Introductie inclusief uitleg over het onderwerp en doel van dit interview
Algemene vragen
Wat is uw rol binnen de provincie/gemeente en hoelang vervult u deze rol al? Hoe lang bent u werkzaam binnen de organisatie en hoelang bent u actief in uw
huidige rol?
De Provincie/gemeente was of is verantwoordelijk geweest voor Jeugdzorg. Welke rol had u in relatie tot deze uitbestede taak?
Decentralisatie/ wettelijke Jeugdzorg taken/ aanvullende 'gemeentelijke' taken
De decentralisatie heeft behoorlijke impact gehad op jeugdigen, ouders/opvoeders en Jeugdzorginstellingen. Kunt u op hoofdlijnen aangeven wat volgens u allemaal is veranderd?
Wat weet u van Jeugdzorg en wat weet u van de 'Bureau Jeugdzorgtaken' o OTS/Voogdij/Reclassering in relatie tot Jeugdzorginstellingen?
Gemeenten zijn (en provincies waren) juridisch en politiek verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Jeugdwet, hoe ziet u de rol van gemeenten? Is de politieke
verantwoordelijkheid voor gemeenten groter dan voor
Relatie
Hoe is/was u relatie met de instellingen?
o Gelijkwaardig/zakelijk/leverancier klant relatie/ hiërarchisch etc. Zitten /zaten er ook ververschillen tussen de verschillende organisaties?
De relatie tussen de provincie en de organisatie was in verleden afgedwongen door de Jeugdwet (zeker voor de Bureaus Jeugdzorg) Wat resulteerde in een zuivere subsidie relatie is de relatie met de gemeente anders?
Zakelijk (NPM gegevens vragen), output gericht? Frequentie
o Hoe vaak was/is er formeel/informeel contact tussen de instelling en de gemeente/provincie?
o Tussen welke functies (medewerkers) is er vaak contact? o Op welke wijze vindt contact plaats?
o Is contact veelal zakelijk, of vindt er ook informeel overlegplaats? o Wat zijn veel terugkomende gespreksonderwerken
zorginhoudelijke issues
prestaties en prestatie indicatoren
zijn deze veelal inhoudelijk of financieel van aard?
wordt er vooral met historische informatie gewerkt of veel met
begrotingen?
dossier inhoudelijk issues
afstemming over zorgregistratie en declaratie financiële rapportages
begrotingen jaarrekeningen en forecast bijzonderheden
o Hoe managend de gemeente/provincie de verschillende overleggen tussen de verschillende medewerkers en de verschillende contactpersonen bij de
instelling? Heeft er iemand de totaal regie? Is de relatie in de loop van het jaar (jaren) veranderd?
o Welke verandering heeft dan plaats gevonden? o welke verandering zou u graag zien in de relatie? o hoe beïnvloed u de relatie?
o Waaruit blijkt dit?
o Is dit naar verwachting of heeft u daar andere verwachtingen bij?
In hoever wil de gemeente/provincie actief meedenken/beslissen over de visie en lange termijn doelstellingen van de instellingen?
o Neemt de organisatie de financier mee in innovatieve projecten? o Wordt er met de financier gesproken over financiering van dergelijke
projecten?
Control
Welke afspraken zijn er gemaakt met de Gemeente/provincie? o welke taken zijn er uitbesteed aan de organisatie? o hoe worden deze taken beheerst?
Kunt een aantal subsidie/inkoopvoorwaarden benoemen? Zijn de voorwaarden voornamelijk financieel of niet financieel?
Welke doelen (op de korte, middellange en lange termijn) zijn er overeengekomen? o Hoe specifiek en concreet zijn de afspraken met de gemeente gemaakt? o Zijn er doelstellingen voor de korte en lange termijn overeengekomen? en hoe
zien deze er dan uit?
o Zijn de overeengekomen doelstellingen SMART gemaakt?
o Zijn de doelstellingen multi-interpretabel? Ofwel kunnen de doelstellingen door de gemeente anders worden geïnterpreteerd?
o Is de organisatie afhankelijk van de financiering door de gemeente? o Zou de gemeente de taken of relatie als risico kunnen zien?
o In hoever is en blijft de gemeente verantwoordelijk?
o Bij een eventueel faillissement wat is de rol van de gemeente? o Welke invloed heeft de uitkomsten
o Welke rol speelt de accountant bij de verwachtingen en het overeenkomen van de doelstellingen?
Het realiseren van doelen, hoe wordt het realiseren van doelen geregistreerd en gecommuniceerd?
o Zijn alle doelen meetbaar? Hoe kijkt u naar de gestelde doelen en het registreren en communiceren hiervan?
o Op welke wijze worden deze doelen richting de gemeente gecommuniceerd? o Met welke frequentie worden stukken verstuurd? Is dit een standaard proces
of veelal adhoc? (bij nee; Verwacht u hier op termijn meer structuur in?) o Worden afwijkingen in gestelde doelen en gerealiseerde doelen
geanalyseerd?
o Worden deze afwijkingen ook gecommuniceerd?
o Geldt er een hardheidsclausule op gestelde doelen als realisatie echt anders blijkt?
o Hoe monitort u zelf de kwaliteit van de geldende diensten?
o Hoe monitort het toezichthoudend orgaan de geleverde diensten? o Welke verwachtingen heeft de gemeente bij de kwaliteit van diensten? o Heeft de accountant een rol in deze?
(zie ook controle protocol) Zijn alle uitgevoerde taken meetbaar?
o Welke onderdelen zijn goed meetbaar?
Hoe worden deze taken in rapportages opgenomen. o Welke taken zijn minder goed meetbaar?
Hoe worden deze uitkomsten gemeten en gedeeld?
Kennis, in hoeverre is/was de gemeente/provincie op de hoogte van de werkwijze, doelstellingen en inhoud van de uitbestede taken?
o Is de gemeente/provincie deskundig genoeg voor het stellen van voorwaarden en doelen?
o In hoeverre is de gemeente/provincie afhankelijk van uw informatiestroom of doelstellingen?
o Liggen naar uw mening de doelstelling van de gemeente en u op één lijn? o Is iedereen gemotiveerd om dezelfde doelen na te streven?
Zit er verschil in zo goedkoopmogelijk zorg of zijn er issues op kwaliteit of effectiviteit?
Is de gemeente/provincie vooral geïnteresseerd in het werkproces of meer in de uitkomsten (output)?
Transparante informatievoorziening
Wettelijk; welke informatie is de organisatie verplicht te delen? o Jaarrekening RJ640 RJ 655
o Jaarverslag op basis van jaarverslaggeving Jeugdzorginstellingen? o Wet normering topinkomens?
o Wat vindt u van het wettelijk kader? Is dit een voldoende podium om hierover iets te zeggen?
Contractueel
o Welke informatie was nog meer van belang? management letter van de accountant? accountantsverslag van de accountant? Interne controle rapporten?
verklaring van bestuur inzake feitelijke levering zorg? rapportage over Raad van Toezicht.
begroting/prognoses
tussentijdse rapportages, inhoudelijk financieel? Hoe worden de accounting documenten (zie bovenstaand) door de
gemeente/provincie ontvangen ontvangen?
o Hoe wordt er naar uw mening omgegaan met de accounting documenten? o Wordt u inhoudelijk bevraagd over deze documenten
Wordt de toegezonden informatie nog besproken? o Mondeling? Formeel of informeel?
Door welke functionarissen worden de documenten onderzocht? Met welke mate van detail worden deze documenten onderzocht?
Zijn de formele rapportages een verassing voor de financier (gemeente/provincie) of zijn de uitkomsten al (informeer) gedeeld?
Welke terugkoppelingen zijn er over de informatie? o Formele vragenbrieven?
o Wordt er om mondelinge toelichting gevraagd?
o Zijn het veelal technische vragen of inhoudelijke vragen? Welke rol speelt Assurance in deze?
Wordt er naar uw mening (te)veel Assurance en controle gevraagd.
Controleert de gemeente/provincie de stukken nog zelf? Of is dit meer een soort analyse?
Vertrouwen (zit veelal in bovenstaande stukken)
Gaat het bij het controleren van de uitbestede relatie door de gemeente/provincie op de organisatie vooral om formele controle of spelen de onderlinge verhoudingen en hiermee vertrouwen een grote rol?
o In hoeverre zijn persoonlijke verhoudingen belangrijk?
o Wordt er actief gestuurd op het verbeteren van onderlinge verhoudingen? o Worden knelpunten in de communicatie intern besproken?
Wordt hier vervolgactie opgezet?
o Welke onderwerpen komen ook ter sprake? Naast de normale onderdelen? Er zijn altijd doelen die minder makkelijk meetbaar zijn, het communiceren van deze
doelstelling is vaak in tekst en weinig meet- en vergelijkbaar. In hoever is vertrouwen dan belangrijk voor het accepteren van de weinig meet- en vergelijkbare informatie? Bij eventuele ontwikkelingen is er handelingsvrijheid (op basis van het aanwezige
vertrouwen) om hierop in te schakelen? Bijvoorbeeld jeugdzorg voor asielzoekers? of preventieve acties?
(Indien er een zakelijke relatie is) Een zakelijke relatie kan leiden leiden tot keuzes in de het product aanbod. Heeft uw organisatie producten die verlies maken of wordt er bewust voor gekozen om verlieslatende producten niet meer aan te bieden?
o Leidt een zakelijke relatie tot opportunistische gedrag? (Alleen winstgevende producten inzetten?)
o Is de doelgroep (jeugdigen) gebaat bij een zakelijke relatie?
o Wat zou, gezien de taak van de organisatie de beste vorm van samenwerken tussen uw organisatie en de gemeente zijn?
Rol van accountants en informatie van accountants
Hoe ziet u het liefst (dus op de roze wolk) de relatie met de accountant? o Hoe moet deze zich opstellen?
o Hoe kijkt u naar de onafhankelijke rol van de accountant?
o Welke houding zou de accountant zich moeten aanmeten richting de gemeente?
Op basis van de Jeugdwet is de instelling verplicht om jaarlijks een jaarrekening en jaarverslag volgens een voorgeschreven format op te stellen. Hoe belangrijk zijn deze documenten binnen uw organisatie?
Komen alle doelen goed tot uiting in de verplichte documentatie?
De jaarrekening wordt gecontroleerd door uw externe accountant, controleert de gemeente/provincie de stukken zelf nog? Of is dit meer een analyse?
Hoe belangrijk is de accountant voor de financier?
Hoe belangrijk is de kennis en ervaring van de accountant? Onafhankelijkheid in schijn en wezen?
Is een actieve accountant essentieel voor de instelling?
Vindt u het belangrijk dat de accountant rechtstreeks contract zou kunnen hebben met u als financier?
In hoeverre is goedkeuring van de accountant belangrijk voor de verantwoording van de gemeente?
Regelarme initiatieven dragen bij aan het reduceren van regelgeving, welke rol ziet u hier voor accountants?
De afgelopen jaren zijn controles door financiers (voorbeeld ZVW-zorg) wordt nu door de financier (in dit geval de zorgverzekeraar) zelfstandig middels materiele controles gecontroleerd. Als u dit soort hoort wat vindt u daarvan?
o Heeft u liever de financier op bezoek ter controle of liever een accountant? Waarom?
Welke rol kan een accountant hierin aannemen? Vrijwillige controle
Accountants houden zich voornamelijk bezig met historische informatie, toch kan ook op basis van regelgeving er toekomstgerichte controle
Toekomst
Het afgelopen jaar (2015) is verre van een soepel jaar geweest. Wat is u het meest bijgebleven over deze periode?
o Heeft dit invloed gehad op de relatie met de instellingen?
Hoe verwachtingen heeft u op de relatie tussen de gemeente en de instellingen? Verwacht u dat het belang van accountantscontrole zal toenemen of juist afnemen?
(Regelarme initiatieven)
Wat is de belangrijkste taak van de accountant? En hoe zal deze zich naar uw idee moeten ontwikkelen?
o Verlengde van de gemeente?
o Of zoals bij ZVW zorg, geen specifieke accountantscontrole meer maar meer een materiele controle door de financier?