De Unexus Office Client applicatie is een communicatie toepassing, geschikt voor kantoorgebruikers, die allerlei contact informatie toont op uw beeldscherm en meer functionaliteit biedt dan uw telefoon. Naast de standaard functies voor het afhandelen van telefoongesprekken biedt deze applicatie uitgebreide informatie over de huidige beller, ondersteunt het eenvoudig opzetten van consult gesprekken, maar toont ook status informatie van collega's (aanwezigheid info). Het biedt de volgende uitgebreide functies:
• Status beheer
• Weergave van inkomend gesprek
• Gespreksafhandeling
• Gespreksopname
• Zoekfuncties in de gidsen
• Beller historie
• Voicemail beheer
• Gespreksplanner
• FAQ Ondersteuning
• Geïntegreerde nieuwslezer
• UC-Conference
De applicatie bevindt zich in de map Program Files / Unified Contact Server / Unexus Client en heet Unexus Client.
Voor uw gemak kan uw beheerder een snelkoppeling van de applicatie op het bureaublad van uw computer hebben gezet of hij heeft deze in het Startmenu geplaatst. N.B. Mocht u de applicatie niet kunnen lokaliseren, dan is deze misschien nog niet geïnstalleerd op uw computer. Zie hoofdstuk 2: Installatie voor instructies.
4.1 Aanmelden in Office Client
Inloggen:1. Dubbelklik op de Unexus Client icon om het programma te starten.
(Of open het Start menu en klik op Unexus Client.) Het login venster verschijnt;
2. Voer Servernaam, uw Gebruiker en Wachtwoord in die uw Beheerder u heeft gegeven;
of als dat is ingericht, selecteer Gebruik Windows login;
3. Selecteer de juiste Telefoon integratie:
a. Bij gebruik van een soft phone: Selecteer de optie Geïntegreerde softphone;
b. Bij gebruik van een telefoon toestel: Selecteer de optie Telefoon en vul het nummer van uw toestel in of het externe nummer (b.v. thuisnummer of GSM) waar u te bereiken bent;
4. Selecteer Office Client bij Applicatie Modus;
5. Klik op de knop OK;
De Office Client toepassing wordt geopend met de geselecteerde Status en in de gekozen Taal.
➢ In de keuzelijst van de velden Gebruiker en Telefoon worden eerder gebruikte gegevens opgeslagen.
U kunt daaruit selecteren of indien uw gegevens nog niet voorkomen, deze invullen.
➢ Klik op Opties voor meer instellingen.
➢ Als u gebruikmaakt van de Skype for Business integratie, kunt u ook aanmelden met de Skype client.
➢ Aanmelden met een niet beschikbaar status (Laat ongewijzigd of Bezet of Niet storen) is mogelijk. Selecteer hiervoor een andere Status in het inlog venster, alvorens op de OK knop te klikken.
➢ De optie Gebruik Windows login gebruikt uw Windows account om aan te melden. Deze functie dient ingericht te zijn door uw beheerder.
➢ De optie Automatisch inloggen zorgt ervoor dat de Unexus Client applicatie automatisch wordt gestart met de gegevens die voor het laatst zijn gebruikt; Het inlog venster wordt dan niet getoond. Als de computer door meerdere personen wordt gebruikt, raden we u af deze optie aan te zetten.
➢ Er bestaan drie verschillende desktopversies van de Unexus Client applicaties. Let erop dat u de juiste Client selecteert zodat u niet ten onrechte een verkeerde licentie alloceert.
➢ Naast deze desktopversies van de Unexus Client, bestaat er ook nog de Web Portal (via een internet browser te bedienen) en een Mobile Client (MobileAPP voor gebruik op een smartphone).
➢ Als u al ben ingelogd in de MobileApp, dient u hier ook hetzelfde mobiele nummer in te geven.
➢ Als u ook een Supervisor Account heeft, kan u tegelijk ingelogd zijn met dezelfde Gebruikersnaam; Zorg er wel voor dat u hetzelfde toestelnummer gebruikt.
➢ Als een nummer al door iemand gebruikt is, staat er een bij het nummer. Ga met de muis hierover en de naam van die persoon verschijnt.
➢ UCS wachtwoord vergeten? Klik dan op de link Vergeten? en uw huidige wachtwoord wordt naar uw email adres gestuurd. Na een aantal mislukte inlogpogingen wordt uw account geblokkeerd!
4.2 Remote werken via het internet
Het UCS systeem biedt de mogelijkheid om via een willekeurig werkplek de klantgesprekken af te handelen. U kunt in principe ook vanaf huis werken. Voor deze manier van werken dient de UCS omgeving technisch zodanig te zijn ingericht en heeft u tevens het recht Remote-login nodig om zo te kunnen werken. Dit kan voor inkomende en voor uitgaande gesprekken worden ingericht. Via de zogeheten Remote-Dial-thru kunnen dan uitgaande gesprekken via het UCS systeem worden opgezet.
Dit recht is door uw Beheerder in te regelen. Naast een internetverbinding en een computer met Internet Explorer is een toestel dan wel een soft phone voldoende. Bij het aanmelden op de Unexus Client dient u het geregistreerd nummer op te geven waar u bereikbaar bent.
4.3 Afmelden en sluiten van Office Client
U wordt automatisch afgemeld als u de applicatie Unexus Client gaat sluiten.
Afmelden:
1. Klik op het rode kruisje X in de rechter bovenhoek van de applicatie; Of kies voor de Status ‘Log off’ in zone 2;
2. De volgende melding verschijnt:
Als u op meerdere clients ben ingelogd, verschijnt deze melding.
Afhankelijk van de servers instelling wordt u dan of in alle Clients afgemeld of enkel in de Office Client.
3. Klik op de knop Ja om de applicatie daadwerkelijk af te sluiten.
➢ Via Opties is het mogelijk om met een ander Status uit te loggen. Deze Status kan als standaard worden ingesteld bij het uitloggen en als uw computer in de slaapstand wordt geplaatst.
➢ Dit is ook mogelijk via de rechtermuisknop op de applicatie icon in de taakbalk, in het systeem vak en via het wijzigen van de status.
➢ Via een server instelling is het mogelijk om gelijktijdig in alle actieve Clients uit te loggen.
➢ Uw status na uitloggen is afhankelijk van een server instelling:
o Uw status wordt gewijzigd in uitgelogd maar er worden geen gerouteerde interacties aangeboden.
o Uw status blijft ongewijzigd.
o Uw status blijft ongewijzigd behalve bij de status Beschikbaar; Deze status wordt omgezet naar Uitgelogd.
o Ingeval uw status Buiten kantoor / Vakantie / Weg voor vandaag / Zakenreis /Ziek is, blijft deze ongewijzigd en voor alle overige statussen wordt deze gewijzigd in Onbekend.
4.4 De verschillende zones van de applicatie
Dit zijn 2 voorbeelden, het eerste voorbeeld toont 1 gesprek en in het tweede voorbeeld zijn 2 gesprekken (ruggespraak) zichtbaar.
De Unexus Office Client applicatie is ingedeeld in verschillende zones met de volgende functies:
Zone 1: Voor het onderhouden van uw status;
Zone 2: Instellingen beheren van de applicatie;
Zone 3: Interactie zone met informatie over de huidige interactie(s);
Zone 4: Knoppen voor het bedienen van de interacties;
Zone 5: Zone met gidsen met status informatie van de UCS Gebruikers, interactie geschiedenis en geplande contactmomenten
Zone 6: Gebruikersinformatie.
De verschillende zones worden verderop in de diverse hoofdstukken toegelicht.
In zone 2 kunnen meerdere knoppen beschikbaar zijn, dit is afhankelijk van de instellingen van de Client.
Sommige zones kunnen in- en uitgeklapt worden, dan is te herkennen aan de knoppen.