4 Gebruik
4.3 PERSONEEL
4.3.1 Nieuwe toestand
Vooraleer een nieuwe toestand kan ingevoerd worden, dient de datum ingevuld te worden waarop de gegevens betrekking hebben (formaat: dd/mm/jjjj). Als toestandsdatum neemt men best 31 december van het jaar waarop de registratie betrekking heeft. Na invulling van de datum verschijnt het scherm voor de invoer van de gegevens (zie figuur 4.8 en 4.9).
Figuur 4.8. Invoerscherm personeelsgegevens - Medisch kader
Een reeks velden zijn verplicht in te vullen. Indien deze niet zijn ingevuld verschijnt bij de actie
‘export’ het bericht ‘Fout bij export’. Deze verplichte velden zijn in volgende overzicht omkaderd. In de bijlage met importspecificaties wordt meer uitleg gegeven bij de parametertabellen.
Inhoud van de velden (medisch kader):
Toestand op vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2020
Riziv-nummer dient uit 11 cijfers te bestaan. Er is een controle ingebouwd op de correctheid van het nummer m.b.v controlegetal (cijfers 7 en 8) en het specialisme (laatste 3 cijfers). (verplicht veld!)
Volgnummer indien een geneesheer op verschillende diensten (kostenplaatsen) in het
ziekenhuis is tewerkgesteld moeten de gegevens per dienst worden meegedeeld.
Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in
te vullen. (per dienst een nieuw volgnummer) (verplicht veld!)
Meestal is het echter onmogelijk een arts eenduidig aan een bepaalde
kostenplaats toe te wijzen. Het is dan voldoende de arts 1 maal in de lijst op te nemen. Het volgnummer krijgt dan waarde 1.
Naam Voornaam
Postcode Voor een gemeente in het buitenland dient de code 9999 gebruikt te worden.
Woonplaats kan op basis van selectie van postnummer of door intikken van postnummer ingevoerd worden. De gemeente wordt automatisch aangepast.
Geslacht cfr. parametertabel pGeslacht (bijlage) Geboortedatum
Graad en functie betreft de graden en functies m.b.t. het medisch kader die in FINHOSTA zijn opgenomen; cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage) (verplicht veld!) Campus hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de campus die bij de
identificatiegegevens is ingevoerd. (verplicht veld!)
Voor Medisch personeel dat toegewezen wordt aan de instelling (en dus niet specifiek aan een campus is verbonden) dient men in het uitvalsmenu rechts van
"Campus" de optie "Niet van toepassing" te kiezen.
Voor personeel dat men wil toewijzen aan een specifieke campus, kiest men gewoon de relevante campus uit de lijst.
Werktijd invullen van het aantal halve dagen van tewerkstelling op de dienst (noemer is ingevuld bij de identificatiegevens)
De werktijd heeft betrekking op de tewerkstelling in het ziekenhuis en niet per dienst!
Specialisme cfr. parametertabel pSpecialisme (bijlage).
Deze tabel is gebaseerd op de lijst van het artikel 1 uit het Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde,
gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22 juni 1993, 8 november 1995 en 12 maart 1997, 11 april 1999 (B. St. van 14 maart 1992, erratum B. St van 24 april 1992 ) (verplicht veld!)
Jaar erkenning (verplicht veld!)
Bijk. Kwalificatie cfr. parametertabel pKwalificatie_med (bijlage)
Gebaseerd op artikel 2 uit het Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22 juni 1993, 8 november 1995 en 12 maart 1997, 11 april 1999 (B.
St. van 14 maart 1992, erratum B. St van 24 april 1992 ) (verplicht veld!) Jaar kwalificatie
Uren klinische zorg Aantal uren besteed aan klinische zorg Uren poliklinische
zorg
Aantal uren besteed aan poliklinische zorg Uren andere
activi-teiten
Aantal uren doorgebracht met andere activiteiten Statuut cfr. parametertabel pStatuut
Dienstactiviteit hier wordt aangeduid of de geneesheer al dan niet in actieve dienst is en desgevallend is vervangen. (verplicht veld!)
Tot het medisch personeel worden gerekend:
geneesheer of geneesheer-specialist (RIZIV-nummer beginnend met een 1)
tandarts (RIZIV-nummer beginnend met een 3)
apotheker-biologen (RIZIV-nummer beginnend met een 6 en eindigend op een cijfer tussen 800 en 999)
Figuur 4.9. Invoerscherm personeelsgegevens - Niet-medisch kader Inhoud van de velden (niet-medisch kader):
Toestand op vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2020
Registratienummer Dit is een tekstveld, bestaande uit 50 posities. Het nummer is vrij te kiezen door de instelling (kan zowel cijfers als letters bevatten).
Aan elk personeelslid dient een uniek nummer te worden toegekend. Indien een personeelslid met meerdere contracten is verbonden aan de instelling, dient per contract een uniek nummer te worden toegekend (verplicht veld!)
Volgnummer indien een personeelslid op verschillende diensten (kostenplaatsen) en/of functionele eenheden in het ziekenhuis is tewerkgesteld dienen per dienst de gegevens te worden meegedeeld. Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in te vullen. (verplicht veld!)
Naam De naam mag ingevuld worden en vergemakkelijkt dan de interpretatie van de fiches. Dit is makkelijker dan enkel het registratienummer te moeten gebruiken.
Bij export wordt enkel de naam van Hoofd van het verplegend departement, Hoofdverpleger van een verpleegafdeling (Middenkader), Hoofdverpleger meegestuurd.
Voornaam Personeeltype
Geslacht cfr. parametertabel pGeslacht Geboortedatum
Graad en functie cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage), de tabel is overgenomen uit FINHOSTA (verplicht veld!)
Functionele eenheid hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de functionele eenheid die bij de identificatiegegevens is ingevoerd (verplicht veld!)
Indien een personeelslid aan meerdere eenheden is verbonden, dient een fiche per
tewerkstelling opgemaakt te worden. Hierbij wordt voor het personeelslid
hetzelfde registratienummer maar een verschillend volgnummer (cijfer van 1 tot 9) gebruikt.
Diploma cfr tabel pDiploma (bijlage) (verplicht veld!). Vooral voor het verplegend, verzorgend en paramedisch personeel dient de nodige aandacht besteed te worden aan het invullen van een voldoende specifiek diploma. Voor ander niet-medisch personeel (administratie en onderhoudspersoneel) is een minder gedetailleerde benadering voldoende.
De invoering van het bachelor/master-systeem resulteerde in een aanzienlijke uitbreiding van deze lijst. Kies de benaming overeenkomstig het systeem waarbinnen dit diploma werd behaald. Is het een bachelor- of masterdiploma, maak dan een keuze uit de bachelor- of masterdiploma’s. Kies in het andere geval uit de andere lijsten overeenkomstig het onderwijsniveau.
Werktijd De werktijd bij het niet-medisch kader heeft betrekking op de tewerkstelling binnen de functionele eenheid. Het gaat hier om de contractuele werktijd.
Tijdelijke wijzigingen (tijdskrediet, zwangerschapsverlof, schorsing…) worden hier niet in rekening gebracht. Wordt uitgedrukt in procent van een voltijdse
tewerkstelling. Het totaal kan dus niet meer dan 100% bedragen. (verplicht veld!) Dienstactiviteit hier wordt aangeduid of het personeelslid al dan niet in actieve dienst is en
desgevallend is vervangen. (verplicht veld!)
Binnen de schermen voor de invoer van de personeelsgegevens (zowel medisch als niet-medisch kader) zijn een aantal functies mogelijk:
Zoek: activeert de MS Access zoekfunctie waarmee in het actieve veld (het veld waarbinnen de cursor zich bevindt) naar een bepaalde waarde kan worden gezocht.
Nieuw: roept een nieuw leeg formulier op waardoor een lege fiche aangemaakt wordt.
Bewaar: slaat de reeds ingebrachte gegevens op.
Pijl links/Pijl rechts: gaat naar vorige of volgende record.
Wis: wist de gegevens in het formulier waardoor de gegevens van dit bepaalde personeelslid worden verwijderd.
Sluiten: invoeren van personeelsgegevens afsluiten. De gegevens die werden ingebracht sinds de laatste Bewaar worden opgeslagen.
4.3.2 Bewerken
Zoals bij de andere formulieren bestaat ook hier de mogelijkheid om reeds ingevulde formulieren opnieuw op te roepen en eventueel te wijzigen via de functie "Bewerken" (zie figuur 4.10).
Figuur 4.10. Bewerken personeelsgegevens
Opvragen: het bestand wordt opgevraagd via selectie op datum waarna desgevallend wijzigingen of aanvullingen kunnen worden aangebracht. De fiches worden gesorteerd volgens
Riziv-nummer (medisch personeel) of registratieRiziv-nummer (niet-medisch personeel).
Kopieer naar nieuwe toestand: de gegevens uit het geselecteerde bestand kopiëren naar een nieuwe toestand door invoeren van een nieuwe toestandsdatum.
Verwijderen: het geselecteerde bestand verwijderen.
Samenstelling personeel: Via de functie ‘Samenstelling personeel’ kunnen een aantal
overzichtslijsten worden samengesteld in functie van de waarden van de beschikbare variabelen (zie figuren 4.11 en 4.12).
Figuren 4.11. en 4.12. Samenstelling Medisch en Niet-medisch personeel Voor het medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: specialisme, bijkomende kwalificatie, graad en functie, campus, dienstactiviteit.
Voor het niet-medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: personeelstype, graad en functie, diploma, dienstactiviteit.
Trek statistiek: geef een lijst van personeelsleden die voldoen aan de geselecteerde variabelen
Initialiseer: wis alle ingestelde variabelen
Sluiten: sluit het keuzescherm af