Resultaten van interviews: afhandeling van procedure

Vinden er instructies plaats met betrekking tot behandeling VTO (4)

De respondenten is gevraagd of zij instructies krijgen bij het verwerken van de VTO.

Ja nee

5 = 42% 7 = 68%

Het MT van de Vliegbasis Leeuwarden bespreekt de VTO 3 a 4 keer in verschillende fases. Aan PCOOD zijde wordt de VTO via mail doorgestuurd in de lijn met het verzoek de mogelijkheden van het gevraagde in de VTO, in kaart te brengen. Daarbij wordt de VTO voornamelijk in het reguliere PCOOD-overleg besproken. Aan PCO-zijde wordt de VTO vertaald naar een Squadron Taakopdracht, en ook in het reguliere overleg besproken. De Squadron Taakopdracht aan PCO-zijde wordt kritisch gewaardeerd. Het geeft meer zekerheid en accuraatheid over de uit te voeren opdrachten en werkzaamheden, aan de andere kant wordt op het gevaar van een papieren tijger gewezen en zou de Squadron Taakopdracht meer specifiek mogen. Bij het Hoofd Staf P&O en bij C-Staf worden de VTO

intern besproken met eigen achterban, waarbij dit meestal in het reguliere overleg wordt meegenomen. In enkele gevallen wordt er een specifiek project van gemaakt, waarbij het onderwerp en complexiteit bepalend zijn.

Bestaat er een instructie (4)

Ja nee

2 = 16% 10 = 84%

Voor de behandeling van de VTO bestaat geen uniforme instructie, elke functionaris die de VTO verder uitzet doet zoals is besproken in het ‘naasthogere’ overleg. Hiermee bestaat het risico dat verschillende functionarissen verschillend met de behandeling van de DTO omgaan. Met betrekking tot het opstellen van de begrotingen worden er wel door zorg van Bureau Management Control instructies gegeven.

Het belang van taken en opdrachten (4,5 en 9)

Uit de interviews blijkt dat de door CLSK opgestelde DTO, gezien wordt als de leidraad om inzicht te krijgen in het belang van taken. Waarbij een enkele uitzondering aangeeft dat de prio-stelling binnen de managementteamvergadering wordt vastgelegd. De prioriteitsbepaling bij wijzigingen in de uitvoerperiode, of nieuwe binnenkomende opdrachten wordt binnen het IAP bepaald. In dit proces worden echter wel onvolkomenheden gezien, waarbij de oefeningen Neuburg en Crazy Trip door verschillende respondenten worden aangehaald. Deze oefeningen werden geschat als klein met eveneens een zeer beperkte impact. Gaandeweg het ontwikkelingsproces bleken de beide oefeningen zwaar onderhevig aan ´bloemkooleffecten´, waardoor de inspanning bij uitvoering veel groter bleek dan van te voren geschat. Bloemkooleffecten zijn projecten of bezigheden die klein beginnen, maar waar tijdens het uitvoeringsproces steeds meer zaken bij komen. Vaak is er te weinig bewustzijn vooraf over de impact die een nieuwe opdracht met zich meebrengt, en wordt te snel positief gereageerd op een opdracht. Vooral de uitvoerende squadrons ervaren hierbij de nodige druk om toch te moeten leveren, door gebrek aan keuzes. Toch weten alle respondenten aan te geven hoe het in hun visie zou moeten: een haalbaarheidstoets bij de betrokken afdelingen, waarbij de kaders van te leveren inspanning duidelijk vooraf gesteld zijn. Hierbij zijn de PC-Log en PC-Ops de afdelingen die het voorbereidende werk verrichten en in het IAP een advies geven over de mogelijkheden.

De meetbaarheid van planning (3)

Ja Nee In ontwikkeling

11 = 92% - 1 = 8%

De meetbaarheid van planning is van belang om een indicatie te kunnen geven hoe ambitieus doelstellingen zijn en of deze ook gehaald worden. Op de Vliegbasis Leeuwarden worden verschillende onderwerpen gepland die ook meetbaar zijn. De meest in het oog springende zijn ‘Planned Flying’ en ‘Planned Maintenance”, waarbij een duidelijk beeld gegeven kan worden met betrekking tot planning en realisatie. Daarnaast wordt gemeten op bijvoorbeeld uren die zijn toegekend aan projecten of werkorders die zijn opgemaakt voor bepaalde onderhoudswerkzaamheden. Hierbij wordt een relatie met een ‘tailnummer’ van een vliegtuig of een serienummer van gronduitrusting apparatuur gelegd. Als basis voor het Planned Flying is natuurlijk het aantal beschikbare vliegtuigen en het aantal ‘Combat Ready’ vliegers. Hierbij valt op te merken dat hoe dichter een afdeling of functionaris tegen het F-16 wapensysteem aanzit, hoe eenvoudiger planning meetbaar te maken is.

Kwantificatie van opdrachten in kosten en arbeidsbelasting (3)

Ja Nee In ontwikkeling

7 = 58% 4 = 33% 1 = 8%

De Koninklijke Luchtmacht is een overheidsorganisatie waar kosteninzicht steeds belangrijker wordt maar vaak minder ver is ontwikkeld dan bij organisaties in de profit-sector. De wens is zeker aanwezig om bewuster met kosten en arbeidsbelasting om te gaan om zo

48 meer afgewogen keuzes te kunnen maken. Echter zoals de respondenten aangeven zijn zij vaak gedeeltelijk of helemaal niet in staat om hierover goede data te verkrijgen. Projecten worden vaak opgepakt waarbij het vooraf en ook in veel gevallen achteraf niet duidelijk hoeveel uren een project gekost heeft. Voorbeelden hiervan zijn de aanloop naar een project als de Open Dagen of Evaluaties voor de NAVO. In veel gevallen kan wel een kostenindicatie achteraf worden gemaakt, maar enkele respondenten geven aan dat hierbij veel op het gevoel gebeurt.

9.5 Capaciteit

Wordt er rekening gehouden met grenzen van capaciteiten (3)

Ja Nee In ontwikkeling

10 = 83% 2 = 17% -

Een eerste indicatie om te bepalen hoeveel ruimte Vliegbasis Leeuwarden heeft voor vervulling van taken kan gekeken worden naar het Vast Verrekenboek Defensie. Dit Verrekenboek geeft een inzicht in het aantal formatieplaatsen (arbeidsplaatsen), vullingsgraad van de formatieplaatsen en de inzetbaarheid van een eenheid. Lokaal wordt hetzelfde gedaan door het bijhouden van een digitaal appel waarop de aanwezigheid en inzet van personeel wordt geregistreerd.

Daarnaast is ook hier de VTO het uitgangspunt waar de opgedragen taken met betrekking tot opgeleide vliegers en inzet vooropstaat. De opleiding van vliegers wordt gegarandeerd door te werken met de OPS V40 opleidingsinstructies voor vliegers. De eerste frictie ontstaat al tussen het aantal voorgeschreven uren in de VTO en het aantal toegewezen uren door DMO waar een deel van het onderhoud van vliegtuigen en de verwervingsondersteuning wordt uitgevoerd. Meer vliegtuiggerelateerd wordt gekeken naar het aantal beschikbare vliegtuigen, uren voordat een inspectie uitgevoerd moet worden en uit te voeren onderhoud aan vliegtuigen. Hierbij is het Planned Flying, het uitgangspunt, maar daarnaast zijn er meer grenzen waarmee rekening gehouden moet worden. Dit kan het aantal monteurs zijn, die in het bezit zijn van een vrijgavebevoegdheid in het kader van luchtwaardigheidsborging. Daarnaast is ook de beschikbaarheid van schaarse reservedelen van belang om te bepalen op hoeveel en op welke locaties gevlogen kan worden voor uitzendingen en oefeningen. Op Vliegbasis Leeuwarden worden de kaders bewaakt in het IAP, waarbij de Planning Cel voor de adviserende inputs zorgt.

Gedurende het jaar kunnen zich ontwikkelingen voordoen die een herschikking van opdrachten, prioriteiten en/of middelen noodzakelijk maakt. Het initiatief voor een tussentijdse wijziging kan zowel door C-LSK als door de RVE-commandant worden genomen. Op het niveau van de Vliegbasis Leeuwarden worden ook wijzigingen doorgevoerd, in de vorm van bijvoorbeeld extra oefeningen op andere locaties. Deze voorstellen worden binnen het IAP besproken en afgewogen op basis van een opgesteld advies van de Planningcel Log en Ops. Vanuit de optiek van de CVB wordt de capaciteit van Vliegbasis Leeuwarden bewust volledig volgepland. Wanneer er dus taken bijkomen, moeten er prioriteiten worden gesteld. Hierbij wordt een verlichting van de druk gerealiseerd door bijvoorbeeld de vlieguren in Afghanistan mee te tellen in het totaal van de DTO. De vlieguren in Afghanistan zijn eenzijdig en hebben voor bepaalde aandachtsgebieden uit de Ops V40 opleidingsmatrix geen waarde. In voorkomende gevallen worden dus ook bepaalde taken in overleg met CLSK uitgesteld of (voorlopig) niet uitgevoerd.

Factoren van invloed voor planning uitvoering: • Aantal vliegtuigen vlieggereed

• Currency-matrix vliegers

• QRA-verdeling Volkel-Leeuwarden

• ´Phase´-planning (groot periodiek onderhoud) • Capaciteit Nederlands luchtruim

• Beschikbaarheid van oefenranges • Weersinvloeden

• Personeel

Voor verdere informatie over hoe vliegtuigplanning tot stand komt, kan bijlage 6 worden geraadpleegd. Dit is een weergave van een planningsystematiek waar op dit moment mee gewerkt wordt en verder ontwikkeld wordt.

Worden evaluaties gehouden van voorgaande planningen (4)

Ja Nee In ontwikkeling

12 = 100% - -

Met betrekking tot evaluaties worden veel activiteiten ontplooid, om historie op te bouwen waar men op kan terugkijken voor het vervullen van nieuwe taken. Echter in de praktijk blijkt dat veel activiteiten stoppen na vastleggen van bevindingen. De geconstateerde zaken die wellicht voor verbetering in aanmerking komen worden daarmee niet verbeterd. Hiermee wordt invoering van een nieuwe of verbeterde werkwijze onmogelijk gemaakt waardoor het risico aanwezig is dat men meermaals tegen dezelfde fouten aan zal lopen. De meeste evaluaties worden digitaal opgeslagen. Het streven wordt door de CVB geuit om het juist moeilijk te maken de verkeerde informatie te vinden. De evaluaties moeten een verklaring geven waarom bepaalde zaken op een bepaalde manier verlopen zijn en hoe hier uit geleerd kan worden.

Evaluaties worden opgesteld door bijvoorbeeld gebruik te maken van maand en kwartaalrapportages. Daarnaast worden ook de oefeningen en andere bijzondere projecten geëvalueerd, waarbij vragen beantwoord moeten worden waarom iets wel of niet gerealiseerd is. Dit wordt bijvoorbeeld in het IAP gedaan maar ook door de oefenleiding die aan een oefening is verbonden. Ook worden evaluaties opgemaakt, zoals de Directiebeoordeling Vliegbasis, die meer voor publieke verantwoording worden gebruikt. Tevens worden digitale ondersteuningssystemen zoals OMIS gebruikt. Daarnaast wordt ook ‘Sharepoint’ gebruikt, een digitaal portaal op intranet waarop informatie tijdens de loop van een project wordt opgebouwd. Bijvoorbeeld bij grote oefeningen maar ook bij diverse bedrijfsvoeringonderwerpen.

Duidelijkheid over priostelling (5)

Ja Nee nvt

12 = 100% - -

In alle gevallen is er duidelijkheid over de priostelling die van toepassing is voor de uitvoer van taken. Het uitgangspunt is hierbij de DTO, waarin de prioriteiten voor Vliegbasis Leeuwarden duidelijk worden aangegeven. Ook wordt aangegeven dat in de uitvoering de focus zwaar is gericht op vliegen, waardoor andere onderwerpen minder aandacht krijgen.

Duidelijkheid over lokale doelstellingen (4)

Ja Nee nvt

10 = 83% 2 = 17% -

Lokale doelstellingen kunnen door een operationeel onderdeel worden toegevoegd aan de DTO. Uit het onderzoek blijkt dat niet voor alle respondenten duidelijk is hoe de lokale doelstellingen er uitzien. Voor het grootste deel van de respondenten zijn de lokale doelstellingen echter wel duidelijk.

Worden voorstellen om overschrijdingen van capaciteitsgrenzen gedaan (4)

Ja Nee nvt

12 = 100% - -

50 termijn uitgevoerd dient te worden of wat uitgesteld kan worden naar de langere termijn. Een voorbeeld van een activiteit die niet is doorgegaan in 2009 is een oefening in Portugal. Na afweging van een aantal prioriteiten heeft de leiding van Vliegbasis Leeuwarden besloten oom de oefening te laten vallen. Dit besluit is na een informeel vooroverleg vanuit de PCOOD-organisatie met de PCO, definitief genomen in het IAP. Ook kan er gekozen worden om de capaciteit tijdelijk te vergroten door bijvoorbeeld personeel in te huren. Een voorbeeld is de inhuur van personeel bij Avionica-Techniek, waar schaarste is aan personeel. Bij deze afdeling wordt capaciteit ingehuurd, door personeel aan te trekken van een civiele partij die beschikt over de gevraagde expertise.

Vindt er overleg plaats met Vliegbasis Volkel (4)

Ja Nee nvt

12 = 100% - -

In gevallen van capaciteitsoverschrijdingen worden vrijwel altijd voorstellen gedaan om alternatieven aan te dragen, of om capaciteit te vergroten. Vaak wordt hiertoe rechtstreeks of via hiërarchieke lijnen overleg gepleegd met Vliegbasis Volkel. Hierbij wordt vaak informeel op horizontaal niveau vooraf getoetst hoe bepaalde vraagstukken of problemen opgelost kunnen worden. Als de mogelijkheden voor oplossingen aanwezig blijken te zijn wordt via de hiërarchieke weg de daadwerkelijke ondersteuning aangevraagd. In sommige gevallen wordt ondersteuning niet via de hiërarchieke lijn aangevraagd, wat grote risico’s op verstoring met zich mee brengt omdat op andere niveaus hier geen rekening mee is gehouden. Vaak ondersteunen de beide vliegbases elkaar op deze wijze.

Wordt er aandacht besteed aan de DTO (4, 8)

Ja Nee nvt

12 = 100% - -

Aan de DTO wordt ook aandacht besteed wanneer deze binnenkomt, al is het dan niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen. De behandeling bestaat meer uit het controleren of de DTO overeenkomt met wat eerder is afgesproken, en het aanzetten tot uitvoer van de opdrachten.

In het interview is ook gevraagd wat als goed wordt ervaren in de huidige werkwijze met betrekking tot planning. Zaken als systematiek voor planned flying worden gewaardeerd, en de drang naar verbetering om planning meer transparant te maken. Hierbij komt ook steeds meer bewustzijn voor elkaars beperkingen waardoor niet alles wat op een moment beschikbaar is ‘opgevlogen’ wordt maar meer doordacht wordt ingezet. Het eerder meekunnen praten als Vliegbasis wanneer door CLSK de VTO wordt voorbereid.

• Het continue streven om planning meer transparant te maken. • Systematiek, vooral Planned Flying is duidelijk

• Samenwerking met ondersteuning • Niet alles stukvliegen

• Vooruitkijken en het belang daarvan, bv Infrastructurele planning en bedrijfsvoering • Vliegbasis wordt vroeg betrokken bij vorming VTO

• Werkwijze volgens Deming-cyclus.

• Goed plannen vormt informatiebron naar personeel van Vliegbasis Leeuwarden. • Planning is goed afgestemd op behoefte van klant, en is minder ver ontwikkeld dan

op Vliegbasis Volkel. Desondanks worden op Vliegbasis Leeuwarden meer vlieguren geproduceerd.