Methodieken en richtlijnen voor macroselectie van
bedrijfsarchieven in het binnen- en buitenland:
een vergelijkend onderzoek
Masterscriptie voor de duale master Archiefwetenschap en Archivistiek-A Universiteit van Amsterdam
Begeleider: Prof. dr. Th.H.P.M. Thomassen Tweede lezer: drs. H. Waalwijk
Naam: J.W.F. Nieuwold Studentnr.: 0405221
E-mail: jwfnieuwold@gmail.com
Datum: juli 2015
Inhoudsopgave
Summary 5 Voorwoord 7 1 Inleiding 9 1.1 Onderzoeksproblematiek 9 1.2 Afbakening en begripsbepaling 10 1.3 Onderzoeksdoel en -vraag 12 1.4 Onderzoeksmethodiek en indeling 12 2 Kernbegrippen 152.1 Archief als object 15
2.1.1 Archief als historische bron of cultureel erfgoed? 16
2.2 Openbaar archiefwezen en bijzonder archiefwezen 17
2.3 Waardering, selectie en acquisitie 18
2.3.1 Waardering en selectie 18
2.3.2 Acquisitie 19
2.3.3 Passieve en actieve acquisitie 20
2.4 Macro-, meso- en microselectie 21
2.4.1 Macroselectie 21
2.4.2 Mesoselectie 22
2.4.3 Microselectie 23
2.4.4 Micro- of mesoselectie na macroselectie? 24
3 Waardering, selectie en acquisitie 25
3.1 Waardering, selectie en acquisitie in kort historisch perspectief 26 3.1.1 De positie van particuliere archieven in het bewaarparadigma 27
3.1.2 Internationale ontwikkelingen 29
3.2 Recente strategieën en methodieken voor overheids- én particuliere archieven 31
3.3 Macroselectiemodellen: een analyse 32
3.3.1 Macroselectie voor overheidsarchieven 33
3.3.2 Macrosolectie voor bedrijfsarchieven 38
3.3.3 Vergelijking van de modellen 43
3.4 Gelijkschakeling in aanpak van particuliere én overheidsarchieven? 46
4.1 Historisch Centrum Overijssel 49 4.1.1 Acquisitie van (voorname) bedrijfsarchieven in de jaren ’70 en ’80 51
4.1.2 Stork 52
4.1.3 Ontsluiting na acquisitie? 53
4.2 Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek 54
4.3 Stadsarchief Amsterdam 56
4.4 Nederlands Economisch-Historisch Archief 57
4.5 ABN-AMRO Group N.V. 60
4.6 Vergelijking van de casestudies 63
5 Conclusie 65
Bibliografie 69
Bijlage 1: 8-stappentoets 77
Summary
One of the initial assumptions was that a general method of appraisal for all private archives was not feasible. Therefore this research is limited to business archives only.
In part one of my thesis, I described the historical developments from an international perspective. The most important development was the transition from micro appraisal to macro appraisal. In the past several models were developed which took macro appraisal as starting point. Both the PIVOT method (“Project Implementation Shortening Transfer Period”) as well as the “8-stappenmodel” (the “8 steps programme” ) appear to be the most detailed and seem to be best suited for appraisal. The origin of these two models lies in a survey of the most important creators. However the PIVOT method was solely developed for the central government. Because the archives of the central government can be defined much easier than the archives which were formed by companies, the “8-stappenmodel” ought to be considered more suitable. This model appraises step-by-step the position of a company within the branch of industry, and the appraisal of that company to the different industrial groups and classes. Another tool for defining appraisal is an analysis of social trends or hotspots. This analysis would be a starting point for defining active appraisal.
Part two of my thesis deals with comparing these models to actual practices. The main research question entails which similarities and differences stand out when current Dutch appraisal practices are compared to international views. To answer this, I have researched several appraisal policies and practices which were applied in a number of public and private organisations. The results show that during the last few decades hardly any structural or planned appraisal policies were carried out. Even the theoretical models were not applied. Furthermore, no one uses the existing registration databases of business archives, like the “BedrijfsArchieven Register Nederland” (BARN) (“Business Archives Register
Netherlands”) or the “Centraal Register van Particuliere Archieven” (CPRA) (“Central
Register for Private Archives”). These aging registrations, are still of good value. They can be used as a survey tool of the most important creators and form the basis for an active appraisal policy. My research also shows that an active appraisal policy contains several large
drawbacks. These drawbacks occur when organisations are heavily dependent on the allocation of funds and depositories.
Voorwoord
Voor u ligt mijn masterscriptie, getiteld: ‘Methodieken en richtlijnen voor macroselectie van bedrijfsarchieven in het binnen- en buitenland: een vergelijkend onderzoek’. Als zodanig sluit mijn scriptie aan op de duale fase van de master Archiefwetenschap. Een van mijn
onderzoeksobjecten destijds was het bedrijfsarchief van het voormalige concern Stork, dat thans in het Regionaal Historisch Centrum Overijssel te Zwolle berust. Ook deze scriptie heeft bedrijfsarchieven als thema, zij het dat de invalshoek nu anders is doordat niet een of meerdere bedrijfsarchieven op toegankelijkheid en structuur worden bestudeerd, maar de ontwikkelingen in de wetenschap en in de praktijk met betrekking tot de acquisitie van bedrijfsarchieven door archiefinstellingen.
Een zekere verdieping in het onderzoek werd bereikt door een reeks van gesprekken met specialisten op het terrein van acquisitie en particuliere archieven, zoals wetenschappers, bedrijfshistorici en archivarissen. In dit verband noem ik mevrouw drs. Y.M. Ferbeek en de heren drs. T. Dijksterhuis, prof. dr. E.J. Fischer, dr. J.L.J.M. van Gerwen, jhr. A.J. Gevers, drs. T. de Graaf, prof. dr. K.J.P.F.M Jeurgens, prof. dr. F.C.J. Ketelaar, A.J. Mensema, drs. P.W.J. den Otter en dr. V.C. Sleebe. Gaarne wil ik hen hartelijk dankzeggen voor hun collegiale inzet.
Een bijzonder woord van dank gaat uit naar mijn ouders, zussen en vrienden voor hun nimmer aflatende steun gedurende het gehele studietraject; zonder hun stimulans was deze scriptie niet gereedgekomen. Last but not least gaat ook veel dank uit naar mijn
scriptiebegeleider Theo Thomassen, die mij van inhoudelijke adviezen voorzag.
Jan Willem Nieuwold, MA. 13 juli 2015
1
Inleiding
“Wie geen nieuwe ruimte durft te scheppen […], door ‘ballast’ af te stoten, pleegt moord op de toekomst […], door wurging” – R.H. Fuchs1
1.1 Onderzoeksproblematiek
Pakhuizen, watertorens, fabriekspanden, molens, scheepswerven, boortorens, gemalen en sluizen: het zijn fysieke getuigenissen van ons rijke industriële verleden. Behalve aan deze onroerende getuigenissen moet ook aan roerende worden gedacht, zoals historische transportmiddelen, gereedschappen, modellen alsmede archiefstukken. Ons industrieel verleden dreigt verloren te gaan wanneer bijvoorbeeld bedrijven ophouden te bestaan.
In het verleden zijn door individuen, particuliere instellingen en de overheid
wezenlijke stappen genomen om deze getuigenissen – of beter gezegd: objecten2 – voor de toekomst te behouden. Hierbij kan gedacht worden aan acquisitie3 door musea,
archiefinstellingen en, voor wat betreft de gebouwen, het vinden van een herbestemming. In het verleden is dit van de kant van de verschillende belanghebbenden bij het behoud, zoals musea en archiefinstellingen, veelal met horten en stoten gegaan. Met name het gebrek aan een goede methodiek om van de diverse objecten de historische relevantie te kunnen taxeren4 lag hieraan ten grondslag.
Doorgaans ging het in het verleden om reddingspogingen van individuele aard. Een voorbeeld hiervan is het stoomgemaal ‘De Cruquius’, dat uit 1849 dateert en ingezet werd voor het droogmalen van het Haarlemmermeer. Nadat het gemaal begin jaren ’30 buiten gebruik werd gesteld, kon de volledige ontmanteling ervan worden voorkomen doordat een stichting in het leven werd geroepen die een museum in het gebouw vestigde.5
1 R.H. Fuchs, Het Onheil, NRC, 14-12-1990, cultureel supplement, p. 3.
2 Hier kan wat onroerende en roerende objecten betreft, ook het juridische begrip “zaak” gebezigd worden. Dit
op zich is een veel beter te definiëren begrip mits het om zintuiglijk waarneembare oftewel fysieke objecten handelt. Voor digitale objecten kan het begrip evenwel niet worden gebezigd, vandaar dat ik het in deze scriptie niet gebruik.
3 Onder acquisitie wordt in archivistische zin verstaan: het geheel van activiteiten van een archieffunctionaris
gericht op het overnemen (in bruikleen of eigendom) van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats. Men zie Archiefterminologie, lemma 179.
4
Onder taxeren versta ik het vaststellen van het cultureel-historisch belang, door waardetoekenning.
5 Bij dit “behoud” behoort naast het gebouw en de stoommachine ook het archief. Men zie voor dit museum en
Aanvankelijk leek het behoud van industrieel erfgoed het hoofddoel te zijn. Alles te bewaren is evenwel in alle opzichten geen optie en wel om tweeërlei redenen. Ten eerste levert het in toegankelijke staat brengen en houden van al het erfgoed organisatorische en economische bezwaren op. Bij archiefinstellingen springen daarbij het ruimtegebrek en daarmee verbonden kosten het meest in het oog. Ten tweede leidt een overvloed aan objecten ertoe dat het beheerstechnisch gezien lastig wordt er enige grip op te krijgen. Niet het behoud zal dus het hoofddoel moeten zijn, maar een selectie uit het complete aanbod aan objecten. Hierbij zullen verantwoorde keuzes moeten worden gemaakt en deze zullen een grondslag moeten hebben. Welke grondslag dat moet zijn, is thans nog steeds een vraag waarover ijverig wordt gedebatteerd.
1.2 Afbakening en begripsbepaling
In 1989 verscheen het rapport ‘Het industrieel erfgoed en de kunst van het vernietigen’6. Als zodanig maakt dit deel uit van een reeks beleidsnota’s op het gebied van het behoud van industrieel erfgoed, dat is op te vatten als een sector binnen het domein van cultureel erfgoed. In het rapport wordt een aanzet gegeven tot een systematische inventarisatie7 van de tot ons industrieel erfgoed behorende objecten. Door middel van het toekennen van een
waardeoordeel aan de geïnventariseerde objecten kan tot een selectie worden gekomen.8 De beoogde gedachte hierbij is dat met de uiteindelijk geselecteerde objecten een representatief beeld van de Nederlandse industrialisatie gegeven kan worden.
Het rapport van de commissie was aanleiding om in 1991 de stichting Projectbureau Industrieel Erfgoed (PIE) in het leven te roepen. Dit projectbureau werd gedurende vier jaar voorzien van door de rijksoverheid verstrekte financiële middelen.9 In 1995 publiceerde PIE enige bevindingen ten aanzien van criteria voor het behoud van roerend industrieel erfgoed. Vastgesteld werd dat het geheel aan roerende objecten, verspreid over verschillende
industriële branches, zeer divers was, en wel zodanig dat per categorie van objecten een individuele aanpak moest worden ontwikkeld die op landelijk niveau moet worden
gecoördineerd. Voor bijvoorbeeld de categorie ‘bedrijfsarchieven’ werd hiertoe een opdracht
6 Nijhof c.s. 1989.
7 Bij inventarisatie wordt op deze plaats bedoeld: het in kaart brengen van het totale aanbod aan objecten. Hier
wordt niet het archivistische inventariseren bedoeld waaronder verstaan wordt: het toegankelijk maken van een archief of een conglomeraat van aan elkaar verwante archieven door middel van een inventaris. Men zie Archiefterminologie 2003, lemma 135 en Nijhof cs. 1989, p. 20.
8 Zie behalve het rapport van Nijhof c.s. ook het rapport van De Boer en Genuchten 1995. 9 Zie Brief WVC 1991.
uitgeschreven aan het Nederlands Economisch-Historisch Archief (NEHA) om op landelijk niveau te onderzoeken of een algemeen toepasbaar selectiemodel kon worden ontwikkeld.10
Wanneer wij archieven nu als uitgangspunt nemen,11 dan is het vernietigen zelfs een absolute noodzaak om een archief in toegankelijke staat te kunnen brengen en houden. Een grondslag voor toegankelijkheid is het te verwachten gebruik. Daarmee wordt bedoeld dat een organisatie een archief aanwendt om op de korte termijn slagvaardiger te opereren doordat ze zich bepaalde zaken beter kan herinneren, reconstrueren, verantwoorden en bewijzen.
Daarnaast verhoogt een toegankelijk archief ook de meerwaarde ervan voor de identiteit van de organisatie: zonder enige vorm van toegang kan niet worden vastgesteld hoe de organisatie in het verleden opereerde ten opzichte van haar omgeving, dat wil zeggen: individuen en andere organisaties in de maatschappij.12
Juist de relatie met die maatschappij maakt dat archieven ook op de lange termijn een meerwaarde kunnen hebben, bijvoorbeeld voor economisch en historisch onderzoek. In dit geval wordt ook wel over de cultureel-historische functie van een archief gesproken. Deze dient zich aan wanneer alle primaire functies van een archief uitgespeeld zijn, zoals het hiervoor genoemde reconstrueren, verantwoorden en bewijzen.
Na de archiefvorming zal aan de hand van de zojuist vermelde functies voortdurend moeten worden bepaald wanneer archiefstukken benodigd zijn en over welke periode zij bewaard dienen te blijven. Op het moment dat alle primaire functies van het archief zijn uitgediend, blijft idealiter ook uitsluitend datgene over wat bestemd is voor permanente bewaring – het overige archief zal op dat moment reeds vernietigd zijn.13 Zowel het bewaren als het vernietigen dient dus een duidelijk doel en het is ook dit doel waar de archivistische taak waardering en selectie14 betrekking op heeft.
Dit brengt mij bij het begrip acquisitie. Ook dit dient een duidelijk doel en is te beschouwen als een vorm van waardering en selectie. Het gaat hierbij evenwel niet om de stukken in een enkel archief of in een conglomeraat van aan elkaar verwante archieven. Hier wordt bedoeld: het kiezen uit een overvloedig aanbod van complete archieven, waarbij een bepaalde keuze tot het uiteindelijke behoud dan wel vernietiging van een archief leidt.
10
Van Gerwen 1996, p. 96.
11 Het merkwaardige aan het voorbedoelde rapport en bijvoorbeeld het rapport van De Boer en Genuchten 1995,
is dat archief voortdurend op de achtergrond lijkt te staan als het gaat om het totale aanbod van objecten.
12 Men zie voor de functies en waarde van archieven en archiveren: Thomassen 1999, pp. 14-15. Vgl. Horsman
2004, p. 13 ev.
13
Jonker 2004, p. 36; Van Meerendonk 1985, pp. 41-42.
14 Voor een courante definitie van “waardering en selectie” zij verwezen naar: Waalwijk 2004, pp. 66-67;
1.3 Onderzoeksdoel en -vraag
Het doel van mijn onderzoek is vaststellen waar het archiefwezen15 in Nederland op het terrein van acquisitie momenteel staat, afgezet tegen het debat zoals dat op dit moment internationaal gevoerd wordt. Wat betreft de archieven wil ik mij uitsluitend beperken tot de bedrijfsarchieven als deel van het gehele aanbod aan particuliere archieven. Welke modellen en methodieken zijn er in theorie en in de praktijk ontwikkeld en wat zijn hierbij de
belangrijkste verschillen en overeenkomsten? En voor zover die er zijn, kunnen ze ook verklaard worden? Antwoord daarop tracht ik te krijgen door het stellen van vragen over de huidige acquisitiepraktijk van bedrijfsarchieven: wat ligt ten grondslag aan de acquisitie en op welke wijze is de uiteindelijke keuze voor het behoud verantwoord?
Dit leidt tot de volgende onderzoeksvraag:
Welke modellen en methodieken worden er voor acquisitie van bedrijfsarchieven in Nederland gehanteerd en wat zijn hierbij – in internationaal perspectief – de belangrijkste verschillen en overeenkomsten, en welke verklaringen kunnen hiervoor worden gegeven?
En de volgende deelvragen:
1. Welke zijn de relevante internationale historische ontwikkelingen ter zake van de acquisitie van bedrijfsarchieven voor zowel openbare als particuliere
archiefinstellingen in Nederland?
2. Zijn er macroselectiemodellen ontwikkeld die door zowel openbare als particuliere archiefinstellingen gehanteerd worden als grondslag voor hun acquisitiebeleid? En hoe verhouden deze modellen zich tot elkaar?
3. Welke overeenkomsten en verschillen vallen op wanneer de huidige acquisitiepraktijk ter zake van bedrijfsarchieven in Nederland vergeleken wordt met de standpunten zoals die worden ingenomen in het internationale debat over acquisitie?
1.4 Onderzoeksmethodiek en indeling
Mijn onderzoek zou ik willen karakteriseren als kwalitatief en vergelijkend. De methodiek ervan is als volgt.
15
Onder het archiefwezen moet worden verstaan het geheel van organisaties en regelgeving belast met of betrekking hebbend op archiefbeheer, opleiding van daartoe bevoegde personen en bevordering van het belang van goed archiefbeheer, in het bijzonder de openbaarheid. Men zie Archiefterminologie 2003, lemma 175.
Het onderzoek bestaat ten eerste uit een literatuurstudie. Hierbij heb ik
gebruikgemaakt van wetenschappelijke artikelen, onderzoeksrapporten en kamerstukken. Een deel van de literatuur was reeds in mijn eigen bezit of ik kon deze verkrijgen via de door mij onder de loep genomen archiefinstellingen. Een ander deel kon ik opvragen bij onder meer de Universiteitsbibliotheek Amsterdam en de Koninklijke Bibliotheek. Dit deelonderzoek is met name van belang geweest voor de hoofdstukken 2 en 3. Achtereenvolgens heb ik in deze hoofdstukken enkele belangrijke concepten en begrippen trachten te definiëren, de historische ontwikkelingen (nationaal en internationaal) op het gebied van selectie, waardering en
acquisitie in kaart gebracht en twee bestaande modellen van macroselectie geanalyseerd en met elkaar vergeleken.
Ten tweede heb ik ook enkele interne beleidsstukken, zoals acquisitieprofielen van archiefinstellingen, onder de loep genomen, waarbij ik specifiek heb gekeken naar de
verantwoording van de acquisitie. Deze observatie heeft haar beslag gekregen in hoofdstuk 4. Daarin heb ik – casusgewijs – het selectiebeleid van een aantal archiefinstellingen uiteengezet en met elkaar vergeleken. Behalve het openbaar archiefwezen heb ik bij mijn onderzoek ook particuliere archiefinstellingen betrokken. Voor wat betreft het openbaar archiefwezen heb ik medewerkers benaderd van het Stadsarchief Amsterdam (SAA), het Stadsarchief en de Athenaeumbibliotheek van Deventer (SAB) en het Regionaal Historisch Centrum Overijssel (HCO) te Zwolle. Voor informatie over de particuliere archiefinstellingen ben ik te rade gegaan bij het Nederlands Economisch-Historisch Archief (NEHA) en ABN-AMRO Group N.V.
In hoofdstuk 5 volgt ten slotte een conclusie waarin de vraagstelling alsmede de deelvragen zullen worden beantwoord.
2
Kernbegrippen
“Nothing is less reliable, nothing is less clear today than the word ‘archive’” – Jacques Derrida.16
Veel definities die in de archiefwetenschap worden gebezigd komen niet altijd met elkaar overeen. Dit begint al met het kernbegrip “archief” waar internationaal gezien geen unanieme consensus over bestaat. Wil je zaken in een internationaal perspectief vergelijken, dan zal vooraf vastgesteld moeten worden wat onder bepaalde begrippen wordt verstaan. In dit hoofdstuk wil ik de kernbegrippen die in mijn scriptie een rol spelen pogen te definiëren, te weten: archief; openbaar en particulier archiefwezen; acquisitie als bijzondere vorm van waardering en selectie.
2.1 Archief als object
Archiefstukken zijn op te vatten als roerende objecten17 die zich in zowel analoge (fysieke) als digitale (virtuele) vorm voordoen; het soort informatiedrager doet met andere woorden niet ter zake.18 Synoniem voor “object” is het begrip “document”. Voorbeelden van archiefstukken zijn een geschrift of blad19, afbeelding, model en databank. In de ruimste betekenis is een document een weergave van een geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een of meerdere gegevensdragers.20,21
De verschillen tussen de instellingen22 die deze objecten beheren vervaagt wanneer wij ons realiseren dat er archiefinstellingen zijn die museumobjecten beheren en musea die
archiefobjecten beheren. Gedacht kan worden aan modellen die net als tekeningen en
rapporten door timmerlieden werden gehanteerd bij de constructie van schepen: de tekeningen en rapporten zijn veelal in archieven terechtgekomen, terwijl de modellen naar musea werden
16 J. Derrida, Archive Fever, University of Chicago Press, Chicago:1996, p. 90.
17 In dit geval kan dus gesteld worden dat het begrip archiefobject synoniem voor archiefstuk is en vice versa. 18
Reed 2005, pp. 102-103.
19 Hieronder versta ik een afbeelding op een losse, niet-digitale gegevensdrager. Zie Archiefterminologie 2003,
lemma 41.
20 Men zie voor de begrippen document en gegeven bijv. Archiefterminologie 2003, lemmata 1 resp. 3 en 4. 21
Over de relevantie en toepassing van het begrip document in de informatie- en archiefwetenschap is overigens een nog niet uitgewoede discussie gaande. Deze heeft betrekking op de afbakening cq. samenhang van de vast te leggen gegevens. Zie bijv. J.S. Mackenzie Owen, Het einde van het document: een essay, 1999, pp. 16-18.
overgebracht.23 Ze vertegenwoordigen evenwel los van elkaar weinig waarde doordat de rapporten en tekeningen niet zonder de modellen te begrijpen zijn en, omgekeerd, de modellen niet zonder de rapporten en tekeningen. Doordat de modellen van de geschriften (zoals tekeningen en rapporten) werden gescheiden, zijn deze, zoals Eric Ketelaar dat in zijn oratie uitdrukt, “[…] losgemaakt van de gegroeide archiefcontext […]”.24
Dit brengt mij bij het begrip archief. De vigerende definitie van een archief is dat het procesgebonden informatie is.25 Slechts het naar willekeur en/of naar believen bijeenbrengen van objecten is onvoldoende om deze archiefstukken te laten zijn. Te denken valt aan
schilderijen en boeken: deze bestonden reeds op het moment dat zij verzameld werden. Archiefstukken daarentegen zijn door werkprocessen ontstaan en blijven ook aan die werkprocessen gebonden. Met “werkproces” wordt bedoeld de vorm waarin een taak of handeling zich voordoet, bijvoorbeeld het leveren van een dienst of product.26 Werkprocessen hebben een onderlinge samenhang met elkaar en worden beïnvloed door omgevingselementen als de structuur, missie en taken van de organisatie. Díe omgevingselementen vormen de context waarin archieven ontstaan, worden gestructureerd en bevraagd.
2.1.1 Archief als historische bron of cultureel erfgoed?
Zoals reeds in de inleiding aan de orde kwam, ligt aan de basis van de keuze tussen bewaren en vernietigen de functie die een archief op een bepaald moment vervult. Zo zal veel archief bewaard worden in het stadium waarin het benodigd is voor bewijzen en verantwoorden van bepaalde gebeurtenissen uit het verleden. Veel minder archief zal daarentegen worden
bewaard op het moment dat deze functies zijn uitgespeeld. Slechts de archiefstukken die op de lange termijn een cultureel-historisch functie vervullen, komen voor blijvende bewaring in aanmerking. Een archiefstuk heeft op dat moment nog slechts de functie van historische bron.
Het begrip erfgoed is aan dat van historische bron gelieerd: het is de aanvullende dimensie dat bepaalde historische bronnen kunnen worden gemomumentaliseerd dan wel gemusealiseerd in de zin van een gedenkstuk.27 Erfgoed moet vooral in de betekenis worden
23 Ketelaar 1993, pp. 8, 9. 24 Ibidem.
25 Thomassen 1999, pp. 11-12. Procesgebonden informatie volgens Theo Thomassen is “informatie is die door
onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en […] gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd.”
26 Ibidem.
opgevat dat de maatschappij van nu het beste wordt begrepen door de reconstructie van herinneringen op basis van bijvoorbeeld archieven.
Het element cultureel in het begrip cultureel erfgoed28 benadrukt dat erfgoed niet het exclusieve domein voor wetenschappelijk onderzoek is, maar voor een breed publiek als bron dient voor het vaststellen van een gemeenschappelijke identiteit, of met andere woorden: het kennen van de Nederlandse maatschappij en cultuur. Identiteit kan betrekking hebben op een groep mensen – bijvoorbeeld: culturele minderheden – in een bepaalde plaats, regio of binnen de maatschappij als geheel.
2.2 Openbaar archiefwezen en bijzonder archiefwezen
Voor het onderscheid tussen het openbaar en bijzonder archiefwezen kan de archiefwet als uitgangspunt dienen: deze wet is van toepassing op alle archieven van overheidsorganen29 die in de aangewezen overheidsarchiefplaatsen30 behoren te berusten.31 Hieruit volgt dat alle overige archieven particulier archief zijn in de zin van archieven van particuliere
archiefvormers. Voorbeelden daarvan zijn archieven van personen, bedrijven, kerken,
verenigingen en stichtingen. Op deze archieven zijn geen archiefwettelijke verplichtingen van toepassing, zoals het in een goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van een archief, het opstellen van selectielijsten van de te bewaren en vernietigen archiefstukken en de overbrenging van de niet voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken naar archiefbewaarplaatsen32 na 20 jaar. Wel is er – op de meer kortere termijn – een wettelijke bewaarplicht voor met name de financiële administratie, met uiteenlopende bewaartermijnen. Hierbij kan gedacht worden aan het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Wet inzake
Rijksbelastingen. De kerngedachte hierbij is maatschappelijke verantwoording.
Wanneer over het bijzonder archiefwezen gesproken wordt, dan wordt gedoeld op particuliere archiefbeherende instellingen. Deze instellingen moeten niet geheel los gezien worden van, of lijnrecht gezet worden tegenover, de instellingen in het openbaar
archiefwezen, aangezien alle archiefinstellingen acquisitie als taak hebben. Voor het openbaar
28 De Archiefwet 1995 vermeldt het begrip niet; wel wordt het in het Archiefbesluit 1995 (art. 2) genoemd. 29
Ingevolge art. 1, lid b van de Aw 1995 is een overheidsorgaan een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
30 I.p.v. overheidsarchiefplaats kan hier ook het begrip archiefdepot gebezigd worden, d.w.z. een ruimte alwaar
de overheid haar archieven onderbrengt. Zie Archiefterminologie 2003, lemma 153.
31
Ketelaar 1994, pp. 3-4.
32 Een archiefbewaarplaats is net als iedere overheidsarchiefplaats (zie noot 30) een archiefdepot, met als
verschil dat in een archiefbewaarplaats de archieven na overbrenging voor iedere burger (behoudens
archiefwezen is dit evenwel geen primaire maar secundaire (aanvullende) taak. Daarnaast kan er van een overlappende situatie sprake zijn, waarbij te denken valt aan vervreemde33
archieven. Dit zijn archieven die in principe bij openbare archiefinstellingen behoren te berusten, doch bij particulieren terecht zijn gekomen.34
Binnen de particuliere instellingen kan nog nader onderscheid gemaakt worden tussen instellingen die zich op een of meerdere categorieën particulier archief richten, zoals
bedrijfsarchieven. Daarnaast zijn er categoriale instellingen die zich op één
overheidsinstelling richten – speciale overheidsarchieven genoemd – maar deze komen in Nederland niet voor, in tegenstelling tot in landen als Duitsland en Frankrijk.35
2.3 Waardering, selectie en acquisitie
2.3.1 Waardering en selectie
De begrippen waardering en selectie zijn nauw verbonden met elkaar en worden veelal ook in één adem met elkaar genoemd. Waarderen is het proces van waarde toekennen aan
archiefstukken op verschillende momenten en in verschillende processen nadat zij gevormd zijn.36 Waardering is gericht op de kwaliteit van een archief. Met kwaliteit bedoel ik: de waarde die een archief representeert om voor bewaring in aanmerking te komen.
Gezien het feit dat waardering op verschillende momenten en in verschillende
processen plaatsvindt, heeft ze ook een verschillende waarde.37 Een eerste belangrijk moment van waardering is het aanmerken van specifieke documenten als archiefstuk vlak na de creatie (vorming) ervan. In een later stadium wordt bijvoorbeeld bepaald welke archiefstukken dienen voor het bewijzen en verantwoorden. Een van de laatste waarderingsstadia is het moment dat een archiefstuk geen primaire functies meer vervult en door waardering geselecteerd kan worden voor permanente bewaring. Na dit stadium heeft een archiefstuk uitsluiteind een cultureel-historische functie. De archiefstukken die door een organisatie (bedrijf, instelling enzovoorts) na deze waarderingsfase worden bewaard, hebben veelal een organisatieoverstijgende betekenis gekregen: niet alleen voor de organisatie, maar ook voor
33
Voor het begrip vervreemding, zie Archiefterminologie 2003, lemma 181.
34 Eric Ketelaar haalt in dezen het voorbeeld aan van de door de overheid gevormde archieven die thans door het
Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD) worden beheerd. Vooral na de Tweede Wereldoorlog bracht het instituut vele archieven bijeen die naar hun aard bestemd waren te berusten in een
overheidsarchiefinstelling. Ketelaar 1994, noot 7, p. 4.
35 Ketelaar 1994, p. 4. 36 Jeurgens 2007, p. 18. 37 Ibidem.
de maatschappij zijn ze van betekenis.38 Het is vervolgens aan de organisatie zelf, of aan de maatschappij – waarvoor dan het openbaar en bijzonder archiefwezen in aanmerking komen – om voor het langdurig behoud van de archieven zorg te dragen. De belangrijkste motieven hierbij zijn:
1. het kunnen vaststellen van de identiteit van de organisatie;
2. het kunnen reconstrueren van het functioneren van de organisatie zelf, en;
3. het kunnen reconstrueren van het functioneren van de organisatie in relatie tot haar omgeving, dat wil zeggen de maatschappij.
Met selectie wordt bedoeld: het op waardering volgende proces dat – met de toepassing van de waardering – archiefstukken aanmerkt voor bewaren of vernietigen. Dit proces is in feite een administratieve handeling die verwijdering als uitkomst heeft. Verwijdering is de
overbrenging39 van archiefstukken naar een archiefdepot voor (1) permanente bewaring of (2) vernietiging, al dan niet door toekenning van bewaartermijnen.40
2.3.2 Acquisitie
Onder acquisitie wordt verstaan het verwerven van particuliere collecties door instellingen als musea, bibliotheken en archiefinstellingen. In deze scriptie beperk ik mij tot de
archiefinstellingen en - dus - het verwerven van particuliere archieven.
Acquisitie moet worden opgevat als een bijzondere vorm van waardering en selectie die bewaring óf vernietiging als uitkomst heeft. In tegenstelling tot ‘waardering en selectie’ is acquisitie geen wettelijke taak, aangezien particuliere archieven niet door wettelijke
regelgeving beschermd worden. Wel geeft de Archiefwet openbare archiefinstellingen uitdrukkelijk de ruimte particuliere archieven te acquireren.41 Voor deze instellingen is het een secundaire (aanvullende) taak. Voor het bijzonder archiefwezen is acquisitie een primaire taak; dit richt zich immers volledig op het ‘collectioneren’ van particuliere archieven.
Aangezien het weinig zin heeft om van elk bedrijf een archief te bewaren –
bijvoorbeeld alle archieven van sigarenwinkels of voetbalverenigingen in Nederland – zal een
38
Shepherd en Yeo 2003, pp. 155-156.
39 In de praktijk komt overbrenging neer op (1) het overplaatsen van archiefstukken van het oorspronkelijke
archiefbeheersysteem naar een andere, bijvoorbeeld van een archiefdepot van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) naar een centraal archiefdepot of (2, uitsluitend voor de overheid) van een archiefdepot naar een archiefbewaarplaats.
40 Waalwijk 2004, met name pp. 66 en 67. Zie ook Archiefterminologie 2003, lemma 113 (toelichting). 41 Dit principe werd voor het eerst met de invoering van de Archiefwet 1918 vastgelegd. In de vigerende
selectie naar cultureel-historische waarde gemaakt moeten worden. Dit impliceert dat op basis van een bepaalde strategie uit het beschikbare aanbod die archieven worden geselecteerd waar een substantiële cultureel-historische waarde aan toegekend kan worden. Met de uiteindelijk geselecteerde archieven moet het mogelijk zijn de maatschappij als geheel op basis van de belangrijkste sociaal-culturele en historische patronen te reconstrueren. In het geval van bedrijfsarchieven gaat het om een reconstructie van voornoemde patronen in het
bedrijfsleven.
Acquisitie in het licht hiervan is voor archiefinstellingen te beschouwen als strategisch beleid. “Strategisch” in dezen impliceert niet een reeks van beslissingen ineens, maar een constante, verschuivende waarderingsfocus op de beschikbare archieven in alle gelederen van onze maatschappij. De thans vigerende opvatting is dat de voortdurend veranderende
maatschappelijke tendensen en ontwikkelingen – trends – archiefinstellingen moeten sturen bij het nemen van acquisitiebeslissingen.
2.3.3 Passieve en actieve acquisitie
Binnen het domein van acquisitie kunnen twee vormen worden onderscheiden. Ten eerste is er de vorm van passieve acquisitie. Dit houdt in dat een archiefinstelling op basis van acquisitiebeleid bepaalt of een bepaald archief voor selectie in aanmerking kan komen. De archiefinstelling vult haar collecties slechts aan op basis van hetgeen door particulieren aan de instelling wordt aangeboden. Acquisitiebeleid kan in de vorm van een acquisitieprofiel
worden gegoten, waaronder een toetsingskader wordt verstaan waarin op hoofdlijnen vastgelegd wordt aan welke criteria de te acquireren archieven moeten voldoen.42
Ten tweede is er de vorm van (pro-)actieve acquisitie. Dit houdt in dat de instelling naast acquisitiebeleid een acquisitieplan hanteert voor het opvullen van de leemten in haar collecties. Dit vereist inzicht in reeds aanwezige particuliere archieven en een inventarisatie van alle maatschappelijke sectoren waartoe deze archieven behoren en daarbinnen de relevante historische en institutionele ontwikkelingen; dit alles is de inhoudelijke
onderbouwing van het plan. Daarna volgt het vaststellen van de leemtes in het huidige bestand aan archieven, waarna beschreven wordt welke de activiteiten zijn die de archiefinstelling nodig acht, zoals het actief benaderen van particuliere organisaties met de vraag of er enige bereidheid is hun archieven in bruikleen of eigendom af te staan – kortom, een
marktonderzoek.43 Actieve acquisitie vereist feitelijk een zekere vooruitziende blik. Men heeft dan namelijk al van tevoren geïnventariseerd welke particuliere archieven (per branche, bedrijfstak enz.) van voldoende waarde geacht moeten worden om deel te gaan uitmaken van ons cultureel erfgoed.
Met het onderscheid tussen passieve en actieve acquisitie wordt in één oogopslag duidelijk dat actieve acquisitie over zowel met nog bestaande als met niet meer bestaande particuliere organisaties (bedrijven, instellingen enzovoorts) te maken heeft. Dit in
tegenstelling tot passieve acquisitie, waarbij het doorgaans om niet meer bestaande organisaties gaat.44
2.4 Macro-, meso- en microselectie
Binnen het archivistische domein van waardering, selectie en acquisitie zijn drie vormen te onderscheiden: macro-, meso en microselectie. Van iedere vorm bestaan meerdere varianten, die ik hieronder successievelijk de revue laat passeren.
2.4.1 Macroselectie
Kortheidshalve kan worden gesteld dat macroselectie in de kern functionele selectie is; het uitgangspunt is de maatschappelijke context45 waarin archieven ontstaan vanuit een holistisch, top-down-perspectief.46
Macroselectie kan mijns inziens in twee varianten worden onderscheiden. De eerste variant is macroselectie ter zake van particuliere archieven en is te karakteriseren als een methode om invulling te geven aan de acquisitietaak van een archiefinstelling.47 Deze methode biedt een strategisch kader voor het maken van keuzes tussen complete archieven waarvan de meest waardevolle deel gaan uitmaken van ons cultureel erfgoed. Macroselectie biedt met andere woorden een mogelijke uitkomst voor archieven die niet op grond van de Archiefwet 1995 bewaard hoeven te worden, dat wil zeggen alle niet-overheidsarchieven. Deze variant van macroselectie wordt zowel bij openbare als particuliere archiefinstellingen toegepast. Men zou deze variant van macroselectie ook wel selectieve acquisitie kunnen
43 Boomgaard e.a. 1991, m.n. p. 134-140.
44 Desondanks kan bijvoorbeeld een bestaand bedrijf besluiten (delen van) zijn archief bij een particuliere of
overheidsarchiefinstelling onder te brengen wanneer deze archieven van cultureel-historische waarde zijn.
45
Deze maatschappelijke context op te splitsen in: de economische, culturele, sociale, religieuze, juridische, politieke en historische context.
46 Beaven 1999, pp. 4-5; McKemmish 2005, p. 179. 47 Cook 2005, pp. 102-103.
noemen, om te benadrukken dat acquisitie feitelijk hetzelfde bewerkstelligt als de waardering en selectie van overheidsarchieven.48 Desondanks moet ze ervan worden onderscheiden, aangezien voor overheidsarchieven een verplichte overbrenging naar de
archiefbewaarplaatsen geldt.
Een andere variant is macroselectie ter zake van overheidsarchieven. Hierbij gaat het niet om de keuze tussen archiefstukken, dossiers, rubrieken of complete archieven, maar om het overheidshandelen. Het doel van het model is de aan handelingen gekoppelde waardevolle archiefstukken op een zodanig consistente en stringente wijze te scheiden van de overige stukken dat met de uiteindelijke selectie het overheidshandelen op hoofdlijnen
gereconstrueerd kan worden.
Het ‘op hoofdlijnen reconstrueren’ is een overeenkomst tussen beide varianten van macroselectie. Weliswaar leidt de eerste variant tot een keuze tussen complete archieven, aan de basis staat een waardering van de handelingen van een bedrijf in relatie tot zijn omgeving, wat wil zeggen: in een bedrijfsgroep en – op hogere waarderingsniveaus – de bedrijfsklasse, bedrijfstak en maatschappij. Een waardering daarvan leidt tot een overzicht van de meest waardevolle bedrijven waarvan de archieven in aanmerking komen voor acquisitie.
2.4.2 Mesoselectie
De bovenstaande varianten van macroselectie zijn van alle vormen van selectie op ‘hoger-dan-stuksniveau’ te onderscheiden. Doorgaans wordt het laatste óók macroselectie genoemd. Deze variant wordt toegepast op bijvoorbeeld overheidsarchieven daar waar microselectie een té tijdrovende bezigheid is of wordt. Een term als mesoselectie zal hier wellicht meer op zijn plaats zijn, aangezien het zich bevindt tussen (1) de keuze tussen complete archieven en (2) de keuze tussen individuele archiefstukken. Bij mesoselectie staat uitsluitend de relatie tussen een archiefstuk (of een reeks archiefstukken) en de archiefvormende organisatie centraal. Functionele selectie is een geheel andere benadering daar ook (de waarde van) de relatie van de archiefvormende organisatie ten opzichte van haar omgeving wordt beoordeeld. Een methode van mesoselectie is bijvoorbeeld selectie op basis van complete dossiers49 of
48 Cook 2005, p. 102.
49 Een dossier is een archiefbestanddeel dat uit meer dan één archiefstuk bestaat, zie Archiefterminologie 2003,
rubrieken50. Een andere methode is een selectie van het archief van één archiefvormer in een grotere organisatie.51
2.4.3 Microselectie
Naast macro- en mesoselectie wordt in het archiefwezen het begrip microselectie gebezigd. Ten aanzien van dit begrip constateer ik dat er internationaal gezien zeer verschillende betekenissen aan worden toegekend, hetgeen verwarrend is. Het Rijksarchief in België verstaat er in zijn selectiebeleid52 een methode onder “die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd”, ook wel schoning genoemd. Deze schoning maakt deel uit van ofwel de “analyse van de inhoud van de documenten” ofwel een “selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten”. Ik stel vast dat het Rijksarchief hier drie selectiemethoden onder één noemer samenbrengt.
De Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen uit 200353 verstaat onder microselectie “een methode van selectie waarbij gehele archiefbestanddelen binnen een archiefafdeling voor hetzij blijvende bewaring, hetzij vernietiging worden aangewezen.”54 ‘Archiefafdeling’ wil (grofweg) zeggen: een geheel aan archiefbestanddelen binnen één archief.55 Het “micro” is opmerkelijk, aangezien hier van zeer grote eenheden archiefstukken tegelijk wordt uitgegaan. Het is twijfelachtig of deze methode niet eerder als meso- of
macroselectie moet worden aangemerkt, gezien het hoge niveau waarop er binnen een archief geselecteerd wordt.
Naar mijn mening moet onder microselectie een selectiemethode worden verstaan die van de kleinst mogelijke eenheid uitgaat, namelijk het archiefstuk, waarbij een uiteindelijke selectiebeslissing op basis van de inhoud van één archiefstuk wordt genomen. Dit impliceert dat een “reconstructie op hoofdlijnen” niet aan de orde is. Deze methode kan lijnrecht tegenover meso- en macroselectie worden gezet, aangezien deze alle een “reconstructie op
50 Hieronder versta ik een archiefbestanddeel dat uit archiefstukken bestaat die hetzelfde onderwerp aangaan, zie
Archiefterminologie 2003, lemma 111.
51 Deze methode, die ik eveneens zou willen duiden als mesoselectie, staat bekend onder het begrip institutionele
selectie. Men zie Archiefterminologie 3004, lemma 114.
52 Voor het selectiebeleid van het Rijksarchief in België, zie: http://www.arch.be/docs/surv-toe/selectiebeleid.doc
(geraadpleegd op 27 maart 2015).
53 Archiefterminologie 2003.
54 Archiefterminologie 2003, lemma 116. 55 Archiefterminologie 2003, lemma 12.
hoofdlijnen” beogen. In de huidige archivistische praktijk is microselectie thans een methode die uitsluitend wordt toegepast op unieke archieven van doorgaans bescheiden omvang, waarbij de hoeveelheid te “vernietigen” stukken zeer minimaal zal zijn.
2.4.4 Micro- of mesoselectie na macroselectie?
Overigens zij opgemerkt dat macroselectie ter zake van bedrijfsarchieven slechts een
“tussenoplossing” is. Hiermee bedoel ik dat deze vorm van macroselectie een eerste exercitie is die voorafgaat aan een nadere, meer op het archief gerichte selectie. Na acquisitie van een bedrijfsarchief zal het nader toegankelijk moeten worden gemaakt door middel van
inventarisatie. Deze inventarisatie komt in principe neer op micro- of mesoselectie.56
3
Waardering, selectie en acquisitie
Een wassende stroom aan archieven naar het openbaar en bijzonder archiefwezen maakt dat men om van beheerstechnische en economische redenen ingrijpende keuzes moet maken als het gaat om de hoeveelheid te bewaren archieven. Voor wat betreft overheidsarchieven is waardering en selectie een geëigende methode die de archivaris hierbij ten dienste staat.57 Voor particuliere archieven bestaat er op het gebied van het beheer en behoud geen enkele wettelijke regelgeving. Er is dus geen overdrachtsplicht van bijvoorbeeld bedrijfsarchieven naar het openbaar dan wel bijzonder archiefwezen. Het lot van deze archieven is geheel in handen bij de organisatie die ze vormt en beheert. Dit laat overigens onverlet dat er vanuit het openbaar archiefwezen invloed op het beheer en behoud van deze archieven wordt
uitgeoefend, zij het dat daarvan vooral sedert enkele decennia sprake is. Deze invloed komt bijvoorbeeld tot uitdrukking in het feit dat particuliere archieven met de regelmaat van de klok geacquireerd worden door het openbaar en bijzonder archiefwezen. Het openbaar
archiefwezen ondersteunt en adviseert bovendien de particuliere organisaties bij het beheer en behoud van hun archieven.
In dit hoofdstuk wil ik analyseren welke de belangrijkste paradigmatische
ontwikkelingen zijn geweest ten aanzien van waardering, selectie en acquisitie. Gezien de afbakening van mijn scriptie zal ik mij hierbij zo mogelijk toespitsen op de belangrijkste wetenschappelijke ontwikkelingen ter zake van de acquisitie van bedrijfsarchieven als categorie particulier archief. De belangrijkste beperking in dit kader is dat er zeer veel over waardering en selectie en overheidsarchieven gepubliceerd is en in veel mindere mate over acquisitie ter zake van bedrijfsarchieven. Een goede beschouwing over selectie en waardering van overheidsarchieven is wel van belang, aangezien de theorievorming over
overheidsarchieven – zoals nog nader zal blijken – van belang is geweest voor de ontwikkelingen op het gebied van de acquisitie van bedrijfsarchieven.
3.1 Waardering, selectie en acquisitie in kort historisch perspectief
In 1908 publiceerde J.A. Zaalberg, de gemeentesecretaris en archivaris van Zaandam, het ‘gele boekje’58. Aangaande de taak van waardering en selectie nam hij daarin slechts één regel op: ‘Waardelooze stukken moeten worden vernietigd’ 59. Ook de auteurs van de
Handleiding60, Muller, Feith en Fruin, lieten zich hierover niet uitvoerig uit. In tegenstelling tot Zaalberg richtten zij zich evenwel op afgesloten61 archieven die in hoofdzaak van vóór 1813 dateerden. Hun stelling was dat men zich bij voorkeur nimmer aan vernietiging moest wagen; de archivaris had zich alleen in te zetten voor het ordenen, beschrijven en bewaren ten behoeve van het wetenschappelijk onderzoek in archieven. Mogelijk dat het driemanschap zich het gezien de aard van dit soort archieven ook niet kon voorstellen dat er überhaupt vernietigd moest worden. Ook thans zou het immers onvoorstelbaar zijn wanneer een archivaris originele oorkonden vernietigt, ‘hoe beschadigd [dan] ook of in hoe kleine brokstukken ook overgebleven, zelfs indien er duplicaten, vidimussen62 of authentieke afschriften bestaan’63.
Behalve dat er enige wijzigingen in enkele systemen, richtlijnen en lijsten voor periodieke vernietiging plaatsvonden, bleef de vooroorlogse situatie vrijwel onveranderlijk. De Archiefwet 1918 bracht geen duidelijke verbetering en archivarissen namen beslissingen nog steeds naar eigen inzicht, waardoor de uitkomsten van het selectieproces verschillend waren. Kortom, het ontbrak duidelijk aan samenwerking in het archiefwezen, en aan eenduidige regels en methodieken. Jhr. D.P.M. Graswinckel (1888-1960) signaleerde deze handicaps en bracht ze in 1940 te berde bij de Vereniging van Archivarissen in Nederland (VAN). Dit heeft tot het opstellen van vernietigingsregels en -lijsten geleid.64 In weerwil van alle inspanningen bleef er ook in de navolgende periode veel onduidelijkheid bestaan.
De inwerkingtreding van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968 bracht enige verbetering, zij het uitsluitend wat betreft overheidsarchieven. Zo werd voorzien in een overbrengingstermijn van vijftig jaar en het opstellen van vernietigingslijsten. Meer
58 Zaalberg 1908.
59 Zaalberg 1908, par. 19, p. 25. Zie ook: Zaalberg 1908, par. 12, p. 19.
60 S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th.Az., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven,
Groningen: 1920 (2e druk). Vgl. Horsman et al. 1998.
61 Afgesloten wil zeggen dat er geen nieuwe archiefstukken meer aan een archief worden toegevoegd doordat een
archiefvormer opgehouden is (zelfstandig) te bestaan. Men zie Archiefterminologie 2003, lemma 10.
62 Een vidimus is een akte, waarbij degene, die haar uitvaardigt, verklaart een zekere (=oudere) akte te hebben
gezien en in zijn verklaring de tekst van die akte opneemt. Men zie Van der Gouw 1962, p. 15, lemma 47. Vgl. Archiefterminologie 2003, lemma 51.
63 Idem 60, §33, p. 63. Vgl. Horsman et al. 1998, p. 63. 64 Jonker 2004, pp. 36-38.
samenwerking tussen archivarissen en archiefinstellingen werd bewerkstelligd door het Strategisch Informatieoverleg (SIO) (destijds Driehoeksoverleg genaamd). Bij dit overleg zijn naast de archivaris allerhande deskundigen betrokken, onder wie de archiefvormer(s) en ten minste één vertegenwoordiger van de recht- en bewijszoekende burger.65 De archiefvormers zijn vooral van belang aangezien deze als geen ander de context kunnen vaststellen waarin een archief is ontstaan en gestructureerd, welke processen en personen hierbij een rol hebben gespeeld en welke archivistische handelingen op bepaalde momenten werden uitgevoerd. De ‘vertegenwoordiger van de recht- en bewijszoekende burger’ is er vooral voor het toetsen van het cultuur-historisch belang van een archief.
3.1.1 De positie van particuliere archieven in het bewaarparadigma
Los van het feit dat (selectieve) vernietiging op weinig belangstelling kon rekenen was er van enige bemoeienis met particuliere archieven amper sprake. Met name was dit het geval vóór de tijd dat particuliere archiefinstellingen in het leven werden geroepen, zoals het Nederlands Economisch-Historisch Archief (NEHA) en het Internationaal Instituut voor Sociale
Geschiedenis (IISG), beide te Amsterdam, in 1914 respectievelijk 1936.
Naar aanleiding van de oprichting van het NEHA sprak de voorzitter van de Vereniging van Archivarissen (VAN)66, Samuel Muller, de woorden dat bedrijfsarchieven geen plaats hebben in het openbaar archiefwezen aangezien deze ‘in strikten zin nauwelijks archieven [behoren] te heeten; veelal zijn het verzamelingen van papieren van zeer
verschillenden aard, zonder bepaalde organisatie, gedeeltelijk zelfs zonder verband [...]’.67 Een bedrijfsarchief was, met andere woorden, synoniem voor een collectie van welhaast willekeurig bijeengebrachte stukken. Volgens Muller zou het openbaar archiefwezen zich wel moreel verantwoordelijk moeten voelen ingeval particuliere archieven verwaarloosd dreigden te worden.68 Archivarissen bleven met andere woorden zeer afzijdig als het ging om
particuliere archieven.
65 Men zie Stb. 2012, 444 (Besluit van 7 september 2012 tot wijziging van het Archiefbesluit 1995 en het
Archiefbesluit BES onder meer in verband met de invoering van de nieuwe selectieaanpak).
66 Destijds “Vereeniging van Archivarissen in Nederland” geheten; vanaf 1991 als Koninklijk aangeduid. 67 S. Muller, Toespraak van den voorzitter, in: Nederlands Archievenblad, 23 (1914-1915), geciteerd in: Ketelaar
1994, p. 1.
68
Fruin omschreef het zo: “Als de kerk b.v. hare archieven verwaarloost, dan rust op den Staat de moreele verplichting voor die archieven zoo mogelijk te zorgen: hij behoort er zijne depots voor open te stellen. Maar alleen als de kerk zelve in die taak te kort schiet.” R. Fruin, Over de verzorging van private archieven. In: “Ned. Archievenblad”, 24 (1916-1917), pp. 24-29 (geciteerd in Ketelaar 1994, p. 2).
Pas vanaf 1971 was er op het terrein van particuliere archieven een duidelijke omwenteling te bespeuren nadat de Archiefraad advies no. 25 had uitgevaardigd. Voortaan zou het standpunt moeten zijn: (1) dat particuliere archieven op te vatten zijn als cultureel erfgoed waarvan de instandhouding in het belang van onze maatschappij is en (2) dat de overheid ook de aangewezen partij is voor het bewaren en beheren van particuliere archieven naast overheidsarchieven.69 Met aangewezen wordt gedoeld op de beschikbare materiële en personele voorzieningen.
Zoals in het vorige hoofdstuk al naar voren kwam wordt er tussen particulier archief en overheidsarchief thans geen verschil in betekenis meer gemaakt in de zin dat particulier archief andersoortig archief is, waarin minder structuur of eenheid zit, of dat het kwalitatief gezien van minder waarde is dan overheidsarchief. Desondanks is van een gelijkschakeling van de verschillende archiefbeherende instellingen in het openbaar en bijzonder archiefwezen geen sprake. Het meest kenmerkende onderscheid is namelijk dat particuliere
archiefinstellingen niet onderworpen zijn aan archiefwettelijke regelgeving. Zo is professionele (rechterlijke) toetsing niet mogelijk als het gaat om de toegankelijkheid en openbaarheid van particuliere archieven en wordt het beginsel dat archieven kosteloos geraadpleegd moeten worden niet door iedere particuliere archiefinstelling gerespecteerd.70 Professionele normen ten aanzien van het beheer van particuliere archieven (het brengen en houden van archieven in goede, geordende en toegankelijke staat) worden aan de andere kant doorgaans wel gerespecteerd.71
Overigens is het met betrekking tot de ontwikkelingen op het gebied van acquisitie wel van belang om vast te stellen dat de vroeg-20e-eeuwse visie op bedrijfsarchieven weliswaar niet gunstig was, maar dat acquisitie van particuliere archieven als taak al zeer vroeg door archivarissen werd uitgeoefend. Zo acquireerde het Rijksarchief in Overijssel (de rechtsvoorganger van het HCO) al ruim vóór de Tweede Wereldoorlog particuliere archieven. Een voorbeeld is het archief van het kasteel Rechteren, dat in 1922 geacquireerd werd.72 Daar staat weer tegenover dat de omvang van deze oude acquisities – op enkele uitzonderingen na – van bescheiden aard was en dat acquisitie doorgaans op incidentele basis plaatsvond. Feitelijk berusten particuliere archieven al sedert het begin van de negentiende eeuw in de
69 Ketelaar 1994, p. 3. 70
Idem, p. 5.
71 Ibidem.
72 Vriendelijke mededeling van de heer A.J. Mensema. Navraag leerde mij dat dit voornamelijk op instigatie van
openbare archiefbewaarplaatsen – de aanwezigheid ervan werd door archivarissen als vanzelfsprekend beschouwd.73 Ten opzichte van de theorie laat de praktijk dus een geheel ander beeld zien, namelijk dat de theorievorming met betrekking tot acquisitie veel later is aangevangen dan de archivistische praktijk, waarin al zeer lang aan acquisitie werd gedaan.
3.1.2 Internationale ontwikkelingen
De hiervoor beschreven ontwikkelingen in het Nederlandse archiefwezen zijn niet uniek te noemen. Ook andere landen werden geconfronteerd met een toename van de stroom archieven naar het archiefwezen als gevolg van toenemende bureaucratisering en de opmars van nieuwe informatiemedia en informatie- en communicatietechnologie. Archivarissen konden derhalve al snel niet meer om het vraagstuk van (selectieve) vernietiging heen. Het vinden van een aanpak voor deze problematiek werd evenwel als lastig ervaren en internationaal gezien liepen de meningen sterk uiteen.
De Engelse archivaris en archieftheoreticus Sir Hilary Jenkinson huldigde in dezen het standpunt dat de archivaris onpartijdig en onafhankelijk is, juist omdat hij zich buiten de administratie bevindt, én buiten de tijd waarin deze gevormd is.74 Geen enkele partij zou derhalve geschikt genoeg zijn om beslissingen te nemen op het gebied van vernietiging, archivaris noch historicus. Zij zijn er te incompetent voor, aangezien zij altijd ‘too biased’ en ‘ill-informed’ zijn. Er wordt aangezet tot het vellen van een persoonlijk oordeel, waardoor de onpartijdige rol van de archivaris in het geding komt.75 Schending van de onpartijdigheid van de archivaris betekent eveneens een schending van de integriteit en authenticiteit van de door hem of haar beheerde archieven. Dit is volgens Jenkinson geheel in lijn met de idee dat archieven een onpartijdig bewijs van het verleden zijn: archivarissen zouden daarvan (slechts) de ‘custodian’ moeten zijn. Jenkinsons belangrijkste archiefwetenschappelijke ideeën zijn vervat in zijn ‘Manual’.76
Jenkinson is overigens niet de enige die er deze visie op na hield. In feite werd het gehele archivistische denken tot de Tweede Wereldoorlog beheerst door het beeld dat archieven afgesloten (middeleeuwse dan wel vroegmoderne) archieven zijn. Deze zijn in de
73 Men zie Schimmelpenninck van der Oije 1988, p. 151. 74
Kolsrud 1992, p. 27.
75 Kolsrud 1992, p. 27. Vgl. Jonker 2004, pp. 39-41 en McKemmish 2005, p. 174.
76 Jenkinson, H., A Manual of Archive Administration Including the Problem of War Archives and Archive
regel goed gestructureerd en de archiefvormers zijn over een lange periode ‘stabiel’ ten aanzien van hun functies en taken.
Jenkinsons visie kwam in de vooroorlogse jaren onder druk te staan. Er waren duidelijke indicaties voor een ‘explosieve’ toename van het aantal overheidsarchieven.77 Dit bracht Jenkinson in verlegenheid. Zijn visie heeft namelijk aanzienlijke consequenties voor het beheer van archieven: het nabewerken en dus vernietigen van ‘waardeloze stukken’ is onmogelijk.78 Zijn oplossing hiervoor was dat het alleen aan de archiefvormers – oftewel de functionarissen ter plaatse – voorbehouden is te bepalen wat vernietigd moet worden.79
Iemand die met Jenkinsons visie duidelijk brak was de Amerikaanse archivaris
Theodore R. Schellenberg (1903-1970). Zijn invloed is vooral zichtbaar op het gebied van het waarderen en selecteren. Niet het bewaren zou voortaan het uitgangspunt moeten zijn, maar het selectieve behoud.80 Voor de archivaris was hierbij een kerntaak weggelegd, aangezien archiefvormers zich uitsluitend met de primaire functies van archieven bezighouden en derhalve geen zicht hebben op een eventuele cultureel-historische functie van een archief. De archivaris is de meest uitgelezen functionaris om bewaarcriteria op te stellen, aangezien hij het gehele traject, van begin- tot eindfase, van een archiefstuk kon overzien.81 Op basis hiervan ontwikkelde Schellenberg het Amerikaanse levensloopmodel. Daarin wordt een onderscheid in ontwikkelingsstadia van archiefstukken gemaakt, wat neerkomt op de primaire en secundaire functies van archieven. Schellenberg was van mening dat archiefstukken die een cultureel-historische functie hebben, anders benaderd moeten worden dan die welke slechts een administratieve functie vervullen.
Schellenbergs belangrijkste ideeën zijn vervat in het uit 1956 daterende werk ‘Modern Archives’82. Daarin wordt, gelijk ook in Jenkinkons ‘Manual’, met geen woord over de acquisitie van particuliere archieven gerept. De voorstellen ter zake van het selectieve behoud richtten zich uitsluitend op overheidsarchieven.
Wanneer wij ter vergelijking kijken naar de uitwerking van de theorieën in het buitenland, dan kan gesteld worden dat het archiefwezen in Engeland een positie innam tussen Jenkinson en Schellenberg. In andere landen zijn eveneens ontwikkelingen te
bespeuren die niet identiek aan de Amerikaanse zijn. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat 77 McKemmish 2005, p. 174. 78 Kolsrud 1992, p. 27. 79 Idem 74, pp. 27-28. 80 McKemmish 2005, p. 174. 81 Idem, pp. 174-175.
er ook verschillen op het Europese continent te bespeuren zijn. Zo heeft het archiefwezen in Engeland zich altijd weinig aangetrokken van het Duitse.83
Dat de internationale ontwikkelingen niet identiek zijn heeft vooral met de culturele achtergronden te maken waartegen de diverse ‘archiefwezens’ zich hebben ontwikkeld. Zo is het Amerikaanse archiefwezen een vreemde eend in de bijt, aangezien het, in tegenstelling tot het Nederlandse, vooral zeer oude, afgesloten archieven ontbeert, terwijl dynamische
archieven – ‘records’ – juist in overvloed naar het openbaar archiefwezen vloeien.
3.2 Recente strategieën en methodieken voor overheids- én particuliere archieven
Tot op de dag van vandaag is er nog een tweespalt te bespeuren tussen de opvattingen van Jenkinson en Schellenberg. Aandacht voor een eenduidige aanpak van de acquisitie van particuliere archieven heeft lang op zich laten wachten. De Duitse filosoof Hans Booms komt naar aanleiding van het debat tussen de kampen van Jenkinson en Schellenberg met een geheel eigen, meer filosofische benadering. Zijn visie, die pas vanaf eind jaren ’80
internationaal ingang heeft gevonden, is dat het niet de taak van de overheid (Jenkinson) of de archiefgebruikers (Schellenberg), maar van de maatschappij als geheel is om haar eigen democratische kernwaarden te bepalen die door archieven een getrouwe afspiegeling krijgen.84 Booms bepleit een aanpak die niet van individuele stukken uitgaat, maar van de functies van de archiefvormers. Niet de inhoud van een archief maar de context van de archiefvorming moet de focus zijn; een functionele benadering dus.85
Terry Cook heeft als een der eersten deze visie uitgewerkt.86 Selectie op basis van de aan archieven gekoppelde functies is mogelijk wanneer in kaart gebracht wordt wat binnen onze maatschappij de belangrijke archiefvormers en hun functies zijn. Vanaf de jaren ’90 werden in internationaal verband selectiestrategieën ontwikkeld die bekend werden onder het begrip macroselectie87. Niet langer ligt daarbij de focus op de archiefstukken zelf, maar op de context waarin deze zijn ontstaan.88 Men zou ook kunnen zeggen dat macroselectie de
83 Men zie voor de ontwikkelingen op het gebied van waardering in het archiefwezen van Noorwegen en
Duitsland: Kolsrud 1992, pp. 29-33.
84 Geciteerd in Cook 1997, pp. 30-31. 85 Ibidem, p. 45.
86 Cook 1997. 87
Catherine Bailey vermeldt dat macroselectie voor de National Archives van Canada in 1990 werd geïntroduceerd (Bailey 2006). In Nederland werd het door de Commissie Industrieel Erfgoed reeds in 1989 gebezigd voor de selectie (acquisitie) van bedrijfsarchieven (Nijhof cs. 1989, p. 51).
functies van archiefvormers beoordeelt op waarde. Zowel Canada als Nederland ontwikkelde als eerste een macroselectiemodel.
In Canada is overigens ruim vóór de introductie van macroselectie een
selectiemethode ontwikkeld voor het documenteren van de Canadese geschiedenis: de Total Archives-benadering.89 Deze stelt dat het kunnen geven van een getrouwe afspiegeling van de maatschappij – in termen van politieke, sociale en economische geschiedenis – alleen
mogelijk is wanneer naast overheidsarchieven ook particuliere archieven worden geacquireerd. Alhoewel het Canadese archiefwezen als vanouds particuliere archieven acquireert,90 is er pas in de jaren ’90 een concrete aanpak ontwikkeld voor overheids- én particuliere archieven als nationaal archiveringssysteem,91 waarbij de acquisitiefocus niet alleen op een ‘totaal aan historische bronnen’ ligt, maar ook op meerdere en nieuwere vormen van informatiemedia. Naast archiefgeschriften zijn dat tekeningen, cartografisch materiaal en audiovisueel archief. Voor het archiefwezen was dit uitgangspunt tot in de jaren ’70 geen vanzelfsprekendheid. Veelal werd bij de acquisitie een praktisch criterium gehanteerd, waarbij driedimensionale objecten van enige cultureel-historische waarde doorgaans naar andere collectiebeherende instellingen zoals musea werden overgeheveld, iets wat thans nog een courante praktijk is in het openbaar archiefwezen.92
3.3 Macroselectiemodellen: een analyse
Zoals hiervoor reeds geschreven is macroselectie een strategie voor de grootschalige aanpak van overheidsarchieven. Daarnaast zou het ook een strategie voor de acquisitie van
bedrijfsarchieven – als bijzondere categorie particulier archief – kunnen zijn, wanneer men eveneens een functionele benadering hanteert. Een dergelijk model voor bedrijfsarchieven zou beleidsmakers – zoals archivarissen – beter in staat stellen objectievere acquisitiekeuzes te maken ten behoeve van een representatiever en evenwichtiger bestand aan bedrijfsarchieven. In deze paragraaf zal ik twee macroselectiemodellen analyseren en met elkaar vergelijken op overeenkomsten en verschillen. Aan de orde komen het 8-stappen-macroselectiemodel voor bedrijfsarchieven en het PIVOT-model voor rijksoverheidsarchieven.
89
Cook 1997, pp. 33-34.
90 Laura Miller stelt in haar artikel “Discharging our Debt” dat de Total Archives-benadering zich over een
periode van meer dan 150 jaar Canadese archiefgeschiedenis heeft ontwikkeld. Men zie Millar 1998, pp. 105-106.
91
Millar 1998, p. 104.
92 Zo heeft het HCO in haar acquisitiebeleid als voorwaarde gestelddat er grenzen zijn aan hetgeen geacquireerd
wordt: “[…] driedimensionale objecten horen in principe niet in de collectie van het HCO thuis.” Acquisitieprofiel HCO, 2007, p. 1.
3.3.1 Macroselectie voor overheidsarchieven
3.3.1.1 Achtergrond en problematiek
Op het moment dat er in Canada geëxperimenteerd werd met macroselectie deed zich in Nederland een crisis in het archiefwezen voor. In 1995 werd de nieuwe archiefwet van kracht. Een grote consequentie hiervan was dat de overbrengingstermijn van overheidsarchieven van vijftig jaar naar twintig werd verkort. Deze verkorting was onder meer ingegeven door de veranderende maatschappelijke visie op openbaarheid van archieven in een open democratie. Voor het archiefwezen betekende deze wijziging plotseling een enorme achterstand in
waardering en selectie van archieven, die bij de rijksoverheid alleen al een slordige zeshonderd strekkende kilometer bedroeg.93 Een rigoureuze selectieaanpak bleek de enige weg om de achterstand in een afzienbare tijd te kunnen wegwerken.
Daarin werd voorzien door de projectorganisatie ‘Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn’ (PIVOT). Deze introduceerde en implementeerde in 1991 een macroselectiemodel. Archieven van de lagere overheden, zoals die van gemeenten, politie en waterschappen, vielen buiten de scope van het project. Weliswaar zijn ook zij aan de verkorte overbrengingstermijn gehouden, maar voor selectie en waardering is een andere methode voorhanden, namelijk een generieke selectielijst op basis van de gemeentelijke taakuitvoering. Deze wordt bijgehouden door de Vereniging Nederlandse Gemeenten en bevat een reeks van bewaarcriteria die voor iedere gemeente een hulpmiddel zijn bij het opstellen van een
selectielijst.94
3.3.1.2 Methode Institutioneel Onderzoek
Bij de rijksoverheid wordt niet met een generieke selectielijst gewerkt, maar op basis van de Methode Institutioneel Onderzoek (hierna: MIO). MIO is vooral een top-down benadering. Het principe hierbij is dat de aan de overheidshandelingen gekoppelde administratieve ‘neerslag’95 voor bewaring in aanmerking komt.96 Niet op basis van de archiefstukken zelf wordt geselecteerd, maar op basis van de context waarin ze worden gevormd, gestructureerd en bevraagd. Die context is het overheidshandelen.97
93
McKemmish 2005, p. 179.
94 Jeurgens 2007, pp. 23-24. Voor een actuele selectielijst voor gemeenten zij verwezen naar de website van
VNG:
http://www.vng.nl/files/vng/vng/Documenten/actueel/beleidsvelden/cultuur_sport/2012/20120629_selectielijst_a rchief_b.pdf (geraadpleegd op 22 maart 2015).
95 In plaats van deze metafoor zou ook het woord “uitkomst” of “resultaat” kunnen worden gebezigd. 96 Jeurgens 2007, pp. 25-26.
Het doel van deze methode is het op hoofdlijnen kunnen reconstrueren van het handelen van de overheid in relatie tot haar omgeving;98 ‘wanneer het geselecteerde archiefmateriaal die hoofdlijnen weerspiegelt, is de selectie […] geslaagd’99.
MIO behelst, kort samengevat, een inventarisatie van alle handelingen per
beleidsterrein. Vervolgens wordt de waarde van elke handeling binnen het functioneren van het overheidsorgaan getoetst. De Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO) zijn het resultaat van deze inventarisatie. In ieder rapport is een Basis Selectie Document (BSD) opgenomen, dat feitelijk het hulpmiddel is bij de waardering en selectie.100
Een belangrijk aspect bij de inventarisatie en waardebepaling van de handelingen is het Strategisch Informatieoverleg (SIO)101. Voor de rijksoverheid zijn bij dit overleg de Algemeen Rijksarchivaris en de medewerkers van de verschillende overheidsorganen betrokken. Uiteindelijk zal een BSD ter accordering worden aangeboden bij de Raad voor Cultuur, die vooral het cultureel-historisch belang toetst. Voor de archivaris zijn de BSD’s, behoudens uitzonderingen, hét hulpmiddel om rijksoverheidsarchieven te waarderen en te selecteren.
3.3.1.3 Kritiek
Op het moment dat de eerste BSD’s gepresenteerd werden en de toepassing van het model duidelijk werd, ontstond er veel verzet. Dat is wellicht opmerkelijk, aangezien in de jaren ervóór vernietiging van archieven doorgaans niet op al te veel bezwaren stuitte. Bij het rijk werd voor dat doel gebruikgemaakt van een formele set criteria, zoals opgenomen in de handleiding van de Nederlandse archivaris H.J. van Meerendonk uit 1985.102 In tegenstelling tot Van Meerendonks criteria stuitte de PIVOT-methode evenwel op verzet, dat vooral uit de hoek van de onderzoekers, met name historici, kwam. PIVOT zou te veel als een
‘administratieve theorie’ worden beschouwd, waarin het culturele belang van archieven te veel op de achtergrond staat.
Historicus Paul M.M. Klep merkt in 1992 in zijn discussienota Archieven bewaren, cultureel investeren in de toekomst103 op dat bij de PIVOT-methode het cultureel belang te veel een ondergeschoven kind is van het administratief belang. Cultureel belang in dezen wil
98 Raad voor Cultuur 2005, p. 31. 99 Geciteerd in Fischer 1994, p. 25. 100
Deze BSD’s zijn te raadplegen via http://www.handelingenbank.info (geraadpleegd op 27 maart 2015).
101 Zie hiertoe § 3.1.1. 102 Van Meerendonk 1985. 103 Klep 1992.
