Onderzoeksvraag 2: uitwisseling en verwerking van gegevens: hoe?

Hoe vindt de uitwisseling en verweking van deze gegevens binnen het sociaal gebiedsteam de Blokken nu plaats en hoe wordt dit ervaren?

5.3.1 Weergave Theorie

Bovenstaande deelvraag wordt beantwoord aan de hand van de resultaten op de interview vragen. Voor de beantwoording is het echter van belang duidelijk te hebben wat wordt bedoeld met uitwisseling en verwerking van gegevens. Antwoord hierop is te vinden in de Wet bescherming persoonsgegevens. In het juridisch kader is een uitgebreide omschrijving van de betreffende wettelijke bepalingen terug te vinden (pagina 17).

De verwerking van persoonsgegevens betreft volgens de wet (art. 1 sub b) alle handelingen met betrekking tot de persoonsgegevens, bijvoorbeeld het verzamelen, bijwerken, raadplegen of

verspreiden ervan. Artikel 2 van de wet meldt dat de wet van toepassing is op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde persoonsgegevens en handmatige gegevens die een bestand vormen of bedoeld zijn om een bestand te vormen. Wanneer deze wettelijke bepalingen in acht worden genomen valt

‘uitwisselen’ van gegevens onder verwerking zoals bedoeld in art. 1 sub b van de wet.

Voor het sociaal gebiedsteam dient de theorie van Jolanda van Boven als een belangrijke houvast waar het gaat om de rechtmatigheid van het al dan niet uitwisselen en verwerken van gegevens. In het theoretisch kader is haar theorie verder toegelicht (pagina 22). Van belang voor de beantwoording van deze deelvraag is dat in de theorie het belang van motiveren en documenteren is opgenomen, met andere woorden: “leg de keuze voor het al dan niet uitwisselen van gegevens goed uit, maar ook vast”. Interviews

Tijdens de interviews komt vanuit de respondenten duidelijk naar voren dat zij het gebiedsteam als een team in ontwikkeling zien. De professionals geven dan ook allemaal aan niet echt zeker te zijn van de manier waarop zij nu gegevens uitwisselen en verwerken. De professional in de rol van

verpleegkundige in verslavingszorg geeft meteen aan dat er zeker in het vastleggen van gegevens nog dingen moeten veranderen.

Wekelijks komen de professionals met een kernteam samen om casuïstiek te bespreken. Hierbij kan het gaan om nieuwe inbreng aan de hand van een nieuwe aanmelding of aan de hand van bemoeizorg vanuit één van de professionals. Ook kan de voortgang van bestaande casuïstiek worden besproken. De ambulant begeleider van stichting de Trans geeft aan dat dit voor haar het belangrijkste moment van gegevens uitwisselen en verwerken is. Zij is altijd aanwezig bij de casuïstiek overleggen, maar verder vooral bezig met andere werkzaamheden vanuit haar moederorganisatie en spreekt haar collega’s van het sociaal team hierdoor niet veel. De andere professionals geven aan dat de casuïstiek overleggen een standaard moment van gegevens uitwisseling en verwerking zijn, maar dat zij op andere momenten ook regelmatig contact hebben met elkaar. Dit gebeurd dan vooral telefonisch of per mail.

Waar het gaat om de casuïstiek overleggen legt de verpleegkundige van VNN uit dat het op het moment nog zo is dat één van de professionals in het team de notuleert tijdens het overleg. De notulen worden vervolgens per mail uitgewisseld. Hierbij wordt door alle respondenten aangegeven dat het hier wel de beveiligde mail van de verschillende moederorganisaties betreft, er wordt gemaild met de zakelijke emailadressen. De notulen kunnen gemaakte afspraken of een concrete hulpvraag bevatten verteld de gezinscoach van het Leger des Heils, maar ook de basis persoonsgegevens worden er in opgenomen. Als doel wordt door alle professionals aangegeven dat de notulen dienen als een soort cliënt volgsysteem, omdat er nu geen ander systeem is. De verpleegkundige geeft tijdens het interview aan druk op zoek te zijn naar een andere mogelijkheid voor het vastleggen van gegevens en volgen van cliënten op deze manier. Een echt systeem voor de verwerking van geautomatiseerde gegevens

ontbreekt nog. Het blijkt lastiger dan verwacht om een systeem te vinden voor bijvoorbeeld het

vastleggen van rapportages, omdat alle professionals toegang zouden moeten krijgen tot misschien één van de bestaande systemen bij één van de moederorganisaties.

Waar het gaat om de vraag hoe het huidige uitwisselen en verwerken wordt ervaren geven alle professionals aan dat het vooral gebeurd om basis van vertrouwen. Het gaat om een klein kernteam waarmee je veel samenwerkt, het zijn allemaal professionals en ik vertrouw erop dat zij op een juiste manier met de gedeelde informatie omgaan verteld thuisondersteuner vanuit Promense Care. Tijdens de interviews met de andere professionals komt ook het woord ‘vertrouwen’ en het zijn van

‘professionele hulpverlener’ naar voren. Dat is vooral waar tijdens de overleggen aan vast wordt gehouden. De verpleegkundige (VNN) geeft aan dat ze ook wel nadenkt over de vraag waarom ze iets deelt, maar dat delen (praten) in een kleine groep collega’s soms ook vanzelf gaat en dat het doel van informatie delen dan niet altijd een rol speelt.

5.3.2 Analyse

Het samen komen bij zorg-overleggen (casuïstiek overleg) komt naar voren als het belangrijkste moment van gegevensuitwisseling en verwerking binnen het sociaal gebiedsteam. Daarnaast wordt er door bijna alle professionals ook informatie uitgewisseld door collegiaal overleg via telefoon of mail. Nu een vast systeem voor het verwerker van gegevens, bijvoorbeeld in de vorm van rapportages, ontbreekt lijkt ook de mogelijkheid van het documenteren van gemaakte keuzes lastig. Vanuit de theorie van Jolanda van Boven is dit juist van belang bij gegevensuitwisseling. Motiveren en documenteren kan helpen bij het nadenken over het doel van gegevensuitwisseling. Ook kan de documentatie gebruikt worden om achteraf uit te leggen waarom over is gegaan tot delen van

informatie. Het is van belang dat de stappen naar een beslissing gemotiveerd worden omschreven. Dit lijkt nu niet het geval. Het bespreken van casussen en het verwerken van de informatie door middel van notulen lijkt niet helemaal transparant. Is er bijvoorbeeld nagedacht over het recht van inzage? Kunnen de uitgewisselde notulen met cliënten gedeeld worden?

Uit de interviews komt naar voren dat alle professionals onzeker zijn over de rechtmatigheid van de wijze waarop zij nu werken. Over het doel van de informatie uitwisseling wordt niet altijd nagedacht. Ondanks dat houden zij vast aan het vertrouwen in elkaar.