Overwegingen en hybride werken in de praktijk

Hoewel de mate en omvang van hybride werk zowel voor als tijdens de coronapandemie zijn toegenomen, komt dat in organisaties verschillend tot uiting. Over het algemeen lijken werkenden en werkgevers een zekere mate van hybride werken als positief te ervaren, maar er kunnen diverse overwegingen ten grondslag liggen aan de manier waarop zij hybride werk in de praktijk invullen.²⁷ In deze paragraaf wordt een weergave gegeven van enkele overwegingen die daarbij voor werkenden en werkgevers relevant zijn. Deze overwegingen komen voort uit onderzoeken en voorbeelden uit de praktijk, waaronder de hybride werken praktijksessies van de SER. Het gaat daarnaast in eerste instantie om werk dat op basis van de aard van het werk en de werkzaamheden hybride uitgevoerd zou kunnen worden.

Overwegingen werkenden

Werkenden geven aan verschillende voordelen te zien van hybride werken:

- Betere werk-privé balans, bijvoorbeeld door zorgtaken en werk beter te kunnen combineren

- Besparing reistijd, door niet te reizen of piekmomenten te kunnen vermijden - Beter kunnen werken buiten de bedrijfslocatie, onder andere bij specifieke

werkzaamheden die concentratie vereisen

- Besparing kosten, onder andere reiskosten en kosten bedrijfsrestaurant - Meer mogelijkheden op de arbeidsmarkt, onder andere omdat afstand tot de

bedrijfslocatie of persoonlijke beperkingen minder uitmaken

Tegelijkertijd worden door werkenden ook verschillende nadelen genoemd van hybride werken:

- Vervagende grenzen tussen werk en privé kunnen leiden tot stress, gebrek aan rust en overwerk

- Beter kunnen werken op de bedrijfslocatie, onder andere bij specifieke werkzaamheden

- Thuis geen geschikte en of gezonde werkplek of werkomgeving - Minder sociale cohesie tussen collega’s

- Minder sociaal contact op een werkplek die wordt ervaren als een gezamenlijke ontmoetingsplek

- Toename kosten vanwege gebruik persoonlijke middelen bij hybride werken - Onvoldoende vaardigheden om hybride te kunnen werken

- Minder mogelijkheden tot ontwikkeling op het werk en leren van collega’s - Minder zichtbaarheid of waardering binnen de organisatie en als gevolg

daarvan een afname van carrièrekansen Overwegingen werkgevers

Ook werkgevers geven aan dat zij vanwege verschillende voordelen kiezen voor hybride werken:

- Hybride werken kan de werktevredenheid van werkenden verhogen, onder andere door de werk-privé balans te verbeteren en reistijd te besparen

27 KiM, 2021, Thuiswerken en de coronapandemie, p. 16 – 20

- Een aantrekkelijke werkgever zijn, onder andere om nieuw personeel aan te trekken en personeel te behouden. Hybride werken kan daarmee ook worden ingezet om de gevolgen van arbeidsmarktkrapte te beperken

- Het verhogen van de arbeidsproductiviteit, omdat werkenden bij specifieke werkzaamheden buiten de bedrijfslocatie geconcentreerder/ efficiënter kunnen werken

- Organisaties kunnen betere en efficiëntere dienstverlening bieden, mede dankzij technologische ontwikkelingen

- Het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van werkenden - Om duurzaamheidsdoelstellingen en -ambities na te streven - Samenwerking kan plaats- en tijdsonafhankelijk plaatsvinden

- Besparing van kosten, waaronder reiskosten, energiekosten en kantoorpanden Tegelijkertijd geven werkgevers aan dat zij op basis van verschillende nadelen van hybride er juist voor kiezen dat op de bedrijfslocatie moet worden gewerkt:

- Het ondersteunen van de sociale cohesie en cultuur binnen teams en de gehele organisatie

- Innovatieve en creatieve processen kunnen makkelijker op de bedrijfslocatie worden ingericht en uitgevoerd

- Een verkeerde organisatie of uitvoering van hybride werken kan leiden tot meer gezondheidsrisico’s en ziekteverzuim

- Het vraagt andere vaardigheden en activiteiten van leidinggevenden om contact te houden met en zicht te houden op het functioneren, prestaties, inzet en welzijn van werkenden

- De inrichting van werkplekken, processen en middelen om hybride te kunnen werken brengt extra kosten met zich mee

- Een werkplek buiten Nederland kan ertoe leiden dat er bijvoorbeeld voor de loonbelasting een aangifteplicht gaat gelden in het land waar de werknemer wenst te werken. Ook kan er dan sprake zijn van een vaste inrichting met gevolgen voor de winstrapportage in dat land en Nederland, wat tot extra administratieve en mogelijk financiële lasten kan leiden

Hybride werken in de praktijk

Hoe de bovenstaande voor- en nadelen door werkenden en organisaties worden

gewogen en wat dat betekent voor de vormgeving van hybride werken in de praktijk is per werkenden en organisatie verschillend. Wel geven werkenden en werkgevers in een onderzoek van het KiM²⁸ aan dat zij verwachten dat vooral concentratiewerkzaamheden en bureauwerk in de toekomst vaker thuis zal worden gedaan. Ook vergaderingen met een langere reisafstand en met een regulier of terugkerend karakter zullen vaker digitaal plaatsvinden. Hetzelfde geldt voor korte zakelijke afspraken, klantcontact, trainingen, symposia en cursussen, en internationale reizen.

Tegelijkertijd worden werkzaamheden met een fysieke component en creatieve en interactieve activiteiten het liefst op de bedrijfslocatie gedaan. Datzelfde geldt voor het starten van nieuwe projecten, en ontmoeten van nieuwe mensen, sociale activiteiten en ontmoeting en officiële of persoonlijke gesprekken. Het opbouwen van een band met externen, netwerk en het zien van een externe omgeving zijn ook activiteiten die liever niet digitaal worden gedaan.

28 KiM, 2021, Gaat het reizen voor werk en studie door COVID structureel veranderen?, p. 30 t/m 32

Daarnaast hebben werkenden en werkgevers inmiddels ook al in enige mate afspraken gemaakt over hybride werken. Zo gaf tijdens de praktijksessies, die bij de ontwikkeling van dit advies zijn georganiseerd, een organisatie met een grote diversiteit aan

werknemers aan dat hybride werken bij hen niet tot een ‘one size fits all’ beleid heeft geleid. Er is een hybride werken regeling ontwikkeld waarin is opgenomen dat

werknemers en leidinggevenden in onderling overleg dienen te bepalen in welke mate er hybride kan worden gewerkt. De organisatie heeft bij het hybride werken bovendien meer oog gekregen voor het welzijn van medewerkers. Zo probeert de

gezondheidsafdeling preventief te handelen. Dat wil zeggen dat er wordt geprobeerd om bijvoorbeeld een te hoge werkdruk of eenzaamheid onder nieuwe (buitenlandse)

werknemers eerder te signaleren. Leidinggevenden wordt gevraagd om heel goed op het welzijn van de mensen te letten en dieptevragen te stellen aan de werknemers over hun welzijn. Individuele werknemers worden tegelijkertijd gestimuleerd om hun voorkeuren aan te geven en op tijd een signaal te geven op het moment dat het hybride werken voor hen niet goed werkt.

Een andere organisatie gaf tijdens de praktijksessies aan dat zij op termijn streven naar een toename van hybride werken, waarbij 50% van de werktijd op de bedrijfslocatie wordt gewerkt en 50% daarbuiten. Tussen september en oktober 2021, in de periode dat het thuiswerkadvies was versoepeld, werd er door deze organisatie

geëxperimenteerd met hybride werken. Werknemers kregen de vrijheid om te bepalen of ze op de bedrijfslocatie of elders wilden werken, hybride werken was dus geen plicht.

Volledig buiten de bedrijfslocatie werken werd echter niet toegestaan. Aanwezigheid op fysieke bijeenkomsten was verplicht om binding te houden met collega’s. Twee aspecten waren hoofdzakelijk van belang bij het verlenen van keuzevrijheid aan werknemers om al dan niet op kantoor te werken: de persoonlijke voorkeuren en de aard van het werk.

Om tegemoet te komen aan de persoonlijke voorkeuren werd de vrijheid om

plaatsonafhankelijk werken aangeboden aan werknemers. De keuzevrijheid werd echter wel begrensd door de aard van het werk. Werknemers met werkzaamheden die

uitsluitend op locatie konden worden verricht, dienden aanwezig te zijn op de bedrijfslocatie.

Concrete voorbeelden uit de praktijk

Eneco is in 2021 begonnen met een pilot hybride werken, volgens het 40% (op werk) 40% (thuis) en 20% (zelf te kiezen)-model. Voor mensen die vooral buiten werken verandert er het minste, zij zullen maximaal 10% van hun werk vanuit thuis gaan doen, mensen met locatie-gebonden functies zullen hooguit 20% vanuit thuis gaan werken, kantoorpersoneel zal 40 tot 60% vanuit huis gaan werken. Het pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden is aangepast: aan de veranderde mobiliteit (de organisatie bespaart op reiskosten) en aan het thuiswerken, in de vorm van een tegemoetkoming in de kosten en voorzieningen voor een goede werkplek thuis. De ruimte op kantoor wordt anders ingedeeld: meer ruimte voor ontmoeting, voor creatief werk, verbinding en om geconcentreerd te kunnen werken. Werkruimte kan gereserveerd worden met behulp van een app. De digitale voorzieningen worden verbeterd en er is aandacht voor de gevolgen van hybride werken in de praktijk: op de cultuur, het welzijn van de werkenden en leiderschap dat daarop aansluit.

Ook de Rabobank stelde kort na de start van de pandemie een multidisciplinair team samen, mede om te bepalen hoe het werk tijdens en na corona beter ingericht zou

kunnen worden.²⁹ Zij streefden naar oplossingen om het werk beter in te richten. De oplossingen zouden onder meer moeten bijdragen aan de betrokkenheid en

empowerment van medewerkers én het bijdragen aan de duurzame missie van de Rabobank. Hybride werken werd gezien als uitgangspunt van de oplossingen. In de zeven verschillende afdelingen organiseerde de Rabobank pilots zodat de afdelingen zelf vormgaven aan de ideale manier van werken en afspraken maakten. De teams werkten gemiddeld twee dagen per week op kantoor, alhoewel er wel verschillen tussen teams en managers werden waargenomen. De Rabobank bood specifieke aandacht voor onboarding; starters zijn gebaat bij het fysieke contact met collega’s.

Communicatie tussen medewerkers en teams onderling én tussen medewerkers en leidinggeven wordt als essentieel gezien bij hybride werken.