uren uit eerdere maanden gefactureerd worden. Zelf heb ik door mijn jarenlange ervaring bij deze organisatie wel het idee dat het proces goed loopt en controleer ik op totaalbedrag of de facturen redelijk overeenkomen met eerdere maanden. Een vergelijking met de urenregistratie op uur-niveau is naar mijn idee niet nodig.”
Vragen
Beantwoord de volgende vragen op basis van de informatie uit de casus. Indien nodig kunt u de casus nogmaals lezen door beneden aan deze pagina te klikken op het pijltje terug.
Vraag 1: Wat is op basis van de casusinformatie en het interview met mw. De Jong [alternatieve casus:
dhr. De Jong] uw oordeel over het stelsel van beheersmaatregelen binnen het facturatieproces?
1 2 3 4 5 6 7
Volledig afkeurend oordeel O O O O O O O Volledig goedkeurend oordeel
50 Vraag 2: Hoe groot schat u de risico’s in rondom de beheersmaatregelen in het facturatieproces?
1 2 3 4 5 6 7
Geen risico’s O O O O O O O Zeer grote risico’s
Vraag 3: Als u deze situatie zou auditen, in hoeverre zouden de beheersmaatregelen voldoen aan de maatstaven die u vanuit uw beroep hanteert?
1 2 3 4 5 6 7
Voldoet totaal niet aan maatstaven
O O O O O O O Voldoet volledig aan
maatstaven
Vraag 4. Wat is uw indruk over de kennis van zaken over het facturatieproces van het hoofd stafbureau (mw. De Jong [alternatieve casus: dhr. De Jong])?
1 2 3 4 5 6 7
Zeer weinig kennis van zaken O O O O O O O Zeer veel kennis van zaken
Vraag 5. Wat is uw indruk over de vaardigheid waarmee het hoofd stafbureau acties rondom het facturatieproces onderneemt?
1 2 3 4 5 6 7
Absoluut niet vaardig O O O O O O O Zeer vaardig
Vraag 6. Wat is uw indruk over de houding van het hoofd stafbureau tegenover deze situatie?
1 2 3 4 5 6 7
Zeer slechte houding O O O O O O O Zeer goede houding
Vraag 7. Lijkt het hoofd stafbureau u een expert op het gebied van het facturatieproces?
1 2 3 4 5 6 7
Absoluut geen expert O O O O O O O Zeer grote expert
Vraag 8. Heeft u de indruk dat het hoofd stafbureau over de juiste vaardigheden beschikt om het facturatieproces in goede banen te leiden?
1 2 3 4 5 6 7
Vaardigheden ontbreken volledig
O O O O O O O Precies de juiste vaardigheden
Vraag 9. Welke indruk heeft u over de motivatie van het hoofd stafbureau om het facturatieproces zo goed mogelijk in te richten?
1 2 3 4 5 6 7
Zeer ongemotiveerd O O O O O O O Zeer gemotiveerd
51 Demografische gegevens
Afwijkingen bij papieren survey
Een aantal surveys zijn niet digitaal afgenomen. Bij de papieren versie van het survey was sprake van een paar kleine technische wijzigingen. Zo zijn in de papieren versie de verwijzingen naar het kunnen terugklikken naar de casus verwijderd. Ook is de introductietekst iets aangepast (zie hieronder). De casus en de vragen zijn uiteraard gelijk gebleven.
Introductietekst bij papieren survey:
Heel erg bedankt dat u bereid bent deze survey in te vullen! Dit survey is onderdeel van mijn afstudeeronderzoek voor de opleiding 'Internal Audit & Advisory'. Het doel van het onderzoek is om te bepalen hoe auditors zich een oordeel vormen over een facturatieproces en welke factoren daarbij meespelen. U krijgt een beschrijving van een facturatieproces te zien, met daarna een aantal vragen.
Het invullen van het survey kost 10 minuten. Er zijn geen goede of foute antwoorden. Het survey is anoniem. Uw antwoorden zijn niet te herleiden naar u als persoon of naar uw organisatie.
Op de volgende pagina ziet u een beschrijving van een facturatieproces. Lees dit aandachtig door.
Vervolgens worden vragen gesteld over hoe u aankijkt tegen dit proces.
Wat is uw geslacht?
O Man O Vrouw O Anders
Wat is uw leeftijd?
O 18-24 jaar O 25-34 jaar O 35-44 jaar O 45-54 jaar O 55-64 jaar O 65+ jaar
Wat is uw beroepsgroep (kies de beroepsgroep die het beste bij u past)?
O Accountant O IT-auditor O Operational auditor O Financial auditor
O Algemeen auditor O Overig, namelijk ………..
Hoeveel werkervaring heeft u als auditor?
O 0-4 jaar O 5-9 jaar O 10-14 jaar O 15+ jaar
Heeft u nog opmerkingen of suggesties?
Wilt u op de hoogte blijven van de uitkomsten van dit onderzoek? Laat dan hieronder uw emailadres achter. Dit is niet verplicht. Let op: als u uw mailadres achter laat, bent u niet meer anoniem.
52