3 Waardering, selectie en acquisitie
3.3 Macroselectiemodellen: een analyse
3.3.1 Macroselectie voor overheidsarchieven
3.3.1.1 Achtergrond en problematiek
Op het moment dat er in Canada geëxperimenteerd werd met macroselectie deed zich in Nederland een crisis in het archiefwezen voor. In 1995 werd de nieuwe archiefwet van kracht. Een grote consequentie hiervan was dat de overbrengingstermijn van overheidsarchieven van vijftig jaar naar twintig werd verkort. Deze verkorting was onder meer ingegeven door de veranderende maatschappelijke visie op openbaarheid van archieven in een open democratie. Voor het archiefwezen betekende deze wijziging plotseling een enorme achterstand in
waardering en selectie van archieven, die bij de rijksoverheid alleen al een slordige zeshonderd strekkende kilometer bedroeg.93 Een rigoureuze selectieaanpak bleek de enige weg om de achterstand in een afzienbare tijd te kunnen wegwerken.
Daarin werd voorzien door de projectorganisatie ‘Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn’ (PIVOT). Deze introduceerde en implementeerde in 1991 een macroselectiemodel. Archieven van de lagere overheden, zoals die van gemeenten, politie en waterschappen, vielen buiten de scope van het project. Weliswaar zijn ook zij aan de verkorte overbrengingstermijn gehouden, maar voor selectie en waardering is een andere methode voorhanden, namelijk een generieke selectielijst op basis van de gemeentelijke taakuitvoering. Deze wordt bijgehouden door de Vereniging Nederlandse Gemeenten en bevat een reeks van bewaarcriteria die voor iedere gemeente een hulpmiddel zijn bij het opstellen van een
selectielijst.94
3.3.1.2 Methode Institutioneel Onderzoek
Bij de rijksoverheid wordt niet met een generieke selectielijst gewerkt, maar op basis van de Methode Institutioneel Onderzoek (hierna: MIO). MIO is vooral een top-down benadering. Het principe hierbij is dat de aan de overheidshandelingen gekoppelde administratieve ‘neerslag’95 voor bewaring in aanmerking komt.96 Niet op basis van de archiefstukken zelf wordt geselecteerd, maar op basis van de context waarin ze worden gevormd, gestructureerd en bevraagd. Die context is het overheidshandelen.97
93
McKemmish 2005, p. 179.
94 Jeurgens 2007, pp. 23-24. Voor een actuele selectielijst voor gemeenten zij verwezen naar de website van
VNG:
http://www.vng.nl/files/vng/vng/Documenten/actueel/beleidsvelden/cultuur_sport/2012/20120629_selectielijst_a rchief_b.pdf (geraadpleegd op 22 maart 2015).
95 In plaats van deze metafoor zou ook het woord “uitkomst” of “resultaat” kunnen worden gebezigd. 96 Jeurgens 2007, pp. 25-26.
Het doel van deze methode is het op hoofdlijnen kunnen reconstrueren van het handelen van de overheid in relatie tot haar omgeving;98 ‘wanneer het geselecteerde archiefmateriaal die hoofdlijnen weerspiegelt, is de selectie […] geslaagd’99.
MIO behelst, kort samengevat, een inventarisatie van alle handelingen per
beleidsterrein. Vervolgens wordt de waarde van elke handeling binnen het functioneren van het overheidsorgaan getoetst. De Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO) zijn het resultaat van deze inventarisatie. In ieder rapport is een Basis Selectie Document (BSD) opgenomen, dat feitelijk het hulpmiddel is bij de waardering en selectie.100
Een belangrijk aspect bij de inventarisatie en waardebepaling van de handelingen is het Strategisch Informatieoverleg (SIO)101. Voor de rijksoverheid zijn bij dit overleg de Algemeen Rijksarchivaris en de medewerkers van de verschillende overheidsorganen betrokken. Uiteindelijk zal een BSD ter accordering worden aangeboden bij de Raad voor Cultuur, die vooral het cultureel-historisch belang toetst. Voor de archivaris zijn de BSD’s, behoudens uitzonderingen, hét hulpmiddel om rijksoverheidsarchieven te waarderen en te selecteren.
3.3.1.3 Kritiek
Op het moment dat de eerste BSD’s gepresenteerd werden en de toepassing van het model duidelijk werd, ontstond er veel verzet. Dat is wellicht opmerkelijk, aangezien in de jaren ervóór vernietiging van archieven doorgaans niet op al te veel bezwaren stuitte. Bij het rijk werd voor dat doel gebruikgemaakt van een formele set criteria, zoals opgenomen in de handleiding van de Nederlandse archivaris H.J. van Meerendonk uit 1985.102 In tegenstelling tot Van Meerendonks criteria stuitte de PIVOT-methode evenwel op verzet, dat vooral uit de hoek van de onderzoekers, met name historici, kwam. PIVOT zou te veel als een
‘administratieve theorie’ worden beschouwd, waarin het culturele belang van archieven te veel op de achtergrond staat.
Historicus Paul M.M. Klep merkt in 1992 in zijn discussienota Archieven bewaren, cultureel investeren in de toekomst103 op dat bij de PIVOT-methode het cultureel belang te veel een ondergeschoven kind is van het administratief belang. Cultureel belang in dezen wil
98 Raad voor Cultuur 2005, p. 31. 99 Geciteerd in Fischer 1994, p. 25. 100
Deze BSD’s zijn te raadplegen via http://www.handelingenbank.info (geraadpleegd op 27 maart 2015).
101 Zie hiertoe § 3.1.1. 102 Van Meerendonk 1985. 103 Klep 1992.
zeggen: het blijvend belang van archiefstukken voor historisch onderzoek.104 Met
‘ondergeschoven kind’ bedoelt Klep dat het administratieve vertoog domineert. Het cultureel belang van archieven is zowel theoretisch als praktisch veel minder duidelijk omschreven. Bij waardering en selectie speelt het een te impliciete en additionele rol.105 Het begrip historisch belang wordt in de diverse teksten gereduceerd tot slechts ‘het kennen van de werking van de overheidsadministratie’ in plaats van ‘het kennen van de Nederlandse samenleving en
cultuur’. Klept pleit er daarom voor van het culturele belang106 van archieven uit te gaan: ‘Als niet op de een of andere wijze het – wettelijk erkende – culturele belang krachtiger gestalte krijgt [is het te verwachten] dat slechts het administratief belang als verdediging tegen vernietigen van de archieven overblijft.’107 ‘Vanuit het maatschappelijk belang geredeneerd kan men bijgevolg stellen [dat men] niet omwille van het kennen van de overheid bewaart […] maar omwille van de kostbare informatie over de totale samenleving die in stukken van de overheid voorhanden is.’108
Ook in de navolgende jaren bleef er kritiek bestaan op de onderbelichting van het culturele belang. Historici als Klep voelden een duidelijke behoefte om een zelfstandig criterium in te bouwen ten aanzien van het culturele belang van archieven, waardoor meer waardevolle archiefstukken bewaard zouden worden. Overigens kan er op grond van het Archiefbesluit 1995 al afgeweken worden van de standaardprocedures voor selectielijsten: wanneer een selectielijst archiefvernietiging voorschrijft, dan kan vernietiging worden voorkomen wanneer met archiefstukken een cultureel-historisch belang is gemoeid.109
Onder de naam van Historisch Maatschappelijke Analyse (hierna: HMA) is het Nationaal Archief thans nog onderzoekende een steviger basis te creëren voor het waarderen en selecteren van archieven met een cultureel-historische waarde, door belangrijke aspecten van de maatschappij te relateren aan overheidshandelingen. Daarbij is voorgesteld om deskundigen al in een eerder stadium te raadplegen, (ruim) voordat het Strategisch
Informatieoverleg (SIO) plaatsvindt. De Raad voor Cultuur stelde daarnaast voor het begrip ‘representativiteit’ als meetlat te hanteren: ‘De opvatting over representativiteit als kern van
104 D.w.z. de cultureel-historische functie van archieven. 105 Klep 1992, p. 5.
106
Volgens Paul Klep zou het begrip “historisch belang” vervangen moeten worden door “cultureel belang” aangezien “historisch” de onbedoelde gedachte wekt dat archieven het exclusieve domein van de wetenschap zijn. “Cultureel” impliceert een veel bredere strekking, namelijk dat archieven voor de Nederlandse cultuur en samenleving (in de breedste zin des woords) een betekenis hebben. Men zie Klep 1992, pp. 6-7. Ik veronderstel dat het heden ten dage in zwang zijnde begrip “cultureel-historisch” een compromis is in deze discussie.
107 Klep 1993a, p. 196. Vgl. Klep 1993b, p. 729. 108 Klep 1993b, p. 726.
de rijksverantwoordelijkheid impliceert dat representativiteit ook de meetlat is waarlangs de kwaliteit van de archiefselectie en de resultaten daarvan primair gelegd moeten worden.’110.
Vooralsnog lijkt PIVOT niet bepaald de beoogde oplossingen te bieden voor het onderhavige selectie- en waarderingsprobleem. Van de voorgestelde verbeteringen en de implementatie van nieuwe selectie-instrumenten (zie hierna) is de toegevoegde waarde onduidelijk. Per definitie zal deze marginaal zijn, in die zin dat het met het huidige instrumentarium lastig blijft om de interactie tussen de overheid en de burger in de
maatschappij te benadrukken.111 Zorgwekkend blijft voorts dat de grote archiefachterstanden, als gevolg van de verkorting van de overbrengingstermijn, nog steeds niet zijn weggewerkt. Pas recentelijk zijn de achterstanden bij de ministeries tot en met 1975 weggewerkt,112 maar dat is nog slechts een bescheiden deel ten opzichte van de totale achterstand. Het
toekomstbeeld is niet bijster rooskleurig wanneer wij ons realiseren dat de oorspronkelijke planning al meermaals overschreden is, terwijl de PIVOT-methode toch als relatief vlot wordt beschouwd113.
3.3.1.4 Aanvullende selectiemethodieken: Systeem-, Risico- en Trendanalyse
In 2007 publiceerde de commissie-Jeurgens haar rapport ‘Gewaardeerd Verleden’114. Daarin worden nieuwe bouwstenen aangeleverd op basis waarvan de bestaande waarderings-
methodiek voor zowel overheids- als particuliere archieven zou kunnen worden verbeterd. Het rapport moet vooral beschouwd worden als een dringende oproep aan het openbaar archiefwezen om meer met particuliere archieven te doen vanuit het oogpunt dat cultureel- historisch erfgoed thans veronachtzaamd wordt. Zonder een verantwoorde aanpak van particuliere archieven, zo stipuleert de commissie, is het niet mogelijk de geschiedenis van onze maatschappij als geheel te reconstrueren.
In het rapport wordt een aantal aanvullende selectiemethodieken onder de loep genomen die na de methode PIVOT werden ontwikkeld, te weten: de systeem-, risico- en trendanalyse. Deze instrumenten proberen de dekkingsgraad van PIVOT te vergroten door naast overheidshandelingen ook de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen te waarderen, ook wel trends of hotspots genaamd.
110 Raad voor Cultuur 2005, p. 20. 111
Jeurgens 2007, pp. 27-28; Jonker 2004, pp. 51-54
112 Modernisering 2009, pp. 3-4. 113 Jeurgens 2008, p. 4.
Voor wat betreft de risicoanalyse kan gesteld worden dat deze voor bedrijfsarchieven in waarde weinig van belang is; ze richt zich met name op het verantwoordingsbelang en de bewijsfunctie van niet blijvend te bewaren overheidsinformatie op de lange termijn.115 Als het bedrijfsarchieven betreft, kunnen de systeem- en trendanalyse van belang zijn voor acquisitie, aangezien ze zich op blijvend te bewaren informatie richten. De systeemanalyse beoogt per organisatie de archiefstukken te inventariseren die de voornaamste activiteiten op hoofdlijnen reconstrueren.116 Mijns inziens is ze als verfijning van PIVOT op te vatten. Zo kan
bijvoorbeeld in het geval van de overheid een ministerie worden gewaardeerd op taken en organisatiestructuren. Overigens dient bij deze ‘analyse’ opgemerkt te worden dat het principe weliswaar bruikbaar kan zijn voor bedrijfsarchieven, maar dat de methode vooral gericht is op het verantwoordingsbelang en de bewijsfunctie van overheidsinformatie.117
Voor bedrijfsarchieven is de trendanalyse denkelijk het meest bruikbare instrument; ze komt tegemoet aan de ontwikkeling van een integrale aanpak bij de selectie van overheids- en particuliere archieven. De trendanalyse beoogt ten eerste de belangrijkste maatschappelijke trends en hotspots te identificeren waarvan de daaraan gekoppelde archiefstukken in
aanmerking komen voor bewaring. Trends zijn te beschouwen als een cluster samenhangende maatschappelijke verschijnselen; hotspots – een begrip dat voor het eerst door Terry Cook werd gebezigd – zijn ketens van belangrijke gebeurtenissen ‘die een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burger en (al dan niet georganiseerde) burgers onderling
veroorzaken’118.
Ten tweede beoogt de trendanalyse hetzelfde voor verschillende maatschappelijke domeinen. Ze onderscheidt zich van de systeemanalyse doordat ze van de context van het handelen van een organisatie uitgaat, terwijl laatstgenoemde juist de koppeling van de handelingen van een organisatie aan de belangrijke maatschappelijke trends als basis heeft.
De trendanalyse heeft de relatie tussen burger en overheid als uitgangspunt.119 Het is niet problematisch om ‘overheid’ te vervangen door ‘bedrijfsleven’, hetgeen ons brengt bij de waardering van de belangrijkste verschijnselen en de ketens van belangrijke gebeurtenissen in het bedrijfsleven als geheel, en daarbinnen per bedrijfstak, bedrijfsgroep en bedrijfsklasse.
115 Project Maatschappijbrede Trendanalyse, p. 6 116
Idem, p. 6.
117 Idem, p. 5. 118 Idem, p. 17. 119 Idem, p. 17-18.