Faciliterende factoren

De theorie stelt dat dat efficiëntie van inkoop afhangt van de mate waarin organisaties aan een aantal factoren voldoen. De inkoopactiviteiten van de onderzochte scholen zijn aan deze criteria getoetst. Op basis van deze empirische studie constateren we dat de volgende factoren efficiëntie in de praktijk faciliteren:

1) De empirie laat zien dat relatie en vertrouwen binnen de opdrachtgeverschap belangrijk zijn. Binnen de onderzochte scholen zien we dat de sterke nadruk op relationele vertrouwen binnen de opdrachtgeverschap voortkomt uit de behoefte aan persoonlijk contact met de leverancier. Daarmee wordt duidelijk dat de inkopers binnen de scholen een duidelijk voorkeur hebben voor vertrouwde leveranciers waarmee ze al lange tijd samen werken. Dit duidt op de principal-steward verhouding, waarbij wederzijdse vertrouwen sterk is. In de theorie wordt relationeel vertrouwen gezien als een krachtige vorm van

vertrouwen. Onderzoek van Gibbs et al. (1998) laat zien dat opdrachtnemers minder de neiging hebben om opportunistische te handelen en hebben een voorkeur voor coöperatie op de lange termijn. De empirie laat verder zien dat inkopers binnen het voortgezet onderwijsinstellingen een hechte en collaboratieve relatie onderhouden met hun leverancier. Dat wil zeggen dat veel afspraken op een meer informele wijze tot stand komen, waarbij in sommigen gevallen de zakelijke verantwoording achterblijft. Dit is geheel in lijn met theorie van Laing en Lian (2003), die het toeschrijven aan een algemene ontwikkeling binnen de publieke sector. De respondenten in het onderzoek hebben een sterke voorkeur voor leveranciers die goed bereikbaar zijn, bereid zijn om service te verlenen en leveranciers die zich aan de afspraken houden. Bereikbaarheid is voor hen met name belangrijk wanneer er iets misgaat in het inkooptraject. De empirie laat zien dat het vertrouwen in de leverancier als noodzakelijk wordt ervaren voor een goede relatie. Dit past binnen de risico averse gedrag van publieke inkopers, zoals de theorie van Clark (2016) en Teulings et al. (2003) beschrijft. De theoretische verwachting was dat opdrachtgevers in de publieke sector meer gericht zijn op veiligheid en minder op (financiële) prikkels. Deze assumptie wordt herkend in de empirie, maar roept tevens vragen op. Is de relationele vertrouwensband gericht op efficiënt inkoop of komt dit eerder voort uit de karakteristieken die kenmerkend zijn voor de publieke sector. Deze studie laat zien dat het antwoord complex is. Enerzijds zien de inkopers vertrouwen als een

noodzakelijke eis voor een efficiënte inkoop. Anderzijds wordt dit door 10 van de 11 respondenten als een fundamentele criteria voor inkoop gezien. De theorie op dit gebied stelt dat de ontstane vorm van principaal-steward relatie eventuele agency

en Davis et al. (1997) stelt dat binnen de principaal-steward verhouding controle en monitoring van de leverancier tot een minimum worden beperkt. Dit zien we ook in de empirie. Dit is zorgwekkend omdat het ruimte vrijlaat voor misleiding en opportunisme van de opdrachtnemer. De theorie schrijft voor om deze risico’s te herkennen, in kaart te brengen en tijdig op te anticiperen. Het is kwalijk dat het op dit moment onvoldoende gebeurt. Scholen kunnen bijvoorbeeld de aanbevelingen van Eisenhardt (2006) en Soudry (2006) volgen door resultaatafspraken te formuleren met evaluatie en monitoring van de

opdrachtnemer. Hier geen gehoor aan geven leidt tot kwetsbaarheid voor risico’s van slecht of inefficiënt inkoop of misleidleiding door de leverancier, wat de kwaliteit en/of continuïteit van het onderwijs in gevaar brengt. Het is niet voldoende om de

beslissingen en de beoordeling van de leverancier enkel op vertrouwen te baseren. De empirie laat zien dat er een gemis is aan rationaliteit.

Kortom, de waargenomen relationele vertrouwen versterkt de duurzame samenwerking en minimaliseert de kans op opportunistisch handelen door de opdrachtgever. Echter kunnen organisaties niet enkel leunen op deze coöperatieve samenwerkingsverband. Control en beoordeling van de leverancier is ook nodig. De onderzochte scholen hebben hier weinig aandacht voor.

2) Ten tweede zien we binnen de onderzochte scholen dat efficiëntie van inkoop tevens gevaar loopt omdat de loyaliteit jegens de leveranciers niet voortkomt uit tevredenheid maar uit duur van de relatie. Dit is geheel in lijn met de assumpties uit de theorie van Homburg et al. (2001). Vanwege de tevredenheid over prestaties in het verleden tonen inkopers binnen de scholen sterke loyaliteit jegens hun vaste leverancier. In de praktijk betekent dit langdurig samenwerken met ee select aantal

voorkeursleveranciers en doorgaans alleen hen in het inkooptraject betrekken. Afspraken over prijs, kwaliteit en duur worden zelden afgezet tegen de marktstandaarden. Dit roept vragen op over de mate van efficiëntie en de doelmatigheid van de bestedingen.

3) Ten derde maakt het onderzoek duidelijk dat bundeling van krachten middels gemeenschappelijk inkoop tot

efficiëntie leidt. Binnen 10 van de 11 scholen is er sprake van gecoördineerde inkoop binnen de overkoepelende organisatie. Het verlagen van administratieve lasten bij de scholen en het verbeteren van de eigen machtspositie worden in de empirie als belangrijkste motieven genoemd voor gezamenlijk inkoop. Dit is in lijn met de theoretische verwachting. Centraliseren van de inkoop heeft in de theorie ten doel krachten bundelen en schaalvoordelen te behalen (Harrison, 2001; Gibbs, 1998). Dit is in lijn met een algemene trend binnen de publieke sector. De rijksoverheid richt zich bijvoorbeeld steeds meer op interdepartementaal gecoördineerde inkoop met efficiëntie als doel (Schlangen, 2005). Wel is er in dit onderzoek naar voren gekomen dat een aantal scholen centralisatie zien als afbreuk op autonomie en flexibiliteit. Het gezamenlijk inkopen door de organisatie van de

scholengemeenschap heeft in de praktijk toe geleidt dat de scholen een deel van de eigen autonomie kwijt zijn. Dit is in lijn met de genoemde nadelen van centralisatie in theorie van Albronda en Gelderman (2017). In plaats van volledige centralisatie is het aan te bevelen dat scholen gecoördineerd inkopen, zoals geschetst door Ter Wiel et al. (2004). Scholen zijn hierbij zelfstandig om bepaalde aankopen te doen, maar coördineren hun activiteiten en delen kennis binnen een overkoepelende organisatie. Ook is er geen bewijs gevonden in deze studie dat scholen die centraal inkopen tevens efficiënter en professioneler opereren. Dit kan te maken hebben met de gehanteerde onderzoeksmethoden.