Peildatum 31-12-2016
Algemeen
Ministerie: Buitenlandse Zaken
Minister: Bert Koenders
Beleidsterrein: Efficiënte overheid Projectstatus: In uitvoering
Projectomschrijving
BZ wil in 2016 koploper zijn in diplomatie en een flexibele netwerkorganisatie die effectief is in de nieuwe realiteit, met professionals waarmee iedereen graag samenwerkt. Als een van de vijf BZ 'Signature Projects', verzorgt het programma iDiplomatie (dat tot begin 2014 Digitalisering heette) een nieuwe manier van werken die een BZ-medewerker wereldwijd in staat stelt gebruikersvriendelijk, efficiënt en veilig ook buiten kantoor te werken, samen te werken en te netwerken onder andere door digitale verbindings- en communicatiemiddelen in te zetten en de sociale media te gebruiken. In de nieuwe BZ-werkomgeving hebben BZ-medewerkers tijdig toegang tot relevante informatie en kunnen zij informatie eenvoudig, efficiënt en veilig delen.
iDiplomatie staat kortweg voor: veilig overal digitaal samenwerken.
iDiplomatie zit momenteel aan het einde van de implementatiefase van 'in-te-rollen' resultaten en richt zich specifiek op een geïntegreerde implementatie van drie vakgebieden met bijhorende instrumenten:
1. (Gedragsverandering (Het Nieuwe Werken – HNW): instrumenten iBewustzijn, gedragstoolkit.
2. Informatiemanagement (waaronder SharePoint): instrumenten 247Plaza (digitale samenwerkingsruimte), adoptieplan, convergenteplan en onderwerpgericht werken. Daarnaast is 247Foxy (digitale stukkenstroom, parlementaire verplichtingen) eind 2016 overgedragen aan de lijn/beheerorganisatie DBV-IV.
3. Techniek: instrumenten de nieuwe mobiele werkplek, vervangen huidige werkplek, upgrade naar Windows 10 voor vaste werkplekken.
Met een aangescherpte (voorjaar 2015) programmabesturing en (geaccordeerd) iDiplomatie.NEXT plan is ervoor gekozen deze integrale benadering in nauw overleg met de ontvangers 'in-te-rollen' in de laatste implementatiefase – periode van 1 november 2015 tot 1 april 2017 (voor deze laatste implementatiefase is een apart plan (Implementatie.NOW) opgeleverd). In dat maatwerkoverleg met elkaar wordt bepaald waar, hoe, wanneer, met wie en met welke hulpmiddelen de ontvangers kunnen werken: zo veel als mogelijk onafhankelijk van tijd en plaats, resultaatgericht en grensoverschrijdend. Voorbeelden van programmaresultaten zijn: een gedrags-toolkit om de nieuwe integrale manier van werken eigen te maken, een digitaal
samenwerkingsplatform (onder de naam 247Plaza), een volledig digitaal verloop van de stukkenstroom in de beleidsprocessen (onder de naam 247Foxy) en een moderne werkomgeving voor een nieuwe manier van werken. Gedurende de implementatiefase is gestart om programmaresultaten (instrumenten) in de lijnorganisatie te leggen. Na 1 april geldt een afbouw-/nazorg- en overdrachtsfase met ook financieel einde op 1-7-2017.
t
B4 B3 B2 B1 H5 H4 H3 H2 H1
Beheer
Verwachte kosten voor beheer en onderhoud: Het programma heeft zich als onderdeel van de agenda Modernisering Diplomatie getransformeerd naar iDiplomatie (2014/2015) om vervolgens met een aangescherpte iDiplomatie.NEXT aanpak de resultaten te consolideren en 'in te rollen' binnen het departement en de 'posten' (2016/2017). Een stevige verandering is de personele reorganisatie en de verschuiving van mensen en middelen, van de eigen BZ IT-dienstverlening (DID) naar SSC-ICT in 2014/2015. Deze verplaatsing zat in de laatste fase (eind 2015). De te verwachten kosten voor beheer en onderhoud van dienstverlening door SSC-ICT en daarmee het overeen te komen prijsmodel voor dienstverlening, is ook nog onderdeel van dialoog;
deze dialoog staat los van de resultaten van het programma iDiplomatie. De verwachting was dat hierover meer duidelijkheid zou komen in de zomer van 2016, echter is de dialoog inzake het kostprijs-model nog steeds gaande tussen BZ DBV en SSC-ICT zonder nog positief resultaat voor beide partijen.
Geschatte levensduur: 3 tot 10 jaar
Toelichting gehanteerde systematiek bij bepaling levensduur: De voorzieningen van het programma op basis van de initiële business case kennen verschillende geschatte levensduren. Deze kunnen worden onderverdeeld in:
Sophia, Argus: 5 tot 8 jaar op basis huidige contract (beiden projecten zijn ondertussen afgerond).
SWF (247Plaza), 247Foxy: circa 8 – 10 jaar op basis van inschatting technologische ontwikkelingen.
Werkplek: 3 – 5 jaar op basis van technologische ontwikkelingen en reguliere afschrijving. In de afstemming met de SSC-ICT organisatie over het prijsmodel voor dienstverlening, zijn gedane investeringen en voorzieningen onderdeel van gesprek.
Toelichting algemene systematiek van kostentoerekening aan projecten: Het programma hanteert een kasverplichtingstelsel. Kosten voor intern personeel worden gedeeltelijk doorbelast aan het programma, afhankelijk van afspraken binnen de organisatie.
De te verwachten kosten voor beheer en onderhoud en daarmee het overeen te komen prijsmodel voor dienstverlening door SSC-ICT, zijn ook nog onderdeel van deze totale reorganisatie in afstemming met de BZ IV-organisatie.
Startdatum en systematiek kosten
Startdatum: 09-07-12
B4 B4
B3 B3
B2 B2
B1 B1
H5 H5
H4 H4
H3 H3
H2 H2
H1 H1
Baten
Kwalitatief Jaarlijks in € mln Incidenteel in € mln
Potentiële kwantitatieve Benefits
• Een verlaging van de huidige SSC-ICT dienstverleningskosten (p maal q) omdat in de toekomst bv. nog minder te beheren werkplekken nodig zijn.
• Verdere verlaging van de ICT-beheerlast per type werkplek zoals de nieuwe mobiele werkplek.
• Verdere energiebesparingen door nieuwe technologietoepassingen (bv. nieuwe citrix en virtualisatietoepassingen waardoor minder storage nodig is dus minder aantal servers in gebruik).
€ 0,00 € 0,00
• Door de ontwikkeling van Foxy kan structureel jaarlijks meer dan 1 miljoen euro worden bespaard vanaf 1-1-2017. € 1,00 € 0,00
• De besparing aan papieren archiefzijde qua opslag is structureel jaarlijks bijna 1 miljoen euro. Vanaf begin 2017 is deze archiefruimte in principe niet meer nodig met de verhuizing naar de Rijnstraat 8.
€ 1,00 € 0,00
Jaarlijkse kwantitatieve Benefits
• Door de ontwikkeling van digitaal archiveren (Sophia) kan structureel jaarlijks miljoenen euro's bespaard worden vanaf 1-1-2017.
€ 3,00 € 0,00
Directe kwantitatieve Benefits
• De nieuwe manier van werken hangt nauw samen met efficiënter werken en werkmotivatie:
• Een gemiddelde medewerker kost dit 1-2 uur per dag aan productiviteit dat bij honderden medewerkers al snel in de miljoenen euro’s per jaar kan lopen. Voor duizenden medewerkers binnen BZ wordt dit alleen maar groter.
• Een medewerker die d.m.v. het nieuwe werken beter zijn/haar werk kan doen, is meer tevreden, minder vaak ziek (beter gezondheid medewerkers), kan productiever zijn en zorgt ervoor dat -in lijn met voornoemd punt- minimaal 1-2 uur per dag niet verloren gaat;
zodoende in totaliteit miljoenen euro’s aan productiviteitsverbetering dat bv. voor het innoverende vermogen van BZ ingezet zou kunnen worden. Productiviteit, uitstroom en kwaliteit van werk stijgt door flexibel werken.
• Door de ontwikkeling van 247Plaza kunnen ook besparingen gerealiseerd worden (minder email gebruik, minder tijd kwijt aan documen-ten opzoeken, centrale opslag i.p.v. op diverse plekken waardoor meer storage gebruik, etc.).
• Door de ontwikkeling van de nieuwe (mobiele) werkplek kan naar verwachting jaarlijks structureel bespaard worden, ook door het minder aantal werkplekken op de Rijnstraat 8.
• Besparing op energielasten door inzet van nieuwe mobiele werkomgeving, het gebruik maken van slimmere duurzame Rijkskantoren en minder aantal werkplekken dus minder aantal m2 huisvesting daarmee efficiënter gebruik in een Rijkskantoor. Dit nog nader financieel uit te werken.
€ 0,00 € 0,00
Potentiële kwalitatieve Benefits
• Verdere verhoging van productiviteit en iBewustzijn door verdergaande digitalisering en efficiëntere manier(en) van samenwerking.
• Verdere verhoging van continuïteit, beschikbaarheid en kwaliteit van dienstverlening.
€ 0,00 € 0,00
t
B4 B3 B2 B1 H5 H4 H3 H2 H1
Overall kwalitatieve Benefits
De baten benoemd als benefits kunnen verdeeld worden in directe benefits en potentiële benefits en worden vervolgens onderverdeeld naar kwalitatieve benefits en kwantitatieve benefits. De door het programma i.s.m. de BZ-lijnorganisatie te realiseren directe kwalitatieve Benefits betreffen onder andere:
• Aantrekkelijke werkgever, koploper Diplomatie, een flexibele netwerkorganisatie waarmee men graag samenwerkt.
• (Versterkte focus op) resultaten behalen (minder sturen op aanwezigheid).
• Goede/verbeterde balans werk/privé, goed (digitaal) samenwerken.
• Informatie, gerubriceerd en ongerubriceerd is toegankelijk, binnen en buiten een BZ-locatie, met een mobiele werkplek.
• Verhogen van digivaardigheden en iBewustzijn van de BZ-medewerker.
• Verhogen van de productiviteit van de BZ-medewerker (ketenpartners en leveranciers) door de inzet van 247Plaza, 247Foxy en de nieuwe mobiele werkplek.
• Verhogen van de continuïteit, beschikbaarheid en kwaliteit van BZ-dienstverlening (door SSC-ICT).
• Kwalitatief archiefbeheer.
• Sneller kunnen doorvoeren van nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen op de nieuwe Sharepoint infrastructuur.
• Sneller kunnen doorvoeren van nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen op de nieuwe digitale werkomgeving en infrastructuur.
• Verhogen van de beveiliging en kwaliteit van dienstverlening.
€ 0,00 € 0,00
Kosten onderverdeeld naar In € mln.
Initieel geschatte meerjarige projectkosten
Actueel geschatte meerjarige projectkosten
Daadwerkelijk gerealiseerde meerjarige uitgaven
hardware en software € 12,27 € 8,00 € 8,00
ingehuurd extern personeel € 9,02 € 16,90 € 15,27
intern personeel € 1,79 € 0,00 € 0,00
uitbesteed werk € 0,00 € 11,50 € 11,07
inbesteed werk € 0,00 € 0,00 € 0,00
overige projectkosten € 4,68 € 2,60 € 2,28
TOTALEN € 27,76 € 39,00 € 36,62
B4 B4
B3 B3
B2 B2
B1 B1
H5 H5
H4 H4
H3 H3
H2 H2
H1 H1
Maatwerk
Maatwerk Functiepunten Toelichting
Ja 0 Er is sprake van maatwerk, enerzijds business-gedreven gezien de integrale benadering voor de consolidatie- en implementatiefase van de 'in-te-rollen' resultaten op de posten (wereldwijd) en het departement. Dit wordt benadrukt door de (eerdergenoemde) geïntegreerde samenwerking tussen drie vakgebieden: (1) HNW, (2) Informatiemanagement (247Plaza) en (3) Techniek (waaronder de nieuwe (mobiele) werkplek). Daarnaast wordt het volledig digitale verloop van de stukkenstroom in de beleidsprocessen – onder de naam van '247Foxy' – gerealiseerd. Anderzijds technisch-gedreven omdat het programma te maken heeft met een complexe ICT-omgeving gelet op o.a. beveiligingszaken rondom EU en NATO vertrouwelijke informatie en dito te ontwikkelen werkplek-omgeving (en apparatuur). De huidige leverancier SSC-ICT heeft hierin een belangrijke positie i.v.m. het leveren van o.a. de nieuwe mobiele werkplek, vervanging van de huidige werkplek, extra compartimentering (opgepakt door DBV-IV) en ook het beheer van de geleverde diensten op de huidige infrastructuur.
Doorlooptijd Startdatum
Initieel geschatte einddatum
Actueel geschatte
einddatum Toelichting wijziging doorlooptijd
09-07-12 01-01-15 01-04-17
t
B4
Doorlooptijd en kosten per herijkingsdatum Peildatum
Totaal actueel geschatte projectkosten
Actueel geschatte
einddatum Toelichting herijking kosten Toelichting herijking doorlooptijd
31-03-16 € 44,00 01-04-17 Voor de opzet van een programma/project geldt dat er
een goedgekeurde business case moet zijn. De in de initiële business case opgenomen projectkosten waren
€ 32,4 mio. In eerdere rapportages werd € 27,76 mio opgenomen. De in de voorgaande rapportage (31-12-2015) genoemde cijfers betreffen een daadwerkelijke realisatie van € 26,2 mio, dit valt binnen het budget van
€ 27,76 (zo ook € 32,4 mio). De huidige actuele uitgaven 31-3-2016 zijn € 27,2 mio. De huidige actuele schatting Q1 2016 komt neer op € 44 mio voor de periode 2012-begin 2017(met beperkte inzet kernteam t/m zomer 2017). De redenen voor dit hogere bedrag hebben te maken met (zie ook toelichting doorlooptijd) benoemde: langere doorlooptijd door de impact van de scope-wijzigingen, de kosten van de scope-wijzigingen zelf en de effecten van de organisatorische veranderingen (2014/2015).
Binnen iDiplomatie (dat tot begin 2014 Digitalisering heette) zorgt de aanscherping met iDiplomatie.NEXT voor een consolidatie- en implementatiefase. De resultaten worden samengebracht in de consolidatiefase met voor de realisatie en implementatie verwachte einddatum ultimo 1-4-2017 (i.p.v. begin 2015). Enerzijds liggen oorzaken van consolideren op meer technisch vlak (iDiplomatie had extra activiteiten ontwikkeld, de realisatie van een veilige mobiele werkplek vraagt extra aandacht en tijd, de inzet van nieuwe technologie door SSC-ICT en betrokkenheid/deskundigheid derden/
leveranciers) en in zwaarwegende mate juist ook op organisatorisch vlak (inrichting Governance, verplaatsing van DID/IT naar SSC-ICT). De consolidatiefase en organisatorische veranderingen zwaluwstaarten ook met diverse (onvoorziene) scope-wijzigingen waardoor een langere doorlooptijd voor implementatie en overdracht naar beheer nodig is; deze scope-wijzigingen betreffen:
de voorbereidingen op de werkplek van de Rijnstraat 8 (Mobile Only), de vervanging van de volledige
werkomgeving (i.p.v. alleen het realiseren van de nieuwe mobiele werkplek) door SSC-ICT (vergelijkbaar met de vroeger -1 keer in de 3-4 jaar- uitgevoerde Pygmalion projecten), diverse technologische upgrades en verbeteringen (waaronder Windows 10, nieuwe Citrix omgeving), extra diverse proefopstellingen en acceptatie-omgevingen, extra investeringen in designs en de re design van 247Plaza (SharePoint), lokale 247Plaza implementaties op de posten (wereldwijd) en binnen het iDiplomatie zit extra een complex compartimentering-traject. De implementatiefase zorgt voor het 'inrollen' van de resultaten op de posten en het departement.
10-07-13 € 27,76 30-06-15 In stuurgroep van 10 juli 2013 heeft de opdrachtgever
besloten om de einddatum van het programma vanwege de opgelopen vertragingen te verlaten naar 30/06/2015.
Vertraging veroorzaakt door afhankelijkheid van andere projecten en aanpassing in governance.
In stuurgroep van 10 juli 2013 heeft de opdrachtgever besloten om de einddatum van het programma vanwege de opgelopen vertragingen te verlaten naar 30/06/2015.
Vertraging veroorzaakt door afhankelijkheid van andere projecten en aanpassing in governance.
B4 B4
B3 B3
B2 B2
B1 B1
H5 H5
H4 H4
H3 H3
H2 H2
H1 H1
Al behaalde resultaten
Datum gereed Kwalitatief Jaarlijks in € mln Incidenteel in € mln
Overall: eind 2016 80% van Departement ingerold en 15% Posten ingerold. SharePoint platform technisch in transitie van SSC-ICT naar ATOS door DBV-IV. Concept opleverrapport tot decharge, concept programma roadmap.
€ 0,00 € 0,00
247Plaza: basis functionaliteit gereed, inrollen Departement 80% gereed, eind 2016 ruim 250 nieuwe sites, gestart met overdracht naar de lijn/beheerorganisatie, gestart met uitvoer convergentiestrategie (opruimen oude sites, ruim 100 gedaan), onderwerp gericht werken aanpak verder inrollen. Vervolgwerkzaamheden onderdeel van de roadmap.
€ 0,00 € 0,00
Techniek: nieuwe mobiele werkplek gereed, inrollen 80% Departement gereed, eind 2016 ruim 1.800 ingerold op Departement en Posten. Vervolgwerkzaamheden onderdeel van de roadmap.
€ 0,00 € 0,00
Foxy: tweede release gereed, parlementaire verplichtingen gereed, overdracht naar de lijn/beheerorganisatie, start volgende release(s). Vervolgwerkzaamheden onderdeel van de roadmap.
€ 0,00 € 0,00
Technische realisatie Sophia gereed voor verdere implementatie. Argus gereed. € 0,00 € 0,00
Foxy eerste pilot gereed, start met voorbereidingen eerste release. € 0,00 € 0,00
Techniek: verplaatsing DID/IT naar SSC-ICT legt druk op realisatie werkplek, doorontwikkeling op 'Direct Access', als onderdeel van uniforme digitale werkomgeving; conferentie applicatie gereed, uitrol GOOD gedaan i.s.m. BZ-lijnorganisatie.
€ 0,00 € 0,00
SWF (SamenWerkingsFaciliteit)/247Plaza: technisch gereed en een succes want er worden honderden sites aangemaakt.
€ 0,00 € 0,00
HNW/Dare: ontwikkelaanpak, toolkit en trainingsmateriaal gereed voor maatwerk per post en departement. € 0,00 € 0,00
Foxy eerste release gereed. Start met tweede release. € 0,00 € 0,00
Techniek: 'Direct Access' werkplek gereed maar wordt omwille van beveiligingsredenen door BZ gestopt.
SSC-ICT maakt nieuwe plannen. Technische realisatie planning gereed.
€ 0,00 € 0,00
Projectplannen
Projectplandatum Projectplanversie Projectplan conform eisen Toelichting
31-12-16 Definitief Ja Diverse SSC-ICT project (realisatie)plannen ter onderbouwing van de opgeleverde resultaten zoals de nieuwe mobiele werkplek, upgrade naar Windows 10, applicaties packagen, de technische SharePoint-omgeving en ketentesten.
03-02-16 Definitief Ja Implementatie.NOW is het (door opdrachtgever goedgekeurd) Implementatieplan i.c.m. iDiplomatie.
NEXT en geeft naast de implementatie inzicht in de totale business case van dit meerjarige programma.
Binnen dit plan ligt de focus op de implementatie en beheer.
t
B4 B3 B2 B1 H5 H4 H3 H2 H1
11-09-15 Definitief Ja iDiplomatie.NEXT is het (door opdrachtgever goedgekeurd) aangescherpte plan. Binnen dit plan ligt de focus op de consolidatiefase met de technische realisatie- en implementatiefase voor het 'inrollen' van resultaten. In Q1 2016 wordt een extra implementatieplan opgeleverd dat onderdeel wordt van de herijking van het programma.
14-06-13 Definitief Ja De Business Case Digitalisering is het (door opdrachtgever goedgekeurd) initiële plan. Binnen dit plan ligt de focus op het realiseren van een: TPAW werkplek, flexibele netwerkorganisatie die (groepsgewijs) digitaal kan samenwerken en een volledig digitaal verloop van de stukkenstroom in de beleidsprocessen.
28-05-12 1.0 (Definitief) Ja In 2014 is het programma hernoemd van Digitalisering naar iDiplomatie. In de nieuwe governance-structuur zijn aspecten van Informatiemanagement en HNW (de gedragscomponent) sterker verankerd in het programma. Begin 2015 wordt een herijking van het plan van aanpak opgeleverd.
Marktpartijen
Marktpartijen Rol
Atos Transitiewerkzaamheden Sharepoint.
SSC-ICT (voorheen DID/IT) Advies, projectmanagement, architectuur, ontwerp, bouw, testen en beheer van BZ-infrastructuur, werkplekken, applicaties.
Opleidingscentrum Haaglanden Training 247Plaza & Sharepoint.
Microsoft Advies, architectuur & ontwerp 247Plaza & Sharepoint.
Externe kwaliteitstoetsen
Toetsdatum Uitvoerende partij Soort toets Omschrijving
24-03-16 Algemene Rekenkamer Onderzoek naar programmaresultaten en financieel Onderzoek naar in welke mate de doelstellingen zijn behaald en mate van financieel beheer.
Tweede Kamerstukken
Briefdatum Nummer Titel Link