4 Gebruik
4.2 FORMULIEREN
Deze module bevat de vragen naar gegevens.
Basis voor de samenstelling van deze lijst waren de gegevensstromen van de psychiatrische ziekenhuizen naar het departement en de administratie in het kader van
de ‘klassieke’ vragenlijsten van de afdeling Residentiële en Gespecialiseerde Zorg (verlenen van erkenningen)
de gezondheidsinspectie en de VLAREM-reglementering (zullen pas op termijn worden opgevraagd)
kwaliteitsdecreet met de te registreren indicatoren
Deze verschillende gegevensstromen werden geëvalueerd en er werd nagegaan in welke mate gegevens uit alternatieve bronnen konden opgehaald worden.
Op basis van deze evaluatie werden de vragen ondergebracht in functie van 4 finaliteiten (doelen waarvoor de gegevens worden opgevraagd):
Jaarcijfers
Erkenning
Kwaliteitsdecreet psychiatrie
Gezondheidsinspectie
Binnen elke finaliteit zijn de vragen gegroepeerd in rubrieken. Deze rubrieken vallen min of meer samen met ziekenhuisdiensten, afdelingen, functies of belangrijke aspecten van het
ziekenhuiswezen.
In bijlage vindt u per finaliteit een overzicht van de verschillende rubrieken.
Figuur 4.3. Module Formulieren De module bestaat uit drie onderdelen (zie figuur 4.3):
Nieuw: voor de aanmaak van nieuwe formulieren
Bewerken: voor het aanpassen van reeds bestaande formulieren
Exporteren: voor de export van de formulieren
Veel psychiatrische ziekenhuizen gebruiken voor het verzamelen van de gegevens van de
verschillende diensten een afdruk van de invulschermen. Het is echter makkelijker een vragenlijst per rubriek samen te stellen aan de hand van de lijsten die op de website beschikbaar zijn
(http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag-voor-psychiatrische-ziekenhuizen). Deze lijsten worden aangeboden in PDF-formaat. Voor dit laatste formaat is het echter noodzakelijk eerst Acrobat
Reader© te installeren. Dit programma wordt gratis ter beschikking gesteld (http://www.adobe.com).
4.2.1 Nieuw
De volgende stappen dienen doorlopen te worden om een nieuw formulier aan te maken (zie figuur 4.4):
Keuze van de finaliteit (uitvalslijst)
Keuze van de rubriek (uitvalslijst)
Aanduiding van de instelling als geheel of de specifieke campus waarop de gegevens betrekking hebben. Als het vakje is aangevinkt, hebben de gegevens betrekking op de instelling als geheel.
Indien het niet is aangevinkt, kan men aanduiden op welke campus de gegevens betrekking hebben. Wanneer hier toch geen selectie wordt gemaakt uit de campussen in de uitvalslijst, worden de gegevens aan het instellingsniveau toegewezen.
Wanneer de instelling maar over 1 campus beschikt, hoeft men het vinkje niet uit te vinken.
Instellingen die over meerdere campussen beschikken, dienen (indien dit van toepassing is) de rubrieken zo veel mogelijk op campusniveau in te vullen.
Eventueel een omschrijving (aanvullende informatie waarom gegevens worden meegedeeld). Dit kan als geheugensteun worden gebruikt. De omschrijving wordt niet geëxporteerd.
De registratiedatum wordt automatisch ingevuld (systeemdatum). Deze datum kan gewijzigd worden (formaat dd/mm/jjjj). Het is handig hiervoor de laatste dag van het jaar in te vullen waarop de gegevens betrekking hebben, bijv. 31/12/2020.
Datum van verzending wordt bij de export van de gegevens gegenereerd
Knop ‘OK’ om het formulier aan te maken of ‘Sluiten’ om het af te sluiten
Figuur 4.4. Registratie van een nieuw formulier
Na deze stappen verschijnt het formulier. Een formulier kan, naargelang het aantal vragen, uit meerdere schermen bestaan. Elk scherm is beperkt tot 7 vragen. Bovenaan elk formulier verschijnt de registratiedatum, de finaliteit en de rubriek.
Bij het beantwoorden van de vragen dient het juiste type antwoord te worden gebruikt. De volgende typen van antwoorden zijn voorzien:
Tekstveld (de ingevulde tekst heeft een zwarte kleur)
Numeriek veld (het ingevulde cijfer heeft een oranje kleur)
Datumveld (formaat dd/mm/jjjj) (de ingevulde datum heeft een blauwe kleur)
Memoveld
Ja/nee veld: ja door aanvinken van het veld, nee is blanco
Keuze uit een keuzelijst
Meervoudige keuze uit een keuzelijst: door indrukken van de Ctrl-toets kunnen meerdere keuzes gemaakt worden
Tabelvorm. Hier wordt de omschrijving van de vraag gevolgd door een knop met "Vul gegevens in". Er verschijnt dan een scherm (ev. meerdere) waarbij de gegevens in tabelvorm kunnen ingebracht worden. De verdere werkwijze blijft analoog aan andere vraagvormen.
Indien een antwoord wordt gegeven dat niet aan het formaat beantwoordt, verschijnt volgende foutmelding "U hebt een ongeldige waarde ingevoerd voor dit veld".
Het volgende scherm binnen het formulier wordt bereikt via de knop ‘Volgend’. Vorige schermen kunnen bereikt worden met de knop ‘Vorig’.
Met de knop ‘Sluiten’ wordt het formulier afgesloten. Een afgesloten formulier kan enkel via Bewerken terug opgeroepen worden. De ingebrachte gegevens worden pas weggeschreven naar de databank na een druk op de Bewaar-knop. Wanneer een formulier uit meerdere schermen bestaat, is het noodzakelijk alle schermen te doorlopen (Volgend-knop). Op het laatste scherm is de Bewaar-knop voorzien. Mocht u het formulier trachten af te sluiten (Sluiten-knop) zonder de wijzigingen te hebben opgeslagen, zal een bericht u hieraan herinneren.
Indien onder het vraagnummer een knop met een vraagteken staat, betekent dit dat er voor deze vraag bijkomende uitleg beschikbaar is. Na een druk op deze knop verschijnt het informatiescherm. Door op OK te drukken, keert men terug naar het invulformulier.
Met de Annuleren-knop wordt het formulier eveneens afgesloten maar kan het nog als nieuw formulier worden opgestart. De ingebrachte gegevens worden verwijderd, ook als er reeds eerder voor die registratiedatum werden opgeslagen. Er verschijnt een waarschuwingsbericht.
Indien u het formulier wenst af te sluiten zonder dat eerder ingebrachte gegevens verloren gaan, dient u "Sluiten" te gebruiken.
Het formulier wordt bewaard op basis van de datum, nummer van de finaliteit en het nummer van de rubriek.
Per ingevuld formulier wordt er een bestand aangemaakt.
4.2.2 Bewerken
Via bewerken kan een reeds ingevuld formulier opgeroepen worden.
Figuur 4.5. Opvragen van de formulieren Dit scherm (zie figuur 4.5) biedt de volgende mogelijkheden:
De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alle formulieren, ook deze die al geëxporteerd zijn. Een geëxporteerd formulier kan echter niet meer bewerkt worden. Het dient eerst naar een nieuw formulier gekopieerd te worden.
Een formulier kan verwijderd worden via de knop "Verwijderen".
Een bestaand formulier kan naar een nieuw formulier gekopieerd worden door invulling van een andere datum. Zo kunnen bestaande formulieren als basis dienen voor de aanmaak van nieuwe formulieren bij een volgende bevraging.
Via "Bewerken" worden bestaande formulieren opgeroepen en kunnen wijzigingen aangebracht worden.
Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten.
4.2.3 Exporteren
Via exporteren worden de bestanden in de Exportfolder (subfolder van de IPAG-folder) geplaatst.
Indien echter via "Beheer - Parameters" (zie 4.6. Beheer) de SMTP-server correct werd ingevuld, zullen de bestanden tevens rechtstreeks via email naar
ziekenhuizen@vlaanderen.be
verstuurd worden. Indien dit niet het geval is, dienen de aangemaakte exportbestanden uit de Export-folder via email als bijvoegsel (attachment) naar bovenstaand adres verzonden te worden.
Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een rechtstreekse export via de emailfunctie van IPAG bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst.
Figuur 4.6. Exporteren van formulieren Dit scherm (zie figuur 4.6) biedt de volgende mogelijkheden:
De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alleen die formulieren die nog niet geëxporteerd zijn.
Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten.
Met "Exporteren" wordt het formulier geëxporteerd. Er kunnen meerdere formulieren aangeklikt worden die dan gelijk worden geëxporteerd.
Na export verdwijnt het formulier uit de lijst van te exporteren formulieren.
Bij een geslaagde export verschijnt de mededeling met de locatie en de naam van het formulier.
De naamgeving van de exportbestanden volgt volgende conventie:
Erkenningsnummer gevolgd door een underscore
Registratiedatum (jjjjmmdd)
F gevolgd door het nummer van de finaliteit
R gevolgd door het rubrieknummer
C gevolgd door het campusnummer
txt als extensie