Onder overige zitten enkele hulpprogramma’s die alleen in overleg mogen worden gebruikt.
Bij de importmodules die daar staan wordt NIET gecontroleerd of de catalogus gegevens bevat. Zij zijn in beginsel bedoeld voor EW-Show zelf nu het eenvoudiger is de stambestanden in Excel bij te houden.
11.9.1 Hulpprogramma's (import uit Excel en overige acties)
Overige acties mag u alleen in overleg met EW-Show doen. Deze zijn onder andere nodig bij de huidige werkwijze van Animal Office.
Import uit Excel gebruikt EW-Show zelf om de codebestanden (stambestanden) die in Excel worden bijgehouden te importeren in EW-Show.
Dat kunt u zelf ook doen wanneer u met andere rassenvolgorde e.d. wilt gaan werken. Zie ook 9.2 Eigen code bestanden maken.
11.9.2 Landcode NL verwijderen bij inzenders etc.
Bij land staat nog vaak de NL-landcode. Deze is niet meer verplicht en zelfs overbodig. Hier kunt u de NL-landcode bij inzenders, keurmeesters, medewerkers en verenigingen/speciaalclubs verwijderen.
11.9.3 Bepaalde systeemfoutmeldingen raadplegen
Sinds de Windows versie worden hierin alleen illegale pogingen om een wachtwoord te passeren e.d. vastgelegd met vermelding van de tijd en plaats in het programma waar dat heeft plaatsgevonden.
De beheerder (gebruiker 9) mag het bestand opschonen door het verwijderen van regels; anderen mogen alleen raadplegen.
De echte foutmelding waarom het programma is afgebroken staat in de map van EW-Show met de naam XPPERROR.LOG. Dit is gewoon een platte tekstbestand en de inhoud kunt u in een e-mail naar info@ew-show.nl sturen.
11.9.4 Showinstellingen resetten
De showinstellingen van oude showbestanden, afkomstig uit het oude Dosprogramma, worden aangepast bij het converteren. Dit zijn o.a. de oude benamingen van de diergroepen.
Bij de jaarafsluiting en overgang naar een nieuw jaar worden deze oude instellingen niet vervangen. Dat moet u zelf doen door deze hier te resetten.
12 Voorbeeld werkprogramma automatisering
Met knippen en plakken kunt u dit model in een apart Word document zetten en dan bijwerken.
Omschrijving Initialen Tijdstip
Jaarafsluiting x jan
• Eerst de oude show dupliceren en ook een back-up maken
• Website www.ew-show.nl controleren of er update is. Zo ja, dan eerst deze installeren.
• Na afsluiting nieuwe codebestanden rassen, variëteiten, kleuren en groepen puntenkeuring inlezen! Eventueel ook de andere stambestanden inlezen.
Bijwerken inzenderslijst (oude adressen eruit, nieuwe erbij) x jan-sep
• Onder “Beheer en instellingen” zit een optie voor selecteren voor verwijderen
• Eigenlijk gedurende het gehele jaar doen!
Controleren lijst alleen leden eigen vereniging x aug-sep
• Doen vanuit bladeren inzenders op volgorde van één vereniging al dan niet met behulp van geprinte overzichten.
Overige controles op het bestand: x
• Namen inzenders etc. juist ingevoerd? Systeem: naam, achternaam (met komma), voorletters met hoofdletter etc.
• Dubbele invoer verwijderen door bladeren op volgorde naam en postcode
• Bestand doorlopen op postcode etc. om invoerfouten in de postcode op te speuren
• Bestand op naam doorlopen voor eventuele verhuizingen etc.
• Combinatie consequent onder eigen naam of “Comb” bij de alfabetische volgorde?
• Met pijltje rechts komt meer info op het scherm (inzendhistorie etc.)
Etiketten voor het vraagprogramma uitdraaien of lijst in Excel voor de drukker x Midden aug
• Eerst selecteren voor het vraagprogramma x aug-sep
• Inschrijfbladen coderen (inzenderscode), invoeren etc. x okt-nov
• Aandachtspunten: vaste gegevens inzender zoals adres, telefoon, bank, jeugd etc. ook bijwerken in het bestand
• Bij buitenlanders “BTL“ invoeren als fokkerskaart KLN en NBS
• Tussendoor controle ahv lijst “overzicht inschrijvingen / aantallen per ras en kleur”) op het scherm voor juist gebruik van kleurencodes (niet 2 verschillende voor 1 kleur) etc.
• Indien iets gedaan wordt met lijsten voor de vervoerders, de vervoerder invoeren bij de inzender!
Bestand naar persoon x x na invoeren
Controleren inschrijvingen x Na sluiting
• Zie hoofdstuk 2 van de handleiding (controle invoer)
• Altijd beginnen met voorbereidende controle ahv lijst “overzicht inschrijvingen / aantallen per ras en kleur”)
• Dan pas de eventuele gebruikelijke handmatige controles doen!
• NBS fokkerskaartnummers controleren op nummerrange; overige alleen of ze correct zijn ingevuld met verenigingsaanduiding etc. Bij buitenlanders “BTL“ invoeren als fokkerskaart. Nummer KLN, de combinaties uitgezonderd (9000), beginnen met een 4!
Kooinummers toekennen (veren willekeurig, haren normaal) x na controles
Automatisch berekenen van het inschrijfgeld x direct na controle
• Zit onder financiële administratie/inschrijfgelden en contributie/inschrijfgelden
• Overzichten inschrijfgelden met en zonder specificatie (zonder tussentotalen per letter) naar de penningmeester (of beter: een back-up)
Bestand naar persoon x en x
Uitdraaien overzichten: x na alle controles
• Proefcatalogus
• Overzichten aantallen per ras voor het handmatig uitzoeken van keurmeesters en EP (x en x)
• Overzichten aantallen per ras en kleur en aantallen per keurmeester voor het handmatig uitzoeken van keurmeesters en EP (x en x)
• Kooienlijsten voor tekening hal, bestellen kooien etc.
Invoeren door keurmeesters te keuren dieren in het programma x voor de keuring
• Controleren ahv lijst van aantallen op het scherm Bestand van x naar x
Uitdraaien: ca 2 weken voor
x het inkooien
• Afhaalkaarten
• Kistlabels met catalogusbon (incl. gratis entree?)
• Overzichten te keuren van de keurmeesters en verzenden
• Lijsten voor de vervoerders?
Ereprijzen in het systeem (basisbestand) invoeren x na uitkomen VP
• Let goed op de vaste gegevens zoals soort etc, door de TT zelf uit te reiken, geldprijs j/n etc.
Ereprijzen koppelen aan de keurmeester (voorbereiding keurdag) x ca 7 dagen voor de keuring
• Ook HEP!
• Alleen bij de keurmeesters die de EP ook daadwerkelijk zelf moet invullen de samen met .. invullen
• Let op: zo gedetailleerd mogelijke werkomschrijving zoals Fr Wener Blauw M/J (ipv fr wener per kleur per klasse)
• Prijzen (zoals r-prijzen etc.) die bijv. 3* mogen worden toegekend ook 3* invoeren in het systeem. Voor elke toe te kennen prijs moet op de EP lijst van de keurmeester een aparte regel komen (3*PP is drie regels)
• Draai controlelijst aantallen toegewezen EP uit
Laatste wijzigingen van inzenders/dieren invoeren x tot en met keurdag
• Nagekomen inschrijvingen eventueel handmatig nummeren in het scherm invoeren met ALT-O
• Niet vergeten deze ook aan keurmeester toe te wijzen
Uitdraaien in het weekend voor de show: x Weekend voor show
• Beoordelingskaarten of als PDF naar de drukker
• Proefcatalogus, oudere vernietigen!!
• Keurlijsten voor de keurmeesters (dubbel of met aparte strook secretariaat)
• Lijsten ereprijzen keurmeesters (dubbel)
• Kwitanties keurvergoeding
• Denk ook om lunchbonnen, complete map voor keurmeesters (verwijzing HEP jury, extra lijstje dieren voor HEP) etc.
Bestand op keurdag naar X1 x avond voor keurdag
• Mogelijk ook tussentijds per e-mail als veilige backup; (beide bestandjes op de diskette)
Opbouwen apparatuur keurdag x keurdag
• 1 pc met zgn. pdf-printer benodigd en internetaansluiting om catalogus in PDF-formaat naar de drukker te sturen
• Netwerk? Wat? Wie?
Afronding voorste deel catalogus x keurdag of eerder
• Voorwoord/div wijzigingen/clubshows/nagekomen/ep schenkers/keurmeesters(uit het systeem)/inzenderslijst per bond
• Model catalogus etc eventueel afstemmen
Laatste controles uitvoeren (zie hoofdstuk 2 handleiding) en ahv overzichten bij
voorbereiding keurdag x keurdag
Bijzondere overzichten uitdraaien x keurdag of eerder
• ???
Invoeren punten x keurdag
• Eerst instellingen (opmaak en puntenindeling) controleren bij beheer/instellingen/show/punten (zie handleiding)
Invoeren EP x keurdag
• Bedacht zijn op fouten keurmeester, op verkeerde formulier ingevoerde samen met ..
EP etc. Deze apart houden voor aan het eind wanneer dan enige verdere controle ahv het systeem etc. mogelijk is
Controleren volledigheid ingevoerde predikaten met het systeem x Keurdag
Controleren volledigheid ingevoerde EP ahv de diverse bladeropties in het systeem (bij
afwerking keurdag) x Keurdag
Catalogus afwerken voor de drukker x Keurdag
• Bij A5 formaat RTF-instellingen catalogus controleren; is namelijk afwijkend (zie handleiding)
• Catalogus type ???
• In Word afwerken (dieren)
o kopiëren en plakken in het bestand achter het voorste deel (kolommen vanaf dit punt instellen)
o lijn tussen de kolommen niet vergeten o controleren of marges en voettekst goed zijn
• Idem EP
o Overzicht/standaard/catalogus
o Ook van HEP uitgebreide maken met info dieren/inzender
• “Printen” naar pdf-printer o 1* gewoon
o 1* met inslagschema (pag 44,1,2,43,42,3,4,41 etc) o Bij A5-formaat met 2 pagina’s per vel.
o Inslagschema in Excel op EW-Show.nl gebruiken
• Bestanden e-mailen naar drukker
Uitdraaien diverse overzichten x Eind keurdag
• Lijst prijzen bonden (2-voud) voor x
• Lijst voor uitgifte EP aan inzenders
• Etiketten van ep-winnaars (direct of via Word – samenvoegen)
• Totaallijst uit te keren geld. Zit onder afwerking keurdag/overzichten/inzenders-uitgifte EP
• Statistiek van predikaten
Back-up maken voor terug naar anderen (x/x/x) x Eind keurdag
Afsluiten en afkoppelen systemen x Eind keurdag
Noten:
1. Regelmatig, doch in ieder geval voor elke bijzondere bewerking en aan het einde van de dag na invoeren inzenders en/of inschrijvingen altijd een back-up maken