toelichting systeemtheorie

Beschrijving van de systeemleer overgenomen uit Bedrijfskundig Management van De Leeuw (2002). 3.3.2 Systeembegrippen, eerste ronde

Systeem is een abstract begrip. Organisaties, afdelingen, computerprogramma’s, machines, ministeries, begrotingen, beleidsplannen , ziekenhuizen enzovoort zijn geen systemen, maar kunnen wel zo worden beschouwd. We spreken daarom over systeembenadering. Dat is belangrijk voor harde systemen, waarbij met een min of meer eenduidige maar wel bewust gekozen interpretatie van de werkelijkheid kan worden gewerkt, maar zeker voor de zachte systemen, waarbij van principiële meerduidigheid sprake is.

Een systeembenadering is een beschouwingswijze (zienswijze) waarin samenhang in allerlei vormen een hoofdrol speelt.

Dat werkt door in de voornaamste begrippen. Die hebben allemaal iets te maken met samenhang en zijn in hun concretisering sterk verbonden met wat en hoe beschouwd wordt. We zullen de systeembegrippen in twee rondes introduceren. De eerste rond geeft een informele toelichting. In de volgende paragraaf komt de tweede ronde, waarin de begrippen preciezer omschreven worden met behulp van enige wiskundige hulpmiddelen.

Figuur 3.2 Systeem (links) en aggregaat (rechts)

Een systeem is een verzameling door de beschouwer gekozen objecten (elementen) die onderling zo zijn gerelateerd, dat er geen (groepjes van) elementen geïsoleerd zijn van de overige. Is dat laatste wel het geval, dan spreken we van een aggregaat.

Er zijn dus objecten (elementen) en relaties tussen die objecten. Wil er sprake zijn van een systeem, dan wordt aan die relaties een extra eis gesteld: alle objecten moeten door die relaties direct of indirect met elkaar samenhangen. Er wordt gesproken van een samenhangende objectenverzameling indien er zich geen deelverzamelingen in bevinden die geïsoleerd zijn van de rest van de verzameling. Bij een systeembenadering moet dus worden aangegeven over welke verzameling elementen het zal gaan. We geven die verzameling elementen aan met het symbool W. Die elementen kunnen van alles zijn: individuele medewerkers, afdelingen in een school, componenten van een computerconfiguratie, organisaties, abstracte begrippen uit een theorie, deelnemers aan een zeilwedstrijd, onderdelen van een motor, begrotingsposten, beslissers, groepen, coalities en zinnen uit een boek. De objecten kunnen zowel abstract zijn als concreet. Ze kunnen ook op verschillende aggregatieniveaus betrekking hebben.

Het begrip aggregatieniveaus zegt iets over de mate van detaillering. Hoe minder details, hoe globaler en hoe hoger men het niveau van aggregatie noemt. Dit wordt ook uitzoemen genoemd.

Tegenover aggregeren staat reticuleren: het gedetailleerder beschouwen en dus uiteenleggen van de objecten in de onderdelen, oftewel het verlagen van het aggregatieniveau. Dit noemt men ook wel inzoomen.

Individuen, groepen, afdelingen en organisaties, maar ook letters, woorden, zinnen en alinea’s kunnen fungeren als object. Als de kleinste beschouwde elementen de individuen zijn, vormen die op het hogere aggregatieniveau groepen. Ten slotte vormen deze samen de hele organisatie. Men kan natuurlijk ook beginnen met andere kleinste elementen, bijvoorbeeld functionarissen die op het hogere niveau van aggregatie samen afdelingen vormen en zo verder. (figuur 3.3)

De begrippen aggregatieniveau en aggregeren moet niet worden verward met het begrip aggregaat. De laatste heeft niets met aggregatieniveaus te maken, maar betreft huiselijk gezegd, een samengeraapt stel objecten zonder samenhang.

De organisatie als geheel

Groepen c.q. afdelingen Individu c.q. functionaris Hoog aggregatieniveau Laag aggregatieniveau Aggregeren ^Reticuleren Figuur 3.3 Aggregatieniveaus. Uit de systeemtheorie is bekend dat eigenschappen op hogere niveaus van aggregatie niet steeds af te leiden zijn uit eigenschappen op lagere niveaus. Men spreekt dan over zogenaamde emergente eigenschappen.

Emergente eigenschappen zijn eigenschappen die op een hoger niveau maar niet op een lager niveau aanwezig zijn. Ze ontstaan als het ware op het hogere niveau uit de relaties tussen de objecten op het lagere niveau. Bij een systeem is het geheel , meer dan de som der delen.

Menselijke organen bestaan uit cellen, maar organen hebben eigenschappen die individuele cellen niet hebben. Groepen van individuen hebben bovenindividuele eigenschappen die met name ontstaan door interacties. Zonder individuele actoren functioneert een organisatie niet, maar het is met name de interactiestructuur die het functioneren van de organisatie bepaalt.

Nadat men heeft aangegeven welke objecten men tot het systeem rekent (specificatie van W), moet worden aangegeven hoe het zit met de (aard van de) onderlinge relaties die worden beschouwd. Dat bepaalt immers of er van een systeem of aggregaat sprake is.

Gaat men in op informatiestromen? Op de wetmatigheden en definities die het verband aangeven in een systeem van begrippen? Zijn de formele gezagsverhoudingen aan de orde? Gaat het om relaties van vriendschap, of wil men vooral financiële stromen, machtsrelaties of goederenstromen bezien?

Deze keuzes moeten uiteraard worden gemaakt in het licht van het doel van de systeembeschrijving. Wat je in beschouwing neemt, wordt immers bepaald door wat je met die beschouwing wilt.

Bij het begrip relatie wordt in het spraakgebruik gedacht aan twee verschillende zaken. Men spreekt over een relatie als er een overeenkomst is. Men noemt de objecten dan gerelateerd omdat ze tot dezelfde klasse behoren. Hier is sprake van relatie in de zin van overeenkomst, gelijkenis,

verwantschap en dergelijke. In de marketing bijvoorbeeld werkt men met doelgroepen: groep klanten die in bepaalde opzichten overeenkomstig zijn. De overheid maakt veel beleid voor groepen: minima, bejaarden, alleenstaande ouders, enzovoort.

In het kader van de systeembegrip wordt met relatie bedoeld: de relatie als (oorzakelijk) verband tussen A en B. Er zijn verschillende synoniemen zoals constraint, correlatie, invloed, interdepentie en afhankelijkheid. De kern is dat A en B niet onafhankelijk van elkaar kunnen variëren.

Allerlei eigenschappen van bedrijf A, met uitzondering van de gedefinieerde eigenschappen, zijn niet van invloed op eigenschappen van bedrijf B omdat het beide bedrijven zijn (overeenkomst), maar omdat ze een of ander verband hebben, zoals een toeleveringsverband, een strategische alliantie of doordat ze elkaars concurrent zijn op een krimpende markt.

Of er sprake is van een relatie in deze zin hangt af van de beschouwende aspecten maar ook van de beschouwende tijdsperioden.

De verzameling van alle relaties tussen de objecten heet de interne structuur. De wordt aangeduid als Rww.

In het algemeen zijn er, naast relaties tussen de elementen of objecten die men tot het systeem rekent, relaties met andere objecten in de buitenwereld: systemen hebben een omgeving. Heel belangrijk is daarom waar men de grens trekt van het systeem.

De systeemgrens is het door de beschouwer gemaakte onderscheid tussen die objecten die tot het systeem worden gerekend en de overige objecten die er wel mee samenhangen. Men noemt dit ook wel de grensbeslissing of de afbakeningsbeslissing.

Men kan bijvoorbeeld bij een organisatieonderzoek naar afstemmingsproblemen tussen verkoop en productie de grens zo trekken, dat de inkoop- en de productieafdeling samen het systeem vormen. Dat is een mogelijkheid als je vooral de aandacht wilt concentreren op die twee afdelingen en hun onderlinge relaties.

In de hedendaagse bedrijfskunde wordt het trekken van de systeemgrens lastiger. Was eerder de grens tussen organisatie en omgeving meestal herkenbaar, nu is dat problematischer omdat er in toenemende mate verwevenheid tussen organisatie en omgeving bestaat. Denk bijvoorbeeld aan het samen-makerschap (co-makership) of aan netwerken van organisaties.

Er zijn meestal ook relaties aanwijsbaar met objecten buiten het systeem. Die objecten vormen samen de omgeving. Symbool E (van environment).

Bij omgeving kan bijvoorbeeld gedacht worden aan afnemers van het product en aan de afdeling die de grondstoffeninkoop verzorgt. Ook hier is de vraag of er een relatie is, afhankelijk van de aspecten waar men naar kijkt en van de tijdsperiode.

Het totaal van relaties met de omgeving vormt de externe structuur: R_ew. Ook bij de externe structuur is van belang aan te geven welke relaties in ogenschouw worden genomen.

Afhankelijk van het doel van de systeembeschrijving kan de aandacht bijvoorbeeld worden gericht op: goederenstromen, informatiestromen, eigendomsverhoudingen, orderstromen, marketinginformatie, machtsverhoudingen, formele bevoegdheden of geldstromen.

In de figuur 3.4 is de systeemgrens zo getrokken dat de objectenverzameling wordt gevormd door W3, W4, W5. We kunnen schrijven W = (W3, W4, W5 ).

Er is inderdaad sprake van een systeem omdat de objectenverzameling, uiteraard bij de beschouwde relaties, samenhangend is. De objecten W1, W2, W6 en W7 vormen samen de

omgeving E. We kunnen schrijven E = (W₁, W₂, W₆, W₇ ). Ook de omgeving is afhankelijk van de beschouwde relaties. W₆ W₇ W5 W4 W₃ W₁ W₂

Figuur 3.4 Een systeem en zijn omgeving.

In een symbolische notatie is nu een systeem (S) preciezer te definiëren als: S = < W, E, R_ww, R_ew, T>

W = een verzameling elementen (of objecten): de objectenverzameling

E = de verzameling elementen die niet tot W behoren maar er wel mee gerelateerd zijn: de omgeving

Rww = de verzameling van relaties binnen W: de interne structuur Rew = de verzameling van relaties binnen E en W: de externe structuur T = de verzameling van de beschouwde tijdstippen

S is een systeem indien de structuur Rww zodanig is, dat W samenhangend is.

Indien zich in W losse groepjes van objecten bevinden, is er geen sprake van een systeem maar van een aggregaat.

In de bedrijfskunde zal men in veel gevallen geen wiskundige symbolen willen gebruiken. Dat is vaak ook niet nodig. Dat neemt niet weg dat de beschouwer bij een systeembenadering altijd iets moet zeggen over:

1. de objectenverzameling, de systeemgrens en de omgeving; 2. de beschouwde interne relaties;

3. de in beschouwing genomen relaties tussen systemen en omgeving; 4. de beschouwde tijdsperiode.

Als er buiten de objectenverzameling van het systeem geen met het systeem gerelateerde objecten zijn, dan noemt men de omgeving leeg (E = Ø) en spreekt men over gesloten systemen. Bij open systemen is er wel sprake van relaties met objecten buiten de systeemgrens. De omgeving is dan niet leeg (E ≠Ø)

De begrippen gesloten en open zijn relatief, omdat ze afhangen van de beschouwde relaties. In de bedrijfskunde hanteert men meestal een open-systeembenadering. Daardoor wordt de aandacht erop gevestigd dat men organisaties meestal niet zinvol kan bestuderen zonder rekening te houden met wat zich in de omgeving afspeelt.

Bij onderzoek van organisaties (of delen daarvan) is het nogal eens nodig aan te geven dat en hoe men zich tot een bepaald deel van het systeem beperkt. Er zijn drie soorten deelsystemen: subsysteem, partieel- of aspectsysteem, fasesysteem.

Bij een subsysteem beperkt men zich tot een deel van de objecten verzameling, maar beschouwt men wel alle relaties binnen dat deel.

Bij een aspect- of partieel systeem beschouwt men de gehele objecten verzameling, maar slechts een gedeelte van relaties. Men beperkt zich tot bepaalde aspecten.

Bij een fase systeem beschouwt men het systeem op een deel van de tijdstippen waarop het oorspronkelijke systeem was gedefinieerd.

Het begrip deelsysteem tenslotte wordt gebruikt als overkoepelend begrip. Een systeem S1 is een deelsysteem van S indien S1 een subsysteem en/of een aspectsysteem en/of een fasesysteem is.

Het nut van deze begrippen ligt daarin dat men kan aangeven op welk deel van het systeem de benadering wordt toegespitst. Niet in de benaming maar in de toename van de bewuste modellering ligt de zin van deze begrippen.

Men kan bijvoorbeeld afzien van machtsrelaties en zich concentreren op het aspect van informatiestromen: een aspectsysteem. Men kan afzien van de ontwikkeling van een systeem over de lange termijn en zich concentreren op het komende begrotingsjaar. Dan beschouwt men een fasesysteem. Ten slotte kan men de beschouwingen bijvoorbeeld toespitsen op de computerafdeling, een subsysteem van de organisatie.

Er zijn ook combinaties van deze begrippen, waarmee je accenten in de modellering kunt aangeven:

- aspectsubsysteem, subaspectsysteem, - aspectfasesysteem, faseaspectsysteem, - subfasesysteem, fasesubsysteem.