Datum: 8 april 2020 Vastgesteld: 27 mei 2020
Tijd: 10:30-12:00 uur Locatie: Digitaal via Zoom
Aanwezig: mw. C.W. Smelik (voorzitter), dhr. W.C. Haagsma, dhr. J.J. Eijbersen, dhr. A.H.M. van den Heuvel, dhr. J.H. Boermans, dhr. P.M.R. Schuurmans (secretaris), mw. F.M. Plat (plv. secr.), mw. M. Dubnevych (Controller) en dhr. M. Sman (notulist)
1. Opening en vaststellen agenda
Na een enkele technische ‘hobbel’ opent de voorzitter de eerste digitale OFGV-bestuursvergadering en stelt zij de agenda ongewijzigd vast.
2. Mededelingen
o De eerste kamer heeft op 7 april de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba vastgesteld. Het digitaal vergaderen is daarmee rechtsgeldig. De wet betekent ook dat het AB kan vergaderen komende zomer mits we aan de voorwaarden voldoen.
o De geactualiseerde GR is op 7 april jl. gepubliceerd en daarmee vandaag van kracht geworden. Dit betekent dat ook de nieuwe Spelregels in- en uittreden van kracht zijn geworden. Het AB nam daarover op 5 februari jl. een voorgenomen besluit.
o Het kortgeding met Genetics dat op 6 maart zou dienen is uitgesteld naar een
schriftelijke afhandeling in mei 2020. Het betreft een geding over de interpretatie van de opdracht; zijn bepaalde activiteiten al dan niet meerwerk?
o Ambtelijk is de OFGV benaderd om het uittreden van Weesp uit de GR voor te
bereiden. Een formeel uittreedverzoek is nog niet ontvangen. Vooralsnog reageert de OFGV procedureel op deze vragen.
3. Verslag DB 4 maart 2020
Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
Actielijst:
1. We zijn nog in afwachting van het rapport van de archiefinspectie. De actie blijft op de lijst.
2. We wachten met de themabijeenkomsten tot versoepeling van de Coronamaatregelen.
Deze actie heeft geen spoed en blijft op de actielijst.
3. De brief aan Weesp is nog niet uit, ook omdat een formeel uittreedverzoek ontbreekt.
Het DB hecht er aan als reactie op het Herindelingsontwerp Weesp/Amsterdam te reageren en te wijzen op de regels voor uittreden vanuit de geactualiseerde GR.
4. OFGV in Coronatijd
Het DB neemt kennis van de gevolgen van het Coronamaatregelenpakket voor de OFGV.
Het DB complimenteert de organisatie voor de snelle reactie en de aandacht voor het personeel. Alle deelnemers zijn schriftelijk geïnformeerd over hoe de OFGV handelt met gedoogverzoeken als gevolg van de maatregelen, zoals extra opslag grond- en
Desgevraagd wordt toegelicht dat OFGV-BOA’s ingezet worden voor signaaltoezicht en preventieve zichtbare aanwezigheid. OFGV-BOA’s verbaliseren niet op Coronamaatregelen gerelateerde overtredingen; tijdelijk bevoegd zijn betekent niet dat BOA’s vaardig genoeg zijn. De geweldsincidenten in het land richting BOA’s onderschrijven dat voor deze
openbare ordetaken training en scholing met andere geweldsinstructies essentieel zijn.
Het DB wenst alle deelnemers over de maatregelen en de gevolgen van de Coronacrisis te informeren. Dit wordt verzorgd door middel van het rondsturen van de geagendeerde tekst. Daarnaast wil het DB de medewerkers een bericht en attentie sturen om blijkt te geven van de betrokkenheid in deze vreemde tijden. De directie waardeert dit gebaar namens de medewerkers. Het briefje en de attentie wordt verzorgd.
5. Voorgang proces DVO-advies
In e-mailberichten zijn de DB-leden geïnformeerd over het teruggeven van de opdracht door Pels Rijcken en over het daarop gevolgde overleg tussen mevrouw Smelik als OFGV-voorzitter en gedeputeerde Stigter van Noord-Holland. De inhoudelijk wederzijdse
standpunten, de procesmatige en communicatieproblemen die met elkaar ten grondslag liggen aan dit geschil evenals de argumenten van Pels Rijcken om de opdracht terug te geven, zijn in het DB gedeeld. Het DB neemt daarbij kennis van de mededeling van gedeputeerde Stigter dat op basis van de uitkomsten van dit onderzoek Noord-Holland zal beslissen over het al dan niet blijven deelnemen aan de GR-OFGV.
Het DB wil in het onderzoek in ieder geval de vraag beantwoord zien of een DVO juridisch verplicht is. Het onderzoek moet de DVO vanuit minimaal de perspectieven ‘het collectief’
en ‘individuele deelnemers’ behelzen. Namens het DB zal mevrouw Smelik het woord voeren over dit onderwerp richting Noord-Holland en de beide adviseurs. Zij krijgt van het DB het mandaat om tot een uniforme vraagstelling te komen die past bij de vraag van het AB en bij de integriteit van de adviseurs. Zij informeert de DB-leden over het vervolg.
Het streven is de resultaten van het onderzoek te bespreken in het DB van 27 mei zodat de rapportage kan worden geagendeerd in het AB van 17 juni 2020.
6. Verlengen zienswijzeprocedure
Via e-mail wordt op dit moment namens het DB een poging gedaan het AB van 17 juni te verzetten naar een later tijdstip. Hiermee wil het DB tegemoetkomen aan het verzoek van een aantal deelnemers om de zienswijzetermijn op de begroting te verlengen. I.v.m. het naderende zomerreces en gelet op de wettelijke termijnen lijkt dit lastig te lukken.
Het DB hecht er aan dat alle AB-leden aanwezig kunnen zijn bij de finale besluitvorming over de onder andere de nieuwe kostenverdeling. Een langere zienswijzetermijn moet niet leiden tot een grote groep afwezigen bij het AB of in het ergste geval tot het niet halen van het quorum.
De OFGV informeert het DB verder over de poging het AB te verzetten.
(Notulist: het is niet gelukt een andere geschikt moment voor het AB te vinden. Dit blijft staan op 17 juni. De zienswijzetermijn is met 2 weken verlegd ten koste van de
voorbereidingstijd van het AB; het overzicht zienswijzen inclusief DB-reactie wordt een nazending.)
7. Rondvraag/wvttk/sluiting
1. Desgevraagd deelt de heer Schuurmans zijn ervaringen met de bestuurlijke ronde Kostenverdeelsystematiek (KVS). Met name gemeente Dronten geeft daarin aan moeite te blijven houden met de consequenties van de nieuwe kostenverdeling en de uitleg die daarbij te geven is. Dit zal vermoedelijk in hun zienswijze naar voren worden gebracht.
Het DB wacht de zienswijzen van de deelnemers af en reageert in het volgende DB. De lijn blijft daarin: “de berekeningssystematiek is niet aangepast en de afname van de afgelopen 3 jaar leidt tot deze verdeling”. Het gevoerde proces en de communicatie daarover acht het DB zorgvuldig en transparant. De gevolgen zijn daarmee volgens het DB voor individuele deelnemers verdedigbaar.
Het DB vraagt de OFGV-directie de wethouder van Dronten hulp te bieden bij de raadsbespreking door bijvoorbeeld de argumentatie uit te schrijven. Deze informatie kan ook aan de andere AB-leden worden gezonden.
2. In het verlengde van de opmerkingen van Dronten over de KVS is de bedrijvenlijst aan de orde geweest. Het DB concludeert dat:
o voor de herijking van de KVS een peildatum is bepaald waarop de toen, voor elke deelnemer beschikbare, bedrijvenlijst is gebruikt;
o een bedrijvenlijst nooit helemaal actueel is te krijgen; “elke dag komen er bedrijven bij, verhuizen bedrijven en stoppen bedrijven”;
o het afzonderlijk bijhouden van een bedrijvenbestand geen aparte OFGV-taak is.
Voor een actueel overzicht van bedrijven is de KvK de aangewezen instantie om te raadplegen. De OFGV actualiseert het initieel door gemeenten aangeleverde
bedrijvenbestand aan de hand van constateringen tijdens de primaire taakuitvoering (controle, vergunningen, meldingen etc.);
o de ‘foutmarge’ die in het bedrijvenbestand zit, in even grote mate geldt voor elke deelnemer en daarom voor de kostenverdeling geen significant verschil uitmaakt;
o n.a.v. de actualiteit van het bedrijvenbestand stelt het DB indien voor onderwerpen (zoals de KVS) een overzicht van bedrijven nodig is, geeft de OFGV de gemeenten en provincies daarvoor tijdig een signaal zodat eventuele actualisatie vanuit hun kant tijdig kan worden opgepakt.
3. In het verlengde van de opmerkingen van Dronten over de KVS is en ‘het gedateerd zijn van het bedrijfsplan’ aan de orde geweest. Het DB stelt voor een eventuele
actualisering van het bedrijfsplan te koppelen aan de invoering van de Omgevingswet.
Als deze wet is ingevoerd verwacht het DB veranderingen van taken en accenten in de uitvoering en wellicht in de benodigde ondersteuning van de bedrijfsvoering. Zodra enige ervaring is opgedaan met het werken volgens de Omgevingswet is het goed om het bedrijfsplan opnieuw te bezien en te bepalen of actualisering nodig/wenselijk is.
Het DB wenst dit als mededeling op de agenda van het volgende AB te zetten.
4. Bekend is gemaakt dat de invoeringsdatum van de Omgevingswet wordt uitgesteld, in mei 2020 wordt bekend tot wanneer. Desgevraagd wordt toegelicht dat het uitstel geen financiële gevolgen heeft voor de OFGV-begroting 2021. In deze begroting is voorzien in budget voor implementatie dat ingezet kan worden voor de langere
voorbereidingstijd op de Omgevingswet.
In het verlengde van deze vraag wordt meegedeeld dat een van de grote landelijke leveranciers van de milieusoftware, Roxit, heeft gezegd dat het aansluiten op het DSO voorlopig niet gaat lukken. Daar zijn landelijke grote zorgen over.
Actiepuntenlijst
Afspraak Door Datum DB Gepland Gereed
1 Externe toets op migratie data naar nieuwe ICT-systemen, eventueel toetsen of systeem DSO-proof is. Archiefinspecteur heeft een inspectie gehouden.
Zijn rapport wordt
geagendeerd in het DB. Daarna beslissen over eventuele
o Asbest; wethouder van den Heuvel
o Circulaire economie;
gedeputeerde Smelik
o Energietransitie; wethouder Boermans
3 Schriftelijk reageren op
aankondiging uittreden Weesp uit GR om afspraken te maken over de consequenties
Secretaris 4/03/’20
4 Informatie over OFGV en de Coronamaatregelen sturen aan alle AB-leden
Secretaris 8/04/’20 9/04/’20
5 Medewerkers bericht en
attentie sturen namens DB Secretaris 8/04/’20 23/04/’20 6 A4 met toelichting KVS zenden
aan AB-leden ter
ondersteuning van bespreking in de raden en Staten.
Secretaris 8/04/’20 Zsm.
7 Bedrijfsplan bezien op benodigde/gewenste actualisering
Secretaris 8/04/’20 ± half jaar na invoering Ow 8 Bij onderwerpen (zoals de
KVS) waarvoor een overzicht van bedrijven nodig is, zal de OFGV de gemeenten en provincies daarvoor tijdig een signaal geven zodat eventuele actualisatie vanuit hun kant tijdig kan worden opgepakt
Secretaris 8/04/’20