Gezamenlijk inkopen

De theorie stelt dat bundeling van krachten een antwoord biedt op de afhankelijkheidskwestie. Binnen centraal georganiseerde schoolbesturen dient in dit geval de inkoopactiviteiten op elkaar afgestemd te worden en collectief in volume worden ingekocht. Dit is met name interessant voor kleine tot middelgrote scholen die individueel veelal te klein zijn om echt inzicht te hebben in de mogelijkheden van de markt en in de eigen wensen. Centralisatie en/of coordinatie van inkoop biedt dan uitkomst. De verwachting is dat centraal georganiseerde schoolbesturen met een strakke regie over de bedrijfsvoering van de aangesloten scholen, een sterke positie en meer slagkracht hebben. Dit leidt tot ‘economies of scale’, ofwel schaalvoordelen en daarmee tot verbeterde onderhandelingspositie en betere condities (Harrison, 2001; Boyen, 1995; Contractor & Lorange, 1988). Deze voordelen van centralisatie worden ook in de praktijk zo gezien. Respondent R9 geeft aan dat er d.m.v. gezamenlijk inkoop financieel voordeel wordt behaald. Er kan namelijk een lagere prijs per product worden afgedwongen. Daarnaast heeft samengevoegde onderhandelingsruimte ook invloed op de transactiekosten. “Centralisatie bij inkoop heeft als een belangrijk voordeel dat de transactiekosten marginaal blijven. We hebben situaties gekend waarbij we mensen moesten inzetten om enkel de administratie van inkoopactiviteiten in orde te brengen. Dat is niet wenselijk, dat is niet waar een school zich mee bezig moet houden. De weg wat we aantal jaren geleden zijn ingeslagen voorkomt die problemen” (Buijtendorp, 2017).

Het aangaan van synergiën maakt tevens de deling van middelen mogelijk. Enerzijds gaat het om gedeelde immateriële middelen. Dit betreft voornamelijk kennis- en informatiedeling. De veronderstelling dat veel organisaties waarde hechten aan het uitwisselen van ‘best practices’ en kennis over de kerncompetenties, reflecteert op het belang van kennisdeling. Respondent R9 geeft aan dat bundeling van krachten tussen verschillende scholen ook als bundeling van kennis wordt geacht. Hierdoor zijn zij in staat om expertise en ervaringen uit te wisselen. Dit stelt hun in staat om beter te onderhandelen met de leverancier. Anderzijds gaat het om gedeelde materiele middelen met als voordeel dat organisaties schaalvoordelen (‘economies of scale’) kunnen realiseren en voorkomen dat er dubbele inspanning geleverd wordt. Door het aan elkaar verbinden van inkoopspecialisten, communicatiesystemen, fysieke (werk)plekken en andere faciliteiten, zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk belegd. Dit aspect komt duidelijk naar voren binnen de scholen R1, R3, R4, R6 t/m R11. Binnen deze scholen wordt er intensief met elkaar samengewerkt op het domein van inkoop onder de paraplu van de scholengemeenschap. Het delen van materiele en ander overheadkosten wordt als een argument voor de samenwerking gebruikt door Roffel (R4) en Zwan (R3). Dit is in lijn met de beschreven ‘economies of scale’.

Centralisatie kent in de theorie ook nadelen. Volgens Boyne (1996) gaat het dan om de wet van afnemende

opbrengsten en (2) toenemende bureaucratische congestie. Hierbij dalen de extra opbrengsten per product bij stijgende kosten van communicatie en kosten van coördinatie van activiteiten. De emprie laat zien dit gevolg moeilijk te meten is. Het concept opbrengsten zijn niet van toepassing op scholen omdat de output van het onderwijs niet te herleiden is tot opbrengsten per product. Daarentegen wordt het tweede aspect, toenemende bureaucratische congesties, wel als een nadeel van de centralisatie van de inkoop ervaren. Dit wordt aangeven door respondent R11: “…in het verleden moesten wij elk soort aankoop

administreren en doorgeven aan onze inkoopafdeling. Zelfs bij aankopen van enkele euro’s moest er toestemming worden gevraagd, het declaratieformulier worden ingevuld waarna deze gegevens op een centrale plek moesten worden geborgd. Dit was niet wenselijk voor een efficiënte werkwijze. Daarom hebben we met elkaar afgesproken om dit soort kleine, operationele aankoop binnen onze school af te handelen” (Aalberts, 2017). Binnen de andere onderzochte scholen is er geen sprake van wet op afnemende opbrengsten. Echter moet hierbij wel worden vermeld dat de scholen dit nog niet hebben onderzocht.

Centralisatie en vergroten van het volume is niet afgezet tegen efficiëntie van kleinschalig inkoop op lokaal niveau. Dit geldt eveneens voor de bureaucratische congestie. Respondenten ervaren geen nadelige effecten van de wijze waarop de inkoop momenteel ingericht is. Enkele scholen (R3, R4, R11) hebben duidelijke kaders en richtlijnen opgesteld om inkoop zo efficiënt mogelijk in te richten.

De theorie van dit onderzoek kent ook een derde potentieel nadelige effect van centralisatie: ‘span of control’, wat vrij vertaald de spanwijdte van toezicht aangeeft (Brun et al. 2013). Het refereert naar de mate waarin de inkoopafdeling formeel verantwoordelijk is voor inkoopactiviteiten en de functies die hieronder vallen. Uit de empirie komt naar voren dat de spanwijdte van de centrale inkoopafdeling breed is. Acht van de elf onderzochte scholen hebben een centraal gereguleerde inkoopafdeling die verantwoordelijk is alle inkoopactiviteiten. De wensen en behoeften van de afzonderlijke scholen worden geïntegreerd in een pakket van eisen waaraan nieuwe producten en diensten aan moeten voldoen. Uit de interviews komt niet naar voren dat de span of control een potentieel gevaar vormt voor de efficiëntie van inkoop binnen deze acht scholen.

Tot slot was de verwachting dat centralisatie afbreuk doet aan de autonomie (Goold & Campbell, aangehaald in Rozemeijer, 2000). De emprie laat zien dat een groot deel van de respondenten waarde hecht aan de vrijheid om inkoopbeslissingen te nemen. Dit is in het geding bij centraal gereguleerde inkoop. De beslissingsbevoegheid is ruimer gedefinieerd bij lage inkoopwaarde en bij verbruiksartikelen. Deze autonomie wordt echter ingeperkt indien het producten betreft voor op de lange termijn of producten met een relatief hoge inkoopwaarde. Inkoop zal dan doorgaans centraal plaats vinden (R1, R3, R4, R6, R8 t/m R11). Hierdoor zijn scholengemeenschappen minder flexibel in hun handelingen. “Er zijn producten die zich goed lenen voor inkoop op grote schaal, maar dit vereist veel onderlinge afstemming” (Martens, 2017). Er gelden immers andere regels bij de gezamenlijke inkoop.