7.1 Procesmodel CLSK
Binnen de Defensieorganisatie wordt gewerkt met een planningsprocesmodel dat is weergegeven in figuur 9. Hierin staat het Commando Luchtstrijdkrachten weergegeven als primaire opdrachtgever voor de Vliegbasis Leeuwarden. Het model geeft weer dat ook het Commando Luchtstrijdkrachten wordt gevoed door externe belanghebbers zoals Commando Diensten Centra (CDC), Defensie Materieel Organisatie (DMO) of hoger liggende hiërarchische niveaus in de krijgsmacht. Dit geheel vormt de Voorlopige Taakopdracht (VTO) voor de Vliegbasis Leeuwarden. Na het bespreken en behandelen van de VTO op Vliegbasis Leeuwarden wordt dit vertaald in een Voorlopig Bedrijfsplan (VBP), dat na terugkoppeling aan CLSK resulteert in een Definitieve Taakopdracht die uitgevoerd moet worden door Vliegbasis Leeuwarden.
In dit model komt duidelijk naar voren dat opdrachten voor een organisatie als de Vliegbasis Leeuwarden meestal van hogere niveaus komen. Deze hogere niveaus waar opdrachten vandaan komen zijn de politiek, Ministerie van Defensie, Commandant der Strijdkrachten en het Commando Luchtstrijdkrachten.
Figuur 9: Procesmodel CLSK Bovenstaand procesmodel geeft aan hoe beleid en opdrachten van een hoger niveau naar lagere niveaus worden geleid.
Speerpunten CLSK Staand beleid AGCDS Input CDC Voorlopige Taakopdracht CLSK Input DMO Behandeling VTO op Vliegbasis Leeuwarden Opstellen VBP op Vliegbasis Leeuwarden VBP CLSK DTO
34 Binnen de KLu wordt gewerkt met een taakopdrachtenstructuur, waarin de te realiseren taakopdrachten jaarlijks worden verstrekt. Per opdracht wordt ondermeer aangegeven welke activiteiten tenminste moeten worden uitgevoerd om de taakopdracht te realiseren en aan welke kwantitatieve en kwalitatieve normen moet worden voldaan. De realisatie van de taakopdracht wordt per kwartaal gerapporteerd, met deze rapportage wordt de voortgang van uitvoering bewaakt en worden knelpunten tijdig gesignaleerd. Uitgangspunt is hierbij de Planning & Control richtlijnen CLSK.
De missie van CLSK is: ‘Het CLSK staat voor wereldwijde inzet van airpower voor vrede en veiligheid’.
De Commandant Luchtstrijdkrachten is als hoogste integrale manager verantwoordelijk voor het realiseren van de door de Commandant der Strijdkrachten (CDS) aan het CLSK opgedragen taken. Het uitzetten van deze door de CDS en CLSK opgedragen taken staat weergegeven in het Procesmodel CLSK, figuur 9 op bladzijde 33. De C-LSK is verantwoordelijk voor de inzetbaarheid van de KLu, binnen de KLu wordt dit de Operationele Gereedheid (OG) genoemd. De OG komt tot stand op basis van benodigde kwantiteit en kwaliteit van personeel, materieel, in hoeverre personeel getraind is voor uitvoering van een taak en het voortzettingsvermogen tijdens een missie. Met voortzettingsvermogen wordt bedoeld hoe lang een missie uitgevoerd en ondersteund kan worden. Dit wordt respectievelijk de Personele Gereedheid (PG), de Materiele Gereedheid (MG), de mate van Geoefendheid (GO) en het Voortzettingsvermogen (VV) genoemd. Voor elk van zijn onderdelen, dus ook voor Vliegbasis Leeuwarden, stelt C-LSK de te realiseren (operationele) doelstellingen en de ondersteunende capaciteit vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de hiervoor beschikbare personele, materiële en financiële middelen. Daarbij zijn tevens de beleidsmatige kaders en richtlijnen aangegeven waarbinnen de opgedragen taken en ondersteunende capaciteit moet worden gerealiseerd. De opgedragen taken, kaders en richtlijnen zijn vastgelegd in de DTO aan de onderdeelscommandanten, zoals de Commandant Vliegbasis Leeuwarden. Voor de ondersteuning door het Commando Diensten Centra (CDC), en de Defensie Materieel Organisatie (DMO) zijn dienstverleningsovereenkomsten (DVO’en) afgesloten.
7.2 Tijdspad in de planningsfase
Op basis van de gegevens uit de Aanwijzing Gereedstelling CDS (AGCDS) en het bedrijfsplan CLSK, start binnen staf CLSK op 15 maart het proces van opstellen van een Voorlopige Taakopdracht (VTO). Hierbij wordt een planningshorizon gehanteerd van twee jaar. De Voorlopige Taakopdracht (VTO) wordt op 1 juni aan de Commandant Vliegbasis Leeuwarden aangeboden evenals aan de andere onderdeelscommandanten binnen CLSK, zie ook Bijlage 4: Tijdschema opstellen VTO, VBP en DTO. Na de ontvangst van de VTO wordt op de onderdelen een Voorlopig Bedrijfsplan (VBP) opgemaakt. Het VBP is de vertaling van de opdrachten uit de VTO: de wijze van uitvoering van de voorgenomen activiteiten en de daarvoor benodigde middelen. Met het opstellen van een Voorlopig Bedrijfsplan, wordt aangegeven in hoeverre aan een opdracht kan worden voldaan en waar gekwantificeerde tekortkomingen zijn waardoor niet aan de opdracht kan worden voldaan. In het VBP bestaat de mogelijkheid voor een onderdeelscommandant om knelpunten aan te geven die een verstoring kunnen opleveren voor uitvoering van de taakopdracht.
In de VTO worden de lopende opdrachten, binnen de KLu bekend als ´staand beleid´, niet benoemd omdat deze al geborgd zouden moeten zijn in de bedrijfsvoering. Ook worden activiteiten die al in de CLSK Operationele Activiteiten Kalender (OAK) worden benoemd achterwege gelaten omdat de OAK in zijn geheel deel uitmaakt van de Voorlopige Taakopdracht. Het OAK wordt aan de onderdeelscommandanten gezonden door CLSK
Inhoudelijk bevat de Voorlopige Taakopdracht vanuit C-LSK de volgende onderwerpen: • Inleiding;
• activiteiten, die worden ontplooid om doelstellingen te bereiken; • middelen, die bestaan uit personeel, materieel en financiële middelen; • bijlagen VBP:
1. onderdeelsbegroting;
2. herziene personele planning, personele begroting en wervingsplan voor 2009; 3. gespecificeerde vervoersbehoefte DVVO;
4. gespecificeerde bulkbehoefte brandstof.
Het Voorlopig Bedrijfsplan dient door de onderdelen uiterlijk 1 september aangeboden te worden aan C-LSK. Op basis van de door de CDS uitgegeven AGCDS, het Bedrijfsplan CLSK, de besluiten uit de stafbehandeling van het VBP van de Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (RVE), zoals Vliegbasis Leeuwarden, en de bedrijfsplanbespreking worden de laatste toevoegingen en wijzigingen verwerkt in de Definitieve Taakopdracht (DTO). In de eerste week van december stelt de C-LSK de DTO voor de RVE vast, en wordt de DTO uiterlijk 18 december voorafgaand aan het uitvoeringsjaar ondertekend. De DTO wordt door C-LSK en de onderdeelscommandanten ondertekend. Hierbij staat het de onderdelen vrij om op basis van de DTO lokale bedrijfsplannen bij te stellen en hun eigen Definitief Bedrijfsplan op te stellen.
7.3 Hoofdtaken voor Vliegbasis Leeuwarden
In de VTO staan voor Vliegbasis Leeuwarden de hoofdtaken benoemd die in het volgende jaar uitgevoerd moeten worden. De Hoofdtaken van de Vliegbasis Leeuwarden zijn als volgt:
• het leveren van offensieve en defensieve gevechtskracht met de F-16 MLU jachtvliegtuigen in het kader van bondgenootschappelijke verdediging en/of vredes-, crisisbeheersing- en/of humanitaire operaties;
• het leveren van helikoptercapaciteit ten behoeve van Search and Rescue taken; • het verzorgen van bescherming van de hoofdwapensystemen van Vliegbasis
Leeuwarden en van het CLSK tijdens daadwerkelijke operaties, oefeningen en calamiteiten door het 621 en 631 OGRV-peloton, die administratief onder het 922 Platform Squadron vallen;
• het openstellen van een inzetbaar platform voor de ‘recovery’ en ‘launch’ van militaire helikopters en vastvleugelige vliegtuigen.
De hoofdtaken zijn bepalend voor de operationele status en wordt per deelgebied geëvalueerd op Materiële Gereedheid, Personele Gereedheid en Geoefendheid.
7.3.1 Operationele Inzetbaarheid
Concrete voorbeelden van operationele inzetbaarheid zijn: 1. Quick Reaction Alert (QRA);
2. inzet ten behoeve van ISAF. 7.3.2 Geoefendheid
Gedurende een planperiode moeten vliegers aan bepaalde normen van inzetgereedheid voldoen, zodat voldaan kan worden aan de eisen van operationele inzet. Hiervoor wordt bijvoorbeeld een Jaarlijks Oefen Programma (JOP) gerealiseerd conform de opdracht die in het OAK vermeldt wordt. De OAK wordt later in het jaar aan Vliegbasis Leeuwarden verstrekt.
36 7.3.4 Personele Gereedheid (PG)
Gedurende een planperiode moet het missie essentiële en overig kritisch personeel aan de eisen van inzetgereedheid voldoen. De PG betreft vaardigheden in het eigen vakgebied, militaire vaardigheden en voldoen aan fysieke militaire eisen.
7.3.5 Materiële gereedheid (MG)
Gedurende een planperiode moet het missie essentiële en overig kritisch materieel aan de eisen van inzetgereedheid voldoen.
Naast deze hoofdtaken worden door CLSK ook een aantal prioriteiten aan de RVE’en meegegeven, die hieronder worden genoemd.
• daadwerkelijke inzet van eenheden en individuele militairen conform de reikwijdte van de operationele doelstellingen, zoals vredes- en crisisbeheersingsmissies;
• operationeel transport naar uitzendgebieden van liquid oxygen (LOX, zuurstof voor vliegers tijdens uitvoering van vluchten) en munitie;
• uitvoering van opleiding- en trainingstaken;
• platformtaken, dit is de vredesbedrijfsvoering zoals deze wordt uitgevoerd op een Vliegbasis;
• de verantwoordelijkheid voor uitvoering van de Demo F-16. Dit is een F-16 en haar operationele en ondersteunende bemanning die optredens verzorgen bij vliegshows voor promotionele doeleinden;
• Verbetering bedrijfsvoering waarbij aandacht besteedt dient te worden aan: 1. Luchtwaardigheidsborging, waaraan de KLu zich geconformeerd heeft; 2. (vlieg) veiligheid en kwaliteit conform ISO 9001:2000;
3. ARBO, milieubeleid, convenant fysieke belasting en gezondheidszorg;
4. tekortkoming uit de baselines materieelbeheer, dit zijn de richtlijnen binnen CLSK voor uitvoering van verbeterd materieelbeheer;
5. uitgavenbeheersing, naar aanleiding van opdracht aan de Krijgsmachtdelen om verbeterd financieel beheer en toezicht te realiseren.
7.4 Bedrijfsvoeringopdrachten, naast de hoofdtaken
Gedurende de planperiode kunnen bijzondere opdrachten aan Vliegbasis Leeuwarden worden toegewezen. In 2009 betekent dit bijvoorbeeld:
• om meer F-16´s inzetgereed te hebben wordt de onderdelen gevraagd personeel te leveren voor Werkgroep Verbetering Inzetgereedheid F-16;
• de Nederlandse Regering heeft besloten het aantal F-16´s van de KLu te reduceren. In het kader van deze reductie zijn zes F-16´s verkocht aan Jordanië. Voor de verkoop van deze zes F-16’s aan Jordanië wordt personele en materiële ondersteuning gevraagd van de onderdelen;
• door de vele operaties op verschillende locaties is een volledige inventarisatie van geregistreerde gronduitrusting benodigd, voor verbeterde inzet;
• om te kunnen voorzien in een goede vervoersbehoefte van personen en goederen moeten de onderdelen een onderdeelsmobiliteitsplan opstellen;
• om uitzendingen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren moet er zorg worden besteed aan het opstellen van normen en kengetallen voor de behoefte expeditionaire middelen;
• opstellen Informatie Voorziening beheerplan;
• voor de NAVO worden door de verschillende luchtmachten testen afgelegd om de inzetbaarheid aan te tonen. Deze testen worden geëvalueerd door ´evaluators´ van elkaars luchtmachten. Van Vliegbasis Leeuwarden wordt verwacht dat het gekwalificeerd personeel beschikbaar stelt voor evaluaties bij andere onderdelen of buitenlandse luchtmachten;
• de KLu heeft zich geconformeerd aan Militaire Luchtvaarteisen (MLE). Deze eisen moeten zijn gewaarborgd op het niveau hiervoor vereist;
• om te voldoen aan MLE moet een Maintenance Management Exposition (MME) opgemaakt worden. Daar waar nodig moeten relevante delen van de MME beschreven worden;
• opstellen van onderdeel masterplan infrastructuur, met hierin een op de taakstelling gebaseerd stappenplan voor nieuwbouw en onderhoud voor de komende vijf jaar. 7.4.1 Taakopdrachten met betrekking tot Staand Beleid
Staand beleid wordt gekenmerkt door de focus op functioneringsgesprekken, en het realiseren van ontwikkelingsplannen voor personeel. Daarnaast worden exitinterviews gehouden met personeel dat de organisatie wenst te verlaten, om een goed beeld te krijgen van oorzaken. Ook wordt waarde gehecht aan het mogelijk maken van flexibele werktijdregelingen, om daarmee concurrerend als werkgever aan externe organisaties te kunnen zijn.
7.4.2 Middelen
Middelen die aan Vliegbasis Leeuwarden beschikbaar zijn gesteld voor uitvoering van de taakopdracht zijn:
• financiële middelen; • (wapen)systemen; • ICT-middelen;
• personeel en organisatie.
7.4.4 Trekkingsrechten en diensten van derden
In deze categorie vallen diensten en producten welke de Vliegbasis Leeuwarden ter ondersteuning van de eigen bedrijfsvoering kan inhuren. Het betreft hier ondersteuning van:
• Defensie Verkeer en Vervoer Organisatie; • Bedrijfsgroep Defensie Personele Diensten; • Defensie Materieel Organisatie.
7.4.5 Brandstoffen
Hier dient een gedetailleerde behoeftestelling opgemaakt te worden voor het verwachte verbruik van (vliegtuig) brandstoffen en vloeibare zuurstof (LOX). Deze behoeftestelling komt tot stand op basis van JOP, inclusief inkomende oefeningen.
7.5 Het Voorlopig Bedrijfsplan
Het VBP heeft als doelstelling, het detecteren van knelpunten in de opgedragen taken, het onderling afstemmen van onderdeelsactiviteiten door Staf CLSK. Daarnaast moet het VBP een grondslag bieden voor het opstellen van een begroting, vooral voor activiteitgebonden uitgaven zoals oefeningen. Uiteindelijk biedt het een referentiekader voor de uitoefening van taken in de controlfase.
7.5.1 Samenstelling Voorlopig Bedrijfsplan
Het VBP is samengesteld uit de onderstaande hoofdstukken die tevens een leidraad moeten vormen voor de samenstelling van het VBP. Deze opmaak van gebruikte documenten wordt gehanteerd in de VTO, VBP en DTO om een zo constant mogelijk beeld te scheppen.
Hoofdstuk 1: Inleiding Hierin staan onderwerpen als Mission Statement onderdeel,
Operationele doelstellingen onderdeel, Hoofd- en neventaken onderdeel, prioriteiten, aandachtspunten commandant, enz.
38
Hoofdstuk 2: Taakopdrachten In dit deel wordt door de commandant aangegeven op welke
wijze hij de aan hem opgedragen taakopdrachten (“Wat willen we bereiken”) denkt te realiseren (“Wat moeten we daarvoor doen”) en of hij hierbij mogelijk knelpunten ondervindt. In een dergelijk geval geeft hij aan welke ondersteuning is gewenst om de knelpunten op te lossen om zodoende toch de opdracht te kunnen realiseren.
Hoofdstuk 3: Middelen In dit deel worden de benodigde middelen genoemd. (“Wat gaat dat
kosten”). Gebaseerd op de Begrotingsrichtlijnen.
Hoofdstuk 4: Control In dit deel geeft de commandant aan op welke wijze hij invulling geeft
aan de controlfase (audits, auditweken en rapportages).
Bijlagen: Klantvraag aan het Commando Diensten Centrum (CDC) voor bijvoorbeeld
personele ondersteuning en Defensie Materieel Organisatie (DMO) voor logistieke en technische ondersteuning, de begroting en de behoefte aan bulkbrandstoffen.
Op basis van de inhoud van het VBP, dient C-LSK te kunnen toetsen of: • de VTO door het onderdeel begrepen is;
• C-RVE (CVB) in staat is de opgedragen taken en doelstellingen te realiseren;
• geformuleerde onderdeelsdoelstellingen/activiteiten passen binnen geldende CLSK richtlijnen en hoeveel middelen (personeel, materieel en financieel) hiervoor noodzakelijk zijn;
• er voldoende inzicht is in aspecten die een knelpunt vormen bij de uitvoering van de VTO en die niet uitgevoerd kunnen worden door de onderdeelscommandant;
• er voldoende inzicht is in de mate waarin middelen (kwalitatief en kwantitatief) benodigd zijn voor uitvoering van de VTO.
7.6 CONTROL-fase
Naast de planningsfase is er ook een controlfase die uitgevoerd wordt gedurende het loopjaar van uitvoering van de taakopdracht of bedrijfsplan. Het betreft hier operationele evaluaties, en interne en externe audits waarbij de externe audits uitgevoerd kunnen worden door organen van CLSK zoals Bureau Onderzoek Interne Bedrijfsvoering (BOIB) maar ook door externe partijen zoals overheden of commerciële partijen. Voorbeelden hiervan zijn Audit Dienst Defensie (ADD) en de Algemene Rekenkamer. Deels worden de audits extern opgelegd, deels kan de Vliegbasis Leeuwarden deze ook zelf aanvragen en plannen op een gunstig moment. Daarnaast worden bevindingen gerapporteerd over de dienstverlening van het Commando Diensten Centrum en Defensie Materieel Organisatie.
Voor bewaking van de voortgang van opdrachten wordt maandelijks van de onderdelen zoals Vliegbasis Leeuwarden een rapportage verwacht, die informatie bevat over de operationele inzetbaarheid. Daarnaast worden per kwartaal rapportages aangeleverd door Vliegbasis Leeuwarden, waarbij de kwartaalrapportages uitgangspunt zijn voor prognose van ontwikkelingen voor het volgende kwartaal. Per doelstelling wordt aangegeven wat de status is, waarbij in het vierde kwartaal wordt aangegeven of deze gehaald is en in geval deze niet gehaald is, met een verklaring. Kwartaalrapportages omvatten ondermeer financiële kengetallen, met informatie over laatste budgettoewijzing voor een kostensoort, verplichtingenstand, realisatiestand van budgetten en de verwachte eindrealisatie van budgetten.
Rapportages in de controlefase bestaan uit:
• Maandrapportages MOB’s inclusief gegevens met betrekking tot geoefendheid; • Kwartaalrapportages, waarbij de 4e kwartaalrapportage aangeeft of DTO is afgerond; • Kasprognose, wat een overzicht geeft van de te verwachten uitgaven;
• KCC, Kort Cyclische Controles Lokale Verwerving, in het kader van verbeterd financieel beheer worden steekproeven gehouden op juiste dossierdoorloop en dossiervorming bij lokale verwervingstrajecten;
• MAS-PUB Voorraadinspecties, van zogenaamde Materieel Authorisatie Staten en Publicatielijsten die weergeven welk materiaal of boekwerken een afdeling de beschikking over heeft;
• Weekrapportages Materiële Gereedheid;
• Baselines, zogenaamde risico inventarisaties over diverse onderwerpen;
• Verbeterplan om onderkende risico’s te beheersen, verminderen en weg te nemen. De planning van de Vliegbasis Leeuwarden betreft een samengestelde planning, waarbij het eindresultaat bestaat uit een aantal deelplannen. De taken die de Vliegbasis Leeuwarden uitvoert zijn jaarlijks of periodiek terugkerend en daarom kan gesproken worden over een cyclische planning. Aangezien er sprake is van een cyclus, is het van belang dat een organisatie ook in control is. Het begrip control kan omschreven worden als beheersen, een organisatie is in control wanneer zij plannen in kwalitatief voldoende mate kan realiseren. Er is sprake van control wanneer strategie is geformuleerd die voldoende uitzicht biedt op het behalen van bevredigende resultaten en op goede gronden het vertrouwen kan bestaan dat deze resultaten in voldoende mate worden gerealiseerd. Dit betekent dat er voldoende bewaking van realisatie plaatsvindt, dat afwijkingen binnen toleranties blijven en indien dit niet geval is, het management dit tijdig signaleert en passende maatregelen neemt. Organisaties zijn vaak niet in control wanneer er sprake is van ‘lack of direction’, motivatie problemen of persoonlijke beperkingen. (Hoeksema, 2005) Control en in control zijn heeft zijn prijs, en er zal gezocht moeten worden naar een aanvaardbare situatie waarin control gewaarborgd is, en het niveau van financiële en organisatorische inspanning geaccepteerd zijn.
40