Het agentschap engageert zich om gemiddeld 98% van de dossiers binnen de vastgelegde termijn af te handelen. AgODi streeft naar 100% tijdige afhandeling.
In 2013 werd 100% van de dossiers binnen de vastgelegde termijn afgehandeld (1290 van de 1290 tijdig ingediende dossiers TBSVP en bonus).
Wat de correctheid van de berekening van het wachtgeld betreft, hanteert AgODi een norm van 98%. We blijven streven naar 100 %. Uit een onderzoek van de dossiers in 2013 blijkt dat 94,64% van de dossiers correct werden betaald. Weliswaar heeft AgODi de norm niet gehaald, maar het blijft een behoorlijk resultaat. Het jaar 2013 was, net als 2012, een moeilijk jaar voor de dossierbehandelaars. De nieuwe TBSVP-regeling heeft tot gevolg dat de dossierbehandelaars bijkomende voorwaarden moeten controleren.
Daarnaast worden ook de deadlines scherper, omdat de PDOS ook een rol in de afhandeling van de TBSVP-dossiers vervult.
De overgang naar een andere werkwijze en regelgeving had maar een beperkt kwaliteitsverlies tot gevolg.
Aantal pensioendossiers en overdrachten
Als gevolg de pensioenhervorming van 2011 is de procedure van de pensioenaanvraag volledig veranderd. De personeelsleden moeten voortaan hun vraag tot pensionering rechtstreeks aan de PDOS richten. Daarnaast verplicht het Capeloproject AgODi om alle personeelsgegevens tot en met het jaar 2010 via een attest ‘historische loopbaangegevens’ elektronisch aan de PDOS over te maken. De prestaties vanaf 2011 worden doorgegeven via de DMFA.
De nieuwe werkwijze werd van kracht voor alle pensioneringen die startten in 2013. AgODi maakt vanaf vorig jaar dus geen klassiek pensioendossier meer op.
De indicator kan dan ook niet meer gemeten worden.
Voor de prestaties in het onderwijs bezorgt AgODi wel nog alle loongegevens aan de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) (de zogenaamde ‘overdrachten’). Het agentschap levert die dienst voor personeelsleden die in het verleden tijdelijk in het onderwijs werkten, maar daarna zijn overgestapt naar een andere werkgever (en niet benoemd werden bij een overheid). Zij moeten hun pensioen aanvragen bij de RVP.
Tabel: afgehandelde overdrachten (databank eindeloopbaancel)
2011 2012 2013 Evolutie
Overdrachten 317 299 236 -21%
Ambitie 9: Aanvragen pensioenen tijdig en correct afhandelen
Het agentschap engageert zich om gemiddeld 98% van de dossiers binnen de vastgelegde termijn af te handelen. AgODi streeft naar 100% tijdige afhandeling.
Als gevolg van de pensioenhervorming van 2011 is de procedure van de pensioenaanvraag volledig gewijzigd. De personeelsleden moeten voortaan hun vraag tot pensionering rechtstreeks aan de PDOS richten. Daarnaast verplicht het Capeloproject aan AgODi om alle personeelsgegevens tot en met het jaar 2010 via een attest ‘historische loopbaangegevens’ elektronisch aan de PDOS over te maken. De prestaties vanaf 2011 worden doorgegeven via de DMFA.
De nieuwe werkwijze werd van kracht voor alle pensioneringen die startten in 2013. AgODi maakt vanaf vorig jaar dus geen klassiek pensioendossier meer op. De indicator kan dan ook niet meer worden gemeten.
Voor de prestaties in het onderwijs bezorgt AgODi wel nog alle loongegevens aan de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) (de zogenaamde ‘overdrachten’).
Het agentschap levert deze dienst voor personeelsleden die in het verleden tijdelijk in het onderwijs werkten, maar daarna zijn overgestapt naar een andere werkgever (en niet benoemd werden bij een overheid). Zij moeten hun pensioen aanvragen bij de RVP.
Naar aanleiding van de implementatie van Capelo moet ook de correcte afhandeling van de pensioendossiers herbekeken worden.
Terugvorderingen
Het beheer van personeelsdossiers impliceert ook de herziening en terugvordering van salarissen. Op een totaal van ongeveer 7,2 miljard euro is er ongeveer 54,5 miljoen euro teruggevorderd van scholen/schoolbesturen of andere organisaties, buiten onderwijs, waar personeelsleden op basis van een verlof wegens opdracht zijn tewerkgesteld. 47,5 miljoen euro zijn recuperaties van geprefinancierde salarissen (detacheringen, Tivoli). Het resterende bedrag zijn de ‘echte’
terugvorderingen. Meestal gaat het om terugvorderingen van personeelsleden van wie een wijziging van hun opdracht laattijdig is doorgestuurd.
2011 2012 2013
PWB (= Tivoli) 15.495.002 17.188.141 16.985.048
Detacheringen 29.655.370 31.258.759 30.589.349
Echte terugvorderingen 7.009.357 8.623.180 7.094.170
- Waarvan automatisch 2.368.960 3.943.466 2.551.927
- Waarvan via terugvorderingsbrief 4.640.397 4.679.714 4.542.246
Terugvorderingen ongevallen met derden (arbeids- en buitendienstongevallen) Als bij een arbeidsongeval een derde aansprakelijk wordt gesteld, kan de overheid de kosten terugvorderen bij de tegenpartij.
Terugvorderingen ongevallen met derden: teruggevorderde bedragen (databank arbeidsongevallen)
2011 2012 2013
1.416.506 1.538.874 1.880.340
Oorzaken van (echte) terugvorderingsdossiers
Uit de analyse van een beperkte steekproef van 200 willekeurige ‘echte’
terugvorderingsdossiers aan personeelsleden, blijkt dat de terugvorderingen veelal beperkt zijn tot het salaris van maximaal twee maanden, namelijk 179 op een totaal van 200 willekeurige terugvorderingen.
In 158 van de 200 terugvorderingsdossiers meldt de school te laat een onbezoldigde dienstonderbreking aan het agentschap. Dat gebeurt na de uiterste datum waarop een zending nog verwerkt kan worden in de lopende betaalcyclus.
Het personeelslid zelf is zelden oorzaak van een terugvordering.
Terugvorderingen met als oorzaak ‘andere’ redenen zijn hoofdzakelijk te wijten aan mededelingen van opdrachten met terugwerkende kracht. Daardoor gebeurt er voor al betaalde opdrachten een herziening van de ingehouden bedrijfsvoorheffing.
Tabel: Oorzaken van terugvordering
maanden≤ 2 2- 6
maanden 6-12
maanden >12
maanden Totaal
# % # % # % # % # %
Foute of laattijdige zendingen school 145 72,5 12 6 1 0,5 158 79
Foute of late melding personeelslid 1 0,5 1 0,5
Fout werkstation of informaticasysteem 11 5,5 2 1 13 6,5
Andere reden 22 11 5 2,5 1 0,5 28 14
Totaal 179 89,5 17 8,5 4 2 200 100
Door het aanbieden van enerzijds een POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) aan en anderzijds de volgehouden intense investering in vorming (zie in dat verband het vormingsplan 2013) van de dossier- en relatiebeheerders is het foutenpercentage in 2013 van deze groep gedaald van 14% naar 6,5%.
Terugvorderingsdossiers en vastgestelde rechten in 2013
Het aantal terugvorderingsdossiers (brieven) is in 2012 gedaald met 26% ten opzichte van 2011. Het budget dat via deze dossiers werd teruggevraagd, is gestegen met 8%. Vooral de terugvorderingen als gevolg van de Tivoli-regeling en van de detacheringen zijn gestegen. De daling van het aantal dossiers kan verklaard worden door de nieuwe terugvorderingsprocedure: de Tivoli-regeling wordt teruggevorderd via de Inrichtende Machten in plaats van de betrokken scholen. De jaarlijkse terugvorderingen detacheringen zijn naar aanleiding van de inwerkingtreding van het Rekendecreet vanaf 2012 gespreid over drie in plaats van vier periodes.
Tabel: terugvorderingdossiers en vastgestelde rechten in 2012 (databank TVDO)
2010 2011 2012 Evolutie
Dossiers Rechten Dossiers Rechten Dossiers Rechten Dossiers Rechten Detacheringen 3.230 26.822.875 3.650 28.819.410,07 2.986 31.056.988,79 -18% 8%
Tivoli 2.994 12.487.000 3.495 15.711.060,09 1.014 17.277.156,06 -71% 10%
Basisonderwijs 2.122 1.545.876 2.402 1.742.940,97 2.390 1.802.284,73 0% 3%
Secundair onderwijs 2.026 1.900.998 2.133 2.017.498,93 2.110 1.893.209,62 -1% -6%
DKO 299 144.680 351 191.395,19 364 223.108,33 4% 17%
Clb 101 102.806 74 65.658,45 95 73.135,79 28% 11%
Totaal 10.772 43.004.235 12.105 48.547.964 8.959 52.325.883 -26% 8%
Ambitie 10: Tijdig afhandelen van de terugvorderingdossiers
De norm voor de tijdige afhandeling van de terugvorderingen voor detacherings- en Tivoli-dossiers is 98%.
Met ingang van 1 september 2012 werd de mogelijkheid tot aanstelling van personeelsleden op basis van het werkingsbudget uitgebreid tot alle onderwijsniveaus en alle ambten. Het begrip Tivoli werd vervangen door
‘Personeel aangesteld op basis van het werkingsbudget’.
In 2013 werd de loonkost berekend voor 3.377 PWB- aanstellingen in alle onderwijsniveaus. Voor een totaal van 3.377 PWB- aanstellingen vertrokken 1024 aangetekende terugvorderingsdossiers tijdig naar de betrokken schoolbesturen. De vooropgestelde norm werd gehaald.
Van de 2.490 terugvorderingen die dienden te worden opgemaakt, gebeurde dit voor 2.480 of 99,59% van de dossiers tijdig. De vooropgestelde norm van 98% werd dus duidelijk gehaald.