RECORDS IN CONTEXTS:
VERDERE
PROFESSIONALISERING VAN
HET ARCHIVISTISCH
BESCHRIJVEN?
Marjolein Driessen
Studentnummer: 10854959 Master Archiefwetenschap Universiteit van Amsterdam Begeleider: Prof. dr. K.J.P.F.M. Jeurgens Tweede beoordelaar: Drs. M. Lulofs Augustus 2018 Aantal woorden: 201961
Inhoud
Voorwoord --- 2
Inleiding--- 3
1.1 Stand van zaken --- 3
1.2 Doel --- 4
1.3 Probleemanalyse --- 4
1.4 Onderzoeksopzet --- 6
1.5 Leeswijzer --- 12
Kwaliteitscriteria voor standaarden voor archivistisch beschrijven --- 13
2.1 Standaarden --- 13
2.2 Conclusie --- 26
Concepten en principes in Records in Contexts --- 30
3.1 Inleiding --- 30
3.2 Ontwikkeling --- 30
3.3 Concepten en principes --- 32
3.4 Methodiek van RiC --- 34
3.5 Reacties --- 37
3.6 Conclusie --- 39
Vergelijking RiC met ICA-standaarden en de toepassingsprofielen TMLO en TMR --- 41
4.1 Inleiding --- 41
4.2 RiC en de ICA-standaarden --- 41
4.3 RiC en de Nederlandse metagegevensstandaarden --- 49
4.4 Conclusie --- 53
Samenvatting en conclusie --- 56
Bibliografie --- 58
Bijlagen --- 62
Bijlage 1 - Vergelijking RiC met huidige ICA-standaarden --- 63
Bijlage 2 - Vergelijking categorieën in RiC en ICA-standaarden --- 78
Bijlage 3 - Vergelijking RiC met TMLO/TMR --- 79
Bijlage 4 - RDF driehoeksrelatie --- 82
Bijlage 5 - Vragenlijst interviews --- 83
Bijlage 6 - Geïnterviewden --- 84
Bijlage 7 - Uitwerkingen van de interviews --- 85
2
Voorwoord
Voor u ligt de scriptie ‘Records in Contexts: Verdere professionalisering van het archivistisch beschrijven?’. Het onderzoek omvat een theoretische en praktische benadering van de
conceptstandaard Records in Contexts van de International Council on Archives (ICA). Na een aantal omzwervingen, heb ik uiteindelijk voor dit onderwerp gekozen, aangezien het onderwerp dicht bij mijn dagelijkse werkzaamheden bij het Gelders Archief ligt. Deze scriptie is geschreven in het kader van de Master Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. Van september 2016 tot en met augustus 2018 heb ik aan dit onderzoek gewerkt.
Mijn dankwoorden gaan uit Charles Jeurgens, mijn scriptiebegeleider. Hij heeft geholpen bij het opstellen van de onderzoeksvragen en de verdere aanscherping van mijn teksten. Daarnaast wil ik graag Tessa Beckman, Fred van Kan, Julia Romijn, Hella Timmermans en mijn vader Raymond Driessen bedanken voor de kritische blik en de eerste reacties op mijn concepthoofdstukken. Bij dezen wil ik jullie allemaal hartelijk bedanken voor jullie inzet.
Ook wil ik graag de instellingen bedanken waar ik medewerkers heb mogen interviewen. Deze interviews vormen de kern van mijn onderzoek, dus dit is een essentieel onderdeel geweest. Zonder hun medewerking had dit onderzoek niet kunnen plaatsvinden.
Ten slotte wil ik ook graag mijn man Rajesh, mijn moeder Mick Driessen en mijn collega’s bij het Gelders Archief bedanken voor de morele ondersteuning, alle hulp en de wijze raad. Dit alles heeft mij geholpen om deze scriptie tot een goed einde te brengen.
Ik wens u veel leesplezier. Marjolein Driessen
3
Inleiding
De huidige set standaarden voor archivistisch beschrijven van de International Council on Archives (ICA) gaat al jaren gebukt onder de kritiek dat de standaarden niet geschikt zijn om digitale
documenten te beschrijven. Om deze reden is er door de ICA in 2012 een commissie aangesteld, de Expert Group on Archival Description (ICA/EGAD) om een nieuwe beschrijvingsstandaard te
ontwikkelen. In september 2016 heeft de EGAD het eerste concept van een nieuwe standaard voor archivistisch beschrijven, Records in Contexts (RiC), gepubliceerd. De standaard hanteert een geheel nieuwe methode voor het ordenen en beschrijven van archieven. Waar zijn belangrijkste voorganger, de General International Standard for Archival Description (ISAD(G)) gebruik maakt van een
hiërarchische structuur (van algemeen naar bijzonder), hanteert RiC een netwerkstructuur, waarbij allerlei entiteiten door middel van relaties aan elkaar zijn gelinkt. Naast een nieuwe
ordeningsmethodiek met entiteiten en relaties, heeft de EGAD ook getracht oneffenheden uit de huidige set ICA-standaarden te verbeteren. Al deze veranderingen vormen de aanleiding om de huidige set standaarden en RiC als eventuele opvolger voor archivistisch beschrijven aan een nader onderzoek te onderwerpen.
In dit onderzoek wordt de nieuwe concept-standaard voor archivistisch beschrijven getoetst aan de Nederlandse praktijk van archivistisch beschrijven. De focus ligt daarbij op het beschrijven van overheidsarchieven. Dit betekent dat de particuliere archieven buiten dit onderzoek vallen, omdat deze niet aan wet- en regelgeving rondom hun informatiehuishouding hoeven te voldoen. Een internationale vergelijking van RiC valt buiten de scope van dit onderzoek, omdat dit onderzoek alleen de Nederlandse praktijk beoogt te analyseren.
1.1
Stand van zaken
Tot op heden is er naar de toepassing van RiC in de praktijk geen onderzoek verricht. Wel is een gezamenlijk commentaar geleverd door de Nederlandse en Vlaamse beroepsverenigingen (KVAN, BRAIN en VVBAD) en is er op RiC gereageerd door InterPARES, een onderzoeksprogramma geleid door de Italiaans-Canadese archiefwetenschapper Luciana Duranti met als focus het duurzaam beheren en preserveren van digitale informatieobjecten. Ten slotte is door enkele leden van EGAD over RiC gepubliceerd, voorafgaand aan de eerste officiële uitgave ervan.1
In tegenstelling tot de geringe aandacht voor RiC, is er naar de bestaande standaarden voor archivistisch beschrijven wel veel onderzoek gedaan. De meest bekende standaard is de General
1 G. Gueguen et al., ‘Toward an International Conceptual Model for Archival Description: A Preliminary Report from the International Council on Archives' Experts Group on Archival Description. In: American Archivist 76.2: 567-584. Hierna: Gueguen 2013.
4 International Standard for Archival Description (ISAD(G)). Leden van de commissies ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards (ICA/DDS) en ICA Committee on Best Practices and Standards (ICA/CBPS) die ISAD(G) hebben ontwikkeld en herzien, hebben zelf ook gepubliceerd over deze standaarden voor archivistisch beschrijven. Daarnaast zijn er commentaren op deze standaard afkomstig van onder andere de Amerikaanse David Bearman en Canadese Heather MacNeil.2 Voor Nederland zijn er nog twee sets specifieke standaarden voor de overheid (rijk en lokale overheden) op het gebied van metadatering van documenten: het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en het Toepassingsprofiel Metadatering Rijk (TMR). Deze Nederlandse nadere uitwerkingen van ISO 23081 zijn veel besproken door het Nationaal Archief en het (inmiddels afgesloten) innovatieprogramma Archief2020 om de standaarden toe te kunnen passen in de praktijk.
1.2
Doel
Het doel van dit onderzoek is het achterhalen of Records in Contexts (RiC) een kwaliteitsverbetering oplevert voor het archivistisch beschrijven in de Nederlandse praktijk ten opzichte van de huidige set ICA-standaarden en specifieke Nederlandse standaarden, door een vergelijking te maken tussen RiC en standaarden die in ons land in gebruik zijn. De huidige set standaarden wordt door de ICA als niet geschikt voor het beschrijven van digitale documenten bestempeld. Deze zienswijze wordt in dit onderzoek als uitgangspunt genomen: er zal worden onderzocht waar dit standpunt op is gebaseerd en of dit te rechtvaardigen is. Een vergelijking is nodig om te kunnen beoordelen of de in de
literatuur gesignaleerde kritiekpunten op de huidige set ICA-standaarden daadwerkelijk anders worden ingevuld in RiC.
1.3
Probleemanalyse
De kritiek op ISAD(G) die door de ICA wordt aangehaald als motief om een nieuwe standaard te ontwikkelen richt zich op twee punten: het eerste punt is de hiërarchische ordening die door ISAD(G) wordt voorgeschreven en het tweede punt is dat de huidige ICA-standaarden onderling niet genoeg op elkaar aansluiten.3 Over het eerste punt kan worden gezegd dat de traditionele hiërarchische ordeningsmethodiek voortkomt uit de ‘Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven’, door Muller, Feith en Fruin uit 1898.
2 ICA/EGAD, Records in Contexts, p. 8. Hierna: RiC.
H. MacNeil, ‘Trusting Description: Authenticity, Accountability, and Archival Description Standards’. In: Journal of Archival Organization, 7:3, 89-107. p. 101. Hierna: MacNeil 2009. Ook: Gueguen 2013. En: ICA/CBPS, Progress report for revising and harmonising ICA descriptive standards. Opgehaald van ica.org:
http://www.ica.org/sites/default/files/Report_for_revising_harmonising_description_standards.pdf. 3 RiC, p. 8.
5 De meeste organisaties kenden omstreeks 1900 een hiërarchische indeling. De informatie die binnen deze organisaties werd verwerkt, werd via eenzelfde patroon uitgewisseld, vandaar dat ook het archief vaak eenzelfde structuur kende. De oorspronkelijke orde was dus vaak hiërarchisch van aard en door een archief op deze manier te ordenen, bleef de ontstaanscontext van het archief
behouden.4 Door de opkomst van de informatietechnologie en automatisering in de jaren 1980, namen de mogelijkheden voor het uitwisselen van informatie toe.
In de digitale toepassing van een netwerkstructuur neemt de organisatie één of meer onderdelen (processen) op zich die uiteindelijk kan bijdragen aan de uitvoering van een grotere taak. Deze andere manier van werken is terug te zien in de manier waarop documenten zijn gestructureerd, zo concluderen ook de onderzoekers Geoffrey Yeo, Terry Cook en Terry Eastwood.5 Doordat de huidige methode zich niet leent voor andere, meervoudige structuren, komt één van de belangrijkste principes van de archivistiek in gevaar: de oorspronkelijke orde. Informatie is immers niet meer alleen hiërarchisch geordend, terwijl deze ordening wel wordt opgelegd door de
beschrijvingsstandaard.
Het tweede kritiekpunt is dat de huidige set standaarden niet duidelijk genoeg op elkaar aansluit. Een voorbeeld hiervan is dat er verschillende definities voor hetzelfde begrip worden gegeven binnen de set standaarden.6 Ook zijn er beschrijvingselementen die op verschillende manieren kunnen worden ingevuld.7 Dit heeft tot gevolg dat archivistische beschrijvingen niet uniform kunnen worden
gemaakt, terwijl uniformiteit juist het doel van deze standaarden is. Beschrijvingen moeten immers een bepaalde kwaliteit hebben zodat eenduidige uitwisseling van informatie mogelijk wordt. Deze twee redenen vormen de aanleiding voor het herzien van de huidige standaarden voor archivistisch beschrijven.
4 P. Horsman, ‘Het zat in de lucht’. De concepten achter de Handleiding. In: P. J. Horsman, T. H. Thomassen, & E. C. Ketelaar, Tekst en Context van de Handleiding voor het Ordenen en Beschrijven van Archieven (pp. LXXIX-XCVIII). P. LXXXVII. Hierna: Horsman 1998.
5 G. Yeo, ‘Debates about description’, in: T. Eastwood, & H. MacNeil, Currents of Archival Thinking (pp. 89-114). p. 91-93. Hierna: Yeo 2010. Ook: T. Cook, ‘Archival science and postmodernism’. In: Archival Science 1:3-24. p. 4, 19-20. Hierna: Cook 2001.
T. Eastwood, ‘Putting the Parts of the Whole Together: Systematic Arrangement of Archives’. In: Archivaria 50:93-116. P. 94-95. P. Horsman, ‘The Last Dance of the Phoenix, or The De-discovery of the Archival Fonds. In: Archivaria 54: 1-23. p. 22.
6 Bijvoorbeeld de definitie voor ‘Provenance’ in ISAD(G), ISAAR(CPF) en ISDF. 7 Bijvoorbeeld ISAD(G) ‘Function’.
6
1.4
Onderzoeksopzet
1.4.1 Onderzoeksvraag
Zoals aangegeven wordt in deze thesis onderzocht welke bijdrage RiC kan leveren aan verbetering van de kwaliteit van het archivistisch beschrijven van digitale documenten in Nederland. De onderzoeksvraag bevat vier kernelementen, namelijk archivistisch beschrijven, het document, kwaliteitsverbetering en Records in Contexts (RiC). Op deze kernelementen zal in het volgende gedeelte nader worden ingegaan. Van de elementen ‘archivistisch beschrijven’ en ‘document’ zijn vele definities bekend. Deze begrippen worden door middel van een beschouwing vergeleken en gedefinieerd. Het element kwaliteitsverbetering is niet gedefinieerd in de archivistiek. Dit begrip dient derhalve nader te worden onderzocht en te worden gedefinieerd door middel van een deelvraag. Het laatste element Records in Contexts heeft betrekking op de concept-standaard. Ook dit element dient nader te worden geanalyseerd door middel van een deelvraag.
1.4.2 Kernelement ‘archivistisch beschrijven’
Het eerste kernelement is archivistisch beschrijven waarvan een aantal van de vele definities van dit begrip worden besproken, om vervolgens één definitie aan te houden in de rest van dit onderzoek. De eerste definitie is te vinden in ISAD(G) en luidt als volgt:
‘The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials
and the context and records systems which produced it. This term also describes the products of the process.’8
Een andere definitie wordt gegeven door Duranti. In haar artikel ‘Origin and Development of the Concept of Archival Description’ (1993) definieert zij het begrip als volgt:
‘Archival description is the process of capturing, collating, analyzing, controlling, exchanging and providing access to information about 1) the origin, context, and provenance of different sets of records, 2) their filing structure, 3) their form and content, 4) their relationship with other records, and 5) the ways in which they can
be found and used.’9
Ten slotte karakteriseert Bearman archivistisch beschrijven als:
8 ICA, General International Standard for Archival Description, Second Edition. p.10. Hierna: ISAD(G). 9 Luciana Duranti, ‘Origin and Development of the Concept of Archival Description’, in: Archivaria 35, p. 48. Hierna Duranti 1993. Naar Frederic M. Miller, Arranging and Describing Archives and Manuscripts (Chicago 1990), p. 7.
7 ‘Description is focused on records both as the object being described and as the
primary source of information. It seeks to characterize archival materials by constructing a document or unit surrogate.’10
Middels deze verschillende definities wordt snel duidelijk dat het begrip archivistisch beschrijven vele invalshoeken kent. Bearman noemt geen doelen van archivistisch beschrijven, maar omschrijft alleen wat het inhoudt. Duranti richt zich met haar definitie op het begrijpen van documenten. De definitie van ISAD(G) is breder door ook het beheer en de vindbaarheid mee te nemen als doel van
archivistisch beschrijven. Ook zet ISAD(G) niet alleen de documenten centraal, maar belicht ISAD(G) ook het belang van de context. Een vergelijking van deze definities laat zien dat archivistisch
beschrijven het creëren van een representatie (of surrogate volgens Bearman) inhoudt, waarmee verschillende doelen kunnen worden behaald, zoals het kunnen identificeren en begrijpen van informatieobjecten, maar ook het kunnen vinden van deze objecten.
Archivistisch beschrijven wordt in dit onderzoek gedefinieerd als het creëren van een representatie van een informatieobject, waarbij het informatieobject en de onderlinge relaties tussen de
informatieobjecten nader uitgelegd en geïdentificeerd worden. Een belangrijk onderdeel van deze representatie is het weergeven van de context van het informatieobject. De context is namelijk nodig om het document te kunnen interpreteren. Zonder context is het bijvoorbeeld lastig om te bepalen waarom een document is gecreëerd. Een brief van de ene persoon aan de andere persoon krijgt bijvoorbeeld een heel andere betekenis wanneer deze is gebruikt als bewijsvoering bij een proces, dan wanneer de brief tot het familiearchief van één van de personen behoort. Om deze reden is het van belang om bij een archivistische beschrijving recht te doen aan de context. Hoewel de
gehanteerde definitie voor het grootste deel overeenkomt met de definitie uit ISAD(G), is er één verschil. In ISAD(G) wordt ook ingegaan op het eindproduct van het proces. Dit eindproduct valt buiten de hier gehanteerde definitie. In dit onderzoek gaat het louter om het proces van beschrijven.
1.4.3 Kernelement ‘document’
Het volgende element uit de hoofdvraag, document, is ook direct het object van archivistisch beschrijven. In de internationale standaard ISO 15489 wordt ‘document’ gedefinieerd als:
‘Vastgelegde informatie die of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld’.11
Een andere definitie is afkomstig van de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA). Het hiermee samenhangende programma van kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijke
10 D. Bearman, ‘Documenting documentation’, in: Archivaria 34, p. 33-49. p. 34. Hierna: Bearman 1992. 11 Definitie van ‘document’ volgens ISO 15489 https://archiefwiki.org/wiki/Document. Geraadpleegd op 03-03-2018.
8 overheidsinformatie (DUTO) hanteert niet het begrip ‘document’, maar ‘informatieobject’
gedefinieerd als:
‘Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit’.12
Een laatste definitie komt van de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. Het begrip ‘document’ wordt hierin gedefinieerd als:
‘Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een of meer gegevensdragers.’13
Al deze definities laten zien dat er bij een document of informatieobject sprake is van gegevens die samenhangen en een eenheid vormen. In dit onderzoek wordt de definitie van DUTO gehanteerd. Deze definitie maakt namelijk geen onderscheid in de vorm van het informatieobject, zoals de ISO 15489 wel doet, en deze definitie vraagt niet om het vastleggen op gegevensdragers. Er kan worden gesteld dat een gegevensdrager minder relevant is voor het archivistisch beschrijven, want hoe de gegevens zijn vastgelegd is minder van belang, het gaat er in dit onderzoek om dat de gegevens een eigen geheel vormen waarvan een representatie kan worden gemaakt. In deze scriptie worden de termen ‘document’ en ‘informatieobject’ als synoniemen van elkaar gebruikt.
Archivistisch beschrijven gebeurt traditioneel gezien na de overbrenging van de informatieobjecten naar een archiefinstelling. De archiefvormende instantie houdt alleen rekening met de behoeften voor eigen informatievoorziening en niet met eventueel toekomstig onderzoek. De context waarin de documenten worden gevormd is vaak impliciet aanwezig, maar voor gebruikers is het praktisch om deze context expliciet te hebben. Om dus de gebruikers hiermee te kunnen helpen, voorziet de archiefinstelling de documenten van een archivistische beschrijving.
Achteraf beschrijven wordt echter steeds meer als problematisch beschouwd, met name voor digitale informatieobjecten. Bearman stelt in zijn boek Archival Methods (1989) dat bij het achteraf beschrijven veel contextinformatie bij de archiefvormer zelf reeds verloren is gegaan. Hierdoor wordt het maken van een accurate beschrijving bemoeilijkt. Ook signaleert hij dat achteraf beschrijven zorgt voor een enorme werkachterstand, doordat documenten die reeds beschreven zijn anders beschreven dienen te worden wanneer deze naar een archiefinstelling worden overgebracht.
12 Definitie van ‘informatieobject’ https://wiki.nationaalarchief.nl/pagina/DUTO:Informatieobject. Geraadpleegd op 19-11-2017.
13 Definitie van ‘document’, volgens de Archiefterminologie (2003), https://archiefwiki.org/wiki/Document. Geraadpleegd op 03-03-2018.
9 De oplossing waar nu overeenstemming over is, is dat elementen benodigd voor een archivistische beschrijving (archivistische metadata) al bij de aanmaak van het document worden vastgelegd.14 Deze oplossing is door Bearman aangedragen. Hij is ervan overtuigd dat door het direct vastleggen van metadata voor onder andere het archivistische beheer, een accuratere representatie kan worden geproduceerd en efficiënter gebruik wordt gemaakt van reeds aanwezige informatie. Ondanks overeenstemming over deze oplossing, is er nog wel discussie over de vraag of metadata op zichzelf genoeg is voor een archivistische beschrijving, zoals Bearman voorstelt, of dat er nog extra context aan toegevoegd dient te worden.15 Aan deze discussie wordt in dit onderzoek alleen ingegaan om de uitgangspunten van de betreffende standaarden te kunnen begrijpen en niet verder, aangezien dit een onderzoek op zich zou zijn.
Bij het archivistisch beschrijven wordt reeds vanaf de verschijning van de Handleiding in 1898 het principe van het herkomstbeginsel gehanteerd, dat is onderverdeeld in twee aspecten: archieven met een verschillende afkomst worden niet vermengd (Respect des fonds) en de reeds aanwezige structuur wordt gehandhaafd (oorspronkelijke orde). Over het eerste punt is overeenstemming bereikt: archieven van verschillende vormers mogen niet met elkaar worden vermengd. Over het tweede subprincipe is overeenstemming dat het een belangrijk uitgangspunt is, maar over de invulling is daarentegen veel discussie.16 Aan deze problematiek wordt later in dit onderzoek uitgebreider aandacht besteed.
Tot zover de beschouwingen rondom de begrippen archivistisch beschrijven en document. In het nu volgende gedeelte zijn de deelvragen met de kernelementen kwaliteitsverbetering en Records in Contexts geformuleerd.
1.4.4 Deelvragen
In de eerste deelvraag zal worden onderzocht wat de kwaliteitscriteria zijn voor het archivistisch beschrijven. Hierbij staat het element ‘kwaliteitsverbetering’ centraal. Eerst wordt door middel van een literatuuranalyse de historische ontwikkeling van standaarden voor archivistisch beschrijven beschreven waarbij de redenen voor het ontwikkelen en het herzien van de standaarden centraal staan. Uit deze redenen wordt vervolgens afgeleid welke knelpunten en verwachtingen er zijn ten aanzien van een oplossing op internationaal niveau. Vervolgens zal er worden onderzocht welke verwachtingen er op nationaal niveau zijn voor een standaard voor archivistisch beschrijven. Daartoe zullen interviews worden gehouden. In totaal zijn er dertien instellingen benaderd voor de
14 Bearman 1992, p. 39.
15 Jingfang Niu, ‘Recordkeeping metadata and archival description: a revisit’, in: Archives and Manuscripts 41 (2013), 203-215. P. 204.
10 interviews, hetgeen tot interviews onder elf medewerkers van acht instellingen heeft geleid (zie bijlage 6). Deze instellingen zijn geselecteerd op basis van beschikbaarheid, en er is wel gelet op een diversiteit aan instellingen, zowel overheid als particulier. Dit onderzoek beoogt een verkenning te zijn van de gedachten die er leven en van behoeften die er zijn ten aanzien van archivistisch beschrijven. Om deze reden is ervoor gekozen om geen exacte afspiegeling van het Nederlandse instellingslandschap te maken. In de interviews zal worden gevraagd naar de situatie van de eigen beschrijvingspraktijk en welke knelpunten hier eventueel in worden ervaren. De internationale en nationale verwachtingen worden vervolgens vertaald naar kwaliteitscriteria waaraan RiC kan worden getoetst of deze standaard een kwaliteitsverbetering oplevert. Deze criteria zullen nader worden onderzocht in de tweede en derde deelvraag. Er kan alleen worden gesproken van een
kwaliteitsverbetering wanneer aan alle eisen wordt voldaan.
In de tweede deelvraag zal een antwoord worden geformuleerd op de vraag volgens welke principes Records in Contexts opgebouwd is en op welke manier dit terug te zien is in de opbouw en
vormgeving van de concept-standaard. Door middel van een analyse van literatuur die voornamelijk afkomstig is van leden van EGAD, dan wel van leden van voorgaande ICA-commissies voor
beschrijvingsstandaarden, zal een antwoord worden geformuleerd op deze deelvraag. Een analyse van de onderliggende principes in RiC is nodig om uiteindelijk te kunnen beoordelen of een nieuwe beschrijvingsstandaard en de uitvoering ervan voldoet aan de eerder geformuleerde
kwaliteitscriteria. Naast de literatuuranalyse zal voor deze deelvraag ook gebruik worden gemaakt van de reacties uit de in deelvraag 1 aangehaalde interviews, alsook de gepubliceerde reacties op RiC door KVAN, BRAIN en VVBAD gezamenlijk en InterPARES. Door de combinatie van literatuuranalyse en de reacties kan worden beoordeeld of RiC in de praktijk als een kwaliteitsverbetering voor het archivistisch beschrijven wordt gezien.
Met de laatste deelvraag zal worden onderzocht hoe RiC zich verhoudt tot het huidige standaardenlandschap voor archivistisch beschrijven in Nederland. Uit de probleemanalyse is gebleken dat kritiek met betrekking tot het niet voldoende kunnen beschrijven van digitale
informatieobjecten zich niet alleen op het ordeningsprincipe richt, maar ook op de inconsistenties in onder andere beschrijvingselementen van de huidige set ICA-standaarden. Wanneer
beschrijvingselementen uniform en met metadata die er toe doen worden gevuld, komt dit ten goede aan de kwaliteit van de beschrijving. Ook met betrekking tot deze problematiek zijn
kwaliteitscriteria geformuleerd en deze zullen in de derde deelvraag nader worden onderzocht. Dit zal door middel van een vergelijking van beschrijvingselementen uit RiC met die van geselecteerde andere standaarden worden gedaan. Deze vergelijking wordt aangevuld met de eerder genoemde reacties van InterPARES en die van KVAN, BRAIN en VVBAD en uit de interviews. De analyse van de
11 reacties maken een beoordeling mogelijk of de standaard als een kwaliteitsverbetering wordt gezien door de praktijk, of juist niet.
1.4.5 Selectiecriteria
In Nederland is een veelheid aan standaarden in gebruik die betrekking hebben op het structureren van de informatiehuishouding, het duurzaam beheren van informatie en het beschrijven ervan.17 Er zijn architectuurstandaarden, zoals NORA en OAIS, standaarden die de inrichting voor de
informatiehuishouding regelen, zoals ED3 en TDR en standaarden die de metadata van de
informatieobjecten regelen, zoals ISAD(G), ISO 23081 en TMLO en TMR.Deze standaarden hebben direct effect op archivistische beschrijvingen. Omdat de lijst met standaarden (zie bijlage 8) die in de praktijk gebruikt worden omvangrijk is, is het nodig om te selecteren. Voor de vergelijking tussen standaarden in de derde deelvraag zijn drie selectiecriteria geformuleerd.
Het eerste selectiecriterium is dat de standaarden een zelfde vorm hebben als RiC. Dit betekent dat de te vergelijken standaarden een set met metadata-elementen voorschrijven. Het voldoen aan dit criterium maakt dat een vergelijking op het niveau van het beschrijvingselement mogelijk wordt. Zo kan er uiteindelijk worden beoordeeld wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen RiC en de geselecteerde standaarden, en daarmee of RiC een verbetering oplevert of juist niet.
Het tweede selectiecriterium betreft het hanteren van een zelfde perspectief. Een perspectief dient het duurzaam beheer van informatieobjecten met behulp van een beschrijving te zijn. Door dit perspectief te hanteren, worden de standaarden voor architectuur en technische eisen uitgesloten. Dit betekent dat de vergelijking wordt gemaakt tussen standaarden die uiteindelijk hetzelfde doel hebben. Dit voorkomt dat er appels met peren worden vergeleken.
Het laatste selectiecriterium vereist dat de standaard nog steeds in gebruik is. Een vergelijking van standaarden die niet meer in gebruik zijn in de praktijk is naar mijn mening zinloos. Het is immers niet voor niets dat de standaard niet meer wordt gebruikt. Deze is dan reeds vervangen voor een andere standaard.
Aan de hand van bovengenoemde selectiecriteria wordt RiC vergeleken met de huidige set ICA-standaarden ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH, en met de Nederlandse ICA-standaarden TMR en TMLO. De vergelijking tussen RiC en de huidige set ICA-standaarden is voor dit onderzoek van belang, aangezien RiC mogelijk de opvolger wordt van deze set standaarden. Zowel RiC als de
ICA-standaarden streven hetzelfde doel na: de uitwisselbaarheid en raadpleegbaarheid van informatie vergroten. In de Nederlandse archiefpraktijk zijn met name ISAD(G) en ISAAR(CPF) gangbaar voor het
12 beschrijven van documenten.18 Dus de huidige set standaarden vormt een belangrijke basis om te kunnen analyseren of RiC een bijdrage kan leveren aan de Nederlandse beschrijvingspraktijk. De keuze voor TMR en TMLO komt voort uit het voorschrijven van een set metadata-elementen welke daarbij ook tot doel hebben de uitwisselbaarheid van informatie te vergroten. Bijkomende reden is het gebruik van deze standaarden die voor digitale informatieobjecten wordt gepropageerd. Uit een analyse van TMLO en TMR komt naar voren welke ideeën en praktische toepassingen voor de duurzame archivering van digitale informatieobjecten in Nederland worden toegepast.
1.5
Leeswijzer
Het beantwoorden van de vraag of RiC een kwaliteitsverbetering oplevert voor het archivistisch beschrijven van digitale documenten in de Nederlandse praktijk wordt gedaan aan de hand van drie deelvragen. In het eerste hoofdstuk wordt onderzocht wat de kwaliteitscriteria zijn voor het
archivistisch beschrijven. In het tweede hoofdstuk wordt vervolgens de concept-standaard RiC geanalyseerd aan de hand de principes en op welke manier deze zijn terug te zien in de opbouw en vormgeving van RiC. In het laatste hoofdstuk wordt onderzocht op welke manier RiC zich verhoudt tot geselecteerde standaarden uit de Nederlandse praktijk door de standaarden met elkaar te vergelijken op beschrijvingselement-niveau.
18 K. van der Heiden & I. Zandberg, Open toegang tot Archiefcollectie Nederland. Opgehaald van Archief2020.nl:
https://archief2020.nl/downloads/open-toegang-tot-archiefcollectie-nederland. p. 28-29. Hierna: Van der Heiden 2014.
13
Kwaliteitscriteria voor standaarden voor archivistisch beschrijven
In dit hoofdstuk zal door middel van een analyse van de redenen voor het opstellen en herzien van standaarden voor archivistisch beschrijven worden onderzocht wat de kwaliteitscriteria zijn voor het archivistisch beschrijven. Door middel van een literatuuranalyse van de ontwikkelingen rondom het opstellen en herzien van standaarden zijn de verwachtingen vanuit de discipline in kaart gebracht. En door middel van interviews met enkele instellingen zijn de verwachtingen uit de Nederlandse praktijk gedetecteerd.2.1
Standaarden
In dit onderzoek is het begrip standaard gebruikt zoals dit is geformuleerd door de International Organization for Standardization (ISO):
‘a document that provides requirements, specifications, guidelines or characteristics that can be used consistently to ensure that materials, products,
processes and services are fit for their purpose.’19
Een standaard is dus een set met voorschriften en afspraken voor een bepaald product. De standaard fungeert als een gezamenlijke taal, waardoor er beter samengewerkt kan worden, teneinde een bepaalde mate van kwaliteit van het betreffende product te kunnen behalen. Dit uitgangspunt geldt ook voor standaarden voor archivistisch beschrijven.
In het nu volgende gedeelte wordt de historische ontwikkeling van standaarden voor archivistisch beschrijven in Nederland uiteengezet. Daarbij wordt in belangrijke mate de basis gebruikt, die Thomassen heeft gelegd in zijn artikel ‘Van evenement naar structuur’ (1998).20
2.1.1 Voor 1813
Voor de Bataafs-Franse tijd waren de archiefvormende instanties zelf verantwoordelijk voor hun administratie, het archief was daarvan onderdeel. Het archief van een stad bijvoorbeeld, berustte bij die instantie zelf en zij droeg zelf de verantwoordelijkheid om dit goed op orde te hebben. Er was dus geen sprake van een scheiding tussen de administratie (registratuur) en het archief. Wat betreft het beschrijven en ordenen van de archiefstukken vormden de charters (oorkondes) de belangrijkste stukken. Deze werden op inhoud beschreven in cartularia (oorkondeboeken), zodat de
archiefstukken gemakkelijk vindbaar waren. De overige stukken werden vaak per bestanddeel
beschreven en geordend. Toen de Bataafse Republiek werd opgericht in 1795, werden alle bestaande
19http://www.iso.org/iso/home/standards.htm, geraadpleegd op 18-1-2017.
20 Theo Thomassen, ‘Van evenement naar structuur.’ In: F. C. Ketelaar, T. H. Thomassen, & P. J. Horsman, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (pp. XXI-LXXVIII). Hierna: Thomassen 1998.
14 besturen opgeheven, zij werden voortaan beschouwd als behorend tot het Ancien Regime: hun archieven werden in beslag genomen. De stukken kenden geen administratieve functie meer, omdat ze niet meer in gebruik waren voor de dagelijkse werkzaamheden. Wel hadden deze stukken nog een historische en een juridische waarde.21
2.1.2 1813-1900
In het 19e-eeuwse koninkrijk der Nederlanden werden archiefinstellingen opgericht om historisch onderzoek te faciliteren. Het achterliggende motief hiervoor was dat de overheid het idee van een nationale identiteit wilde creëren en versterken. Het hebben van een gezamenlijke geschiedenis kon dit bewerkstelligen. De archieven die in archiefinstellingen werden ondergebracht waren van bestuursvoorgangers van het toenmalige bestuur. Dit betrof niet alleen de archieven van het Ancien Regime, maar ook die van de Bataafs-Franse tijd. Deze afgesloten archieven werden door de
rechtsopvolgers van de opgeheven instellingen bewaard. Dit ‘oud-archief’, zoals Thomassen dit noemt, omvat dus alle archieven van de instellingen en personen die de functies vóór het huidige bestuur hadden uitgeoefend binnen een bepaald gebied.22
Voordat de archieven geschikt waren voor historisch onderzoek, moesten zij toegankelijk worden gemaakt voor onderzoek. De methode die hiervoor in gebruik was, werd het tijdrekenkundig schema genoemd. Deze methode werd gebaseerd op de behoeften van de toenmalige geschiedwetenschap (gericht op gebeurtenissen) en hulpwetenschappen, zoals oorkondeleer. De methode schreef tevens voor dat archiefstukken op vorm werden gesorteerd. Dit betekende dat charters bij charters werden ondergebracht, kaarten bij kaarten enzovoort. De stukken werden, met bijzondere aandacht voor de charters, per stuk beschreven. Vervolgens ordende de archivaris ze in een chronologische volgorde, een methode gebaseerd op de behoeften van de geschiedwetenschap waarin voornamelijk
onderzoek werd gedaan naar historische gebeurtenissen.
Langzaam verschoof de aandacht van de geschiedwetenschap en oorkondeleer van gebeurtenissen naar structuur.23 Dit had tot gevolg dat er wetenschappelijke kritiek kwam op zowel de gebruikte methode als de afbakening van het beschrijvingsobject. De chronologische ordening benam de mogelijkheid van de onderzoeker om onderzoek te doen naar de structuren van en tussen archiefvormers. Het was lastiger voor de onderzoeker om een overzicht van de inhoud van het
21 Thomassen 1998, p. XXI-XXV. 22 Thomassen 1998, p. XXVI en XLIX. 23 Thomassen 1998, p. LIII.
15 archief te verkrijgen.24 Door de nieuwe kijk op archieven was er een andere afbakening van het beschrijvingsobject nodig.
Ook werd de tot dan gangbare afbakening ‘oud archief’ problematisch bij archieven waarvan de vormer nog steeds actief was, omdat er steeds documenten bijkwamen, vaak ook nog in series van enkele jaren. Het werd door de onderzoekers steeds minder wenselijk geacht om deze series op te splitsen per jaar. Daarnaast stuitte de methode op steeds meer weerstand vanuit de archivarissen zelf, omdat een stuksgewijze ordening te bewerkelijk werd. Elke aanvulling maakte het register weer incompleet. Er moest dus een andere methode worden bedacht waarbij de documenten van één archiefvormer bij elkaar bleven en die tegelijkertijd ook bruikbaar was voor documenten in series. Naast de kritiek op de methode en de afbakening van het object, was er ook sprake van een groeiende wens onder de archivarissen voor standaardisatie, zodat het onderzoek vergemakkelijkt zou worden voor de gebruikers. Thomassen stelt dat hierdoor ‘ook diegenen die niet de gelegenheid hadden om de stukken zelf te raadplegen, […] in staat gesteld worden om niet alleen de inhoud te leren kennen, maar ook hun gezag en waarde te beoordelen’.25 Ook stelt een standaard bepaalde kwaliteitseisen, waarmee de archivarissen hun nut en professionaliteit konden bewijzen tegenover het departement.26 Standaardisatie was dus gewenst.
De onvrede onder archivarissen over de in gebruik zijnde methode en de wens tot standaardisatie van archivistisch beschrijven hebben uiteindelijk geleid tot de ontwikkeling van de ‘Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven’ uit 1898. De Handleiding biedt het hoofd aan de
problematiek zoals beschreven in voorgaande paragraaf, door andere uitgangspunten bij het beschrijven en ordenen van archieven te nemen. Deze uitgangspunten zullen worden geanalyseerd in de volgende paragraaf.
2.1.2.1 De Handleiding
Voor het beschrijven en ordenen van archieven zijn er in de Handleiding enkele vernieuwende concepten en regels geformuleerd. Het uitgangspunt voor het ordenen van een archief is niet langer alle documenten van één gemeenschap, maar het in beeld brengen van de relatie tussen de vormer en zijn archief. De overtuiging groeide, zowel bij de gebruiker als bij de archivaris, dat een archief de neerslag van handelen is, en dat hieruit de werkwijze van de archiefvormer kan worden afgeleid. Om deze werkwijze te kunnen herleiden is het zaak om de herkomst van het archief zoveel mogelijk te respecteren. Dit principe is beter bekend als respect des fonds (herkomstprincipe).
24 Thomassen 1998, p. LVII. 25 Thomassen 1998, p. XL. 26 Thomassen 1998, p. LXVII.
16 Het herkomstprincipe kan worden opgedeeld in twee subprincipes: het eerste is dat archieven van verschillende vormers niet met elkaar vermengd dienen te worden, omdat de herkomst iets zegt over de functie die het document speelde voor de archiefvormer zelf. Het tweede subprincipe is dat de oorspronkelijke ordening van het archief gehandhaafd dient te worden. Dit resulteert in een ordening die gebaseerd is op de organisatie van de archiefvormer. Hierbij wordt een systematische indeling gehanteerd, niet een chronologische, alfabetische of thematische, zoals daarvoor vaak gedaan werd. Later is deze methodiek aangeduid met de naam ‘klassieke inventaris’.
In honderd regels wordt in de Handleiding voorgeschreven hoe een archief systematisch (hiërarchisch) geordend en beschreven kan worden. Uitgangspunt hierbij is het beschrijven van afgesloten archieven. Dit zijn archieven die niet meer aangevuld worden, omdat de vormer er niet meer is.27 Hierbij worden echter geen specifieke beschrijvingselementen voorgeschreven waarvan geacht wordt dat deze in een beschrijving worden opgenomen. De beschrijving in de klassieke inventaris wordt vaak omschreven als een stuk vloeiend proza.28
2.1.3 1901-2000
2.1.3.1 Effecten van de Handleiding
De Handleiding heeft veel invloed gehad, zowel nationaal als internationaal. Waar de Handleiding in de begin periode op verzet stuitte, omdat men die niet wilde toepassen of omdat eerst het werk van voorgangers afgemaakt moest worden, is de Handleiding op nationaal niveau uitgegroeid tot een standaard, terwijl dit vooraf nooit is beoogd.29 Thomassen wijst drie oorzaken aan waarom de Handleiding uiteindelijk toch veel is toegepast en is uitgegroeid tot standaard.30 Ten eerste is het de vereniging van archivarissen geweest die veel aandacht heeft geschonken aan de toepassing van de regels. Ten tweede is de Handleiding op de Archiefschool uitgebreid behandeld, waardoor
archivarissen bekend raakten met de methodiek en de oude gewoonten vanzelf uitgefaseerd
werden. Ten slotte zijn de auteurs van de Handleiding ook erg actief geweest met het propaganderen van hun product binnen hun eigen instellingen. 31
Op internationaal niveau heeft de Handleiding ook veel bekendheid verworven. Volgens de Nederlandse archiefwetenschappers Peter Horsman en Eric Ketelaar is de Handleiding vrij snel internationaal opgemerkt vanwege de subprincipes herkomstbeginsel en oorspronkelijke orde.32
27 Horsman 1998, p. XCVIII. 28 Thomassen 1998, p. LXXII. 29 Thomassen 1998, p. LXXV. 30 Thomassen 1998, p. LXXV. 31 Thomassen 1998, P. LXXV. 32 Horsman 1998, p. XCVIII.
17 Daarom is de Handleiding vrij snel vertaald in verschillende talen en regelmatig gebruikt als
voorbeeld voor een eigen handleiding.33 2.1.3.2 Kritiek op de Handleiding
Ondanks het feit dat de Handleiding internationaal geaccepteerd is in de archiefprofessie, zijn er geleidelijk aan ook kritieken ontstaan, allereerst op de invulling van de oorspronkelijke orde. De traditionele kijk op dit concept stelt dat één document op één plaats in het geheel van alle documenten (fonds) past. De kritiek richt zich op deze zienswijze. Een document kan gemaakt en gebruikt worden voor één proces van de archiefvormer, maar vervolgens kan het document ook als basis dienen voor een proces dat daar op volgt. Het document kan dus meerdere functies hebben voor de archiefvormer. Door bijvoorbeeld alleen het document vast te leggen als onderdeel van het eerste proces gaat er een gedeelte van de gebruikscontext verloren. Dit is niet gewenst, omdat het herkomstprincipe juist voorschrijft dat de functies van het document voor de archiefvormer moeten worden gepreserveerd. De structuur waarin het document zich bevindt, is dus niet altijd en alleen hiërarchisch. De oorspronkelijke orde is dynamischer en kan dus niet worden gevat in de traditionele ‘starre mono-hiërarchische benadering’.34
In de jaren 1960 heeft de Australische archivaris Peter Scott een nieuwe ordeningsmethodiek
bedacht om de oorspronkelijke orde accurater te kunnen weergeven. Het voorstel van Scott is om de context van de documenten en de context van de vormer te scheiden. Door bijvoorbeeld het
document en de functie waarin het document is gevormd als entiteit te zien, kun je de relaties tussen deze twee entiteiten telkens opnieuw definiëren.35 Een serie documenten kan zo in een bepaalde periode met de ene functie worden gelinkt, en dezelfde serie kan in een andere periode aan de andere functie worden gerelateerd. Zo ontstaat er dus een geheel van relaties die de administratieve context van de documenten accurater kan weergeven. De methodiek is bekend geworden onder de term ‘Series System’ en is dus met name toe te passen op dynamische overheidsarchieven.
Ook nationaal is er kritiek geuit op de Handleiding. Deze kritiek is door Thomassen in zijn artikel ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van toegankelijkheid’ (2001) uiteengezet.36 Het
33 Ketelaar, 'Per tutti i paesi': de Handleiding buiten Nederland. In: P. Horsman, F. Ketelaar, & T. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (pp. XCIX-CVIII). p. CVII.
34 Yeo 2010, p. 93.
35 Yeo 2010, p. 93. Zie ook: C. Hurley, ‘The Australian ‘series’ system: An exposition’, in: The records continuum: Ian Maclean and Australian archives first fifty years, ed. S. McKemmish en M. Piggott, Clayton: Anchora Press (1994). Online raadpleegbaar via: https://www.descriptionguy.com/images/WEBSITE/the-australian-(Series)-system.pdf , geraadpleegd op 18-03-2018.
36 T. Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van toegankelijkheid’, in: Toegang. , p. Ontwikkeling in de ontsluiting van achieven, 2001, p. 13-43. Hierna: Thomassen 2001.
18 eerste kritiekpunt is dat de methodiek van de Handleiding te uitgebreid is om bij een groeiende toestroom aan papier werkbaar te blijven.37 Om te voorkomen dat de situatie niet meer werkbaar is, heeft de Nederlandse archivaris Formsma in 1973 vijf verplichte elementen geformuleerd voor een minimale beschrijving: redactionele vorm, inhoud, ontwikkelingsstadium, datum en uiterlijke vorm.38 Deze minimale set van beschrijvingselementen zorgt ervoor dat archieven sneller toegankelijk worden gemaakt, maar het zorgt er tevens voor dat de gebruiker meer zelf moet uitzoeken. De beschrijvingen zijn immers minder uitgebreid dan eerder het geval was, waardoor er langer en op andere manieren moest worden gezocht naar relevante informatie.
Ten tweede is de methodiek van de Handleiding in Nederland steeds minder als gebruiksvriendelijk geacht.39 Het uitgangspunt voor het ordenen is dat de reeds aanwezige orde gehanteerd blijft. Dit vraagt echter bepaalde voorkennis van de gebruiker, die er vaak nog niet is. Om gebruikers beter te kunnen bedienen zijn er vanaf de jaren 1980 onderzoeksgidsen gemaakt. Deze gidsen vormen een andere zoekingang, waarin overzichten van archieven met informatie over een bepaald onderwerp worden gegeven. Op deze manier wordt de gebruiker dus via een andere, meer gebruiksvriendelijke weg geleid naar eventueel relevante informatie.
Op de genoemde punten werd de Handleiding aangepast, maar door de opkomst van de
automatisering waren er andere maatregelen nodig. De opkomst van digitalisering en automatisering in de afgelopen veertig jaar heeft geleid tot (nog) hogere verwachtingen van gebruikers wat betreft de vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie, stelt Thomassen.40 Informatie is gemakkelijk beschikbaar te stellen door middel van internet en het is mogelijk om allerlei bevragingsmethoden aan te bieden die met elkaar te integreren zijn, zodat niet voor elk onderwerp een aparte inventaris of onderzoeksgids geraadpleegd hoeft te worden. Door technologische veranderingen is het mogelijk geworden om veel-op-veel relaties te leggen tussen allerlei informatie.41 Inventaris en indexen konden worden geïntegreerd, maar hiervoor was en is een heroriëntatie op de beschrijvingsmethode nodig, stelt Thomassen. Want door automatisering is duidelijk geworden dat er veel variatie zit in de mate waarin archivistisch beschreven wordt, zowel nationaal als internationaal. Deze
onregelmatigheden zijn problematisch in de gevallen dat archiefbestanden van één archiefvormer bij diverse archiefinstellingen zijn ondergebracht, denk hierbij bijvoorbeeld aan archieven van
voormalige koloniën, waarvan het archief deels bij de vroegere heerser ligt. Eerder is dit opgelost door kopieën te maken en deze te beschrijven en beschikbaar te stellen, zodat onderzoekers niet van
37 Thomassen 2001, p. 18.
38 Arina Overkleeft, De klassieke inventaris en de richtlijnen van ISAD(G), 2011. p. 13. 39 Thomassen 2001, p. 15.
40 Thomassen 2001, p. 20. 41 Thomassen 2001, p. 20.
19 de ene instelling naar de andere hoefden. Door automatisering zijn de kopieën niet meer nodig, aangezien de beschrijvingen op afstand raadpleegbaar zijn. De toegankelijkheid van informatie is daarmee gemakkelijker geworden, maar hierdoor kwamen tegelijkertijd de inconsistenties aan het licht. De verschillende beschrijvingspraktijken met verschillende termen voor bepaalde documenten en verschillen in de toegepaste beschrijvingselementen, zorgden ervoor dat informatie minder makkelijk vindbaar was. Wenselijk werd het om dezelfde elementen in een beschrijving op te nemen. Door beschrijvingen allemaal op één zelfde manier op te bouwen, weet de gebruiker waar hij aan toe is en kan hij makkelijker de relevante informatie vinden. Er hoeft minder rekening worden gehouden met variaties in het gebruik van vocabulaire en ordening per instelling. Ook hoeft de beschrijving niet aangepast te worden wanneer deze hergebruikt zou worden door een andere archiefinstelling. 42 2.1.3.3 Een nieuwe standaard: ISAD(G)
Om de variaties terug te dringen en zo de uitwisselbaarheid van beschrijvingen tussen
archiefinstellingen te verbeteren, is er in de jaren 1980 een initiatief gestart om een internationale beschrijvingsstandaard te ontwikkelen. Eerst is er door de ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards (ICA/DDS) getracht een conceptuele basis neer te leggen met de Statement of Principles Regarding Archival Description (kortweg: Principles). Hierna is overgegaan tot de daadwerkelijke ontwikkeling van de standaard, de General International Standard for Archival Description (ISAD(G)). Voordien was de heersende overtuiging dat elk archief een eigen unieke aard had en dat de
onderlinge verschillen moeilijk in een standaard konden worden verenigd. Elk land had zijn eigen regels, normen en praktijk die de archieven uniek maakte. Deze uniciteit moest zoveel mogelijk behouden blijven.43 Dit standpunt maakte dat het betrekkelijk lang heeft geduurd voordat een internationale beschrijvingsstandaard voor archieven werd ontwikkeld.
In de Principles wordt vermeld dat de standaard vanuit de archiefprofessie wordt geschreven. Dit heeft tot gevolg dat de standaard alleen van toepassing is op documenten die overgebracht zijn en ter bewaring liggen bij een archiefinstelling. De commissie onderkent wel dat archivistisch
beschrijven niet alleen binnen een archiefinstelling gebeurt, maar op elk moment van beheer van een document. Er is echter voor gekozen om alleen de definitief te bewaren informatieobjecten als uitgangspunt te nemen.44
Ook staat er in de Principles vermeld dat de standaard gebaseerd moet zijn op archivistische concepten, zoals respect des fonds.45 Dit betekent dat de twee subprincipes herkomstbeginsel en
42 H. Stibbe, ‘Standardising Description: The Experience of Using ISAD(G)’, in Janus 1998.1, p. 132-152. 43 Ketelaar 1998, p. CVIII.
44 Statement of Principles Regarding Archival Description, p. 10. Hierna: Principles. 45 Principles, p. 13.
20 oorspronkelijke orde worden gerespecteerd. De commissie geeft hierbij aan dat respect des fonds impliceert dat er een hiërarchische ordening wordt aangebracht in het archief. Deze ordening is dan ook doorgevoerd in de standaard.
Met ISAD(G) wordt de uitwisselbaarheid van archivistische beschrijvingen onder archiefinstellingen nagestreefd, zodat deze (inter)nationaal (her)gebruikt kunnen worden. Doordat er niet opnieuw beschreven hoeft te worden naar de maatstaven van de eigen instelling, blijft het werkbaar voor de archivaris. Ook zorgt minder variatie per instelling ervoor dat de raadpleegbaarheid van archieven voor gebruikers wordt vergroot.46 De gebruiker weet namelijk eerder waar hij/zij aan toe is met een bepaalde beschrijving.
ISAD(G) maakt in het beschrijvingsproces een onderscheid tussen ordenen en beschrijven, maar allebei vormen ze een wezenlijk onderdeel van de uiteindelijke representatie van het
informatieobject. De ordening dient, zoals genoemd, hiërarchisch te zijn, maar de manier waarop is niet strikt voorgeschreven. Het gevaar van een strikt voorgeschreven ordening is dat niet elk voorgeschreven ordeningsniveau aangetroffen wordt. Het risico hiervan is dat de standaard dan weinig gebruikt zou worden, waardoor het de functie van standaard verliest. Er is dus gekozen voor een flexibel inzetbare ordening, met daarbij een aantal regels, waardoor de inventarissen allemaal dezelfde informatie op een zelfde manier verstrekken. Deze regels luiden als volgt:
1. Beschrijven van algemeen naar bijzonder; 2. Gegevens relevant voor het beschrijvingsniveau; 3. Koppelen van beschrijvingen;
4. Niet herhalen van informatie.47
Voor de beschrijving van de documenten, zoals deze in een inventaris kan worden weergegeven, biedt de standaard wel strikte richtlijnen. Een beschrijving bestaat in de meest ideale vorm uit 26 elementen, ingedeeld in zeven categorieën. Er zijn zes beschrijvingselementen verplicht. In de onderstaande tabel (tabel 1) staat een overzicht van alle beschrijvingselementen uit ISAD(G) met de bijbehorende categorieën. Alle onderstreepte elementen zijn als verplicht aangemerkt.
Categorie Beschrijvingselementen
Identificatie Referentie
Titel Datering
Beschrijvingsniveau
Omvang en medium van de beschrijvingseenheid
46 ISAD(G), p. 7. 47 ISAD(G), p. 10.
21
Context Naam van de archiefvormer
Institutionele geschiedenis Geschiedenis van het archief Verwerving
Inhoud en structuur Bereik en inhoud
Selectie Aanvullingen Ordening
Voorwaarden voor raadpleging en gebruik Voorwaarden voor raadpleging Voorwaarden voor reproductie Taal en schrift
Fysieke kenmerken en vereisten Toegangen
Verwant materiaal Bestaan en bewaarplaats van originelen Bestaan en bewaarplaats van kopieën Verwante beschrijvingseenheden Publicaties
Aantekeningen Aantekening
Beschrijvingsbeheer Verantwoording
Regels of afspraken
Datering van de beschrijvingen
Tabel 1 Overzicht van categorieën met bijbehorende beschrijvingselementen uit ISAD(G).48
Uit deze tabel blijkt dat een archivistische beschrijving uit vele elementen en dimensies bestaat. Al deze elementen zeggen iets over het document, het archief als geheel en hoe het tot stand is gekomen. Een beschrijving is dus niet alleen een weergave van de inhoud, maar uiteindelijk vormen al die inhoudelijke beschrijvingen het geheel waarin het document geïnterpreteerd kan worden. ISAD(G) is een veel toegepaste standaard binnen de nationale en internationale archiefwereld. Deze standaard is de eerste standaard in een set van vier, maar de overige standaarden kennen minder toepassing. De overige standaarden zijn de International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF)) voor de archiefvormers, de International Standard for Describing Functions (ISDF) voor de functies en werkprocessen waarin de documenten gevormd zijn en International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH)
22 voor de instellingen die de documenten beheren. ISAD(G) en ISAAR(CPF) worden internationaal het meest toegepast, dit geldt ook voor Nederland. ISDF en ISDIAH genieten veel minder bekendheid en toepassing, ook in Nederland: deze standaarden worden minder relevant geacht door de
Nederlandse archiefinstellingen.49 2.1.3.4 Kritiek op de ICA-standaarden
De Handleiding is niet de enige standaard die kritiek te verduren heeft gekregen. Ook de ICA standaarden zijn veel bekritiseerd. De kritieken op de gehele set ICA-standaarden zijn reeds kort besproken in de inleiding van deze thesis, aangezien deze kritieken hebben geleid tot de
ontwikkeling van RiC. In het nu volgende gedeelte zullen deze kritiekpunten een nadere onderbouwing krijgen.
Het eerste punt van kritiek is dat ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH niet voldoende eenduidig aansluiten op ISAD(G). Zo verschillen de definities van gebruikte termen en beschrijvingselementen onderling van elkaar. Een voorbeeld hiervan is de invulling van de term function. In ISDF wordt het begrip als volgt omschreven:
‘Any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business
processes, activities, tasks or transactions.50
Een functie kan dus een doel of taak van de organisatie zijn, maar deze kan vervolgens ook onderverdeeld worden in werkprocessen, activiteiten en taken. Dit maakt dat dit begrip niet eenduidig kan worden toegepast, omdat er meerdere eigen invullingen mogelijk zijn. Maar voor de uitwisselbaarheid is het juist van belang dat iedereen hetzelfde handelt. Wanneer een element voor meerdere interpretaties vatbaar is, dan is er sprake van variaties tussen de instellingen en dan wordt het doel van de standaard niet verwezenlijkt.
Het tweede punt is de multilevel ordening (hiërarchisch). Door de CBPS en de EGAD wordt de hiërarchische ordening minder geschikt geacht voor digital born documenten. Deze documenten zitten vaak in nog complexere structuren en behoeven een andere manier van beheers- en contextinformatie vastleggen dan reguliere analoge documenten. De beschrijvingsmethode dient flexibeler te worden gemaakt om ook andere structuren te accommoderen. De flexibiliteit is, volgens Yeo te vinden een relationele beschrijvingsmethode.51
49 Van der Heiden 2014, p. 29.
50 ICA, International Standard for Describing Functions, p. 10.
23 Dit tweede kritiekpunt wordt bij zes van de geïnterviewde instellingen bevestigd.52 De medewerkers geven aan dat de voorgeschreven ordening niet altijd aansluit bij de reeds aanwezige orde, of dat de hiërarchie lastig toepasbaar is bij digitale informatieobjecten. De archiefvormer zit vaak complexer in elkaar door bijvoorbeeld veel rechtsvoorgangers die andere ordeningen hebben gehanteerd.
Bezwaren van de geïnterviewden zijn dat er een oneigenlijke ordening wordt opgelegd, of dat de toegankelijkheid voor de gebruiker minder wordt. De archivaris van het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) merkt bijvoorbeeld op dat een hiërarchische ordening niet altijd ten goede komt aan de toegankelijkheid van het archief. Dit komt, volgens hem doordat deze manier van structurering niet altijd recht doet aan de structuur van de archiefvormende instantie.53
Een derde kritiekpunt betreft het achteraf beschrijven en de problematiek daarvan. Dit punt wordt niet genoemd door de CBPS en de EGAD, maar blijkt vooral uit de literatuuranalyse. Achteraf beschrijven komt voort uit het traditionele raamwerk, het Lifecycle model (LC-model), waarbij het document drie levensstadia kent. Het eerste stadium is de creatie of de ontvangst, het tweede stadium is het beheer en gebruik, en het laatste stadium is de beslissing om te verwijderen of om permanent te bewaren. Pas in het laatste stadium wordt het document bij bewaring overgebracht naar de archiefinstelling en wordt er een archivistische beschrijving toegekend. Bearman stelt dat het achteraf beschrijven in een analoge wereld de enige mogelijkheid is.54 Voordeel hiervan, volgens Bearman, is dat papier een blijvend medium is: alles wat op een bijbehorende map of op het
document zelf geschreven wordt, blijft bewaard. Uiteindelijk is er nog een archivistische beschrijving te maken, maar veel benodigde informatie om het document te kunnen interpreteren in de
ontstaanscontext, is desondanks verloren gegaan.
Om beter te kunnen begrijpen hoe digitale informatieobjecten zich bewegen in tijd en ruimte, is er een nieuw conceptueel model ontwikkeld, het Records Continuum Model (RC-model). Een nieuw model was nodig, aangezien het LC-model te veel knelde ten opzichte van de werkelijkheid. De Australische archiefwetenschapper Frank Upward heeft als eerste over het RC-model gepubliceerd.55 Volgens dit model kent een informatieobject constant gebruik in verschillende contexten en
verschillende tijden. Alle benodigde metadata kan bij creatie worden vastgelegd en hergebruikt. Hiervoor is het nodig dat de metadata vanaf het begin goed wordt beheerd, maar dit blijkt in de praktijk lastig. Digitale metadata is namelijk erg vluchtig van aard. Wanneer de digitale metadata van
52 Zie de interviews van HUA, AGV, KDC, IISG, NIOD en EH. 53 Interview KDC.
54 Bearman, Archival Methods, hoofdstuk 4. Online raadpleegbaar via:
http://www.archimuse.com/publishing/archival_methods/. Geraadpleegd op 24-02-2018.
55 Frank Upward, ‘Structuring the records continuum – part one: postcustodial principles and properties’. In: Archives & Manuscripts. 24 (2): 268–285.
24 het ene naar het andere systeem wordt gemigreerd, komt niet altijd alle data mee. Achteraf
beschrijven wordt dus lastig als niet alle metadata goed is beheerd. Het is ook overbodig als er reeds metadata beschikbaar is die een goede representatie van de inhoud van het stuk zouden kunnen geven. Achteraf beschrijven is dan allemaal extra werk en is dus niet meer gewenst, en voor digitale documenten zelfs overbodig.56
Zoals blijkt uit het voorgaande is in de huidige set ICA-standaarden het gedachtegoed geïncorporeerd dat het meest overheersend was. Centraal staat de uitwisselbaarheid van beschrijvingen. Dit leidt voor de archivaris tot een efficiëntere werkwijze en voor de gebruiker tot een verbeterde
toegankelijkheid. Problemen met deze set zijn ontstaan doordat deze onvoldoende bruikbaar is voor digitale informatieobjecten: die vragen een andere manier van beheer. Hiervoor is een heroriëntatie op de huidige standaarden nodig.
2.1.4 Na 2000
2.1.4.1 Andere standaarden
Naast de internationale standaarden voor archivistisch beschrijven, zijn er in Nederland vanaf de jaren 1990 standaarden ontwikkeld die raakvlak hebben met of effect hebben op het archivistisch beschrijven in de Nederlandse praktijk. Vanaf de jaren 1990 heeft de digitale ontwikkeling een vlucht genomen. Hierdoor is informatie-uitwisseling met de rest van de wereld vergemakkelijkt. Om de uitwisseling van informatie goed te laten verlopen, zijn er allerlei standaarden, bijvoorbeeld voor systeemeisen, noodzakelijk geworden. De digitale ontwikkeling heeft gezorgd voor een groei in de ontwikkeling van standaarden om die ontwikkeling in goede banen te leiden.
De eerste standaard komt voort uit het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT). Dit project was bedoeld om de selectie en ontsluiting van overheidsinformatie te versnellen. In 1995 is de termijn voor het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefinstelling verkort van 50 jaar naar 20 jaar. Dit leverde veel werkachterstanden op en om deze in te kunnen perken was het nodig om snel te kunnen selecteren welke informatie bewaard moest blijven.
De methode heeft als uitgangspunt het op hoofdlijnen kunnen reconstrueren van het handelen van de overheid. Hiertoe zijn er in deze methodiek een aantal beleidsterreinen met verschillende actoren die allerlei handelingen verrichten geformuleerd. De handeling staat in PIVOT centraal en door middel van een Methode Institutioneel Onderzoek (MIO) wordt deze handeling en alle documenten die daar bij zouden moeten horen, in beeld gebracht. Het resultaat van de MIO is een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO). De samenvatting van de RIO is het Basis Selectie Document (BSD),
25 waarin per handeling aangegeven wordt welke documenten bewaard moeten blijven en welke niet. De waarde wordt met PIVOT toegekend aan de handeling en niet, zoals vanouds, aan het
document.57
Deze methodiek heeft veel kritiek gekregen. Het eerste kritiekpunt is dat PIVOT niet genoeg rekening zou houden met de culturele waarde van archiefbescheiden, ten tweede zijn niet alle handelingen gebonden aan wet- en regelgeving en ten derde laten niet alle handelingen neerslag na.58 Deze methodiek heeft veel effect gehad op het beschrijven van archieven in Nederland, omdat het uitgangspunt van beschrijven veranderde. In de klassieke inventaris was de archiefvormer bepalend voor de ordening, maar met de PIVOT-methodiek zijn de handelingen het uitgangspunt voor
beschrijven.59 Dit heeft tot gevolg dat bijvoorbeeld stukken van één archiefvormer over meerdere beleidsterreinen verspreid kunnen raken. Daarmee gaat de methodiek in tegen het archivistische principe van het herkomstbeginsel waarbij alle documenten van één archiefvormer bij elkaar gehouden worden en niet vermengd worden met documenten van andere vormers.
PIVOT heeft een groot effect gehad op de manier waarop archivistische beschrijvingen gemaakt konden worden, doordat de beschrijving niet afhangt van het document, maar van de handeling waarin het document wordt gevormd. Inmiddels is de PIVOT-selectiemethode als gevolg van alle kritiek verlaten, en is er gezocht naar andere methoden om documenten te selecteren waarbij de waarde weer bij het document ligt en niet bij de handeling.
In 2009 is de Richtlijn Metagegevens Overheid (RMO) gepubliceerd, als de Nederlandse uitwerking van de internationale standaard ISO 23081. Deze standaard formuleert vereisten voor het adequaat creëren, vastleggen en beheren van informatieobjecten, zodat documenten toegankelijk en
betrouwbaar zijn en blijven. Deze richtlijn is ontwikkeld als onderdeel van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA), waarmee samenhang en samenwerking binnen de elektronische overheid wordt beoogd.60 De RMO erkent dat alle metadata bij creatie vastgelegd dient te worden. Hieruit blijkt dat deze standaard de Records Continuum-gedachte aanhangt. De RMO schrijft vijf entiteiten voor waaraan informatie kan worden gekoppeld: Record, Actor, Activiteit, Mandaat en
57 I. Koch, ‘Draaipunt en dynamiek: de methode van institutioneel onderzoek in dynamische archieven’, in Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (pp. 153-179). 's-Gravenhage: Stichting
Archiefpublicaties. p. 153-155.
58 P. Drossens, Het Nederlandse verleden geherwaardeerd, 2008. P.29. Online raadpleegbaar via:
https://www.vvbad.be/meta/bag-nummer-20084/het-nederlandse-verleden-geherwaardeerd . Geraadpleegd op 23-01-2018.
59 H. de Valk, ‘Sociale Voorzieningen, 1940-1996: notities bij een PIVOT-inventaris*’, in: Toegang.
Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (pp. 180-193). 's-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties. p. 181.
26 Relaties. Daarnaast schrijft de richtlijn 21 metagegevenselementen voor die per entiteit verschillend kunnen worden toegepast. In deze elementen wordt onderscheid gemaakt tussen verplichte en niet verplichte elementen. Per overheidsorganisatie dient de RMO een eigen toepassingsprofiel met aanvullende specifieke elementen te krijgen. Deze uitwerking is er voor lokale overheden gekomen in de vorm van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) en voor het Rijk in de vorm van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijk (TMR). Beide standaarden hebben
overheidsinformatie als perspectief, ongeacht welke instelling deze informatie beheerd. Er wordt in deze profielen dus geen onderscheid gemaakt tussen de administratie/registratuur van de
archiefvormer zelf en de archiefinstelling.
Waar de RMO vijf entiteiten voorschrijft, is er bij de toepassingsprofielen gekozen om één entiteit te beschrijven, namelijk Record. De entiteiten Actor en Activiteit worden alleen gebruikt voor
contextinformatie. Ook wordt er op de hoger gelegen niveaus binnen de ordeningsstructuur bepaalde overkoepelende metadata vastgelegd voor alle documenten binnen dat niveau. ISAD(G) kent een soortgelijke regel waarbij informatie op een hogere aggregatie niet herhaald mag worden op de lagere aggregaties.
De eerdere oplossingsrichting voor de genoemde kritieken op de set ICA-standaarden betrof ook het beschrijven van entiteiten en deze aan elkaar koppelen door middel van binaire relaties. Deze toepassingsprofielen voor overheidsinformatie in het algemeen geven reeds invulling aan dit idee. Dit maakt het mogelijk om reeds bij creatie archivistische metadata vast te leggen en dat is wat gewenst wordt door de wetenschap en de praktijk.
2.2
Conclusie
In dit hoofdstuk is aan de hand van een analyse van de verschillende beschrijvingsstandaarden onderzocht aan welke kwaliteitseisen archivistisch beschrijven zou moeten voldoen. Eerst zijn door middel van een analyse van de historische ontwikkeling van standaarden voor archivistisch
beschrijven, de motieven voor het veranderen van deze standaarden achterhaald. Deze motieven worden hier nog eens kort per tijdvak op een rijtje gezet en vervolgens worden deze omgezet naar kwaliteitseisen voor een nieuwe standaard voor archivistisch beschrijven.
In het eerste tijdvak 1813-1900 wordt het beschrijven van archieven gedaan volgens de principes van de geschiedwetenschap en de oorkondeleer. De gebruikte methode voor het beschrijven werd het tijdrekenkundig schema genoemd. De stukken werden per stuk per stuk beschreven, gesorteerd op vorm en vervolgens chronologisch geordend. Hierbij werd geen onderscheid gemaakt tussen verschillende vormers: alle vormers waren immers in een bepaalde mate voorgangers van het huidige bestuur.
27 Eind 19e eeuw was een heroriëntatie op de methodiek nodig, vanwege de toename van het aantal documenten. Naast het feit dat de methodiek te bewerkelijk werd bevonden, werd het vermengen van archieven van de het huidige bestuur met de voorgangers als niet meer wenselijk geacht. De gebruikte methodiek ging wringen met de werkelijkheid en een nieuwe afbakening van het
beschrijvingsobject was dus nodig. Ook groeide de wens voor standaardisatie onder archivarissen in deze tijd, omdat een uniforme manier van beschrijven de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie zou vergroten. De motieven om een standaard te ontwikkelen waren onder andere dat de gebruikte methodiek de werkelijkheid niet meer goed weergaf en dat de methodiek niet meer werkbaarheid was door een grote toevloed van papier.
Met de publicatie in 1898 van Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven ging de wens voor standaardisatie in vervulling en werd een nieuwe afbakening van het beschrijvingsobject gearticuleerd. Een archief was niet langer het geheel van documenten van alle voorgangers van het huidige bestuur, maar het geheel van documenten van één archiefvormer. Hierbij werden twee principes gearticuleerd die nu nog steeds als basis fungeren voor het archivistisch beschrijven: het niet vermengen van documenten van verschillende vormers en handhaving van de oorspronkelijke ordening aangebracht door de archiefvormer. Deze ordening impliceerde in de praktijk een systematische, hiërarchische ordening, want op die manier waren de archiefvormers vaak georganiseerd.
Vanaf de jaren 1950 kwam er meer serieuze kritiek op de Handleiding, met name op de uitgebreide beschrijvingen die met deze methode vervaardigd werden. Dit heeft geleid tot een reductie van vijf elementen waaraan een beschrijving minimaal moest voldoen. Aanleiding voor deze verandering was ook weer de groeiende toestroom van documenten. Internationaal gezien kwam het oorspronkelijke ordeningsprincipe steeds meer onder vuur te liggen. De oorspronkelijke orde is namelijk niet altijd één ordening die ook niet altijd door één archiefvormer is aangelegd. Langzaam begon de overtuiging te groeien dat het principe een andere invulling moest krijgen. De hiërarchische structurering kwam niet meer overeen met de werkelijke structuren die werden aangetroffen. Ook voor dit tijdvak zijn werkbaarheid en de knelling met de werkelijkheid motieven om standaarden aan te passen of nieuw te ontwikkelen.
In de jaren 1980 was er sprake van technologische ontwikkeling, waardoor archiefinventarissen digitaal beschikbaar en raadpleegbaar werden. Dit had tot gevolg dat inconsistenties in
beschrijvingspraktijk werden blootgelegd. Om dit te kunnen uniformeren en de uitwisselbaarheid van informatie tussen archiefinstellingen wereldwijd te vergroten en om de vindbaarheid en
