5.3.1 Algemeen
Het invoerscherm:
Aandachtspunten:
• Juiste en volledige naam geschreven als: naam, voorletters en tussenvoegsel.
• Juiste en volledige adres, postcode en woonplaats.
• Land alleen invullen bij buitenlanders. Eventueel ook “B-“ of “D-“ voor de postcode zetten.
• Bij exact dezelfde naam en voorletters maar ander adres attent zijn op eventuele verhuizingen (fokkerskaart controleren).
• Erop bedacht zijn dat uw gegevens juist zijn en de door derden aangereikte gegevens mogelijk niet, vooral wanneer u de gewoonte heeft eventuele afwijkingen t.o.v. inschrijfbladen direct aan te passen.
• Mensen die de laatste jaren niet meer insturen en hun gegevens voor eventuele ledenadministraties niet van belang zijn, uit het bestand verwijderen. Deze mensen zijn wellicht gestopt, verhuisd of komen gewoon niet meer. Deze gegevens hebben geen nut meer en vormen alleen onnodige ballast.
• Gegevens van mensen die zijn overleden, tijdig verwijderen.
• Aan het up to date houden van dit bestand MOET veel aandacht worden besteed. Daarom kunt u ook op andere plaatsen in het programma wijzigingen doorvoeren (vaak toegankelijk met een "alt-toets" combinatie).
Iedere nieuwe (potentiële) inzender krijgt bij het invoeren een codenummer. Het programma geeft als advies de hoogste in het bestand voorkomende code plus een. Geeft u een bestaand nummer op dan schakelt het programma automatisch over van invoeren naar wijzigen van gegevens. Straks bij het invoeren van het inschrijfblad krijgt de inzender geen nieuw nummer maar moet dit codenummer worden gebruikt.
U bent verplicht de velden voor naam, adres en plaats in te vullen. Voor de overige velden bent u vrij om deze wel of niet te gebruiken. Het veld aantekeningen is bedoeld voor informatie die u bij deze inzender/lid wilt bewaren, bijvoorbeeld de rassen die deze fokker heeft, e-mailadres etc. Dit veld wordt afgedrukt bij lijsten van inzenders/leden en bij export.
Alleen wanneer er een e-mailadres is ingevuld en bewaard, kan de toets F12 E-mal worden gebruikt (dan wordt F12 op het scherm getoond, anders niet). Dan wordt outlook geopend en een nieuwe mail klaargezet. U hoeft dus niet meer e-mailadressen, die in EW-Show staan, in uw adresboek op te nemen en bij te houden. Reden te meer om het programma het gehele jaar rond te gebruiken.
Het bankrekeningnummer (IBAN) staat onder Alt-C of F10 Bank, contributie etc.
Nummers fokkerskaarten:
Deze bestaan uit de provincieletter plus 2 cijfers voor het verenigingsnummer, liggend streepje (-) en een lidnummer van 4 cijfers voor
combinaties of 5 cijfers voor jeugd-/seniorleden bijv. A02-43256.
De nummers van KLN lopen van 40.000 t/m 59.000 voor jeugd- en seniorleden. Combinaties vanaf 9.000. Serviceleden van KLN hebben het verenigingsnummer Y00 en mogen niet deelnemen aan gewone tentoonstellingen.
Bij de NBS lopen de nummers van 30.000 t/m 39.999. Combinaties vanaf 9.800.
Is de inzender een buitenlandse inzender dan bij voorkeur bij fokkerskaart KLN en NBS te tekst “BTL” invullen en niet het nummer van de buitenlandse bond.
De vervoerder (de gegevens van deze zijn opgeslagen bij medewerkers) is degene die voor deze inzender de dieren vervoert. U kunt voor de vervoerder speciale lijsten uitdraaien. Op de afhaalkaart van de inzender wordt dan ook de adresgegevens en telefoonnummers van de vervoerder afgedrukt.
Jeugd/vraagprogramma toezenden/catalogusbon spreken voor zich. Het veld principiële inzender wordt alleen gebruikt op de afhaalkaart voor controle bij het uitkooien op zaterdag; ook de vermelding van de doorloopkaart wordt op de afhaalkaart afgedrukt. Deze vermeldingen worden alleen op de afhaalkaart afgedrukt wanneer dat bij de afhaalkaart expliciet wordt opgegeven.
Bij ereprijzen is het mogelijk een keuzeprijs in geld of bekers uit te reiken. De stamgegevens van de winnende inzender bepalen uiteindelijk of dit geld of een beker (of id.) wordt. Dit vult u in bij keuze EP in geld (j/n): ja is geld; nee is bekers e.d. Standaard wordt door het programma nee ingevuld.
Als “toestemming AVG TT” op J(a) staat betekent dat de inzender op het inschrijfformulier expliciet toestemming heeft gegeven dat zijn adresgegevens in de inzenderslijst van de catalogus mogen worden opgenomen. Deze vraag komt ook als u tijdens het invoeren van dieren een nieuwe inzender wilt selecteren.
Een inzender kan aan vier verenigingen/speciaalclubs worden gekoppeld. Hierdoor heeft u de gelegenheid om voor een zeer groot aantal verenigingen de ledenadministratie te verzorgen en daarvan speciale overzichten uit te draaien. Voor grotere shows is dit tevens een hulpmiddel om bij te houden, waar iemand vandaan komt. Ook kunt u “fictieve verenigingen” gebruiken zoals adverteerders, organisatie etc.
In het eerste jaar dat u dit programma gebruikt, kunt u voor oudere jaren zelf opgeven of betrokkene heeft deelgenomen aan shows. In de volgende jaren houdt het programma zelf deze gegevens van maximaal vijf voorgaande jaren bij. Deze informatie wordt gebruikt voor (automatische) selectie voor het vraagprogramma.
Notitie kan ook worden gebruikt in combinatie met vermelding op de afhaalkaart. Bijvoorbeeld u hebt bijzondere doorloopkaarten/combikaarten. Door de soort doorloopkaart bij de notitie te vermelden en dit dan op de afhaalkaart te laten afdrukken, kan dat bij het inpakken van de kistlabels + afhaalkaart niet worden vergeten.
5.3.2 Contributie/incasso/lidinfo
Met de toetscombinatie ALT-C of makkelijker met F10 komt een hulpscherm tevoorschijn waarin u contributiebedragen en de bedragen voor de fokkerskaarten (lidmaatschapsbewijzen van de landelijke bonden) kunt invullen evenals incassogegevens voor automatische incasso.
Bij het invoeren van inschrijvingen (zie hoofdstuk 6.7.2) kunt u de eenmalige incasso voor het inschrijfgeld rechtstreeks invoeren.
Hier kunt u ook het bankrekeningnummer (IBAN), de datum voor aanvang van het lidmaatschap invoeren en de geboortedatum (o.a. voor extra controle op jeugdleden) invoeren. Bij de Windows overzichten kunt u specifieke ledenlijsten aanmaken. Bij overzichten vraagprogramma is er een speciaal overzicht dat de leeftijd en het aantal jaren lid laat zien.
Kijk ook in de bovenste balk, de vette letters zijn verdwenen omdat die alt-toets-combinatie hier niet kan worden gebruikt.
Veel organisaties beseffen nauwelijks hoe waardevol een volledig en up-to-date adressenbestand kan zijn en hoeveel inspanning het kost om gegevens, die verloren zijn gegaan, opnieuw te verzamelen. Breng daarom iedere aanvulling of wijziging onmiddellijk in en maak iedere keer een back-up!
5.3.3 IBAN nummers van landen die niet ondersteund worden door EW-Show
Dit zijn de landen waarvan de bankrekeningen, die vanwege de lengte van de IBAN, niet worden ondersteund in EW-Show.
Land Afkorting
Andorra AD
Cyprus CY
Frankrijk FR
Gibraltar GI
Griekenland GR
Hongarije HU
IJsland IS
Israël IL
Italië IT
Malta MT
Mauritius MU
Monaco MC
Polen PL
Portugal PT
Roemenië RO
San Marino SM
Slovakije SK
Spanje ES
Tsjechië CZ
Tunesië TN
Turkije TR
Zweden SE