1 Is er sprake van een beoordeling?
Nee naar vraag 4 Ja naar vraag 2
2 Wat wordt er beoordeeld?
(Een deel van) het advies Ja ga naar vraag 3 Nee ga verder naar 2.1
2.1 De door de adviseur/schrijver gevolgde procedure?
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: een oordeel over de procedure die de
adviseur/schrijver van de tekst tot op heden heeft gevolgd.
Nee ga verder naar 2.2
2.2 Tekstkenmerken (bijvoorbeeld: stijl, toon, lengte, formulering, indeling)? Ja het hardopdenkcommentaar is: een reactie op tekstkenmerken. Nee ga verder naar 2.3
Een ander oordeel?
Ja het hardopdenkcommentaar is: een los oordeel.
3 Bestaat het oordeel over het advies uit een tegenvoorstel?
Nee het hardopdenkcommentaar bestaat uit: een oordeel over (een deel van) het advies Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: een oordeel over (een deel van) het advies in
de vorm van ‘het doen van een (vaag) eigen voorstel’.
4 Herhaalt de lezer de zojuist gelezen tekstinhoud in eigen woorden?
Nee ga naar vraag 5
102 1. Refereert de lezer aan informatie uit de tekst hij niet zojuist, maar iets eerder (in dit
leesproces) heeft gelezen?
Nee ga naar vraag 6
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: een verwijzing naar informatie die eerder in de
tekst is gelezen.
2. Verwijst de lezer naar feitelijke informatie over de inhoud van de adviestekst of geeft hij aan over die kennis te beschikken?
Nee ga naar vraag 7
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: een verwijzing naar inhoudelijke voorkennis.
3. Spreekt de lezer een verwachting uit over wat er in de tekst staat?
Nee ga naar vraag 8
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het verwoorden van verwachtingen over de
tekstinhoud.
4. Trekt de lezer consequenties uit het gelezene of spreekt hij verwachtingen uit over wat er gaat gebeuren?
Nee ga naar vraag 9
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het doen van een gevolgtrekking.
5. Neemt de lezer zich voor iets te gaan of laten doen na het lezen?
Nee ga naar vraag 10
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het plannen van een vervolghandeling.
6. Vraagt de lezer aanvullende informatie over het beleidsvoorstel?
Nee ga naar vraag 11
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het vragen naar meer informatie.
7. Uit de lezer dat hij iets begrijpt?
Nee ga naar vraag 12
103 8. Uit de lezer dat hij iets niet begrijpt?
Nee ga naar vraag 13
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het constateren van onbegrip.
9. Probeert de lezer een onduidelijke passage te interpreteren?
Nee ga naar vraag 14
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het tentatief interpreteren van een onduidelijke
passage.
10. Zegt de lezer iets te gaan doen tijdens het leesproces of formuleert hij wat hij nu doet?
Nee ga naar vraag 15
Ja het hardopdenkcommentaar bestaat uit: het uiten van een metacommentaar.
104
105 Proefpersoon: Femke Pieters Directeur Dienstverlening van een gemeente in Nederland
Interviewer: Dorien Groenewoud Opgenomen op: 17-04-2013 Duur: 9 minuten en 31 seconden Uitgewerkt door: Dorien Groenewoud
DG: Nou uw naam ken ik al, uw geslacht ook, dat is mooi makkelijk. Uhm, mag ik u vragen hoe oud u bent?
FP: 49
DG: En de hoogste opleiding die u heeft afgerond? FP: Wetenschappelijk onderwijs.
DG: Oke. En wat is momenteel precies uw functie binnen de gemeente hier, uh, waarvoor u nu werkt?
FP: Directeur Dienstverlening
DG: En hoe lang bent u al werkzaam in deze functie?
FP: Twee jaar
DG: Oke. Ziet u het lezen van adviesrapporten of adviesteksten zoals deze als een leuk onderdeel van uw werk?
FP: Ja
DG: En waarom?
FP: Uh, omdat je hier nog in het voorbereidend stadium zit voordat er een beslissing valt.
DG: Hmhm
FP: We zijn met een klein groepje heel druk bezig met internet en met intranet
DG: Ja
FP: Uhm, en dan is zou maar zeggen het meedenken en en bekijken ook van ja wat moet de rest van de organisatie hiermee. Want hier zitten intranet daar gaat echt iedereen iets mee doen en iets van vinden.
106
DG: Ja
FP: Om het gewoon met de groep die dit voorbereid gewoon nou ja goed door te geleiden. DG: Ja, precies.
FP: En, eh, kunt u in, kort beschrijven hoe een ideaal adviesrapport of een adviestekst er voor u uit zou moeten zien?
FP: Uuhm, een ideaal rapport. Nou wij werken hier met een piramidemodel en dat vind ik wel ideaal. Dat is dat je een probleemstelling maakt en eigenlijk heel kort beschrijft wat je wil en wat de oplossing is.
DG: Ja
FP: En dat je daarna eigenlijk, uh, je stelling eigenlijk gewoon toelicht.
DG: Oke
FP: Dat vind ik het handigst
DG: Oke
FP: En wat ik ook ideaal vind, dit soort dingen hier hou ik van (wijst naar gelezen tekst).
DG: Opsommingen?
FP: Opsommingen en even een plaatje er tussen (lacht).
DG: Ja
FP: Eneeh, want ja kijk als wij hier wat mee willen en er moet nog een DT voorstel komen is dit eigenlijk gewoon dan moet hier nog een beetje een lieve tekst omheen gemaakt.
DG: Ja
FP: Maar dat lees ik dan toch overheen. DG: Ja precies.
FP: Dus ik ben wel in die zin een hele kale lezer. Want ik heb het liefste allemaal opsommingen. DG: Ja, dat is ook natuurlijk korter, sneller dan al die dikke rapporten natuurlijk.
FP: Ja, ja
107
FP: Ja
DG: Oke en uhm, van dit advies wat eigenlijk hierin staat opgenomen (wijst naar rapport) was u daarvan op de hoogte?
FP: Dat het kwam ja.
DG: En van wie kreeg u die informatie?
FP: Van de Steller. Dat is de hoofdredacteur van de website. DG: Oke en had u al eigenlijk een mening gevormd over dit stuk?
FP: Uhm
DG: Van te voren.
FP: Nee want ik heb niks gelezen van te voren. Ik heb wel bijna elke veertien dagen soms elke week met haar overlegd. Dus ik weet wel wat ik van haar kan verwachten zou ik maar zeggen aan stukken.
DG: Ja
FP: En zij heeft al ter voorbereiding om het ook met mij of met de groep volgende week hebben we dit in een grotere werkgroep.
DG: Ja
FP: Heeft ze het kennelijk al, dat wist ik dan niet, al een keer voorbesproken met een klein clubje. DG: Oke, maar u had het nog niet gelezen?
FP: Ik had het nog niet gelezen.
DG: Dus ook nog geen mening d’r over gevormd?
FP: Nee
DG: Nee
FP: En dat vind ik zelf wel slim dat je gewoon met een klein groepje al wel gewoon een soort discussiestuk maakt waar eigenlijk al best wel veel meningen naar toe zijn.
DG: Ja
FP: Nou ja ik heb gewoon een andere positie en dat merk je dan ook wel vaak. Dat ik gewoon anders dingen gewoon anders nog weeg.
108
DG: Ja
FP: Of andere dingen nog belangrijk vindt, waar gewone medewerkers eigenlijk helemaal niet mee bezig zijn.
DG: Nee, precies, oke.
FP: Maar bijvoorbeeld dat voorbeeld van veiligheid als wij uh. Wij hebben best wel, uh, best wel op ongewisse momenten agressie in de hal.
DG: Ja
FP: Ik vind dat dat ja een soort noodknop ofzo of iets uh. DG: Zou moeten krijgen?
FP: Ja
DG: Ja
FP: En dat vind ik omdat ik gewoon leidinggevende ben en me daar zorgen over maak. DG: Ja precies
FP: Want medewerkers die daar nooit mee te maken hebben ja die weten niet eens dat dat formulier bestaat.
DG: U kijkt weer met een andere blik eigenlijk daarnaar?
FP: Ja
DG: Ja en. Nou u heeft dit rapport nu gelezen en waarvoor gaat u dit nu verder gebruiken? Wat zijn nu de vervolgstappen zeg maar?
FP: Nou dit wordt in de werkgroep volgende week besproken.
DG: Ja
FP: Dus ik ga ook, ik neem gewoon al mijn opmerkingen mee.
DG: Hmhm
FP: En ik ben dan niet de enige waarschijnlijk die het dan gelezen heeft en dan gaan we in de werkgroep. Steller dat is dus de hoofdredacteur van de webredactie die
109
FP: Die dit traject doet die neemt alles mee of we discussiëren erover en dan vallen er dingen ook weer af.
DG: Ja
FP: En dan komt er een definitieve versie en mijn ervaring is dat ik daar dan eigenlijk niet meer zo secuur naar kijk.
DG: Oke het is dus om. En hoezo kijkt u daar niet meer zo secuur naar? FP: Nou dat heeft gewoon met vertrouwen in haar te maken.
DG: Ja
FP: Dat ik gewoon weet dat alle input die gegeven is en besproken is dat dat gewoon door haar wel op een goede manier wordt geplaatst.
DG: Hmhm
FP: Het enige wat ik me dan nog wel, wanneer het bijvoorbeeld naar het college moet.
DG: Ja
FP: Dat is in dit geval dan niet zo. Of dat het wel of niet met de wethouder moet worden besproken en wanneer. Dus dan zit je nog meer op de proceskant dan nog te sturen dan op de inhoud.
DG: Oke. En bent u van mening dat, hoe het er nu bij staat, dat het zeg maar effectief is, een goed advies, een bruikbaar advies?
FP: Uhm, nou het is inhoudelijk een goed advies alleen qua procesvorm is het nog niet. Er zijn geen procesadviezen gegeven. Dit is gewoon puur de inhoud dus uh wat gaan we doen?
DG: Ja
FP: En uh, wat doen we wel en wat doen we niet?
DG: Hmhm
FP: En nou daar geeft iedereen nog commentaar op. DG: Oke, ja.
FP: Maar als je kijkt van oke dit moet naar het directieteam waarschijnlijk of het moet in het managementoverleg met alle managers worden besproken. Dat staat hier nu niet in.
110
FP: Nee
DG: Maar pas een latere versie?
FP: Ja en dan ook met haar voorbespreken dat gewoon de hele procesbeslissing van wie moet het weten en hebben we nog een groep nodig die dit ook moet lezen.
DG: Ja, precies
FP: Eigenlijk om. Het voortraject is uh, in het werkdoel eigenlijk belangrijker dan de beslissing nemen.
DG: Ja
FP: Want die beslissing is eigenlijk alleen nog maar een hamerslag.
DG: Ja
FP: Maar het hele traject daarvoor is uuhm DG: Weegt zwaarder in die zin
FP: Ja en het is ook belangrijk dat we oog houden dat mensen die hier nog wat van willen vinden of moeten vinden dat die meegenomen zijn.
DG: Hmhm, oke.
FP: Ja
DG: En uhm was dit adviesrapport langer of korter dan wat u gemiddeld zo’n beetje leest?
FP: Korter
DG: Korter
FP: En luchtiger DG: Luchtiger ook ja
FP: Zij heeft gewoon uh, heel strak gewoon, doelgericht gewoon, dit is wat ik wil en hier aandachtspunten, dat zijn dan dingen daar moet ik wat over vinden.
DG: Ja
FP: En iedereen zal nog wel vragen hebben van wat bedoel je daarmee of wat dan ook maar ik vind het een heel effectief voorstel om te bespreken en een definitieve versie van te maken.
111
DG: Oke, nou dat was eigenlijk ook al mijn laatste vraag of de hoofdstukken en paragrafen goed elkaar opvolgen en ook of het helder en duidelijk geschreven is.
FP: Ja, maar er missen als je dus straks het directievoorstel uh het DT voorstel moet maken, dat is een format in piramidemodel, daar zitten andere kopjes in.
DG: Ja
FP: Dus dit is de content zeg maar, die is goed en dan moeten nog daar de aanleiding nog aanvullen en de processtappen en de communicatie.
DG: Oke
FP: Dus dit is eigenlijk de romp van het advies dat zij straks afmaakt.
DG: Oke. En dan ben ik ook benieuwd. Heeft u het idee dat het hardopdenkend lezen wat u net heeft gedaan dat. Uhm. Heeft het invloed gehad op de tijd die u nodig had? Vergeleken met normaal om het rapport door te nemen.
FP: Ja normaal lees ik er sneller doorheen. DG: Dan gaat het nog sneller? Ja.
FP: Ja
DG: En zijn er dingen die u onder normale omstandigheden ook echt anders zou doen? FP: Behalve het hardop lezen? Nee.
DG: Nee? Oke.
FP: Nee dan had ik wel eventjes nog doorgezocht op uhm dat lijstje wat ik denk ik anderhalf jaar geleden heb gemaakt want dat ligt ergens klaar zal wel in het hangmappensysteem zitten. DG: Hmhm. Om dat nog even dubbel te checken?
FP: Nou voor mezelf nog even. Maar dat kan je nu ook gewoon he deze vergadering is er nog niet dus dat kan ik ook gewoon nog komende week wel even kijken haal ik het er wel even bij. DG: Ja precies.
FP: En dan is het puur voor mezelf om even te kijken van waar zijn we afgelopen tijd tegenaan gelopen. Dat is natuurlijk ook het voordeel van zo’n I-pad want dat heb je dan straks gewoon in een notitie zitten.
DG: Ja
112
DG: Nee, nooit meer iets kwijt dat is handig.
FP: Nee en ook niet als je in een andere locatie zit van goh dat zit op die werkplek. Straks heb je het bij de hand.
DG: Ja
FP: Ja, dus dat zou ik wel anders doen want dan zou ik het uh. Waar ik zelf ook nog wel behoefte aan heb is dat je het op de I-pad makkelijker kan doen.
DG: Ja
FP: Maar daar ben ik gewoon niet zo. Er zijn mensen daar al handiger in. Maar ja, zo’n stuk als dit (wijst naar gelezen tekst) dat is gewoon eigenlijk prima om dat nog even uit te printen. DG: Ja en onderbreekt u het lezen ook nog vaker als u niet aan een experiment mee werkt zoals
nu?
FP: Dat ligt er aan. Zoals woensdagmiddag en vrijdagmiddag heb ik vaak geen agenda.
DG: Oke
FP: En dan zout ik het wel op want dan weet ik gewoon dat ik het een beetje bij elkaar. Als ik steeds gestoord wordt dan kan ik het, dan ben ik hier heel lang mee bezig.
DG: Ja precies
FP: Dat is gewoon niet effectief.
DG: Nee
FP: Maar goed dit is ook wel weer een tekst he, ik woon in Arnhem
DG: Ja
FP: Dit zou ik heel makkelijk in de trein even. Dit is wel een mooie lengte om in de trein even te bekijken.
DG: Ja precies
FP: Maar ik lees uhm. Ik heb een hekel aan om aan stukken er drie vier keer aan te beginnen. DG: Dus normaal gesproken zijn er niet veel meer onderbrekingen? Dan gaat u niet eerst even
wat anders doen of tussendoor komt er iets in u op dat u dan het lezen onderbreekt en iets anders gaat doen?
113
DG: Oke
FP: Ja
DG: Oke dat waren al mijn vragen.
114 Proefpersoon: Marja Teeuw, Beleidsmedewerker Interne Geneeskunde bij een ziekenhuis in Nederland
Interviewer: Dorien Groenewoud Opgenomen op: 25-04-2013 Duur: 13 minuten en 26 seconden Uitgewerkt door: Dorien Groenewoud
DG: Nou naam en geslacht is duidelijk, mag ik vragen hoe oud je bent?
MT: Ja, 32
DG: Oke, en wat is de hoogste opleiding die je hebt afgerond?
MT: WO, ik heb geneeskunde gedaan.
DG: Oke, en wat is momenteel precies je functie binnen het ziekenhuis?
MT: Ik ben beleidsmedewerker bij de interne geneeskunde en daar hou ik me aan de ene kant bezig met de kwaliteit van de opleiding, dus bijvoorbeeld zoal hier in dat een opleidingsdossier aan bepaalde eisen moet voldoen en verder doe ik algemene zorgprojecten, zoals verhuizingen van klinische afdelingen of analyse naar de hoogte van de WW gelden
DG: het begeleiden daar van of?
MT: Ik doe ja van alles het is echt in, het is heel veel operationeel, heel veel coördineren, begeleiden, vliegende keep, maar ook beleidsmatige dingen gewoon uitwerken. Dus het gaat echt alle kanten op.
DG: Klinkt leuk. MT: Ja is het ook.
DG: En hoe lang doet u dit al?
MT: Nu ruim een jaar tenminste hier in deze functie, deze functie doe ik nu een jaar en hiervoor heb ik viereneenhalfjaar ben ik staflid geweest bij de raad van bestuur dus toen heb ik ook heel veel leren lezen.
115
MT: Uh ja maar je moet er wel even voor zitten. Want als ik zo’n ding ga lezen dan, ik kan het in tien minuten, meestal gaat dat ook heel snel. Ik ben een hele snelle prater en een hele snelle
screener zeg maar. Maar meestal wil ik er dan wel even een uur voor uittrekken dat ik in mijn
gedachten de rust heb om eh als ik dan, dan wil ik ook meteen die acties oppakken en zo want anders ben ik er weer uit.
DG: Ja, dus eigenlijk lezen en dan meteen actie?
MT: Ja als ik dan zo’n ding binnenkrijg dan denk ik o ja heb ik er nu tijd voor? Nee. Dan plan ik echt, ik heb een hele georganiseerde outlook, dus dan plan ik ergens in die week een uur om met dat stuk te gaan zitten en dan wil ik ook meteen daarna alle acties op de rit zetten. Dus dan bundel ik het lezen met de acties.
DG: En kun je ook in enkele woorden beschrijven of kort omschrijven hoe voor jou een ideaal adviesrapport of een adviestekst zoals deze waar je iets mee moet hoe dat er ideaal voor jou uitziet?
MT: Nou ja wat ik net ook al zei en dat is hier (wijst naar rapport) eigenlijk ook. Het is vrij, uhm, nou het is op zich valt het nog mee, want dit is tweeëneenhalf kantje dus op zich valt t al mee want ik ken ze veel en veel en veel langer. Maar wat ik hier echt voor nodig heb, dan denk ik van ja dit is eigenlijk al weer een samenvatting van wat daar staat. Dus eerst gaan ze zeggen wat het is en daarna gaan ze het helemaal uitwerken. Dan denk ik nou laat dan die samenvatting d’r uit. Deze hele halve pagina is een overbodige want dat staat hier ook al. Dus voeg dan die dingen samen. Ik heb echt best wel een hekel aan eerst rijtjes noemen en dan daarna pas de rijtjes gaan uitwerken. Dan denk ik ja dan is dat dubbelop. Dat vind ik dubbelop.
DG: Dus liever korter?
MT: Ja precies. En dan hier omschrijving en doel daar zit ook heel veel. Het zijn gewoon dezelfde zinnen die daar in voor komen. Dus voor mij kan alles veel korter. Korter en bondiger.