Gesprekshandleiding Vooraf checken bij Ingrid:
Catering Hapjes en drankjes. Welke tijden staat er wat klaar? Boekengeschenken Ingepakt
Naambordjes Voor- en achternaam + organisatie Pen en papier Rood & groen papier
Flipover Met stiften (7) genoeg papier
Beamer Goed ingesteld
Inschrijflijst Handtekeningen + rapport toegestuurd (alvast de flipovers voorbereiden)
12:30
ontvangst, lijst neerleggen en tekenen bij de deur, drinken pakken etc.13:00
INTRODUCTIEWelkom heten, bedanken voor komst en voorstellen van notulist, BCNN leden en zelf. De tijd uitleggen. Vertellen wanneer het pauze is en wanneer afgelopen. Dagindeling: - eerste gedeelte zal opgedeeld zijn in Discover, Dream & Design
- Pauze om 14:15 tot 14:45 ongeveer
- laatste gedeelte is verdieping en opgedeeld in 5 verschillende onderwerpen met betrekking tot vrijwilligerswerk met kinderen.
Introductie onderzoek.
Allereerst ben ik begonnen met het inventariseren van de sector “Vrijwilligerswerk met kinderen in het buitenland” met behulp van deskresearch. O.a een lijst met stichtingen en commerciële organisaties was het resultaat waarna ik een random selectie heb gemaakt van 20 organisaties die ik verder heb onderzocht en heb benaderd voor interviews. In totaal heb ik 11 interviews afgenomen. Op het moment ben ik bezig met het uitschrijven van de resultaten. Het eindproduct (scriptie) zal de eerste week van Juni ingeleverd worden. Maar naast deze scriptie schrijf ik ook een adviesrapport voor BCNN waarin ik mijn bevindingen deel en advies geef over hoe nu verder. De richtlijnen opgesteld door BCNN zijn hierin een rode draad en ook de
voornaamste reden waarom ik deze focusgroep organiseer. In de loop van de middag wordt duidelijker waarom deze richtlijnen een rode draad vormen.
Het doel van dit adviesrapport is om intern te delen en te gebruiken. Hierin zullen ook organisaties en namen genoemd worden. In mijn uiteindelijke onderzoek wordt alles
geanonimiseerd omdat het hierin niet mijn doel is organisaties te beoordelen of weg te zetten tegenover andere organisatie die het ‘beter’ of ‘slechter’ doen. Dit vind ik en het BCNN onnodig
191
en niet belangrijk. Het creëren van een reëel beeld van de sector en de manier waarop gewerkt wordt is het doel. Ook zijn inzichten verstrekken en handvaten voor de toekomst aanreiken belangrijk.
(Mogelijkheid vragen te stellen over onderzoek) (klik op powerpoint discover)
13:10 DISCOVER
(individueel, persoonlijk)Dan gaan we over tot het eerste gedeelte van deze middag, Discover, Dream & Design. In de mails die ik jullie verstuurd heb ik gevraagd of jullie allemaal iets persoonlijks wilde meenemen wat betrekking heeft op vrijwilligerswerk in het buitenland. Dan zal ik nu graag beginnen met een kort rondje waarin iedereen zich allereerst even kort voorstelt en uitlegt wat die heeft meegenomen en waarom.
13:25 DISCOVER
(individueel, organisatie)- Waar ben je als organisatie trots op?
- Waar ben je minder trots op of zie je graag anders?
Bedankt voor jullie openheid en verhalen. Dan zou ik nu meer willen weten over de organisatie waarin jullie actief zijn. Dit wordt een korte individuele opdracht waarin ik 2 rode en 2 groene papiertjes uitdeel. Ik wil dat iedereen opschrijft waar je als organisatie trots op bent en waar minder trots of wat je graag anders ziet. Pak even 2 á 3 minuten om dit op te schrijven en dan zal ik straks alle papiertjes verzamelen en op de flipover plakken.
(schrijf op flipover: links smiley groen, recht smiley rood) (mag anoniem, hoeft niet) Als iedereen geweest is kort samenvatten en leuke vragen verder toe te lichten (3 min)
13:35 DREAM
(samen, groepjes van 3 of 4)Na deze oriënterende DISCOVER fase wil ik verder gaan kijken met jullie. Allereerst ga ik jullie naambordjes ergens anders neerzetten en wil ik dat je straks gaat zitten op de plek waar jou bordje straks staat. Vorm dan een groepje van 3 met de mensen die naast je zitten.
(klik op powerpoint ‘Dream’)
Ieder groepje krijgt een a4’tje met daarop geschreven specifieke vragen over jullie idealen en dromen specifiek gericht op vrijwilligers projecten met kinderen wat de laatste tijd vaak negatief wordt gezet in de media. Graag wil ik dat jullie in je eigen groepje over deze vragen discussiëren en de antwoorden opschrijft. Na ongeveer 5 á 10 minuten zal dan 1 iemand van de groep waar je in zit, de antwoorden geven op de vragen en deze toelichten.
192 Vragen:
1. Hoe zit de toekomst van de sector vrijwilligerswerk met kwetsbare kinderen eruit over 10 jaar?
2. Wat is de ideale situatie voor deze kinderen en projecten waar ze in zitten?
3. Wat zijn de lange termijn doelen van het sturen van vrijwilligers naar het buitenland om te werken met kinderen?
4. Hoe ziet een droom project eruit voor kwetsbare kinderen?
Bedankt voor alle dromen en input. Dan zou ik nu graag naar het laatste gedeelte gaan voor de pauze en dit is de DESIGN fase. Dit is een individuele opdracht waarin ik meer inzicht wil krijgen in de belangrijkheid en toepasbaarheid van bepaalde richtlijnen. Richtlijnen die uit mijn
onderzoek naar voren zijn gekomen. (klik powerpoint DESIGN)
13:55 DESIGN
(individueel)Uitdelen a3tjes met richtlijnen. Legende maken van richtlijnen die je wilt weten en vragen of iedereen de nummers op de plaats wil zetten waar ze denkt dat ze thuishoren. In de pauze ga ik deze analyseren en de belangrijke punten die naar voren zijn gekomen samenvatten.
Richtlijnen projectpartner keuze:
1. Alle projectpartners worden eerst bezocht voor samenwerking. 2. Alle projectpartners hebben een Child Protection Policy
3. Alle projectpartners hebben een Code of Conduct die vrijwilligers lezen en tekenen bij aankomst 4. Alle project partners bevorderen dat kinderen opgroeien bij ouders of in gemeenschap
5. Project partner geeft duidelijk aan dat vrijwilliger nodig is ter ondersteuning en niet ter vervanging
Heel belangrijk Niet belangrijk
Makkelijk uitvoerbaar
193 Richtlijnen monitoren projecten:
6. Er is maandelijks contact met projectpartner vanuit NL om re-integratie beleid en werkzaamheden te evalueren
7. Er zijn doelstellingen op het project wat jaarlijks geëvalueerd wordt en door gecommuniceerd naar NL
8. Bij terugkomst worden vrijwilligers gevraagd te evalueren betreffende het project en werkzaamheden
Richtlijnen criteria vrijwilliger: 9. Vrijwilligers zijn altijd 18 jaar of ouder
10. Alle vrijwilligers (man en vrouw) hebben een VOG
11. Vrijwilligers zijn altijd in het bezit van een erkend diploma m.b.t. werken met kinderen en kunnen referenties overleggen
12. Vrijwilligers schrijven een motivatiebrief bij aanmelding Richtlijnen voorbereiden vrijwilliger
13. Zendende organisatie heeft vrijwilliger altijd persoonlijk ontmoet voor vertrek
14. Alle vrijwilligers ontvangen een informatiepakket met daarin alle praktische zaken over land, cultuur en project
15. Alle vrijwilligers volgen een training voor vertrek waarin specifiek hechting van kinderen in voorkomt en hoe om te gaan met kinderen in bepaalde situaties
16. Alle vrijwilligers weten op voorhand naar welk project ze gaan en wat hij/zij daar precies kunnen en mogen doen
17. Vrijwilligers tekenen Code of Coduct/algemene voorwaarden van zendende organisatie voor vertrek
Richtlijnen begeleiden vrijwilliger op project
18. Vrijwilligers krijgen bij aankomst project een duidelijke briefing over taken en verantwoordelijkheden van projectcoördinator
19. Vrijwilliger heeft ten alle tijden een aanspreekpunt op het project
20. Vrijwilliger wordt altijd duidelijk geïntroduceerd aan kinderen bij aankomst en er wordt gepast afscheid genomen.
21. Vrijwilliger neemt nooit verzorgende rol op zich en is ten alle tijden misbaar 22. Zendende organisatie heeft regelmatig contact met vrijwilliger om te evalueren 23. Er zijn duidelijke afspraken over werktijden en vrije dagen
14:15 Pauze
14:45 Verdieping
(groepjes 3)Voor de pauze heeft iedereen ingevuld hoe belangrijk en toepasbaar bepaalde richtlijnen zijn. Nu heb ik deze in de pauze even kort geanalyseerd en wat mij op is gevallen……
Nu wil ik het komende uur verder ingaan op deze richtlijnen en hierover discussiëren. Hoe is het nu geregeld op het moment en waar moet het heen in de toekomst en waarom? Zoals jullie hebben kunnen lezen voor de pauze heb ik onderscheid gemaakt in 5 verschillende onderwerpen
194
met betrekking tot het zenden van vrijwilligers naar het buitenland om te werken met kinderen. Nu wil ik ongeveer 10 á 15 minuten per onderwerp nemen om het hierover te hebben. Hoe gaat het nu in de praktijk en waar kan er wellicht het een of ander veranderd worden?
Dan zou ik jullie nu willen vragen om weer een groepje te vormen met partner naar keuze en dan krijgen jullie per groep een flipoverblad met stift. Ik wil dat jullie even 5 minuten nadenken over welke richtlijnen volgens jullie thuis horen bij het eerste onderwerp: Kiezen van
verantwoorde project partner. Na deze 5 minuten ben wil ik dat 1 van jullie (of samen) even kort uitlegt wat jullie op hebben geschreven en waarom. Dit doen we zo met alle 5 de onderwerpen.
Onderwerp 1. Kiezen van (verantwoorde) project partner - Wat zijn de selectie criteria?
- Belangrijkheid beleidsplan
- Belangrijkheid samenwerking met kinderrechten organisaties - Code of Conducts opgesteld door project partner?
- Child protection policies opgesteld door project partner? - Projectpartners worden bezocht eens per jaar
- Draaien ze door zonder vrijwilligers? - Stellen hun eisen aan vrijwilligers?
- Is er teveel vraag naar en te weinig aanbod van vrijwilligers? -
15:00
- Onderwerp 2. Monitoren projecten en partners
- Project partners hebben een kindgericht beleid en voeren een child protection policy die ook de vrijwilliger moet ondertekenen.
- Rechten van kinderen worden gewaarborgd – hoe? Wie controleert? - Privacy wordt beschermd
- Duidelijk management en beleid m.b.t. wat? - Samenwerking met kinderrechten organisaties - Re-integratie en terugkeer naar familie belangrijk -
15:15
Onderwerp 3. Selecteren vrijwilliger - Informatie dag of pakket?
- Goedgekeurd VOG
- Belangrijkheid van opleiding, ervaring en kennis (hechting van kinderen) - Schrijven motivatiebrief voor organisatie en project
- Opgeven van referenties
195
- Ondertekenen van algemene voorwaarden zendende organisatie
15:30
Onderwerp 4. Voorbereiden en trainen van vrijwilligers- Voorbereiden d.m.v. ?
- Trainen? Zelf doen? Verplicht stellen? Muses? - Wat moet er in een training aan bod komen? - Taak-specifieke training?
- Medische voorbereiding - Taal leren?
- Cultuur leren?
- Taken en verantwoordelijkheden alvast uitleggen? (misbaarheid, hechting, etc.) - Hoe omgaan met kinderen die zich onwenselijk gedragen, misbruik, calamiteiten? - Introductie en afscheid van vrijwilliger
- Films, foto’s facebook etc.
“Ik probeer al mijn vrijwilligers naar Muses te krijgen maar ik kan het ze niet verplichten”
15:45
- Onderwerp 5. Begeleiding vrijwilliger op project - Regelmatig contact met vrijwilliger? Wel of niet nodig? - Aanspreekpunt altijd aanwezig
o wie is begeleiding ter plekke en is van tevoren duidelijk hoe die begeleiding eruit ziet?
- Duidelijke afspraken over taken, verantwoordelijkheden - Vrijwilliger is altijd ondersteunend, nooit vervangend - Duidelijke werktijden en vrije dagen
- Training ter plekke? - Taalcursus (indien nodig)
- Hoe om te gaan met calamiteiten? -
“In Cambodja krijgen de vrijwilligers zelf nog als ze aankomen een kinderbescherming training. Die wordt verzorgd door een organisatie die zich daar expliciet mee bezig houdt. En die vertellen ook hoe je met bepaalde kinderen en situaties moeten omgaan en niet alleen op het project zelf maar ook in je vrije tijd. Want als jij avonds ergens gaat eten dan kom je ok bedelende straat kinderen tegen en hoe ga je daar dan mee om?”
196
Afsluiten met korte samenvatting en uitdelen richtlijnen. Beloven iedereen te mailen met evaluatie van de focusgroep en uitkomsten onderzoek (indien aangevinkt op de inschrijflijst). Volgende week krijgt iedereen per mail nog een korte enquête met vragen over hoe iedereen vond dat deze verlopen is. Iedereen aanwezig bedanken voor komst en uitnodigen om nog iets eten en drinken te pakken
197