Beschrijving
Aanleiding, context en argumentatie
Verschillende adviesraden hebben vergaderd. Deze verslagen worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Regelgeving: bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de verslagen van de adviesraden:
4 januari 2021: cultuurraad
7 januari 2021: Gminaraad
21 januari 2021: ACM
13 2021_GR_00048 Kennisname van het finaal advies inzake regiovorming van de gouverneur van Vlaams-Brabant aan de Vlaamse Regering
KENNIS GENOMEN
Beschrijving
Aanleiding, context en argumentatie
In samenspraak met de lokale besturen wil de Vlaamse Regering toewerken naar een 13-tal referentieregio's waarbinnen alle vormen van intergemeentelijke en bovenlokale samenwerking op termijn zullen moeten plaatsvinden. De boedeling is dat de intergemeentelijke samenwerking op termijn enkel nog gebeurt met gemeenten van binnen de eigen referentieregio.
In het voorstel van de Vlaamse Regering wordt Diest ingedeeld bij de referentieregio Oost-Brabant.
De stad Diest kent een 40-tal samenwerkingsverbanden. De meeste hiervan vallen binnen de
referentieregio Oost-Brabant. Een aantal belangrijke (bvb. Limburg.net voor afval), vallen hier buiten, en zouden op lange termijn dan niet meer mogelijk zijn.
De gouverneurs kregen de opdracht om tegen januari 2021 een advies te formuleren over de afbakening van de referentieregio’s, op basis van de bestaande fora op bovenlokaal niveau en de input van lokale besturen.
De gouverneur van Vlaams-Brabant adviseert de Vlaamse Regering om:
50/107
Het geïnitieerd beleid rond de regiovorming verder uit te werken en uit te rollen, mits inachtneming van de bezorgdheden of voorwaarden zoals hieronder geformuleerd.
De voorgestelde onderverdeling van Vlaams-Brabant in twee referentieregio’s Halle-Vilvoorde en Oost-Brabant te bestendigen.
Het huidige voorstel van afbakening van de twee referentieregio’s te behouden, met
uitzondering van de gemeenten Overijse en Hoeilaart, die vanuit regio Halle-Vilvoorde moeten worden overgeheveld naar de referentieregio Oost-Brabant.
Uitzonderingen toe te staan voor bovenlokale samenwerking/samenwerkingsverbanden over de grenzen heen van referentieregio’s, op basis van een grondige motivering en als de meerwaarde kan worden aangetoond.
De nodige overgangsperiodes en overgangsregelingen te voorzien in geval gemeenten in het kader van de regiovorming (moeten) overstappen naar andere bovenlokale
samenwerkingsverbanden.
Maximaal ruimte te geven aan samenwerking op sub-regionaal niveau op kleinere schaal dan de referentieregio’s, en mechanismen te voorzien binnen het concept van regiovorming om die sub-regionale samenwerkingsverbanden te faciliteren.
Voldoende ondersteunende capaciteit te voorzien om referentieregio’s succesvol te laten functioneren, niet zozeer op centraal niveau (bij VVSG) maar rechtstreeks bij de
referentieregio’s.
In de komende maanden de functioneringsmechanismen en finaliteit van de regiovorming en de referentieregio’s verder uit te werken in nauw overleg met de lokale besturen.
De Vlaamse Regering zal nu op basis van de adviezen van de 5 provinciegouverneurs overgaan tot de definitieve afbakening van de referentieregio's.
Vlaanderen zal zijn eigen regionale afbakeningen in Vlaamse wetgeving hieraan aanpassen. Nadien zal de Vlaamse Regering aan de gemeenten vragen hun gemeentelijke samenwerkingsverbanden aan te passen aan deze nieuwe regionale afbakening. De Vlaamse Regering zal de Vlaamse wetgeving inzake bovenlokale subsidies screenen om tot meer coherentie te komen.
Juridische grond
De nota aan de Vlaamse Regering van 9 oktober 2020 inzake regiovorming.
Het college van burgemeester en schepen van 26 oktober 2020 inzake de kennisname van de nota aan de Vlaamse Regering betreffende regiovorming.
De gemeenteraadscommissie algemene werking van 2 december 2020 inzake de kennisname van de nota aan de Vlaamse Regering betreffende regiovorming.
De gemeenteraad van 14 december 2020 inzake de bespreking van het standpunt inzake regiovorming.
Het college van 25 januari 2021 inzake de kennisname van het finaal advies inzake regiovorming van de gouverneur van Vlaams-Brabant aan de Vlaamse Regering Regelgeving: bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van het finale advies van de provinciegouverneur van Vlaams-Brabant over regiovorming.
Bijlagen
Regiovorming_finaal_advies_140121_burgemeesters.pdf
51/107
52/107
53/107
54/107
55/107
56/107
57/107
58/107
59/107
60/107
61/107
62/107
63/107
64/107
14 2021_GR_00049 Goedkeuring van het kader voor organisatiebeheersing GOEDGEKEURD
Beschrijving
Aanleiding, context en argumentatie
Deze nota beschrijft het algemene kader dat de basis vormt voor de organisatiebeheersing van stad en OCMW Diest.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over:
1. Het bereiken van doelstellingen
2. Het naleven van wetgeving en procedures
3. De beschikbaarheid van betrouwbare beheersinformatie 4. Het efficiënt en economisch gebruik van middelen 5. De bescherming van activa
6. Het voorkomen van fraude
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.
Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Organisatiebeheersing helpt ons om onze doelstellingen als organisatie zo kwaliteitsvol, efficiënt en effectief mogelijk te behalen, door als kapstok te fungeren waaraan alle processen, projecten en doelstellingen binnen de organisatie kunnen worden opgehangen. Organisatiebeheersing is niet nieuw voor stad en OCMW Diest, maar het werd tijd om een nieuw en actueel kader op te stellen.
Door op organisatiebeheersing in te zetten kunnen we onze dienstverlening naar een hoger niveau tillen, waardoor ze maximaal beantwoordt aan de noden van burgers. We laten kwaliteit immers niet aan het toeval over, maar streven naar zekerheid.
Organisatiebeheersing laat ons ook toe een lerende organisatie te zijn. Door een systeem op te zetten waarin zelfevaluatie een essentieel onderdeel is, leren we uit de ervaringen, risico’s en knelpunten en zetten van daaruit verbeteracties op.
Juridische grond
Kennisname door de gemeenteraad van 25 september 2017 van het rapport van de thema-audit instroom van medewerkers stad en OCMW Diest door Audit Vlaanderen
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, art. 217-222, 266, 272, 303
Kennisname door de gemeenteraard van 23 november 2020 van het rapport van Audit Vlaanderen over de rapportering organisatiebeheersing 2020
Goedkeuring door het college van 25 januari 2021 van het kader voor organisatiebeheersing Regelgeving: bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur
65/107
Financiële informatie
Financiële informatie
Geen directe budgettaire impact.
Beleidsinformatie
Dit dossier is gekoppeld aan volgende acties in het meerjarenplan:
Actie-plan AP000034 Organisatiebeheersing 01/01/2020 - 31/12/2025 Actie AC000170 Organisatiebeheersing voor stad en
OCMW Diest en de verzelfstandigde entiteiten
01/01/2020 - 31/12/2025
Actie AC000171 We spelen maximaal in op de
subsidiemogeiljkheden van de hogere overheid
01/01/2020 - 31/12/2025
Actie AC000172 Invoeren van een uniforme
aankoopprocedure voor stad en OCMW
01/01/2020 - 31/12/2025 Actie AC000173 Uitwerken van een rapportering over
beleid aan MAT, CBS, VB , GR en RMW
01/01/2020 - 31/12/2025
Stemming op het agendapunt
Goedgekeurd door de gemeenteraad met unanimiteit
Besluit
Artikel 1
De gemeenteraad keurt het kader voor organisatiebeheersing goed.
Artikel 2
Op basis van de eerste zelfevaluatie door het ambtelijk overleg, zullen de staddiensten prioritair werk maken van volgende beheersmaatregelen:
1. Een gestructureerde aanpak uitwerken voor de voorbereiding en begeleiding van de indiensttreding van nieuwe medewerkers (aanbeveling 1 - thema audit 2017)
2. Om de noden van de organisatie op vlak van personeel voldoende tijdig, efficiënt en kwaliteitsvol te kunnen invullen, werkt de organisatie een duidelijke visie op de aanpak van instroomprocedures uit (aanbeveling 2 - thema audit 2017).
3. Er wordt een koppeling gemaakt tussen het financieel beheer, en het personeelsbeheer, met een duidelijke koppeling tussen het organogram, het meerjarenplan en de budgetuitvoering, ten behoeve van budgetopvolging en managementrapportering.
4. Invoeren van een uniforme aankoopprocedure voor stad en OCMW.
5. De rechtenstructuur van informatiesystemen is helder en aangepast aan de noden van de organisatie. Specifiek wordt gekeken naar de mailomgeving en de mappenklassementen.
Bijlagen
OBS_Diest_final_clean.pdf
diest mijn stad | basislogo | cmyk
19/01/2021 Stadhuis Diest Grote Markt 1