Extra opties voor een afspraak instellen
E- mailattentie voor deelnemer aan afspraak
Stel in of een deelnemer een e-mailbevestiging ontvangt als een deelnemer een gemaakte afspraak accepteert of afwijst.
Automatisch kennisgevingsberichten verwijderen als deze zijn geaccepteerd of afgewezen
Stel in of kennisgevingsberichten automatisch worden verwijderd, zodra u deze heeft geaccepteerd of afgewezen.
8. Bestanden
Bestanden is een app waarmee u uw bestanden en documenten kunt opslaan, bekijken en beheren. De Bestanden app opent u door in de menubalk op de knop Bestanden te klikken.
De Bestanden app bevat in de werkbalk vier menu’s. Per menu worden in dit hoofdstuk veelvoorkomende taken beschreven:
• : Bestanden toevoegen en bekijken
• : Bestanden beheren
• : Bestanden zoeken
• : Pictogrammen/ of lijstweergave
Bestanden toevoegen en bekijken
Bestanden beheren
Bestanden zoeken
Overig
Hoe kunt u een... Pagina
Bestand toevoegen 50
Bestand bekijken 50
Bestand openen 51
Bestand downloaden 51
Afbeeldingen afspelen als diashow 51
Audiobestanden afspelen 51
Hoe kunt u een... Pagina
Bestandsnaam en bestandsomschrijving bewerken 51
Bestand verplaatsen 52
Bestand kopieren 52
Bestand verwijderen 52
Bestand versturen 52
Bestandsversie toevoegen 52
Specifieke bestandsversie als huidige versie instellen 53 Specifieke bestandsversie openen, downloaden of verwijderen 53
Bestand toevoegen aan Overzicht 53
Hoe kunt u een... Pagina
Bestand zoeken 53
Hoe kunt u Pagina
Bestandsinstellingen bewerken 54
8.1 Bestanden toevoegen en bekijken 8.1.1 Bestand toevoegen
Het toevoegen van een bestand doet u als volgt:
1. Open een bestandenmap vanuit de mappenboom.
2. Klik in de werkbalk op en kies voor Nieuw bestand uploaden.
3. Klik op Selecteer bestand en selecteer het gewenste bestand vanaf uw apparaat.
4. Klik op Open.
5. Voer een omschrijving in en klik op Opslaan. Het bestand wordt toegevoegd.
Tip!
U kunt nieuwe bestanden ook toevoegen door deze vanaf uw apparaat naar de Bestanden app te slepen.
8.1.2 Bestanden bekijken
Bestanden bekijken in een lijstoverzicht
U bekijkt een bestand als volgt in een lijstoverzicht:
1. Klik in de werkbalk op en kies voor Lijst.
2. Open een bestandenmap vanuit de mappenboom.
3. Klik in de zijbalk op een bestand. In het hoofdgebied worden de bestandsgegevens getoond. Voor sommige bestandstypen wordt een voorbeeld getoond.
Bestanden bekijken in een pictogrammenoverzicht
U bekijkt een bestand als volgt in een pictogrammenoverzicht:
1. Klik in de werkbalk op en kies voor Pictogrammen.
2. Open een bestandenmap vanuit de mappenboom of selecteer een map uit het navigatiepad bovenaan in het hoofdgebied.
3. Klik in het hoofdgebied op een bestandspictogram. In het hoofdgebied worden de bestandsgegevens getoond. Voor sommige bestandstypen wordt een voorbeeld getoond.
8.1.3 Bestand openen
U kunt een bestand als volgt openen:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Openen. Platte tekst, afbeeldingen en office-documenten worden in de browser getoond. Bij overige
bestandstypen wordt een systeemscherm getoond waarmee u het bestand kunt downloaden.
8.1.4 Bestand downloaden
U kunt bestand als volgt downloaden:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Downloaden.
3. Loop de stappen door om een bestand te downloaden. Dit kan per browser anders zijn.
8.1.5 Afbeeldingen afspelen als diashow
U kunt afbeeldingen als volgt in een diashow afspelen:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Diashow Weergeven. Alle afbeeldingen in de geselecteerde map worden achter elkaar afgespeeld.
8.1.6 Audiobestanden afspelen
U kunt audiobestanden als volgt afspelen:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Afspelen audio-bestanden. In het hoofdgebied wordt het audiobestand geopend in een mediaplayer.
8.2 Bestanden beheren
8.2.1 Bestandsnaam en bestandsomschrijving bewerken
U bewerkt de bestandsnaam en de bestandsomschrijving als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op:
8.2.2 Bestand verplaatsen
U verplaatst een bestand als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Verplaatsen.
3. Selecteer de map waarnaar u het bestand wilt verplaatsen en klik op Verplaatsen.
8.2.3 Bestand kopiëren
U kopieert een bestand als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Kopiëren.
3. Selecteer de map waarnaar u het bestand wilt kopiëren en klik op Kopiëren.
8.2.4 Bestand verwijderen
U verwijdert een bestand als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand, klik op Verwijderen en bevestig de keuze. Het bestand wordt verwijderd.
8.2.5 Bestand versturen
Als u een bestand heeft toegevoegd kunt u hiernaar verwijzen in een e-mailbericht of u kunt het bestand als bijlage toevoegen. Dit doet u als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op:
- Verstuur als interne link: er wordt een nieuw e-mailbericht geopend met daarin een link naar het bestand.
- Verzenden via e-mailbericht: er wordt een nieuw e-mailbericht geopend met daarin het bestand als bijlage.
3. Typ het e-mailbericht en klik op Versturen. Het e-mailbericht wordt verstuurd.
8.2.6 Nieuwe bestandsversie toevoegen
U kunt als volgt een nieuwe versie van een bestand toevoegen:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik onder Nieuwe versie uploaden op Selecteer bestand.
3. Selecteer het gewenste bestand vanaf uw apparaat en klik op Open.
4. Voer versiecommentaar toe en klik op Bestand uploaden. De nieuwe versie van het bestand wordt toegevoegd.
Tip!
U kunt een nieuwe versie ook toevoegen door een bestand vanaf uw apparaat naar het bestandsgebied te slepen.
8.2.7 Specifieke bestandsversie als huidige versie instellen
Als u meerdere versies van een bestand heeft, kunt u een willekeurige versie als huidige versie instellen. Dit doet u als volgt:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Toon versie geschiedenis.
3. Klik op het bestand dat u als huidige versie wilt instellen en kies voor Maak dit de huidige versie.
Tip!
De huidige versie van een bestand wordt in het menu Toon versie geschiedenis oranje gemarkeerd.
8.2.8 Specifieke bestandversie openen, downloaden of verwijderen
U kunt als volgt een specifieke bestandsversie openen, downloaden of verwijderen:
1. Open een map met bestanden vanuit de mappenboom.
2. Selecteer een bestand en klik op Toon versie geschiedenis.
3. Klik op het bestandsversie en kies de gewenste optie: Openen, Downloaden of Versie verwijderen.
8.2.9 Bestand toevoegen aan het Overzicht
Een bestand voegt u als volgt toe aan de app Overzicht:
1. Klik op een bestand.
2. Klik in het hoofdmenu Meer en kies voor Toevoegen aan het overzicht.
8.3 Bestanden zoeken
8.4 Bestandinstellingen bewerken
De bestandsinstellingen gebruikt u als volgt:
1. Klik op en kies voor Instellingen.
2. Klik in de zijbalk op Bestanden.
3. Wijzig de gewenste instellingen:
Standaard overzicht
Stel de standaard weergave van bestanden in.
9. Taken
Taken is een app waarmee u uw taken kunt opslaan, bekijken en beheren. De Taken app opent u door in de menubalk op de knop Taken te klikken.
De Bestanden app bevat in de werkbalk drie menu’s. Per menu worden in dit hoofdstuk veelvoorkomende taken beschreven:
• : Taken toevoegen en bekijken
• : Taken beheren
• : Taken zoeken
Taken toevoegen en bekijken
Taken beheren
Taken zoeken
Overig
9.1 Taken toevoegen en bekijken 9.1.1 Taak toevoegen
Een nieuwe taak maakt u als volgt aan:
1. Open een takenmap vanuit de mappenboom.
2. Klik in de werkbalk op .
3. Voer een onderwerp en omschrijving in. Als u meer gegevens wilt invoeren, zoals een start- en vervaldatum, herinnering en status, klikt u op Formulier uitklappen.
4. Klik op Aanmaken. De taak is aangemaakt.
Hoe kunt u een... Pagina
Taak toevoegen 56
Taak bekijken 57
Taakuitnodiging beantwoorden 57
Hoe kunt u een... Pagina
Taak bewerken 57
Taak markeren als voltooid 57
Taak verplaatsen 58
Taak verwijderen 58
Vervaldatum aanpassen 58
Hoe kunt u een... Pagina
Taak zoeken 58
Hoe kunt u Pagina
Taakinstellingen bewerken 58
9.1.2 Taak bekijken
U kunt taken als volgt bekijken:
1. Open een takenmap vanuit de mappenboom.
2. Klik in de zijbalk op een taak. In het hoofdgebied worden de taakgegevens getoond.
9.1.3 Taakuitnodiging beantwoorden
Als een andere gebruiker u toevoegt als deelnemer voor een taak, krijgt u minimaal één van de volgende meldingen:
- een melding in het kennisgevingenoverzicht - een e-mailuitnodiging
Beantwoorden via het meldingengebied
U beantwoordt een taakuitnodiging vanuit het meldingengebied als volgt:
1. Klik in de menubalk op . Het meldingengebied wordt getoond.
2. Klik onder onder Uitnodigingen op Accepteren/Weigeren.
3. Geef commentaar in het scherm Verander bevestigingsstatus. Beantwoord de uitnodiging door middel van de opites Weigeren, Voorlopig of Accepteren.
Beantwoorden via een e-mailuitnodiging
U beantwoordt een taakuitnodiging vanuit een e-mailuitnodiging als volgt:
1. Open een e-mailbericht met een taakuitnodiging in de e-mailapplicatie.
2. Beantwoord de uitnodiging in het hoofdgebied door middel van de opties Bevestigen, Tijdelijk of Afwijzen.
9.2 Taken beheren 9.2.1 Taak bewerken
1. Kies in de zijbalk een taak en klik in het hoofdgebied op Bewerken.
2. Wijzig de gewenste gegevens.
3. Klik op Opslaan. De taak is bijgewerkt.
9.2.3 Taak verplaatsen
U kunt een taak als volgt verplaatsen:
1. Kies in de zijbalk een taak en klik in het hoofdgebied op Verplaatsen.
2. Selecteer een map waarnaar u de taak wilt verplaatsen.
3. Klik op OK.
9.2.4 Taak verwijderen
U kunt een taak als volgt verwijderen:
1. Kies in de zijbalk een taak.
2. Klik in het hoofdgebied op Verwijderen en bevestig de keuze. De taak wordt verwijderd.
9.2.5 Taakbevestiging beheren
U kunt al uw taken beheren en de status per taak wijzigen. Dit doet u als volgt:
1. Kies een taak vanuit de zijbalk.
2. Klik in het hoofdgebied op Meer en kies voor Wijzig bevestigingsstatus.
3. Selecteer een bevestigingsstatus en voer (indien nodig) een bericht in.
4. Klik op Status wijzigen.
9.2.6 Vervaldatum aanpassen
De vervaldatum van een taak kan u als volgt veranderen:
1. Kies een taak vanuit de zijbalk.
2. Klik in het hoofdgebied op Vervaldatum aanpassen.
3. Stel een nieuwe vervaldatum in.
9.3 Taken zoeken
Om snel een taken te vinden kunt u één van de volgende methoden gebruiken:
• Gebruikt de zoekfunctie.
• Gebruik de sorteerfunctie: klik op onderaan de e-maillijst. Selecteer vervolgens een sorteercriteria uit het menu.
9.4 Taakinstellingen bewerken
De bestandsinstellingen gebruikt u als volgt:
1. Klik op en kies voor Instellingen.
2. Klik in de zijbalk op Taken.
3. Wijzig de gewenste instellingen:
E-mailattentie voor nieuw, veranderd of verwijderd
Stel in of u een e-mailbevestiging wilt ontvangen als een taak waarvan u een deelnemer bent opnieuw gemaakt, veranderd of verwijderd wordt.