IDENTIFICATIE

De module Identificatie biedt 4 opties: Instelling, Campus, Zorg-eenheden, Export (zie Figuur 3.2).

4.1.1 Instelling

Met de knop Instelling kan men de instellingsgegevens gaan controleren of eventueel wijzigen (zie Figuur 4.1).

Figuur 4.1. Identificatiegegevens van de instelling

Slechts in het geval van een nieuwe installatie zal hier "Keuze instelling" verschijnen. De naam van de instelling kan dan gekozen worden uit het uitvalslijstje. In de andere gevallen wordt onmiddellijk het erkenningsnummer weergegeven, gevolgd door het GKB-instellingsnummer. Deze nummers worden automatisch ingevuld bij de keuze van een nieuwe instelling. GKB staat voor Gemeenschappelijk KlantenBestand. Dit bestand wordt door de Administratie Gezondheidszorg intern gebruikt om gegevens over "klanten" bij te houden. Het identificatienummer dat in dit kader eenduidig aan de klant wordt toegewezen is het GKB-nummer. Wat psychiatrische ziekenhuizen betreft maken we een onderscheid tussen de instelling instellingsnummer) en de uitbatingsplaatsen

(GKB-campusnummer). Dit betekent dat elk psychiatrisch ziekenhuis minstens 2 GKB-nummers heeft.

Op de volgende rij komt de naam van het psychiatrisch ziekenhuis in kwestie, met daaronder het werkregime van het medisch kader. Dit geeft aan hoeveel uren per week als een voltijdse prestatie worden beschouwd (medisch personeel).

In zeldzame gevallen zal het nodig zijn de naam van de instelling te wijzigen. Dit gebeurt door een druk op de knop "Wijzigen instelling". Daar dit verregaande gevolgen kan hebben (alle data in IPAGData.mdb worden dan verwijderd!!!), is het noodzakelijk de keuze te bevestigen met het invoeren van het woord "initialiseer". Na de keuze van een nieuwe instelling (druk op de knop

"Sluiten"), opent zich automatisch het scherm voor het invullen of aanpassen van de functionele eenheden (zie verder).

Belangrijk!!!

Er ontstaat een bijzondere situatie voor psychiatrisch ziekenhuizen waarbij het afgelopen jaar bestuurlijke veranderingen plaatsvonden (bijv. fusie, wijziging inrichtende macht, opsplitsing…). Voor de Administratie Gezondheidszorg resulteert dit in de aanmaak van een nieuwe instelling met een nieuw GKB-nummer. Om gegevens te kunnen inbrengen zou het psychiatrisch ziekenhuis moeten starten als een nieuwe instelling (dus " Wijzigen instelling"). Het gevolg hiervan is echter dat de oude gegevens (gekarakteriseerd door het oude GKB-nummer) worden gewist. In vele gevallen zal het psychiatrisch ziekenhuis echter nog willen teruggrijpen naar eerder ingebrachte data.

Om dit alsnog mogelijk te maken, raden wij aan een kopij van IPAGData.mdb door te sturen naar de Agentschap Zorg en Gezondheid. Hier zullen de oude gegevens op een gepaste wijze gelinkt worden aan het nieuwe GKB-nummer zodat ze toch nog kunnen gebruikt worden. Pas na ontvangst van dit bestand kan het ziekenhuis verder gaan met de registratie.

4.1.2 Campus

De campusgegevens volgen automatisch uit de keuze van de instelling. Er kan dus niets aan gewijzigd worden. Wel is het hier mogelijk een rapport te genereren met een overzicht van de ingevulde functionele eenheden per campus.

Voorheen diende men zelf de campussen op te sommen en een code te geven. Nu krijgt elke erkende campus een nummer toegewezen. Dit nummer staat los van het

GKB-instellingsnummer.

Bij de personeelsgegevens dient aangeduid te worden op welke campus deze tewerkgesteld zijn (door gebruik te maken van het GKB-campusnummer). Bij het invullen van de formulieren kan aangeduid worden of de antwoorden betrekking hebben op de instelling als geheel of op een specifieke campus.

4.1.3 Functionele zorgindeling

De eerder gebruikte indeling aan de hand van architectonische eenheden wordt vanaf versie 2.05 niet meer gebruikt. Er wordt gekozen voor een indeling naar functionele zorgeenheden toe.

Deze indeling is gebaseerd op een structuur zoals weergegeven in figuur 4.2. Elk psychiatrisch ziekenhuis heeft minstens 1 zorgverstrekkende eenheid. Binnen een psychiatrisch ziekenhuis kan er een opdeling bestaan in zorgentiteiten waarbinnen meerdere zorgverstrekkende eenheden worden gegroepeerd. Naast deze zorgverstrekkende eenheden kan ook een zorgomkaderende eenheid aanwezig zijn.

Totaal onafhankelijk van deze opsplitsing is het mogelijk een dienstverlenende eenheid te definiëren.

Samengevat; in functie van de interne organisatie:

 kunnen er geen, één of meerdere zorgomkaderende eenheden zijn (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis die direct betrokken is bij de zorgverlening maar waar geen patiënten rechtsreeks aan toegewezen zijn). Bijv.: sociale dienst, psychologische dienst, pastorale dienst, centrale therapieën, revalidatieteam…

 kan wel of geen opdeling in zorgentiteiten zijn (organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis dat één of meer zorgverstrekkende eenheden en/of één of meer zorgomkaderende eenheden groepeert). Bijv.: opname-entiteit, entiteit psychosenzorg…

 is er minstens één zorgverstrekkende eenheid (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis waaraan een groep van patiënten fysiek wordt toegewezen). Bijv.

gesloten eenheid SGA, opname-eenheid verslaving, rehabilitatie-eenheid, therapeutische eenheid gedragstherapie…

 kunnen er geen, één of meerdere dienstverlenende eenheden zijn (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis die indirect betrokken is bij de zorgverlening). Bijv.:

technische dienst, administratie, voedingsdienst, wasserij, onderhoudsdienst, stafdienst, directie…

Figuur 4.2. Mogelijke functionele zorgindeling

Elke zorgeenheid dient eveneens met een identificatiecode en een omschrijving te worden aangeduid (zie figuur 4.3). Deze identificatiecode is door het psychiatrisch ziekenhuis zelf vrij te kiezen.

Voor de zorgverstrekkende eenheid dient het aantal bedden te worden meegedeeld.

De hier aangeduide codes dienen gebruikt te worden bij de personeelsgegevens (niet-medisch kader). Het is dus strikt noodzakelijk dat men consequent gebruik maakt van deze codes. Personeel met een code die niet overeenstemt met wat bij de opsomming der zorgeenheden werd ingegeven, zullen bij latere rapportering (feedback...) mogelijk niet in rekening gebracht worden.

Onderstaande tabel geeft weer welke informatie per onderdeel opgegeven dient te worden Zorgverstrekkende

Doelgroep X

Activiteiten X

Type afdeling X

Figuur 4.3. Bewerken informatie Functionele zorgindeling

 Code eenheid: code waarmee de functionele eenheid wordt geïdentificeerd (max. 50 karakters)

 Omschrijving: korte beschrijving van de eenheid (max. 100 karakters)

 Campus: campus waarop de eenheid is gelegen (keuze via uitvalslijst)

 Zorgentiteit: code van de overkoepelende zorgentiteit (indien van toepassing)

 Soort: soort zorgomkaderende of dienstverlenende eenheid (keuze via uitvalslijst)

 Aantal bedden: totaal aantal erkende bedden in de eenheid. Hier dient geen opsplitsing meer gemaakt te worden naar kenletter.

 Doelgroep: selecteer de doelgroep (kinderen en jongeren, volwassenen, ouderen)

 Activiteiten: duid het/de gebied(en) aan waarbinnen de eenheid actief is. Het is mogelijk om voor één eenheid meerdere activiteiten tegelijk aan te klikken. Dit gebeurt door de Ctrl-toets

ingedrukt te houden terwijl de activiteiten worden aangeklikt.

 Type afdeling: gaat het om een open of gesloten afdeling?

 Nieuw: voeg een nieuwe functionele eenheid toe

 Wis: verwijder de functionele eenheid

 Sluiten: sluit het scherm en sla de gegevens op

 Pijlknoppen: ga naar vorige of volgende functionele eenheid