LOOPTIJD VAN HET CONTRACT CREAT Start overeenkomst: 18/10/2017
12. Kunstenhuis: concessie van openbare dienst
De gemeenteraad,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Het stadsbestuur van Harelbeke organiseerde tot nu toe zelf via de cultuurdienst en met hulp van vrijwilligers tentoonstellingen rond actuele kunst in het pand Marktstraat 100.
Het stadsbestuur wenst de komende jaren via een externe organisatie deze werking in het gebouw Marktstraat 100 te realiseren, zonder dat de cultuurdienst van de stad of enige andere stadsdienst daarbij nog inhoudelijk dient tussen te komen, noch artistiek, noch zakelijk, noch naar verdere logistieke ondersteuning toe, behoudens hetgeen hierna uitdrukkelijk vermeld.
De externe organisatie neemt deze opdracht en alle eraan verbonden risico's op zich. Om haar hierin te ondersteunen stelt de stad de locatie Marktstraat 100 ter beschikking en verleent ze een financiële basis.
De concessieovereenkomst tussen het stadsbestuur en de organisatie regelt de wederzijdse engagementen om deze opdracht te realiseren.
De concessieovereenkomst wordt ter goedkeuring wordt voorgelegd.
De waarde van huidige overeenkomst overschrijdt de drempel zoals bepaald in de Wet van 17.03.2016 betreffende de concessieovereenkomsten niet (5.548.000 euro) zodat slechts de algemene beginselen van transparantie en gelijke behandeling gelden.
De engagementen van het stadsbestuur zijn, samengevat, de volgende:
• Stad Harelbeke geeft het recht op gebruik van het gebouw Marktstraat 100, ook wel het kunstenhuis genoemd en dit van 01.01.2021 tot en met 31.12.2025.
• Naast het gebruiksrecht krijgt de organisatie ook een vaste jaarlijkse werkingstoelage van 8.000 euro.
• De eventuele instandhoudingswerken aan het gebouw zijn lastens de stad.
• Het stadsbestuur neemt de verbruikskosten op zich van alle nutsvoorzieningen (elektriciteit, water en gas), technische controles en herstellingen.
• Het stadsbestuur sluit een brandverzekering met afstand van verhaal af voor het ter beschikking gestelde pand.
• Het stadsbestuur communiceert alle (rand)activiteiten via de eigen kanalen en stelt alles in het werk om de (rand)activiteiten een zo groot mogelijke publiciteit te bezorgen.
De engagementen van de concessienemer zijn, samengevat, de volgende:
• De concessienemer organiseert in het gebouw gelegen te Marktstraat 100 in de periode 01.01.2021 tot en met 31.12.2025 tentoonstellingen en randactiviteiten rond beeldende kunsten onder de noemer "Kunstenhuis".
• De concessienemer engageert zich tot de organisatie van minimaal twee
tentoonstellingen per jaar en minimaal 60 dagen toegankelijk te zijn voor publiek of andere stakeholders en draagt hiervoor alle kosten en alle risico's.
• De concessienemer zal bij het samenstellen van deze tentoonstellingen aandacht besteden aan de opname van hedendaagse, Vlaamse en Belgische professionele beeldende kunstenaars. Evenwel moet ook aandacht gaan naar lokale
kunstenaars en het lokale culturele ecosysteem te Harelbeke en omstreken.
• De concessienemer beslist, met behoud van het voorgaande, autonoom wat betreft de invulling hiervan.
• De concessienemer gebruikt het gebouw verder als een goede huisvader.
• De concessienemer sluit een verzekering objectieve aansprakelijkheid af en levert daarvan jaarlijks het bewijs aan de contactpersoon van het stadsbestuur.
Kunstenhuis sluit voor de activiteiten de nodige verzekeringen af, waaronder maar niet beperkt tot een BA uitbating, vrijwilligersverzekering en
tentoonstellingsverzekeringen.
• De Stad Harelbeke wordt erkend als hoofdsponsor en in alle communicatie als dusdanig vermeld.
• De organisatie voert een transparante boekhouding en legt deze voor aan de stad als dat wordt gevraagd;
Een aantal verdere bepalingen zijn de volgende:
• Er wordt minimaal 1x per jaar een overlegmoment tussen het stadsbestuur en de organisatie georganiseerd.
• Het pand is beschermd. Partijen erkennen de noodzaak alle regelgeving na te leven die verbonden is aan deze bescherming. De concessienemer erkent in kennis te zijn gesteld van alle na te leven regelgeving.
• Bij de inwerkingtreding van deze overeenkomst wordt een plaatsbeschrijving opgemaakt.
• Partijen houden elkaar op de hoogte van alle te nemen acties omtrent onderhoud en voorzieningen en ondernemen hieromtrent terstond actie.
• Indien door toedoen van het stadsbestuur het pand het doel niet meer kan
dienen, voorziet deze partij in de mate van het mogelijke tenminste voor de eerst aankomende tentoonstelling in een alternatief.
• De wetgeving omtrent handelshuur wordt specifiek uitgesloten.
• In de maanden november, december en januari kunnen geen activiteiten doorgaan.
De stad lanceert een open oproep naar mogelijke kandidaat concessienemers. Dit zal als volgt gebeuren:
• Gerichte mailing aan minstens 3 mogelijke kandidaten.
• Publicatie op website en sociale media.
De aanbieders krijgen tijd tot en met 19.11.2020 de tijd om hun voorstel in te dienen Geïnteresseerde kandidaten moeten minstens aan volgende criteria voldoen:
• De kandidaat heeft rechtspersoonlijkheid.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het organiseren van projecten rond actuele kunst.
• De kandidaat gaat akkoord met de bepalingen uit de concessieovereenkomst zoals door de gemeenteraad werd goedgekeurd.
Een interne werkgroep samengesteld door het college zal de voorstellen beoordelen en adviseren aan het college dat de concessie toewijst. De evaluatie van de voorstellen gebeurt aan de hand van voormelde criteria.
De cultuurraad en het beheersorgaan voor culturele instellingen gaven in hun vergadering van 06.10.2020 positief advies.
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
- Het decreet lokaal bestuur (DLB), inzonderheid en zonder zich daartoe te willen beperken artikel 40 par. 1.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen:
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad gaat akkoord om de werking van het kunstenhuis door een externe organisatie te laten gebeuren.
Artikel 2:
De gemeenteraad gaat akkoord met de wijze van toewijzing en de criteria.
Artikel 3:
De gemeenteraad keurt de type-overeenkomst goed die luidt als volgt:
Terbeschikkingstelling- en concessieovereenkomst De partijen:
XXX, met als zetel xxxxxstraat te postcode plaats, vertegenwoordigd door Voornaam Naam en hoedanigheid, die verklaart gemachtigd te zijn de vzw te verbinden
Hierna ook genoemd " XXX "
En
De Stad Harelbeke, Marktstraat 29, 8530 Harelbeke, voor wie tekenen, Rita Beyaert, voorzitter van de gemeenteraad, en Carlo Daelman, Algemeen Directeur in uitvoering van een beslissing van de gemeenteraad van dd.mm.JJJJ.
Hierna ook genoemd “het stadsbestuur”
Hierna samen genoemd "De Partijen"
Is het volgende overeengekomen Voorafgaande uiteenzetting
Het stadsbestuur is overtuigd van de meerwaarde van cultuur op pedagogisch, sociaal, economisch en verbindend vlak.
De stad organiseerde tot nu toe zelf via de cultuurdienst en met hulp van vrijwilligers tentoonstellingen in het pand Marktstraat 100.
Het stadsbestuur wenst de komende jaren via XXX de organisatie van tentoonstellingen in het gebouw Marktstraat 100 te realiseren, zonder dat de cultuurdienst van de stad of enige andere stadsdienst daarbij nog inhoudelijk dient tussen te komen, noch artistiek,
noch zakelijk, noch naar verdere logistieke ondersteuning toe, behoudens hetgeen hierna uitdrukkelijk vermeld.
XXX neemt deze opdracht en alle eraan verbonden risico's op zich.
Om XXX hierin te ondersteunen stelt de stad de locatie Marktstraat 100 ter beschikking en verleent ze een financiële basis.
Partijen zijn het erover eens dat de waarde van huidige overeenkomst niet de drempel zoals bepaald in de Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten overschrijdt.
Artikel 1 - Voorwerp
XXX organiseert in het gebouw gelegen te Marktstraat 100 in de periode 01.01.2021 tot en met 31.12.2025 tentoonstellingen en randactiviteiten rond beeldende kunsten onder de noemer "Kunstenhuis". Activiteiten die niet overeenstemmen met dit doel dienen aan het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring te worden voorgelegd.
De overeenkomst eindigt van rechtswege en zonder dat enige opzegging noodzakelijk is en met uitsluiting van iedere stilzwijgende verlenging op 31.12.2025. De overeenkomst kan tussentijdelijk worden opgezegd overeenkomstig de bepalingen van art. 8 hierna.
XXX engageert zich om jaarlijks minstens 2 tentoonstellingen te organiseren.
XXX zal bij het samenstellen van deze tentoonstellingen curatorieel aandacht besteden aan de opname van hedendaagse, Vlaamse en Belgische professionele beeldende kunstenaars. Evenwel moet ook aandacht gaan naar lokale kunstenaars en het lokale culturele ecosysteem te Harelbeke en omstreken. XXX beslist , met behoud van het voorgaande, autonoom wat betreft de invulling hiervan.
Het stadsbestuur ondersteunt de werking van XXX door het ter beschikking stellen van de locatie en financiering beperkt tot hetgeen is opgenomen in deze overeenkomst.
De modaliteiten van deze beider engagementen worden in de volgende artikels verder aangegeven.