Opdrachtgever-opdrachtnemer relatie

De relatie met de leverancier is voor de onderzochte scholen belangrijk. Er wordt veel waarde gehecht aan leveranciers die voldoen aan de behoeften en waar een vertrouwensband mee kan worden opgebouwd. Een meerderheid van de respondenten toont een sterke loyaliteit richting leveranciers die zichzelf positief hebben bewezen. Binnen nieuwe inkooptrajecten krijgen zij de voorkeur boven leveranciers die onbekend zijn. Er is een sterke behoefte aan partnerschap met de leveranciers gebouwd op wederzijdse vertrouwen, commitment en toegankelijkheid. Dit geldt met name voor aanbestedingen en inkoop met een

bepaalde waarde. Binnen de Europese aanbestedingen is de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie daarentegen meer gericht op de principaal-agentschap verhouding. Er is sprake van zwakke initiële vertrouwen vanuit de scholen, de inkoper stelt zich zakelijk op, is controlerend en rationeel in de keuzes. Uit dit empirisch onderzoek komt naar voren dat de aanwezigheid van

opportunistische opdrachtnemers gering is. Respondenten geven aan hier nauwelijks ervaring mee te hebben. Tevens komt uit dit onderzoek naar voren dat wanneer leveranciers zich niet houden aan de gemaakte afspraken en enkel eigen winst nastreven, er in de toekomst geen zaken mee worden gedaan. Dit wijkt af van de relatie met de vaste, doorgaans lokale leverancier. Hierbij stelt de inkoper zich minder rationeel op, afspraken komen gezamenlijk tot stand en de leverancier geniet de voorkeur boven de andere partijen. Onderwijsinstellingen baseren hun beslissingen doorgaans op eerdere ervaringen, gebasseerd op vertrouwen. Dit is zorgwekkend omdat het rationaliteit en kostenefficiëntie in gevaar kan brengen. In dit onderzoek is slechts door drie van de 11 respondenten aangegeven dat elke traject begint met een brede marktconsultatie. In alle andere gevallen zijn de leveranciers reeds bekend, die zich op deze manier een monopolie positie toe-eigenen.

De verwachting was dat een cooperatieve relatie meer bijdraagt aan effecientie van inkoop dan een relatie wat slechts gericht is op de transactie (Gibbs et al. 1998). Het is belangrijk om een gezamenlijke doel na te streven (Eversdijk & Korsten, 2008). Opdrachtgever en opdrachtnemer werken dan gezamenlijk op basis van wederzijdse vertrouwen en zien voordeel in een strategische alliantie. Voor de analyse wordt er gebruik gemaakt van de vier aspecten uit de theorie van Monczka et al. (1998):

1. Alle partijen zijn onafhankelijk, in de praktijk is dit doorgaans het uitgangspunt. Respondent R3 geeft aan dat

onafhankelijkheid niet altijd mogelijk is. Zo geeft hij aan dat de onafhankelijkheid in geding komt indien maar een opdrachtnemer op de markt actief is. Respondent geeft aan dat hij dan een keuze moet maken om voor die ene leverancier te gaan of voor een andere leverancier waarbij vraag en aanbod niet geheel op elkaar aansluit. De keuze valt ondanks de afhankelijkheid op de eerste leverancier.

2. De risico’s en opbrengsten worden onderling verdeeld. Dit aspect komt niet duidelijk naar voren in de interviews. Er bestaat geen gelijkwaardigheid wat betreft de kennis, belangen en waarden. De leverancier bezit specialistische kennis, wat ook door respondenten (R3, R4 en R10) wordt erkent. Echter verstoort dit niet de machtsverhouding tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Gelet op het feit dat er weinig aandacht is voor evaluatie en controlecontracten, zijn de risico’s van transacties niet evenredig verdeeld. Onderwijsinstellingen als opdrachtgever hebben de standaard inkoopovereenkomst en de SLA als dekking. “Onze SLA’s zijn doorslaggevend, hierin worden duidelijke afspraken genoteerd en hierin worden onze voorwaarden gewaarborgd. Zonder duidelijke SLA’s doen wij geen zaken met partijen” (Aalberts, 2017). Daarentegen hebben de respondenten

R6, R10 en R11 vooral een voorkeur voor raamovereenkomsten waarin de kaders voor contractuele afspraken tot een bepaalde mate vastliggen.

3. Relatie wordt beëindigd wanneer een van de partijen geen voordeel meer uit haalt. In de praktijk vertaalt zich in het vertrouwen dat wordt geschaad door een van de partijen. In dit onderzoek wordt duidelijek dat indien de overeenkomst niet wordt nagekomen of indien er geen voldoende ondersteuning wordt verleend, dit redenen zijn om de samenwerking te beëindigen. De relatie wordt in zoverre geschaad dat een toekomstige samenwerking niet meer haalbaar of wenselijk is. De relatie veranderd van coöperatie naar transactioneel.

7. Conclusie

7.1De onderzoeksvraag

De doelstelling van dit onderzoek luidt als volgt: “Het in kaart brengen van faciliterende en belemmerende factoren

die van invloed zijn op de inkoop van ICT door VO-instellingen, teneinde bij te dragen aan efficiënte inkoop”. Deze

heeft geleid tot de volgende vraagstellingen: “Welke organisatorische en institutionele factoren zijn van invloed op de

ICT-inkoop door instellingen voor voortgezet onderwijs?”

De algemene verwachting van dit onderzoek is dat scholen als gevolg van kennisasymmetrie in een

afhankelijkheidspositie verkeren en daarom inefficiënt zullen zijn bij de inkoop van ICT. In dit onderzoek zijn factoren onderzocht waarvan op basis van theorie gesteld kan worden dat zij efficiënt inkoop faciliteren en factoren die efficiëntie nadelig beïnvloeden. De volgende factoren zijn onderzocht: vertrouwen, kennis en expertise, institutionele

setting van publieke sector, gezamenlijk inkopen, mate van professionalisering en de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie.

De empirische studie laat zien dat er binnen de voortgezet onderwijsinstellingen maar in geringe mate sprake is van aan rationele en professionele aanpak bij de inkoop. Dit is in lijn met de theoretische verwachting. Ook past dit binnen de meer algemene trend binnen de publieke sector, waar de inkoopfunctie doorgaans minder professioneel is dan binnen de private sector en er veel te doen is rond ICT-inkoop. Onder professioneel inkoop wordt verstaan het voldoen aan criteria voor efficiënt inkoop door rationele afwegingen door een inkoper met specialistische kennis en vaardigheden. Deze omschrijving is ontleed uit de definitie van Magali et al. (1977) die professionalisering zien als een poging om de schaarse middelen, specifieke kennis en vaardigheden, te vertalen naar sociale en economische voordelen (Magali et al. 1977).