Uiteindelijk moet RiC uit twee onderdelen gaan bestaan: een conceptueel model (RiC-CM) en een ontologie (RiC-O). In RiC-CM worden de vier bestaande standaarden gecombineerd tot één groot conceptueel model. Hierin worden key entities en de properties die daarbij horen gedefinieerd. RiC-O wordt gebaseerd op RiC-CM en kan worden gezien als het geautomatiseerde, in een systeem
toepasbare variant van RiC-CM. Er is door de EGAD gekozen om eerst RiC-CM te ontwikkelen en vervolgens RiC-O. Zij hebben hiervoor gekozen, omdat zij de overtuiging hebben dat er eerst een conceptuele basis zou moeten zijn, voordat er wordt gekeken naar de technische uitvoering.74 Aangezien het ontwerp van het conceptueel model er al ligt, zal deze eerst worden besproken. Daarna volgt een vooruitblik naar de ontologie, aangezien deze nog niet door EGAD is uitgewerkt.
3.4.1 RiC-CM
De opdracht aan de EGAD was om een nieuwe standaard te ontwikkelen die geschikt is om als conceptueel model te dienen voor archivistisch beschrijven. Als basis hiervoor heeft de EGAD de huidige set ICA-standaarden genomen, omdat er van deze standaarden één groot compendium moet worden gemaakt.75 Gretchen Gueguen et al. schrijft in het artikel ‘Toward an International
Conceptual Model for Archival Description’ (2013) over het proces van ontwikkeling van het conceptuele model RiC-CM. Hierin wordt ook aangehaald dat er enkele nationale archivistische conceptuele modellen gebruikt zijn als inspiratiebron, waaronder: Australian Government Recordkeeping Metadata Standard uit 2008 (AGRkMS), de Modelo Conceptual de Descripción Archivistica y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funcio uit 2012 van de Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivistica (CNEDA) en Finnish Conceptual Model for Archival Description uit 2013.76 Over de selectiecriteria van deze gebruikte modellen wordt echter met geen woord gerept. De genoemde modellen zijn geanalyseerd door EGAD en geen ervan is geschikt bevonden om te dienen als conceptuele basis, maar hier wordt geen
74 Pitti 2018, p. 276 75 Gueguen 2013, p. 571. 76 Gueguen 2013, p. 576-578.
35 motivering voor gegeven. Wel is er enige onderlinge overeenstemming in de gebruikte entiteiten, eigenschappen en relaties tussen deze modellen te bespeuren. De overeenstemmingen in deze modellen heeft de EGAD gebruikt als inspiratiebron voor de basis van RiC.
Over de gehanteerde ordeningsmethodiek is reeds het nodige gezegd, het is gebleken dat deze multidimensional in plaats van multilevel is. Doordat er meerdere dimensies zijn, zijn er ook meerdere manieren van toegang mogelijk en wordt er een bredere context van het archief
weergegeven. De manier om dit te doen is door middel van relaties tussen de entiteiten. Zo kan er bijvoorbeeld een relatie van de entiteit Document (Record) worden gelegd met de entiteit
Archiefvormer (Agent), het werkproces waarin het is gevormd (Activity) en op welke datum het document is gevormd (Date). Op die manier kan er per entiteit worden gestructureerd. Hierdoor komt mogelijk meer relevante informatie naar boven, die onderzoek vanuit verschillende perspectieven mogelijk maakt. Deze nieuwe manier van ontsluiten betekent echter niet dat hiërarchisch ordenen wordt uitgesloten, dit kan nog steeds met de entiteit Record Set. Onder de Record Set kunnen verschillende Records worden samengebracht tot een serie, waardoor er dus hiërarchie ontstaat.
In RiC-CM wordt onderscheid gemaakt tussen de kernbegrippen entities (entiteiten), properties (eigenschappen) en relations (relaties). Deze drie typen vormen elk een onderdeel van de
beschrijving van een informatieobject. In totaal zijn er veertien entiteiten. Dit zijn de zelfstandige eenheden die nodig zijn om archivistisch te beschrijven.77 Deze zijn op te delen in twee categorieën, namelijk Records Entities en Contextual Entities en de laatstgenoemde is weer op te delen in People, Business en Shared Entities.
Record entities Contextual: people Contextual: business Contextual: shared
• Record • Agent • Function • Place
• Record Component
• Position • Activity • Date
• Record Set • Occupation • Mandate • Concept/Thing
• Documentary form
• Function (abstact)
Tabel 2 Overzicht van entiteiten in RiC.78
Elke entiteit heeft properties, oftewel eigenschappen. Deze eigenschappen zijn te beschouwen als de beschrijvingselementen die samen de beschrijving van de entiteit verzorgen. Elke entiteit heeft zijn eigen specifieke eigenschappen, maar er zijn vier die voor alle entiteiten gelden:
• Global persistent identifier;
77 Pitti 2018, p. 174.
36 • Local identifier;
• Name;
• General note.79
Deze eigenschappen hebben met elkaar gemeen dat ze zorgen voor het identificeren van de entiteit. Heel veel van deze eigenschappen komen overeen met de beschrijvingselementen uit de huidige ICA- set. In het volgende hoofdstuk zullen de eigenschappen nader worden geanalyseerd en vergeleken. Het laatste onderdeel van RiC bestaat uit de relaties. De relaties zijn binair, dus tussen twee
entiteiten en ze kunnen beide kanten op. In RiC zijn nu bijna achthonderd relaties gedefinieerd, maar deze voorgeschreven lijst is niet bindend. De relaties reflecteren het wie, wat en waar van de creatie, transmissie, beheer en gebruik van records.80 De onderwerpen van documenten, de temporele en hiërarchische relaties en de zakelijke dan wel persoonlijke relaties worden door middel van dit kernbegrip gespecificeerd. Een voorbeeld van relaties in RiC, is de entiteit Agent die in verband wordt gebracht met een Record. De relatie kan zijn dat de Agent de Record heeft gecreëerd, of dat deze juist onderwerp vormt van een Record.
Uit deze opbouw valt af te leiden dat RiC opgebouwd is volgens het principe van het ER-model. De twee grote onderdelen uit het ER-model zijn entiteiten en relaties. Ook RiC kent entiteiten en relaties. De entiteiten worden door middel van de relaties met elkaar in verband gebracht. De entiteiten zelf zijn nader te beschrijven door middel van de eigenschappen. Dit betekent dat het beschrijven volgens de in de wetenschap gewenste ER-model gebeurd, om een meer dynamische structuur tussen documenten te kunnen weergeven.
3.4.2 RiC-O
Het tweede onderdeel van de standaard, de ontologie, is nog in ontwikkeling. Op het moment van schrijven van dit onderzoek is er nog geen concept verschenen. Wel is tijdens de presentatie van RiC- CM in september 2016 duidelijk geworden hoe het er ongeveer uit moet komen te zien.
Het model wordt ontworpen door vijf leden van de EGAD. Deze leden hebben reeds ervaring met het ontwerpen van technische datamodellen.81 Het moet een machine-readable versie worden van RiC- CM. Het doel van de ontologie is om archivistische metadata op het semantische web te kunnen plaatsen. Hiermee wordt de metadata geschikt om als Linked Open Data te gebruiken. Volgens de werkgroep is er heel veel beschrijvingsdata beschikbaar, opgeslagen in vele bestandsformaten, in vele systemen en in diverse talen. Nu wordt daar nauwelijks iets mee gedaan, maar dat is zonde.
79 RiC, p. 21.
80 ICA Congress 2016 Presentations. Opgehaald van ica.org: http://www.ica.org/sites/default/files/session-7.8-
ica-egad-ric-congress2016.pdf . Slide 34. Hierna: Presentatie. 81 Pitti 2018, p. 182.
37 Hierdoor gaan veel onderzoeksmogelijkheden en -perspectieven verloren. Door de data geschikt te maken voor de nieuwe technologieën door middel van een nieuwe ontologie, kan er veel meer met de data worden gedaan en kan er dus veelzijdiger onderzoek worden gedaan.
De ontologie faciliteert de mogelijkheid om data met elkaar te verbinden. RiC-CM biedt als het ware het benodigde vocabulaire en RiC-O voorziet in de grammatica om het vocabulaire toe te passen.82 In RiC-O worden de benodigde klassen (of entiteiten), object properties (relaties), data properties, de structuren tussen entiteiten en de eigenschappen en de regels die er heersen, omschreven. Hierdoor wordt het mogelijk om data op andere manieren dan hiërarchisch te presenteren in een digitale omgeving. Alle definities uit RiC-CM van alle entiteiten vormen de kern, maar zonder toepassing van grammatica (RiC-O) kunnen er geen zinnen worden gemaakt.