7. Client Instellingen
7.5 Tabblad Kantoor
Via de rechtermuisknop zijn verschillende menu’s aanwezig zowel aan de linker- als aan de rechterkant.
Menu linkerkant Menu rechterkant
• Gesprek naar Groepsnummer bellen • Gesprek naar Bel het nummer, geselecteerd in het submenu
• Verzend bericht Stuur berichten naar de gebruikes van de groep
• Blind
doorverbinden
Verbind het gesprek door zonder aankondiging naar het nummer geselecteerd in het submenu
Groen: Beschikbaar Wekken / Rinkelen
Oranje: Bezet/InGesprek/Vergadering Doorgeschakeld naar
Rood: Niet storen Agenda
Roze: Afgemeld (door systeem) Afdelinggegevens
Blauw: Werkend (aan gerouteerd interactie) Kantoorgegevens Geel: Nawerktijd/WegVanWerkplek/ZoTerug Mobiel nummer Aangemeld in een Unexus Supervisor applicatie Email adres
Aangemeld als een Agent Fax nummer
Medewerker ID Huisgegevens Informatie
• Verberg … Verberg de
geselecteerde groep / afdeling
• Verzend bericht Verzend een bericht aan desbetreffende contact.
• Toon … Toon andere …. • Chatten Start een 1-op-1 Chat conversatie
• Groepsnaam wijzigen
Wijzig de naam van eigen gemaakte groep
• Video gesprek* Sart een video gesprek
• Verwijder groep Verwijder de eigen gemaakte groep
• Verzend e-mail Stuur een e-mail bericht
• Nieuwe groep Voeg een nieuwe groep toe
• Gesprek oppikken Neem het aangeboden DDI gesprek over
Geef een signaal zodra de contact zich beschikbaar meldt in een Unexus Client
• Gesprek plannen Plan een gesprek in en gebruik het nummer dat is geselecteerd in het submenu
• Sorteer Sorteer de lijst op..
• Kopieer .. Kopieer naam of nummer (RMB op het nummer) naar klembord
• Verwijderen / Nieuw
Verwijder dit eigen gemaakte contact / Voeg nieuw contact toe
• Wijzigen Toont details van deze persoon
* Betreft een gelicenseerd functie
➢ Een uitgegrijsd menu item is (tijdelijk) niet beschikbaar, dat kan bv als een gebruiker niet is ingelogd waardoor er intern bericht naar kan worden gestuurd .
➢ Gebruik via de rechtermuisknop (RMB) op het grijze gedeelte, de optie Toon om te selecteren uit een lijst met alle gedefinieerde afdelingen en groepen. Na selectie worden deze toegevoegd aan het grijze gedeelte en zijn deze direct aanklikbaar.
➢ Aan de linker kant via de RMB-optie Toon, in de lijst Alle gebruikers om alle
UCS-contacten te zien; Via de RMB in het rechter gedeelte zijn deze contacten te sorteren, bijvoorbeeld op afdeling.
➢ Met de feature Display Restricted zijn sommige Gebruikers, Groepen of telefoonnummers niet zichtbaar als
zoekresultaat. Dit wordt in het UCS Systeem ingeregeld.
➢ Maximaliseer (het gidsgedeelte in) de Client om de UCS-contacten in kolommen te zien.
➢ Een bericht versturen / Chatten / UC-Conference is alleen mogelijk naar / met een UCS User die aangemeld is in een desktop versie Unexus Client (Office Client / Professional Client / Supervisor Client).
➢ De functie Verzend e-mail is beschikbaar als het email adres is ingevuld bij
desbetreffende contact.
➢ De naam of het telefoonnummer van een contact zijn via de rechtermuisknop te kopieren.
➢ Bij het zoekveld kan de scope waarbinnen gezocht wordt, worden verkleind.
6.1.1 Maak persoonlijke lijsten / contacten aan
In het gidsen overzicht kunt u persoonlijke groepen en contacten aanmaken.
Voeg een nieuwe groep toe en een persoonlijk contact:
1. Plaats uw muis aan de linkerkant en klik op uw rechtermuisknop om het menu zichtbaar te maken;
2. Plaats uw muis op het veld Nieuwe groep, verwijder deze tekst en vul een eigen naam in voor de nieuwe groep. Deze groep is nu zichtbaar aan de linkerkant;
3. Selecteer vervolgens aan de linkerkant de nieuw toegevoegde groep;
4. Plaats uw muis nu aan de rechterkant en klik op uw rechtermuisknop om het menu te tonen.
5. Selecteer Nieuw in dit menu; Het venster verschijnt om een nieuw contact toe te voegen.
6. Het venster met verschillende tabbladeren verschijnt om een nieuw contact toe te voegen. Vul minimaal de Voor- en Achternaam en een telefoonnummer in en klik tenslotte op de knop OK om het te bewaren.
• Tabblad Status Dit is niet in gebruik bij aanmaken van een eigen Contactpersoon.
• Tabblad Algemene info
• Voornaam Vul de voornaam in van de Contactpersoon;
• Achternaam Vul de achternaam in van de Contactpersoon;
• Naam Dit veld wordt automatisch samengesteld bij het invullen van de voor- en achternaam;
• Titel Vul de titel in;
• Afdeling De afdeling van de Contactpersoon;
• Beschrijving Vul een beschrijving in van de Contactpersoon;
• Info Voeg eventueel additionele informatie toe over deze Contactpersoon, bv inhuurkracht of werkzaam op bepaalde dagen bij part-time medewerkers;
• EmployeeID Vul eventueel een medewerkerID in • Vervanger Vul de naam van de vervanger in.
• Zoekwoorden Vul hier zoekterm(en) in om het zoeken van de juiste persoon te vergemakkelijken;
• Tabblad Telefoonnummers
• Kantoor Vul het vaste kantoor telefoonnummer in waarop deze Contactpersoon te bereiken is;
• Kantoor 2 En eventueel een tweede nummer van het kantoor;
• Fax Vul het faxnummer in;
• Mobiel Vul het eerste mobiele nummer in;
• Thuis Vul het huis telefoonnummer in;
• Mobiel 2 En eventueel een tweede mobiele nummer;
• Tabblad Adressen
• Kantoor Bovenste regel: Wordt gebruikt om kantoor naam in te vullen, bv ‘Tolhuis’
Daaronder: Vul het kantoordres in.
• Thuis Vul het huisadres in.
• Email Vul het e-mail adres in van de Contactpersoon;
• Bericht Vul de gegevens van het InstantMessaging account in
➢ Herhaal de stappen 4 t/m 6 om meerdere contacten toe te voegen aan dezelfde groep.
➢ Om de gegevens van een bestaande contact te wijzigen, kies Wijzigen in het menu aan de rechterkant.
➢ Om een persoonlijke contact te verwijderen, selecteert u eerst deze persoon en kiest u vervolgens voor Verwijderen in het menu aan de rechterkant.
➢ Voor het onderhouden van uw eigen profiel, zie hoofdstuk 7.1 Tabblad Algemeen wordt dit zelfde popup venster gebruikt
6.1.2 Sel groep favorieten samen
U kunt verschillende groepen samenstellen met favoriete contacten.
1. Selecteer eerst aan de linkerkant Favorieten (zichtbaar te maken met RMB Toon/Favorieten) of maak eerst een eigen groep (zie hoofdstuk 6.1.1 Maak persoonlijke lijsten / contacten aan)
2. Zoek de contacten op uit de verschillende groepen of afdelingen. U kunt ook afdelingen en groepen toevoegen aan uw favorieten lijst.
3. Plaats de muis op de naam, hou de linkermuisknop ingedrukt, sleep de muis naar de linkerkant (uw cursor is veranderd in een + teken)
4. Laat de linkermuisknop los op Favorieten of op de eigen gemaakte groep.
5. De actie wordt bevestigd in een venster. De Contact is nu toegevoegd.
Wilt u een contact verwijderen uit deze groep? Klikt eerst op de groep; Klik daarna, aan de rechterkant, met de rechtermuisknop op desbetreffende Contact en kies voor Verwijderen. Bevestig deze actie.
6.1.3 Verzend een intern bericht
Met de optie Verzend bericht > Intern verschijnt een venster waarin u een bericht kan intypen en met de OK knop verstuurt. De andere partij kan daarop reageren met de Antwoord knop. Deze functie kan alleen worden
toegepast op contacten die ingelogd zijn. Tevens kunnen meerdere personen aangeschreven worden door deze namen vanuit de gids te slepen naar het bericht.
6.1.4 SMS Bericht
Met deze functie kunt u een SMS bericht versturen. Daarvoor dient ten eerste het UCS Systeem te zijn ingericht voor SMS verkeer en ten tweede moet bij de desbetreffende persoon een mobiele nummer zijn ingevuld. Dit is een project feature en standaard uitgeschakeld.
De optie zit onder het rechtermuismenu Verzend bericht > SMS.
Telefoonnummers kunnen verslepen of geplakt worden in het veld Naar. Via het UCS systeem kan een algemeen SMS handtekening worden ingericht.
6.1.5 Chatten met andere gebruikers
Via de functie chatten heeft u de mogelijkheid om een conversatie te starten met andere UCS Gebruikers die ook met een Unexus Client werken.Dat kan een Express Client zijn, een Office Client, een Professional Client, een Supervsior Application Client of de MobileClient APP.
Chatten met 1 persoon:
1. Zoek de persoon op in de gids.
2. Gebruik via de rechtermuis menu op een persoon en kies voor de optie Chatten
Chatten met meerdere personen:
1. Klik onder in de Office Client op de Chat knop (zone 5) 2. Klik op de + Nieuwe chat button .
3. Geef de Chat een onderwerp (Subject) en selecteer vervolgens met wie u wilt chatten, dat kan met meerdere personen gelijktijdig.
4. U kunt vervolgens via het conversatievenster chatten.
➢ De personen die niet online zijn, ontvangen de chat zodra men is ingelogd op het UCS systeem. De gebruikers van de Mobiel Client App ontvangen een signaal.
➢ Boven in zone 2 staat een melding als een nieuwe chatbericht binnenkomt en u heeft niet het chat venster op de voorgrond.
➢ Via de rechtermuismenu op de chat kunt u de chat verwijderen of lijst met personen wijzigen.
➢ Het is mogelijk om bijlagen toe te voegen aan een Chat.
6.1.6 Verzend e-mail
In plaats van eerst uw mailprogramma op te starten en vervolgens het mailadres te zoeken, kunt u ook de e-mail versturen met de Office Client toepassing. Als het e-e-mailadres is ingevuld, selecteert u de contactpersoon, klik met de rechtermuisknop op deze persoon om het menu te tonen en klik vervolgens op Verzend e-mail. Het standaard e-mailprogramma wordt geopend met het e-mailadres al ingevuld.
6.1.7 Signaleer indien beschikbaar
Stel, u moet een collega dringend te spreken. Echter hij / zij is momenteel niet beschikbaar vanwege de
lunchpauze of iets dergelijks. Met de functie Signaleer indien beschikbaar ontvangt u een signaal zodra de andere UCS Gebruiker diens status op Beschikbaar zet. Deze functie is via de rechtermuisklik op een persoon op te roepen. Bij sommige bedrijven die Citrix gebruiken, kan het signaal geblokkeerd zijn.
6.1.8 Plan een gesprek in
Een van de opties in de menu’s is het inplannen van een gesprek. Hiermee plant u een contactmoment in en op basis van uw instellingen verschijnt een pop-up venster waarmee u via een enkele klik het gesprek initieert.
Het venster komt tevoorschijn en dat moment kan zijn omdat de andere persoon weer beschikbaar is of omdat u een specifiek tijdstip of datum en tijdstip heeft ingesteld.
In het pop-up venster belt u gelijk als u klikt op de knop Kiezen. U kunt eventueel het gesprek opnieuw inplannen met de knop Reschedule of het geplande gesprek verwijderen met de knop Weggooien.
6.2 Beller lijst
Het tweede knopje in de Gids / Status zone (zone 5) toont de beller lijst (gespreksgeschiedenis) tot een maximum van 100 gesprekken.
Toon beller lijst:
1. Klik op de knop Toon bel lijst in de gidsen / status zone (zone 5) 2. Klik op de rechtermuisknop voor het menu met additionele functies.
• Alles Standaard worden alle gesprekken getoond;
• Gemist Toon alleen de gemiste
gesprekken (rood gemarkeerd);
• Gemaakt Toon alleen de uitgaande gesprekken;
• Beantwoord Toon alleen de beantwoorde gesprekken;
• Toon laatste… Bepaal het aantal dagen (1,3, 5, 10 of 20 dagen);
adresboek
• Speel opname af
Speel de opname af;
• Download opname
Download de opname naar een nader te speciferen locatie;
• Verwijderen Verwijder dit gesprek uit de lijst
Als een regel rood is gemarkeerd, betreft dit een gemiste oproep. Staat er een rood vakje bij het icoon, dan is het gesprek opgenomen. De opname is via de rechtermuisknop of via de Supervisor applicatie terug te vinden. Deze functie kan eventueel zijn uitgezet.
Betreft een gerouteerd gesprek
Betreft een inkomend gesprek bij de Gebruiker Betreft een gemiste gesprek
Betreft een uitgaand gesprek Voicemail bericht
➢ Het aantal dagen dat u terug kunt kijken, kan anders ingesteld zijn bij uw bedrijf.
➢ Dit icon met het aantal gemiste oproepen is direct zichtbaar in zone 2. Als u hier klikt, wordt de bellerlijst getoond en wordt de icon verborgen.
➢ De bellerlijst wordt gedeeld met de Mobile APP.
6.3 Toon ingeplande contacten
Ingeplande contacten kunnen alleen door u worden aangemaakt voor uzelf. Met de knop Geplande contacten weergeven in de gidsen / status zone wordt het overzicht van de ingeplande contacten
getoond. Via de rechtermuisknop kunt u hier ook een nieuwe contactmoment inplannen.
6.4 Voicemail berichten
De Gids / Status zone kan een overzicht tonen van uw voicemail berichten. Klikt u hier op de knop Toon voicemail.
Deze functie is alleen beschikbaar als de voicemail functie voor u is aangezet in het UCS systeem.
Het overzicht toont de verschillende voicemail berichten, van wie het afkomstig is met datum en tijdstip.
U kunt de berichten beluisteren via de luidsprekers van uw PC of via uw toestel. Dit is in te stellen via het tabblad Voicemail in de applicatie opties. Zie hoofdstuk 7.4: Tabblad Voicemail.
Via de rechtermuisknop verschijnt er een menu waarmee u de berichten kunt
beluisteren, meteen kan terugbellen, een gesprek kan inplannen of het bericht verwijderen.Overigens kunt u ook via de knop Voicemail in zone 2 de berichten beluisteren.
6.5 Toon FAQ
Voor informatie dat geregeld opgevraagd wordt, kan de Supervisor deze beschikbaar stellen via een FAQ. De informatie wordt via categorieën en subcategorieën ingedeeld. Door het toekennen van zoektermen kan tevens gericht gezocht worden. Voldoen er meerdere artikelen aan de zoekactie, dan worden deze met de titel getoond. Select dan eerst het gewenste artikel en de inhoud is daarna eronder zichtbaar.
Deze functie is alleen beschikbaar als de FAQ functie is aangeschaft voor het UCS systeem.
6.6 Toon RSS Feed Nieuws
In de Gidsen / Status zone kan het laatste nieuws worden getoond via een zogeheten RSS feed. Klik op de knop Toon RSS News feeder en voeg dit toe via het bovenste venster, via een rechtermuisklik. De verschillende kanalen kunnen in verschillende
folders worden ondergebracht
De nieuwsberichten worden getoond in het onderste venster.
6.7 Muziekspeler
Met de Muziekspeler kunt u Voicemail berichten, gespreksopnames, muzieklijsten en Internet Radio beluisteren.
Om een Internet Radio toe te voegen, klik op de Selecteer speellijst om de optie New Internet Radio te kiezen. Vul de naam en de URL in. De Internet Radio kan geselecteerd worden in het uitklaplijst.
Om een Muzieklijst samen te stellen, klik op de Selecteer speellijst en kies voor Nieuwe speellijst. Vul een naam in voor de speellijst. Selecteer deze optie en sleep vervolgens uw muziek hiernaartoe.
7. Client Instellingen
Het is mogelijk om binnen de Office Client applicatie verschillende configuratie instellingen te wijzigen.
Deze instellingen betreffen het gedrag en de algemene look & feel opties. Sommige van deze instellingen kunnen geblokkeerd zijn voor wijzigingen door uw beheerder. Om de configuratie instellingen te bekijken en aan te passen, klik op de Instellingen button (in zone2).
7.1 Tabblad Algemeen
In het eerste tabblad zijn de algemene instellingen van de Office Client ondergebracht.
• Applicatie stijl Selecteer de verschijningsvorm van de Unexus Client: volledig,
• Communicator
• Toolbar bovenaan.. of als een smalle toolbar;
• Taal Selecteer de taal voor de Office Client;
• Stijl Unexus / Skype / Cosmos
kleuren;
• Geluiden Standaard / Fancy
• Tegelijk met Windows opstarten
Start de Unexus Client applicatie tegelijk met het aanloggen op uw computer.
Het inlog venster van de Client verschijnt dan;
• Automatisch inloggen Indien aangevinkt, wordt de Unexus Client applicatie
tegelijk gestart met het aanloggen op uw computer en wordt er meteen ingelogd op de Client met de inlog gegevens zoals die bij de laatste keer zijn gebruikt op de computer.
➢ Bij gebruik van de Toolbar layout kan de gidsen vastgezet worden op het scherm met het punaise knopje.
➢ Bij gebruik van de combinatie van Skype en de toolbar worden meldingen via een popup ballon linksonder weergegeven.
7.2 Tabblad Afhandeling
In het tweede tabblad zijn instellingen voor gesprekken aan te passen, de instellingen zijn alleen van toepassing op DDI gesprekken.
• Indien beschikbaar..
• Autom. beantwoorden na Het DDI gesprek wordt automatisch
De status wordt omgezet naar de niet-beschikbaar status Weg van werkplek bij het niet
beantwoorden;
• Schakel ‘Weg..’ als computer op slot gaat
Wijzig de status Beschikbaar naar Weg
van werkplek bij het vergrendelen van de computer; Zodra uw computer wordt ontgrendeld, verandert de status weer naar Beschikbaar.
• Doorschakelingen*: Schakel de DDI-gesprekken naar dit nummer door..
• Splits Optie om interne en externe gesprekken naar verschillende nummers te kunnen doorschakelen.
• Altijd Bv ingeval van ziekte. De status wordt tevens omgezet naar Afgemeld.
• Als niet beschikbaar indien niet beschikbaar
• Als buiten kantoor indien buiten kantoor
• Als in gesprek indien toestel bezet
• Bij geen beantwoording bij geen gehoor.
• Als niet bereikbaar Ingeval uw toestel niet bereikbaar is, bv buiten een mobiel bereik.
• Twinning bestemming Geef het tweede toestel op om bij een inkomend gesprek gelijktijdig te alarmeren/rinkelen
• Twinning vertraging Pas een vertraging toe op het twinning toestel zodat deze iets later rinkelt
• Pers. wachtrij toestaan Plaats het gesprek in mijn persoonlijk wachtrij indien bezet (camp on functie aan)
Het is mogelijk om, in de Administrator applicatie of via het Web Portal, een kantooruren schema te koppelen aan een UCS Gebruiker. Buiten het schema, dus na kantoor, wordt uw status, als deze Beschikbaar is, automatisch omgezet naar Buiten Kantoor. Hierdoor worden dan de DDI gesprekken herleid
naar het nummer dat bij het schema Buiten kantoor is ingesteld. Dit schema wordt overruled door de instellingen op Client niveau.
Daarnaast kunt u met een simpele handelingen alle DDI-gesprekken doorschakelen naar een ander nummer. In de Client links boven bevindt de knop Doorschakelen.
* Doorschakelingen kunnen opgesplitst worden voor interne/algemene bellers en voor externe bellers.
7.3 Tabblad Scherm pop
Soms heeft u de Office Client geminimaliseerd en ziet u enkel een icon in de taakbalk. Een inkomend gesprek wordt dan getoond via een info ballon. In dit tabblad kunt u een ander gedrag instellen voor de Office Client.
• Minimaliseer scherm na
Minimaliseer de Unexus Client na beëindigen van gesprek.
• Minimaliseer naar systeemvak
Minimaliseer de Unexus Client na beëindigen van gesprek naar het systeemvak.
• Pop-up inkomend gesprek
Pop-up de Unexus Client bij direct inkomend gesprek.
• Pop-up uitgaand gesprek
Pop-up de Unexus Client bij het uitbellen via het toestel.
• Pop-up wachtrij gesprek
Pop-up de Unexus Client bij gerouteerde gesprekken.
• Alleen externe gesprekken
Enkel toepassen op externe gesprekken.
• Bovenaan Plaats de focus op de Unexus Client bij pop-up.
• Geluidsindicatie Laat een geluid horen bij de pop-up.
7.4 Tabblad Voicemail
Als u gebruikmaakt van de Unexus Voicemail functie kunt u in dit tabblad de configuratie instellen voor nieuwe voicemail berichten. (Dit is dus niet de voicemail van de reguliere telecomprovider zoals Vodafone of KPN)
• Toon voicemails Indien geselecteerd worden voicemails getoond in het voicemail venster en is de voicemail icon toegevoegd boven in zone 2 en onderaan in zone 5 van de gidsen zone.
• Geluid bij nieuwe voicemail
In de gebruikersinformatie zone 6 staat aangegeven hoeveel voicemail berichten nog niet beluisterd zijn. Hier kunt u aangeven dat er ook een geluid wordt
afgespeeld bij een nieuw bericht.
• Berichten afspelen
•
• PC Telefoon
Als uw computer is uitgerust met voldoende audio hardware, kunt u de berichten afspelen via uw computer anders selecteert u de telefoon optie.
• Voicemail nummer
Dit nummer wordt gebeld indien u heeft gekozen voor de telefoon optie. Dit nummer moet door uw Beheerder zijn ingericht voor de benadering van uw voicemail
berichten.
7.5 Tabblad Kantoor
Dit tabblad wordt gebruikt om de integratie in te stellen.
• Geen integratie Er is geen integratie;*
• Outlook integratie Integratie met Outlook instellen;
• Office 365 integratie Integratie met MS Office365;
• Google integratie Integratie met Google instellen;
• Load Address Book Laad het persoonlijk adresboek;
• Bedrijfsadresboek laden
Laad het adresboek van het bedrijf (publieke folders binnen Outlook);
• Inkomend contact opzoeken
Zoek of het contact
voorkomt bij een inkomend gesprek of bij een uitgaand gesprek;
• Enkel laatste cijfers controleren
• Contact weergeven Toon indien het contact is gevonden;
• Maak nieuw contact indien ..
Maak automatisch een nieuw contact in uw persoonlijk adresboek aan met het telefoonnummer als deze niet is gevonden;
• Status synchroon met Agenda*
De status wordt automatisch gesynchroniseerd met uw agenda en wordt omgezet
De status wordt automatisch gesynchroniseerd met uw agenda en wordt omgezet