Teamreflectie coördinatoren

Het doel van de Teamreflectie is om tot reflectiemethode te komen die passend is voor de teams van Boogh. InDialoog is de reflectiemethode die nu gekozen is voor de teams (pilotfase achter de rug), echter ook de coördinatoren hadden behoefte om te reflecteren over en vanuit hun nieuwe rol binnen de organisatie. In april werd door Carante Groep een eerste in company-sessie gegeven aan de coördinatoren. Deelnemers waren: Nicoline, Raimond, Margré, Saskia en Irma.

De algemene beleving van de eerste reflectiedag was dat het een enorm waardevolle en zeer zinvolle methode is om mee door te gaan! Het is goed om even stil te staan bij je zelf en het team waar je mee werkt. Het is ook goed dat een externe dan kijkt hoe dat proces verloopt. Het team heeft werkvormen meegekregen voor reflectie in de toekomst, maar wilde in het najaar 2021 nog 1 aanvullende sessie.

Door drukte is het vervolg in 2021 er niet van gekomen. Het team is naar eigen mening midden in het proces gestopt. Men wil echter wel verder hiermee in 2022 en dan vragen aanpakken als: Hoe te communiceren en hoe lopen de lijnen? De coördinatoren zijn van mening dat samenwerking met de managers hierin essentieel is. Reflectie is belangrijk en schept verbinding. Het team wil hier dan ook meer tijd voor hebben.

Begin 2022 is het vervolg van de Teamreflectie, nu met management, in gang gezet.

20

4. Corona

Welke gevolgen had corona?

Ook in 2021 zorgde de pandemie in Nederland voor enkele lockdowns, maar werd vanuit de ervaringen van 2020 besloten dat deze niet gold voor de zorginstelling. Boogh heeft in 2021 haar deuren niet hoeven te sluiten vanwege de overheidsmaatregelen, maar de corona had ook dat jaar grote invloed op de cliënten en medewerkers.

Dit waren de aandachtpunten:

1. Bewaken van de hygiëne

Hygiënemaatregelen die getroffen zijn, zijn: persoonlijke beschermingsmiddelen (zoals schorten en spatbrillen), de aanschaf van specifieke schoonmaakmiddelen, extra schoonmaakmomenten voor toiletten en contactpunten, afspraken over het delen van spullen en het schoonmaken daarvan, en afspraken over het wassen van handen bij binnenkomst en tussendoor op de locatie.

2. Implementatie van de 1,5 meter afstand

Het bewaren van de 1,5 meter afstand bleef een grote uitdaging. Door het maximaal aantal cliënten op 30 personen te houden en de loopruimtes/routes breder te maken kon de 1,5 meter gewaarborgd blijven. Door gebruik te maken van naambordjes was het ook bij de lunch mogelijk om 1,5 meter afstand te houden. Ook zijn er plexiglas-schermen geplaatst voor werkplekken met een kortere afstand dan 1,5 meter en mogen liften maar door 1 persoon worden gebruikt.

Door het dragen van een medisch mondmasker in taxi’s, verstrekt door Boogh, konden cliënten de reistijd veilig overbruggen. De triage & hygiëne en het bewaren van de 1,5 meter maatregel vroeg dagelijks veel van medewerkers. Daarnaast droegen medewerkers en cliënten (voor zover

mogelijk) tijdens het verplaatsen in de gebouwen een medisch mondmasker.

3. Aanpassen van het programma

Bij de programmering moest rekening gehouden met de 1,5 meter waardoor er minder cliënten in een ruimte konden zijn en een medewerker vaker de groep verdeeld zag over 2 ruimtes. Daarnaast werd er vaker 1-op-1 gebeld met cliënten die thuisbleven en werd ook het deelnemen via beeld opgestart. E-health Thuis met het project ‘Groepsbegeleiding op afstand’ heeft binnen Boogh verder vorm gekregen in 2021. Cliënten konden vanaf thuis deel nemen aan activiteiten en voor locaties was het mogelijk onderling ook deel te nemen aan activiteiten op één van de ander Boogh locaties middels de Polystudio.

4. De nieuwe manier van werken

Naast bovengenoemde punten werd de nieuwe manier van werken voor medewerkers verder doorontwikkeld. Met behulp van Carante Groep werd het in een aantal stappen (met een werkmobiel en laptop) mogelijk gemaakt om thuis te werken en te vergaderen via beeldbellen.

In 2021 werd Boogh geconfronteerd met veel medewerkers die getest moesten worden, positief bleken te zijn of vanwege een nauw contact in quarantaine moesten. Dit gaf veel druk op de personele bezetting op de locaties. Er werd een groot beroep gedaan op de flexibiliteit van onze medewerkers en dat verdiend een groot compliment.

21

5. Reflectie van de CCR

De CCR geeft aan dat de presentatie van het rapport duidelijk was en fijn dat het zo beknopt werd gemaakt. Voor de CCR leden is het van belang informatie zo transparant mogelijk aangereikt te krijgen.

Er zijn een aantal opmerkingen en aanvullingen die de CCR wil doen n.a.v. het rapport.

- E-health wordt volgens de CCR ook door menig cliënt als positief gezien en de poly studio's worden op elke locatie veelvuldig ingezet. Er is in de loop van de tijd wel gebleken dat niet alle activiteiten geschikt zijn om met de poly studio vorm te geven. Zo is bijvoorbeeld voor yoga inmiddels de inzet van stagiaires fijner gebleken. Het digitaal volgen van de yoga activiteit is te lastig gebleken, zowel voor de deelnemers als voor de begeleiders. De poly studio wordt vooral gebruik voor activiteiten als actualiteit, zang en dans, en koken. Ook de CCR blijft aandacht vragen voor de privacy regels bij gebruik E-health.

- Er is gesproken over bewegen en gezond leven. De CCR twijfelt in hoeverre Boogh hier een

verantwoordelijkheid in heeft en is onderling ook verdeeld hierin. Tot hoever kan je als Boogh sturen, wanneer moet je grenzen stellen en waar ligt dan de grens. Bijvoorbeeld als een cliënt door het letsel ongeremd gedrag laat zien, is het dan wel geoorloofd om iemand toegang tot ongezond voedsel te ontzeggen. Dit soort overwegingen moeten nog goed met elkaar doorgesproken worden, mocht de organisatie hier beleid op willen gaan maken. De CCR geeft aan dat ze hier actief bij betrokken willen zijn en denken dan wellicht ook aan een bredere cliëntenraadpleging.

- De nieuwe MIC commissie zal ieder kwartaal de data aanleveren bij de CCR, zodat zij ook mee kunnen denken en analyseren. Dit moet nog ingeregeld worden.

- Het grote verloop van personeel baart de CCR zorgen. Cliënten hebben uiteraard hier ook last van en snappen niet altijd waarom begeleiders weg moeten dan wel een situatie ontstaat waarin een begeleider zelf weggaat. Het is een lastig onderwerp omdat er altijd sprake is van privacy en deze situaties door werkgever niet met cliënten of CCR besproken kunnen worden. Wellicht is het goed om te kijken of de CCR meer zicht kan krijgen op de algemene data van verloop en oorzaken van verloop.

Dit kan onderwerp van gesprek zijn ook met de CCR van InteraktContour, wellicht dat zij daar al andere afspraken over hebben.

- CCR geeft aan dat er geen betrokkenheid is vanuit managers en coördinatoren bij de maandelijkse cliënt raadplegingen. Ze zijn in ieder geval niet zichtbaar voor de cliënten. Dit was wel de afspraak vanuit eerdere rapportages. Hier is verbetering op nodig.

- Op de wens van cliënten voor meer diversiteit in activiteiten geeft de CCR aan dat dit alleen maar kan als het ook financieel en personeel technisch haalbaar is. Er zit altijd spanning op de mate van diversiteit en financiering.

- Ook voor de CCR is de zichtbaarheid van (interne en externe) vertrouwenspersonen belangrijk. Het voornemen om dit zichtbaarder te maken is dan ook positief. De manier waarop vindt ook de CCR lastig om aan te geven.

- Ook voor de CCR is aandacht voor met name de vervoersproblemen belangrijk. Deze problemen worden geregistreerd in ONS en voor de CCR is inzage in deze data ook van belang.

- De CCR geeft aan dat zij behoefte hebben aan inzage in het organogram van de organisatie, zeker na de fusie. De CCR spreekt haar zorgen uit over het aantal managers zoals dat nu bij Boogh geregeld is en zou graag na de fusie inzicht krijgen in hoe dit verder vorm krijgt voor de locaties van Boogh.

22

6. Reflectie van de OR

Woensdag 11 mei hebben we het rapport besproken met bestuurd en RvT. Helaas kon de CCR door omstandigheden hier niet bij aanwezig zijn. De bijeenkomst hebben wij als zeer waardevol ervaren. We hadden goede gesprekken en discussies. Echter was de tijd veel te kort, waardoor het einde een beetje “afgeraffeld” werd. Dit was erg jammer.

Dit is de feedback van de Ondernemingsraad Boogh op het Kwaliteitsrapport:

Aan het begin van het jaar is er met het MT besproken welke punten er in het

kwaliteitsrapport moest staan. Wij als ondernemingsraad hadden het fijn gevonden als dit ook met ons was besproken. We missen namelijk bij de klachten het stukje over het taxivervoer. De ondernemingsraad is op de hoogte dat er veel meldingen/ klachten zijn geweest over het taxi vervoer. Nu lijkt het of er bijna geen klachten over geweest zijn.

Ook missen we een stukje over de mantelzorger. Boogh besteed daar veel aandacht aan. Naar de gemeenten toe mag Boogh zich nog iets meer profileren, duidelijke communicatie. Boogh betekend veel voor de cliënt. Meer zichtbaarheid naar buiten zou hier aan kunnen bijdragen.

Onder het kopje inspecties en audits missen we de verbeterpunten. Nu lijkt het of we alles goed doen. Het is goed om transparant te blijven. Verbeterpunten is ook werken aan de kwaliteit.

Op pagina 18 wordt beschreven dat de coördinatoren druk bezig zijn geweest met de functioneringsgesprekken van de medewerkers, echter zijn er veel medewerkers die al jaren geen functioneringsgesprek meer hebben gehad. Graag hier meer aandacht voor het komende jaar.

Er had meer aandacht gegeven mogen worden voor het opleidingsplan. In het kwaliteitsrapport is veel geschreven over opleidingen en ontwikkeling. Echter is de ondernemingsraad van mening dat er de laatste jaren weinig financiële ruimte was voor opleidingswensen waardoor deze niet gehonoreerd werden.

Verder is het een overzichtelijk en duidelijk rapport.

Ondernemingsraad mei 2022.

23

7. Reflectie van de Raad van Toezicht

De RvT is onder de indruk van het de vele activiteiten die zijn ondernomen op het gebied van kwaliteit in een lastige periode. Ook in 2021 werd de bedrijfsvoering van Boogh beïnvloed door corona. Daarnaast kwam de voorgenomen fusie met Interakt Contour in beeld. Dit heeft zijn weerslag gehad op de beschikbaarheid en inzet van de medewerkers van Boogh Desondanks heeft kwaliteit de aandacht gekregen die het verdiend. Hierin is de inzet van de nieuwe KAM coördinator zeker zichtbaar.

In het gesprek met de OR en bestuurder over het kwaliteitsrapport is opgemerkt dat de medewerkers de fusie voelen als een ‘bevrijding’. De zorgen over de continuïteit van Boogh waren voelbaar in de

organisatie en nu de gesprekken over de integratie met de fusiepartner ook op de werkvloer gaande zijn, kan de blik weer op doorontwikkeling van Boogh. De openheid vanuit het management in dit traject richting medewerkers wordt zeer gewaardeerd.

Uit het kwaliteitsrapport, maar ook uit de gesprekken met medewerkers en cliënten is nogmaals benadrukt hoe belangrijk de zorg en begeleiding vanuit Boogh voor cliënten is. De expertise van de medewerkers op het gebied van NAH, het bij elkaar zijn met mensen met vergelijkbare problematiek, de mogelijkheid om de expertise op het gebied van begeleiding, behandeling en arbeidsre-integratie uit te wisselen en te integreren is essentieel. Dit levert de cliënten aanzienlijke meerwaarde op voor de zelfstandigheid en mogelijkheden binnen de thuissituatie. In een tijd waarin de financiële vergoedingen voor begeleiding onder druk staan willen we deze meerwaarde nogmaals benadrukken en zijn we blij dat de continuïteit wordt gewaarborgd door de fusie met Interakt Contour.

De lockdowns en verminderde aanwezigheid van cliënten op locatie heeft op het gebied van behandeling en begeleiding ook geleid tot doorontwikkeling van e-health oplossingen. Zo wordt de inzet van de Polystudio niet alleen als vervangend, maar ook als vernieuwend gezien en als aanvulling op het aanbod.

Deze nieuwe technieken genereren ook nieuwe vragen en uitdagingen om de privacy van met name cliënten te beschermen. Daar dient Boogh alert op te zijn. Een punt van aandacht wat ook zijn vervolg zal krijgen na de fusie.

De RvT merkt op dat zij positief is over de doorontwikkeling van het aanbod op de dagbesteding waarin het aanbod meer verschuift richting gezond leven. Hierin komt ook valpreventie aan bod. In de

incidentenlijst staan valongevallen op 1. Op landelijk niveau is er veel aandacht voor valpreventie. In het regeerakkoord is opgenomen dat deze kosteneffectieve preventiemaatregel landelijk uitgerold moet worden. Het Zorginstituut heeft recent een duidingsrapport uitgebracht waarin staat welke

valpreventieactiviteiten voor welke doelgroep vergoed worden uit de ZVW en welke op andere manieren bekostigd moeten worden. De RvT adviseert Boogh om deze ontwikkelingen goed te volgen om te bezien tot welke additionele mogelijkheden dit leidt.

Een van de aandachtspunten uit het rapport is de geconstateerde werkdruk voor medewerkers. Corona heeft een zware wissel getrokken. Veel medewerkers zijn zelf ziek geworden waardoor het werk door collega’s en invalkrachten moest worden opgevangen. Dit leidt tot veel wisselende gezichten op de groepen en soms tot onrust bij cliënten. Ook is de kwaliteit van de invalkrachten niet altijd optimaal.

Voldoende personeel in de zorg is in de hele sector een belangrijk aandachtspunt. Hopelijk biedt de fusie met Interakt Contour iets meer mogelijkheden voor continuïteit. De fusie biedt de medewerkers ook meer mogelijkheden voor scholing en doorontwikkeling wat hopelijk de binding met de organisatie versterkt.

Na de fusie per 1 juli heeft de RvT Boogh geen rol meer in de nieuwe organisatie. Wij wensen de

medewerkers en cliënten van Boogh veel succes en plezier en hebben alle vertrouwen dat de aandacht en zorg voor cliënt en medewerker ook in de nieuwe situatie zijn gewaarborgd.

In document K w a l i t e i t s r a p p o r t N i e t a a n g e b o r e n h e r s e n l e t s e l, w é l e e n p l e k i n d e s a m e n l e v i n g (pagina 20-0)