Over de concepten en principes van RiC en de verschillen ten opzichte van de huidige set ICA- standaarden is in de voorgaande hoofdstukken veel gezegd. Om de vergelijking te complementeren, zullen de verschillen en overeenkomsten in concepten hier nog eens kort worden benoemd. Daarna volgt een analyse van de vergelijking van de praktische invulling van de standaarden (zie bijlage 1).
4.2.1 Concepten en principes
Aan de basis van RiC staan de uitgangspunten van het RC-model. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat informatieobjecten in verschillende tijden en in diverse contexten kunnen bestaan. Dit in
tegenstelling tot het LC-model, waarbij het informatieobject een leven doorloopt en uiteindelijk wordt vernietigd (dood gaat), of reïncarneert bij een archiefinstelling. Dit laatste model is leidend bij de huidige set ICA-standaarden.
Deze modellen hangen samen met bepaalde ideeën over toegankelijkheid en vindbaarheid van informatieobjecten. Het LC-model heeft een traditionele kijk op archieven en het beschrijven als uitgangspunt. Archieven worden na overbrenging beschreven en daarbij geordend in een hiërarchie. Voor analoge informatieobjecten was dit al geen ideale situatie, maar er waren geen andere
mogelijkheden beschikbaar. Bij digitale documenten is deze problematiek alleen maar groter geworden, doordat het aantal digitale documenten exponentieel is toegenomen. Hierdoor is het achteraf beschrijven te veel werk, maar er zijn inmiddels andere oplossingsmogelijkheden voor handen. Deze nieuwe oplossingsmogelijkheid wordt uitgedragen door het RC-model: dit model hanteert de uitgangspunten van het direct vastleggen van archivistische metadata bij de creatie van
42 een informatieobject en de structurering volgens een netwerkprincipe, waardoor andere contexten zichtbaar worden gemaakt. Voor deze netwerkstructuur wordt het ER-model gehanteerd, waarbij entiteiten door middel van relaties aan elkaar kunnen worden gelinkt.
Het ER-model wordt ook in de huidige set ICA-standaarden toegepast, zij het in kleinere omvang. Per standaard in de set is een entiteit centraal gesteld. Zo is ISAD(G) de standaard voor de entiteit Record, ISAAR(CPF) voor de entiteit Actor en ISDF voor entiteit Function. Echter is het onduidelijk (geworden) hoe de gehele set op elkaar aansluit. Deze onduidelijkheid is getracht recht te zetten en te verbeteren in de nieuwe concept-standaard RiC.
4.2.2 Begrippen
Waar elk van de ICA-standaarden een overzicht van gebruikte begrippen met definities kent, kent RiC een dergelijk overzicht niet. De kernelementen Entity, Property en Relation worden niet gedefinieerd door de EGAD. Wel kennen de entiteiten en eigenschappen zoals ze voorgeschreven worden een definitie, uitleg en voorbeeld. Het gevolg van het ontbreken van de definities van de kernbegrippen leidt tot onduidelijkheden over wanneer iets een entiteit is en wanneer een eigenschap, en waar die scheidslijn ligt. De Nederlandstalige commentaargroep zegt hierover dat dit leidt tot
spraakverwarringen onderling, omdat iedereen vanuit een eigen begripsopvatting acteert.86 Hierdoor ligt het voor de hand dat de conceptstandaard gevarieerd wordt toegepast en dat is juist niet
gewenst. De eenduidige toepasbaarheid is juist nodig voor een betere toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie, maar in RiC is hier nog geen sprake van.
4.2.3 Regels
Het tweede verschil tussen RiC en de set ICA-standaarden betreft de beschrijvingsregels. In ISAD(G) zijn vier fundamentele regels voor het beschrijven van archieven geformuleerd. Dit zijn de volgende:
1. Beschrijven van algemeen naar bijzonder; 2. Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau; 3. Koppelen van beschrijvingen;
4. Niet herhalen van informatie.87
Deze regels hebben tot doel om eenduidig hiërarchisch beschrijven mogelijk te maken. Op deze manier wordt voorkomen dat er variaties ontstaan in de manier waarop beschreven wordt. Wanneer deze regels er niet zouden zijn, dan zou bijvoorbeeld de ene instelling de beschrijving van een serie herhalen in de documenten eronder en de andere instelling zou dit niet doen. Hierdoor kunnen inconsistenties ontstaan en dat is juist wat een standaard probeert te voorkomen.
86 Commentaar, paragraaf 2b. 87 ISAD(G), p. 12.
43 RiC kent geen beschrijvingsregels, zoals de huidige set, en de EGAD legt geen verantwoording af met betrekking tot het ontbreken van beschrijvingsregels. Het ontbreken van regels zou naar mijn mening kunnen leiden tot onduidelijkheden met betrekking tot het maken van beschrijvingen. Het gevolg hiervan is dat de ene instelling de regels als vanzelfsprekend overneemt en blijft hanteren, terwijl de andere instelling dit niet meer doet. Dit leidt tot verschillen in toepassing en interpretatie van een standaard en daarom is duidelijkheid nodig.
Het zou mogelijk zijn om de regels te blijven hanteren in RiC wanneer er sprake is van een relatie tussen de entiteiten Record en Record Set, omdat deze relatie altijd hiërarchisch is. Een mogelijke reden voor het opheffen van de regels zou kunnen zijn dat de regels alleen te gebruiken zijn in een hiërarchische structuur. In RiC bestaat deze structuur naast andere structuren en hier zijn daarom een groot aantal nieuwe regels nodig. Mijns inziens zou het opstellen van een dergelijk groot aantal regels haast ondoenlijk zijn en zou het zelfs kunnen leiden tot verwarring. Een nadeel van de opheffing is dat elke Record dat onderdeel is van de Record Set een volledige beschrijving moet krijgen. Elke entiteit kan vanaf verschillende kanten worden onderzocht, en het is dus zaak om bij elke entiteit alle metadata zo volledig mogelijk te hebben. Als metadata bij een entiteit ontbreekt, is deze lastig in verband te brengen met andere entiteiten. Doordat dit verband ontbreekt, kan het zijn dat er een stuk context mist. En context is juist nodig voor de interpretatie van het document. Dit betekent dat de informatie die overlapt, telkens per entiteit moet worden herhaald. Deze situatie komt dus de werkbaarheid van de concept-standaard niet ten goede. De hiervoor geschetste situatie echter nog onzeker, aangezien de EGAD geen verantwoording over wel of geen regels heeft afgelegd.
4.2.4 Categorieën
Het derde verschil is dat de huidige set ICA-standaarden een onderverdeling kent van de beschrijvingselementen in de categorieën Identity Statement Area, Context Area, Content and Structure Area, Condition of Access and Use Area, Allied Materials Area, Note Area en Description Control Area. Deze onderverdeling maakt dat de beschrijvingselementen in een bepaalde functionele context dienen te worden gebruikt.
Ook in RiC zijn de eigenschappen onderverdeeld in categorieën, dit geldt alleen voor de eigenschappen van de entiteiten Record en Record Set. De categorieën Content information,
Representation information, Carrier information en Management and Use information zijn aanwezig in deze entiteiten. Het aantal categorieën in RiC is teruggebracht naar vier en de verdeling van beschrijvingselementen over de categorieën is ook veranderd, zoals te zien is in de vergelijking van categorieën in tabel 3.
44
RiC ISAD(G)
Content information Identity control, context, content & structure Representation information Conditions of access & use
Carrier information Identity control
Management and Use information Identity control, conditions of acces & use
Tabel 3 vergelijking van categorieën in ISAD(G) en RiC.
Het gebruik van categorieën in de huidige set standaarden zijn, zoals eerder gemeld, van functionele aard. Het gebruik hiervan zorgt voor een verduidelijking van de reden waarom een element wordt toegepast. Het gebruik van categorieën in RiC is echter niet toegelicht door de EGAD. De vraag die bij het gebruik van de categorieën rijst, is of er überhaupt een categorisering van elementen nodig is. In principe zou het zo moeten zijn dat uit de verklaring van het element zou moeten blijken welke functie het element heeft. Hierdoor wordt een categorisering overbodig. Ook de leden van InterPARES zijn die mening toegedaan. Zij vinden dat het gebruik van de categorieën op zijn minst dient te worden toegelicht, maar wat hen betreft is het gebruik overbodig.88
4.2.5 Beschrijvingselementen, entiteiten en eigenschappen
Het doel van RiC is om de huidige set standaarden te harmoniseren en een conceptueel model te ontwikkelen voor het archivistisch beschrijven in de toekomst. Hiertoe is er gezocht naar een ander gebruik van beschrijvingselementen en begrippen. Er is sprake van opsplitsing en toevoeging, maar ook weglating. In de volgende paragraaf zullen van elke categorie enkele voorbeelden nader worden toegelicht. Er zijn meer voorbeelden te geven (zie bijlage 1), maar vanwege de afbakening van dit onderzoek, blijft het bij een willekeurige selectie.
4.2.5.1 Opsplitsing
De motivatie van de EGAD voor het opsplitsen van elementen is tweeledig: enerzijds is het nodig voor het efficiënter en nauwkeuriger beschrijven, en anderzijds vergroot het de toegankelijkheid en de interpretatiemogelijkheden van het beschreven informatieobject.89
Het eerste voorbeeld van opsplitsing is het begrip Unit of Description (UoD), vertaald in het
Nederlands als beschrijvingseenheid. Deze term suggereert dat op elk niveau, dus op fonds, serie en stukniveau elke keer dezelfde beschrijvingselementen moeten worden gebruikt. De kritiek hierop is dat dit in de praktijk niet goed werkt. Op fondslevel is bijvoorbeeld het medium minder van belang, omdat er meerdere media kunnen zijn gebruikt. Daarnaast is dit element meer van belang op documentniveau, omdat daar veel preciezer kan worden aangegeven welke media zijn gebruikt.
88 InterPARES, 5.1, punt 4. 89 RiC, p. 8.
45 Doordat niet elk element uit ISAD(G) op elk niveau goed kan worden toegepast, zorgt de term voor verwarring.90
De term beschrijvingseenheid is te algemeen en komt niet overeen met de praktijk, daarom is volgens EGAD opsplitsing noodzakelijk. De EGAD heeft deze term dan ook opgedeeld in de entiteiten Record en Record Set. De Record Set kan worden gebruikt om bijvoorbeeld een serie notulen samen te vatten en de Records kunnen dan worden gebruikt om onder de Record Set de notulen nader te specificeren, bijvoorbeeld per jaar. De overtuiging van de EGAD is dat hiermee is gezorgd voor minder verwarring over de in te vullen beschrijvingselementen per niveau.
Een andere opvallende opsplitsing is afkomstig uit de International Standard for Describing Functions (ISDF). De kernentiteit van deze standaard is Function en deze wordt als volgt gedefinieerd:
‘Any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business
processes, activities, tasks or transactions.’91
In deze definitie wordt onderscheid gemaakt tussen een high level en de opdeling van dit level in lagere levels, zoals subfunctie, een werkproces of een activiteit. Deze lagere levels zijn nodig om de hogere functie te kunnen vervullen. In deze definitie worden dus meerdere invullingen gesuggereerd voor één begrip. Om deze reden heeft de EGAD ervoor gekozen om Function op te splitsen in drie entiteiten: Function (abstract), Function en Activity.
Function (abstract) maakt het mogelijk om elementen van de Function te relateren aan de sociale en culturele context waarin de Function opereert. Hiermee gaat de EGAD een stapje hoger dan de definitie uit ISDF, omdat met deze entiteit over de context van de functie gaat. Echter is de toegevoegde waarde van Function (abstract) erg onduidelijk, bovendien lijkt het in de praktijk ook lastig toepasbaar, want het is lastig in te schatten in welke mate een verschijnsel invloed heeft gehad. Function (abstract) zou bijvoorbeeld nog wel kunnen worden toegepast als er sprake is van invoering van wetten, maar dit zou ook kunnen met een entiteit zoals Mandaat. Echter zou het ook zo kunnen zijn dat de context abstracter is dan kan worden vastgelegd. De vraag rijst dan ook tot hoever kan en moet je gaan om dit te bepalen?
De verdere opdeling van het begrip in Function en Activity ligt voor de hand, aangezien deze twee onderdelen wel worden benoemd in de definitie van het begrip in ISDF. Dit maakt de context van een
90 RiC, p. 10. 91 ISDF, p. 10.
46 Record beter op te delen in hogere en lagere functies en zorgt daarmee voor meer duidelijkheid in de toepassing van de begrippen in het archivistisch beschrijven.
Een voorbeeld van een beschrijvingselement dat opgesplitst is, is Extent and Medium of Unit of Description uit ISAD(G). Zoals het woord ‘and’ al doet vermoeden, worden er in feite in dit element twee zaken beschreven: een aantal en het soort informatieobject, bijvoorbeeld 128 foto’s.92 In RiC is ervoor gekozen om dit beschrijvingselement op te splitsen in de eigenschappen Content Type en Content Extent. Met de eerstgenoemde wordt het soort informatieobject aangeduid (foto), en met de laatstgenoemde het aantal (128).
De eenduidige toepassing is een van de kwaliteitseisen in dit onderzoek. Om dit te bewerkstelligen heeft de EGAD diverse beschrijvingselementen en kernbegrippen uit de ICA-standaarden opgesplitst. Echter leidt de opsplitsing weer tot nieuwe onduidelijkheden. Daardoor is een eenduidige toepassing van de standaard nog niet mogelijk en is er bij de opgesplitste elementen nog geen sprake van kwaliteitsverbetering.
4.2.5.2 Nieuw
Naast een andere invulling van bestaande beschrijvingselementen en entiteiten, zijn in RiC ook nieuwe elementen en entiteiten toegevoegd. Als voorbeeld van een nieuw element zal Production Technique worden geanalyseerd en als voorbeeld van een nieuwe entiteit wordt Concept/Thing onderzocht.
In het nieuwe element P13 Production Technique wordt de methode van vervaardiging van het informatieobject opgenomen, en geldt bijvoorbeeld voor een gegraveerde prent. De EGAD geeft geen reden waarom dit element is toegevoegd, een mogelijke verklaring is dat de EGAD RiC meer in lijn wil brengen met standaarden uit aangrenzende vakgebieden, zoals bibliotheek en museum.93 De productiemethode is voornamelijk van belang voor kunsthistorisch onderzoek. De toevoeging van dit element zou daarmee kunnen wijzen op een erkenning van andere onderzoeksvelden.
Een gedeelte van de entiteiten in RiC komt voort uit de huidige set ICA-standaarden, maar een nieuwkomer is de entiteit Concept/Thing. Het hoe en waarom wordt ook voor deze entiteit niet verantwoord door de EGAD. Wel blijkt uit een van de publicaties van de EGAD dat deze entiteit ook voorkomt in het Spaanse model dat gebruikt is ter inspiratie voor RiC.94 In dit Spaanse model wordt de entiteit Concepto, objeto o acontecimiento genoemd, en hiermee kan een abstracte notie, een
92 ISAD(G), p. 16. 93 RiC, p. 3.
47 materieel ding of een gebeurtenis beschreven worden.95 De definitie in RiC is van gelijke strekking, echter blijft het onduidelijk welke toegevoegde waarde de EGAD ziet in deze entiteit.
Over de nieuwe kernelementen entiteiten, eigenschappen en relaties is nog veel onduidelijkheid, zo blijkt uit het commentaar van InterPARES en de Nederlandstalige commentaargroep. Beide zijn van mening dat deze niet duidelijk geformuleerd zijn, bovendien is niet van alle kernelementen duidelijk welk doel zij dienen. Dit leidt tot verwarring wat de begrippen precies inhouden en zorgt voor verschillende interpretaties, en mogelijk ook voor verschillende toepassingen. InterPARES benoemt hierbij dat er in andere standaarden, zoals CIDOC wel uitgebreid wordt stilgestaan bij betekenissen van begrippen, interpretaties en toepassingen ervan.
Ook blijkt uit beide commentaren dat niet duidelijk is waarom bepaalde zaken als entiteit worden aangeduid en anderen als eigenschap.96 Een voorbeeld dat InterPARES noemt is het gebruik van de eigenschap Global identifyer en Local identifyer. Volgens InterPARES zouden deze eigenschappen net zo goed een entiteit kunnen zijn die kan worden gerelateerd aan een andere entiteit.
Tevens vraagt InterPARES zich af waarom Person een eigenschap en niet een entiteit is. Deze keuze wordt ook niet verantwoord door de EGAD. Kortom, de EGAD dient kernelementen beter te definiëren en keuzes te verantwoorden.
Ook zijn er zorgen over de werkbaarheid rondom de nieuwe elementen. RiC wordt door zowel de commentaargroep en als in de interviews gekarakteriseerd als omvangrijk: er zijn ongeveer achthonderd relaties in verleden- en tegenwoordige tijd en van allerlei aarden tussen twee entiteiten, en de lijst is nog niet compleet. Om de standaard werkbaar te houden, ziet de commentaargroep en een aantal van de geïnterviewde instellingen graag een set verplichte
elementen voor een minimum beschrijvingsniveau. Daarnaast is er verwarring over op welke manier deze relaties worden toegekend: de gedachten hierover verschillen van handmatig tot automatisch verwerken. De EGAD geeft geen indicatie op welke manier dit ingevuld dient te worden. De vrees bij de commentaargroep is dat relaties oneindig zijn toe te kennen, en dat het einde zoek raakt. De vraag hierbij is tot hoever er moet worden gegaan met het toekennen van relaties om een representatieve en werkbare beschrijving te hebben.
95 https://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-
cultura/archivos/novedades/normalizacion-de-la-descripcion-
archivistica/JORNADACNEDA_ModeloConceptual.pdf. Slide 28. Geraadpleegd op 05-07-2018. De vertaling is door Google Translate verzorgd. De originele tekst luidt: Idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que trata un documento de archivo.
48 Kortom, er heerst nog veel onduidelijkheid over de invulling van nieuwe elementen en de
consequenties die ze hebben voor het beschrijven in de praktijk. Een uitgebreide verantwoording en uitleg over welke visie de EGAD met deze standaard heeft, zou al veel meer helderheid verschaffen.
4.2.5.3 Niet overgenomen elementen
De harmonisatie van de huidige set heeft ook tot gevolg dat er elementen niet zijn overgenomen in RiC. Uit de vergelijking van elementen (zie bijlage 1) blijkt dat het voornamelijk elementen uit ISDF, ISAAR(CPF) en ISDIAH betreft. Grotendeels zijn de elementen uit de categorie Identity Area
overgenomen, uit de rest van de categorieën zijn nauwelijks elementen overgenomen in RiC. Dit terwijl de categorieën wellicht elementen bevatten die wel gebruikt zouden kunnen worden voor een archivistische beschrijving. Maar ook over de keuzes om elementen wel of niet te gebruiken wordt geen verantwoording afgelegd door de EGAD.
Er zijn een aantal elementen uit ISAD(G) die niet in RiC zijn gebruikt. Het betreft hier bijvoorbeeld alle beschrijvingselementen uit de categorie Allied Materials Area. Deze beschrijvingselementen zijn te gebruiken voor literatuurverwijzingen en om het bestaan van originelen of kopieën aan te geven. Ook voor het ontbreken van deze elementen bestaat er geen verantwoording van de EGAD. Uit de praktijk blijkt dat er weinig met deze elementen wordt gewerkt, omdat deze elementen extra tijd kosten om te beschrijven. Dit zou een reden kunnen zijn geweest om deze elementen niet meer in RiC over te nemen.
Ten slotte is er nog een apart geval in de niet overgenomen elementen. Alle elementen uit de categorie Control zijn niet overgenomen, en het gemis van deze categorie wordt ook aangegeven in de inleiding van RiC.97 Het is de bedoeling om deze categorie alsnog op te nemen, maar de reden waarom dit niet gelijk is gedaan, wordt door de EGAD niet gemotiveerd. Het opmerkelijke hiervan is dat archivistische beschrijvingen juist tot doel hebben om beheer van de informatie mogelijk te maken. Voor een goed beheer van archieven is het immers nodig om te weten wanneer beschrijvingen zijn gemaakt en of er onderhoud aan de materialen moet worden gepleegd. Het harmoniseren van de huidige set standaarden is bewerkstelligd door de EGAD door reeds bestaande beschrijvingselementen en begrippen op te delen, zodat de elementen een toepassing kennen. Echter is er nog steeds sprake van elementen die meerdere toepassingen kennen en dat is niet wenselijk. Daarnaast heeft de EGAD nieuwe elementen toegevoegd en zijn er elementen die nu gebruikt worden in de huidige set, weggelaten. Zowel het opsplitsen, toevoegen en weglaten