Hoofdstuk 6 Ontwerp 6.3 Risico-allocatieprotocol In deze paragraaf wordt het protocol op basis van de in de vorige paragraaf genoemde voorwaarden uitgewerkt. Het protocol weergegeven in figuur 6.1 zal in de vorm van een stroomschema de benodigde informatie overzichtelijk weergeven. Hierbij moet het voor de ontwikkelaar eenvoudig te bedienen en zo breed mogelijk inzetbaar zijn bij gebiedsontwikkelingen, wat gelijk al een voorname operationele voorwaarde is. F ig u u r 6 .1 R is ic o -a ll o ca ti ep ro to co l stap vastgelegd. Daarnaast wordt met deze rapportage de voorliggende fase zo goed als afgerond, waarbij de rapportage ten eerste de afgeronde taken aanduidt en daarnaast de faseovergang binnen het ontwikkelingsproces aangeeft. Stap 1 Definitie en Focus Keuze samenwerkingsmodel en formuleren uitgangspunten In de initiatieffase van het ontwikkelingsproces moeten de eerste stappen in het risicomanagementproces worden gezet. Het is belangrijk om hier over risicomanagement na te gaan denken en dat proces gezamenlijk vorm te geven. Tegelijkertijd wordt door de projectorganisaties het samenwerkingsmodel gedefinieerd, het programma (van eisen) en de planning opgesteld. Doel Een gezamenlijk begrip van risico’s die het project beïnvloeden en een eenduidige plan van aanpak van het risicomanagementproces binnen de geformuleerde samenwerking. Procedure • Verzamelen en samenvatten van relevante beschikbare informatie in een geschikte vorm documenteren, , eventueel met grafieken en figuren. Het opvullen van hiaten door het genereren van extra informatie, eventueel door derde partij(en) te leveren. Het verifiëren van de informatie met de verschillende toeleveranciers daarvan of de informatie correct is. • Het kritisch bekijken van de data in de context, status van het project en het RMP zodat de informatie bruikbaar is. Het rapporteren van final documenten voor intern en extern gebruik. • Een eerste risico-identificatie opstellen als onderdeel van de risicoanalyse. Instrumenten en risico-indeling inzetten zoals geformuleerd in hoofdstuk 3. • Uitgangspunten wat betreft allocatie vaststellen, deze vloeien in deze fase voor een deel voort uit het gekozen of te kiezen samenwerkingsmodel, zie hiervoor hoofdstuk 2. Daarnaast kan in deze stap aan de hand van de risico-allocatievoorkeuren van hoofdstuk 5 worden bepaald wie welk risico draagt. Hierbij moet worden gekeken naar competenties en mate van invloed die een partij kan uitoefenen op het betreffende risico. • Opzetten van de hoofdstructuur van het risicomanagementproces. Beschrijving van het proces in deze fase is opgenomen in hoofdstuk 3 en bijbehorende bijlagen. Output Mogelijk één enkel of enkele documenten waarbij de inhoud van het RMP als zelfstandig project helder is vormgegeven, zodat het toegankelijk is voor alle betrokkenen. Een gezamenlijk, helder begrip van het RMP en de bedreigingen en kansen die het project beïnvloeden zijn de onderliggende uitvoerwaarden. Deze stap vindt plaats rondom de faseovergang van initiatief en haalbaarheid binnen het in hoofdstuk 2 beschreven ontwikkelingsproces. Stap 2 Identificeren en Kwantificeren Go/No-go beslissing private partij Het programma is globaal bekend en is er een financiële verkenning uitgevoerd. De uitgangspunten voor de projectorganisatie zijn ook bekend. Op basis van de inzet van instrumenten binnen de eerste risicomanagementfasen, kan worden bepaald of de private partij in het voorgestelde samenwerkingsmodel meedoet en of de eerste globale uitgangspunten over risico-allocatie aanleiding geven tot een ‘go’ of een ‘no go’. Doel Het voorbereiden van de go/no-go beslissing op basis van een eerste financiële verkenning, het programma van eisen, de uitgangspunten voor de projectorganisatie en een globale planning.. Procedure • De in stap 1 opgezette eerste uitgangspunten voor allocatie (ingegeven door het samenwerkingsmodel) kunnen worden doorgezet in deze stap. Risico-allocatievoorkeuren worden beschreven in hoofdstuk 5. • De in hoofdstuk 3 beschreven risicobronmatrix en risico-effectmatrix moeten tenminste zijn opgezet. Hierin zijn de actoren en factoren opgenomen die invloed hebben op delen en/of activiteiten van het project. Partijen moeten hierop responses formuleren en vormgeven, zie hoofdstuk 3. • Aan de hand van de effectenmatrix, de huidige uitgangspunten voor project en samenwerking kan een (globale) scenarioanalyse gebaseerd op de eerste financiële verkenning, met kennis van de initiële allocatie van verschillende risico’s worden opgezet. Objectieve en subjectieve gegevens worden hierbij ongezet. • Het verbeteren en bijschaven van bestaande classificaties, waarbij per bedreiging een respons wordt aangevoerd. Deze respons kan aanzet zijn tot onderhandeling over allocatie voor de verschillende bedreigingen of input vormen voor de onderhandeling over de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst. • Het opnieuw bekijken van mogelijke dwarsverbanden tussen projectactiviteiten, risico’s en responsen en het begrijpen van deze relaties. Output Globale financiële verkenning op basis van een voorlopige GREX levert de private partij een scenarioanalyse waarop de go/no-go beslissing op wordt gebaseerd. Deze scenarioanalyse leert ten eerste de afwijking in het rendement door de bij de private partij gealloceerde risico’s. Ten tweede leert het ook over de afwijking in het rendement door risico’s waarvan de allocatie nog niet bekent is of waar nog over onderhandeld kan en moet worden. De onderhandelingen hierover leidt tot de opstelling van de samenwerkingsovereenkomst, die in stap 3 wordt beschreven. Op basis van deze analyse kunnen eventuele gronden worden verworden, waardoor deze stap gezet wordt rondom de beslissing over een grote investering op projectniveau. Deze stap vindt plaats rondom onder meer de aankoop van gronden ter plekke van ontwikkelingslocatie of bij aanbestedingen en/of competities. Stap 3 Kwantificeren en alloceren - Go/Go Elsewhere; De informatie uit stap 2 leert over welke risico’s iteratief onderhandeld moet worden. Deze onderhandeling moet gevoerd worden op basis van de informatie die tot op heden bekend is, waarbij er allocatie van (delen) van risico’s plaats moet vinden ten behoeve van het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. Rondom risico’s waar nog te weinig over bekend is of waar grote mate van onzekerheid over bestaat, moeten procedurele afspraken worden gemaakt. Doel Risico-allocatie vaststellen of afspraken vastleggen rondom risico’s en allocatie ten behoeve van het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. Procedure • De kwantificering van het risico wordt gekoppeld aan de in hoofdstuk 3 beschreven gevoeligheids- en scenarioanalyse. Deze scenarioanalyse is input voor onderhandeling over allocatie, en voor de private partij kan de analyse basis zijn voor een go-go elsewhere beslissing. • Verfijnen en kristalliseren van scenarioanalyse en bijwerken risicosoorten en bijbehorende respons. • De focus moet liggen bij de meest invloedrijke en actuele risico’s en minder bij minder invloedrijke risico’s. De benodigde output hoeft niet in één keer gegenereerd te worden. Wanneer de totale cyclus nog een keer wordt uitgevoerd kan er meer informatie beschikbaar zijn, waardoor wordt voorkomen dat minder belangrijk risico’s te veel tijd en aandacht in beslag nemen. • Onder de randvoorwaarden van de initiële allocatie is een scenarioanalyse opgemaakt. Deze kan aanleiding geven tot onderhandeling over de allocatie van bepaalde risico’s of de mate waarin een risico wordt gedragen. • Onduidelijkheden of gebrek aan kennis over een bepaald risico in deze stap kunnen leiden tot aanvullende maatregelen die aan de ‘achterkant’ van de overeenkomst tot uitvoering kunnen worden gebracht. Zo komt allocatie niet eenvoudigweg tot stand door ‘toewijzing’ maar door middel van een pakket aan afspraken, voorwaarden en koppelingen aan andere onderdelen dan wel risico’s van het project, zie hoofdstuk 4 voor een toelichting hierop. • Op het moment dat allocatie vastligt, controlestap uitvoeren of aan de 5 voorwaarden van allocatie uit hoofdstuk 3 wordt voldaan. Output Schattingen van kans op optreden en impact in termen van kosten, tijd of criteria die voorafgaand zijn vastgesteld. Begrip voor welke risico’s en respons belangrijk zijn wordt hier verder gekweekt. De gegevens van de risicoanalyse zijn als input gebruikt in het onderhandelingsproces rondom allocatie en deze onderhandeling mondt uit in de opmaak van de samenwerkingsovereenkomst. Deze stap vindt plaats rondom het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst Stap 4 Uitwerking Doel; Het produceren van een projectplan dat klaar is voor het implementeren en associëren van risicomanagement plannen (operationeel) voor het management proces op basis van de samenwerkingsbijeenkomst. Het instaan voor het compleet en toepasbaar zijn van deze plannen is hierbij de kern. Procedure • Procedurele afspraken die in de overeenkomst zijn opgenomen worden gemonitored. Wanneer meer informatie voorhanden is en/of een situatie doet zich voor dat de afspraken worden getriggerd wordt volgens de procedurele afspraken gehandeld. • Bij grotere investeringsbeslissingen of keuzemomenten in het project moet ondersteunende risicoanalyse worden uitgevoerd. Nieuwe informatie of omstandigheden kunnen een situatie veroorzaken waarover in de overeenkomst niet wordt gesproken. Risicoanalyse kan het voorliggende beslissingsprobleem ondersteunen. • Plan in termen van activiteiten, zo gedetailleerd als nodig is voor implementatie, inclusief timing, volgorde, bepaling van eigenaar zoals is vastgelegd of volgt uit de samenwerkingsovereenkomst en gerelateerd gebruik van grondstoffen. Contractuele voorwaarden over onder andere betalingen en deadlines. Respons zoals in hoofdstuk geprioriteerd, behandeld in termen van impact als er geen actie wordt ondernomen, met daarnaast een assessment van alternatieve potentiële proactieve en reactieve respons. • Aanbevolen proactieve en reactieve plannen in termen van activiteiten, inclusief timing, volgorde, bepaling van eigenaar en gerelateerd gebruik van grondstoffen. Contractuele voorwaarden over onder andere betalingen en deadlines. Output; Plan voor het implementeren en het associëren van risico management plannen in het project management proces. Deze stap vindt plaats rondom grote investeringsbeslissingen die in het uitwerkingstraject van de overeenkomst voorliggen. Deze stap moet eveneens zorg dragen voor een vloeiende overgang tussen de ontwikkelingsfasen haalbaarheid en uitvoering. Daarnaast behelst deze stap voornamelijk het implementeren van beheersmaatregelen en responses zoals die in de vorige stappen zijn geformuleerd. Deze activiteiten en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst en ligt bij de projectorganisatie of bij de verschillende betrokken partijen (privaat en publiek). In Bijlage 11 wordt voor de verschillende randvoorwaarden nagegaan of er wordt voldaan het wat gesteld is. Eventuele afwijkingen of wanneer impliciet wordt voldaan het een randvoorwaarden worden vermeld. Hoofdstuk 7 Bevindingen, conclusies en In document Risico-allocatie bij gebiedsontwikkeling : onderzoek naar de wijze waarop risico’s bij gebiedsontwikkeling, uitgevoerd in publiek private samenwerking, worden gealloceerd (pagina 72-78)
