Planning & Control bij de gemeente Emmen

§ 5.1 Inleiding

Deze scriptie staat in het teken van het analyseren van de processen en procedures rondom de totstandkoming van de begroting en jaarrekening. Er zal voornamelijk gekeken worden naar de relatie tussen de raad en het college binnen de gemeente Emmen. Deze relatie is veranderd sinds de invoering van de Wet Dualisering.

§ 5.2 Analyse van de planning & control

De burgemeester en de wethouders vormen het dagelijkse bestuur van de gemeente. Officieel heten ze het college van Burgemeester en Wethouders, maar meestal worden ze kotweg het college genoemd. Emmen heeft vijf fulltime en twee parttime wethouders. Op 7 maart 2002 is de Wet Dualisering Gemeentebestuur van kracht geworden. Dit heeft voor het college een aantal veranderingen met zich meegebracht. Wethouders mogen nu van buiten de raad worden benoemd en maken geen deel meer uit van de raad. De taken en bevoegdheden van de raad en het college zijn duidelijker gescheiden. De raad bepaalt vooral de kaders waarbinnen het college het beleid ontwikkelt.

De gemeentesecretaris is ondersteuner en eerste adviseur van het college. Hij heeft de leiding over de ambtelijke organisatie, maar geeft geen leiding aan de griffier en zijn griffie. Tijdens de raadsvergaderingen zit hij als voorzitter van de raad. Binnen de gemeente is de raad het hoogste bestuursorgaan. De raad van de gemeente Emmen bepaalt voor een groot deel het beleid,van de gemeente Emmen. De raad neemt haar besluiten in de raadsvergadering en is het sluitstuk van de politieke democratische besluitvorming. Vanuit haar rol als opdrachtgever heeft de raad er belang bij dat datgene wat besloten is ook wordt uitgevoerd en wel volgens afspraak. Het programmajaarverslag en de programmajaarrekening van de gemeente geven hierover uitsluitsel. Ook tussentijdse rapportages, evaluaties, etc. zijn instrumenten die inzicht geven in hoeverre de doelstellingen zijn bereikt. De raadscommissies hebben twee hoofdtaken: voorbereiding van besluitvorming van de raad en overleg met het college en de burgemeester. In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de leden van de raadscommissie voorwerk en onderzoek verrichten naar zaken die de raad moet behandelen.

De Rekenkamercommissie is een instrument ter versterking van de controlerende taak van de gemeenteraad en voert daartoe onderzoek uit naar de effecten en naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid en beheer.

Voorstellen tot het verrichten van onderzoek kunnen worden gedaan door de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders, maar ook door inwoners van de gemeente Emmen.

Volgens de financiële verordening van de gemeente Emmen stelt de raad bij aanvang van elke nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de begroting vast. De programma-indeling ziet u in de onderstaande tabel. Per programma worden de beoogde maatschappelijke effecten, de te leveren goederen en diensten en de baten en de lasten vastgesteld door de raad. Dit middels de 3W-vragen:

• Wat willen we bereiken? • Wat gaan we daarvoor doen? • Wat mag het gaan kosten?

Per programma stelt het college indicatoren op met betrekking tot de beoogde effecten en de te leveren goederen en diensten. De raad stelt ze vervolgens vast. Het college zorgt voor het verzamelen en vastleggen van de gegevens over de geleverde diensten en de effecten, om zo de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid te kunnen meten.

Er wordt bij de begroting en jaarstukken een overzicht gegeven van de toedeling van collegeproducten uit de productenramingen aan de programmaonderdelen. De onderverdeling van de programma’s in de collegeproducten staat in principe vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigingen. Mocht dit het geval zijn, dan dient dit expliciet in de begroting vermeldt te worden.

Het college stelt de regels vast die de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Verder zorgt het college ervoor, dat de lasten en baten, door middel van toerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de collegeproducten van de productraming. Ook de budgetten uit de productramingen en kredieten voor investeringen moeten passen binnen de kaders die bij de vaststelling van de begroting zijn geautoriseerd. De lasten en baten van de collegeproducten mogen niet dusdanig worden overschreden of onderschreden, dat de realisatie van andere collegeproducten onder druk komen te staan. Het college zorgt er dus voor dat de lasten in de programmabegroting niet worden overschreden.

Ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het college neemt bij afwijkingen maatregelen tot herstel.

Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal begrotingsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze toetsing wordt geïntegreerd in de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van artikel 213a Gemeentewet. Verder kunnen in het kader van de interim-controle van de accountant afspraken worden gemaakt over de interne toetsing. Op basis van de resultaten van de jaarlijkse toets zorgt het college voor een plan van verbetering, indien dit nodig blijkt te zijn. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden aan de raad aangeboden. Op basis van dit plan kunnen maatregelen genomen worden om de tekortkomingen te herstellen.

Door middel van tussentijdse rapportage, een BestuursRapportage (berap) informeert het college de raad over de realisatie van de programmabegroting. Dit gebeurd over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het begrotingsjaar. Deze moeten voor 15 juli, respectievelijk voor 15 november van het begrotingsjaar aan de raad worden aangeboden. Hierin wordt ingegaan op de afwijkingen in en de voortgang van de programma’s. Indien er aanleiding voor is gaan ze ook in op de maatschappelijke effecten. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad zijn wensen en bedenkingen aan het college door te geven.

Het college zorgt voor een adequate vertaling van de verantwoording van de collegeproducten naar de verantwoording van de programmaonderdelen. In deze verantwoording geeft het college aan; wat is bereikt, welke collegeproducten zijn geleverd, wat zijn de lasten en baten en hoe verhouden de resultaten zich tot de in de begroting gestelde doelen? De raad hierop volgend bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar of er bijstelling nodig is.

Het college zorgt voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productrealisatie en naar de programmaverantwoording. Zij is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft zij aan, wat er is bereikt, welke goederen en diensten er zijn geleverd, wat het gekost heeft en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van het lopende jaar bijstelling nodig heeft.