Rapportages

Binnen het MvND bestaat een veelheid aan (financiële) rapportages. Dit zijn zowel structurele rapportages, vaak geëist door het politieke en hogere militaire niveau, en ad hoc rapportages, gevraagd door het hogere niveau en andere organisatie-elementen binnen het MvND. Deze rapportages gaan onder andere over (voortgang van) plannen, projecten, financiën en knelpunten.

4.3.5 Wet- en regelgeving en procedures

Er bestaat een veelvoud aan regelgeving een procedures binnen het MvND, waarin ook de financiële beheersing is beschreven. Voorbeelden hiervan zijn procedures die gedetailleerd beschrijven hoe plannen en budgetten moeten worden opgesteld en hoe de top van het MvND moet worden geïnformeerd over de juiste besteding van het budget en de juiste naleving van de regelgeving. Binnen de Controller MvND wordt gesteld dat te allen tijde moet worden voldaan aan wet- en regelgeving.

”Om de waarheid te vertellen, begrijp ik niet hoe het mogelijk is dat mensen zich niet aan de regels houden.”, “Allereerst moeten we alle regels naleven die door de overheid zijn ingesteld.” (INT3)

Door het volgen van de procedures weet ook iedere betrokkene exact wat hij moet doen en welke data hij moet aanleveren bij de Controller MvND. Dit wordt door de Controller MvND ook ervaren als een machtsmiddel.

“We hebben een aantal bevoegdheden die ons door de minister in zijn besluit zijn gegeven. Dus we hebben de macht om mensen te vragen ons gegevens en informatie te geven en ze moeten het doen omdat we bevoegd zijn door de minister in deze wet.” (INT6)

Ook als iets bijvoorbeeld met spoed binnen een jaarbudget moet worden aangekocht, worden geen concessies gedaan aan de procedures. Dit blijkt ook uit de volgende reacties:

“Als je het snel wil uitgeven, moet je vooruitplannen en samenwerken.” (INT3)

“Het belangrijkste is om gewoon de wet te gehoorzamen. Zelfs als er meer werk is, moet je ervoor zorgen dat je de wet volgt.“ (INT1)

De bestaande financiële regelgeving helpt ook bij het invullingen geven van belangrijke waarden als onafhankelijkheid en objectiviteit. De beschreven verantwoordelijken maken het voor de Controller MvND mogelijk om duidelijk en eerlijk te zijn zonder het risico om gestraft te worden.

4.3.6 Gedrag Controller MvND

Belangrijk is dat personeel binnen de Controller MvND een netwerk van kennissen heeft binnen en buiten het MvND. Dit maakt samenwerking met anderen makkelijker. Bij de samenwerking

staat personeel van de Controller MvND erom bekend dat zij waarmaken wat ze zeggen. Dit wordt gerealiseerd door het maken van goede analyses waardoor men altijd duidelijk kan zijn of iets kan worden ondersteund of wordt afgewezen. Betrouwbaarheid is een zeer belangrijke waarde binnen de Controller MvND.

“We hebben een behoefte aan financieel personeel dat met ons samenwerkt en zekerstelt dat strategieën en plannen uitvoerbaar zijn.” (INT5)

Belangrijk voor personeel binnen de Controller MvND is dat zij veel naar buiten treden. Hiertoe wordt dagelijks veel formeel en informeel overleg gevoerd en een bijdrage geleverd aan interne discussies. Hierbij wordt ook advies gegeven en wordt getracht betreffende organisatie-eenheden te betrekken en beïnvloeden. Tijdens de planningsfase worden door de Controller MvND briefings georganiseerd en neemt personeel deel aan opleidingen georganiseerd door organisatie- eenheden die betrokken zijn bij het opstellen van de plannen. Zo wordt bewustzijn en

betrokkenheid gecreëerd. Ook wordt bij beoordelingen door de Controller MvND altijd getracht breder dan alleen financieel te kijken om een zo volledig mogelijk advies te kunnen geven. Verder wordt er actief gewerkt met lessons-learned. Zo wordt er bijvoorbeeld actief gezocht naar oplossingen om fluctuaties in budgetten, door bijvoorbeeld koersrisico’s, te voorkomen.

Door de flexibele en betroken opstelling van het personeel van de Controller MvND voelt de Strategie en Defensie Planning Afdeling zich niet beperkt in creativiteit en initiatief bij het uitvoeren van activiteiten waarbij de Controller MvND betrokken is.

Objectiviteit en onafhankelijkheid worden gezien als zeer belangrijke waarden voor de Controller MvND. Deze waarden zijn belangrijk omdat het hoger management moet kunnen vertrouwen op adviezen en besluiten van de Controller MvND. De onafhankelijkheid is ook belangrijk om het naleven van geldende financiële en planning regelgeving te garanderen. Hierbij wordt

aangegeven dat standvastigheid belangrijk is binnen een hiërarchische organisatie als het MvND.

“Er zijn zeker gevallen waarin mijn mening anders is dan die van de Minister van Nationale Defensie. Als militair moet ik mijn mening geven en de uiteindelijke beslissing ligt aan de zijde van de Minister, maar ik verander nooit mijn mening omdat hij verwacht dat ik deze verander.” (INT4)

Bij het naar buiten treden wordt ook altijd een optimale balans tussen samenwerken en

en complete onafhankelijkheid lijkt ook onmogelijk. Op het gebied van wet- en regelgeving worden echter geen compromissen gesloten.

“Dus toen ik het had over een compromis, had ik het over initiatieven, waar we ons volgend jaar op zouden willen focussen, welke taken we zouden willen vervullen, wat onze prioriteiten zullen zijn. Maar als we het hebben over procedures zijn we duidelijk en is er geen plaats voor een compromis.” (INT3)

Om de onafhankelijkheid en objectiviteit te waarborgen is ook de persoonlijkheid en

professioneel gedrag van het personeel bepalend. Een officier moet altijd eerlijk en duidelijk zijn naar zijn commandant om een goed besluit te ondersteunen. Dit is ook de werkethiek binnen de budget afdeling en J8.

“Mijn enige taak is om hem te voorzien van al mijn kennis en beste beoordeling om zijn

besluitvormingsproces te vergemakkelijken. Ik denk dat de meerderheid van ons hier op deze manier bezig is en vooral omdat we met geld werken, dus dit is zoiets als het publieke vertrouwen dat ons wordt gegeven. Geen rocketscience; rechtdoorzee.” (INT2)

Het gedrag van het personeel van de Controller MvND draagt bij aan de waardering van deze organisatie. De waardering blijkt onder andere doordat personeel om advies wordt gevraagd als dit niet nodig is conform de regelgeving, zoals bij niet-financiële zaken.

“Op dit moment kan ik niet zeggen dat het vanwege de procedures is, maar ik denk dat achter de procedures ook het besef zit dat we iets nuttigs kunnen bieden.” (INT3)

4.3.7 Persoonlijkheid Directeur

De Directeur van de afdeling is alom gerespecteerd binnen het MvND. Dit komt vooral door zijn kennis van zijn vak en de organisatie, zijn ervaring op verschillende functies binnen het MvND en grote sociale netwerk. Ook het charisma van de directeur speelt een belangrijke rol bij de status van de gehele financiële organisatie. Het respect voor de directeur draagt eraan bij dat oordelen en adviezen van de Controller MvND beter binnen de organisatie worden

geaccepteerd. De Directeur van de afdeling speelt tevens een grote rol bij de plaatsing van al het financiële personeel binnen de financiële eenheden van het MvND.

4.3.8 Kwaliteit Personeel

Personeel binnen de in dit onderzoek betrokken Controller organisaties zit over het algemeen op hun hoogtepunt van de carrière als officier. Het zijn vaak de beste mensen met veel ervaring binnen de organisatie. Officieren en civiele medewerkers worden verder in staat gesteld om hun professionele kwalificaties voortdurend te verbeteren door onder andere deel te nemen aan nationale en internationale trainingen en cursussen. Hier wordt veelvuldig gebruik van gemaakt. Aangegeven wordt dat de brede kennis van het MvND en betrokkenheid bij de organisatie van het personeel positief bijdraagt aan de waardering van de Controller MvND.

De directeur stuurt al het financiële personeel functioneel aan. Hierdoor kan hij eenheid in wijze van aanpak en communicatie waarborgen en de ontwikkeling van het personeel sturen. Dit is vastgelegd in een speciale wet. Dit waarborgen van de kwaliteit van het personeel draagt bij aan het waarderen van de financiële eenheden.

4.3.9 Risicomanagement

De Controller MvND geeft invulling aan risicomanagement bij zowel het budgetproces als het planningsproces en de uitvoering ervan. Dit is het resultaat van de verandering genoemd in paragraaf 4.2.10.

4.3.10 ICT

Bij het naleven van de wet- en regelgeving wordt de ondersteuning van ICT als behulpzaam ervaren.

“Ik moet heel streng zijn, want ik moet de wet precies uitvoeren zoals die luidt. Ik kan geen fouten maken, want zelfs een cent verschil verandert veel. Maar de tijden veranderen en zoals ik al zei, helpen computers enorm. Ze maken niet veel fouten. Als je de juiste gegevens invoert, is alles in orde.”(INT1)

Veel ondersteunende software binnen de Controller MvND is intern maatwerk wat flexibel kan worden aangepast om het werk te vergemakkelijken. Sinds 8 jaar wordt echter binnen het MvND een ERP-systeem (SAP) geïmplementeerd om alle middelen beter te kunnen beheren.

Momenteel worden er ook activiteiten ontplooid om een ICT-systeem te introduceren dat het planningsproces volledig ondersteunt. Tot nu toe bestaat hiervoor geen speciale ICT.

4.3.11 Controle, Audits en Strategische Defensiebeoordeling

Binnen het MvND bestaan aparte organisatie-eenheden die controle en audit activiteiten uitvoeren. Naast onderwerp van controles door bovengenoemde eenheden is de Controller MvND onderwerp van controles door civiele organisaties, zoals het Nationale Bureau van Controle, welke jaarlijks rapporteert aan het parlement, het Bureau van Belastingen en het Bureau van Sociale Pensioenen. Een negatief resultaat uit deze controles kan leiden tot straffen en boetes. De controles door de civiele organisaties wordt gezien als een cultuuromslag ten opzichte van de Warschau Pact periode.

“In de communistische tijd was dit compleet anders; geen civiele organisatie zou de strijdkrachten storen of controleren. Ze zouden niet verder komen dan de bewakers; alles was topgeheim. Maar nu zijn we transparant, open voor civiele controles op de strijdkrachten en alle specifieke civiele controle-eenheden kunnen ons controleren op hun gebieden van verantwoordelijkheid.” (INT2)

De jaarlijkse controles van de controle- en audit-eenheden, welke zijn gericht op het vaststellen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving, hebben op de Controller MvND een grote invloed om te allen tijde te voldoen aan deze wet- en regelgeving.

“We moeten nadenken over het te allen tijde naleven van de regels, want elk jaar hebben we een externe controle van de hoogste audit instantie.” (INT6)

Recent is de positie van J8 binnen het MvND gevalideerd in de Strategische Defensiebeoordeling.