Na de publicatie van het concept in september 2016 is er een reactietermijn ingegaan om de EGAD te voorzien van feedback die tot eind januari 2017 heeft geduurd. Op moment van schrijven van deze scriptie waren twee reacties gepubliceerd: één uit het Nederlands taalgebied van KVAN, BRAIN en VVBAD gezamenlijk en één van InterPARES.83 Later is door de EGAD in een email bekend gemaakt welke instanties en personen hebben gereageerd, maar deze reacties zijn niet gepubliceerd. Van beide commentaren wordt hieronder een korte samenvatting gegeven. Naast deze commentaren is er in interviews ook gevraagd naar een reactie op RiC. De uitwerkingen van deze interviews zijn opgenomen in bijlage 7. De resultaten van hiervan zullen hier ook besproken worden.
3.5.1.1 KVAN, BRAIN en VVBAD
De Nederlandstalige commentaargroep verzorgt de reactie voor het Nederlands taalgebied, dit betekent dat er door zowel professionals uit Nederland als België commentaar gegeven wordt. De groep is geïnitieerd vanuit de Belgische vereniging VVBAD en de Nederlandse verenigingen BRAIN en KVAN. Hier kon men zich vrijwillig voor aanmelden. De aanmeldingen zijn voornamelijk afkomstig van medewerkers van archiefinstellingen en archiefbureaus. Na aanlevering van individuele reacties, is de groep uit Nederland bij elkaar gekomen om de teneur van het reactie te bepalen en nader toe te lichten. Later is er voor de groep uit België hetzelfde gedaan. Deze twee reacties zijn
samengesmolten tot één commentaar.
82 Presentatie, slide 45.
83Commentaar VVBAD, BRAIN en KVAN via Nieuwsberichten; bericht van 23 januari 2017. http://www.archiefbrain.nl/. Hierna: Commentaargroep.
Commentaar InterPARES Trust via https://interparestrust.com/2016/12/11/interpares-trust-responds-to-egad- ric/ . Hierna: Commentaar InterPARES.
38 De strekking van het commentaar is dat RiC nog niet voldoende is uitgekristalliseerd. Een groot punt van kritiek van deze groep heeft betrekking op het onvoldoende definiëren van de kernbegrippen. Volgens de commentaargroep heeft de EGAD de definities ook niet altijd scherp gehad. Sommige entiteiten zouden volgens de commentaargroep ook een eigenschap kunnen zijn. Voorbeelden die genoemd zijn, zijn de entiteiten Occupation en Activity. Deze zouden net zo goed een property van een entiteit kunnen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een organisatie (Agent) die een bepaalde activiteit uitvoert. Dan is de Agent de entiteit en de activiteit is dan een property daarvan. Daarnaast vindt de commentaargroep dat keuzes onvoldoende beargumenteerd zijn en de voorbeelden getuigen van old school denken. Hiermee wordt bedoeld dat de traditionele manier van beschrijven (achteraf beschrijven en focus op analoge documenten) nog te veel in RiC doorklinkt. Hieruit is te constateren dat de scheiding tussen records managers en archivarissen nog bestaat in RiC, en dat daarmee het Records Continuum niet wordt verstevigd. Daar komt nog bij dat het model erg omvangrijk is. De grootste aanbeveling die de groep doet, is om een verplichte set elementen in te voeren, om een werkbare situatie te houden.
3.5.1.2 InterPARES
Het Nederlandse commentaar is echter nog mild in vergelijking met het commentaar van InterPARES. Deze organisatie is een international en multidisciplinair programma dat zich bezighoudt met
kwesties rondom digitale documenten.84 Zij missen een overzicht van elementen in RiC die
voortkomen uit één van de bestaande standaarden en ook de definities van de kernbegrippen vinden zij niet duidelijk. Daarnaast hekelt de organisatie de transparantie van het ontwikkelingsproces en stellen ze een nieuwe entiteit ‘Archivist’ voor. Ten slotte vinden zij dat de onderbouwing voor de keuzes die gemaakt zijn om tot dit concept te komen ontbreekt. Ze komen tot de conclusie dat het model erg zwak is en ze adviseren de EGAD om terug te gaan naar de tekentafel.85
3.5.1.3 Interviews
Uit de interviews blijkt dat eigenlijk alle geïnterviewde instellingen enthousiast zijn over de multidimensionale ordening volgens het ER-model. De meeste van de geïnterviewde instellingen geven aan dat het ten goede zal komen aan de toegankelijkheid voor gebruikers, omdat andere manieren van zoeken mogelijk worden.
Verder is er alleen door Het Utrechts Archief ingegaan op de concepten achter RiC. Zij merken op dat RiC de Records Continuum-gedachte volgt, waarbij vanaf de creatie van het informatieobject reeds archivistische metadata wordt vastgelegd. Echter zijn zij van mening dat deze gedachte nog lastig door te voeren zal zijn in de praktijk, aangezien de scheiding tussen de administratie en het archief
84 Meer over InterPARES Trust via: https://interparestrust.com/about/ 85 Commentaar InterPARES, §4.
39 hier nog erg scherp wordt gesteld. Deze scheiding zou volgens hen opgeheven kunnen worden wanneer er voor de standaard samenwerking wordt gezocht met systeemarchitecten, zodat de standaard in systemen wordt ingebakken waardoor samenwerking mogelijk wordt zonder al te veel moeite.
3.5.1.4 Reflectie
Naar mijn mening is het commentaar van InterPARES te kort door de bocht: ze gaan met name in op het ontwikkelingsproces en de werkwijze van EGAD. Over de loop van de ontwikkelingsfase kan ik persoonlijk weinig zeggen. Echter is het ontwikkelingstraject van RiC wel de reden dat de EGAD wordt geadviseerd om opnieuw te beginnen. De EGAD heeft niet fundamenteel genoeg nagedacht over RiC, stelt InterPARES. Mijn indruk is echter dat EGAD wel degelijk hierover heeft nagedacht, maar dat ze ook gebonden zijn aan hun opdracht van de ICA. Deze stelt namelijk een samensmelting van de huidige standaarden voorop. Dit heeft tot gevolg gehad dat de EGAD niet zoveel speelruimte had om met een schone lei te beginnen. Een andere reden voor de kritiek van InterPARES is wellicht gebaseerd op dat dit programma veel onderzoek doet naar het beheer van digitale
informatieobjecten, maar dat de resultaten hiervan niet of nauwelijks door EGAD in RiC zijn meegenomen.
De kwestie dat definities van kernbegrippen niet goed zijn uitgewerkt, komt in beide commentaren voor. Mijns inziens is dit terecht. Er wordt in RiC alleen aandacht besteed aan het definiëren van de entiteiten, eigenschappen en relaties. De begrippen zelf worden niet nader toegelicht, terwijl dit toch het fundament is van het model.
3.6 Conclusie
In dit hoofdstuk is onderzocht volgens welke principes Records in Contexts is opgebouwd en op welke manier dit naar voren komt in de vorm. Daartoe zijn eerst de achterliggende concepten geanalyseerd en daarna de werkwijze van RiC, zodat de vorm waarin deze principes zijn gegoten kon worden achterhaald.
Er kan worden geconcludeerd dat er aanwijzingen zijn dat de conceptstandaard is opgebouwd volgens het Records Continuum-model. Er dient echter wel bij opgemerkt te worden dat dit
gedachtegoed niet volledig is doorgevoerd. In de toelichting op de standaard is het opvallend dat er wordt gestreefd naar meer samenwerking met de administratie van de archiefvormer zelf en dat dit zelfs nodig is om efficiënter archivistische beschrijvingen te kunnen maken. Toch is de standaard nu opgesteld vanuit een archivistisch perspectief, maar om tot een efficiëntere samenwerking met derden te komen is het ook nodig om deze derden bij de ontwikkeling van de standaard te
40 ieder geval records managers kunnen worden gevraagd. Het achterwege laten van in ieder geval deze twee visies, zorgt ervoor dat de scheiding in stand wordt gehouden, die er in het Records Continuum juist niet meer hoeft te zijn.
Verder worden in RiC de reeds bestaande en breed gedragen archivistische principes voortgezet. De gewenste andere invulling voor oorspronkelijke orde wordt ook door de EGAD gesignaleerd. De EGAD heeft er dan ook voor gekozen om deze andere invulling te doen volgens het ER-model. Er zijn een aantal entiteiten geformuleerd die elk eigen specifieke eigenschappen hebben waardoor ze nader kunnen worden beschreven. Vervolgens kunnen deze entiteiten met elkaar in verband worden gebracht door middel van binaire relaties. Deze opbouw is precies volgens het principe van ER. Op grond van de in het eerste hoofdstuk geformuleerde kwaliteitseisen zou een nieuwe standaard moeten voldoen aan het algemeen aanvaarde Records Continuum-model en aan structurering van de informatie volgens het Entity-Relationship model. Er kan worden geconcludeerd dat RiC aan alleen de laatste conceptuele kwaliteitseis voldoet. De eerste eis (Records Continuum) is in gedachte wel aanwezig, maar komt niet in de uitvoering van de standaard naar voren.
De opdracht aan de EGAD was om een solide conceptueel model te formuleren voor het archivistisch beschrijven. Wat betreft de concepten en de verantwoording de die EGAD over keuzes aflegt, is RiC voor dit gedeelte onvoldoende onderbouwd om als conceptuele basis te fungeren. Door het ontbreken van de onderbouwing, is het mogelijk dat er verschillende interpretaties van concepten komen. Een standaard heeft juist tot doel om één gemeenschappelijke taal te vormen. Dit is op dit moment op basis van de concepten niet mogelijk. Om echter RiC volledig te kunnen beoordelen en daarmee of de EGAD is geslaagd om een solide conceptueel model neer te zetten, is het ook nodig om het model op het niveau van beschrijvingselementen in detail te analyseren. Dit wordt in het volgende hoofdstuk gedaan.
41
Vergelijking RiC met ICA-standaarden en de toepassingsprofielen
TMLO en TMR
4.1 Inleiding
In dit hoofdstuk staat centraal hoe RiC zich verhoudt tot het Nederlandse standaardenlandschap voor archivistisch beschrijven. In voorgaande hoofdstukken is reeds toegelicht op welke manier in het standaardenlandschap is geselecteerd, deze criteria leidden tot een vergelijking tussen RiC en de huidige set ICA-standaarden en TMLO en TMR. Er is een vergelijking op het niveau van
beschrijvingselement nodig om te kunnen concluderen of RiC een kwaliteitsverbetering oplevert voor de laatste twee criteria: zo min mogelijk ruimte voor variatie en interpretatie, en werkbaarheid. Een dergelijke vergelijking maakt inzichtelijk wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen RiC en de geselecteerde standaarden. De verschillen en overeenkomsten worden geanalyseerd aan de hand van voorbeelden, die willekeurig zijn gekozen. De visie van de Nederlandse commentaargroep en InterPARES, en de gehouden interviews worden in deze analyse verwerkt.