Introductie inclusief uitleg over het onderwerp en doel van dit interview.
Algemene vragen
Wat is uw rol binnen deze organisatie en hoelang vervult u deze rol al? Wat zijn de (wettelijke-)taken van de organisatie?
Wat zijn uw (kern-)taken binnen de organisatie?
Is uw organisatie een zorginstelling of een welzijnsorganisatie?
Hoe lang bent u werkzaam binnen de organisatie en hoelang bent u actief in uw huidige rol?
Decentralisatie / wettelijke Jeugdzorg taken / aanvullende 'gemeentelijke' taken
De decentralisatie heeft behoorlijke impact gehad op jeugdigen, ouders/opvoeders en jeugdzorginstellingen. Kunt u op hoofdlijnen aangeven wat er het afgelopen jaar allemaal is veranderd?
De jeugdzorgtaken zijn uitgebreid gedocumenteerd in de Jeugdwet. Hoe omschrijft u de taken die uw instelling uitvoert? Sluiten deze aan op de Jeugdwet?
Gemeenten zijn juridisch en politiek verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Jeugdwet, hoe ziet u de rol van gemeenten?
Om de hierboven beschreven vragen beter in te kaderen
Relatie
Hoe is de relatie tussen de subsidieverstrekker en de zorginstelling? o gelijkwaardig/zakelijk/leverancier klant relatie/ hiërarchisch etc.
Zijn er ook ververschillen tussen de gemeente/inkooporganisatie ten opzicht van de provincie (voorgaande financier)?
De relatie tussen de provincie en u was in het verleden afgedwongen door de Jeugdwet (zeker voor de Bureaus Jeugdzorg) was deze zuivere subsidie relatie anders dan die met de gemeente?
Zakelijk (NPM-gegevens vragen), output gericht?
Is naast het formele contact moment ook informeel contact en hoe ziet dat eruit? Is de relatie in de loop van het jaar veranderd?
Is er gedurende het jaar het vertrouwen over en weer toegenomen?
In hoever is de lange termijn doelstelling en visie een gespreksonderwerp tussen subsidieverstrekker en ontvanger?
In hoeverre zijn de door de gemeenten geformuleerde doelen concreet? Zijn de gemeenschappelijke doelen via contractafspraken goed om te zetten in
concrete en meet are ‘producten’?
Control
Welke afspraken zijn er gemaakt met de financier?
Zijn de voorwaarden voornamelijk financieel of niet financieel?
Welke doelen (op de korte, middellange en lange termijn) zijn er overeengekomen? o Hoe specifiek en concreet zijn de afspraken met de gemeente gemaakt? o Zijn er doelstellingen voor de korte en lange termijn overeengekomen? en hoe
zien deze er dan uit?
o Zijn de overeengekomen doelstellingen SMART gemaakt?
o Zijn de doelstellingen multi-interpretabel? Ofwel kunnen de doelstellingen door de gemeente anders worden geïnterpreteerd?
o In hoever is en blijft de gemeente verantwoordelijk?
o Welke rol speelt de accountant bij de verwachtingen en het overeenkomen van de doelstellingen?
Het realiseren van doelen, hoe wordt het realiseren van doelen geregistreerd en gecommuniceerd?
o Zijn alle doelen meetbaar? Hoe worden de gestelde doelen geregistreerd en gecommuniceerd?
o Worden afwijkingen in gestelde doelen en gerealiseerde doelen geanalyseerd?
o Worden deze afwijkingen ook gecommuniceerd?
o Geldt er een hardheidsclausule op gestelde doelen als realisatie echt anders blijkt?
o Hoe monitort u de organisatie geleverde diensten?
o Hoe monitort het toezichthoudend orgaan de geleverde diensten? o Welke verwachtingen heeft de gemeente bij de kwaliteit van diensten? o Heeft de accountant een rol in deze?
(zie ook controle protocol) Zijn alle uitgevoerde taken meetbaar?
o Welke onderdelen zijn goed meetbaar?
Hoe worden deze taken in rapportages opgenomen. o Welke taken zijn minder goed meetbaar?
Hoe worden deze uitkomsten gemeten en gedeeld?
Kennis, in hoeverre is de financier op de hoogte van de werkwijze, doelstellingen en inhoud van de uitbestede taken?
o Is de gemeente deskundig genoeg voor het stellen van voorwaarden en doelen?
o In hoeverre is de gemeente afhankelijk van uw informatiestroom of doelstellingen?
o Liggen de doelstelling van de financier en ontvanger op één lijn?
Is de gemeente vooral geïntegreerd in het werkproces of meer in de uitkomsten (output)?
Transparante informatievoorziening
Wettelijk; welke informatie is de organisatie verplicht te delen met de gemeente? o Jaarrekening RJ640 RJ 655
o Jaarverslag op basis van jaarverslaggeving jeugdzorginstellingen? o Wet normering topinkomens?
Contractueel
o Welke informatie moet uw organisatie op basis van het contract nog met de subsidieverstrekker delen?
management letter van de accountant? accountantsverslag van de accountant? interne controle rapporten?
verklaring van bestuur inzake feitelijke levering zorg? rapportage over Raad van Toezicht.
begroting/prognoses
tussentijdse rapportages, inhoudelijk financieel? Door welke functionarissen worden de documenten onderzocht? Met welke mate van detail worden deze documenten onderzocht?
Zijn de formele rapportages een verassing voor de financier (gemeente) of zijn de uitkomsten al (informeer) gedeeld met de gemeente?
Welke terugkoppelingen zijn er over de informatie? o formele vragenbrieven?
o wordt er om mondelinge toelichting gevraagd?
o zijn het veelal technische vragen of inhoudelijke vragen? Welke rol speelt Assurance in deze?
Wordt er naar uw mening veel Assurance en controle gevraagd.
Controleert de gemeente de stukken nog zelf? Of is dit meer een soort analyse? Naast de wettelijke, contractuele of op aanvraag geleverde documenten levert u ook
vrijwillig informatie aan?
o Welke informatie is dit dan?
o Hoe wordt er door de gemeente gereageerd op dit soort informatie?
Vertrouwen (zit veelal in bovenstaande stukken)
Gaat het bij het controleren van de uitbestede relatie door de gemeente op jeugdzorginstellingen het vooral om formele controle of spelen de onderlinge verhoudingen en hiermee vertrouwen een grote rol?
Er zijn altijd doelen die minder makkelijk meetbaar zijn, het communiceren van deze doelstelling is vaak in tekst en weinig meet- en vergelijkbaar. In hoever is vertrouwen dan belangrijk voor het accepteren van de weinig meet- en vergelijkbare informatie? Bij eventuele ontwikkelingen is er handelingsvrijheid (op basis van het aanwezige
vertrouwen) om hierop in te schakelen? Bijvoorbeeld jeugdzorg voor asielzoekers? of preventieve werkzaamheden in het voorliggend veld?
(Indien er een zakelijke relatie is) Een zakelijke relatie kan leiden tot keuzes in het productaanbod. Heeft de jeugdzorginstelling producten die verlies maken of wordt er bewust voor gekozen om verlieslatende producten niet meer aan te bieden?
o Leidt een zakelijke relatie tot opportunistisch gedrag? (alleen winstgevende producten inzetten?)
o Is de doelgroep (jeugdigen) gebaat bij een zakelijke relatie?
o Wat zou, gezien de taak van de organisatie de beste vorm van samenwerken tussen uw organisatie en de gemeente zijn?
Rol van accountants en informatie van accountants
Op basis van de Jeugdwet is de jeugdzorginstelling verplicht om jaarlijks een jaarrekening en jaarverslag volgens een voorgeschreven format op te stellen. Hoe belangrijk zijn deze documenten binnen de instelling en de gemeente?
Komen alle doelen goed tot uiting in de verplichte documentatie?
De jaarrekening wordt gecontroleerd door een externe accountant, controleert de gemeente de stukken zelf nog? Of is dit meer een analyse?
Hoe belangrijk is de accountant binnen de bedrijfsvoering van de instelling? Hoe belangrijk is de ervaring van de accountant voor u?
Speelt de ervaring en reputatie van de accountant een rol voor de financier en de instelling?
Is rechtstreeks contact tussen de subsidieverstrekker en de accountant een must? In hoeverre is goedkeuring van de accountant belangrijk in uw contracten met de
gemeente?
Bent u afhankelijk van uw accountant in het proces van registeren en verantwoorden van de gestelde doelen?
Regelarme initiatieven dragen bij aan het reduceren van regelgeving, welke rol ziet u hier voor accountants?
De afgelopen jaren zijn een aantal accountantscontroles vervangen door controles welke door financiers zelf worden uitgevoerd (als voorbeeld ZVW-zorg wordt nu door de zorgverzekeraar zelf uitgevoerd materiele controles op productie en processen). Als u dit soort hoort wat vindt u daarvan?
o Heeft u liever de financier op bezoek ter controle of liever een accountant? Waarom?
Welke rol kan een accountant hierin aannemen? Vrijwillige controle
Accountants houden zich voornamelijk bezig met historische informatie, toch kan ook op basis van regelgeving er toekomstgerichte informatie gecontroleerd worden.
Te ontvangen documenten 1. Jaarrekening 2. Begroting 3. Contract 4. Voorbeeld communicatie 5. Tussentijdse rapportages 6. Jaarverslag